Расходы на ГСМ

Как списывать ГСМ по арендованной автомашине? (И.Агуцкова, 11 сентября 2013 г.)

  • Корреспонденты на фрагмент
  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки
  • Судебные решения

И.Агуцкова, зам. гл. бухгалтера ТОО «Геофизическая компания «Каспий»

КАК СПИСЫВАТЬ ГСМ ПО АРЕНДОВАННОЙ АВТОМАШИНЕ?

Как правильно оформить документально: работники предприятия (руководитель, начальник отдела) берут автомобиль ТОО заправляют его за свой счет, надо ли учитывать километраж, надо ли выдавать путевой лист? ТОО арендует машину у другого ТОО (АО), в штате есть водитель который ездит на этой машине, но очень часто водитель уезжает в командировку, поэтому берут руководители, чеки теряют.

Комментарии. Так как Вы являетесь арендатором транспортного средства, то в бухгалтерском учете предусмотрены следующие проводки:

Д-т

К-т

Списаны ГСМ, моторные масла, запасные части, и т.д.

Акцептован счет-фактура арендодателя на оплату арендного платежа по арендованному автотранспорту. Отнесены на расходы услуги (например по ремонту арендованного авто)

На сумму НДС

1030, 1010

Оплата согласно выставленным счетам-фактурам

Арендованной машиной кроме водителя пользуются и руководители Вашего предприятия. Затраты по автотранспорту возмещаются согласно предоставленным документам. Если документы утеряны, то в Учетной политике Вашего предприятия должно быть прописано оформление таких затрат. Например:

1. Приказом по предприятию, провести их как возмещение затрат через заработную плату, при этом необходимо удержать все налоги и отчисления, так как это будет доходом сотрудника (руководителя). Приходовать и списывать такие затраты как обычные Вы не можете, так как нет первичного документ.

2. Списать затраты как не идущие на вычеты, за счет чистой прибыли.

Нормы списания ГСМ. Количество бензина и дизтоплива, подлежащих списанию с подотчета водителей, определяется Компанией на основании линейных норм расхода автомобильного топлива, утвержденных нормативным документом РК: Правилами по нормированию расхода топливо — смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники, где определены базовые нормы расхода.

Компания имеет право:

— разработать нормы расхода ГСМ и закрепить их внутренним документом Компании для собственных видов автотранспорта на основе предложенных Правилами линейных норм с учетом поправочных коэффициентов, предусмотренных названными Правилами на климатические, дорожно-транспортные, географические и других эксплуатационные факторы. По тем видам автотранспорта, по которым не предусмотрены Правилами базовые нормы расхода топлива, нормы расхода устанавливаются Компанией на основании данных, указанных в паспорте автомобиля, или хронометражных замеров, произведенных и утвержденных самой Компанией.

— обратиться к компетентной (специализированной) организации для разработки норм расхода ГСМ для различных видов автотранспорта Компании.

Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше расхода ГСМ, исчисленного по нормам.

Определение нормируемой величины расхода ГСМ производится на основании обработанных Путевых листов и учетных листков работы спецтехники (Определяются как внутренние документы Компании). Возможно в течение месяца ведение накопительной ведомости по расходу ГСМ по каждому автомобилю, с внесением данных о расходе ГСМ из путевых листов. Выбор внутреннего документа для итогового учета ГСМ каждая Компания оставляет за собой.

Можно рассчитать часовой расход топлива и применить к нему количество отработанных машино-часов, можно сделать анализ путевых листов и рассчитать пробег по ним (то есть если известны пункты куда ездил водитель, а они должны быть прописаны в путевых листах, то можно с нормальной точностью рассчитать сколько машина проехала километров, так как расстояние от одной точки до ругой водителям всегда известно), для таких случаев Вы вправе разработать самостоятельно метод определения количественного списания топлива. Либо просто списывать по факту заправки автомобиля. Если у Вас будет сверхнормативное списание ГСМ на расходы, то его необходимо обосновать Рапортом (объяснительной), который предоставляется водителем, подписывается начальником цеха и направляется уполномоченному лицу для принятия решения.

Основанием для списания бензина является путевой лист и документы, подтверждающие расходы на приобретение бензина подотчетными лицами. Чек ККМ АЗС без счет-фактуры также будет являться подтверждающим документом по расходам на бензин.

У Вас должно быть:

1. Путевой лист подтверждающий места поездок

2. Акт о неисправности спидометра

3. Документы по заправке автомобиля

4. Акт по остаткам топлива в баке на начало и на конец

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *