Учет особо ценного имущества

Согласно п. 10 ст. 9.2. Закона 7-ФЗ Бюджетное учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом (далее ОЦДИ), закрепленным за ним собственником или приобретенным бюджетным учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение такого имущества, а также недвижимым имуществом. Учредителями учреждений разрабатываются нормативно-правовые акты об определении видов ОЦДИ (п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 N 538). Так Департаментом образования г. Москвы приказом № 265 от 08.04.2011 г. установлен перечень условий, при соблюдении которых имущество бюджетного учреждения относится к ОЦДИ. Согласно данному перечню в состав ОЦДИ подлежат включению:

• движимое имущество учреждений, балансовая стоимость которого составляет 100000,00 руб. и более;
• движимое имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе музейные коллекции и предметы, находящиеся в собственности города Москвы и включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, библиотечные фонды, отнесенные в установленном порядке к памятникам истории и культуры, документы Архивного фонда Российской Федерации (п. 2 Приказа Департамента образования г. Москвы от 08.04.2011 N 265)

Также в приложение к вышеуказанному приказу определены критерии движимого имущества учреждения, относящееся к ОЦДИ независимо от его балансовой стоимости, без которого осуществление деятельности бюджетного учреждения будет затруднено или невозможно. К такому имуществу в бюджетном учреждении относится:

• необходимое для осуществления видов деятельности, определенных уставом бюджетных учреждений, отсутствие которого приведет к прекращению деятельности указанных учреждений, восполнение которого не представляется возможным в связи с уникальностью и (или) отсутствием достаточных средств у бюджетных учреждений на его приобретение;
• необходимое для обеспечения безопасности содержания и эксплуатации радиационных, химических и (или) биологически опасных объектов, а также содержания, охраны жизни и здоровья обучающихся и работников, воспитанников, в том числе для организации питания, медицинского обслуживания, отсутствие которого приведет к прекращению деятельности бюджетных учреждений, восполнение которого не представляется возможным в связи с уникальностью и (или) отсутствием достаточных средств у бюджетных учреждений на его приобретение;
• отнесенное к исключительным правам.

Также Департаментом образования г. Москвы приказом № 304 от 12.05.2012 г. утвержден порядок ведения перечней ОЦДИ (далее Перечень). Перечень формируется на основании сведений бухгалтерского учета учреждения. Включает в себя информацию: о полном наименовании объекта, отнесенного в установленном порядке к особо ценному движимому имуществу; его балансовой стоимости и об инвентарном номере объекта (п. 2 приказа № 304 от 12.05.2012 г.). Решение об утверждении Перечня оформляется приказом Департамента образования города Москвы отдельно по каждому учреждению.

Ведение Перечней осуществляется как на бумажном носителе, так и в автоматизированной информационной системе Департамента образования города Москвы (АИС) «Бюджет 21 — ОЦДИ».

Ответственность за полноту и достоверность сведений, содержащихся в Перечне, несет руководитель учреждения.

Отражение ОЦДИ в учете

ОЦДИ отражается на следующих счетах бухгалтерского учета:

• 0 101 20 000 «Основные средства — особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 0 102 20 000 «Нематериальные активы — особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 0 105 20 000 «Материальные запасы — особо ценное движимое имущество учреждения».

Согласно планируемым изменениям в Инструкцию по бухгалтерскому учету для бюджетных учреждений № 174н, перемещение из категории движимого имущества в состав ОЦДИ отражается следующими бухгалтерскими записями:

• по дебету соответствующих счетов аналитической группы синтетического учета счета 0101.20.000 и кредиту счета 0.401.10.172, с одновременным отражением по дебету счета 0.401.10.172 и кредиту соответствующих счетов аналитической группы синтетического учета счета 0.101.30.000.

Сведения о произведенных изменениях необходимо отражать в регистре бухгалтерского учета – Инвентарной карточке учета нефинансовых активов по соответствующему объекту основного средства.

Кроме того бюджетное учреждение формирует расчеты с учредителем. Инструкцией № 157 н для этих целей предусмотрен счет 0 210 06 000 «Расчеты с учредителем». Данные расчеты отражаются бухгалтерской записью по дебету 0.401.10.172 и кредиту 0.210.06.000 на сумму балансовой стоимости принятых к учету ОЦДИ закрепленных за бюджетным учреждением собственником этого имущества или приобретенных учреждением за счет выделенных собственником средств. Изменение показателей, отраженных на счете 0 210 06 000, осуществляется с периодичностью, установленной учреждением по согласованию с учредителем, но не реже чем один раз в год при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Списание ОЦДИ

Порядок согласования списания ОЦДИ бюджетного учреждения также должен быть определен учредителем. Рассмотрим алгоритм действия бюджетного учреждения, подведомственного Департаменту образования г. Москвы при списании ОЦДИ.

1 шаг. Бюджетное учреждение представляет обращение на имя первого заместителя руководителя департамента образования г. Москвы в ГКУ Дирекцию ДОгМ, с приложением заверенных подписью руководителя и печатью копии следующих документов (п.2. Приказ ДОгМ от 16.06.2015 N 304):

• перечень объектов основных средств, списание которых подлежит согласованию;
• копия инвентарной карточки учета объекта основных средств;
• копия заключения о техническом состоянии объекта основных средств;
• копия приказа о создании постоянно действующей комиссии по списанию объектов основных средств;
• копия протокола постоянно действующей комиссии по списанию объектов основных средств о невозможности восстановления объекта либо нецелесообразности его восстановления.

2 шаг. ГКУ Дирекция ДОгМ рассматривает обращение в течение 15 календарных дней с даты регистрации и направляет проект письма Департамента образования города Москвы о согласовании списания ОЦДИ первому заместителю руководителя Департамента образования г. Москвы.

3 шаг. После согласования проекта решения Департамента образования города Москвы о списании имущества либо с даты, когда указанное согласование считается полученным, ГКУ Дирекция ДОгМ информирует бюджетное учреждение о согласовании списания

4 шаг. Производится списание ОЦДИ с балансового учета.

Ирина Баринова

Методолог отдела контроля качества услуг и методологии

Ирина Баринова

Методолог отдела контроля качества услуг и методологии

Интеркомп ЦБУ

Учитываем оцди правильно

Для осуществления уставной деятельности бюджетные и автономные учреждения наделяются находящимся в государственной собственности особо ценным движимым имуществом (ОЦДИ). Соответственно, каждое учреждение обязано вести учет по его эксплуатации, вследствие чего появились многочисленные кустарные приложения, электронные таблицы и т.д.

Опыт работы в многочисленных приложениях по учету ОЦДИ показал, что зачастую такие приложения имеют ряд неудобств: в связи с тем, что большинство из них являются не отдельными самостоятельными программами, а лишь маленькой частью в большом комплексе, они не учитывают ряда особенностей, необходимых для полноценной работы с особо ценным движимым имуществом. Так, данные приложения можно разделить на несколько групп в зависимости от их недостатков:

• приложения, сложные в использовании — для корректной работы в них необходимо запоминать сложные длинные комбинации горячих клавиш;
• трудозатратные приложения — около 90 процентов информации необходимо заносить вручную раз за разом;
• «недальновидные» приложения — имеющие недостатки контроля корректности вводимых данных, то есть не позволяющие провести проверку без помощи самостоятельной ручной сверки всех данных бухгалтером;
• приложения, лишенные гибкости — то есть не имеющие возможности индивидуализировать процесс под нужды данного конкретного пользователя либо не учитывающие запросов вышестоящих организаций;
• приложения, обладающие всеми перечисленными недостатками.

Ошибки учета ОЦДИ

Среди типичных ошибок, допускаемых при учете ОЦДИ, можно выделить следующие:

• амортизационные начисления происходят без нарастающего итога или вовсе снижаются с каждым месяцем;
• итоговая балансовая стоимость всех средств завышена по причине случайного дублирования средств ОЦДИ в отчете;
• при занесении в базу новых средств ОЦДИ указывается неверное обоснование поступления;
• капитальный ремонт или модернизация средств ОЦДИ некорректно отражены в учете из-за отсутствия информативности программы в процессе проведения данных операций;

и многое другое.

Накопившиеся за год ошибки дают о себе знать при сдаче годового отчета. Найти ту самую ошибку (или несколько ошибок) вручную за короткий срок в ворохе документов крайне сложно.

Каждый бухгалтер имеет немалый список обязанностей помимо ведения учета средств ОЦДИ и несет огромную ответственность за совершаемые операции. Цена ошибок, допущенных при неправильном ведении бухгалтерского учета, определена в Налоговом кодексе, и эту цену платить приходится и руководителям организаций, и бухгалтерам.

Проблема всех этих ограниченных в своем функционале приложений заключается в том, что они не несут в себе всех тех функций, которые так важны для грамотного учета. Это происходит потому, что они являются частью целых программ, и без того перегруженных прочими функциями, и если нагрузить их еще больше, они просто перестанут работать.

Выходом из этого непростого положения может служить наем еще одного сотрудника в отдел бухгалтерии для того, чтобы он постоянно занимался сверкой всех подобных приложений (что крайне затратно, особенно для маленьких организаций), либо покупка не приложения, а отдельной самостоятельной системы, которая будет выполнять все эти функции сама.

Программное решение учета ОЦДИ

Проанализировав опыт своих коллег и учтя все пожелания бухгалтеров, компанией ООО «НПЦ «Бюджет-21» при поддержке Департамента образования г. Москвы в 2011 г. был реализован проект самостоятельной автоматизированной информационной системы по ОЦДИ (далее — АИС «Бюджет-21 — ОЦДИ»). На данный момент свыше 4000 пользователей бюджетных учреждений успешно работают в этой системе. АИС «Бюджет-21 — ОЦДИ» предназначена для учета и контроля использования и передачи движимого имущества, относящегося в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2010 г. N 538 к категории «особо ценное движимое имущество».

Клиентские приложения реализованы в виде Windows-приложений и веб-приложений и взаимодействуют с сервером приложений через средства сети Интернет.

Веб-приложение обеспечивает работу с документами из любого места (например, офисный компьютер, домашний компьютер, мобильный компьютер), имеющего доступ к сети Интернет.

Windows-приложение дополнительно к основным операциям по работе с документами предоставляет возможности администрирования системы, а также конструирования новых форм документов.

В зависимости от условий функционирования возможны различные конфигурации АИС «Бюджет-21 — ОЦДИ». Сетевая конфигурация наиболее полно представляет возможности системы по централизованному управлению сбором и консолидацией отчетности по ОЦДИ. Учитывая различные возможности организаций по использованию сети Интернет, предлагаются локальная конфигурация АИС, реализующая функционал на одном рабочем месте, а также смарт-конфигурация, совмещающая возможности локальной конфигурации с возможностью синхронизации данных с сетевыми компонентами по установленному графику при ограниченном доступе к сети.

Среди основных преимуществ этой системы особенно хочется отметить такие, как простота, доступность, ненавязчивость, а также строгое соответствие правовым нормативам. Благодаря таким простым, но в то же время обязательным особенностям, работа в системе проста «как дважды два» для всех ее пользователей, независимо от уровня их владения ПК.

АИС «Бюджет-21 — ОЦДИ» написана людьми для людей, работать в ней легко и удобно, всю необходимую информацию можно занести в программу достаточно быстро, все определенные Департаментом образования г. Москвы соотношения проверяются автоматически и сигнализируют пользователю не просто о том пункте, в котором допущена ошибка, но и в чем эта ошибка заключается!

Преимущества АИС «Бюджет-21 — ОЦДИ»:

• Централизация всех данных в единой базе данных.
• Оперативность доступа к данным всех структурных подразделений организаций, в том числе территориально распределенных.
• Простая масштабируемость и гибкость программы в условиях активной реорганизации подведомственных учреждений ведут к сокращению экономических затрат и экономии времени в случае изменения структуры подведомственных организаций.
• Активное использование функций автозаполнения при подготовке документов позволяет сократить трудозатраты конечных пользователей.
• Встроенный конструктор форм отчетных документов с удобным интерфейсом позволяет легко создавать и модифицировать отчетные формы в соответствии с изменяющимися нормативными требованиями.
• Возможность автоматического оповещения пользователей о поступлении отчетов в АИС по электронной почте.
• Обеспечение предоставления прав доступа пользователям в соответствии с выполняемыми ими функциями и закрепленными за ними зонами ответственности.
• Встроенные система обмена сообщениями между пользователями АИС и система регистрации предложений и вопросов пользователей в режиме реального времени.
• Функция внутреннего контроля вводимых данных дает возможность предупреждать возникновение ошибок до того, как документ будет принят к проверке вышестоящей организацией.
• Контроль пользовательской дисциплины структурных подразделений организаций по подготовке документов учета ОЦДИ.
• Повышение безопасности данных за счет их хранения на сервере, что существенно снижает риски утраты данных или их потери из-за вирусных атак.
• Централизация администрирования: все прикладное программное обеспечение для пользователей размещено на сервере и контролируется системным администратором.
• Повышение экономической эффективности за счет снижения стоимости владения системой, сокращения инвестиций в ИТ-инфраструктуру, сокращения затрат на модернизацию (за счет независимой масштабируемости серверов баз данных и серверов приложений), а также экономия потребляемой электроэнергии.
• Использование эффективного механизма работы со словарями и классификаторами в веб-клиентах существенно ускоряет ввод значений отчетных показателей и других параметров.
• Существенное сокращение времени подготовки, сбора и формирования отчетности по ОЦДИ.

А.В.Никитин

Начальник

отдела информационных технологий

НПЦ «Бюджет-21»