Директор уходит в отпуск

Доверенность на полномочия гендиректора

Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника.

Оформляют доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документы указаны в статьях 185 и 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.

Имейте в виду: без доверенности во время отсутствия начальника организация не сможет работать бесперебойно, приостановятся выплаты зарплат, отпускных и больничных. Уполномоченный заместитель, имея официальный документ, сможет распоряжаться деньгами компании и совершать необходимые закупки, продажи, подписывать важные бумаги.

Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана. Но только не в случае безотзывной доверенности (ст. 188.1 ГК РФ). Ее можно отменить только в определенных случаях.

Если нет штатного заместителя

Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.

Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:

  • конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
  • сроки выполнения замом полномочий;
  • конкретный размер доплаты;
  • имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.

Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.

Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.

Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.

Действия кадрового отдела

Если директор в отпуске и некому подписать документы, приказы об увольнении, приеме работников, на командировку, отпуск, больничные листы и т. п., то работа кадрового отдела полностью парализована. Невозможным станет подписание контрактов и заключение важных сделок, финансовое благополучие и весь производственный процесс компании окажутся под угрозой.

Есть надежные варианты передачи полномочий, когда директор уходит в отпуск. Нет необходимости оставлять компанию без присмотра. Мудрый управляющий, уходя на отдых, должен оставить своему заместителю памятку о сроках сдачи отчетов, уплаты налогов, платежей по договорам, а также оставить номера телефонов клиентов, заказчиков и партнеров по бизнесу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Каждый человек имеет право на отпуск. Однако учитывая тот факт, что каждая штатная единица в организации исполняет свои обязанности, на период отсутствия сотрудника его обязанности обычно возлагаются на другого человека.

При этом такое действие в обязательном порядке оформляется документально в полном соответствии с нормативно-правовыми требованиями.

Каким образом возможна передача обязанностей? Об этом расскажем в данной статье.

Нужно понимать, что возложение любых обязанностей на сотрудника, причем не обязательно временных, но и постоянных, должно оформляться соответствующим приказом.

Если речь идет о полном возложении обязанностей в связи с увольнением или сокращением сотрудника, то изменения также вносятся и в должностную инструкцию.

А вот в случае нахождения работника в законном отпуске, издается специальный приказ, в котором обязательно отражаются следующие сведения:

  • Список обязанностей.
  • Сроки, в течение которых человек будет исполнять работу другого сотрудника.
  • Номер и дата.
  • Подпись и печать начальника (директора) предприятия.

Важно также понимать, что любой руководитель компании должен не только предупредить сотрудника о возложении на него новых полномочий и обязанностей, но также заручиться его согласием, которое должно быть оформлено письменно.

При этом сотрудник должен по своему опыту, уровню образования, квалификации и умениям соответствовать исполняемым обязанностям, а поэтому при замещении директора обязанности возлагаются на его заместителя или главного бухгалтера (на технических предприятиях — на главного инженера).

Документальное оформление

Не следует забывать, что любое замещение на время отпуска должно быть оформлено документально, а также по всем правилам в соответствии с Трудовым законодательством.

Более подробно о процедуре замещения можно почитать в ст. 60.2 и ст. 72.2 ТК РФ, где предусматривается регламент составления приказа, оформления разрешения, перерасчета заработной платы, которая полагается сотруднику уже с соответствующей доплатой за совмещение старых и новых обязанностей.

Вместе с тем нужно понимать, что существует несколько способов возложения дополнительных обязанностей на сотрудника во время отпуска человека, каждый из которых имеет свои персональные особенности.

Трудовой кодекс РФ

Временный перевод

Одним из удобных способов оформления работающего сотрудника для временного замещения им должности другого человека является перевод.

Согласно ст. 72.1 перевод представляет собой временное изменение трудовой функции, предпринимаемой с целью продолжения работы у того же работодателя, но уже в другом подразделении (отделе, департаменте).

Важно заметить, что такое изменение структурного подразделения можно считать только в том случае, если оно изначально было зафиксировано в трудовом договоре, что следует принимать во внимание.

Срок временного перевода зависит напрямую от его причины, а если речь здесь идет об отпуске основного сотрудника, то его продолжительность, как правило, устанавливается до выхода человека с отпуска.

Примечательно, что в некоторых случаях временный перевод сотрудника могут осуществить даже без его непосредственного согласия, однако это допускается только в случае острой производственной необходимости.

Как начисляется отпуск? Читайте в нашей статье.

Как оформить предоставление отпуска несовершеннолетнему работнику? Узнайте .

Совмещение

Обычно специалист по кадровой службе оформляет совмещение в том случае, если человек ушел в длительный административный отпуск или же в декрет.

Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса совмещение на время отпуска представляет собой выполнение помимо основной, еще и дополнительной работы, рассчитанной в рамках того же временного периода, определенным нормативным распорядком и действующими документами.

Под это понятие также подпадает следующее:

  • Непосредственное увеличение объема работы.
  • Значительное расширение зоны обслуживания.
  • Перерасчет заработной платы (оклада) в сторону ее увеличения.

Пример приказа о совмещении должностей

Устная договоренность

Для удобства работодателя, а также в целях избежания составления лишних официальных бумаг нередко работодатель предлагает сотруднику совместить обязанности по устной договоренности.

Однако здесь нужно иметь в виду, что с правовой точки зрения такая договоренность меньше всего защищает сотрудника, поскольку обычно никаких изменений в должностную инструкцию не вносится, а оклад не пересчитывается.

В результате получается так, что сотрудник работает фактически за двоих, замыкая на себе 2 штатные единицы, однако никакого дополнительного вознаграждения за это не получает.

Особенности замещения руководителей

Любой руководитель является главным ответственным лицом, который отвечает за успешную деятельность предприятия, а поэтому к процедуре его замещения следует относиться со всей ответственностью.

Опытные директора всегда заблаговременно договариваются со своими заместителями о замещении, после чего вводят их в курс дела, а также дают соответствующие поручения специалистам кадровой службы.

Специфика замещения руководителя главным образом состоит в том, что здесь в обязательном порядке следует составлять доверенность на выполнение руководящих функций, а также постановку подписей и штампов на договорах, актах, бухгалтерских и расчетных документах.

Может ли работник отказаться от замещения на время отпуска?

По закону работник имеет полное право отказаться от предложения относительно принятия на себя обязанностей того человека, который находится в отпуске.

Однако на практике нередко бывают случаи, когда работодатель грозит в таком случае своему сотруднику увольнением.

Вместе с тем здесь правда на стороне подчиненного, а поэтому даже в самом плохом случае, когда сотрудника все же увольняют, ему следует просто обратиться в суд, который обязательно восстановит его в своей должности.

Хорошим примером здесь может служить следующая ситуация:

Наталья Н, работающая на предприятии ООО «Колос» была незаконно уволена за то, что отказалась исполнять обязанности другого сотрудника, который находился в отпуске. При этом руководитель предприятия сослался на то, что сотрудница нарушила свои должностные обязанности.

Однако на самом деле она ничего не нарушала, поскольку должностной инструкцией было предусмотрено в случае отпуска сотрудников возлагать полномочия на другого работника, согласно установленного законом порядка.

Такой порядок соблюден не был, поскольку сотрудница не давала своего письменного согласия, вследствие чего Суд Сахалинской области постановил Решением от 15.11.2014 г. восстановить Наталью Н. в своей должности, а также выплатить ей среднюю заработную плату за время вынужденного прогула.

Как оформляется перенос отпуска по графику отпусков? Узнайте из нашей статьи.

Кому положен дополнительный отпуск за вредность? Читайте .

Производится ли удержание за отпуск при увольнении? Смотрите .

Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
  • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Образец служебной записки на исполнение дел основного работника

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

  1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
  2. Дата оформления.
  3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
  4. Причина замещения сотрудника.
  5. Кто будет исполнять роль заместителя.
  6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.

Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — word:

Образец заявления о согласии

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.

Текст может выглядеть следующим образом: «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего.

В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

Образец приказа

Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.

Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.

Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — word:

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени.

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета

Условия:

  • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
  • За этот период будет 10 рабочих дней.
  • Он имеет оклад 15 120 рублей.
  • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
  • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

Расчет:

  1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
  2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
  3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Если директор уходит отдыхать

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — :

После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

Оформление отпуска директору

Директор уходит в отпуск. Как его оформить?
Это зависит от того, в чьей компетенции лежит решение этого вопроса.
Если в Уставе организации прописано, что вопрос о предоставлении отпуска директору (генеральному директору) решает общее собрание участников (или совет директоров), то процедура будет выглядеть так:
1. Директор направляет в адрес собрания участников или совета директоров уведомление в письменном виде, где указывает дату и длительность отпуска.
Текст будет примерно такой:
«В соответствии с п. ____ Устава ООО «Движение» уведомляю Вас о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, который начинается 3 октября 2018 г. Продолжительность отпуска – 14 календарных дней».
2. Участники на собрании решают, согласовать отпуск или перенести на другое время. По результатам принятого решения оформляют протокол.
3. Не меньше, чем за две недели, директора уведомляют о предстоящем отпуске в обычном порядке, как всех остальных работников.
4. Оформляется приказ на отпуск директора, который со стороны организации подписывает уполномоченное на это лицо, указанное в Уставе или протоколе собрания участников. Со стороны работника приказ подписывает директор.
Унифицированную форму приказа Т-6 может подписать только руководитель, поэтому если по правилам организации такой приказ на отпуск директору должно подписать другое уполномоченное лицо (например, председатель собрания участников), нужно разработать свой бланк и закрепить его в Учетной политике фирмы.
Если в Уставе организации прописано, что решение вопросов об отпуске директору лежит в компетенции самого директора, первые два пункта из процедуры выпадают. Отпуск руководителю оформляют, как и всем другим работникам – направляют уведомление и издают приказ.
Приказ в этом случае директор подписывает и со стороны руководителя, и со стороны работника.
Как оформить отпуск директору ООО, если в Уставе этот вопрос никак не регулируется? В таком случае считается, что этот вопрос лежит в компетенции руководителя компании.
Отзыв директора из отпуска
Здесь тоже все зависит от того, к чьей компетенции отнесен этот вопрос.
Если к компетенции руководителя (или в Уставе этот вопрос не прописан вообще), то он сам принимает решение о досрочном выходе на работу и издает в отношении себя приказ.
Если Уставом предусмотрено, что вопрос о досрочном выходе решают участники общества или совет директоров, то нужно решение оформить протоколом собрания участников. Но даже если такое решение будет принято, как и любого другого сотрудника, отозвать директора из отпуска досрочно можно только с его согласия.
После того, как директор выйдет на работу и приступит к своим обязанностям, вносят изменения в график отпусков, а факт отзыва фиксируют в личной карточке.
Включать ли руководителя организации в график отпусков
Да, на руководителей так же, как на других работников, распространяются нормы трудового законодательства, а значит их в общем порядке заносят в график отпусков.
В сервисе «Моё дело» вы сможете найти бланки всех необходимых документов для оформления отпуска и не только. Зарегистрируйтесь – и у вас всегда будет актуальная информация по любому вопросу.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2012, N 7

ГОТОВЯСЬ В ОТПУСК — ГОТОВИМ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ

Когда начальники уходят в отпуск, их обязанности временно исполняют другие сотрудники. Какие сложности встречаются в работе заместителей, как их избежать и что полезного может принести методичная организация замещения руководителей? Об этом поговорим в статье.

Лето — один из лучших периодов для отдыха. Как здорово, когда море и солнце укрепляют расшатанную нервную систему офисных работников, а лесной или горный воздух насыщает каждую клеточку организма кислородом, снимая усталость! Люди покидают стены родных компаний, чтобы на время забыть о работе и своих обязанностях, но организации продолжают работать.

Чтобы не произошло сбоев в деятельности компании, нужны заместители руководителей подразделений, которые могут взять на себя ответственность за работу организации в соответствующей части. Некоторые начальники совершают ошибку, годами не уходя в отпуск. Это неправильно по нескольким причинам. Во-первых, лишать себя отдыха нерационально, а во-вторых, лучший способ проверить, насколько хорошо работает подразделение, — оторваться от него на некоторое время, не мешая подчиненным делать свою работу. Но чтобы без риска оставить свой пост, нужна полноценная замена.

Вообще заместитель — это не обычный сотрудник, занимающий особое место в организационной иерархии. С одной стороны, это подчиненный, специалист, хорошо знающий свое дело, а с другой — руководитель, готовый при случае занять место своего непосредственного начальника. Другими словами, это человек, который имеет компетенции одновременно специалиста и руководителя. Однако не во всех организациях существует такая штатная единица, как заместитель.

Пример 1. Зоя Семеновна, руководитель государственного учебного центра в системе дополнительного профессионального образования, уходя в отпуск, оставляет в качестве своей замены одного из специалистов по работе с корпоративными клиентами — Василису Б. Официально должности «заместитель директора» не существует, но это всех устраивает — и директора, и преподавателей, которые работают в центре, и слушателей. Зоя Семеновна доверяет Василисе на время бразды правления просто потому, что знает ее достаточно долгое время.

Несмотря на то что «институт замещения руководителей» несправедливо забыт преподавателями MBA и совершенно не отражен в учебниках по менеджменту, кадровым службам организации стоит обращать на него пристальное внимание по нескольким причинам. Во-первых, работа HR-специалиста — это постоянное общение с начальниками подразделений: подбор, согласование кандидатур, организацию обучения, разработку регламентов и многое другое невозможно осуществлять «в вакууме», не получая обратной связи от менеджеров среднего звена. А значит, на время отсутствия руководителей нужно общаться с их заместителями.

Во-вторых, замещение своего начальника — это отличная практика для сотрудников, состоящих в кадровом резерве организации, своего рода «курс молодого бойца», но об этом — чуть позже.

В-третьих, во время отсутствия «законного» руководителя можно сменить формат общения, лучше узнать, как работает то или иное подразделение, общаясь с другим человеком — заместителем.

И в-четвертых (и это, пожалуй, самое главное), замы — это стабилизационный кадровый фонд организации, своего рода подушка безопасности в сфере управления человеческими ресурсами. Нет неприятнее ситуации для менеджера по персоналу, чем внезапное увольнение топ-менеджера компании, когда надо срочно закрыть появившуюся вакансию.

Пример 2. Учредители издательства в разгар финансового кризиса решили снизить затраты на персонал, в связи с чем ими было принято решение об уменьшении стимулирующих выплат начальникам производственного отдела и отдела допечатной подготовки. Оба руководителя, в свою очередь, решили, что изменение оплаты труда в меньшую сторону — несправедливая мера противодействия экономическому спаду и синхронно подали заявления об увольнении. Их поспешно уволили, рассчитывая закрыть готовящиеся материалы «своими силами», однако уволенные оказались действительно незаменимыми и компании пришлось их вновь принять на работу. Разумеется, на условиях работников.

Если бы в этой организации были заместители, ситуация сложилась бы иначе и издательство смогло бы сэкономить на заработной плате.

Пример 3. В региональной розничной сети, торгующей бытовой и компьютерной техникой, заместитель директора по рекламе Елена Г. увольняется, а потом принимается на работу с определенной периодичностью уже в течение нескольких лет. Регулярно она просит повышения заработной платы, а когда директор ей отказывает — увольняется. Но поскольку все дела с рекламными организациями ведет только она, директор через некоторое время (обычно спустя месяц-два) просит ее вернуться, предлагая более высокую оплату труда.

Это также классический пример того, как отсутствие практики замещения приводит к тому, что сотрудники, по сути, шантажируют руководителей, истощая финансовые ресурсы организации. Хотя, казалось бы, требуется совсем немного — обучить человека временно исполнять обязанности своего начальника.

Такие разные заместители

Заместитель, как мы говорили ранее, — это особый сотрудник с особым статусом. А какие вообще бывают заместители?

Временные руководители — это категория заместителей, которые замещают руководителя во время его отсутствия — отпуска, болезни, командировки.

Ведущий направления — сотрудник, который отвечает за отдельное направление работы. Например, в торговых компаниях у коммерческого директора могут быть заместители, отвечающие за сбыт в регионах.

Авральные заместители — это заместители «на всякий случай», которые в ситуации форс-мажора становятся полноценными руководителями. К такому типу заместителей относится, например, вице-президент США, который не имеет властных полномочий, так как его основная функция — принять власть в случае смерти, отставки или отрешения президента США.

Несмотря на несколько разное предназначение, этих заместителей объединяет одно: они должны уметь работать в двух режимах — в качестве подчиненных и в качестве руководителей.

Проблемы заместителей

Трудности, с которыми сталкиваются руководители, известны и подробно описаны в учебниках, постоянно обсуждаются на профессиональных форумах. В то время как проблемы в работе заместителей заслуживают отдельного, не менее пристального внимания, потому что они специфичны.

Проблема авторитета

Мало кому хочется становиться подчиненным своему бывшему коллеге, особенно если у того нет реального авторитета в коллективе. Первый вопрос, который задают сотрудники, не наделенные властными полномочиями заместителя, «Почему он, а не я?» В этом смысле постоянному руководителю намного легче: его власть подтверждена высшим руководством компании, взаимного недопонимания и конкурентной борьбы с подчиненными нет. А вот заместителю нужно за довольно короткое время утвердиться в качестве руководителя, а потом выйти из этой роли.

Как можно облегчить данный процесс, сделать его бесконфликтным? В различных культурах изменение статуса сопровождается определенными ритуалами. Свадьбы, поминки, юбилеи, обряды инициации юношей и т. д. призваны утверждать члена общества в новом качестве. Это часть нашей природы, механизм, сформированный тысячелетиями. Почему бы не использовать его?

Пример 4. В региональном филиале страховой компании процесс передачи власти выглядит следующим образом: директор в последний день работы перед отпуском собирает совещание, на котором представляет своего заместителя, передает ему ключи от своего кабинета, встает со своего кресла, а в кресло директора садится его заместитель. Заместитель же и закрывает собрание.

Ритуалы передачи власти очень важны, даже если власть передается на время. Обратите внимание на процедуру введения в должность первых лиц государства, которая отличается особой торжественностью.

В идеале в организации или ее отдельном подразделении должна быть штатная должность заместителя, который время от времени выполняет функции руководителя. Это полностью исключает конфликты среди сотрудников, когда постоянному руководителю необходимо на время оставить коллектив. Но такой вариант могут себе позволить далеко не все организации.

Политические игры

Как гласит старинная поговорка, «плох тот солдат, который не хочет стать генералом». Действительно, у сотрудника должен быть определенный уровень амбиций, поэтому для карьерно-ориентированного специалиста возможность побыть руководителем хотя бы непродолжительное время — это шанс подняться в должностной иерархии, приобрести новые связи и влияние.

Пример 5. Руководитель департамента управления персоналом производственного холдинга Светлана Сергеевна во время своих командировок оставляла своим заместителем начальника отдела кадров Веру Ивановну. Вера Ивановна прилежно присутствовала на всех совещаниях, вникала в детали и налаживала связи. Результатом ее успешного заместительства стала «дружба» с главным бухгалтером и финансовым директором холдинга. Она «по секрету» сообщала о том, что Светлана Сергеевна довольно посредственный руководитель, погрязший в семейных проблемах. Содержание этих бесед, конечно же, транслировалось генеральному директору, который в конце концов не выдержал и занялся вопросом «реабилитации авторитета» руководителя департамента управления персоналом. Планы амбициозной комбинаторши вскрылись, она потеряла авторитет, а вместе с ним — и возможность дальнейшего карьерного роста.

Как сделать так, чтобы у заместителя даже не возникало соблазна «половить рыбку в мутной воде»? Руководитель может составить на время своего отпуска достаточно плотный график заданий для отдела, руководствуясь принципом — занятому человеку некогда заниматься интригами. А службе управления персоналом и руководству компании необходимо регламентировать все формы общения в компании — как формальные, так и неформальные. Рабочие группы, совещания, комитеты и другие формы делового общения должны применяться достаточно широко, чтобы в организации не расцвел кулуарный механизм решения вопросов.

Недостаточная компетентность

Руководителям следует обращать внимание на компетентность сотрудников, которых они планируют поставить на время своего отсутствия.

Пример 6. Директор магазина Семен К., будучи в отпуске, оставил в качестве своего заместителя администратора торгового зала Елену С. В этот период в магазин с проверкой пришли сотрудники ОБЭП. Заместитель руководителя оказалась некомпетентной в общении с представителями контролирующих органов и не смогла предоставить им необходимых документов, а дозвониться Семену, усердно поправляющему здоровье под жарким кипрским солнцем, не удалось. Тогда полицейские пригрозили приостановить деятельность магазина. К счастью, все разрешилось благополучно, так как в дело вмешался один из учредителей.

Как избежать «провала» заместителя в подобных ситуациях? Дать инструкции на все случаи жизни невозможно, а вооружить сотрудника необходимыми знаниями и полномочиями нужно. В этом случае может помочь метод «тревожных конвертов». Этот способ широко применяется, например, в армейской практике. Суть его проста: в запечатанном конверте содержатся необходимые инструкции, но конверт вскрывается только в определенной ситуации.

Выход из режима руководителя

Еще одна сложность чисто психологического характера для заместителя — это прекращение полномочий руководителя. Человек был начальником, раздавал указания, и вот все закончилось и пора возвращаться к обычной жизни специалиста.

Руководителю не стоит недооценивать этого момента. Человек старался в новой для себя роли, значит, его надо похвалить, отметить достижения. Такой сотрудник, прошедший «огонь и воду», еще не раз выручит, когда необходимо будет временно прервать управление отделом.

Работа с кадровым резервом

Практика замещения руководителей является отличным инструментом подготовки резервистов. Обычно при формировании кадрового резерва HR-службы используют такие методы, как обучение на бизнес-семинарах, самостоятельное изучение литературы, максимум — поездка в успешную компанию для обмена опытом. Замещение же редко рассматривается как инструмент повышения квалификации, что, конечно, неверно.

Чтобы практика замещения «заработала» для резервистов, отделы управления персоналом должны выстроить соответствующий документооборот, при этом они могут использовать следующие предлагаемые формы документов. Образец заполнения графика замещения руководителя см. в примере 7, а план работы заместителя руководителя подразделения — в примере 8.

Пример 7.

Общество с ограниченной ответственностью

«Сибирские просторы»

График замещения руководителя на III квартал 2012 г.

Подразделение: отдел управления персоналом.

Замещаемое лицо: начальник отдела М. С. Крушинин.

Фамилия И. О.

замещающего

Должность замещающего

Период замещения

Причина

отсутствия

руководителя

Иванов Е. Р.

Начальник сектора кадрового

делопроизводства

02.07.2012 —

Командировка

30.07.2012 —

Очередной

отпуск

Петрова С. С.

Менеджер по рекрутингу

20.08.2012 —

Командировка

Семенова Е. Б.

Менеджер по обучению

30.08.2012 —

Командировка

Начальник отдела управления персоналом Крушинин М. С. Крушинин

С графиком замещения ознакомлены:

Иванов Е. Р. Иванов 29.06.2012

Петрова С. С. Петрова 29.06.2012

Семенова Е. Б. Семенова 29.06.2012

Пример 8. Выдержка из Плана работ заместителя руководителя.

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела управления персоналом

ООО «Сибирские просторы»

Крушинин М. С. Крушинин

План работы заместителя руководителя

Подразделение: отдел управления персоналом.

Замещаемое лицо: начальник отдела М. С. Крушинин.

Заместитель руководителя: начальник сектора кадрового делопроизводства Е. Р. Иванов.

Дата

Мероприятие

Полученные навыки

Проведение утренней планерки

Постановка задач на день

Проведение совещания отдела по

вопросу взаимодействия секторов

кадрового делопроизводства и

подбора персонала

Проведение рабочего совещания:

объявление повестки,

предоставление слова различным

участникам, резюмирование

Периодическое замещение руководителя полезно для резервистов еще и потому, что оно «подогревает» их мотивацию. Не секрет, что пребывание в кадровом резерве организации — зачастую долгий и скучный процесс, когда сотрудники годами выполняют какие-то задания, проходят обучение и т. д. При этом никакого движения в их карьере не происходит. Плановое назначение на должности заместителей позволяет им попробовать свои силы и применить полученные знания и навыки.

В заключение хочется отметить, что процесс назначения, сопровождения и подготовки заместителей должен быть формализован на уровне компании и ведущая роль в этом принадлежит HR-службам, ответственным за методическое обеспечение процессов управления персоналом.

Е. Мамонов

Специалист

по управлению персоналом

Подписано в печать 20.06.2012

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *