Ответ от 02.10.2018:
При документальном оформлении хозяйственных операций учреждения госсектора руководствуются приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). В приложении 1 к Приказу № 52н путевые листы для транспортных средств не перечислены в числе применяемых форм.
С вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм применять необязательно (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ экономический субъект самостоятельно решает вопрос о документальном оформлении фактов хозяйственной жизни. При этом каждый документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Таким образом, учреждение вправе утвердить в учетной политике формы путевых листов и порядок их заполнения. Можно использовать унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, или разработать свои, соблюдая требования ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Документ разработан для автотранспортных организаций. Другим организациям, не являющимся автотранспортными, целесообразно учесть требования Приказа № 152 при разработке и заполнении своих форм документов. Проверяющие при проведении контрольных мероприятий в первую очередь будут руководствоваться существующими нормативными актами.
Среди обязательных реквизитов путевого листа, утв. Приказом № 152, – сведения о транспортном средстве. Они включают, в частности:
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Маршрут следования автомобиля (оборотная сторона унифицированной формы) не является обязательным реквизитом путевого листа. Законодательство не требует заполнять данные о пунктах назначения автомобиля. К такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 № А55-19369/2012.
В то же время отсутствие маршрута следования автомобиля в путевом листе может послужить поводом для претензий проверяющих. По их мнению, путевой лист, заполненный подобным образом, не подтверждает использование сотрудником автомобиля в служебных целях, а также расходы на приобретение ГСМ. Есть и судебные решения, в которых выражена аналогичная точка зрения (определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, постановление Седьмого ААС от 25.01.2016 № 07АП-12336/15, решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.02.2018 № А40-76951/2017). Поэтому для обоснования расходов целесообразно указывать в путевом листе маршрут следования, включающий все пункты назначения, а не просто делать запись «поездки по городу» (письмо Минфина России от 03.10.2012 № 02-06-10/4066).
Для подтверждения расходов учреждение вправе применять иные документы, например, фиксирующие показатели приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС, иных систем, которые позволяют достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Используем личный автомобиль работника в служебных целях
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:»4. Обязанности сторон4.2. Работодатель обязуется:8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);».Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.
Дополнительное соглашение N 1 от 01.07.2009 ¦¦ к трудовому договору N 65 от 20.08.2008 ¦¦ о порядке и размере компенсаций за использование ¦¦ личного автомобиля в служебных целях ¦¦ ¦¦ООО «Фанто» в лице директора Воробьева В. В., действующего на основани覦Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, 覦Сидоров А.В., именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны,¦¦заключили к трудовому договору от 20.08.2008 N 65 настояще妦дополнительное соглашение о нижеследующим: ¦¦ ¦¦1. Дополнить раздел 4.2 пунктом 8 следующего содержания: выплатить¦¦компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля ⦦следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, দтакже полное возмещение расходов согласно представленным документа즦(чеки ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.).
¦¦2.
Правовед.RU 312 юристов сейчас на сайте
- Категории
- Автомобильное право
Здравствуйте! подскажите, пожалуйста, нужен ли путевой лист при использовании личного автомобиля в служебных целях? работнику выплачивается компенсация за использование личного авто. спасибо штраф за путевой лист, нужен ли путевой лист, путевые листы Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:
- Нужен ли путевой лист на легковой авто
- Нужен ли путевой лист собственнику грузового автомобиля ИП?
Ответы юристов (1)
- Все услуги юристов в Москве Взыскание морального вреда Москва от 15000 руб. Помощь в возврате водительских прав Москва от 5000 руб.
ВажноВо избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму. Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/, от 22.02.2007 N 20-12/016776). Оформляем договор аренды При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.