Почтовые правила, или Что нужно знать бухгалтеру о предоставлении отчетности по почте

Ю. А. Мельникова, эксперт
журнал «Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение»

Представление отчетности по почте, возможно, один из наиболее удобных и доступных способов подачи отчетности, предусмотренный законодательством. В отличие от представления отчетности лично, в данном случае не надо тратить время на поход в налоговую, стоять в очереди, а в отличие от представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи – не надо выбирать оператора связи, заключать с ним договор, устанавливать соответствующее программное обеспечение, да и расходы, необходимые на представление отчетности по почте, значительно меньше расходов на представление отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Казалось бы, сплошные плюсы. Однако, чтобы отправить отчетность по почте, необходимо знать о недостатках такого способа, о проблемах, с которыми можно столкнуться в данном случае, о претензиях налоговых органов, о том, какие разъяснения дает по этому вопросу Минфин и как складывается арбитражная практика.

Кроме того, следует правильно отнести затраты на представление отчетности по почте на расходы с учетом «упрощенной» специфики. Об этом и пойдет речь в предложенной статье.

Способы представления отчетности

Согласно ст. 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.

В пункте 3 ст. 80 НК РФ содержатся исключения из общего правила. Так, согласно данному пункту налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством РФ.

Однако к «упрощенцам» данное исключение не относится. В пункте3 ст. 346.12 НК РФ перечислены ограничения на применение налогоплательщиками упрощенной системы налогообложения. В данном перечне в п. 15 установлено ограничение по численности работников. Так, в случае если за отчетный (налоговый) период средняя численность работников организации-«упрощенца» превысит 100 человек, «упрощенец» теряет право на применение данного специального налогового режима.

Таким образом, организации-«упрощенцы» могут выбирать любой из предусмотренных законодательством способов сдачи отчетности.

Итак, отчетность может быть направлена в виде почтового отправления с описью вложения. Поскольку более ничего в НК РФ не сказано, нередко налогоплательщики и налоговые органы по-разному трактуют некоторые вопросы сдачи отчетности по почте. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них, а также проанализируем нормы законодательства по данным вопросам и позицию судей.

Обязательно ли почта должна быть государственной?

Правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в РФ регулируются положениями Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее – Закон № 176-ФЗ ). Так, в ст. 3 данного закона указано, что почтовая связь в РФ осуществляется государственными унитарными предприятиями и государственными учреждениями почтовой связи, а также иными операторами почтовой связи и предназначается для оказания услуг почтовой связи гражданам, органам государственной власти РФ, органам государственной власти субъектов РФ, органам местного самоуправления и юридическим лицам.

В статье 17 Закона № 176-ФЗ установлено, что операторы почтовой связи осуществляют деятельность по оказанию соответствующих услуг на основании лицензий. О необходимости наличия лицензии у организации, оказывающей услуги связи, говорится и в ст. 29 того жезакона: деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по возмездному оказанию услуг связи осуществляется только на основании лицензий на осуществление деятельности в области оказания услуг связи. Перечень наименований услуг связи, вносимых в лицензии, и соответствующие перечни лицензионных условий устанавливаются Правительством РФ и ежегодно уточняются.

Таким образом, при почтовой отправке налоговой отчетности налогоплательщик вправе воспользоваться услугами любой организации почтовой связи, имеющей лицензию, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. Кроме того, в ст. 18 Закона № 176-ФЗ указано, что организации почтовой связи разных организационно-правовых форм пользуются равными правами в области оказания услуг почтовой связи общего пользования. Такую позицию занимают и судьи, вставая на сторону налогоплательщика (см, например, Постановление ФАС ЦО от 04.11.2003 № А54-105 3/03-С3 ).

Обратите внимание : Если вы собрались воспользоваться услугами не государственного учреждения почтовой связи, а иного оператора почтовой связи, то целесообразно получить копию лицензии данного оператора.

Если адрес получателя указан не полностью

Случается, что организация не знает индекс налогового органа, в который должна быть направлена отчетность, или указала его неверно. В таких случаях налоговые инспекции приводят следующие доводы: налогоплательщик, неверно указывая почтовый адрес, а именно допуская ошибку в указании индекса, тем самым не обеспечивает получение налоговой декларации налоговой инспекцией.

Взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также права и обязанности указанных операторов и пользователей регулируются Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи).

Согласно данным правилампочтовый индекс – это реквизит соответствующего отделения почтовой связи, ошибка в его указании либо полное отсутствие при наличии остального правильного почтового адреса, куда направлялась почтовая корреспонденция, позволяет идентифицировать конечное направление почтового отправления, следовательно, в данном случае обязанность налогоплательщика по представлению декларации считается своевременно исполненной.

Такие рассуждения содержатся в Постановлении от 20.02.2008 № А19-1440 6/07-30-Ф02-30 7/08 , в котором судьи ФАС ВСО приняли решение в пользу налогоплательщика. Аналогичное мнение высказали арбитры данного округа и в Постановлении от 31.01.2008 № А19-1440 8/07-52-Ф02- 5/08 .

Срок представления отчетности по почте

Определение срока представления отчетности, пожалуй, один из наиболее животрепещущих вопросов, ведь при его нарушении организацию могут привлечь к ответственности по ст. 119 НК РФ. Что является датой представления отчетности при отправке ее по почте? Какими документами можно доказать своевременность подачи отчетности?

Дата представления отчетности. Согласно положениям п. 4 ст. 80 НК РФ при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. На основании ст. 6.1 НК РФ действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным.

