Содержание
График документооборота
График документооборота
График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).
За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.
Существуют следующие виды графиков документооборота:
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.
График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
График или положение о документообороте
Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.
Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?
2. Что такое документооборот?
3. Зачем нужен документооборот?
4. Как разрабатывается график документооборота
5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота.
-На небольших предприятиях значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток. Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки. Как показывает практика наших аудиторских проверок, наличие таких памяток существенно экономит время бухгалтера и, как следствие, ошибок в отчетности становится меньше.
-На крупных предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.
2. Что такое документооборот?
За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.
3. Зачем нужен документооборот?
Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.
4. Как разрабатывается график документооборота?
Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.
5.Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?
Он позволяет объяснить сотрудникам порядок работы с документами, а также оптимизировать документооборот. Кроме того, в ряде случаев утвержденный график движения бумаг поможет снизить налоговые риски.
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
2.Что такое график документооборота?
3. Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
1.Какие существуют виды графиков документооборота?
-типовые,
-унифицированные,
-индивидуальные.
2.Что такое график документооборота?
это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив
3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?
В день его составления
График документооборота на предприятии — регламент, устанавливающий порядок и сроки обработки внутренних и поступающих извне документов. Это способ оперативного контроля, обеспечивающий своевременность обработки и предоставления информации, значительно упрощающий процесс управления. О том, как составить и оформить график документооборота 2017 рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
- для чего нужен график документооборота;
- кому поручается составление графика документооборота на предприятии;
- по каким правилам составляется график документооборота;
- как осуществляется контроль над соблюдением графика документооборота;
- как заполнить график документооборота.
Для чего нужен график документооборота
Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников. Каждый из таких документов должен быть принят к учету, обработан, исполнен или принят к сведению, передан на хранение в архив. Обращение внутренних и внешних документов внутри организации называется документооборотом.
Документооборот, как и всякий управляемый процесс, должен быть регламентирован. В качестве такого регламента на предприятии утверждается локальный нормативный акт, например, положение о документообороте или инструкция по документообороту. Оперативное управление процессом осуществляется с помощью графика документооборота организации.
В стандартах аудиторской деятельности график документооборота определяется, как один из элементов системы внутреннего контроля компании. Унифицированной формы этого регламента не существует и работодатель имеет право разработать ее по собственной инициативе. Поскольку в таком графике должна содержаться информация, отражающая установленный на конкретном предприятии порядок движения и обработки документов, самая удобная форма для него — табличная.
График документооборота в 2017 году составляется с целью:
- упорядочивания всех процедур документооборота;
- контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
- соблюдения сроков формирования отчетности;
- обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
- своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
- оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
- сокращения сроков исполнения документов;
- оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.
Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией. Перечень наименований в данном случае почти не зависит от размеров финансовых потоков и штатной численности. Большими объемами обрабатываемых документов также могут «похвастаться» отделы кадров, иные подразделения, осуществляющие учет и хранение продукции, комплектующих, товарно-материальных ценностей.
Кому поручается составление графика документооборота на предприятии
Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:
- сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;
- внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
- приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.
Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа. Если объемы большие и сроки сжатые, есть смысл заказать составление графика внешним исполнителям, специализирующимся на выполнении такого рода заданий. Это будет достаточно затратно, но гарантированно быстро.
Еще лучше, если график документооборота будет составляться совместно приглашенными экспертами и специалистами, работающими в компании и хорошо знакомыми с ее спецификой. Это позволит обеспечить необходимую актуальность документа и проконтролировать правильность его составления.
Но большинство предприятий все-таки предпочитают не самый быстрый, но наименее затратный способ, когда регламентирующий документооборот график составляется сотрудниками подразделений.
Правила составления графика документооборота
Как уже говорилось, работодатель вправе самостоятельно разработать форму этого документа, которая может быть сводной или составленной о каждом из подразделений организации. Образец графика документооборота приведен в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях», утвержденных Минсельхозом РФ 16 мая 20005 года. Он выглядит следующим образом.
График документооборота, отражающий сложившуюся на предприятии систему обработки внутренней и внешней документации, должен включать в себя перечень операций по формированию, проверке и исполнению каждого документа. К таким документам, в том числе относятся документы первичного учета, реестры, журналы, сводные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Кроме того, в графике должны быть предусмотрены поля, которых вносится информация о сотрудниках, ответственных за обработку каждого документа на каждом из этапов его «жизненного цикла» и их взаимосвязи, а также о сроках каждого такого этапа обработки.
Содержание информации, которая будет отражаться в графике документооборота на предприятии в 2017 году, зависит от:
- масштабов производственной деятельности компании;
- ее организационной структуры;
- особенностей действующей в организации системы управления;
- типов и видов первичных учетных документов;
- установленных регламентов обработки информации и документации;
- наличия и особенностей используемых средств автоматизации учета и документооборота.
Перед тем, как начать составление графика документооборота организации, необходимо собрать и проанализировать имеющуюся информацию об особенностях системы документооборота, после чего:
- составить перечень документов, как внутренних, так и внешних, входящих в систему документооборота организации;
- определить количество документов каждого вида, внутреннюю и внешнюю потребность в них;
- определить, какие должностные лица имеют официальные полномочия на подписание того или иного документа;
- определить, кто из исполнителей может обрабатывать тот или иной документ в соответствии с теми обязанностями, которые прописаны в их должностных инструкциях;
- установить сроки прохождения, обработки, исполнения, согласования, подписания и отправки каждого документа, ориентируясь на те нормы, которые установлены законодательством и внутренними нормативными актами;
- продумать систему контроля над соблюдением устанавливаемых графиком сроков;
- показать проект документа всем участникам устанавливаемых графиком процедур документооборота, обработать полученные замечания и скорректировать документ в соответствии с ними (при необходимости);
- утвердить график документооборота 2017 руководителем организации и ввести его в действие приказом.
Как соблюдать график документооборота
Согласно тем правовым нормам, которые закреплены законами, в том числе федеральным законом «О бухгалтерском учете», ответственными за соблюдение сроков, установленных графиком документооборота на предприятии, за своевременность и качество составления и оформления документов, достоверность отражаемой в них информации, возлагается на тех лиц, кто разработал и подписал данный документ.
Если в должностных инструкциях исполнителей, чьи должности фигурируют в графике документооборота нет соответствующих ссылок на него, целесообразно внести корректировки в трудовые обязанности и установить их в инструкциях.
Пример
Так, например, должностная инструкция кладовщика может содержать в описании трудовой функции такие пункты:
— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;
а в описании обязанностей:
— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.
Контроль над тем, как исполнителями соблюдаются сроки, установленные графиком, осуществляют руководители канцелярии, кадров и бухгалтерии. Если графиком пользуется только отдел бухгалтерии — то главный бухгалтер.
Тем сотрудникам, в чьи должностные обязанности входит обработка документов в соответствии со сроками, установленными графиком документооборота, необходимо выдать выписки из него с перечнем тех документов, которые относятся к сфере его деятельности.
Обратите внимание: Значительно упростит процедуру контроля над соблюдением установленных графиком сроков обработки документов внедрение системы электронного документооборота. Такие программные средства, независимо от того, кем они разработаны, включают в себя подобную функцию.
Нужно ли вести график документооборота?
Цитата:Журнал «Главбух» 16 марта 2015
График документооборота в бухгалтерии:
В Роструде недавно подтвердили: директор вправе лишить премии или объявить выговор сотруднику, нарушевшему сроки, которые содержит график документооборота (письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1).
График или положение о документообороте
Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.
Примерная структура графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ. Большинство же разрабатывают собственную структуру. Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.
Должностные инструкции
Для большей эффективности график документооборота в бухгалтерии или иной службе стоит увязать с должностными инструкциями, предусмотрев в них прямую ссылку на график. Оформить ее можно так, как в нашем образце ниже.
Должностная инструкция
3. Должностные обязанности
Менеджер по продажам исполняет следующие обязанности:
3.1. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых организаций, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
3.2. Проводит переговоры по продажам с покупателями.
3.3. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
3.4. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
3.5. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.6. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу в сроки, установленные графиком документооборота.
3.7. Передает в бухгалтерию компании счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы от покупателей, а также авансовые отчеты в сроки, установленные графиком документооборота.
< … >
5. Ответственность
5.1. Менеджер по продажам привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,
— в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также положением о премировании;— за причинение материального ущерба
— в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
< … >
Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией еще при приеме на работу. Если же вы вносите поправки в нее сейчас, также не забудьте ознакомить с ними своих работников. Пусть распишутся в том, что знают о новых изменениях.