Выдача доверенности

Журнал учета доверенностей – вести или нет?

Учет доверенностей, как и учет договоров, традиционно считался сферой бухгалтерской деятельности. И на то были веские основания, поскольку в течение длительного промежутка времени регистрация, учет и выдача таких документов была регламентирована нормативными актами Минфина и Госкомстата, принятыми еще во времена СССР. Так, Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена

С 1967 по 2012 гг. действовал журнал учета доверенностей

Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом:

В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

Выдача юридических доверенностей

При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. В то же время в компании, помимо получения товарно-материальных ценностей, распределяются полномочия в сфере управления и совершения определенных юридических действий. Эти «юридические» доверенности должны относиться к компетенции юристов.

Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

  • для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
  • купли-продажи недвижимого имущества;
  • голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
  • на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

К чему приводят неучтенные доверенности

Не забываем про отзыв доверенностей!

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия. Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует.

Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь». Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится. Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании. Иначе юрист, обиженный своим увольнением, может случайно или умышленно «забыть» о том, что он уже на предприятии не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

Инструменты для ведения реестра и учета выданных доверенностей

Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

  • Бумажный (рукописный журнал);
  • MS Excel;
  • Программные продукты.

Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов.

В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде.

Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий. На уровне всех пользователей можно настроить авто оповещения любым удобным способом:

Кроме того, с помощью «Юрайт» можно распечатать бланк доверенности (либо адаптировать и загрузить используемые у себя шаблоны):

Резюмируя, модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» представляет собой полноценную систему учета и управления юридическими доверенностями, которая может быть использована в работе юристом, работником канцелярии (управления делами, отдела документооборота) либо бухгалтерией.

Вас также могут заинтересовать:

  • Отзыв доверенностей в организации
  • Опись и учет передачи документов

Доверенность от имени юридического лица

Да, лицо, которое вправе выдавать доверенности от имени юридического лица, должно быть указано в ЕГРЮЛ. Указания в уставе на полномочия данного лица по выдаче доверенностей не достаточно.

Полномочия по выдаче доверенности от имени юридического лица относятся к исключительным полномочиям единоличного исполнительного органа (п.2 ст.69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, пп.2 п.3 ст.40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Лицо, которое указано в уставе ООО, как лицо, которое вправе выдавать доверенности от имени общества, обладает полномочиями единоличного исполнительного органа.

Таким образом, такое лицо должно быть поименовано в ЕГРЮЛ (п.1 ст.53 ГК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Статья: Участники общества хотят назначить сразу несколько директоров. Что изменить в уставе и ЕГРЮЛ.

«Внесение изменений в устав и ЕГРЮЛ

Допустим, общество уже сейчас готово решить вопрос с назначением нескольких директоров. Для этого понадобится провести общее собрание участников в целях внесения изменений в устав и избрания «дополнительных» директоров, а также внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц*.

Внесение изменений в ЕГРЮЛ. Назначение в обществе нескольких ЕИО или одного ЕИО, состоящего из нескольких лиц, требует внесения изменений в ЕГРЮЛ не только в части изменения устава, но и в части сведений о новых директорах*. Поэтому в налоговый орган необходимо представить два заявления: по форме № P13001 для регистрации изменений устава (новой редакции), а также по форме № P14001 для регистрации изменений, вносимых в ЕГРЮЛ, не связанных с изменением устава (ст. 5 , 17 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). В заявлении по форме P14001 лист К «Сведения о физическом лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» нужно заполнить в отношении каждого директора».

Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей установлен в «Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенностям», утвержденной Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР 14 января 1967 г. № 17. Этой Инструкцией, в частности, предусмотрено, что  
Указанной инструкцией утвержден Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности (Справочник по бухгалтерскому учету в организациях материально-технического снабжения, Рига, 1978, т. 1, с. 238).  
Материальные ценности, вывозимые со складов поставщиков, приобретаемые в магазинах по безналичному расчету с предварительной оплатой счетов, отпускаются работникам кооператива по доверенностям, порядок действия которых определен республиканскими гражданскими кодексами. Правила оформления этих доверенностей установлены Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной Минфином СССР 16 января 1967 г. № 17, в соответствии с которой они выписываются на -бланках (типовая ф. № М-2) и подписываются пред-  
Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 14 января 1967 г. № 17, Отметим, что положения данной Инструкции действуют в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ. Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации.  

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *