Положение о кадровом учете
Ведение кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам выполняет важные задачи:

• Определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации
• Утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства
• Четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать регламент работы по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.
Ведение документации по кадровому делопроизводству должно базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке регламента работы учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.
Регламент работы по кадровому делопроизводству в организации должен разрабатываться в целях упорядочивания документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Особенности кадрового делопроизводства заключается в установлении общих требований к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.
^ Регламент работы по кадровому делопроизводству содержит следующие разделы:

• Общие положения, содержащие назначение и цели инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
• Тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии
• Заключительные положения, определяющие момент вступления в силу регламента работы по кадровому делопроизводству
• Приложения включают максимальный справочно- иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.

Регламент работы по ведению кадрового делопроизводства прописывается в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.
Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:

• Организационные документы
• Документы по личному составу
• Информационно-справочные документы

К организационным документам относятся:

• Штатное расписание (Т3)
• Кадровая политика организации
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда и премировании сотрудников
• Положение о защите персональных данных работников
• Положение об оценке персонала
• Положение о работе отделов, входящих в структуру организации
• Должностные инструкции
• Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
• Положение об охране труда
• Инструкция по охране труда по профессиям
• Журнал инструктажа (ознакомление с инструкцией)
• Кодекс корпоративного поведения

К документам по личному составу относятся:

• Трудовой договор
• Книга регистрации трудовых договоров
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)
• Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5)
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а)
• График отпусков (форма Т-7)
• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
• Журнал регистрации о предоставлении отпусков
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (форма Т-8, Т-8а)
• Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а)
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (формаТ-10, Т-10 а)
• Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку
• Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
• Приказ (распоряжение) о поощрении (форма Т-11, Т-11 а)
• Приказ о полной материальной ответственности
• Личная карточка работника (форма Т-2)
• Табель учета рабочего времени (форма Т-13)
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
• Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61)
• Трудовая книжка
• Анкета (личный листок по учет у кадров)
• Дополнение к личному листку по учету кадров

К информационно-справочным документам относятся:

• Заявления
• Акты
• Докладные записки
• Объяснительные записки
• Уведомления

Необходимо обратить внимание на того, что кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.
^ ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

• Оформление приема на работу
• Порядок и сроки оформления документов
• Порядок оформления увольнения с работы
• Порядок оформления отпусков
• Порядок оформления перевода работника

1.Оформление приема на работу
1.1 Перечень необходимых документов:

• Трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними.
• Приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника
• Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника
• Личная карточка (форма Т-2) – учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера
• Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о профессиональном опыте
• Лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленного образца организации

1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации

1.3 Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
• Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу
• Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки
• Иные документы, необходимые для предоставления в соответствии с действующим законодательством РФ

1.4 При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной инструкцией, правилами трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.
2.2. Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции
2.3. Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
2.4 Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового договора с работником
2.5 Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника
2.6 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомление и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести необходимости нет.
2.7 со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.
2.8 Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.
2.9 После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров
2.10 Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.
2.11 Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 » об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.12 Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия
2.13 Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников
2.14 С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника
2.15 Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив
2.16 На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку
2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки
2.18 Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.19 Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
2.20 Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранении трудовой книжки работника
2.21 Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу
2.22 С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке
2.23 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»
2.24 Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу
2.25 Личные карточки хранятся в сейфе или запираемом шкафу
2.26 После документального оформлении я приеме работника на работу оформляется его личное дело
2.27 В состав документов личного дела работников входят следующие документы:

• Внутренняя опись документов дела
• Анкета
• Копия приказа о приеме на работу
• Копии документов об образовании
• Характеристики и рекомендательные письма
• Трудовой договор
• Справки о состоянии здоровья
• Фотографии

2.28 В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:

• Личные заявления работника ( в том числе о переносе очередного отпуска)
• Копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования
• Копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника
• Отзывы должностных лиц о работнике

2.29 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.
3. Порядок оформления увольнения с работы
3.1.Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:

• Заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений)
• Обходной лист, форма обходного листа утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц
• Приказ об увольнении
• Трудовая книжка
• Личная карточка
• Личное дело
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

3.2 Порядок и сроки оформления документов
При увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного договора 9ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.
3.3 Трудовой договор, может быть, расторгнут по соглашению сторон в любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора.
3.4 Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника с работы по составлению приказа.
3.5 Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 058.01.2004 № 1 «об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»
3.6 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется главным бухгалтером организации.
3.7 На подпись генеральному директору передается приказ об увольнении с визами указанных должностных лиц.
3.8 Приказ об увольнении подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия.
3.9 Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
3.10 С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело.
3.11 На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.
3.12 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
3.13 При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.
3.14 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.
3.15 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения. 3.16 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела кадров в его личную карточку.
3.17 В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.

3.18 В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.
3.19 По письменному заявлению работника специалист отдела кадров выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии приказов, справки о заработной плате и т.д.
4. Порядок оформления отпусков
Отпуска оформляются следующим комплектом документов:

• Заявление, составленное от руки
• График отпусков
• Уведомление о начале отпуска
• Табель учета рабочего времени
• Приказ о предоставлении отпуска
• записка-расчет

4.1.Порядок и сроки оформления документов
Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков.
4.2. График отпусков утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»
4.3 На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.
4.4 Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами отдела кадров и утверждается генеральным директором.
4.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.
4.6 Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».
4.7 Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела кадров в его личную карточку.
4.8 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.
5. Порядок оформления перевода работника
Существуют следующие виды переводов на другую работу

• перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя
• перевод на постоянную работу в другую организацию
• перевод в другую местность вместе с организацией

5.1 Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.
5.2 Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной необходимости.
5.3 Не является переводом на другую работу и требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, другое структурное подразделение этой же организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.
5.4 Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре.
5.5 На заявление проставляются визы руководителей.
5.6 Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

Положение об отделе делопроизводства и менеджмента качества «пл-20»

Общие положения

• Отдел делопроизводства и менеджмента качества (далее по тексту Отдел) является структурным подразделением ЗАО «ВолгоградНИПИнефть» (далее по тексту Институт).

• Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Института.

• В своей деятельности отдел руководствуется:

  • уставом предприятия;

  • настоящим положением;

  • законодательными и нормативными документами РФ;

  • нормативными документами системы менеджмента качества Института;

  • внутренними нормативными документами Отдела (см. Приложение 2).

• Структура

  • Отдел подчиняется генеральному директору и первому заместителю генерального директора Института.

  • Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом генерального директора.

  • Структуру и штатную численность Отдела утверждает генеральный директор Института.

  • Работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела.

• Задачи

  • Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению в Институте.

  • Организация работы в приемной. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив Института в соответствии с действующими государственными и внутренними нормативно-методическими документами.

  • Координация деятельности подразделений Института по развитию и постоянному улучшению результативности системы менеджмента качества.

  • Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

  • Обеспечение приема, сохранности, учета и выдачи документов архива.

  • Управление внутренней и внешней нормативной документацией.

  • Обеспечение сотрудников актуальной информацией, находящейся в компетенции отдела.

  • Обеспечение выполнения в установленном порядке заказов на переводы проектной документации, научно-технической и экономической литературы, информационно-рекламных и справочных материалов, а также предоставление переводчика для осуществления переводов при проведении симпозиумов, конференций, бизнес-встреч, совещаний.

  • Создание информационно – справочных систем для уменьшения трудозатрат на поиск информации. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

• Функции

  • Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставка по назначению. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

  • Осуществление организационно-распорядительной работы (оформление приказов, распоряжений, указаний, протоколов совещаний и т.д.).

  • Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

  • Мониторинг исполнения приказов, распоряжений руководства Института.

  • Регистрация, учет и архивирование поступающей геолого-технической информации, выполненных отчетов, нормативных документов.

  • Организация и проведение работ по развитию и постоянному улучшению результативности системы менеджмента качества Института.

  • Приобретение нормативных документов, литературы, периодических изданий.

  • Разработка и актуализация информационных и рекламных материалов об Институте.

  • Разработка и проектирование бланков документов.

  • Управление лицензиями на виды деятельности Института.

  • Организация контроля за работой с документами, правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях.

  • Перевод выполненной проектной документации, технической литературы, каталогов, проспектов, журналов.

  • Управление записями отдела (см. Приложение 3).

  • Повышение квалификации работников Отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства и менеджмента качества.

• Права

Отдел имеет право:

• Запрашивать от Заказчиков и структурных подразделений Института сведения, необходимые для работы отдела.

• Представлять на совещаниях Института предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

• Вносить предложения по улучшению взаимодействия подразделений Института.

• Участвовать в обсуждении планов, программ и результатов исследований Института.

• Требовать от руководства Института оказания содействия в исполнении им задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

• Ответственность

Отдел несет ответственность за:

• Ненадлежащее и несвоевременное выполнение задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

• Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

• Нарушение действующего законодательства.

• Невыполнение приказов, указаний и распоряжений по Институту.

• Разглашение конфиденциальной информации, являющейся коммерческой тайной Института.

• Сохранность принятых и выдаваемых для использования документов.

СОГЛАСОВАНО:

Первый заместитель генерального директора – представитель руководства по качеству		Калинин Вл.В.
		«____» ___________ 2012 г.

Приложение 1. Структура отдела

Перечень внутренней документации СМК отдела

1. Положение об отделе делопроизводства и менеджмента качества.

2. Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства и менеджмента качества.

3. Должностная инструкция менеджера систем документальных коммуникаций.

4. Должностная инструкция переводчика.

5. Должностная инструкция специалиста отдела делопроизводства и менеджмента качества.

6. Должностная инструкция секретаря.

7. Положение об уполномоченном по системе менеджмента качества.

8. Рабочая инструкция «Порядок регистрации и архивирование источников информации в базе данных».

9. Рабочая инструкция «Работа секретаря».

10. Рабочая инструкция «Письменный перевод документации».

Перечень регламентированных процессов отдела делопроизводства и менеджмента качества

Наименование	Код	Регламентирующий документ
Регистрация, учет и архивирование поступающей геолого-технической информации, выполненных отчетов, нормативных документов	ИН-15-РегАрх РИ-20-РБД	Инструкция «Регистрация и архивирование источников информации» Рабочая инструкция «Порядок регистрации и архивирование источников информации в базе данных»
Организация и проведение работ по внедрению и развитию системы менеджмента качества Института.	ПЛ-15-УК	Положение об Уполномоченном по СМК
Управление внешними и внутренними нормативными документами	ПР-4.2.3-УД	Процедура «Управление внешними и внутренними нормативными документами»
Закупка-приобретение канцелярских товаров, нормативной документации, литературы, периодических изданий (подписка)	ИН-10-3ак	Инструкция «Закупки»

Приложение 4. Перечень записей отдела делопроизводства и менеджмента качества.

Название записи	Место хранения	Срок хранения	Признак идентификации	Ответственный за ведение записи
Регистрация выдачи документов архива во временное пользование	ЭВ: F:\!Система Качества\!ОТДЕЛЫ\Делопроизводство и МК\ Журнал учета выдачи документов СМК и периодических изданий ЗАО ВолгоградНИПИнефть БВ: «Журнал учета выдачи документов СМК и периодических изданий ЗАО «ВолгоградНИПИнефть» Карточки на литературу, отчеты, архивные материалы	б/с 5 лет б/с	Номер документа, год, название	Менеджер систем документальных коммуникаций
Регистрация источников информации	ЭВ: F:\DB\_Registrator	б/с	Название региона, месторождения, площади	Менеджер систем документальных коммуникаций
Регистрация нормативных документов	ЭВ: F:\DB\_НД\!БазаНД	б/с	Обозначение, название, орган утверждения	Менеджер систем документальных коммуникаций
Отчет об архивировании	ЭВ: F:\ DB\ REGISTRATOR БВ: Папка «Регистрация Поступлений Источников Информации»	б\с 2 года	Номер поступления	Менеджер систем документальных коммуникаций
Приказы по СМК	ЭВ: F:\!Система Качества\!Действующие документы\10_Приказы по СМК БВ: Папка «Приказы по СМК»	б\с 5 лет	Номер приказа, назначение приказа, дата	Уполномоченный по СМК
Запись об ознакомлении с внутренней документацией	ЭВ: F:\!Система Качества\!ОТДЕЛЫ\Делопроизводство и МК\ Журнал регистрации инструктажа по СМК ЗАО ВолгоградНИПИнефть БВ: «Журнал регистрации инструктажа по СМК ЗАО ВолгоградНИПИнефть»	б\с 5 лет	Наименование, дата	Уполномоченный по СМК
Перечень одобренных поставщиков	ЭВ: F:\!Система Качества\!Действующие документы\09_Анализ поставщиков\Делопроизводство и МК БВ: папка «Внутренние нормативные документы СМК Института»	1 год 1 год	Вид закупки, поставщик	Уполномоченный по СМК
Протоколы о несоответствии	ЭВ: F:\!Система Качества\_Аудиты БВ: папка «Документы по аудитам СМК»	б\с 5 лет	Номер протокола	Уполномоченный по СМК
Регистрация входящего документа	ЭВ: F\DВ\Letter.mdb\Registrator БВ: Папка «Входящая корреспонденция»	б\с 5 лет	Номер, дата	Секретарь
Регистрация исходящего документа	ЭВ: F\DВ\Letter.mdb\Registrator БВ: Папка «Исходящая корреспонденция»	б\с 5 лет	Номер, дата	Секретарь
Организационно-распорядительный приказ	ЭВ: F:\_Delo\ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и МК\_ПРИКАЗЫ\ Приказы ВолгоградНИПИнефть БВ: папка «Приказы»	б/с 5 лет	Номер, дата	Секретарь
Заявки на канцелярские товары	ЭВ: F:\!Шаблоны документов\Служебная записка_Заявка БВ: папка «Канцтовары»	б\с 3 года	Наименование, дата	Секретарь
Заказы на приобретение канцелярских товаров	ЭВ: F:\!Шаблоны документов\Служебная записка_Заявка	б\с	Организация поставщик, название документа	Секретарь

Приложение 5. Формы журналов отдела:

1. Журнал регистрации инструктажа по СМК ЗАО «ВолгоградНИПИнефть»:

   Дата инструктажа	Фамилия, имя, отчество инструктируемого	Вид инструктажа (вводный, повторный, внеплановый и пр.)	Профессия, должность инструктируемого	Наименование подразделения, в которое направлен	Фамилия, инициалы, должность инструктировавшего	Подпись
   						инструктировавшего	инструктируемого

2. Журнал учета выдачи документов СМК и периодических изданий:

Журнал учета выдачи копий внутренних нормативных документов СМК:

№	Фамилия	Код документа	Название документа	Дата	Подпись

Журнал учета выдачи периодических изданий:

№	Фамилия	Название журнала	Год и номер издания	Получено		Возврат
				Дата	Подпись	Дата	Подпись

1. Карточка на литературу, отчеты, архивные материалы:

Год	Наименование	Рег. №
Дата	Пользователь	Возврат