Переход на безбумажный документооборот

«Электронная Хакасия»

Основной задачей республиканской целевой программы «Электронная Хакасия», которая была принята в 2004 году, является создание единого информационного пространства на территории Республики. Среди целей программы – удовлетворение информационных потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления, хозяйствующих субъектов и населения в целом, а также повышение эффективности управления социально-экономическим развитием региона и создание предпосылок для обеспечения прав на свободный доступ к информационным ресурсам.

В рамках программы «Электронная Хакасия» была создана корпоративная сеть Правительства Республики Хакасия, в результате чего все локальные информационные системы министерств и ведомств Республики были объединены в единое информационное пространство с помощью магистральных оптических каналов. Также программа позволила запустить ряд порталов, среди которых – официальный Портал органов государственной власти Республики Хакасии ( ), объединяющий более 30 сайтов министерств, различных комитетов и так далее, Портал государственных закупок Республики Хакасия ( ), на котором публикуется информация о заказах для государственных и муниципальных нужд. Одной из важнейших составляющих программы «Электронная Хакасия» стало создание системы межведомственного электронного делопроизводства и документооборота.

Ход и этапы проекта

Проект по внедрению системы электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС «ДЕЛО», реализованный в рамках программы «Электронная Хакасия», уникален тем, что все работы велись непосредственно силами заказчика. Участие компании «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнера компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, заключалось в техническом сопровождении поставляемого ПО, технологической поддержке и помощи в планировании расширения и совершенствования системы.

Проект стартовал в 2001 году, когда Правительство Республики Хакасия начало активно перестраивать свою ИТ-инфраструктуру. Для этого был объявлен конкурс на реализацию первого этапа построения единой корпоративной сети в здании Правительства и Верховного совета. Заказчику требовались построение локальной сети, поставка и инсталляция серверов, СУБД и системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» на 20 рабочих мест. Также было необходимо провести обучение администратора и технолога системы, поскольку Правительство пошло по пути самостоятельного внедрения и настройки.

Непосредственно работы по внедрению СЭД «ДЕЛО» стартовали осенью 2002 года, когда Правительством Республики были закуплены первые двадцать рабочих мест. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг» провела обучение специалистов Правительства настройке системы. После этого сотрудники Правительства сами начали поэтапное внедрение при методической и технической поддержке системного интегратора.

В течение года специалисты отдела информатизации и связи Республики Хакасия при консультационной поддержке по горячей линии «Корпоративные Системы – Консалтинг» внедрили закупленные 20 рабочих мест системы. Когда появилась потребность в разработке специфических отчетных форм, этому был обучен представитель Аппарата Правительства Республики Хакасия.

С 2006 года началась планомерная реализация мероприятий РЦП «Электронная Хакасия». Рабочими местами были обеспечены все министерства и ведомства Республики Хакасия, инсталлированы базы данных на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования. Внедрением опять же занимались специалисты из Аппарата Правительства Республики Хакасия.

В 2007 году кроме планового расширения мест по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия. С ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов.

В 2008 году прошел первый этап расширения системы электронного документооборота в районные муниципальные образования. «Корпоративные Системы – Консалтинг» поставили комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для включения районных администраций в единую систему.

Текущее состояние проекта

В настоящий момент к системе электронного документооборота подключены 27 министерств и ведомств Республики Хакасия. Налажен обмен документами в электронном виде с использованием ЭЦП («Законы», «Постановления Правительства РХ», «Постановления Президиума», письма и т.д.). В 2009 году в единую базу были объединены базы данных системы «ДЕЛО» всех исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия. Это позволило не только получить сквозное управление документами и поручениями в режиме реального времени в масштабе всей этой структуры, но и эффективно задействовать дополнительные функции СЭД «ДЕЛО» в режиме межведомственного документооборота: создание, согласование проектов документов с использованием ЭЦП и так далее.

Таким образом, на сегодняшний день в системе «ДЕЛО» работают все исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия – всего 225 рабочих мест. Двенадцать администраций муниципальных образований Республики Хакасия с общим числом рабочих мест более 200 получили возможность использовать систему для автоматизации собственного внутреннего документооборота и обмена электронными документами с исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия.

Объединение в единую базу дало возможность еще более повысить прозрачность документооборота. Все работы по исполнению документов видны в режиме онлайн по цепочке «сверху вниз». Теперь возможно проводить визирование и согласование (в том числе – межведомственное), а также разработку проектов документов в электронном виде. Это обусловлено не только охватом системой «ДЕЛО» министерств и ведомств Республики и количеством установленных рабочих мест, но и умением должностных лиц этих организаций работать в СЭД «ДЕЛО».

Сегодня в структуре Правительства СЭД «ДЕЛО» решает задачи по автоматизации делопроизводства органов государственной власти Республики, формированию базы данных документооборота. Также система выступает в качестве дополнительного канала связи между исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, осуществляя обмен документами в электронном виде с использованием опции «ЭЦП и Шифрование».

Экспертный взгляд

«За Уралом, где работает наша компания, ситуация с внедрением СЭД в государственных и муниципальных органах достаточно разношерстна. В одних субъектах еще только начали отходить от практики разработки собственного прикладного ПО и переходить на промышленные решения, – рассказывает Андрей Балабанов, генеральный директор компании «Корпоративные Системы – Консалтинг». – В других промышленные системы СЭД используются не первый год, но еще только начинают выходить за уровень использования этого инструмента в качестве электронной подмены бумажных журналов регистрации. Но есть и те, которые переходят на безбумажные технологии в масштабе органов власти целого региона. На мой взгляд, основные причины такого состояния дел – это различный уровень проникновения ИТ («ИТ-культура») госорганов региона, наличие развитой инфраструктуры связи, менталитет и психология руководителей. Но в последние 2 года тенденции перехода на реальный электронный документооборот налицо. Кроме Хакасии, в настоящее время отрабатывается технология перехода на безбумажный документооборот в рамках структуры Администрации Алтайского края. Условия для этого есть, все структурные подразделения администрации и администраций районов края уже автоматизировали свой документооборот на базе системы «ДЕЛО». Забайкальский край планомерно реализует план построения СЭД органов государственной и муниципальной власти Края, используя ту же систему. Администрация г. Норильска внедрила систему электронного документооборота в рамках всех структурных подразделений, причем решение изначально поострено как единая база данных база данных документооборота с распределенным доступном к ней всех городских органов власти, работающих с документами и поручениями в режиме «онлайн».

Бизнес-тюнинг

Организации продолжают печатать, копировать и отправлять по факсу более 1 триллиона документов в год. AIIM
КАК ИЗБЕЖАТЬ БУМАЖНОГО ПОТОПА?*
8 поводов для перехода на безбумажный документооборот и
7 практических советов для побед над бумажным потопом
Еще с 1980 года началось мировое «безбумажное движение» заявлениями компаний всех размеров и отраслей о попытках сокращать использование бумаги в своей деятельности. Но по-прежнему бумага занимает господствующее положение в бизнес-процессах организации. Причиной тому в большинстве случаев служит нежелание и боязнь сотрудников отказаться от старых привычных рабочих операций и попробовать в действии новые универсальные средства передачи, хранения и управления информацией.
Стоит признать, что мы до сих пор боремся с «бумажным потопом», который захватывает бизнес-процессы компании. Мы тратим множество средств на покупку и обслуживание бумажных материалов, на хранение бумажных архивов, передачу и транспортировку и даже на утилизацию.
Хотя бы частичный переход к электронному документообороту сделает работу компаний гораздо эффективнее за счет получения простого и удобного доступа к ценной информации на любом уровне организации. Не говоря уже о той помощи в сохранении окружающей среды, которую оказывают компании, сокращая излишний расход бумаги.
Если Ваша организация готова к переменам, мы подскажем с чего начать!
Проект DOCFLOW и Ассоциация AIIM собрали 8 поводов для перехода на безбумажный документооборот и 7 практических советов для ваших побед над бумажным потопом.
Помогите дополнить и расширить этот список, присылая примеры сокращения расхода бумаги в вашей компании и участвуя в конкурсе Дня без бумаги!
Выгоды поддержки движения «Без бумаги» в повседневной работе очевидны: большая эффективность бизнес-процессов, наряду с заботой об окружающей среде.
8 ПОВОДОВ ДЛЯ ПЕРЕХОДА НА БЕЗБУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
1. Оказывать существенную помощь окружающей среде можно, просто экономя бумагу.
Пользуйтесь Email: не печатайте, если этого можно избежать.
Главное в любом начинании состоит в том, чтобы изменить установки и мышление внутри компании. Действительно ли все документы, которые ежедневно печатаются, не могут остаться в электронном виде?
По данным AIIM, 56% организаций ежегодно увеличивают потребление бумаги. Сотрудники 38% компаний имеют обыкновение печатать все новые документы и хранить их в бумажном виде. 43% сотрудников часто распечатывают и хранят важные электронные письма. 33% распечатывают все, что требует внесения малейших изменений. Многим сотрудникам привычнее читать сообщения почты и согласовывать письма, не с экрана, а с бумаги. Однако если задумываться над реальной необходимостью печатать документ каждый раз перед нажатием клавиши print, эту статистику можно изменить.
Проблема экологичности бизнеса, к сожалению, заботит компании в меньшей степени, чем повышение финансовой эффективности. Однако и этот фактор тоже может быть серьезным стимулом к сокращению печати в пользу электронной почты.
Жители США ежегодно выбрасывают около 4 млн.тонн бумаги. Этого бы хватило, чтобы построить 4-х метровую стену от Нью-Йорка до Калифорнии. AIIM
В бумажном мире один документ имеет, в среднем, 19 рабочих копий.
Даже в хорошо организованном бумажном архиве около 3% документов неправильно размещены, 7% теряются, 60% не востребованы и «забыты». На поиск документа в подобном архиве уходит до 10 дней. Каждый 10-ый запрашиваемый документ не находят. Cnews.ru
Согласно материалам AIIM, если США сократит офисное потребление бумаги хотя бы на 10% от сегодняшнего уровня или на 540 000 тонн, выброс углеводорода в атмосферу будет сокращен на 1,6 миллионов тонн, что равнозначно ежегодному изъятию 280 000 машин с городских дорог.
2. Коллективная работа с электронными документами быстрее и эффективнее, чем с бумажными копиями.
Помимо затрат на саму бумагу, чернила и прочее материальное обеспечение бумажного документооборота, дополнительными издержками являются колоссальные временные ресурсы, расходуемые сотрудниками на работу с печатными документами. Процесс согласования документа несколькими лицами требует внесения многократных правок, создания дублирующих копий, печати многочисленных версий на разных этапах работы с документом. При этом цикл, который проходит документ от одного сотрудника к другому, может повторяться многократно.
Используя сервис, создающий единый доступ к редактируемому документу или единое рабочее многопользовательское пространство, (коим, к примеру, является, SharePoint), можно сократить временные и логистические издержки. Документ, таким образом, может быть запущен в работу и полностью подготовлен без единой бумажной копии.
3. Уровень безопасности вашей информации может стать выше.
Уже сегодня объем данных, создаваемых ежедневно, делает вопросы безопасности и прав доступа к ним первоочередными. Технологии класса ECM (Enterprise Content Management/Управление Корпоративным Контентом) — это инструмент, дающий возможность существенно повысить уровень безопасности бизнес-значимой информации.
В бумажном мире один документ имеет, в среднем, 19 рабочих копий. Его автор может не знать, кем был скопирован материал, где находятся все версии, и какая из них финальная.
Среди технологий ECM есть средства предотвращения несанкционированного доступа к данным.
4. Документы в электронных архивах проще найти.
Предотвращайте потерю документов. Шкафы для хранения документов не только занимают место, они ставят вопрос о своевременности и удобстве получения информации нужными людьми.
Исследования PricewaterhouseCoopers показывают, что около 7,5% всех документов компании теряется, а 3,5% документов по ошибке попадают не туда, куда надо. Согласно тем же данным, более 11% бумажных документов, хранящихся в организации, не находятся с первой попытки.
Если, пользуясь данной статистикой, взять в качестве примера организацию с бумажными архивами в 50 миллионов документов, то примерно 3,75 миллионов из этих документов будут утрачены, а около 16 миллионов будут находиться не там, где им положено. Стоимость поиска бумажных документов в таком случае представляется внушительной.
Красноречивым также является пример властей Фиджи, признавших потерю документа исторической важности – Декларации независимости от Англии. После 5 лет поиска документа власти Фиджи запросили копию у правительства Великобритании.
Электронные записи и архивы, тем временем, не только упрощают поиск, но и помогают восстановить утерянные данные, что в разы сокращает операционные издержки и повышает эффективность работы всей компании.
В 2009г. Сбербанк сэкономил 100 млн. долл., благодаря автоматизации процесса сортировки документов. Ранее сотрудники банка вынуждены были вручную сортировать выписки по всем проведенным операциям в порядке возрастания их 20-значных номеров. Lenta.ru
По статистике, только в Москве ежегодно раскрывается более 10 000 преступлений, связанных с подделкой бумажных документов.
Pod-zakonom.ru
5. Хранение документов в электронном виде – ваша страховка от чрезвычайных ситуаций.
Любая внешняя катастрофа, природного или техногенного характера, политические или социальные события – все, что может непредсказуемо нанести ущерб материальным ценностям вашей компании, неизбежно уничтожит и бумажные архивы.
Электронная информация, размещенная в правильно построенной и поддерживаемой ECM-среде восполнима. Восстановление доступа к важным данным может стать ключом к непрерывности бизнеса и жизнестойкости вашей организации.
6. Технологии ECM позволяют настроить эффективную удаленную работу Ваших сотрудников и офисов.
Задумайтесь о цифровом офисе. Существует масса экономических причин, заставляющих компании двигаться в сторону дистанционного управления или удаленных офисов. Глобализация и проектные методы работы провоцируют необходимость налаживать комфортную работу вне физического офиса или сотрудничество нескольких подразделений, разделенных географически.
Именно ECM-системы, использующие безопасные сетевые интерфейсы, обеспечивают 24/7 глобальный доступ к информации, необходимой для эффективной удаленной работы сотрудников.
При наличии удобного цифрового рабочего пространства количество расходуемой бумаги автоматически снижается.
7. Классификация становится существенно удобнее, если данные и информация представлены в электронном виде.
Правильная организация хранения данных в организации важна не только с точки зрения удобства поиска нужной информации, но и снижает возможные риски. В случае, если потребуется представить документы на рассмотрение юристов или аудиторов, поиск в бумажном архиве может занять гораздо больше времени, чем обычно отводится при проведении аудиторских операций, что может повлечь за собой штрафы.
Использование ECM-технологий с устанавливаемыми репозиториями, четкой таксономической структурой и формализованными метаданными, существенно сокращает риски при поиске документов. Вся требуемая информация будет легкодоступна в электронной форме. Бумажные копии могут и не понадобиться.
8. Печать и подпись на бумажном документе вовсе не доказывает его подлинность, в отличие от ЭЦП.
В бумажном мире доказательством подлинности документа является печать и подпись ответственного лица. Но как убедиться в том, что подпись не поддельная, или что в документ не будут внесены правки, после его подписания?
Использование ЭЦП (электронно-цифровой подписи) и криптографических технологий предотвращают подобную опасность. Применение ЭЦП обеспечивает исключение подделок содержания подписанных документов и самой подписи, предоставляет возможность заключения договоров и сделок в онлайн режиме, сокращает затраты времени на бюрократические формальности при оформлении документации и обмене ею, оптимизирует процедуры подготовки документов, их учета, доставки и хранения и т. д.
7 ПРАКТИЧЕСКИХ СОВЕТОВ ДЛЯ ПОБЕД НАД БУМАЖНЫМ ПОТОПОМ
1. Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
2. Осмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны Вам в печатном виде? Попробуйте сканировать документы и работать с ними в электронном формате. Ненужные бумаги можно утилизовать посредством шредера, а лучше отправить на переработку. Поощряйте клиентов скачивать и пользоваться отсканированными документами вместо копий, оправленных по почте.
3. Если Вы все же печатаете, внимательно проверяйте документ перед печатью, к примеру, правильность форматирования или орфографии. Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить a формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
4. Пользуйтесь едиными хранилищами данных и общими виртуальными рабочими пространствами для работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
5. Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
6. Передавайте Ваши маркетинговые материалы клиентам и в СМИ в электронной форме, отправляя ссылки для скачивания или используя другие электронные носители.
7. Бумага широко используется в повседневных коммуникациях между компанией и потребителем (b2c), партнерскими организациями (b2b), государственными структурами и бизнесом даже для тех процессов, которые могут протекать с меньшим ее применением. Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с другими агентами рынка за счет электронных приложений и сервисов. Вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
*В подготовке информации использованы материалы международной ассоциации AIIM.
AIIM — независимая международная ассоциация, объединяющая более 60000 специалистов в области электронного документооборота и управления информацией.
DOCFLOW — крупнейший проект на рынке электронного документооборота в России и СНГ, объединяющий регулярные отраслевые выставки и конференции, специализированный информационно-аналитический портал, обучающие программы и экспертные исследования.

Теги: оптимизация процессов

Управленческий документооборот, От бумажного к электронному, Бобылева М.П.

Управленческий документооборот, От бумажного к электронному, Бобылева М.П.
В книге комплексно рассмотрены организационно-управленческие, коммуникационные, документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты проблемы перехода к электронному документообороту. Отражены новейшие разработки и нормативные акты в области управленческого документооборота, а также практический опыт внедрения и применения систем электронного документооборота в российских организациях. Значительное внимание уделяется оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота. Приводятся конкретные методические рекомендации. Книга представляет интерес для руководителей и специалистов предприятий и организаций, занимающихся вопросами совершенствования управления, организационного развития и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов.

Функции и структура современной управленческой документации.
Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.
Для характеристики роли документов в процессе управления, структуры и состава современной управленческой документации воспользуемся упрощенной кибернетической моделью, которая в равной мере применима к любому предприятию, корпорации, государственному учреждению и т. п. Эта модель иллюстрирует взаимодействие субъекта и объекта управления (рис. 1). В качестве субъекта управления (управляющей подсистемы) выступают соответствующие органы управления и лица, принимающие решения. Объектом социально-экономического управления (управляемой подсистемой) являются отдельные работники и коллективы (структурные подразделения или организация в целом), деятельность которых должна быть направлена на достижение поставленных целей. Социально-экономическое управление является многоцелевым, поэтому цели могут касаться как материальных процессов, происходящих в организации (например, связанных с ее производственной и сбытовой деятельностью), так и развития организации в целом, в том числе социального. Содержанием процесса социально-экономического управления является использование и сочетание различных методов управления: организационно распорядительных (административных), экономических и социальных (в том числе социально-психологических). Управленческое воздействие на объект управления осуществляется в форме принятия и реализации управленческих решений. С точки зрения технологии процесс управления представляет собой множество управленческих решений, находящихся на разных стадиях подготовки, принятия и реализации. При этом используется самая разнообразная информация, в том числе в документальной форме. Принятие и реализация значительной части управленческих решении связано с изданием соответствующих документов.

Бесплатно скачать электронную книгу в удобном формате, смотреть и читать:
— fileskachat.com, быстрое и бесплатное скачивание.
Ниже можно купить эту книгу по лучшей цене со скидкой с доставкой по всей России.Купить эту книгу
— fb2 — Яндекс.Диск.Дата публикации: 31.08.2015 07:04 UTC
книги для студентов и школьников :: Бобылева

Марина Бобылева — Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

12 3 4 5 6 7 …19

Марина Бобылева

Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Рецензенты:

А.П. Курило – кандидат технических наук, доцент, председатель Комитета по информационной безопасности НП «Национальный совет финансового рынка»;

О.В. Курпатов – доктор технических наук, директор по разработке программных систем ЗАО «Российская корпорация средств связи».

Введение

Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами.

Процессы информационной глобализации, идеи формирования «информационного общества», «электронного правительства», «цифровой организации» являются мировой тенденцией. Вместе с тем современные информационные технологии – это не только новые возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности конкретной организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике.

Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, форм информационного взаимодействия, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.

В последние годы в этой сфере произошло немало перемен. В сфере управленческой деятельности в нашей стране уже реально произошло изменение технологического уклада с осуществлением перехода от применения бумажных документов к преимущественно электронному документообороту. Имеется весьма представительный круг организаций и ведомств, являющихся лидерами в применении систем и технологий электронного документооборота. Однако еще встречаются организации, остающиеся своеобразными «заповедниками» бумажного документооборота в процессах своей внутренней деятельности. Скорее это можно считать характеристикой системы управления такой организацией, поскольку даже «заповедники» испытывают влияние внешней среды и в коммуникациях с другими организациями вынуждены использовать те или иные формы электронного взаимодействия.

В числе факторов, сдерживавших применение систем и технологий электронного документооборота в нашей стране в предыдущие годы, обычно отмечались недостаточное развитие нормативной базы, экономические проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных финансовых затрат), а также психологические барьеры и недостаточный уровень компьютерной подготовки руководителей и специалистов, занятых в сфере управления. Часть этих сдерживающих факторов уже осталась в прошлом. К примеру, психологические барьеры, о которых раньше много говорили, в основном уже преодолены, поскольку все работники сферы управления, как и большинство граждан, широко пользуются компьютерной техникой и средствами коммуникации для своих личных целей, а не только для служебных.

Благодаря государственной политике и последовательным мерам по расширению применения электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме ситуация меняется кардинальным образом и последовательно устраняются правовые барьеры.

Вместе с тем еще остаются теоретические и практические вопросы перехода от бумажного к электронному документообороту, которые нуждаются в дальнейшей проработке, а впоследствии в нормативном регулировании и учете в реальной управленческой деятельности.

Отсюда возникает потребность оценить достигнутый уровень применения электронного документооборота в сфере управления, проанализировать проблемы смешанного электронно-бумажного документооборота. Важно обобщить и, может быть, в чем-то переосмыслить значимые сегодня вопросы теории и практики управленческого документооборота и жизненного цикла бумажных и электронных документов, не упуская из виду преимущества и недостатки носителей информации. При этом необходимо учитывать, что речь идет не просто о замене бумажных документов на электронные, а о принципиально иной организации работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходимы комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота. Важно учитывать одновременное развитие информационных технологий, самих электронных документов, организационно-технологических форм применения систем электронного документооборота. Ключевое значение приобретает комплекс проблем хранения электронных документов (в том числе долговременного), истоки которых формируются в сфере документооборота.

Проблематика электронного документооборота сейчас находится в фокусе профессиональных дискуссий как специалистов по информационным технологиям, разработчиков информационных систем, так и правоведов, документоведов и представителей различных сфер социально-экономического управления.

Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. Содержательная сторона электронного документооборота с позиций документоведения и архивоведения в значительной мере еще нуждается в научной проработке. Следует отметить, что за последние годы в этой сфере произошли существенные сдвиги, идет процесс анализа и обобщения отечественного и зарубежного опыта, который находит отражение в соответствующих нормативных актах и методических рекомендациях.

Правоведы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов, применении различных видов электронной подписи, использовании электронных документов в качестве доказательства в судебных спорах. При этом рамки документооборота правоведы используют более широкие, чем обозначенные документоведами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).

Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем, а также их интеграцией. Свои профессиональные задачи в сфере документооборота видят специалисты по информационной безопасности, в том числе по технической защите передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам и использованию средств криптографической защиты информации.

Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления. Вместе с тем в большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как достаточно специфическая область без более детального ее рассмотрения. Вопросы электронных форм взаимодействия во внутренней среде организации, модификации управленческих отношений еще должны найти определенное место в современной управленческой теории и практике.

Специалисты в области социальных коммуникаций в настоящее время выделяют в качестве отдельной области современные средства электронной коммуникации, прежде всего массовой, однако вопросы организации применения современных информационных систем в управленческой деятельности не входят в сферу их внимания.

Управленцы-практики, представители бизнеса видят в развитии и применении электронного документооборота новые возможности повышения эффективности предприятий и организаций, иногда высказывая радикальные предложения по полному отказу от применения бумажных документов и переводу всей деловой информации и архивов в электронный вид. При этом важно иметь в виду реальные этапы такого перехода, в полной мере учитывать правовые последствия и возможные риски.

Разработчики и поставщики программных продуктов для создания систем электронного документооборота, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается уникальный опыт внедрения новых технологий, включая как примеры «лучших практик», так и не вполне удачных (по разным причинам) проектов. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.

Понятие документооборота. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение, учет объема документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации (фирме).

Основные принципы организации документооборота:

1. Прямая точность (перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений)

2. Непрерывность (непрерывная подача документов на тот уровень где по ним принимаются решения)

3. Ритмичность (равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлем ритму движения)

4. Параллельность (выполнение отдельных операций по обработки документов в процессе его движения. Основное значение — сокращение времени на прохождение документа)

5. Пропорциональность (пропорциональная, равномерная загрузка каналов движения документов)

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Документопотоки (англ. Document flows) — Информационные потоки, характеризующиеся официальным характером информационного обмена, при котором работники выступают как представители Общества или его подразделений, и подлежащие документированию в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

I. Входящие документы

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

II. Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

III. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

Регистрация документов

Общие правила регистрации документов

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

1. Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

2. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

3. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 — индекс структурного подразделения; 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.

Принципы документооборота

Документооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документальной информации. В то же время это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Однако в организации документооборота многих учреждений имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в учреждении продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, ряд операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения.

Организация рационального движения документов в учреждении в процессе их подготовки и исполнения — одна из важнейших составляющих документационного обеспечения управленческой деятельности организации. Именно это позволяет обеспечить оперативное перемещение документов (в ходе которого производятся операции по их приему, рассмотрению, подготовке, отправке и т.д.) по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Для рациональной организации документооборота следует руководствоваться рядом принципов:

  • — прямоточность;
  • — непрерывность;
  • — ритмичность;
  • — параллельность;
  • — пропорциональность;
  • — самостоятельность и ответственность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений.

Для выполнения данного требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Например, неудобно, если руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, — в противоположном (канцелярия обычно располагается в середине линейной структуры). Соблюдению принципа прямоточности способствует в т.ч. такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы.

Работа аппарата управления, как правило, сопровождается сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки: ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ.

Принцип непрерывности в документообороте — это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Данный принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Во избежание возникновения таких ситуаций рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип непрерывности предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.

Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Особенность этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение данного требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие — недогружены.

Одно из общих требований в организации документооборота — экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях — направлении, распределении, согласовании, подписании и др. — необходимо строго руководствоваться функциями организации и ее подразделений, компетенцией работников. Выполнение указанного правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей учреждений от решения второстепенных вопросов.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами так же, как их невыполнение, приводит к созданию излишних документов, прохождению дополнительных инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утверждениям и другим действиям, влияющим на увеличение документооборота.

Значительное воздействие на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов помимо чисто делопроизводственных причин препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *