Докладные и объяснительные записки

Докладная записка — особенности

Данный документ может быть как внутрикорпоративным, так и внешним. Внешние докладные записки являются способом коммуникации руководителей разных производств. Внутрикорпоративные докладные адресуются непосредственно тому человеку, который в иерархическом плане имеет отношение к автору записки.

Внешняя докладная приобретает юридическую силу только в том случае, если она подписана руководителем производства. Внутренние докладные подписываются только автором записки.

Цель любой докладной — сообщение должностному лицу о произошедших ситуациях на предприятии. Кроме того, в докладной записке может содержаться предложение по урегулированию того обстоятельства, о котором в ней говорилось. В своем большинстве докладные бывают информативными и отчетными. А докладная-жалоба подается в связи с каким-либо нарушением трудовой дисциплины или откровенно провокационными действиями по отношению к кому-то из персонала или непосредственно составителю.

Являясь первичным документом, докладная записка должна обязательно регистрироваться в канцелярии, если она направляется непосредственно руководителю компании. Итогом докладной должно стать ответное действие руководства по поводу изложенных фактов. Поэтому обычной практикой во внутреннем документообороте является наложение руководителем резолюции на докладную с указанием конкретных дальнейших действий.

По итогам может проводиться:

  • служебное расследование;
  • собрание коллектива;
  • собрание профсоюза.

Чаще всего по итогам докладной составляется приказ по предприятию. Поскольку не существует единой формы докладной (существует только понятие такого документа в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), код 0286041, он часто пишется на официальном корпоративном бланке. Но не будет нарушением, если руководителю подается докладная записка, написанная на листке.

Главное, чтобы структурно она включала в себя:

  • заголовок;
  • наименование документа;
  • подзаголовок, в котором содержался бы краткий анонс нижеизложенного текста (в этом разделе обычно используют шаблоны: «О…», «Касательно…», «Относительно…»);
  • личные данные адресата и автора документа;
  • основной блок с перечислением знаковых фактов;
  • дополнительный блок, содержащий предложения, советы и рекомендации, способствующие урегулированию конфликта;
  • дата;
  • подпись автора.

Достаточно часто докладная имеет дополнительный блок. Он называется Приложением. В этом случае обязательно указать источник, откуда конкретно взялся дополнительный документ.

Служебная записка — особенности

Ответ на вопрос, чем отличается служебная записка от докладной записки, заключается в следующем:

  • докладная записка как вид документации установлена в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), служебная записка не устанавливается никаким нормативным актом.
  • для составления докладной на практике используется фирменный бланк, в то время как для служебной записки – обычный лист А4.

Так же, как и в докладных, в служебных записках отражаются зопределённые ситуации на производстве. Здесь же могут содержаться рекомендации и советы по поводу того, как оптимизировать ситуацию, изложенную в записке.

По сложившейся традиции содержание служебной записки является обязательным для того служебного лица, которому она адресуется. Несмотря на то, что не предполагается наложение какого-либо наказания за неисполнение распоряжений, отраженных в служебной записке, они, как правило, рассматриваются как конкретное руководство действию.

Служебная записка имеет более практическое значение, чем докладная – она побуждает к определенному действию. Чаще всего она поднимает чисто производственные, технические вопросы.

Отличие служебной записки от докладной также состоит в том, что первая практически никогда не бывает внешней. Для того чтобы связаться с коллегами, партнерами из другой компании, чаще используются уведомления или письма.

В структурном отношении записки практически не отличаются друг от друга. Они также должны иметь шапку с указанием, кто и к кому обращается, основной блок с изложением фактических событий и рекомендации по устранению обозначенной проблемы.

Особенности объяснительной

Внутри предприятия или учреждения используются также объяснительные записки. Главное, чем объяснительная записка отличается докладной, состоит в том, что она всегда адресуется вышестоящему должностному лицу.

Например, мастер смены может потребовать объяснения в письменном виде за:

  • какое-то дисциплинарное нарушение;
  • невыполнения нормативов по смене;
  • прогул;
  • порчу имущества или оборудования;
  • выход на работу в нетрезвом состоянии;
  • срыв поставок готовой продукции или сырья.

Объяснительная записка в полной мере отвечает своему названию. В документе должно содержаться объяснение каким-либо фактам на производстве. Данный документ всегда адресован вышестоящему должностному лицу.

Как правило, объяснительная требуется для того, чтобы начальник структурного подразделения мог принять объективное решение относительно проступка работника. Поэтому в ней следует обстоятельно изложить все причины и обстоятельства проступка. Объяснительная помогает выявить степень вины сотрудника.

В зависимости от фактического содержания объяснительная может отражать какую-либо штатную ситуацию в коллективе или общепроизводственные положения. Они, например, могут быть связаны с выполнением или невыполнением работ на объекте. В отдельных случаях объяснительную записку может писать не только конкретное должностное лицо, но и коллектив структурного подразделения.

Чем отличается докладная от объяснительной? Тем, что суть объяснительной заключается в объяснении совершённого поступка без предоставления требований и предложений. В связи с этим, объяснительная записка зачастую не содержит личных выводов заявителя, и лишь констатирует определённые факты.

Поскольку законодательно форма написания объяснительной не закреплена, она всегда составляется в произвольном виде на отдельном листе.

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  • на внешние;
  • внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север»

(ООО «Север»)

ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

Тел./факс (095) 112-56-90

E-mail: sever@sev.ru

ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

ИНН/КПП 6321732124/632101001

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

А.В. Гришину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный (исходящий номер);
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка»

И.И. Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Наш совет

Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Адресат

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

Отдел АХО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа

Регистрационный номер

Вид документа, краткое содержание

Кем подписан документ

Исполнитель

Куда передан

Расписка в получении (подпись, дата)

Отметка о направлении документа в дело

1

2

3

4

5

6

7

8

07.04.2014

03-10/14

Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров

Инспектор отдела кадров

Отдел кадров

Смирнова В.А.
07.04.2014

В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

• место регистрации;

• время и порядок регистрации;

• правило образования регистрационного номера;

• форма, в которой производится регистрация;

• перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

• правила учета движения документов после регистрации;

• принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет

При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

Что такое объяснительная записка

В Трудовом кодексе содержится правило: все материалы о нарушении дисциплины в компании разбираются только с учетом объяснений виновника. А это значит, что степень вины сотрудника и возможное привлечение его к ответственности определяется только после того, когда виновник объяснит обстоятельства и причины своего поведения.

Распоряжением директор имеет право запросить объяснения, а изложить их виновник должен письменно, оформив по правилам. От того, как оформлена объяснительная и как представлены объяснения, зависит судьба нарушителя: директор решит, наказать ли сотрудника или проявить снисхождение.

По сути, объяснительная записка – это официальный документ, который по норме 193-й статьи Трудового кодекса должен быть приложен к распоряжению о даче объяснений. Объяснения – это как последнее слово подсудимого. Они хоть и не решают проблему, но к учету будут приняты, а возможно и повлияют на принятие решения.

Важно Приказ о дисциплинарном наказании будет считаться недействительным, если за два дня до его издания (или раньше) с виновника не были запрошены объяснения.

Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер.

Важно Обязанности у виновника писать объяснение нет, но распоряжение о даче объяснений должно быть вручено ему под роспись!

Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии. Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.

Виды объяснительных записок

Существует два вида записок, которые могут выступать в качестве:

  • объяснения поведения других лиц;
  • оправданий собственного поведения.

Первый вид применяется, если внештатная ситуация или нарушение дисциплины произошло по вине посторонних. В такой записке описываются обстоятельства, которые произошли без участия адресанта.

Для наглядности пример объяснительной записки кадровика, приложенной к графику отпусков:

Второй вид объяснительных записок – это изложение сотрудником обстоятельств какого-либо нарушения дисциплины или внештатной ситуации, произошедших по собственной вине. Так как государство у нас правовое, в каждом случае в отношении участника спорной ситуации должна действовать презумпция невиновности. А поэтому, нельзя безапелляционно признать сотрудника виновным, если он не участвовал в разборе ситуации.

Например, нельзя объявить выговор за опоздание на работу, если опоздавшему не предложено объяснить причину задержки.

Вместе с тем объяснительные записки должны оформляться таким образом, чтобы адресат смог понять причины нарушения дисциплины и саму суть ситуации, от чего напрямую зависит решение: казнить или помиловать.

Уведомление работника о даче объяснения

В объяснительной записке не зря должна присутствовать ссылка на распоряжение директора. Ведь одним из указаний Трудового кодекса при оформлении нарушения дисциплины виновнику должно быть вручено под роспись требование о даче объяснений.

Требование составляется так:

  • сверху указывается название фирмы;
  • ставится дата и регистрационный номер (совпадающие с записями в регистрационном журнале);
  • пишется название («Распоряжение» или «Требование» о даче объяснений);
  • описывается суть проблемы (когда и почему был составлен акт о нарушении дисциплины);
  • обозначается само требование («Распоряжаюсь: слесарю ГЦ Трубину А.Д. предоставить секретарю письменные объяснения о нарушении в срок 2 дня с момента вручения настоящего требования»);
  • документ визируется директором;
  • под текстом ставится подпись виновника об ознакомлении с документом (или ссылка на акт об отказе от подписи, или на почтовую квитанцию об отправлении заказного письма виновнику).

В свою очередь общий алгоритм применения наказания по правилам 193-й статьи таков:

  • составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
  • издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
  • акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
  • через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).

Все материалы должны быть вложены в соответствующие номенклатурные папки. Однако если в отделе кадров для разных видов документов предусмотрены отдельные дела, то к оригиналу приказа по дисциплине нужно приколоть копии акта, распоряжения о даче объяснений и объяснительной записки.

Важно Если виновник за два дня не счел нужным объясниться, нужно составить акт о том, что распоряжение было вручено, но объяснительная записка не была предоставлена в срок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *