Содержание
Командировка на личном транспорте
Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.
Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.
Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:
- наименование автомобиля;
- информацию о времени действия путевого листа;
- информация о собственнике машины;
- сведения о водителе.
В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.
В бюджетной организации
Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.
В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.
Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.
Несколько сотрудников
Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.
Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).
Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.
Директора
Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.
Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.
При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.
ДТП
На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.
Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.
В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.
Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.
Если потребовался ремонт
Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.
Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.
Использование в поездке услуг такси
Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.
Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.
Образец заявления на командировку можно использовать при составлении документа.
Как написать служебную записку на командировку? Образец .
Какие документы нужны?
Для оформления командировки необходимы:
- приказ работодателя;
- авансовый отчет;
- путевой лист;
- служебная записка.
Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.
Приказ
Приказ оформляется по распоряжению работодателя.
Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.
Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.
Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,
образец написания приказа о направлении в командировку тут.
Командировочное удостоверение
Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.
По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.
Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,
образец написания командировочного удостоверения тут.
Путевой лист
Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.
В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.
Служебная записка
Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.
Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.
Образец служебной записки здесь.
Комплект документов: все как обычно
Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).
Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировкахст. 168 ТК РФ. При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.
Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.
Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложитьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:
- командировочное удостоверение с отметками;
- служебное задание с отчетом о проделанной работе;
- чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.
И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.
В связи с этим возможны два варианта.
«Налоговые» палки в колесах
ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:
- <или>сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
- <или>расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.
Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательноподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92. Такова позиция ФНСПисьмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199.
Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:
- до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
- свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировкеПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87.
Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыльПисьмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239.
Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходовПисьма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@.
А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотреноПостановления ФАС ПО от 30.05.2012 № А12-15477/2011; ФАС МО от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694. Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.
Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ № 1
за период с 16 декабря 2013 г. по 25 декабря 2013 г.
| Организация | ООО «Колесо», 123123, г. Москва, ул. Дружбы, д. 43, тел. (495) 123-45-67 |
| (наименование, адрес, номер телефона) |
| Марка автомобиля | Volkswagen «Caddy» |
| Государственный номерной знак | К171ОА 197 |
| Водитель | Иванов Иван Иванович |
| (фамилия, имя, отчество) |
| Удостоверение № | 77 ОС № 123456 |
Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321
| Показания одометра (км), дата и время (ч, мин.) | Пройдено, км | Маршрут движения автомобиля (откуда и куда) | Вид топлива | Остаток топлива в баке | Приобретено топлива (л) | Фактический расход топлива | |||
| выезда | возвращения | при выезде (л) | при возвращении (л) | Количество (л) | Стоимость (руб.) | ||||
| 12451 16.12.13 9:00 |
13039 25.12.13 17:00 |
588 | г. Москва, ул. Правды, д. 17 — г. Иваново, ул. Дружбы, д. 2 — г. Москва, ул. Правды, д. 17 | АИ-95 | 10 | 12 | 80 | 78 | 2730 |
| Старший инженер (должность) |  (подпись) |
И.И. Иванов (расшифровка подписи) |
| Начальник административно-хозяйственного отдела (должность) |  (подпись) |
В.Г. Карповский (расшифровка подписи) |
| Бухгалтер (должность) |  (подпись) |
Е.А. Лисичкина (расшифровка подписи) |
ВАРИАНТ 2 (более выгодный, но и более опасный). Никакое соглашение с работником не заключается, а ему возмещаются все потраченные на бензин суммы согласно отчету. Тут также имеет смысл оформить путевой лист. Все расходы на ГСМ, поскольку это обычные расходы на проезд в командировке, учитываем для целей налогообложения прибыли.
А вот какой позиции придерживается специалист Минфина.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
“Организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение топлива в полном объеме, если расход топлива не превышал нормы, установленные методическими рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р. Если фактический расход топлива на поездку превышает установленные методическими рекомендациями нормы, то в составе расходов учитывается сумма, рассчитанная по норме”.
Таким образом, следуя этим разъяснениям, вы можете учесть в расходах не все затраты на бензин, а лишь в пределах норм по конкретному автомобилю. Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2008 г., нормы расхода ГСМ не установлены. В этом случае мы рекомендуем утвердить их самостоятельно, опираясь на техническую документацию к автомобилю.
«Зарплатные налоги» по расходам на проезд
Возмещаемые работнику расходы в полной сумме (в том числе превышающие «прибыльные» нормативы) не облагаются НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ, а также страховыми взносамиподп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; пп. 2, 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, при условии что:
- <если>работнику выплачивается компенсация — порядок определения этой компенсации установлен соглашением;
- <если>работнику возмещаются фактические расходы на приобретение ГСМ — для этого есть подтверждающие документы.
Необходимо также, чтобы сотрудник предоставил ксерокопию технического паспорта личного автомобиля, ведь Трудовым кодексом установлена компенсация расходов в связи с использованием в интересах организации именно личного имуществаст. 188 ТК РФ; Письмо Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996.
***
Если сотрудник регулярно ездит в командировки на личном автомобиле, можно заключить с ним или договор аренды, или договор безвозмездного пользования. О том, какой вид договора выгоднее для организации, читайте в 
, 2013, № 15, с. 87.