Идеальная выдача разменного фонда

Она выглядит так. Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателямипп. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином 30.08.93 № 104; пп. 3.1, 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). В РКО в строке «Основание» указывается «разменный фонд». В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

СОВЕТ

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе — именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма № КО-4)п. 5.2 Положения № 373-П. А вот в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики «повесят» на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)п. 2.4 Положения № 373-П; Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88.

Напомним, что в новом Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документовч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако такую кассовую первичку, как приходники, расходники, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным формампп. 1.8, 2.4, 5.1 Положения № 373-П.

Если торговые точки и бухгалтерия находятся далеко друг от друга

Чтобы не мотаться каждый день туда-сюда для оформления «разменных» РКО и ПКО, можно по заявлению кассира выдать ему деньги под отчет, например, на месяц. Порядком ведения кассовых операций это не запрещено. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который получены деньгип. 4.4 Положения № 373-П.

В этом случае нужно издать приказ руководителя об установлении суммы разменного фонда на определенный период. Деньги выдаются кассиру по расходнику. По истечении срока, на который выданы деньги, кассир должен будет вернуть деньги и оформить авансовый отчет, указав «разменный фонд» в графе «Назначение аванса». Писать в авансовом отчете почти ничего не придется: получил столько-то, израсходовал — 0,00 руб., вернул столько-то по такому-то приходному ордеру.

Выданные под отчет разменные деньги кассиры, как правило, оставляют в ящике ККТ, полагая, что штрафа за неоприходование не будет. Ведь это деньги подотчетного лица. Но аудиторы не советуют так делать.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“Полученные кассиром под отчет деньги перестают быть средствами предприятия и становятся задолженностью кассира, то есть временно являются как бы его средствами, предназначенными для расходования на установленные цели. Поэтому если кассир вложит их в ящик кассового аппарата, то он, во-первых, нарушит нормативные акты (в частности, п. 4.7 Типовых правил эксплуатации ККМ), во-вторых, в случае ревизии кассы эти деньги будут рассматриваться как неоприходованная выручка.

Вот почему такие средства должны находиться вне ящика ККТ, например в личной сумке кассира. Но тут уже у него самого возникает риск, что в случае утраты сумки он будет нести полную материальную ответственность за нанесенный организации ущерб в размере невозвращенного остатка неизрасходованных подотчетных средств. Поэтому все-таки лучше официально выдавать кассиру разменные средства в начале смены, тем более что увеличить лимит остатка наличности в кассе на сумму разменного фонда не так уж и сложно”.

***

Несмотря на то что в последнее время налоговики редко цепляются к неправильному оформлению выдачи размена, рисковать все равно не стоит.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2019 г.

1. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

2018 г.

1. Федеральный МРОТ опять подрос, № 9
2. ККТ-проверки: быть или не быть, № 7
3. Поспешите перепрошить ККТ, № 23
4. Займы и ККТ: когда нужен чек, № 21
5. Цена кассовой ошибки, № 20
6. Пробивать ли чек?, № 17
7. Изучаем поправки об онлайн-кассах, № 14
8. Отвечаем на «кассовые» вопросы, № 13
9. Когда нужна онлайн-касса, № 11
10. Онлайн-ККТ: покупать или подождать?, № 10 Не применили ККТ: как избежать штрафа, № 10

2017 г.

1. Чеки ККТ на товар в обменной таре, № 24
2. Когда нужны чеки «возврат прихода», № 22 НДС с межценовой разницы в чеках ККТ, № 22 Признак способа расчета в кассовом чеке, № 22
3. Отвечаем вмененщикам на ККТ-вопросы, № 15
4. Как сэкономить на онлайн-кассе, № 13
5. Онлайн-кассы в интернет-магазинах, № 11
6. Как начать работу с онлайн-ККТ, № 1 Цена ККТ-нарушений, № 1 Этапы перехода на онлайн-ККТ, № 1

Приказ об оформлении разменного фонда (примерная форма)

• ККТ ON-LINE (16)
• Модернизация ККТ (6)
• Обновление ККТ: НДС 20 % и переход на ФФД 1.05 (2)
• Фискальный накопитель (2)
• Электронная подпись (5)
• Услуги по ККТ ON-LINE (8)
  • Замена фискального накопителя (2)
  • Пакет услуг для малого бизнеса (1)
  • Работы по модернизации ККТ (2)
  • Ввод в эксплуатацию ККТ ON-LINE (3)
• Центр обучения (22)
  • ККТ ON-LINE (13)
    • Дистанционное обучение (Вебинар) (13)
  • Дополнительное оборудование (9)
    • POS-системы (7)
    • Комплексы этикетирования (1)
• Автоматизированные системы печати документов (14)
  • АСПД (Для ЕНВД) снятые с производства (3)
• Чековые принтеры (7)
  • Sewoo (4)
  • ШТРИХ-М (3)
• POS-системы (28)
  • Partner SP-630 (1)
  • POS-терминал TouchPOS335N (1)
  • POS-терминал сенсорный POSCenter POS 300 (1)
  • POS-терминал сенсорный POSCenter POS 500 (1)
  • Shtrih POS314 (1)
  • Vioteh Colibri (1)
  • АлкоМаркет (1)
  • ШТРИХ-FlyPOS PRO (1)
  • ШТРИХ-FrontMaster (3)
    • ШТРИХ-FrontMaster 02 (1)
    • ШТРИХ-FrontMaster 03 (1)
    • ШТРИХ-FrontMaster 04 (1)
  • ШТРИХ-iTouch POS485 (1)
  • ШТРИХ-iTouch POS485 Light (1)
  • ШТРИХ-LightPOS WinCE 6.0 R2 (2)
  • ШТРИХ-УТМ (2)
  • POS-системы снятые с производства (11)
    • ШТРИХ-Glaive (1)
• Компьютеры и комплектующие (83)
  • Жесткие диски (2)
  • Компьютерные клавиатуры (8)
  • Компьютерные мыши (8)
  • Мониторы (27)
    • Мониторы 10` (2)
    • Мониторы 12` (2)
    • Мониторы 15″ (0)
    • Мониторы 17` (3)
    • Мониторы 18.5` (4)
    • Мониторы 19` (4)
    • Мониторы 20` (1)
    • Мониторы 21,5` (1)
    • Мониторы 22` (2)
    • Мониторы 23.6` (1)
    • Мониторы 23` (2)
    • Мониторы 24` (2)
    • Мониторы 27` (1)
    • Мониторы 8` (2)
  • Моноблоки (0)
    • Lenovo (0)
  • Системные блоки (8)
    • Системные блоки для рабочих мест бухгалтеров и товароведов (1)
    • Системные блоки для рабочих мест кассира (5)
    • Системные блоки повышенной производительности для руководителей (1)
    • Планшетные компьютеры (1)
  • Источник бесперебойного питания APC (9)
  • Компьютеры и комплектующие снятые с производства (21)
• Серверное оборудование (7)
  • Серверное оборудование снятое с производства (4)
• POS-периферия (15)
  • Дисплеи покупателя (4)
    • ШТРИХ-М (1)
    • Flytech (1)
    • AiDiPad (1)
    • Firich (1)
  • Программируемые клавиатуры (5)
    • NCR (2)
    • POS UA (2)
    • ШТРИХ-М (1)
  • Ридеры магнитных карт (3)
    • Zebex (3)
  • Оборудование POS-переферии снятое с производства (3)
• Денежные ящики (14)
  • Glolee (1)
  • Vioteh (5)
  • ШТРИХ-М (3)
  • HPC system (3)
  • Денежные ящики снятые с производства (2)
• Весы ШТРИХ-М (25)
  • Весы бытовые (1)
  • Весы для подключения к ККМ (Протокол работы SYS-KKM) (4)
  • Весы для подключения к компьютеру (Протокол работы POS2) (4)
  • Весы платформенные (1)
  • Весы платформенные большегрузные (0)
  • Весы торговые (4)
  • Весы фасовочные (3)
  • Весы фасовочные аккумуляторные (3)
  • Весы снятые с производства (5)
• Весы CAS (20)
  • Весы лабораторные (8)
  • Весы напольные (0)
  • Весы торговые (11)
  • Весы CAS снятые с производства (1)
• Контракты (2)
• Комплексы этикетирования (17)
  • Комплексы этикетирования ШТРИХ-М (5)
    • Комплексы этикетирования ШТРИХ-ПРИНТ (5)
  • Комплексы этикетирования снятые с производства (5)
  • Комплексы этикетирования CAS (Весы с печатью этикеток) (7)
    • Комплексы этикетирования CAS CL 5000 (2)
    • Комплексы этикетирования CAS CL 5000J (3)
    • Комплексы этикетирования CAS LP (2)
• Программное обеспечение (107)
  • ТОВАРОУЧЕТНОЕ программное обеспечение (для магазинов и ресторанов) (32)
    • ШТРИХ-М: Магазин (4)
    • ШТРИХ-М: Продуктовый магазин (4)
    • ШТРИХ-М: Ресторан Back Office 5.х (4)
    • ШТРИХ-М: Розничная сеть (0)
    • ШТРИХ-М: Розничная торговля 5.х (5)
    • ШТРИХ-М: Торговое предприятие 4.х (6)
    • ШТРИХ-М: Торговое предприятие 5.х (9)
  • КАССОВОЕ программное обеспечение (для магазинов и ресторанов) (28)
    • ШТРИХ-М: Бармен (2)
    • ШТРИХ-М: Кассир miniPOS Win32 (1)
    • ШТРИХ-М: Кассир v.1.х (7)
    • ШТРИХ-М: Кассир v.2.х (7)
    • ШТРИХ-М: Кассир v.5.х (9)
    • ШТРИХ-М: Официант (2)
  • Программное обеспечение для мобильных устройств (2)
    • Лицензия для ТСД OPTICON (1)
    • ШТРИХ-М: Мобильный учет (1)
  • Программное обеспечение для СИНХРОНИЗАЦИИ рабочих мест кассиров (2)
    • ШТРИХ-М: Синхронизатор (2)
  • Программное обеспечение для ККМ с функцией оплаты банковскими картами (1)
  • Программное обеспечение снятое с производства (42)
• Термо и термотрансферные принтеры этикеток (27)
  • Термопринтеры этикеток (7)
    • Bixolon (3)
    • Citizen (1)
    • VIOTEH (1)
    • Zebra (2)
  • Термотрансферные принтеры этикеток (9)
    • Bixolon (2)
    • Citizen (3)
    • Zebra (4)
  • Принтеры этикеток снятые с производства (11)
    • LP 2824 (1)
• Сканеры штрих-кода (59)
  • РАСПРОДАЖА (1)
    • Ручные — стационарные сканеры штрих-кода (0)
    • Стационарные сканеры штрих-кода (1)
  • Ручные сканеры штрих-кода (8)
    • Datalogic (2)
    • Honeywell/Metrologic (2)
    • Opticon (1)
    • VIOTEH (1)
    • VMC (2)
  • Ручные — стационарные сканеры штрих-кода (12)
    • Datalogic (3)
    • Honeywell/Metrologic (6)
    • Opticon (3)
    • VIOTEH (0)
  • Стационарные сканеры штрих-кода (8)
    • Datalogic (4)
    • Honeywell/Metrologic (3)
    • NCR (1)
  • Радио и BlueTooth сканеры штрих-кода (5)
    • Datalogic (1)
    • Honeywell/Metrologic (1)
    • Opticon (2)
    • VIOTEH (1)
  • OEM сканеры штрих-кода (2)
    • Honeywell/Metrologic (1)
    • VMC (1)
  • Встраиваемые – горизонтальные сканеры штрих-кода (2)
    • Datalogic (1)
    • Honeywell/Metrologic (1)
  • Подставки для сканеров штрих-кода (3)
    • Honeywell/Metrologic (1)
    • Opticon (2)
    • VMC (0)
  • Сканеры штрих-кода снятые с производства (18)
• Терминалы сбора данных (17)
  • РАСПРОДАЖА (3)
    • Подставки для терминалов сбора данных (3)
    • Терминалы сбора данных Opticon с операционной системой DOS (0)
  • Терминалы сбора данных Opticon (3)
    • Терминалы сбора данных Opticon с операционной системой DOS (3)
  • Подставки для терминалов сбора данных (0)
    • Opticon DOS (0)
  • Терминалы сбора данных снятые с производства (11)
• Аппараты по приему платежей (7)
  • Автоматы и ККМ для приема платежей (4)
    • ККМ для автоматов по приему платежей (4)
  • Аппараты по приему платежей банковскими картами (3)
• Информационные системы (3)
  • Информационная система «ШТРИХ-INFO» v3.0 (1)
  • Информационная система «ШТРИХ-INFO» v4.0 (1)
  • Информационная система «ШТРИХ-PriceChecker» (1)
• Детекторы валют (38)
  • Автоматические детекторы банкнот (5)
    • Cassida (0)
    • PRO intellect technology (5)
  • Просмотровые детекторы банкнот (15)
    • Cassida (1)
    • DORS (8)
    • PRO intellect technology (5)
    • VIOTEH (1)
  • Детекторы валют снятые с производства (18)
• Счетчики банкнот (45)
  • Банковский класс (14)
    • Cassida (3)
    • Magner (4)
    • PRO intellect technology (7)
  • Компактные счетчики (1)
    • PRO intellect technology (1)
  • Офисный класс (6)
    • Cassida (1)
    • DORS (2)
    • Magner (2)
    • PRO intellect technology (1)
  • Счетчики банкнот снятые с производства (24)
• Счетчики монет (8)
  • Счетчики монет Cassida (3)
  • Счетчики монет PRO (2)
  • Счетчики монет снятые с производства (3)
• Счетчики посетителей (1)
  • Счетчики посетителей снятые с производства (1)
• Сейфы (71)
  • Встраиваемые сейфы (0)
  • Взломостойкие сейфы: хранение наличных денег (для ст. кассиров и администраторов торгового зала) (18)
  • Огнестойкие сейфы: хранение документов (для бухгалтеров, товароведов) (6)
  • Взломостойкие и огнестойкие сейфы (12)
  • Депозитные сейфы и темпокассы: хранение наличных денег (для кассиров-операционистов) (8)
  • Офисные сейфы (12)
  • Сейфы снятые с производства (15)
• Этикет-пистолеты (1)
  • Этикет-пистолет (1)
• Расходные материалы (4)
  • Лента красящая для термотрансферных принтеров (красящий слой наружу) (1)
  • Самоклеящаяся этикет-лента (1)
  • Чековая лента (2)
• Офисное оборудование и оргтехника (5)
  • Уничтожители бумаг (3)
  • Уничтожители бумаг снятые с производства (2)
• Противокражное оборудование (44)
  • Видеосчетчики посетителей (2)
  • Деактиваторы (3)
    • Акустомагнитные деактиваторы (2)
    • Радиочастотные деактиваторы (1)
  • Защитные бирки (датчики) (2)
    • Акустомагнитные бирки (2)
    • Радиочастотные бирки (0)
  • Защитные этикетки (3)
    • Акустомагнитные этикетки (2)
    • Радиочастотные этикетки (1)
  • Противокражные системы (6)
    • Акустомагнитные системы (6)
  • Съемники (1)
  • Тросики и гвоздики для защитных бирок (3)
  • Противокражное оборудование снятое с производства (24)
• ЗИП (637)
  • ЗИП POS-систем и POS-компьютеров (228)
    • ЗИП POS-компьютера С. U. B. E (19)
    • ЗИП POS-системы «FlyPOS PRO» (9)
    • ЗИП POS-системы «Штрих-FrontMaster » (45)
    • ЗИП POS-системы «Штрих-miniPOS» (130)
    • ЗИП POS-системы «Штрих-Мастер» (7)
    • ЗИП PОS-cистемы «Штрих-TouchMaster» (18)
  • ЗИП для аппаратов оплаты банковскими картами (4)
    • Аксессуары (3)
    • Блоки питания (1)
  • ЗИП для денежных ящиков (1)
  • ЗИП для дисплеев покупателя (1)
    • Блоки питания для дисплеев покупателя (1)
  • ЗИП для информационных киосков (5)
    • ЗИП для PriceCheker (5)
  • ЗИП для платежных терминалов (8)
    • ЗИП для платежного терминала «Штрих-PAY» v.3.0. (8)
  • ЗИП для принтеров этикеток (3)
    • Кабели для принтеров этикеток (3)
  • ЗИП для сканеров штрих-кода (6)
    • Блоки питания для сканеров штрих-кода (3)
    • Кабели для сканеров штрих-кода (3)
  • ЗИП для терминалов сбора данных (3)
    • Аккумулятор для терминалов сбора данных (1)
    • Аксессуары (1)
    • Кабели для терминалов сбора данных (1)
  • ЗИП для фискальных регистраторов (5)
    • Кабели для фискальных регистраторов (5)
  • ЗИП для чековых принтеров (4)
  • ЗИП ККМ (367)
    • ЗИП «YARUS-TK (C2100)» (8)
    • ЗИП «ШТРИХ -ФР- К» (46)
    • ЗИП «ШТРИХ-950К» (60)
    • ЗИП «ШТРИХ-LIGHT-ФР-К» (28)
    • ЗИП «ШТРИХ-LIGHT-ФР-К» (Исполнение 100) (6)
    • ЗИП «ШТРИХ-КОМБО-ФР-К» (46)
    • ЗИП «ШТРИХ-М-ФР-К» (31)
    • ЗИП «ШТРИХ-МИНИ-К» (26)
    • ЗИП «ШТРИХ-МИНИ-ФР-К» (16)
    • ЗИП «ШТРИХ-ТАКСИ-К» (4)
    • ЗИП «ЭЛВЕС-МИКРО-К» (49)
    • ЗИП «ЭЛВЕС-МК» (19)
    • ЗИП «ЭЛВЕС-ФР-К» (14)
    • ЗИП ПТК «ЯРУС-01К» (9)
    • ЗИП ПТК «ЯРУС-02К» (5)
  • ЗИП снятое с производства (2)
• Услуги IT (3)
• Системы Видео Наблюдения (7)
  • Готовые комплекты. (6)
  • Услуги по монтажу. (1)
• Контрольно-кассовая техника (26)
  • Контрольно-кассовые машины (ККМ, ККТ) снятые с производства (26)
    • ККМ для торговли нефтепродуктами (1)
    • Программно-технические комплексы (11)
    • Автономные и системные ККМ (3)
    • Фискальные регистраторы (5)
    • ККМ с функцией оплаты банковскими картами (2)
• Услуги доставки (5)

>ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ЧИТАТЕЛЕЙ

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ЧИТАТЕЛЕЙ

На вопросы отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Разменная касса

В бюджетном учреждении здравоохранения имеется центральная касса, в которую сдается выручка от кассиров (точки, оборудованные контрольно-кассовыми машинами, находятся по разным адресам) на основании z-отчетов.
Может ли старший кассир выдавать денежные средства из центральной кассы кассирам для размена? Если да, то как это правильно оформлять? Какие сделать бухгалтерские проводки в случае, если старший кассир выдает денежные средства из центральной кассы кассирам для размена? Нужно ли в этом случае оформлять книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств?

Пунктом 3.8 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее — Типовые правила), определено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под подпись).
При этом денежные средства, выданные кассиру в начале смены из кассы учреждения, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 201 34 «Касса». Меняется только место хранения таких средств.
Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть сформирована запись:
Дебет 0 20134 510 «Касса — адрес 1»
Кредит 0 20134 610 «Центральная касса»
— переданы денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
При этом в случае удаленности кассы по определенному адресу от центральной кассы полагаем, что денежные средства могут быть выданы под отчет кассиру для передачи в кассу по указанному адресу. В этом случае записи могут быть следующими:
Дебет 0 20891 560
Кредит 0 20134 610 «Центральная касса»
— выданы под отчет денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
Дебет 0 20134 510 «Касса — адрес 1»
Кредит 0 20891 660
— денежные средства в качестве разменного фонда получены в кассу по адресу 1, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510).
Соответственно, в конце смены денежные средства разменного фонда сдаются в центральную кассу.
При этом в первом случае возврат отражается следующим образом:
Дебет 0 20134 510 «Центральная касса»
Кредит 0 20134 610 «Касса — адрес 1»
— возвращены денежные средства разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
Во втором случае:
Дебет 0 20891 560
Кредит 0 20134 610 «Касса — адрес 1»
— денежные средства разменного фонда выданы из кассы по адресу 1, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
Дебет 0 20134 510 «Центральная касса»
Кредит 0 20891 660
— денежные средства разменного фонда возвращены в центральную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510).
Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункты 5, 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У; далее — Указание № 3210-У).
Иными словами, операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации (см.

Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования

ИА «Гарант»

Организация является предприятием общественного питания (кафе), имеет один кассовый аппарат (далее — ККТ). Можно ли держать в кассе разменный фонд? Если да, то какими документами это можно оформить?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Вопрос обеспечения разменной монетой и купюрами (далее — размен или разменный фонд) кассира на ККТ (далее — операционной кассы) законодательно урегулирован не полностью. На практике используются три варианта решения проблемы обеспечения операционной кассы разменным фондом:
1. Ежедневная выдача размена перед началом работы из главной (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена в главную кассу на основании приходного кассового ордера. Этот вариант полностью соответствует законодательству, однако на практике его осуществление может быть затруднено из-за несоответствия времени работы главной кассы и времени работы кафе и, соответственно, операционной кассы;
2. Выдача размена на длительный срок. Для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости. Выдача размена оформляется в обычном порядке — с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения размена не признают нарушением кассовой дисциплины, за нарушение которой статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность;
3. Выдача разменного фонда кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок. Однако данный способ затруднен тем, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы), а средства, выданные в подотчет, являются задолженностью физического лица, то есть могут быть рассмотрены как личные средства кассира.

Обоснование вывода:
Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее — Типовые правила)) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ.
В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации или ИП, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).
Пунктом 3.8 Типовых правил определено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

При этом денежные средства, выданные кассиру-операционисту в начале смены из кассы организации, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 50 «Касса». Меняется только место хранения таких средств. Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть сделана проводка:
Дебет 50, субсчет «Операционная касса», Кредит 50, субсчет » Центральная касса»
— переданы денежные средства в качестве разменного фонда.
При возврате размена в центральную кассу делается обратная проводка.
Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п.п. 5, 6 Указания N 3210-У). То есть операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации.
Неотражение организацией выдачи разменного фонда в кассовой книге является нарушением порядка ведения кассовых операций (смотрите постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-7698/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N 13АП-11809/11, от 05.07.2011 N 13АП-8422/11, от 16.07.2009 N 13АП-7408/2009).
Так, Первый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 16.03.2010 N 01АП-843/2010 признал правомерным привлечение организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в ситуации, когда получение и выдача названной суммы из кассы организации в качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также решение Ленинградского областного суда от 28.08.2012 N 7-497/2012.
Отметим, что на возврат размена и на возврат выручки лучше составлять разные приходные кассовые ордера. Это будет служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе не выручка, а именно размен (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).
При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)) не включаются. Данный журнал предназначен только для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, то есть в журнал N КМ-4 кассиром-операционистом вносятся данные только о выручке. Если же в приходно-кассовых ордерах будет указываться общая сумма, сдаваемая в конце дня (включая средства разменного фонда), то организацию могут обвинить в неоприходовании выручки (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).
Вопрос обеспечения разменом кассира операционной кассы, время работы которой не совпадает со временем работы главной кассы, не урегулирован.
С одной стороны, пунктом 6.1 Типовых правил определено, что при закрытии предприятия представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку (Z-отчет) или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.
Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Книгу кассира-операциониста».
По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.
После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Книге кассира-операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Таким образом, из ККТ за смену (в конце дня общей суммой или в течение дня несколькими суммами) фактически должна быть изъята сумма денежных средств, совпадающая с величиной дневной выручки.
Кроме того, п. 4.7 Типовых правил устанавливает, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы). Смотрите также постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2011 N 10АП-2576/11.
Из приведенных норм видно, что возможность оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. То есть остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю. Примером судебного разбирательства по вопросу оставления на конец дня в кассе разменного фонда служит постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 18.12.2015 N 02АП-10309/15.
С другой стороны, пунктом 3.8.1 Типовых правил определено, что директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязаны в том числе обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями.
Таким образом, перед началом работы кассир должен быть обеспечен разменом. Однако порядок действий в ситуации, когда в силу удаленности операционной кассы или расхождения во времени ее работы с главной кассой, ежедневная выдача размена невозможна, не определен.
Одним из вариантов решения проблемы является выдача разменного фонда кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день, например на срок смены, на неделю, месяц и пр.). Для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости.
Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на вопрос о возможности выдачи размена на длительное время, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и запрета данного действия в письме не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 N 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).

При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Тринадцатого ААС от 09.02.2012 N 13АП-23622/11, Восьмого ААС от 17.05.2011 N 08АП-1571/11). В постановлении Девятого ААС от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.
Другим вариантом решения проблемы может быть выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок.
Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Отметим, что в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 N А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43), Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 N 09АП-25724/15 приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.
То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в операционную кассу. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами.
По истечении срока, на который получены деньги, кассир должен будет заполнить авансовый отчет и вернуть размен обратно в кассу. В авансовом отчете в графе «Назначение аванса» необходимо указать: «Разменный фонд». Правомерность такого подхода подтверждает, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43). В этом случае выданные кассиру суммы отражаются с использованием счета бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Однако в этом случае остается нерешенной проблема хранения разменного фонда в операционной кассе. Ведь в этом случае они являются деньгами подотчетного лица. Дело в том, что полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 по делу N А07-13814/2009).

Кроме того, согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого ААС от 29.04.2011 N 10АП-2576/11).
Учитывая вышесказанное, полагаем, что выдача разменного фонда кассиру торговой точки в подотчет на длительный срок (то есть без ежедневного составления расходных и приходных кассовых ордеров в начале и по окончании смены) и, соответственно, нахождение таких денежных средств в кассовом ящике могут привести к спорам с налоговыми органами. В то же время, учитывая сложившуюся судебную практику, организация имеет шансы отстоять свою правоту в суде.
Отметим, что наличие в ККТ денежных средств в виде размена сверх суммы выручки не является административным нарушением, предусмотренным статьей 15.1 КоАП РФ.
Напомним, что согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ к нарушениям порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций относятся:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Как показывает судебная практика, наличие размена в ККТ после сдачи выручки в главную кассу квалифицируется налоговыми органами как неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Однако, по мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в статье 15.1 КоАП РФ.
Кроме того, исходя из упомянутого выше письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947 неоприходование (неполное оприходование) в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, является следствием неотражения или неполного отражения «в кассовой книге фактических сумм выручки, полученных с применением всех эксплуатируемых в проверяемом периоде ККТ, без документального подтверждения необходимости уменьшения выручки, полученной предприятием, вследствие ошибки кассира-операциониста или правомерно произведенного возврата денежных средств покупателям за возвращенный товар, оформленных надлежащим образом».
Однако размен не является выручкой либо денежными средствами, возвращенными покупателем. Таким образом, исходя из данного письма (как единственного примера разъяснения контролирующего органа по данному вопросу), можно прийти к выводу, что хранение размена в операционной кассе не является нарушением ст. 15.1 КоАП РФ.
Нам не удалось обнаружить каких-либо актуальных (то есть учитывающих положения Указаний N 3210-У) разъяснений компетентных органов или судебной практики, рассматривающих аналогичные вопросы.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Нужно ли оставлять в кассе разменные деньги для расчета с клиентами на следующий день?

Цитата:Об оформлении разменного фонда при расчетах через ККТ
Один из болезненных вопросов — оформление разменной суммы денег, которой нужно снабдить кассира-операциониста перед началом работы, как того требуют Типовые правила эксплуатации ККМ. Почему-то к этому многие организации относятся легкомысленно, за что и расплачиваются штрафами. Как же правильно оформить размен?
С точки зрения Управления ФНС по Санкт-Петербургу, высказанной в Письме N 04- 07/27365@, это выглядит так.
В начале дня кассир-операционист по РКО получает разменную сумму и кладет деньги в ящик кассового аппарата. В РКО в строке «Основание» так и пишем: разменный фонд. Затем в кассовой книге появляется запись о выдаче денег. Она и РКО для проверяющих будут доказательством того, что лишняя сумма в кассе — не выручка, а именно размен. В конце работы кассир-операционист сдает ВСЕ деньги из ящика кассового аппарата по ПКО. Причем лучше составить два отдельных ордера: один — на выручку, а другой — на возврат размена. Утром следующего дня все повторяется.
Вопрос. Интересно, как все это будет работать, если магазин открывается в 8 утра, а бухгалтерия в 10, да между ними еще расстояние приличное.
Ничто не безупречно. В вашем случае РКО можно подвезти кассиру сразу после открытия бухгалтерии. А можно (только я вам этого не говорил) оформить РКО на размен накануне, но дату поставить завтрашнюю. То есть заполнить документ не задним, а, так сказать, передним числом. Да, это будет нарушением, но обнаружить его невозможно. А вот лишние деньги в ящике ККТ без РКО найти очень легко.
Если же магазин и заканчивает работу намного позже бухгалтерии, то ПКО на дневную выручку и разменный фонд, как вы понимаете, получится оформить не раньше завтрашнего дня. Только датированы они будут днем получения выручки и возврата размена. Но штрафовать за это никто не будет.
И главное: разменный фонд ни в коем случае не должен проходить по журналу кассира- операциониста. Просто ни в коем случае! Там место только выручке, полученной через ККТ. А записи о разменных суммах лишь подтолкнут инспекторов к составлению протокола, будьте уверены в этом. Посмотрите, в унифицированной форме журнала даже граф таких нет. Если же вдруг вы купили журнал, в котором графы для размена есть, то не заполняйте их. Питерское Управление налоговой службы вовсе рекомендует своим подчиненным при заверении таких журналов вносить в них запись о том, что подобные графы заполнять запрещено.
Причем, увидев данные о разменном фонде в журнале кассира-операциониста, налоговики могут обвинить вас не только в неоприходовании выручки, но и в неправильном ее хранении.
Вопрос. Постойте, это что же: в ящике кассового аппарата на ночь разменные деньги нельзя оставлять?
Если судить только по нормативным документам, то нельзя. Помните требования к кассовой комнате? Вряд ли помещение магазина им соответствует. Даже если там сейф в кабинете заведующего есть, наверняка двойной двери и окошка для выдачи денег нет. Разве что огнетушитель найдется. И ФАС Северо-Кавказского округа, между прочим, раз за разом признает законность штрафа за такое неправильное хранение денег. Например, в Постановлении N А53-25387/2008-С4-55. Кстати, это еще одна причина, по которой при нынешнем состоянии законодательства разный режим работы магазина и бухгалтерии сулит организации неприятности.
Вопрос. Какое-то бессмысленное хождение бумаг по кругу получается с этим разменным фондом…
В чем-то вы правы. Но разрыв этого круга может стоить вам 40 000 — 50 000 руб. штрафа. Впрочем, есть способ немного уменьшить количество бумаг. Его подсказало Постановление ФАС Западно-Сибирского округа N Ф04-881/2008(462-А70-43).
Что сделала фирма из Тюмени, фигурант этого решения? Она выдала разменную сумму продавцу на год. Порядок ведения кассовых операций это не запрещает. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее, чем пройдут 3 дня со дня окончания срока, на который он эти деньги получил. После этого продавец преспокойно держал деньги в ящике кассового аппарата, не включал их в состав дневной выручки и не сдавал по ПКО. Типовые правила эксплуатации ККМ не запрещают продавцам класть туда наличность, полученную перед началом работы. В суд же организация попала, я уверен, только потому, что выдала деньги не по РКО, а по какому-то загадочному акту приема- передачи.
Вопрос. А если продавцов, скажем, двое и они работают на одном кассовом аппарате посменно?
Выдайте одинаковую сумму размена под отчет каждому. Но всю сумму в аппарат пусть положит только один. Или каждый — по половине. Тогда проверяющие будут просто не в состоянии определить, чья именно «подотчетная» лишняя наличность лежит в кассе. Класть обе полные суммы туда нельзя, иначе будет легко выявить, что один подотчетник пользуется деньгами другого, а это запрещено Порядком ведения кассовых операций.
Вопрос. Хорошо, минул год, что продавцу в авансовом отчете писать?
Да почти ничего. Получил столько-то, не потратил ни копейки, вернул столько-то по такому-то приходному ордеру. Все.
Пример. Заполнение авансового отчета по разменному фонду
В начале 2010 г. старший кассир-операционист ООО «Цемекс» С.В. Толченов получил под отчет 1000 руб. в качестве разменного фонда. 31.12.2010 он сдал деньги в кассу по ПКО N 1499 и заполнил авансовый отчет.
Если оформлением размена пренебречь, разбирательства в суде обеспечены.
ПКО оформлен на сумму дневной выручки за минусом разменной суммы? Выдача размена не оформлена РКО? Тогда — штраф, как утверждают московское управление налогового ведомства в Письме N 34-25/073412 и ФАС Московского округа в Постановлении N КА-А40/12458-08. Против них — Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006. В обоих суд дал понять, что ящик кассового аппарата — не касса организации, здесь Порядок ведения кассовых операций не действует.
Когда же организацию пытаются оштрафовать только за то, что она не оформила РКО на разменные деньги, ФАС Северо-Западного округа отвечает: это нарушение Порядка ведения кассовых операций не делает разменный фонд неоприходованной выручкой. Посмотрите, например, Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007. В то же время ФАС Центрального округа в Постановлении N А64-2989/06-4 счел законным штраф по статье 15.1 КоАП РФ за то, что продавцу не выдали разменный фонд под отчет (а значит, и РКО не оформлялся).
«Главная книга. Конференц-зал» 2010, N 5
Дыбов А.И.

разменные деньги

Смотреть что такое «разменные деньги» в других словарях:

• Деньги Разменные — металлические монеты, предназначенные в основном для мелкорозничной торговли. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

• деньги — О количестве денег; о способе их приобретения и т. п. Бешеные (разг.), большие, грязные, дармовые (простореч.), даровые, дикие (разг.), завалящие (простореч.), залежные (простореч.), кровные, крупные, мелкие, немалые, нетрудовые, ничтожные,… … Словарь эпитетов

• Разменные денежные единицы — Разменная (производная) денежная единица (номинал, монета) денежный знак (как правило, монета, реже банкнота) или не имеющая физической формы счётная единица, которая является составной (как правило, 1/100) частью базовой валюты страны и… … Википедия

• Деньги — (в этнологическом отношении). Деньгами в обширном смысле могут быть названы всякие знаки ценности, служащие для размена, для приобретения других предметов, для покупки или найма человеческого труда. Не все народы додумались до Д. далее в этом… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

• Деньги — Финансы Публичные финансы: Международные финансы Государственный бюджет Федеральный бюджет Муниципальный бюджет Частные финансы: Корпоративные финансы Финансы домохозяйств Финансовые рынки: Рынок денег Валютный рынок Фондовый рынок Срочный рынок … Википедия

• Деньги с политико-экономической точки зрения — На более высоких ступенях развития роль денег повсеместно выполняют драгоценные металлы. Относительно высокая ценность, прочность, пригодность для посредничества как при крупных, так и при мелких сделках вот необходимые свойства для всякого… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

• ДЕНЬГИ — MONEYСредство платежа; инструмент, символ или предмет (металлический или бумажный), с помощью к рых производятся платежи при передаче ценностей от одного лица другому. Неотъемлемым качеством Д. должна являться их приемлемость в качестве средства… … Энциклопедия банковского дела и финансов

• Деньги — (Money) История появления денег, основные функции денег Виды денег, закон денежного обращения, денежные системы Содержание Содержание Раздел 1. Этимология . Раздел 2. Функции денег. Раздел 3. Виды денег. Раздел 4. Денежные системы. Деньги — … Энциклопедия инвестора

• ДЕНЬГИ РАЗМЕННЫЕ — TOKEN MONEYВ соответствии с Законом о металлических деньгах 1965 г. (см. ДЕНЬГИ США) и последующими законами о металлических деньгах, все монеты, выпускаемые в Соединенных Штатах, являются разменными монетами, т. е. их внутренняя стоимость не… … Энциклопедия банковского дела и финансов

• ДЕНЬГИ БУМАЖНЫЕ НЕРАЗМЕННЫЕ — IRREDEEMABLE PAPER MONEY, FIAT MONEYТермин имеет следующие значения1. IRREDEEMABLE PAPER MONEY. Банкноты, выпущенные правительством в качестве законного платежного средства, не разменные, однако, на монеты, отчеканенные из золота или серебра… … Энциклопедия банковского дела и финансов

• ДЕНЬГИ КРЕДИТНЫЕ — CREDIT CURRENCYРазменные бумажные деньги, к рые гос во обязуется обменять, однако для обеспечения к рых золотые и серебряные резервы имеются не в полном объеме. Такими деньгами были гос. банкноты США 1863 г., известные также как законное средство … Энциклопедия банковского дела и финансов