Инвентаризация это проверка

Эффективная инвентаризация. Подходы и принципы

Андрей Беспалько, к.э.н., генеральный директор ООО «Центр проблем контроля и безопасности»

Источник: Журнал «Директор по безопасности»

Мы посмотрим на инвентаризацию не с точки зрения бухгалтерии, а с точки зрения обеспечения экономической безопасности. С одной стороны, инвентаризация является средством обеспечения экономической безопасности организации, помогая выявить недостачи и возместить нанесенный ущерб. С другой стороны, инвентаризация как процесс сама испытывает различные угрозы. Наконец, инвентаризация сама может стать угрозой организации, если посредством недобросовестной инвентаризации руководители или собственники организации вводятся в заблуждение. Что нужно знать, понимать, учитывать для проведения эффективной инвентаризации?

Закондательство об инвентаризации

Проведение инвентаризации в нашей стране регламентировано законодательно Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, статьей 11 «Инвентаризация активов и обязательств»:

• «… Активы и обязательства подлежат инвентаризации.

• При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

• Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами …».

Что же говорит законодательство РФ о проведении инвентаризации? В Положении о ведении бухгалтерского учета утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 24.12.2010), указано, что в ряде случаев проведение инвентаризации является обязательным, а в остальных случаях порядок инвентаризации определяется руководителем организации.

Сам порядок инвентаризации также регламентирован приказом Минфина Росии от 13 июня 1995 г. № 49, которым утверждены «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», ред. приказа Минфина Росии от 08.11.2010 № 142н. (далее – «Методические указания»). Достаточно хороший и подробный документ, может применяться в том виде, как он есть, а также служить основой для разработки корпоративных документов. Приводить его здесь мы не будем, ограничимся настоятельной рекомендацией изучить его перед инвентаризацией.

Вывод. Проведение инвентаризации регламентировано законодательством. Существуют методические рекомендации по проведению инвентаризации, в том числе учитывающие отраслевую специфику.

Подход теоретический

Смысл проведения инвентаризации. Далее будем для определенности вести речь об инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). При инвентаризации сличают данные бухгалтерского учета с фактическим количеством ТМЦ. Но надо понимать, что на самом деле для каждого вида ТМЦ можно определить как минимум пять количеств: 1) количество, которое должно быть исходя из нормальной деятельности организации, 2) количество, которое числится по учету в бухгалтерии, 3) количество по учету на складе, 4) количество, отраженное в инвентаризационной описи, 5) количество, реально находящееся на складе. При автоматизированном учете количества 2) и 3) могут всегда совпадать. Таким образом, мы получаем в общем случае пять (!) количеств для одного и того же ТМЦ. В идеале количества 1), 2), 3), 4) и 5) должны быть, естественно, равны друг другу, в реальной жизни все пять могут быть разными. Что же мы сравниваем при инвентаризации и какую цель преследуем при ее проведении? Фактически инвентаризационная комиссия дает количество 4), которое сравнивается с количеством 2), которое дает бухгалтерия. В то же время предполагается, что по итогам инвентаризации количество 1) сопоставлено с количеством 5). При этом очевидно, что даже при равенстве количеств 2) и 4) далеко не факт, что равны количества 1) и 5). То есть если инвентаризация показала полное совпадение остатков на складе с данными по учету, то вовсе необязательно, что все в порядке и организации не наносится ущерб. При этом ряд расхождений между количествами 1) – 5) может быть обусловлен противоправной деятельностью отдельных сотрудников и групп сотрудников. Обладая достаточными знаниями и возможностями, они могут получать личную выгоду за счет организации. При этом они могут создать и в течение длительного времени поддерживать ситуацию, при которой количества 2) и 4) равны. На наш взгляд, именно это соображение говорит о целесообразности участия службы безопасности в проведении инвентаризации. Однако не следует понимать это буквально: просто включение сотрудника службы безопасности в состав инвентаризационной комиссии проблему не решит.

Далее мы рассмотрим вопросы соответствий вышеуказанных количеств ТМЦ друг другу и приведем некоторые причины, которые могут вызвать несоответствия. Соответствие количеств 4) и 5). Есть несколько вариантов, при которых количество имущества, реально находящегося на складе 5), не будет соответствовать количеству в инвентаризационной описи 4).

Для инвентаризационной комиссии не создано надлежащих условий, т. е. инвентаризация проведена «на бумаге» в силу отсутствия возможностей для ее проведения. Пример. Иногда приходится идти на здравый компромисс. При инвентаризации силового электрического кабеля у инвентаризационной комиссии не было возможности точно измерить остатки кабеля на катушках, пришлось оценивать «на глазок».

Инвентаризационная комиссия или отдельные ее члены нарушили порядок проведения инвентаризации, отнеслись к своим обязанностям небрежно либо не обладают должной квалификацией. Пример. При проведении инвентаризации комиссия считала товар упаковками. При вскрытии упаковок впоследствии была выявлена недостача товара внутри упаковок. Еще пример. При проведении инвентаризации комиссия изъяла ключ от склада у кладовщика и выявила недостачу. После чего тот заявил, что поскольку комиссия имела доступ на склад без него, то могла сделать с ТМЦ на складе все что угодно, и он не несет никакой ответственности за складские остатки вообще и недостачу в частности. Конфликтная ситуация, что делать, непонятно. И еще типичный пример: пересортица, неспециалист может не заметить разницу, в итоге более дешевое ТМЦ будет выдано за более дорогое.

Инвентаризационная комиссия или отдельные ее члены вступили в сговор с материально ответственными лицами (МОЛ). Пример. Для ускорения процесса члены комиссии решили разбить склад на участки и каждый будет обследовать свой участок. В итоге друг проверяемого (или сообщник), оказавшийся на «нужном» участке, помог скрыть недостачу.

Количество имущества заранее временно увеличено за счет стороннего имущества (личного, с другого склада, от третьих лиц). Пример. В строительной компании инвентаризация проводилась поочередно по объектам. Прорабы разных объектов «перебрасывали» с объекта на объект инструменты, оборудование и стройматериалы, чтобы скрыть их недостачу.

Количество имущества заранее временно уменьшено за счет вывоза имущества (лично себе, на другой склад, третьим лицам).

Три первых варианта можно прогнозировать, исходя из приказа об инвентаризации. Два последних варианта реализуются, как правило, непосредственно перед инвентаризацией, могут быть выявлены путем контроля и анализа перемещения ТМЦ в период непосредственно перед инвентаризацией.

Соответствие количеств 3) и 4). Как правило, любое материально ответственное лицо (МОЛ) ведет учет вверенных ему ТМЦ достаточно аккуратно. Несоответствие количеств ТМЦ по складскому учету 3) и выявленного комиссией 4) может быть вызвано следующими факторами: небрежность МОЛ, ошибки при учете или отгрузке/получении ТМЦ.

Недобросовестность МОЛ, при которой недостаток либо излишек ТМЦ обусловлены получением личной выгоды МОЛ. Пример. В производственном цеху при инвентаризации был выявлен излишек сырья. Как оказалось, группа лиц организовала ночную смену и на производственных мощностях освоила выпуск продукции из завозимого сырья. Сырье не успели вывезти перед инвентаризацией. Примеры, когда кладовщики отгружают меньшее количество ТМЦ, чем следует по документам, при отгрузке со склада и накапливают излишки ТМЦ на складе, многочисленны и характерны.

Возможные хищения ТМЦ, о которых МОЛ не знает. Пример. Вновь прибывший кладовщик получает ключи от склада, проводит инвентаризацию при приемке склада и начинает добросовестно трудиться. Однако дубликаты ключей есть еще у кого-то со времен предшественника нашего кладовщика. И потихоньку, незаметно товары из дальних ящиков в нерабочее время уходят со склада. А кладовщик об этом узнает нескоро. При инвентаризации, ну или раньше, если дело дойдет до вскрытия дальних ящиков.

Несоответствие выявляется при проведении инвентаризации.

Соответствие количеств 2) и 3). Вопрос из чисто бухгалтерской сферы, решается проведением периодических сверок учетов в бухгалтерии, т. е. количества 2) и на складе, т. е. количества 3). Более современный способ решения вопроса – автоматизация бизнес-процессов, в частности учета, при которой складской учет является частью бухгалтерского и соответствие обеспечено автоматически. Несоответствие учетов может быть обусловлено причинами:

• Проведение документов в одном учете и непроведение в другом.

• Проведение различных версий одного и того же документа (с подчистками, исправлениями, пр.) поразному в учетах.

• Проведение фиктивных документов в одном из учетов. Пример. Кладовщик, желая скрыть недостачу вентаризации. Бухгалтерия не озаботилась проверкой этой отгрузки.

Соответствие количеств 1) и 2). Несоответствие количества ТМЦ 1), которое должно быть в наличии исходя из нормальной деятельности организации, и количества 2) в бухгалтерском учете, может быть вызвано следующими причинами:

• Бухгалтерские ошибки разного рода.

• Непроведение в бухгалтерском учете документов, отражающих реальную деятельность организации. Пример. При проведении инвентаризации было выявлено отсутствие экскаватора в автотранспортном подразделении. Выяснилось, что он был реально продан пару лет назад, с бухгалтерского учета не снят, а в бухгалтерии лежат копии документов экскаватора. Соответственно, имели место переплата по налогам на имущество и транспортному налогу и производственном предприятии комиссией был составлен акт об уничтожении сырья как утратившего пригодность в силу превышения срока хранения. Акт был передан в бухгалтерию, где и был учтен в соответствии с правилами бухгалтерского учета. На самом деле сырье не было уничтожено, а смешано с пригодным сырьем. Излишек пригодного сырья был подготовлен к передаче арендаторам на территории того же предприятия. О личной выгоде участников комиссии остается только догадываться.

Несоответствия, вызванные двумя первыми причинами, обычно выявляются при проведении различных сверок, внутренних проверок, аудиторских проверок, инвентаризаций. Несоответствия, обусловленные третьей причиной, чаще всего не могут быть выявлены сами по себе. Выявляются не всегда, чаще случайно либо при проведении комплексных мероприятий: например, инвентаризаций и сверок с контрагентами.

Вывод. Контроль реального оборота ТМЦ сложнее, чем простое сравнение данных учета и склада, необходим комплексный подход. Сам по себе факт проведения инвентаризации и даже ее положительные итоги не говорят о том, что в обороте ТМЦ в организации все в порядке. Не все противоправные действия с ТМЦ могут быть выявлены путем инвентаризации. Целесообразно использование дополнительных мероприятий.

Практические принципы

Соблюдение установленного порядка инвентаризации. Стоит ли изобретать велосипед заново? Нет. Он уже изобретен, и очень давно. Его можно только адаптировать под определенные условия: горный, гоночный, городской, детский, и т. д. Точно так же в давно написанных «Методических указаниях» достаточно хорошо и полно описан правильный порядок проведения инвентаризации. Соблюдение порядка проведения инвентаризации, изложенного в «Методических указаниях», – это хороший принцип, следование ему заведомо приведет к правильному результату. Если инвентаризация проводится с отклонениями от указанного порядка, – стоит внимательно проанализировать эти отклонения, понять, к каким последствиям они могут привести, а также чем мотивированы и кем поддерживаются. Это еще один принцип. Очень важно провести все действия, описанные в «Методических указаниях». В противном случае вся работа комиссии может оказаться напрасной. Причин может быть как минимум две. Первая – у недобросовестных сотрудников может появиться возможность «исправить» ситуацию, повлиять на итоги инвентаризации. Вторая – из-за неправильно оформленных документов, отсутствия подписей, нарушения порядка инвентаризации итоги инвентаризации не смогут быть основанием для взыскания недостачи с виновных лиц. Помимо установленного «Методическими указаниями» порядка, существуют еще некоторые полезные соображения. На что же следует обратить внимание при инвентаризации?

Состав комиссии. Руководитель комиссии должен хорошо знать порядок проведения инвентаризации. Возможно проведение инструктажа либо ознакомление с порядком под подпись.

Не факт, что в состав комиссии должны входить руководители и сотрудники проверяемых подразделений организации, а также руководители организации высокого уровня. Они могут оказать ненужное влияние на «рядовых» членов комиссии.

Будет очень неплохо, если кто-либо из членов комиссии будет негласно помогать службе безопасности в контроле соблюдения порядка инвентаризации. Отдельные наблюдения могут дать много информации о фактическом обороте ТМЦ в организации.

Время проведения инвентаризации. Понятно, что для успешного проведения инвентаризации необходимо, чтобы время проведения инвентаризации было удобным для членов комиссии, а продолжительность проведения инвентаризации соответствовала реальному объему работы по инвентаризации. На время проведения инвентаризации члены комиссии не должны иметь высокую нагрузку на основной должности. Прочие условия проведения инвентаризации. Немаловажным в ряде случаев является обеспечение инвентаризационной комиссии транспортом, измерительными средствами.

Исходя из вышесказанного, службе безопасности стоит проанализировать приказ об инвентаризации на предмет обеспечения условий инвентаризации (состав комиссии, время и продолжительность проведения инвентаризации, прочие условия). Результаты анализа могут быть основанием для оценки отношения подписавшего приказ руководителя (и/или лиц, готовивших проект приказа) к инвентаризации.

Начало проведения инвентаризации. Как правило, персонал подразделения, в котором проводится инвентаризация, не ждет от нее ничего хорошего. По опыту, чаще всего атмосфера сдержанно-деловая, отношение в начале инвентаризации немного настороженное. Если атмосфера слишком радушная, комиссию встречают как лучших друзей, долгожданных гостей, есть повод насторожиться. Также должно вызвать настороженность холодное, враждебное отношение к комиссии. Например, кладовщик открывает склад и говорит: «Вот вам склад, действуйте. А где чего лежит, сами разбирайтесь. Мне помогать тут вам некогда, у меня работы по горло. Имейте в виду, с 8-00 до 13-00 отгрузки, и вы здесь работать просто не сможете. А в 16-00 я склад закрываю».

По началу проведения инвентаризации можно судить о том, каково отношение к инвентаризации и предполагать, чем оно может быть обусловлено. В случае сопротивления проведению инвентаризации (явного или скрытого), службе безопасности следует принять надлежащие меры по обеспечению условий проведения инвентаризации. Проведение инвентаризации и оформление итогов инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации и оформления итогов достаточно хорошо описан в «Методических указаниях», о которых мы упомянули в начале статьи, и ничуть не устарел с тех пор. Формы соответствующих документов приложены к «Методическим указаниям». Любые отклонения от указанного порядка могут повлечь за собой нежелательные результаты (невыявление недостачи, излишков, отсутствие необходимых подписей, документов). Поэтому необходимо следить, чтобы указанный порядок был соблюден в точности. Если в силу каких-либо причин порядок проведения инвентаризации изменяется, то необходимо проанализировать изменения, как мы уже указывали выше.

Комплексный подход. Как мы уже указывали, проведение одной только лишь инвентаризации может и не выявить существующие нарушения. Необходим ряд сопутствующих мероприятий. В частности, сверка расчетов с контрагентами и некоторые другие. О них наверняка знают опытные бухгалтеры и аудиторы, описывать их здесь смысла нет.

Контрольная проверка. По окончании инвентаризации может проводиться контрольная проверка правильности проведения инвентаризации. Однако нет необходимости обязательно проводить контрольные проверки по всем инвентаризациям. Достаточно проводить контрольную проверку в наиболее важных складах, а также там, где проведение инвентаризации вызывает определенные сомнения. Сам факт проведения контрольных проверок заставит членов комиссий более ответственно относиться к инвентаризации. К проведению контрольной проверки целесообразно привлекать сотрудников службы безопасности.

Выводы. При проведении инвентаризации следует руководствоваться хорошо известными принципами. Принцип законности: необходимо следовать установленным «Методическим указаниям». Все отклонения, если таковые имеют место, фиксировать и анализировать. Принцип здравого смысла должен соблюдаться при обеспечении условий проведения и контроля инвентаризации. Принцип комплексного подхода: инвентаризация сопровождается дополнительными сверками и проверками, иными мероприятиями. Принципы контроля и разумной достаточности: целесообразно проводить контрольные проверки с привлечением квалифицированного сотрудника службы безопасности, в наиболее важных складах и там, где проведение инвентаризации вызывает сомнения.

Дополнительная информация для размышления

Пара бухгалтерских трюков с ТМЦ. «Виртуальный склад». Часто в целях удобства бухгалтеры в программах учета заводят «виртуальный склад», т. е. склад, которого нет в природе в принципе, но через который проходят какие-либо ТМЦ. Пример. При проведении целевой аудиторской проверки в одной организации было установлено, что инвентаризации по складам проводились регулярно, отклонений (недостач или излишков) не было. Однако аудиторы выяснили, что один из складов в учете был «виртуальным», т. е. заведен для удобства (единообразия) операций с ТМЦ. Но на «виртуальном складе», через который ТМЦ проходят транзитом, не может быть остатков! А на том складе остатки были. Остатки ТМЦ на «виртуальном складе» – это на самом деле их недостача в реальности. Таким образом, проводимые по реальным складам инвентаризации показывали полное соответствие складских остатков ТМЦ остаткам по этим ТМЦ в бухгалтерском учете. Тем не менее реальная недостача была и отражалась в учете вполне пристойно – как ТМЦ на «виртуальном складе».

«Техническая компания». Достаточно часто в состав контрагентов организации вводится так называемая «техническая компания». Это юридическое лицо, как правило, «белая» или «серая» «помойка», с которой организация проводит определенные сделки, денежные расчеты, отгрузки ТМЦ. Делается это в различных целях, например, для налоговой оптимизации, для сделок с сомнительными контрагентами. Такая организация считается своей, и сделки с ней считаются обусловленными упомянутыми выше целями, сальдо расчетов с ней считается искусственным. Тем не менее, если на такую организацию будут «отгружены» ТМЦ, они исчезнут из реального учета. Недостача на каком-либо из складов может быть закрыта отгрузкой недостающего ТМЦ на «техническую компанию». Инвентаризация в самой организации не выявит недостачи.

Трюк со слухами. Как известно, внутри организаций слухи расходятся довольно быстро. Пример. Перед проведением инвентаризации в одной из организаций разошелся слух. Дескать, руководство решило проверить, насколько добросовестно проводятся инвентаризации. И кое-где якобы специально организовало недостачу. Теперь руководство ждет, выявят сотрудники недостачу при инвентаризации или нет. Понятно, что инвентаризацию провели более чем тщательно. Однако до сих пор не известно, имел ли этот слух под собой реальную почву или нет.

Наверное, эта статья ставит больше вопросов, чем дает ответов. Так и должно быть. Инвентаризация ТМЦ – сложная тема, соприкасающаяся с бухгалтерским учетом, аудитом, складским делом, производством. это на самом деле их недостача в реальности. Таким образом, проводимые по реальным складам инвентаризации показывали полное соответствие складских остатков ТМЦ остаткам по этим ТМЦ в бухгалтерском учете. Тем не менее реальная недостача была и отражалась в учете вполне пристойно.

Бухучет обнаруженных при инвентаризации основных средств

Пунктом 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) определено, что активы и обязательства подлежат инвентаризации. Согласно п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами — смотрите п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение № 34н).

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 2 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Порядок проведения инвентаризации организациями установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

По результатам инвентаризации, в ходе которой выявлены излишки и (или) недостачи имущества, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (п. 4.1 Методических указаний).

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению, соответственно, на финансовые результаты у организации (п. 5.1 Методических указаний).

На основании п. 8, п. 16 ПБУ 9/99 «Доходы организации» (далее — ПБУ 9/99) стоимость излишков, выявленных при инвентаризации имущества, отражается в составе прочих доходов по мере их выявления, то есть на дату проведения инвентаризации.

При принятии к бухгалтерскому учету имущества в качестве актива определенного вида организации следует руководствоваться критериями (условиями), установленными соответствующими нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету (письмо Минфина России от 08.09.2009 № 03-05-05-01/54).

Так, порядок учета основных средств регулируется ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (далее — ПБУ 6/01). В силу п. 4 ПБУ 6/01 актив учитывается в качестве основного средства при одновременном выполнении четырех условий:

  • объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
  • объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
  • организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
  • объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

В соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 к основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты. При этом п. 5 ПБУ 6/01 позволяет учитывать основные средства стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 рублей за единицу, в составе материально-производственных запасов.

Если приведенные условия соблюдаются, то выявленное имущество должно быть учтено на балансе организации в составе основных средств по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания № 91)).

Пунктом 38 Методических указаний № 91 предусмотрено, что принятие основных средств к бухгалтерскому учету организации осуществляется актом приема-передачи основных средств (форма № ОС-1), на основании которого на учтенное на балансе основное средство открывается инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7, вместо них можно использовать самостоятельно разработанные формы с указанием обязательных реквизитов из ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости (п. 7 ПБУ 6/01).

Порядок определения первоначальной стоимости основных средств, выявленных в результате инвентаризации, в ПБУ 6/01 не определен. Этот порядок установлен другими нормативно-правовыми актами.

Так, в пп. «а» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, указано, что излишек имущества, выявленный в результате инвентаризации, приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации. Аналогичный порядок предусмотрен п. 112 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанного актива на дату принятия к бухгалтерскому учету. При определении текущей рыночной стоимости могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения (например оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств (п. 29 Методических указаний № 91).

Срок полезного использования обнаруженного при инвентаризации объекта определяется организацией самостоятельно при его принятии к бухгалтерскому учету (п. 20 ПБУ 6/01). При определении срока полезного использования в бухгалтерском учете организация вправе, но не обязана руководствоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1.

На основании п. 17 ПБУ 6/01 стоимость объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации, если иное не установлено ПБУ 6/01. Поскольку ПБУ 6/01 не содержит специальных правил по начислению амортизации в отношении объектов основных средств, выявленных в качестве излишков при инвентаризации, начисление амортизации по этим объектам осуществляется в общеустановленном порядке в соответствии с п. 21 ПБУ 6/01.

То есть начисление амортизации с отражением по дебету счетов учета затрат (20, 26, 44) в корреспонденции со счетом 02 «Амортизация основных средств» начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором найденные объекты были приняты к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этих объектов либо их списания с бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации основные средства в налоговом учете

Стоимость излишков имущества, выявленного в результате инвентаризации, в целях налогообложения прибыли признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Вместе с тем НК РФ не содержит специальных норм, регламентирующих порядок отражения в налоговом учете дохода со стоимости выявленного в результате инвентаризации имущества. Анализируя положения п.п. 1 и 4 ст. 271, п. 2 ст. 273, ст. 313, ст. 323 НК РФ, можно сделать вывод, что в налоговом учете доход по выявленному в ходе инвентаризации имуществу отражается на дату принятия имущества к бухгалтерскому учету.

Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальная стоимость основного средства, выявленного в результате инвентаризации, определяется как сумма, в которую оценено такое имущество в соответствии с п.п. 8 и 20 ст. 250 НК РФ.

Пункт 8 ст. 250 НК РФ устанавливает, что при получении имущества безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ.

При этом информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки. Специалисты Минфина России также отмечают, что оценка стоимости имущества, выявленного при инвентаризации, должна производиться с учетом указанного пункта и отражаться в налоговом учете в порядке, аналогичном порядку, установленному в целях бухгалтерского учета, на дату проведения инвентаризации (письма Минфина России от 22.04.2011 № 03-03-06/1/263, от 12.10.2010 № 03-03-06/1/644, от 06.06.2008 № 03-03-06/4/42).

Амортизируемым имуществом в целях налогообложения прибыли признается в том числе имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ), используется им для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Нормы главы 25 НК РФ не содержат запрета на начисление амортизации основных средств, выявленных в результате инвентаризации. Следовательно, для целей налогового учета организация вправе начислять амортизацию по объектам основных средств, выявленным в ходе инвентаризации (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/4/4, от 29.12.2009 № 03-03-06/1/829, от 13.03.2009 № 03-03-06/1/136, от 02.12.2008 № 03-03-06/1/657 и другие).

Порядок начала начисления амортизации по объектам амортизируемого имущества установлен п. 4 ст. 259 НК РФ, где указанно, что начисление амортизации по объектам амортизируемого имущества, в том числе по объектам основных средств, права на которые подлежат государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации, начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию, независимо от даты его государственной регистрации.

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Инвентаризация; инвентаризация проверка учет товар

Инвентаризация — это способ проверки фактического наличия материальных ценностей и его соответствие данным бухгалтерского учета на одну и ту же дату. Сопоставление данных инвентаризации с соответствующими остатками в учетных регистрах позволяет установить их реальное состояние, т.е. правильность фактических остатков, излишки или недостачи материальных ценностей. Для проведения инвентаризации приказом руководителя ревизуемого предприятия создается комиссия из соответствующих специалистов, включая работника бухгалтерии. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица (подготовка мест и документов (бирки, инв. номера)) и ревизора. При инвентаризации составляются все необходимые документы (инвентаризационные описи и ведомости, сличит ведомости). Данные о фактическом наличии каждого вида материальных ценностей фиксируются в инвентаризационных описях или соответствующих актах, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. При обнаружении расхождений ревизор должен потребовать от материально-ответственных лиц письменные объяснения о причинах расхождений, определить их характер и порядок урегулирования. По результатам инвентаризации ревизор составляет промежуточный акт. До начала инвентаризации ревизор обязан отобрать у материально-ответственного лица расписку о том, что все, относящиеся к приходу или расходу ТМЦ документы, проведены по складскому учету и сданы в бухгалтерию для определения остатков на момент проверки и неоприходование и не списание в расход ценностей не имеется.

Сам термин инвентаризация трактуется по разному. Пересмотрев множество литературы, мною было найдено несколько понятий инвентаризации.

Инвентаризация — это периодическая проверка в натуре и состояния описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов .

Инвентаризация — это документы, оформленные в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования .

Инвентаризация — установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета .

Инвентаризация — прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества. Инвентаризации подлежит имущество клиента и его финансовые обязательства. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля .

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств — это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета .

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

Инвентаризация преследует следующие цели, т.е. выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Задачи инвентаризации:

  • 1. установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
  • 2. контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
  • 3. выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявшие свои качества;
  • 4. поверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных ценностей и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных средств;
  • 5. проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.

Не вдаваясь в подробности перечисления положений, изложенных в Методических указаниях, хотелось бы обратить внимание на пункт 1.4, где приводятся случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке.

  • 1. При смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);
  • 2. При ликвидации предприятия (учреждения);
  • 3. Перед составлением годовой отчетности;
  • 4. При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;
  • 5. При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
  • 6. При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а также порчи ценностей;
  • 7. После пожара или стихийных бедствий;
  • 8. По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств важное значение имеют подбор, расстановка и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.

В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим) .

Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации должно быть отражено в годовом бухгалтерском отчете, а текущие — в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация. Системное обобщение и соизмерение информации в балансе и отчетности является завершающим этапом бухгалтерского учета, в ходе которого отражают полученные в его системе наиболее общие стоимостные показатели о тех измерениях и результатах в деятельности предприятия.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия (учреждения) и оформления ее результатов установлен Министерством финансов Республики Беларусь в » Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств «.

Количество инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия (учреждения).

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работы и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Постоянный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры. экономисты, техники и т.д.). В инвентаризационную комиссию можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации .

На предприятии с большими объемами производства для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно создавать рабочие инвентаризационные комиссии . В состав рабочий инвентаризационной комиссии входят: руководитель предприятия и его заместитель (председатель комиссии), главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, главные специалисты, начальники отделов, руководитель юридической службы.

Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей на отдельном объекте назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Запрещается назначать председателем комиссии одного и того же работника два раза подряд при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц.

Перед началом проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием » до инвентаризации на «__» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Одновременно материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее, чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определятся на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки подчеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии членов комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший, имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период предприятиях (учреждениях) с большой номенклатурой ценностей могут производиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений).

Вопрос №2. Дать определение понятиям торговая сделка и торговая надбавка. Описать порядок выявления и учета финансового результата от реализации товаров в оптовой торговле. Привести примеры записей на счетах

В коммерческой практике продукт обычно проходит через несколько звеньев, прежде чем его приобретает конечный покупатель. Для определения цен продаж при многозвенной системе товародвижения используются торговые скидки и надбавки.

Торговая надбавка (наценка) — сумма, на которую продавец может увеличить цену товара по сравнению со стоимостью этого товара для него самого. Соответственно при этом расчет цены ведется на основе следующей формулы:

PS = PP* (1 + Mpp),

где РS— цена продажи товара; Рр — цена приобретения товара; Мрр — торговая надбавка на цену приобретения, доли единицы.

Торговая надбавка предприятия состоит из трех основных элементов:

  • 1) суммы издержек обращения, связанных с реализацией товара;
  • 2) суммы налоговых платежей, входящих в цену товара, т.е. уплачиваемых непосредственно за счет доходов торгового предприятия (к ним относятся налог на добавленную стоимость, акцизный сбор, таможенные сборы и пошлины
  • 3) суммы прибыли и реализации товаров (до вычета из нее налогов).

Снижение уровня издержек обращения (т.е. их размера в цене каждого товара) может быть обеспечено за счет роста объема продажи товаров, реализации внутренних резервов их экономии и других направлений хозяйственной деятельности. Снижение суммы и уровня налоговых платежей, входящих в цену товара, может быть обеспечено за счет совершенствования ассортиментной политики предприятия, отказа от импорта ряда товаров, осуществления более эффективной налоговой политики (более полного использования системы налоговых льгот) и других мероприятий. Снижение уровня первых двух элементов в цене товаров позволяет формировать в рамках диапазона торговой надбавки более высокий размер прибыли (уровень рентабельности), т.е. осуществлять более эффективную ценовую политику.

Торговая надбавка (наценка) является ценой услуг предприятий торговли и общественного питания по доведению товара до потребителя и его реализации. Ее основные цели состоят в возмещении текущих затрат материальных, трудовых и финансовых ресурсов, направленных на продвижение товара от производителя к потребителю и обеспечении рентабельности реализуемого товара. Достижение поставленных целей зависит от размера торговой надбавки (наценки), определяемого как внешними, так и внутренними границами ее формирования.

Внешние границы формирования торговой надбавки (наценки) обусловлены складывающейся конъектурой на потребительском рынке. Нижний предел формирования торговой надбавки зависит от цены оптового предложения производителей и оптовых посредников. Эти цены в определенной степени подвижны, так как в процессе совершения коммерческих сделок изменяются. Верхним пределом формирования торговой надбавки (наценки) являются цены спроса покупателей товара (продукции), которые в такой же степени меняются в зависимости от уровня торгового обслуживания, условий оплаты и других факторов.

Являясь составным элементом цены товара, торговые надбавки (наценки) выполняют ряд экономических функций, тесно связанных между собой:

  • 1) измерительная, благодаря которой удается установить долю предприятий в цене реализуемого товара (продукции);
  • 2) планово-учетная функция связана с измерительной, Определяя долю в цене товара (продукции), торговые надбавки (наценки) становятся инструментом учета валового дохода, полученного от реализации. Наряду с учетом торговые надбавки (наценки) используются в анализе и планировании валового дохода;
  • 3) стимулирующая функция проявляется в повышении заинтересованности предприятий торговли и общественного питания в получении прибыли, обеспечивающей их устойчивое положение на рынке, расширение объема деятельности и развитие социальной сферы. Этим обеспечивается решение задач самоокупаемости и самофинансирования;
  • 4) регулирующая функция выражается в том, что торговые надбавки (наценки) представляют собой механизм уравновешивания спроса и предложения товара на рынке. Их повышение или снижение вызывает ответную реакцию покупателя, характеризующуюся изменением спроса. Регулирующая функция проявляется также при государственном воздействии на формирование оптовых и розничных цен с помощью устанавливаемого им верхнего предела торговых надбавок (наценок).

Торговые скидки предоставляются посреднику, продающему свои товары оптовым покупателям или оказывающему при помощи данных товаров услуги другим. Посредниками сферы обслуживания являются электрики, водопроводчики, парикмахеры, строители — все, кто обслуживает своих клиентов при помощи продукции всевозможных компаний.

Оптовые покупатели получают торговую скидку, потому, что закупают товар в больших объемах, хранят его, распространяют небольшими партиями, предоставляют кредит своим покупателям, способствуют продвижению товара на рынке и в общем расширяют торговую сеть производителя.

При предоставлении торговой скидки ее тип и размеры должны соответствовать принятым в данной отрасли. Упакованные товары, реализуемые через оптовых и розничных покупателей, могут обеспечивать оптовым покупателям скидку до 15 %, а розничным торговцам — до 25 %.Когда заказчик получает и торговую скидку, и скидку за количество, то сначала вычитается торговая скидка с номинальной стоимости заказа, а затем от этой уменьшенной стоимости вычитается скидка за количество .

Инвентаризация

Финансовый контроль
Контроль

Виды финансового контроля

Государственный контроль
Внутренний контроль
Аудит

Методы финансового контроля

Документальная ревизия
Инвентаризация
Контрольный обмер

Направления финансового контроля

Основные средства
Касса
Финансовые вложения
Расчёты
Хозяйственные договоры
Внешнеэкономич. деятельность
Прибыль

Финансовый контроль по отраслям

Розничная торговля
Строительство
Автотранспорт
Бюджетная сфера
Банки

Ревизия и уголовный процесс

Бухгалтерский учёт

Шаблон: просмотр • обсуждение • править

Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе (ст. утратила силу) Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга. Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.

Понятие и виды инвентаризации имущества

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

  • на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.)
  • в производстве,
  • на торговых площадях,
  • в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

  • основные средства,
  • материальные запасы,
  • готовая продукция,
  • товары в торговой сети,
  • наличные денежные средства,
  • ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

  • контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,
  • выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,
  • выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

  • внезапность (для материально-ответственного лица),
  • комиссионность (проведение комиссией),
  • действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),
  • непрерывность,
  • обязательное участие материально-ответственного лица.

Подготовка к проведению инвентаризации

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

  • за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,
  • за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,
  • за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),
  • за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

  1. получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,
  2. проверяет весовое и измерительное оборудование,
  3. опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
  4. предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),
  5. на предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,
  6. отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

Порядок пересчёта имущества

Непосредственно инвентаризация заключается в полном пересчёте имущества и сличении фактического количества с учётным (взятым в бухгалтерии). При этом подсчёт товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения в помещении. Проводить пересчёт в порядке следования по описи нельзя — таким образом не будут выявлены излишки того товара, остаток которого по учёту нулевой. Материалы, учитывающиеся по массе, взвешиваются, по объёму и длине — измеряются, при необходимости делается поправка на температуру окружающего воздуха. Сельскохозяйственная продукция, заложенная на хранение в овощехранилище либо навалом в бурты, может инвентаризоваться расчётным путём исходя из установленных для каждого вида овощей и плодов нормативов перевода объёма в весовые единицы.

Материалы и товары, находящиеся в неповреждённой заводской упаковке, могут полностью не пересчитываться, но выборочно часть упаковок вскрывается и проверяется наличие содержимого и его соответствие надписи на упаковке. Если обнаруживаются разногласия, необходимо вскрыть все упаковки. При необходимости проверяется комплектность. Наличные денежные средства и ценные бумаги пересчитываются полистно, монета — по кружкáм (монету в большом количестве допускается взвешивать). Целесообразно предусмотреть в договоре о полной материальной ответственности требование о том, что материально-ответственное лицо не имеет право хранить на складе постороннее имущество, не числящееся по учёту (личные вещи и т. п.).

По ходу проверки данные заносятся в инвентаризационную опись. Она может быть заранее изготовлена бухгалтерией и уже содержать книжные остатки по имеющимся видам имущества. Запрещено данные о фактическом наличии материальных ценностей заносить в опись без фактического пересчёта (на основании книжных остатков, со слов материально-ответственного лица и т. п.).

На время проведения инвентаризации все операции по приходу и расходу инвентаризуемых ценностей прекращаются, доступ посторонних лиц в помещение не допускается. Инвентаризация проводится непрерывно. На время перерывов (на обед, на ночь) места хранения опечатываются председателем инвентаризационной комиссии, ключ от помещения остаётся у материально-ответственного лица («правило ключа и пломбира»). Это не позволяет попасть в помещение ни материально-ответственному лицу в отсутствие председателя комиссии, ни председателю комиссии без материально-ответственного лица. Описи запираются в сейф, который также опечатывается председателем инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:

  1. В начале описи:
    • Наименование организации.
    • Место хранения.
    • Состав инвентаризационной комиссии.
    • Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.
    • Дата и время начала и окончания инвентаризации.
    • Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.
  2. Тело таблицы:
    1. Номер по порядку.
    2. Номенклатурный номер.
    3. Наименование.
    4. Сорт, артикул.
    5. Единица измерения.
    6. Цена за единицу.
    7. Состоит по учёту, количество.
    8. Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия)
    9. Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта)
    10. Фактически оказалось, сумма.
    11. Недостача, количество.
    12. Недостача, сумма.
    13. Излишек, количество.
    14. Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)
  3. В конце каждой страницы описи:
    • Количество строк прописью (например, «Всего пятнадцать наименований»).
    • Итоги по всем колонкам, в том числе, и по количественным (сложение штук с погонными метрами и килограммами физического смысла не имеет, однако запись такой суммы внизу столбца служит для затруднения подделки описи)
    • Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
    • Подпись материально-ответственного лица.
  4. В конце описи:
    • В конце таблицы предусматривается несколько свободных строк для внесения возможных излишков тех видов ценностей, которые вообще не числятся по учёту.
    • Количество строк прописью по всей описи.
    • Итоги по всем колонкам по всей описи.
    • Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
    • Подпись материально-ответственного лица.
    • Расписка материально-ответственного лица (ещё одна !) о том, что всё имущество пересчитано в его присутствии и оно не имеет претензий к членам инвентаризационной комиссии по правильности пересчёта.
    • Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально-ответственного лица, подпись нового материально-ответственного лица о принятии имущества под свою ответственность.

Определение и оформление результатов инвентаризации

Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов. Возможны следующие варианты:

  • совпадение учётных и фактических остатков,
  • недостача (превышение учётных остатков над фактическими),
  • излишки (превышение фактического остатка над учётным),
  • пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).

Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.

Выявленная в результате инвентаризации недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.

Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:

  • в отношении товарно-материальных ценностей, визуально схожих до степени смешения (например, тушёнка говяжья и свиная в однотипных консервных банках),
  • в отношении товарно-материальных ценностей одного наименования (например, зелёный горошек и сгущённое молоко не могут быть подвергнуты пересортице даже в том случае, если они выпущены в консервных банках одинакового размера и схожей раскраски),
  • в один и тот же период (от предыдущей инвентаризации до текущей),
  • у одного материально-ответственного лица (то есть в одном месте хранения),
  • в одинаковых количествах (недостача одного вида имущества (по количеству, а не по сумме), равна излишкам другого).

В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.

Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи. На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.

Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учёту расчётным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально разрешёнными. В бухгалтерском учёте отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или её может вообще не быть). В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счёт этого совершают хищения.

Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации. В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.

Следует отметить, что недостача сама по себе, сколь крупной она бы ни была, не является уголовно или административно наказуемым деянием (может быть предусмотрена только дисциплинарная или материальная ответственность). Тем не менее, материалы инвентаризации могут иметь доказательственное значение в случаях хищений или иных злоупотреблений. Что же касается репутации материально-ответственного лица, принято считать, что «излишки хуже недостачи», поскольку недостача сама по себе может говорить лишь о невнимательности, регулярные же обнаружение излишков свидетельствует о намеренном их создании, возможно с целью хищения.

Инвентаризация финансовых обязательств

Под инвентаризацией финансовых обязательств понимается подтверждение аналитических остатков по следующим счетам бухгалтерского учёта:

  • расчёты с поставщиками и подрядчиками,
  • расчёты с покупателями и заказчиками,
  • расчёты с кредитно-финансовыми организациями,
  • расчёты с прочими дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация финансовых обязательств проводится путём осуществления сверки взаиморасчётов со всеми контрагентами, то есть сличения данных о задолженности на текущую дату в учёте одной и второй организации. При этом составляется акт сверки взаиморасчётов за подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, где фиксируется сумма задолженности. В случае разногласий по этой сумме, акт составляется в более подробной форме, где отражаются все операции по возникновению, погашению и изменению суммы задолженности. Эти данные проверяются по учёту каждой стороны — за период с даты предыдущей сверки взаиморасчётов. Таким образом находится ошибка в учёте одного из контрагентов, ошибка исправляется и акт сверки подписывается в урегулированном виде.

Специфика проведения инвентаризации в различных отраслях

В этом разделе не хватает ссылок на источники информации. Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена.
Вы можете отредактировать эту статью, добавив ссылки на авторитетные источники.
Эта отметка установлена 22 сентября 2011 года.

Инвентаризация в розничной торговле

При постоянном расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах неудивительно, что именно розничные продавцы используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но розничной торговле инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля — это отрасль, в которой, как правило, документация ведётся очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса.

Как правило, предприятия ретейла испытывают потребность в проведении инвентаризации двух типов: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товаров и материалов. Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования, мебели и оргтехники, автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина: продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.

Инвентаризация в общепите

По важности инвентаризации для бизнеса и частоте её проведения розничную торговлю превосходит общественное питание или ресторанный бизнес. Бизнес-процессы здесь более сложные, помимо продажи присутствует ещё и приготовление продаваемого товара и его потребление клиентом. Эти и другие особенности создают для персонала заведения широкие возможности для злоупотреблений (разного рода хищений). Кроме того, в процессе производства блюд и полуфабрикатов происходят естественные флуктуации потребления продуктов, которые могут накапливаться, а также случаются вынужденные замены продуктов.

Все эти и другие явления выявляются инвентаризацией. Так, в частности, в барах с высоким оборотом дорогостоящих напитков инвентаризацию обычно проводят в конце каждой рабочей смены, а также крайне рекомендованы внезапные выборочные инвентаризации (обычно по алкоголю).

Инвентаризация является одной из обязательных штатных функций систем автоматизации ресторанов. Возможности этой функции в различных системах различны. Многие системы также могут работать со специализированной периферией, ускоряющей инвентаризацию, например со специальными весами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *