Исправительный табель учета рабочего времени

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

Как правильно заполнить Табель учета рабочего времени в 1С: ЗУП 3

Для контроля за сотрудниками зафиксированного за ними графика выхода на работу, для учета фактически отработанного времени для расчета заработной платы, и для составления стат. отчетности сотрудники кадровых служб ведут табеля учета рабочего времени. Для учета используется две формы Т-12 и Т-13. Первая предназначена исключительно для ручного заполнения, а форма Т-13 для автоматического. В этом обзоре я расскажу про методику ведения табеля учета рабочего времени, а также дам краткую инструкцию по заполнению табеля в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакции 3.0.

  • Первый способ — это учет отклонений от зафиксированного за сотрудником графика. Т.е. фиксируются только те дни (или часы), когда сотрудник не работал, например отпуск, больничный, отгул и т.п. Отклонения могут быть также в большую сторону, например работа в незапланированное по графику время, например сверхурочные;
  • Второй способ — это сплошная регистрация отработанного времени. Этот способ применяется когда нужно тотально контролировать отработанное сотрудником время.

Значения и порядок составления

Корректирующий табель учета рабочего времени (далее по тексту – КТУРВ) в соответствии с нормами действующего трудового законодательства нужен, чтобы кадровый специалист в документ, который уже заполнен, мог внести изменения. Главное требование, которое необходимо соблюдать – новизна и актуальность вновь предлагаемой информации.

Оформление и сдача осуществляется не реже, нежели дважды в месячный период (ст. 136 ТК РФ). Именно на базе этих данных работникам фирмы начисляется жалование.

Довольно распространены ситуации отсутствия работника на непосредственном месте исполнения обязанностей (при этом причины являются невыясненными).

Если кадровику придется ждать прояснения ситуации и только потом сдавать готовый документ в архив, это будет признано нарушением трудового законодательства. Поэтому компании и прибегают к оформлению КТУРВ.

Бланки представлены формами Т-12, Т-13. А если бумага ведется в учреждении бюджетного характера, применяется специализированный шаблон №0504421 (хотя некоторые организации используют бланк Т-13).

Базовое отличие КТУРВ заключается в том, что в «шапке» присутствуют несколько иные обозначения. В ней так и прописывается, что бумага носит корректирующий характер.

Немаловажную роль играет и иная нумерация бумаги. В основном КТУРВ она не учитывается, а в корректирующем всегда имеют место быть порядковые номера. В остальном табель имеет ту же содержательную часть, что и основная бумага, т. к. полностью ее повторяет.

А теперь стоит рассмотреть временные интервалы составления и действия бумаги. Бумага может поступить в бухгалтерию на протяжении полугода с момента, когда основной табель был заполнен и закрыт. Даже в этом случае со стороны бухгалтерского отдела мероприятия по перерасчету зарплаты являются обязательным. Хотя в соответствии с рекомендательными табелями табельщик занимается его составлением и сдачей не позднее 5-го числа.

Каждая из ситуаций должна рассматриваться в индивидуальном порядке, однако к документу традиционно прилагается объяснительная записка. Такое обстоятельство имеет непосредственную взаимосвязь с тем фактом, что больничный лист предъявляется с опозданием.

Поэтому особо предусмотрительные работодатели ввели практику уточнения подробных моментов с сотрудниками, которые не явились на службу, по телефону.

Еще одна особенность документа заключается в том, что к нему всегда прилагается служебная записка, составлением которой занимается сотрудник, ответственный за заполнение бумаги.

Если работник пребывает в командировочной поездке, он занимается ведением этого документа в самостоятельном порядке.

За выполнение подобных функций он вправе рассчитывать на доплату в связи с увеличением количества трудовых обязанностей. Так что если в подобный табель требуется внесение каких-то изменений, оформлением занимается сам сотрудник, поскольку именно он признан ответственным лицом за корректность вносимых сведений.

Если внесение корректировок осуществляется по нескольким работникам одновременно, целесообразнее всего составлять КТУРВ на каждого из них по отдельности, это позволит добиться минимизации ошибок.

Если говорить о помарках, недочетах и погрешностях, возникающих в процессе заполнения КТУРВ, то они заключаются преимущественно в следующих моментах:

  • отсутствие в заполненной форме отметки о факте прогула сотрудника (при неявке работника на место непосредственного исполнения трудовых обязанностей следует ежедневно проставлять «НН» вместо того чтобы медлить и ожидать прояснения обстоятельств);
  • предъявление со стороны работника больничного листка за прошлый период или же его возврат, что явно не идет на пользу работодателю;
  • в усовершенствованном документе не имеется подписи руководителя;
  • отсутствие предоставления вспомогательных доказательств того, почему именно сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

Период, на протяжении которого осуществляется хранение документа, пребывает в прямой зависимости от выполняемых им функций:

  • если применение КТУРВ осуществляется исключительно в качестве документа, содержащего данные о деятельности организации, он подлежит обязательному хранению на протяжении годового периода;
  • если документ имеет непосредственную взаимосвязь с начислением налоговых взносов, что на практике встречается достаточно часто, происходит увеличение длительности хранения до 4-х лет;
  • если корректирующий табель представлен основным документом, применяемым для начисления зарплаты, его сохранение производится на срок в 5 лет;
  • если в компании наблюдаются особо вредные или крайне опасные трудовые условия, хранение в архиве осуществляется на протяжении срока, составляющего 75 лет.

Допущение ошибочных сведений в КТУРВ может обойтись работодателю в сумму штрафа, достигающую 80 000 р. (согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).

Внесение исправлений

Если со стороны табельщика произошла письменная формулировка, связанная с необходимостью внесения коррективов, а основной ТУРВ был заполнен, есть возможность внесения изменений без необходимости перепечатывания.

Происходит этот процесс посредством перечеркивания ложных сведений и попутного установления истинных данных.

Поля при этом должны содержать следующие элементы:

  • ссылка на документ с коррективами, содержащая данные о номере, дате составления (при отсутствии возможности поместить эту фразу полностью, потребуется лишь название документа, его номерное значение, день составления);
  • «автографы» всех лиц, принимавших участие в процессе подписания базового табеля;
  • расшифровка всех поставленных подписей;
  • должности, которые занимают лица, несущие ответственность за заполнение, а затем указывается сфера работы (фактическая должность) руководителя.

Внесение изменений в один и тот же документ может осуществляться несколько раз, причем как по конкретному сотруднику, так и по нескольким. Сведения из корректирующей документации подлежат внесению в основную часть.

Удобнее всего производить это оформление в электронном виде, поскольку замены на бумаге бывают проблематичны. Если же необходимо подкорректировать всего несколько букв, можно обойтись простым внесением исправлений в действующий документ.

Образец заполнения и правила

На практике сформировался определенный порядок внесения изменений в указанные данные, которому рекомендуется безоговорочно следовать.

  1. Сначала устанавливается факт необходимости проведения корректировки. К примеру, это может быть связано с чрезмерно поздним предоставлением доказательной базы, на основании которых производится заполнение документа.
  2. Затем подготавливается объяснительная записка от работника, который ответственен за ведение КТУРВ. Этот элемент не считается обязательным даже в государственных организациях. Тем не менее, специалисты дают рекомендации по его составлению в любом случае, когда исправления имеют место быть.
  3. Составление непосредственно самого документа. Производится этот процесс в соответствии с теми же правилами, что и основная бумага. Единственное различие заключается в проставлении в рамках названия слова «корректирующий». Если в форме есть значение, связанное с номером корректировки, в ней проставляется порядковый табельный номер, начало идет с 1-го. Эта мера требуется для ситуаций, в которых производится составление нескольких КТУРВ.

Касательно структуры и содержания документа используется несколько вариабельных подходов.

  1. Необходимость полного повторения содержания основной бумаги, которая оформлялась ранее. Разумеется, в учет следует принять внесенные исправления. Эта позиция закреплена в постановлениях Минфина РФ.
  2. Документ включает в себя исключительно исправления. То есть непосредственно данные по тем сотрудникам, сведения по которым подлежали изменениям.

В связи с отсутствием четкого регламента касательно алгоритма заполнения КТУРВ кадровики получили свободу действий, т. к. неверное заполнение документа не влечет за собой каких-либо серьезных последствий в виде наказаний. Но если принять во внимание присутствие разъяснений от Минфина РФ, рекомендуется использовать первый подход к решению данного вопроса.

Следует помнить и о факте заполнения корректирующих документов на основании табельных номеров, а не конкретных лиц. Связано это с тем, что если работник в стенах одной организации совмещает две должности (то есть исполняет трудовые обязанности по совместительству), на него производится заполнение двух персональных карточек, а также осуществляется присвоение двух номеров.

Таким образом, корректирующий документ по учету рабочего времени является важным и широко используется в рамках деятельности предприятий государственного и частного сектора.

Он позволяет беспрепятственно вносить в документы изменения и соблюдать законодательную базу касательно заполнения базовых бумаг. Нормативного образца документа не существует, однако есть несколько шаблонов, которых и придерживаются конкретные организации для упрощения процесса ведения рассматриваемых бумаг.

Подробнее о подготовке корректирующего табеля смотрите ниже на видео.

>Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Код

буквенный

цифровой

Продолжительность работы в дневное время

Я

Продолжительность работы в ночное время

Н

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РВ

Продолжительность сверхурочной работы

С

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

Служебная командировка

К

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

У

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

УД

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Р

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

ОЖ

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

ДО

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

ОЗ

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

ДБ

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Б

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Т

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

ЛЧ

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

ПВ

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Г

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

ПР

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

НС

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

НВ

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

ЗБ

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

Время простоя по вине работодателя

РП

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

НП

Время простоя по вине работника

ВП

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

НО

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

НБ

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

НЗ

Унифицированная форма Т-12

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Ответ от 29.08.2018

Унифицированная форма Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) для учреждений госсектора утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). Применение другой формы законодательством не предусмотрено.

Согласно указаниям по заполнению Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Предусмотрены два способа заполнения Табеля (ф. 0504421): регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или отражение фактических затрат рабочего времени. Способ заполнения Табеля (ф. 0504421) учреждение определяет в учетной политике (письма Минфина России от 19.07.2018 № 02-07-05/50639, от 02.06.2016 № 02-06-10/32007).

При обнаружении факта неотражения отклонений или неполноты сведений об учете рабочего времени (например, в связи с поздним представлением работником документов), лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений.

Эта формулировка позволяет сделать вывод, что представляется именно новый, корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений, т.е. в Табеле (ф. 0504421) необходимо отражать информацию по всем сотрудникам, включая тех, у которых выявлены несоответствия.

В устных разъяснениях специалисты Минфина России проводят аналогию между корректирующим Табелем (ф. 0504421) и уточненной налоговой декларацией. Поскольку в уточненной декларации представляется та же информация, что и в первичной декларации, но уже в исправленном виде, очевидно, корректирующий Табель (ф. 0504421) также должен содержать информацию на все подразделение в целом за месяц с учетом исправлений.

Однако и представление данных только по тем сотрудникам, по которым есть изменения, не будет противоречить законодательству, т.к. четких разъяснений о заполнении формы Приказ № 52н не содержит. Выбранный вариант заполнения корректирующего Табеля (ф. 0504421) должен быть закреплен в учетной политике.

При представлении Табеля (ф. 0504421) с изменениями в строке «Вид табеля» указывается значение «корректирующий». При заполнении показателя «Номер корректировки» указываются цифры, начиная с «1» согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.

Что касается приложения к табелю объяснительной от ответственного сотрудника, Приказ № 52н такого требования не содержит. Поскольку данный документ служит основанием для начисления заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, очевидно, что представление дополнительного обоснования внесения корректировок лишним не будет. Это также нужно закрепить в учетной политике.

В Табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) работодатель отражает известные ему причины неявки сотрудника на работу. Табель заполняется на основании документов, изданных работодателем или предъявленных работником (листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и др.).

Устное заявление работника не является основанием для проставления в табеле отметки «Б» (временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам), ведь сотрудник может впоследствии не представить больничный лист или представить с другими датами начала и окончания периода временной нетрудоспособности.

До сдачи Табеля (ф. 0504421) в бухгалтерию сведения о явках и неявках сотрудника на работу по числам месяца можно оставить незаполненными, пока он не принесет подтверждающие документы.

Если к моменту сдачи Табеля (ф. 0504421) сотрудник не вышел на работу, поставьте буквенный код «НН» (неявки по невыясненным причинам). Когда работник представит больничный лист, табель корректируется. Дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности, отмечаются кодом «Б».

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *