Статья 325 ТК РФ. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

1. Ст 325 ТК РФ предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.

2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 (СЗ РФ. 2008. N 25. Ст. 2986). Согласно п. 2 указанных Правил работникам организаций и членам их семей один раз в 2 года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.

3. К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что, согласно ст. 122 ТК, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации (п. 4 Правил).

5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию. При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет (п. 4 Правил).

6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

• а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
• б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
• в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).

7. Применяя ст 325 ТК РФ следует учитывать, что в случае если представленные работником организации документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).

8. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

• а) при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
• б) при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
• в) при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
• г) при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил).

9. Компенсация расходов при проезде работника организации и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил).

10. В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).

11. В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч. по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных указанными Правилами.

При этом основанием для компенсации расходов кроме перевозочных документов является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.

В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией (п. 10 Правил).

12. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

• а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
• б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
• в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
• г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
• д) маршрут следования;
• е) примерная стоимость проезда (п. 11 Правил).

13. Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных указанными Правилами, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).

14. Работник организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно (п. 12 Правил).

15. Указанные Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил).

16. Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления вправе, в соответствии с ч. 8 статьи 325 ТК РФ, самостоятельно определять размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из региональных и местных бюджетов. В отдельных субъектах РФ и в некоторых муниципальных образованиях предусмотрены несколько иные условия и порядок компенсации указанных расходов, по сравнению с соответствующими условиями и порядком, предусмотренными для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета. Например, в соответствии со ст. 7 Закона Республики Бурятия от 9 октября 2007 г. N 2526-III «О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из республиканского бюджета и расположенных в приравненных к районам Крайнего Севера местностях Республики Бурятия» (Собрание законодательства Республики Бурятия. 2007. N 10 — 11) право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно у работников организаций, финансируемых из республиканского бюджета, возникает не одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, а только по истечении 12 месяцев работы в данной организации. Согласно п. 1 решения Архангельского городского Совета депутатов от 30 ноября 2004 г. N 347 «О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях города Архангельска как местности, приравненной к районам Крайнего Севера, и финансируемых из городского бюджета» (Ведомости Архангельского городского Совета депутатов. 2004. N 46) право на оплачиваемый один раз в 2 года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг предоставлено лицам, работающим в организациях г. Архангельска. Работодатели также оплачивают один раз в 2 года стоимость проезда несовершеннолетних детей работника к месту их отдыха (лечения) и обратно.

17. Размер, условия и порядок компенсации расходов, предусмотренных ст 325 ТК РФ, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, а также индивидуальными трудовыми договорами.

«Новая бухгалтерия», 2008, N 8

Северный отпуск: правила оплаты проезда

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Гарантийный минимум

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее — Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 «О порядке введения в действие Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»».

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

— факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;

— возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;

— фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:

— разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;

— что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.

Не производится оплата расходов, если:

— поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);

— члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдут два года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма пропадает, но только в части первых двух лет работы.

Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда — на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

— любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;

— документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

а) при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа.

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:

— дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;

— маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.

Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.

Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:

— фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

— даты рождения несовершеннолетних детей работника;

— место использования отпуска работника и членов его семьи;

— виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

— маршрут следования;

— примерная стоимость проезда.

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).

Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

С.Савельева

Независимый эксперт

Подписано в печать