Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении

Порядок проведения инвентаризации в бюджетной организации Текст научной статьи по специальности «Финансовая наука. Денежные и налоговые теории. Кредитно-финансовые институты»

УДК 336.717.6 ББК 65.052.207 С 32

Л.А. Сергеева

Кандидат педагогических наук, главный бухгалтер Адыгейского государственного

университета. Тел. (8772) 593-717.

Порядок проведения инвентаризации в бюджетной организации

(Рецензирована)

Аннотация: В статье рассматриваются особенности проведения инвентаризации в организациях бюджетной сферы. Подробно описывается, как правильно проводить инвентаризацию, отражать ее результаты и соблюдать требования трудового законодательства при взыскании недостач с виновного лица.

Ключевые слова: инвентаризация, бюджетный учет, инвентаризационная комиссия, первичные документы, излишки, недостачи, виновное лицо.

L.A. Sergeeva

Candidate of Pedagogy, Chief Accountant of Adyghe State University. Ph. : (8772) 593-717.

Order of carrying out inventory in the budgetary organization

Инвентаризация — это проверка, оценка и документальное подтверждение фактического наличия числящегося на балансе имущества учреждения данным бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится путем подсчета, описания, взвешивания, взаимной сверки, оценки имущества.

Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств утверждаются приказом об учетной политике организации. Результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без пропусков или изъятий (п. 5 ст. 8 Закона).

Согласно п. 7 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету», инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением (органом казначейства, финансовым органом) в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации .

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

В свою очередь, порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых

обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49.

В некоторых случаях проведение инвентаризаций в бюджетном учреждении обязательно. Они перечислены в статье 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально-ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризацию в бюджетном учреждении проводят в несколько этапов.

Подготовительные мероприятия (основные):

— составление приказа о проведении инвентаризации по форме, утвержденной Приложением 1 к Методическим указаниям;

— назначение инвентаризационной комиссии;

— определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

— разработка внутренней инструкции;

— получение расписок от материально-ответственных лиц;

— определение остатков имущества и обязательств по учетным данным и т.п.

Для проведения инвентаризации в каждом бюджетном учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а в крупных организациях и учреждениях — еще и рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссий обязательно включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а также могут быть включены представители службы внутреннего аудита (внутреннего контроля) и независимых аудиторских организаций. Поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными, следует включать в состав комиссий только тех лиц, которые ответственно подойдут к исполнению возложенных на них обязанностей.

Персональный состав инвентаризационных комиссий должен быть утвержден руководителем учреждения, причем соответствующий приказ (постановление, распоряжение) необходимо зарегистрировать в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока ее проведения.

Перед началом инвентаризации должен быть оформлен приказ о ее проведении с указанием членов комиссии, сроков проведения инвентаризации и перечня имущества и обязательств, подлежащих проверке. Этот приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации .

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «…» (дата)». Эта запись послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу инвентаризации.

Натуральная (вещественная) и документальная проверка:

— выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет ценностей;

— использование данных о существующих оценках имущества и обязательств;

— оформление актов инвентаризации и инвентаризационных описей.

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению (лаборатория, класс, мастерская и т.п.) и по каждому материально-ответственному лицу.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сравнительно-аналитические мероприятия:

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

— проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета;

— выявление расхождений;

— составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений данных фактического наличия с учетными данными;

— подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации.

Заключительные мероприятия:

— оформление ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией;

— внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации;

— издание приказа руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к административной ответственности виновных лиц .

Оформление результатов инвентаризации производится при помощи первичных документов — инвентаризационных описей, ведомостей, актов и т.д. В бюджетных учреждениях в ходе проведения инвентаризации заполняются первичные документы, формы которых утверждены приказом Минфина России от 23.09.2005 № 23н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Для каждого объекта учета предусмотрены соответствующие формы инвентаризационных описей, например:

— ф. 0504082 «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств»;

— ф. 0504087 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов»;

— ф. 0504088 «Инвентаризационная опись наличных денежных средств»;

— ф. 0504089 «Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»;

— ф. 0504091 «Инвентаризационная опись расчетов по доходам»;

— ф. 0504086 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов»;

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

— ф. 0504092 «Ведомость расхождений по результатам инвентаризации».

Следует отметить, что полное соответствие учетных данных содержанию первичных документов не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и их отражении в учете не было допущено нарушений. Эти нарушения могут быть вызваны разными причинами. Например: ошибки в учетных записях в результате неправильного оприходования материальных ценностей; различного рода злоупотребления (обмеры, обвесы, хищения и пр.); изменения количественного и качественного состояния товарно-материальных ценностей вследствие естественного природного воздействия и т.п. Чтобы избежать разного рода ошибок, инвентаризацию необходимо правильно организовать и провести, подготовить всю необходимую

документацию, своевременно и грамотно отразить результаты.

После того как фактическая проверка наличия ценностей завершена и инвентаризационные описи подписаны всеми членами комиссии и материальноответственными лицами, они передаются в бухгалтерию, где производятся таксировка (оценка описанных ценностей в денежном выражении) и сверка данных о фактическом наличии имущества (по описям) с учетными данными (по бухгалтерским регистрам).

В случаях выявления расхождений между фактическими и учетными данными составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. № 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), должны быть составлены отдельные сличительные ведомости.

После этого инвентаризационная комиссия вносит предложения о регулировании выявленных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Однако окончательное решение о порядке урегулирования расхождений принимает руководитель учреждения.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации является основанием для составления комиссией Акта о результатах инвентаризации (ф. № 0504835). Данный акт должны подписать все члены комиссии, а утвердить его должен руководитель учреждения.

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

— излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма у бюджетных организаций зачисляется на увеличение доходов от реализации активов;

— недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц, а если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются у бюджетной организации на уменьшение доходов от реализации активов .

В случае если в результате инвентаризации обнаружены излишки материальных ценностей, они должны быть оприходованы исходя из их рыночной стоимости на момент обнаружения. В соответствии с пунктом 13 Инструкции № 148н под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бюджетному учету.

Чаще всего возникновение излишков связано с ошибками при оприходовании или при отпуске ценностей. При оприходовании излишков дебетуется соответствующий счет бюджетного учета имущества с учетом признака вида деятельности и кредитуется счет 040101180 «Прочие доходы».

Списание недостач в бюджетном учете производится с использованием счета 040101172 «Доходы от реализации активов», в дебет которого списывается балансовая стоимость недостающих ценностей, а в кредит относится сумма взыскиваемого с виновных лиц ущерба. Для расчета по возмещению ущерба предназначен счет 020900000 «Расчеты по недостачам», к которому предусмотрены счета аналитического учета в зависимости от характера недостач.

В случае обнаружения недостачи бухгалтер должен в первую очередь определить, применяются ли нормы естественной убыли. Если применяются, то необходимо списать недостающие ценности в пределах норм естественной убыли с бюджетного учета в дебет счета 210604340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» с кредита счетов 210501440 — 210507440 в зависимости от видов недостающих ценностей.

Далее нужно списать недостающие ценности сверх естественной убыли с бюджетного

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

учета. Если обнаружена недостача материальных запасов сверх норм естественной убыли, их балансовая стоимость списывается в дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов» с кредита соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы».

Если обнаружена недостача основных средств, сначала следует списать сумму амортизации: дебет счета 010401410 — 010408410 «Уменьшение стоимости

(соответствующего вида основных средств) за счет амортизации» с кредита счета 010101410

— 010108410 «Уменьшение стоимости (соответствующего вида основных средств)». Далее остаточная стоимость, сформированная на соответствующем аналитическом счете 010100000 «Основные средства», подлежит списанию в дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

Аналогичным образом нужно поступать и при обнаружении недостач нематериальных активов — амортизация списывается с дебета счета 010408420 «Уменьшение стоимости нематериальных активов за счет амортизации» в кредит счета 010201420 «Уменьшение стоимости и материальных активов», а остаточная стоимость списывается с кредита счета 010201420 «Уменьшение стоимости нематериальных активов» в дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

После отражения в бухгалтерском учете недостачи сверх норм естественной убыли необходимо составлять дальнейшие бухгалтерские записи по ее урегулированию, установив при этом виновное лицо.

Обычно виновниками недостачи являются материально-ответственные лица, которым были вверены эти ценности и с которыми заключен договор о полной материальной ответственности. Если виновные лица установлены, руководитель организации принимает решение о взыскании суммы недостачи с виновного лица. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа).

На практике может сложиться ситуация, когда виновное лицо не выявлено либо во взыскании недостачи отказано судом. Чаще всего отсутствие виновного лица имеет место в случае кражи имущества учреждения.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работникам работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (ст. 247 Трудового кодекса РФ). Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Руководитель учреждения может уполномочить инвентаризационную комиссию осуществлять такую проверку. Проверка должна быть проведена в обязательном порядке, и в дальнейшем работник (или его представитель) имеет право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в установленном порядке. И если работник докажет, что проверка, предусмотренная статьей 247 Трудового кодекса РФ, не проводилась или проводилась с нарушениями, и, как следствие, его вина в возникновении ущерба не доказана (не документирована), суд может отказать во взыскании ущерба с работника.

Для установления причины возникновения ущерба с работника необходимо истребовать письменное объяснение. Если работник отказывается или уклоняется от предоставления такого объяснения, необходимо составить соответствующий акт, который затем приобщается к материалам проверки. Именно материалы такой проверки служат обоснованием правомерности взыскания с работника сумм причиненного ущерба, как в добровольном, так и в судебном порядке .

При наличии договора о полной материальной ответственности работодатель не всегда имеет возможность полностью взыскать всю сумму ущерба без обращения в суд.

Согласно статье 248 ТК РФ, по распоряжению работодателя производится взыскание с виновного работника только той части суммы причиненного ущерба, которая не превышает его среднего месячного заработка. Причем такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера

причиненного работником ущерба.

Если работник добровольно согласен возместить причиненный работодателю ущерб (полностью или частично), в том числе и в сумме, превышающей его средний месячный заработок, то обращаться в суд не придется. Однако если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, равно как и в случае, если месячный срок для издания распоряжения о взыскании суммы ущерба с работника уже истек, — взыскание может осуществляться только судом.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (Ст. 138 ТК РФ). Причем эти 20% рассчитываются не от общей величины начисленных сумм, а от величины чистого дохода за вычетом НДФЛ, удержанного из начисленных работнику сумм.

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

Отражение задолженности виновника по возмещению ущерба, причиненного учреждению в результате недостачи, сопровождается начислением дохода в размере взыскиваемой с виновника суммы, который полностью или частично перекроет сумму ущерба (балансовую стоимость недостающих ценностей). Сумма взыскания относится — в зависимости от вида деятельности — с кредита счета 040101172 «Доходы от реализации активов» в дебет счетов:

— 020901560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств» — при взыскании с виновного лица суммы недостачи основных средств;

— 020902560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов» — при взыскании с виновного лица суммы недостачи нематериальных активов;

— 020904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов» — при взыскании с виновного лица суммы недостачи запасов.

Если виновное лицо погашает недостачу путем внесения денежных средств в кассу учреждения, то составляется запись:

Дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»

Кредит счетов 020901660 — 020905660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам (соответствующих видов активов).

В случае погашения недостачи имуществом, необходимо оприходовать имущество, полученное от виновного лица, и одновременно списать погашенную задолженность виновника. Принятие к бюджетному учету имущества, поступающего в натуральной форме в возмещение ущерба, причиненного виновным лицом, отражается записями:

Дебет счетов 010101340 — 010109340 «Увеличение стоимости (соответствующего вида основных средств), 010501340 — 010507340 «Увеличение стоимости (соответствующего вида материальных запасов)

Кредит счета 040101172 «Доходы от реализации активов»

Одновременно отражается погашение задолженности виновника бухгалтерской записью:

Дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит счета 020901660 — 020905660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам… (соответствующих видов активов).

Обеспечение достоверности данных бюджетного учета и контроль за имуществом, активами и обязательствами в бюджетных учреждениях — это не только одна из основных задач бухгалтерии бюджетного учреждения. Инвентаризация имущества, активов и обязательств бюджетных учреждений — еще и средство информирования государства об эффективности инвестиций в такие значимые сферы государственного влияния, как здравоохранение, образование, культура, управление, которые выполняют социальнозначимые для государства функции — защиту и обеспечение прав населения.

Примечания:

Не можете найти то что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

1. Инструкция по бюджетному учету: утв. Приказом МФ РФ от 30 декабря 2008 г. №. 148н. // СПС КонсультантПлюс. М., 2010. Загл. с экрана.

2. Балдина С.В. Бюджетный учет в Российской Федерации. М.: МЦФЭР, 2007.

3. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. М.: Проспект, 2008.

4. Мизиковский Е.А., Маслова Т.С. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. М.: Магистр, 2008.

5. Шишкоедова Н.Н. Инвентаризация: особенности организации, проведения и бюджетного учета // Советник бухгалтера бюджетной сферы. 2009. №10.

Новая Инструкция по бюджетному учету
Инвентаризация имущества и финансовых обязательств бюджетной организации

Бюджетные организации: бухучет и налогообложение 3 за 2005 год В течение 2005 года, в срок до 1 октября, все бюджетные организации обязаны перейти на новый План счетов бюджетного учета и вести учет в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету (далее – Инструкция № 70н), которая изменила принципы учета материальных ценностей и финансовых обязательств.

Конечно, в практике законодательства о бухгалтерском учете имеются случаи, когда сроки перехода на новый план счетов продлялись. Так было с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, на основании которого ведут учет коммерческие структуры. Первоначально его применение было обязательно с 1 января 2001 года, затем Минфин, исходя из сложившихся фактов и условий, разрешил организациям, которые не имели возможности провести необходимую подготовку, осуществить переход с 1 января 2002 года.

Однако не стоит рассчитывать на такой поворот событий и лучше раньше, чем позже, подготовится к переходу на новый План счетов бюджетного учета. И, как учит нас история, переход надо начинать с проведения полной и сплошной инвентаризации, в ходе которой подтверждается (или не подтверждается) достоверность данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества и финансовых обязательств организации.

Новая Инструкция в отличие от Инструкции № 107н не содержит правил проведения инвентаризации. Ее разработчики решили не переписывать положения законодательства по бухгалтерскому учету, которые нужно соблюдать при проведении инвентаризации, и отсылают к регулирующим их нормативным правовым актам Минфина.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации (п. 7 Инструкции № 70н).

Такими нормативными правовыми актами является Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания).

Статья 12 указанного закона гласит:

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Методические указания разрешают проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Кроме того, в районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить проведение инвентаризации ей.

Комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Также она проверяет правильность результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации своим приказом, который нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23). Учитывая важность инвентаризации, в комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Руководитель организации должен создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения груза, измерительными и контрольными приборами и пр.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте.

Важно помнить о том, что если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием при проверке фактического наличия имущества является присутствие материально ответственных лиц. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весовых и измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации материально ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть приняты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуются после даты инвентаризации.

Комиссии, которые созданы для проведения инвентаризации, пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строчки. На последних страницах они прочеркиваются.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

На что обратить внимание

В процессе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Это особенно актуально в отношении основных средств, так как с введением в действие новой Инструкции принципиально изменяется порядок их учета.

В частности, изменился состав основных средств. Поэтому целесообразно объединить их в группы в соответствии с составом счета 00 10 00 000 «Основные средства» по новой Инструкции. Определение основных средств, данное в порядке применения плана счетов бюджетного учета, не содержит стоимостного критерия.

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев (п. 32 Инструкции № 70н).

Напомним, что ранее к основным средствам относились материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышал 12 месяцев, а первоначальная стоимость – 50-кратный размер МРОТ.

Кроме того, из Плана счетов бюджетного учета исключены малоценные предметы. По данному определению вся «малоценка» со сроком полезного использования более 12 месяцев должна учитываться в составе основных средств, а те предметы, которые используются меньше года, – в составе материальных запасов.

Ниже приведена таблица соответствия состава счета 00 101 00 000 «Основные средства» Инструкции № 70н субсчетам Инструкции № 107н.

Инструкция № 70н Инструкция № 107н
Номер счета Наименование счета Номер субсчета Наименование счета
00 101 01 000 Жилые помещения 010 Здания
00 101 02 000 Нежилые помещения
00 101 03 000 Сооружения 011 Сооружения
00 101 04 000 Машины и оборудование 012 Передаточные устройства
013 Машины и оборудование
00 101 05 000 Транспортные средства 015 Транспортные средства
00 101 06 000 Производственный и хозяйственный инвентарь 016 Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь
070 Малоценные предметы на складе (срок службы – более 12 мес.)
071 Малоценные предметы в эксплуатации (срок службы – более 12 мес.)
00 101 07 000 Библиотечный фонд 018 Библиотечный фонд
00 101 08 000 Мягкий инвентарь 072 Белье, постельные принадлежности и обувь на складе (срок службы – более 12 мес.)
073 Белье, постельные принадлежности и обувь в эксплуатации (срок службы – более 12 мес.)
00 101 09 000 Драгоценности и ювелирные изделия
00 101 10 000 Прочие основные средства 019 Прочие основные средства

При инвентаризации основных средств их следует сгруппировать по трем стоимостным категориям:

1. до 1 000 руб.;

2. от 1 000 до 10 000 руб.;

3. свыше 10 000 руб.

Это обусловлено тем, что основные средства первой категории – первоначальной стоимостью до 1 000 руб. – должны списываться на расходы учреждения без начисления амортизации. По основным средствам стоимостью от 1 000 до 10 000 руб. амортизация будет начисляться в размере 100% в момент сдачи их в эксплуатацию, стоимостью свыше 10 000 руб. – ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Появился новый объект учета – непроизведенные активы: земельные участки, водоемы, полезные ископаемые, животные и пр. В соответствии с новой Инструкцией в составе непроизведенных активов на счете 00 102 02 000 «Ресурсы недр» учитывается рабочий и продуктивный скот. Бухгалтерский учет непроизведенных активов должен быть организован с 1 января 2006 года. Однако учреждениям необходимо заранее принять меры по уточнению прав собственности на перечисленные объекты.

Особое внимание следует уделить инвентаризации объектов, относящихся к нематериальным активам. Инструкция № 70н изменила условия признания нематериальных объектов таковыми. Среди объектов, учитываемых ранее на субсчете 031, надо выделить материальные объекты (материальные носители), в которых выражены произведения науки, литературы, искусства, программы для ЭВМ и базы данных. Теперь их можно списывать на расходы единовременно.

Также должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами следует соотнести их с номером (кодом) счетов расчетов в соответствии с новым планом счетов, который содержит статьи экономической классификации расходов. Расчеты с дебиторами и кредиторами ведутся по следующим направлениям расходования средств:

– оплата услуг связи;

– оплата транспортных услуг;

– оплата коммунальных услуг;

– оплата арендной платы за пользование имуществом;

– оплата услуг по содержанию имущества;

– оплата прочих услуг;

– оплата прочих расходов;

– приобретение основных средств;

– приобретение нематериальных активов;

– приобретение материалов.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, финансовых обязательств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма относится на увеличение финансирования с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия их к бухгалтерскому учету (п. 13 Инструкции № 70н).

Рыночная стоимость имущества должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на уменьшение финансирования. Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, обнаружилась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются у бюджетной организации на уменьшение финансирования.

Приказ МФ РФ от 26.08.04 № 70н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Приказ МФ РФ от 31.10.00 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению».

Письмо МФ РФ от 15.03.01 № 16-00-13/05.

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом МФ РФ от 30.12.99 № 107н (Приказом МФ РФ от 29.09.04 № 87 данный приказ признан утратившим силу с 01.10.05).

Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом МФ РФ от 13.06.95 № 49.

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Подробней об учете основных средств, нематериальных и непроизведенных активов в соответствии с новой Инструкцией смотрите «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», № 5, 2004 г.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *