Подтверждение расходов при УСН

«Доходная» УСН: нужно ли подтверждать расходы (Ручинская И.)

На какие суммы уменьшается УСН-налог
Если компания, применяющая УСН, выбрала объект налогообложения «доходы», то УСН-налог она платит со всей суммы дохода (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). То есть расходы компании, по сути, никого интересовать не должны.
При этом возникает вопрос: обязана ли организация документально подтверждать произведенные ею расходы?
Минфин России отмечает, что указанные налогоплательщики в целях налогового учета документально подтверждать произведенные расходы, которые не влияют на исчисление суммы налога, не обязаны (Письма Минфина России от 16.06.2010 N 03-11-11/169, от 20.10.2009 N 03-11-09/353).
НК РФ разрешает уменьшить сумму «доходного» налога только на следующие платежи:
— страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
— страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
— страховые взносы на обязательное медицинское страхование;
— страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— пособия по временной нетрудоспособности;
— платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Деньги под отчет на хознужды
Компания, от которой физлицо получило доход, обязана исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц, то есть выполнить функции налогового агента.
При этом организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов (п. 5 ст. 346.11 НК РФ).
Тот факт, что компания применяет УСН с объектом «доходы» и не отражает в учете стоимость приобретенных подотчетным лицом товарно-материальных ценностей в силу применяемого спецрежима, не имеет значения для исчисления НДФЛ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации доход сотрудника облагается НДФЛ в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения. Такие разъяснения приведены налоговой службой в Письме от 31.10.2013 N 03-11-11/46739.
При этом необходимо учитывать, что Положением о порядке ведения кассовых операций N 373-П установлено, что для выдачи наличных денег на расходы работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию компании авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Расходы на командировку
Другая ситуация. Работники компании направляются в командировки. Необходимо ли документально подтверждать произведенные расходы на проезд работника, его размещение в гостинице, выданные ему суточные, иные сопутствующие расходы (то есть хранить кассовые чеки, квитанции, счета, иную подтверждающую документацию)? Нужно ли оформлять авансовый отчет, командировочное удостоверение, иные документы, подтверждающие нахождение работника в командировке?
Минфин России считает, что нужно (Письмо от 30.10.2013 N 03-11-11/46198). Это связано с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ для «упрощенцев» сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Кроме того, согласно ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом «доходы», оформление документов, подтверждающих направление работников в служебные командировки и произведенные ими вышеуказанные расходы в служебных командировках, а также авансовых отчетов должны производить в общеустановленном порядке.
Последствия
Итак, если подотчетник не представит в бухгалтерию компании документы, подтверждающие расходы, то данный факт может быть признан нарушением кассовых операций.
Указанные действия грозят административной ответственностью. За это инспекторы могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф взимается в размере:
— с юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.;
— с должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.
Кроме того, компания не вправе выдать подотчетнику, который не представил расходные документы, новые подотчетные суммы.
Однако это не все штрафы. Компанию могут привлечь по ст. 123 НК РФ за невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы. Такое нарушение грозит штрафом в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.
Кроме того, работника обяжут заплатить в бюджет НДФЛ в размере 13 процентов от всех полученных под отчет сумм.

Расходы на должны быть документально подтверждены

Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Первичные документы либо должны быть составлены по утвержденным законодательством формам, либо по самостоятельно разработанным формам, но обязательно они должны содержать следующие реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Для удобства рассмотрения правильности оформления документов, классифицируем расходы на следующие группы:

  • расходы на оплату услуг;
  • материальные расходы;
  • расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов;
  • расходы на оплату труда;
  • прочие расходы.

Документальное подтверждение расходов на оплату услуг

Согласно ст. 38 НК РФ, услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Для корректности оформления и принятия к учету данных расходов следует помнить, что для определения и описания сути оказываемой услуги составляется договор на оказание услуг, в нем же прописывается порядок её оказания и дата подписания сторонами акта о принятии оказанных услуг, и помимо этого помогает определить – к какому периоду отнести ту или иную услугу, либо расходы будут распределяться пропорционально – в течение всего срока действия договора (например, при договоре аренды).

Таким образом, у нас получается два обязательных документа:

— письменно составленный договор,

— акт оказанных услуг (необязателен только, в случае заключения договора аренды).

Для акта не предусмотрено специально разработанной унифицированной формы, поэтому организации могут использовать самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты первичного документа.

Документальное подтверждение материальных расходов

В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ материальные расходы (в т.ч. расходы на приобретение сырья и материалов) признаются в момент оплаты задолженности поставщику через банковский счет, либо путем выплаты денег из кассы, а при ином способе погашения задолженности (перевод долга, отступные) — в момент такого погашения. Обратим внимание, что расходы на оплату услуг сопутствующих приобретению материальных ценностей, либо осуществлению основного вида деятельности так же учитываются в этой группе расходов, порядок их документального оформления мы рассмотрели в предыдущем пункте.

Основанием для принятия к учету служит:

  • договор, товарная накладная (форма ТОРГ-12), оформленная продавцом;
  • авансовый отчет подотчетного лица, с приложением к нему товарных чеков, накладных на отпуск материальных ценностей, и документов подтверждающих их оплату;
  • договора на оказание услуги и акты, свидетельствующие о факте оказания услуги.

К материальным, могут быть отнесены расходы:

  1. на приобретение товаров, предназначенных для перепродажи;
  2. на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ;
  3. на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ.
  4. на приобретение моющих и чистящих средств для мытья пола, чистки стен и окон и т.п.
  5. на приобретение материалов для упаковки реализуемых товаров и расходы на приобретение спецодежды и инвентаря. В связи с этим расходы магазинов на приобретение материалов, используемых для упаковки товаров, а также расходы на приобретение спецодежды для грузчиков и продавцов могут учитываться при определении налоговой базы по единому налогу.
  6. расходы на оплату услуг по выдаче гигиенического сертификата, медицинских книжек работникам, проведению медицинского осмотра персонала и прочее.

Кроме того, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, транспортно-экспедиционные расходы, а также транспортные расходы, связанные с доставкой товара с таможенного склада на склад покупателю, которые учитываются в составе материальных расходов (Письмо Минфина России от 15.04.2010 N 03-11-06/2/59).

Стоимость вышеперечисленного имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода в эксплуатацию – то есть при оформлении акта списания материалов, отгрузки товаров, либо при оформлении требования-накладной по передаче материалов в производство.

Помимо этого, в составе расходов могут учитываться обязательные платежи и сборы, например — платежи за предельно допустимые выбросы (сбросы) загрязняющих веществ в природную среду и другие аналогичные расходы. Для принятия к учету таких расходов достаточно оформленного в свободной форме бухгалтерского расчета.

Документальное подтверждение расходов на приобретение основных средств

Отдельный порядок учета предусмотрен для расходов на приобретение основных средств. Так, налогоплательщики могут уменьшать полученные доходы на расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств и приобретение нематериальных активов. К основным средствам (ОС) относится имущество, используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 100 000 рублей, не предназначенное для дальнейшей перепродажи (ст. 257 НК РФ).

К нематериальным активам (НМА) относится имущество, не имеющее материально-вещественной формы, используемое в хозяйственной деятельности сроком более 12 месяцев, например, компьютерные программы, патенты, лицензии, авторские права и проч.

Документом подтверждающим приобретение основных средств (НМА) является либо товарная накладная (по форме ТОРГ-12), либо акт приема-передачи ценностей (свободная форма). Документом подтверждающим принятие объекта к учету служит акт ввода в эксплуатацию (форма ОС-1 – для основных средств, для НМА – свободная форма). Оплата подтверждается в общем порядке – на основании имеющихся платежных документов, или документов о перезачёте долга, уступки права требования. В составе расходов основное средство (нематериальный актив) учитывается только после оплаты (либо частичной оплаты), в порядке предусмотренном п. 3 ст. 346.16 части 2 НК РФ – этот порядок определяет какая часть от стоимости имущества включается в расходы, в зависимости от срока его полезного использования.

Документальное подтверждение расходов на оплату труда

Для подтверждения расходов на оплату труда, налогоплательщик должен составить штатное расписание, заключить трудовые договора с сотрудниками, разработать положение о премировании (если будут выплачиваться премиальные) либо локальные акты, предусматривающие различные дополнительные выплаты сотрудникам, оформлять приказы при формировании дополнительных начислений.

Начисление заработной платы оформляется в расчетной ведомости (предусмотрена унифицированная форма Т-49, Т-51). Выплата заработной платы производится либо наличными через кассу и оформляется через платежную ведомость (можно пользоваться унифицированной формой Т-53), либо путем перечисления денег с расчетного счета работодателя на банковский счет работника.

К прочим расходам можно отнести, например судебные расходы и арбитражные сборы; вступительные, членские и целевые взносы, уплачиваемые в соответствии с Федеральным законом от 1 декабря 2007 года N 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях»; плата за предоставление информации о зарегистрированных правах; и прочее. При оформлении подобных расходов нет четких требований к формам первичных документов, в связи с этим, рекомендуем использовать свободные формы расчетов, либо самостоятельно оформленные справки с расчетом стоимости расходов.

Еще на эту тему:

Общая информация про упрощенку

О подтверждении расходов при УСН товарными чеками

Применяющие УСН налогоплательщики вправе подтвердить расходы по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) первичными документами. При наличных денежных расчетах или расчетах с использованием платежных карт в установленных законом случаях расходы могут подтверждаться также товарными чеками или квитанциями о приеме денежных средств.

Вопрос:

Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы».

Каков порядок подтверждения расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг)? Возможно ли подтверждать расходы на приобретение товаров и материалов товарными чеками, не имея кассового чека?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 18 мая 2012 г. N 03-11-06/2/69

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу применения упрощенной системы налогообложения сообщает следующее.
В соответствии с п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе при исчислении налоговой базы учесть расходы, предусмотренные п. 1 данной статьи Кодекса. Указанные расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Кодекса).

Статьей 346.24 Кодекса установлено, что налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждены Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2008 N 154н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и Порядков их заполнения».

В соответствии с вышеназванным Приказом Минфина России операции, регистрируемые в книгах учета, должны быть подтверждены первичными документами. Налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога.

Таким образом, для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.

Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» определен круг лиц, наделенных правом осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в установленных законом случаях могут быть подтверждены не только отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками, но и иными документами (товарными чеками, квитанциями), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Заместитель директора

Департамента налоговой

Документальное подтверждение расходов при применении УСН с объектом обложения «доходы минус расходы»

При применении УСН с объектом обложения «доходы минус расходы» налогоплательщики при определении налоговой базы могут уменьшить доходы на расходы. При этом очень важно, чтобы документы поставщиков были правильно оформлены.

Для целей гл. 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ). Однако конкретный перечень подтверждающих документов не установлен.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Для документов, форма которых не предусмотрена в указанных альбомах, предусмотрены следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

В связи с этим организации, применяющие УСН, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов соответствующими первичными документами (Письмо Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-02-04/1/58).

В Письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-11-05/310 указано, что при рассмотрении факта документального подтверждения расходов организацией, применяющей УСН, необходимо исходить из конкретной хозяйственной операции и учитывать, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены, т.е. оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого они были произведены, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Довольно часто при принятии расходов возникает вопрос о необходимости кассового чека.

Согласно ст. 5 Закона N 54-ФЗ организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны: применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти); выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки.

При этом суды указывают, что факт непостановки на учет контрольно-кассового аппарата лицами, принимающими денежные средства в уплату товара, не влечет за собой однозначного признания документа дефектным, т.е. составленным с нарушением закона. Нарушение контрагентами порядка регистрации ККТ является основанием для применения к ним мер административной ответственности, но не может служить основанием для непринятия в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по УСН, фактически произведенных налогоплательщиком затрат (Постановления ФАС Поволжского округа от 05.02.2008 N А65-1206/2007-СА3-47, ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2009 N А56-22392/2008, ФАС Уральского округа от 25.03.2009 N Ф09-1463/09-С3).

Кроме того, согласно п. 3.7 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденного Приказом Минфина России от 30.12.2005 N 167н, квитанция к приходно-кассовому ордеру используется в качестве первичного документа, подтверждающего факт оплаты основных средств и нематериальных активов.

Следовательно, организация вправе при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, учитывать в составе расходов, уменьшающих доходы, затраты, документально подтвержденные квитанцией к приходно-кассовому ордеру.

В Письме Минфина России от 21.02.2008 N 03-11-05/40 по этому поводу было сказано следующее.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг обязаны применять ККТ. В связи с этим расходы налогоплательщика, применяющего УСН, осуществленные за наличный расчет, на основании заключенных договоров и актов выполненных работ, а также выписанных счетов, счетов-фактур и квитанций к приходному кассовому ордеру могут быть учтены при определении налоговой базы только при наличии кассового чека.

Суды в данном вопросе поддерживают налогоплательщиков. В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 N А44-574/2007 указано, что для признания расходов в виде процентов по долговым обязательствам при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, кассовые чеки не требуются. Отсутствие контрольно-кассовых чеков при наличии иных документов не является доказательством того, что расходы не были осуществлены. Суд ссылается на то, что п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, установлено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на то письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Форма приходного кассового ордера (форма N КО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Таким образом, квитанция к приходному кассовому ордеру подтверждает факт принятия наличных денежных средств. Отсутствие в документе расшифровки подписей лиц, его подписавших, не является безусловным основанием для непринятия документа в качестве доказательства понесенных расходов.

Кроме того, при наличных расчетах за приобретаемые товары, работы, услуги следует иметь в виду, что согласно Указанию Банка России от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» предельный размер расчетов наличными деньгами в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, не должен превышать 100 000 руб.

Ю.Суслова

Аудитор

ООО «Аудит Консалт Право»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *