Хранение документов в организации

Содержание

Хранение документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

  • временным (до 10 лет);
  • временным (свыше 10 лет);
  • постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

  • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
  • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
  • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
  • установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

  • при составлении номенклатуры дел;
  • при формировании дел;
  • при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
  • отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

  • документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

  • опись дел постоянного срока хранения;
  • опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.


Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Однако прежде чем это сделать, каждый документ нужно тщательно подготовить, то есть подвергнуть его архивной обработке (см. статья Архивная обработка).

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

  • имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
  • подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
  • подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
  • подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
  • сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
  • принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
  • бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
  • кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
  • паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
  • документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
  • которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
  • бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Хранение документов в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве. Понятие оперативного хранения

2. Современные средства оперативного хранения документов

3. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

4. Основные требования к хранению документов в организации

Заключение

Список использованных источников

Введение

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных или утерянных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.

Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:

— документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;

— фиксация информации на различных носителях;

— оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

— хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале — постоянно.

Таким образом, цель данной работы — проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве. Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. четко определить понятие оперативного хранения документов;

2. описать современные средства оперативного хранения;

3. выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;

4. изучить основные требования к хранению документов в организации;

Образующаяся в рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, документов организаций.

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве. Понятие оперативного хранения документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации — одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней — в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве — гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.

Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочной пластмассы, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

2. Современные средства оперативного хранения документов

Хранение документов осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие средства хранения.

— Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4.

— Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;

— Лоток-коробка отлично подходит для вертикального или горизонтального хранения документов на стеллажах или в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и стоимостью. При той же функциональности они позволяют экономить средства;

— Офис сшивка многократного использования. Предназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки-коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, доступны для оперативного накопления документов;

— Папка на резинках. Удобное раскрывание и закрывание. Прочная, надёжная конструкция;

— Архивная папка с завязками. Обеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект «провала» боковых стенок.

Использование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

Порядок хранения документов на машинных носителях.

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

3. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешением руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карта-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль. Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. На предприятии ведется учет документальных материалов по единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается социальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, при хранении в структурных подразделениях организации, для работы на дом. При работе с документами запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.

4. Основные требования к хранению документов в организации

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20-30лк ; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации — 100 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов — не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20єС), а относительную влажность воздуха — 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации.

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

В-третьих ,порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.

Рассмотрены: правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. Андреева В.И. «Делопроизводство» , 2005.

6. Замыцкова О.И. Делопроизводство для колледжей: 2001 .

7. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: 2003

8. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие — 2001.

9. Стенюков М.В. “Документы. Делопроизводство.”

Размещено на Allbest.ru

Система хранения бумажных документов

В процессе жизнедеятельности любой организации создается огромное количество административных, бухгалтерских, нормативных и кадровых бумаг. Для продуктивной работы компании чрезвычайно важен их строгий учет и продуманное хранение. Ситуация осложняется тем, что необходимо учитывать и хранить не только внутренние бумаги компании, но и созданные за ее пределами. Таким образом, суммированный объем информации, который необходимо обрабатывать, структурировать и систематизировать, чрезвычайно велик.

Проектирование четкой системы хранения бумаг компании — задача первостепенной важности и колоссальной сложности. Особенно трудно начинать это дело с нуля.

Основное назначение системы учета — обеспечить каждому специалисту компании возможность быстро найти нормативный акт, договор, приказ или закон, необходимый для повседневной работы. Вторая функция системы учета — освободить рабочее пространство офиса от ненужных в данный момент бумаг.

Проектирование системы хранения офисной документации стоит начать с анализа текущего состояния документооборота. Ответы на приведенные ниже вопросы помогут вам правильно определить особенности делопроизводства в компании:

Бумаги каких типов функционируют в организации?

В каких отделах компании потребность в системе учета наиболее высока?

Какой срок хранения является оптимальным?

В чем явные преимущества и недостатки существующей системы?

Практика показывает, что весь круг проблем, которые решаются путем оптимизации или реконструкции существующей системы учета и хранения, сводится к приведенному перечню наиболее частных недостатков:

Информация размещена не верно;

Структура системы данных отсутствует или не соблюдается;

Элементы системы неадекватны объективным реалиям;

Поиск по базе затруднен;

Порядок удаления устаревших данных не установлен;

Имеются дублирующие друг друга бумаги;

Классификация чрезмерно усложнена и имеет избыточное количество категорий.

Первым этапом проектирования системы учета и хранения документации фирмы должна стать разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень деловых бумаг, функционирующих в делопроизводственном цикле организации. В нем указывается срок их хранения, а в конце учетного года – их количество. С юридической точки зрения номенклатура дел является локальным нормативным актом. Данный акт помогает упорядочивать документацию согласно утвержденному регламенту.

На основе номенклатуры дел можно разрабатывать классификацию, определять ценность документов, проектировать систему поиска и формировать справочную картотеку, использовать в качестве основы для учета и составления описей.

Справка

В дальнейшем создание номенклатуры дел позволит достичь следующих целей:

  1. Провести систематизацию всех входящих и внутренних деловых бумаг организации;
  2. Сформировать дела из документов, имеющих сходные признаки;
  3. Создать классификатор дел;
  4. Произвести систематизацию единиц каждого раздела на основе приоритетов важности и сроков хранения.

Система хранения электронных документов

Переход от бумажного документооборота к электронному обеспечен современным уровнем развития технологий и обусловлен логикой развития информационного общества. Наиболее важной практической причиной перехода к электронной обработке документов стала необходимость оптимизации поиска необходимой информации и уменьшения времени на ее анализ.

Еще одной немаловажной причиной перехода на электронную систему обработки документации стала задача по сокращению потерь при хранении. Важные бумаги со временем ветшают и приходят в негодность, кроме того, они часто попросту теряются при выдаче во временное пользование. Цифровые копии документов призваны решить эти проблемы.

Справка

Итак, электронный документооборот позволяет:

  1. Организовать быстрый, удобный и настраиваемый поиск;
  2. Защитить бумаги от старения и потери;
  3. Производить оперативную систематизацию;
  4. Создавать отчеты по заданным критериям;
  5. Моментально передавать данные из одного отдела в другой.

Представление о том, что комплексы электронной обработки документов — это разновидность базы данных, не совсем верно. Это мощные программные комплексы, призванные решать большое количество повседневных задач любой современной компании:

Создание электронного архива и размещение его в общей базе данных предприятия;

Моментальный поиск по разным критериям — реквизитам, дате создания, ключевым словам и т.д.

Возможность редактирования электронных документов и выбора приложения для редактирования из огромного списка;

Автоматизация создания на основе шаблонов и макросов;

Возможности классификации и сортировки на основе разных критериев (актуальности, ценности).

Традиционно за минимальный компонент цифрового архив принимают электронное дело. Его структура аналогична бумажному делу. В общем виде оно содержит:

Файл внутренней описи всех компонентов дела;

Файлы в формате, регламентированным номенклатурой дел. Как правило, они расположены в одном из заданных порядков — хронологическом, алфавитном, по отправителями и т.п.

Файлы, хранящие электронные подписи.

Преимущества электронных комплексов учета и хранения документов неоспоримы, перечислим некоторые из них:

Справка

Накопление и управление корпоративной информацией происходит в оперативном режиме;

  1. Объем хранения данных практически неограничен;
  2. Многие прикладные задачи выполняются в автоматическом режиме;
  3. Стоимость хранения данных значительно ниже;
  4. Доступ к документации максимально оперативен;
  5. Потери данных минимальны.

Электронный комплекс данных не существует сам по себе, чаще всего, он встраивается в уже созданную систему документооборота. Благодаря этому комплексу решение многих прикладных задач организации решается в более короткий срок в автоматическом режиме.

Автоматизированная система хранения документов

В настоящее время все большее количество организаций внедряет у себя комплексы автоматизации делопроизводственных процессов. Компьютеры с установленными на них соответствующими программными комплексами используются не только для учета данных, но и для оптимизации самого широкого спектра офисных задач.

Проблемы, традиционно считавшиеся в классическом делопроизводстве рутинными, в настоящее время подвергаются автоматизации. Например, большой сложностью отличается процесс прохождения официальной бумаги по заданному маршруту, в котором принимает участие сразу большое количество сотрудников разных подразделений. Здесь велико влияние человеческого фактора: отсутствие одного сотрудника на рабочем месте может затормозить весь процесс, новые работники должны потратить время на освоение правил документооборота, документ часто по ошибке или невнимательности попадает не в тот отдел, правила согласования нарушаются.

Компьютерная система обработки документов позволяет снизить влияние человеческого фактора и решить проблемы, перечисленные выше, а также ряд других: проблему несанкционированного доступа, проблемы поиска и потери данных и даже практически свести к нулю расходы на уничтожение документов.

Как уже отмечалось выше, использование данного комплекса не ограничивается исключительно функцией хранения файлов, его возможности гораздо шире — он помогает решить многие организационные вопросы, например, согласование и утверждение рабочих процессов, обеспечить поиск нужных данных и разграничить доступ к документации. Благодаря внедрению и использованию компьютерных комплексов обработки документации значительно ускоряются следующие процессы:

Постановка задачи работнику;

Отслеживание процесса выполнения задачи и контроль сроков.

Получение информации от работников;

Осуществление параллельной и последовательной работы с документацией;

Транспортировка данных между подразделениями;

Введение протокола работы (истории изменений).

Автоматизация систем хранения дает возможность централизованного управления маршрутами прохождения входящей документации и оперативной обработки данных. Каждый этап следования документа может быть детально изучен с помощью отчетов о времени прохождения файла на этом участке. Данный подход облегчает выявление слабых мест в процессе делопроизводства.

Преимущества автоматизации обработки деловых бумаг неоспоримы. Экономический эффект такого подхода обусловлен не только увеличением скорости обработки данных, но снижением затрат на расходные материалы, сохранение и утилизацию деловой документации.

Системы хранения документов в архиве

Когда срок действия документа заканчивается, встает вопрос о передаче его на архивное хранение. Систематизация документации, обеспечивающая сохранение ключевых данных, — важный этап подготовки к архивированию. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет требования к архиву предприятия.

Согласно закону, руководство предприятия должно организовать систему архивного хранения и обеспечить сохранность документации в течение всего срока. Архив может быть оформлен как отдельное структурное подразделение или как отдел внутри службы ДОУ.

Справка

Основными задачами архива деловых бумаг являются:

  1. Формирование и комплектование;
  2. Проведение учета и обеспечение сохранности данных;
  3. Справочная работа;
  4. Контролирование использования архивных документов;
  5. Подготовка к передаче в муниципальный или федеральный архив.

Положение об архиве организации является локальным нормативным актом, который не только определяет функции и статус архива, но и состав деловых бумаг, которые надлежит хранить в данном структурном подразделении.

Справка

Перечислим основные функции архивного отдела, которые регламентируются данным Положением:

  1. Составлять перечень источников формирования фонда;
  2. Принимать документы от подразделений компании и внешних организаций;
  3. Проводить экспертизу ценности;
  4. Проверять правильность оформления дел;
  5. Составлять номенклатуру дел;
  6. Оказывать необходимую методическую и практическую помощь сотрудникам фирмы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *