Содержание
Методика оформления книг, принятых в дар. Часть вторая
Остановимся на технологии оформления даров более подробно:
1. Составляется акт о приеме документов в библиотеку по форме приложения № 1 к приказу Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений «
Форма акта о приеме документов в библиотеку
Акт № ____
Настоящий акт составлен «__» ________ 200___г.
(фамилии, имена, отчества лиц, участвующих в составлении акта)
о приеме в библиотеку __________________________________________
(вид документа и от кого получено)
в количестве _________ экземпляров на общую сумму ________________
(повторить сумму прописью)
Список книг (или других документов) прилагается.
Подписи _________________________
(руководителя)
(сотрудника)
(лица, сдавшего книги или другие документы)
Список книг или других документов к акту № ______*
№№ |
Автор, заглавие книги или вид документа |
Цена, руб. коп. |
Кол-во экз. |
Сумма |
* При небольшом количестве принимаемых книг (других документов) перечень включается в текст самого акта.
Обращаем внимание методистов и библиотекарей на то, что существуют определенные правила записи книг в актах. При записи книги одного автора указывают его фамилию; записывая книгу двух авторов, указывают фамилии первого и второго; книги трех авторов вносят в акт под фамилией первого соавтора, добавляя к ним слова «и др.». Книги четырех, пяти и более авторов, а также изданные без указания автора записываются под заглавием. В длинном заглавии можно сокращать отдельные слова или отбрасывать окончания. При этом надо соблюдать правило: сокращенные слова должны легко расшифровываться при чтении.
2. Производится запись в первой части книги суммарного учета о приеме документов по акту №___.
3. Производится запись в инвентарную книгу каждого документа, если они подлежат записи (утверждено приказом № 000 Минобразования РФ).
Правила записи изданий те же, что и при подготовке актов (см. образец листа инвентарной книги).
4. Если книга представляет особую ценность, необходимо ее зафиксировать в картотеке особо ценных изданий для лучшего контроля.
Дары могут содержать не только книги, но и брошюры и журналы, редко –газеты с особо ценными материалами. Для оформления акта поступления в фонд их следует подобрать отдельно от книг. Это издания временного характера.
К изданиям временного хранения, не подлежащим записи в инвентарную книгу, согласно методическим рекомендациям приказа № 000 относятся:
Брошюры (объем – до 48 с.); листовки (объем до 4 с.); календари; плакаты; методические разработки; программы; учебные материалы.
Обращаем внимание методистов и библиотекарей на оформление детских красочных книг в твердых переплетах объемом меньше 48 страниц. Цены на такие издания, как правило, достаточно высокие, и поэтому их нельзя считать брошюрами. Они оформляются с занесением в инвентарную книгу.
В настоящее время распространено получение библиотекой в дар подписки какого-либо популярного журнала, например «Техника – молодежи» или «Юный художник». Нам известны школьные библиотеки, которые за неимением подписки все же имеют фонд периодических изданий за счет хорошо организованной работы с дарами – журналами.
Технология оформления даров временного хранения более простая:
1. Составляется акт по форме (согласно приложению 1 к приказу № 000):
Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку
Акт № ___________
Настоящий акт составлен «______» ______________ 200_____г.
(фамилии, имена, отчества, должности лиц,
участвующих в составлении акта)
в том, что за 200___г.
в________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
поступило ______________ экземпляров журналов, комплектов газет.
(ненужное зачеркнуть)
Подписи:
2. В первой части книги суммарного учета записывается в графу «Документы, не принятые на баланс», без стоимости.
Зачастую библиотекари никак не оформляют дареные журналы, особенно если это совсем разрозненные номера, даже не штемпелюют, просто кладут в читальном зале на столы для просмотра. Безусловно, в этом есть свой резон. Однако целые подшивки рекомендуем все же актировать, тогда вы сможете в отчете документально подтвердить работу с читателями по добровольному пополнению фонда.
Ольга Козлова,
старший научный сотрудник
научно-методического отдела ГНПБ им.
Образец листа инвентарной книги
Дата записи |
№ записи КСУБФ |
Инвертарный № |
Автор, заглавие, том, часть, вып. |
Место и год издания |
Цена, руб. коп. |
Отметка о проверке |
№ акта выбытия |
Примечание |