Нередко налогоплательщики и налоговые органы спорят о том, что можно считать датой отправки отчетности по почте: дату, когда налогоплательщик пришел на почту и отдал письмо с отчетностью, или дату, которая стоит на штампе на конверте. Особенно это актуально, когда сдача отчетности происходит в последние часы (а нередко и минуты) последнего дня срока представления отчетности, ведь в таком случае налогоплательщик отдает письмо в один день, а почта обрабатывает его уже на следующий день.

В качестве иллюстрации позиции налоговых органов по данному вопросу можно привести Письмо МНС РФ от 13.05.2004 № 03-1-0 8/119 1/15@ , в котором сказано, что датой отправки почтового отправления с описью вложения в целях применения п. 2 ст. 80 НК РФ следует считать дату, указанную в штампе «Почта России». В поддержку своей позиции налоговики приводят следующие доводы. Пунктом 25 Правил оказания услуг почтовой связи установлено, что для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

–почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

–оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

–иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

Марки гасятся оттиском календарного штемпеля. При гашении почтовых марок проверяется правильность оплаты пересылки почтовых отправлений.

Таким образом, из приведенных положений законодательства следует, что пересылка письменной корреспонденции, простых и заказных уведомлений оплачивается государственными знаками почтовой оплаты, которые при отправке (пересылке) гасятся оттиском календарного штемпеля.

Однако согласно п. 32 Правил оказания услуг почтовой связи при приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). И именно данный документ принимают судьи для подтверждения исполнения налогоплательщиками своих обязательств.

В Постановлении ФАС УО от 02.06.2005 № Ф09-237 1/05-С1 отмечено: вместе с тем, представленными в материалы дела почтовым уведомлением и почтовой квитанцией в приеме заказного письма с датами на почтовых штемпелях… подтверждается, что указанная декларация была отправлена обществом в адрес инспекции заказным письмом и сдана на почту… своевременно.

Судьи ФАС МОв Постановлении от 11.10.2007 № КА-А4 0/9406-07 указали: факт сдачи Фирмой на почту налоговой декларации… подтвержден документально – почтовой квитанцией о приеме заказного письма. Наличие на почтовом конверте календарного штемпеля в рассматриваемой ситуации не имеет правообразующего значения, поскольку действия по исполнению Фирмой своей обязанности по представлению налоговой декларации совершены своевременно, в срок, установленный НК РФ.

Если задержка отправки произошла по вине оператора связи. Нередко бывает так, особенно в последний день сдачи отчетности, что оператор связи принял от налогоплательщика почтовое отправление в последний день срока сдачи, а обработал только на следующий день или через несколько дней в связи с перегруженностью почты. Нередко в таких случаях налоговые органы предъявляют организации претензии, основываясь на том, что день сдачи – это день проставления почтового штемпеля на конверте. К счастью, судьи в этом вопросе на стороне налогоплательщиков.

Как было отмечено ранее, в соответствии с нормами Закона № 176-ФЗ и Правилами оказания услуг почтовой связи для налогоплательщика датой отправки письма считается день сдачи этого почтового отправления оператору почтовой связи. Согласно п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по оказанию услуг почтовой связи операторы почтовой связи несут ответственность перед пользователями данными услугами, в том числе ответственность за недоставку или нарушение сроков пересылки почтовых отправлений.

Таким образом, за несвоевременность исполнения оператором почтовой связи своих обязанностей пользователи услуг почтовой связи ответственности не несут. Используя аналогичные доводы, судьи ФАС ЗСО в постановлениях от 05.07.2006 № Ф04-415 0/2006 (24268-А81-37) , от 10.08.2005 № Ф04-502 8/2005(13671-А27-33) ,ФАС ВВОв Постановлении от 15.06.2005 № А28-2556 6/2004-100 9/18 ,ФАС СЗО в Постановлении от 05.07.2005 № А05-255 8/05-12 , от 19.03.2008 № А52-121 9/2007 вынесли решение в пользу налогоплательщика.

В качестве документов, подтверждающих отсутствие вины налогоплательщика, в данном случае могут быть представлены:

–квитанция на прием заказных писем и справка отдела… поч-тамта филиала ФГУП «Почта России» (Постановление ФАС ВСО от 28.08.2006 № А19-581 0/06-33-Ф02-444 8/06-С1 );

–оттиск календарного штемпеля, проставленного на почтовом реестре (Постановление ФАС СЗО от 10.08.2005 № Ф04-502 8/2005 (13671-А27-33) );

–справка начальника отделения связи… почтамта, список заказных писем… ОРТПЦ (Постановление ФАС ВВО от 15.06.2005 № А28-2556 6/2004-100 9/18 ).

Опись вложения

Пожалуй, наибольшее количество споров при представлении отчетности по почте вызывает опись вложения, упомянутая законодателем в ст. 80 НК РФ. Что же такое опись вложения? Как она должна выглядеть? Нужно ли ее заверять организации или работнику почты?

Виды почтовых отправлений. Согласно п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи в зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

–простые. Принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;

–регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные). Принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом. Перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом, определяется операторами почтовой связи.

Почтовое отправление с уведомлением о вручении – почтовое отправление (почтовый перевод), при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление (выплачен почтовый перевод).

Почтовое отправление с объявленной ценностью – почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем. На практике размер ценности, указываемый организацией при отправке отчетности, составляет несколько рублей за каждую декларацию. При принятии решения о размере ценности отправляемого письма следует учитывать, что от данного размера зависит и размер ответственности оператора связи, которая предусмотрена п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи. Убытки, причиненные при оказании услуг почтовой связи, возмещаются оператором почтовой связи в следующих размерах:

–в случае утраты или порчи (повреждения) почтового отправления с объявленной ценностью – в размере объявленной ценности и суммы платы за пересылку, за исключением платы за объявленную ценность;

–в случае утраты или порчи (повреждения) части вложения почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке с описью вложения – в размере объявленной ценности недостающей или испорченной (поврежденной) части вложения, указанной отправителем в описи;

–в случае утраты или порчи (повреждения) части вложения почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке без описи вложения – в размере части объявленной ценности почтового отправления, определяемой пропорционально отношению массы недостающей или испорченной (поврежденной) части вложения к массе пересылавшегося вложения (без веса оболочки почтового отправления);

–в случае утраты или порчи (повреждения) иных регистрируемых почтовых отправлений – в двукратном размере суммы платы за пересылку, в случае утраты или порчи (повреждения) части их вложения – в размере платы за пересылку.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725 , в зависимости от вида, категории и разряда внутренних почтовых отправлений и почтовых переводов отправитель делает на их адресной стороне следующие отметки (при их отсутствии):

–на заказных письмах (почтовых карточках) – «Заказное»;

–на письмах с объявленной ценностью – «С объявленной ценностью на… руб.», на письмах с объявленной ценностью с описью вложения, кроме того, – «С описью».

Несмотря на то что данный документ утратил силу, на практике работники почты продолжают им руководствоваться при проставлении данных отметок.

Форма описи вложения и реестра корреспонденции. Кроме того, прежние Правила оказания услуг почтовой связи содержали положение о том, что при единовременной отправке организацией более 10 заказны х/ценных писем она должна представлять на почту список отправлений. На практике данное положение продолжает применяться сотрудниками почты. Форма этого списка приведена ниже.

ООО «Эквилибриум»
Список заказной корреспонденции, представленной в почтовое отделение № 647
№ п/п	Наименование получателя	Адрес получателя	Адрес отправителя
…	…	…	…
	ИФНС РФ по Канавинскому району г. Нижнего Новгорода	603002, г. Нижний Новгород, ул. Советская, д. 15	603101, г. Нижний Новгород, ул. 50 лет Победы, д. 41
…	…	…	…

Такой список можно оформить и при сдаче меньшего количества писем (и даже одного письма). Почтовый работник никогда не откажется поставить на этом списке штамп, и поэтому вас не будет волновать проблема неразборчиво написанного адреса на почтовой квитанции. Этот список не заменит квитанцию, но может помочь при возникновении споров.

Также приведем пример заполнения описи вложения в ценное письмо, форму которого предлагают работники почты (см. на стр. 53).

Кроме того, поскольку форма описи вложения не установлена ни НК РФ, ни Правилами оказания услуг почтовой связи, организация может составить опись вложения в произвольной форме.

Претензии налоговых органов. Необходимость наличия описи вложения можно объяснить просто: должно быть подтверждение того, что в конверт положена отчетность, а не что-то другое. Такое мнение высказал и ФАС ЗСО в Постановлении от 19.12.2005 № Ф04-807 3/2005 (16771-А27-15) : судом правомерно не принят в качестве надлежащего доказательства реестр почтовых отправлений… поскольку в нем отсутствует опись вложений почтовых отправлений, в связи с чем невозможно определить, что конкретно было отправлено налогоплательщиком.Причем, по нашему мнению, обоснованно и то, что опись вложения

налогоплательщиком. Причем, по нашему мнению, обоснованно и то, что опись вложения

ОПИСЬ					ОПИСЬ
вложения в	ц/п				вложения в	ц/п
Кому	ИФНС РФ по Канавинскому району				Кому	ИФНС РФ по Канавинскому району
Адрес	603002, г. Н. Новгород, ул. Советская, д. 15				Адрес	603002, г. Н. Новгород, ул. Советская, д. 15
№ п/п	Наименование предметов	Количество предметов	Объявленная ценность		№ п/п	Наименование предметов	Количество предметов			Объявленная ценность
	Налоговая декларация по налогу УСН за полугодие 2006 года (на 3 листах)	1 шт	10 рублей			Налоговая декларация по налогу УСН за полугодие 2006 года (на 3 листах)	1 шт			10 рублей —
	Расчет авансовых платежей по страховым взносам на ОПС за полугодие 2006 года (на 5 листах)	1 шт	10 рублей			Расчет авансовых платежей по страховым взносам на ОПС за полугодие 2006 года (на 5 листах)	1 шт			10 рублей
	Итого:	2 шт	20 рублей			Итого:	2 шт			20 рублей
Отправитель	Зимина				Отправитель	Зимина
	подпись					подпись
Проверил	Мишкина				Проверил	Мишкина
	(должность, подпись почтового работника)					(должность, подпись почтового работника)
Исправления не допускаются		(оттиск календарного штемпеля ОПС места приема)			Исправления не допускаются			(оттиск календарного штепеля ОПС места приема)

должна составляться в двух экземплярах (один вкладывается в конверт, другой остается на руках у налогоплательщика), заверенных работником почты.
Однако следует отметить, что такого требования не содержится ни в НК РФ, ни в Правилах оказания услуг почтовой связи. В поддержку нашей точки зрения можно привести следующие решения судов:

–Постановление ФАС ЗСО от 08.08.2005 № Ф04-752 4/2004 (13691-А27-33) : НК РФ, Правила оказания услуг почтовой связи… не содержат разъяснения понятия «опись вложения» и не предусматривают проставления штемпеля (печати) отделения почтовой связи на описи. Однако в силу требований статей 65, 67 и 68 АПК РФ это не освобождает налогоплательщика от обязанности представлять достоверные доказательства о составе вложения, находящегося в почтовом конверте, направленном в адрес налоговой инспекции. Из содержания квитанции и уведомления о вручении почтового отправления не следует, что в заказном письме налогоплательщика находилась необходимая отчетность. Утверждение организации о том, что в заказном письме, направленном в налоговую инспекцию, находилась опись вложения, исполненная и заверенная печатью налогоплательщика, не может быть принято во внимание, так как данная опись не является надлежащим доказательством в силу требований статьи 80 НК РФ и статьи 68 АПК РФ;

–Постановление ФАС ПО от 07.09.2006 № А65-2590 7/2005-
СА1-32 . В данном случае доказать своевременность сдачи отчетности по почте налогоплательщику помогло наличие квитанции и описи вложения в заказном письме, в которой указана представляемая декларация. Причем опись вложения была заверена почтовым штемпелем с соответствующей датой.

Однако существуют и противоположные решения судов. В данном случае судьи используют те же доводы о том, что ни НК РФ, ни Правила оказания услуг почтовой связи не содержат разъяснения понятия «опись вложения» и не предусматривают проставления штемпеля (печати) отделения почтовой связи на описи, но приходят к противоположным выводам: отсутствие описи не является обстоятельством, свидетельствующим о непредставлении налоговой декларации (Постановление ФАС ВСО от 30.11.2005 № А33-837 2/05-Ф02-541 9/05-С1 ).

На практике может встретиться и такая ситуация: отчетность отправлена по почте без описи вложения. Отчетность налоговым органом получена. Однако он утверждает, что организация не представила отчетность, так как отсутствует опись вложения. В Письме УМНС по г. Москве от 12.10.2004 № 11-1 5/65542 можно найти такие разъяснения: квитанция… и уведомление о вручении не подтверждают факт отправки организацией декларации по налогу. Организацией не соблюден порядок направления деклараций почтовым отправлением, установленный пунктом 2 статьи 80 НК РФ, а именно: отсутствует опись вложения. В таких ситуациях налоговые органы пытаются привлечь организацию к ответственности по п. 1 ст. 119 НК РФ. Однако суды в данном случае встают на сторону налогоплательщика:

–Постановление ФАС ВСО от 30.11.2005 № А33-837 2/05-Ф02-541 9/05-С1 : статьей 119 НК РФ предусмотрена ответственность за непредставление налоговой декларации, и из ее текста не следует, что при направлении декларации заказным письмом по почте отсутствие описи вложения является основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности за непредставление налоговой декларации.

–Постановление ФАС ЗСО от 14.04.2003 № Ф0 4/1733-30 5/
А70-2003 : отсутствие описи вложения не является основанием для отказа в принятии деклараций. Налоговая инспекция вправе была истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения.

Существуют также решения судов, в которых высказано такое мнение: довод налогового органа об отсутствии описи вложений на направленную корреспонденцию отклонен, поскольку доказательств того, что в указанных почтовых отправлениях представлена иная отчетность, суду не представлено (Постановление ФАС ПО от 24.11.2005 № А55-545 3/2005-44 ).

Как видно из приведенной арбитражной практики, у судов по вопросу наличия описи вложения в почтовом отправлении нет единого мнения. Поэтому во избежание претензий со стороны налоговых органов, а также для защиты своих прав в суде целесообразно иметь на руках второй экземпляр описи вложения в почтовое отправление, заверенный работником почты.

Учет расходов на услуги почтовой связи «упрощенцами»

Организации-«упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе учесть при исчислении единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО, расходы, поименованные в ст. 346.16 НК РФ. В пункте 18 данного перечня поименованы расходы организации на почтовые услуги. Таким образом, организация, применяющая УСНО, может учесть расходы, связанные с представлением отчетности по почте.

Кроме того, следует помнить, что расходы, поименованные в ст. 346.16 НК РФ, должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

В пункте 32 Правил оказания услуг почтовой связи сказано, что при приеме регистрируемого почтового отправления отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода).

Приказом Минфина РФ от 29.12.2000 № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности» утверждены формы бланков в качестве документов строгой отчетности, которые могут использоваться при денежных расчетах без применения ККТ при оказании почтовых услуг, а именно форма № 1 «Квитанция в приеме почтовых отправлений» и форма № 5 «Квитанция в приеме разного рода платы».

Бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином, являются первичными учетными документами, которыми оформляются хозяйственные операции с наличными денежными средствами, и приравниваются к чеку ККТ.

Следовательно, организации при оказании почтовых услуг для учета наличных денежных средств без применения ККТ могут использовать утвержденные Минфином формы бланков строгой отчетности.

В пункте 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» сказано, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при продаже по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Таким образом, квитанция в приеме потовых отправлений будет являться документальным подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи.

В завершение хотелось бы отметить, что такой, казалось бы, простой вопрос, как представление отчетности по почте, таит в себе много нюансов и спорных моментов. Поэтому прежде всего, направляя отчетность по почте, следует получить от оператора связи, через которого отправляется отчетность, все документы, подтверждающие, что она отправлена в полном объеме и в срок, установленный законодательством, поскольку именно наличие подтверждающих документов дает возможность организации отстоять свою правоту в суде, а многочисленная арбитражная практика по данному вопросу свидетельствует о значительном количестве претензий со стороны налоговых органов и высокой вероятности встречи с ними в суде.

В настоящее время документ не применяется.

>Сдача налоговой отчетности по почте

Способы сдачи налоговой отчетности

Законодательством Российской Федерации предусмотрены следующие способы сдачи налоговых деклараций (расчетов):

• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
• на бумажных носителях.

В первом случае, юридическое лицо обязано сдавать налоговую отчетность только в электронном виде, если:

• если среднесписочная численность сотрудников превышает 100 человек (в действующей организации – за предыдущий год, во вновь созданной (реорганизованной) организации – в месяце создания (реорганизации));
• независимо от численности, если такая обязанность прямо предусмотрена положениями второй части Налогового кодекса по конкретному налогу. С 2014 года обязанность представления налоговых деклараций только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предусмотрена в отношении НДС независимо от численности (п. 5 ст. 174 НК РФ);
• если организация признается крупнейшим налогоплательщиком.

В остальных случаях организация вправе сдавать отчетность как на бумаге (например, через уполномоченного представителя организации или по почте), так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Такой порядок следует из положений пункта 3 и абзаца 1 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Одновременная подача налоговой отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и на бумаге законодательством не предусмотрена (ст. 80 НК РФ, письмо Минфина России от 26 марта 2010 г. № 03-02-07/1-130).

к меню

Требования к бумажной налоговой отчетности

Все формы налоговой отчетности в настоящее время приспособлены для считывания информации с помощью сканеров (являются машинно-ориентированными). В связи с этим к бумажным бланкам предъявляются дополнительные требования. В частности:

• бланк должен быть напечатан на бумаге формата А4;
• ширина полей не должна превышать допустимые пределы. Например, для книжной формы бланка ширина левого поля должна быть от 5 до 30 мм, а верхнего, нижнего и правого – не менее 5 мм;
• информация должна быть только с одной стороны листа;
• текст должен быть напечатан только черным цветом, шрифт – Times New Roman или Arial;
• размер шрифта для наименования формы документа, ее разделов и подразделов – высотой 11 или 10 пунктов, для текстовых фрагментов – высотой 9 пунктов;
• межстрочный интервал – одинарный;
• бланк должен содержать штриховой код и т. д.

Такой порядок предусмотрен Стандартом форм документов, утвержденным приказом ФНС России от 6 июля 2017 № ММВ-7-17/535. Поэтому, если организация сдает декларации на бланках, размноженных на копировальной технике, этот порядок нужно соблюдать.

к меню

ВИДЫ ОТЧЕТНОСТИ

Сведения о численности, среднесписочная численность

До 20 января текущего года все организации обязаны подать в налоговую инспекцию по месту своего учета сведения о среднесписочной численности сотрудников за прошлый год. Вновь созданные (реорганизованные) организации должны подать сведения о среднесписочной численности не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации).

Для представления сведений используйте форму, утвержденную приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Рекомендации по порядку заполнения этой формы доведены письмом ФНС России от 26 марта 2007 г. № ЧД-6-25/353.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

По неработающим фирмам можно сдать единую упрощенную декларацию

Отчитаться по итогам квартала при помощи такой декларацию (Приложение № 1 к Приказу Минфина от 10.07.2007 № 62н) могут те налогоплательщики, у которых за налоговый период не было движения денег на счетах в банках и в кассе, а также объектов налогообложения ни по одному из налогов.

Декларация представляется в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства физического лица, не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшими кварталом, полугодием, 9 месяцами, календарным годом.

Упрощенная Декларация представляется на бумажном носителе или в «электронном виде». Она может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.

При отправке декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.

Подача единой декларации – право, а не обязанность. Если хотите, можете вместо нее сдать нулевые декларации по каждому из ваших налогов, которые требуют отчета по окончании очередного квартала или года.

к меню

Как сдать налоговую отчетность по почте, дата сдачи отчетности

Одним из способов представления налоговой отчетности является ее пересылка в инспекцию по почте.

Дата сдачи налоговой отчетности по почте

При использовании этого способа датой представления отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Дату сдачи отчетности определяйте по почтовому штемпелю. Отчетность признается сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую отчетность, должно содержать опись вложения. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Обратите вниманиеосновным предметом судебных разбирательств при пересылке налоговой отчетности по почте является дата отправки деклараций. Чтобы доказать, что декларация отправлена вовремя, выберите оптимальный вид почтового отправления и храните все документы, подтверждающие отправку и доставку отчетности в инспекцию.

Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую отчетность, должно содержать опись вложения. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ

Составьте опись в двух экземплярах и подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

к меню

ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ

1. Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость за I квартал 2015 года на
5 (пяти) страницах – 1 экземпляр.

2. Налоговая декларация по ЕНВД за I квартал 2015 года на 4 (четырех) страницах –
1 экземпляр.
Директор «Альфы» _____________ А.В. Иванов
17.04.2015
Главный бухгалтер _____________ А.С. Петрова
17.04.2015

Налоговое законодательство предъявляет единственное требование к почтовому отправлению, в котором организация пересылает налоговую отчетность. Оно должно содержать опись вложения (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Вид почтового отправления каждая организация вправе выбрать самостоятельно. В зависимости от выбранного способа подтвердить своевременность отправки отчетности можно с помощью разных документов.

Налоговую отчетность отправляйте заказным или ценным письмом. Заказные и ценные письма являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Это значит, что их отправителю почта выдает квитанцию, а с адресата берет расписку в получении письма.

Заказные и ценные письма могут пересылаться с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату. Конкретный перечень регистрируемых отправлений, пересылаемых с описью вложения и с уведомлением, вправе определять оператор почтовой связи.

Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 10 Правил, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234.

Как правило, при отправке заказных писем опись вложения почтовая служба не составляет. Поэтому этот документ бухгалтеру придется оформить самостоятельно. За дополнительную плату можно отправить заказное письмо с уведомлением о его вручении получателю. В этом уведомлении будет указана дата, когда представитель налоговой инспекции получил отчетность.

Два экземпляра описи подпишите у руководителя и главного бухгалтера и заверьте печатью. Один экземпляр вложите в конверт с отчетностью. Второй сохраните у себя и прикрепите к нему квитанцию об отправке и уведомление (если оно есть) со штампом почты.

Опись вложения для заказного письма с налоговой отчетностью можно составить в произвольной форме. Желательно, чтобы почтовая служба заверила опись вложения (поставила на нем свой штамп). Но на практике сотрудники почты обычно отказываются это делать, ссылаясь на то, что они не могут отвечать за содержимое конверта. В этом случае ничем, кроме подписей руководителя и главного бухгалтера, подтвердить, какие документы были отправлены в налоговую инспекцию, организации не удастся.

Эту проблему можно решить, если отправить отчетность ценным письмом. Преимущество такого почтового отправления состоит в том, что опись вложения составляется на специальном почтовом бланке. Поскольку за доставку ценного письма почтовая служба несет дополнительную ответственность, такой бланк она заверяет в обязательном порядке.

Опись для ценного письма заполните, перечислив вложенные в него декларации. От имени организации подписать опись вложения должен уполномоченный представитель, имеющий доверенность на представление отчетности в налоговую инспекцию.

Внутренние документы налоговой службы предусматривают единственный вид почтового отправления, с помощью которого можно переслать налоговую декларацию: заказное письмо с описью вложений (абз. 23 п. 1 регламента, утвержденного приказом ФНС России 18 июля 2012 г. № ММВ-7-1/505). Однако арбитражная практика признает правомерной отправку налоговых деклараций не только заказными, но и ценными письмами и ценными бандеролями.

Чтобы избежать лишних проблем, при отправке письма проверьте четкость почтовых штампов на квитанции и описи. На оттиске должна быть отчетливо видна дата отравления.

Некоторые налоговые инспекции считают, что датой представления декларации по почте является тот день, когда она была получена. В таких случаях они могут попытаться привлечь организацию к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ. Это неправомерно.

к меню

Отметка о получении декларации при отправке почтой

По просьбе организации налоговая инспекция обязана проставить на копии налоговой декларации отметку о ее получении, если оригинал отправлен почтой. Отказ от проставления такой отметки неправомерен независимо от способа подачи декларации.

Налогоплательщик отправил бумажную декларацию по почте. Может ли он обратиться в налоговый орган с просьбой проставить отметку о приеме оригинала декларации на ее копии? Да, может, считают в Минфине. Но для этого необходимо составить соответствующий письменный запрос. Подробности — в письме ведомства от 04.12.17 № 03-02-08/80449. Это следует также из положений пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Такую же позицию подтверждает ВАС РФ в решении от 14 июля 2011 г. № ВАС-5591/11.

В пункте 204 Административного регламента ФНС России (утв. приказом Минфина от 02.07.12 № 99н) оговорено, что при представлении налоговых деклараций по почте, должностное лицо налогового органа проставляет на титульном листе каждой налоговой декларации дату ее направления заявителем и дату ее поступления в налоговую инспекцию. А для того, чтобы получить отметку на копии декларации, оригинал которой был отправлен по почте, налогоплательщик должен составить соответствующий письменный запрос и представить его в инспекцию ФНС России по месту своего учета.

к меню

Налоговая инспекция приостановить операции по расчетному счету, если посчитает, что декларация, отправленная по почте, не представлена

Законодательство позволяет налоговым инспекциям приостанавливать операции по расчетным счетам в тех случаях, когда организация не представляет налоговую отчетность. Счет может быть заблокирован не ранее чем через 10 рабочих дней после того, как истек установленный срок подачи декларации по тому или иному налогу. Это следует из положений пункта 6 статьи 6.1 и пункта 3 статьи 76 Налогового кодекса РФ.

О приостановке расчетных операций налоговая инспекция обязана сообщить организации, выслав ей копию решения по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3 октября 2012 г. № ММВ-7-8/662. Копия решения должна быть вручена представителю организации под расписку или отправлена по почте с уведомлением о вручении. Такой порядок предусмотрен в абзаце 5 пункта 4 статьи 76 Налогового кодекса РФ.

Если декларация была отправлена своевременно, но организация получила копию решения о приостановке расчетных операций, предъявите в инспекцию:

• копию декларации;
• опись вложения;
• уведомление о вручении или почтовую квитанцию.

Проследите, чтобы в каждом из этих документов была указана дата составления. После того как документы, подтверждающие своевременность представления декларации, предъявлены, инспекция обязана разблокировать расчетный счет в течение одного операционного дня (абз. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. Сроки сдачи отчетности в ЭЛЕКТРОННОМ виде
   Приведена таблица отчетности деклараций, когда они сдаются только в электронном виде по интернет.
2. Какой ШТРАФ за несвоевременную сдачу ДЕКЛАРАЦИИ, БАЛАНСА
   Какой штраф грозит за несвоевременную сдачу декларации по: налогу на прибыль, НДС, УСН, ЕНВД, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ — ПФ РФ, соцстрах — ФСС РФ.

Как отправить отчетность по почте

Днем принятия ФНС отчётности является дата отправки письма. В случае необходимости обращайтесь в инспекцию за проставлением штампа о принятии отчёта, предоставив им чек и опись.

Образец и бланк описи находятся тут: опись вложения в ценное письмо

Предельный срок отправки письма — последний день для предоставления отчётности. Актуальные сроки узнавайте в ФНС либо через бухгалтерские системы и календари бухотчётности.

При заполнении конверта стоит перепроверить адрес ФНС. Иногда налоговые переезжают, а информация об этом появляется на сайте не сразу. Особых проблем ошибка в адресе не доставит: почтовое отделение переадресует письмо на новое место. Если же ошибочно указана не та ФНС, то письмо переправят. Проблемой эта ошибка станет при ликвидации фирмы: из-за нежелания платить штрафы, придётся обойти много инстанций, чтобы доказать факт пересылки.

Посылать все виды отчётных документов надо заказным письмом с уведомлением и подробной описью вложения. Опись предусмотрена НК РФ. Не стоит оставлять отправку на последний момент: Почта России работает до 20–00 (в большинстве случаев, разумеется, не всегда и не везде), и не все экспресс-службы доставки отправляют с описью.

Отправляется отчётность по почте:

• всем компаниям, кроме крупнейших, с ССЧ свыше 100 человек;
• по налогам, по которым НК не предусмотрел лишь электронную форму;
• заказными письмами, переписав вложения.

Опубликовано: журнал «Расчет»

Маргарита КРЫМСКАЯ

В последний день сдачи отчетности, когда становится ясно, что отдать отчеты инспектору лично уже не удастся, остается один путь — на почту. Но можно ли полностью положиться на почтовую доставку?

налоговая декларация может быть представлена в налоговый орган лично либо отправлена по почте. В последнем случае днем ее представления считается дата отправки заказного письма с описью вложения.
(ст. 80 Налогового кодекса РФ)

(ст. 80 Налогового кодекса РФ)

Почта в помощь

Отправление отчетности почтой предусмотрено для удобства как налогоплательщиков, так и самих налоговых инспекторов. Ведь в дни сдачи отчетов налоговая работает очень напряженно: недостаток времени зачастую не позволяет налоговикам давать какие-то комментарии по поводу заполнения отчетных форм. Фактически налоговая становится почтой — принимает отчет, ставит штамп, поэтому многие считают, что в эти дни в налоговую лучше не приходить, и активно пользуются услугами почты. Марина Нечаева, бухгалтер из Оренбурга, считает почтовую доставку очень удобной: «На мой взгляд, отправка отчета почтой — это большая экономия времени. Мне кажется, что глупо тратить часы на то, что можно решить за минуты».
Более того, многие организации, чьи филиалы находятся в других городах, и вовсе не могут обходиться без услуг почтовой службы. Любовь Новикова, главный бухгалтер московского холдинга, рассказывает: «Ежемесячно отправляем почтой кучу отчетов по разным городам. У нас 22 филиала, а НДС, зарплата — все считается в головной организации. Вот 20-го числа каждого месяца раскладываем отчеты по конвертам и отправляем. А как иначе?»
Конечно, почтой удобнее и быстрее. Правда, если адресов отправки отчетности много, подготовка к отправке (распечатка адресов, наклеивание их на конверт, вложение в конверт документов) превращается в довольно-таки нудную процедуру.
К сожалению, есть проблема и посущественнее.

Дойдет — не дойдет

Виноват во всем, как обычно, Налоговый кодекс, где в статье 80 написано, что отправлять отчетность нужно «заказным письмом с описью вложения». Бухгалтер, приходя на почту, желает отправить отчеты по закону, но тут перед ним возникает служащий почтового отделения, у которого на сей счет свои инструкции. На почте отправить заказное письмо с описью невозможно. Опись прилагается только к ценному письму. А за ценным письмом получатель должен прийти на почту лично. Стоит ли говорить, что далеко не каждая инспекция согласится сама забирать с почты отчеты налогоплательщиков?
Многие бухгалтеры не обращают на это внимание и отправляют отчеты заказным письмом без описи. Но они не исключают ситуации, что с их корреспонденцией в любой момент может что-то случиться. Лариса Ивановна, главбух московской строительной организации, рассказывает: «Мне кажется, что отправлять по почте отчеты имеет смысл только в крайнем случае, в качестве экстренной меры, когда уже точно знаешь, что сдать лично не успеешь. Все же лучше вручать лично в руки налоговому инспектору. У меня пока, слава богу, никаких проблем не было — все письма доходили. Посылаю я всегда только заказным письмом, так как мне рассказали, что были случаи, когда налоговики отказывались получать ценное письмо с описью. Но мне также известны случаи, когда возникали проблемы и с заказными письмами без описи. Вот так всегда: отправлю и переживаю, не потеряется ли».
Налоговые инспекции все по-разному относятся к «почтовым» отчетам. Как нам рассказала налоговый инспектор из Калужской области, обычно проблем с почтой нет: «Возможность отправить отчет почтой — это очень удобно для малых предприятий и для предприятий, у которых нулевой баланс. Это экономит кучу времени. Для крупных предприятий, конечно, лучше чтобы бухгалтер сам подъехал и вместе с инспектором все проверил. Ведь если есть какие-то ошибки, то могут быть применены налоговые санкции. И еще: сдача баланса — это повод наведаться в налоговую и узнать, не изменилось ли чего — может быть, что-то нужно будет считать по новой. Именно поэтому очень много бухгалтеров приезжают сдавать баланс лично. Однако если бухгалтер уверен в своей квалификации, уверен, что он сделал баланс без ошибок, то он вполне может направить его по почте заказным письмом. Такого, что по почте до нас что-то не дошло, не бывало».
А вот многие бухгалтеры говорят, что бывало и не раз. Если не потеряется на почте, то напутают что-нибудь в самой инспекции. А поскольку в заказном письме описи нет, доказать, что было в письме, практически невозможно. Юлия Соловьева, бухгалтер санкт-петербургского предприятия, рассказывает: «Один раз отправила все отчеты почтой — потеряли! Конечно, у меня была квитанция с почты, но в налоговую пришлось с полгода побегать и написать кучу писем. Больше не отправляю».
Но не все так печально. Многие в этой ситуации не унывают и ищут решение проблем, ведь пока там наверху все обдумают и согласуют, пройдут годы. А работать как-то надо.

Маленькие хитрости

Бухгалтеры, привыкшие к неразберихе в законодательстве, уже научились обходить сложные ситуации.
Одни советуют отправлять все отчеты заказным письмом, но каждый отчет вложить в отдельный конверт. При этом на почтовом уведомлении, которое вернется из налоговой со штампиком, обязательно писать, какой именно отчет в этом конверте.
Другие рекомендуют посылать отчетность ценным письмом с описью, но это в том случае, если вы точно знаете, что служащие из вашей инспекции забирают с почты корреспонденцию. Если же вы не уверены, лучше не рисковать.
Одним из надежных вариантов многие бухгалтеры считают отправление отчетов ускоренной экспресс-почтой. Это письмо будет стоить немного дороже заказного или ценного — около 30 рублей, в то время как заказное стоит в районе 10. Но если вы очень переживаете за свои отчеты, и на почте, и в налоговой в один голос советуют воспользоваться именно таким способом. Рената Каланова, бухгалтер торговой фирмы из Калуги, рассказывает: «Всегда отправляю письма в налоговую ценным письмом ускоренной почтой. Тогда есть и опись, и доставка по уведомлению. И ни разу проблем не было».

На одном из недавних семинаров, на котором присутствовал автор, бухгалтеры задавали вопрос о проблемах с почтовыми отправлениями специалисту из московского Управления МНС, но ответа на него так и не получили. Чиновник откровенно признался, что хоть он все и понимает, но сделать ничего не может: «Закон есть закон». Потом посочувствовал и дал ценный совет: о проблемах с применением Налогового кодекса писать в вышестоящий налоговый орган. Вот только как посылать — заказным или ценным — не уточнил.

Заграница нам не поможет

Как выяснилось, проблема отправления отчетов существует везде — где-то больше, где-то меньше. На Украине тоже можно отправлять отчеты почтой. Но как нам рассказывают бухгалтеры, которые отправляли в налоговую инспекцию свои отчеты по почте, делать это они больше не собираются. Во-первых, потому что, по их мнению, налоговая система сильно бюрократизирована и «налоговикам просто необходимо лично встречаться с бухгалтерами при сдаче отчетности». Во-вторых, часто случается, что именно в почтовой отчетности возникают проблемы. Зная все эти случаи, бухгалтеры предпочитают лично отнести все отчеты. А в небольших городах такая проблема вообще не стоит — проще и быстрее ножками.
Примерно такая же ситуация и в Молдове: можно отправлять отчеты почтой, но бухгалтеры предпочитают отдать лично, чтобы потом внезапно не возникло проблем.
В дальнем зарубежье ситуация иная. Например, в Америке отчеты посылают любым удобным для налогоплательщика способом — можно обычной почтой, можно электронной. В налоговую сдавать лично никто не ходит, туда можно только позвонить, поэтому, что такое очередь в налоговую, они не знают. Однако если в отчетах, отправленных электронным способом, налоговый инспектор найдет ошибку, то исправлять ее придется уже по обычной почте. Это очень раздражает бухгалтеров, поскольку из-за сроков доставки можно не успеть отправить исправления. Ничего хорошего это не предвещает: если правильный отчет будет отправлен позже установленного срока, то на компанию налагается штраф.

В чем отличие сдачи отчетности: лично, почтой, через интернет?

Большинство отчетов можно передавать в контролирующие органы лично, через интернет или почтой.

Сдача отчетности лично на магнитном носителе в ФНС

Непосредственная подача отчета инспектору в ИФНС возможна лишь для субъектов, имеющих небольшой штат работников – до 25 человек. Отчет подается в двух экземплярах на бумаге. Возможно потребуется приложить электронный файл на флеш-накопителе. Главным преимуществом этого способа является то, что налогоплательщик сразу же узнает, правильно ли составлен отчет, или нет.

В ИФНС ему подскажут, при необходимости, что нужно исправить. Но в дни квартальной и годовой отчетности в налоговой образуются большие очереди, в которых представителю предприятия или ИП придется провести не один час. К тому же инспектор откажет в приеме отчета, если обнаружит какие-то ошибки.

Внимание! Поэтому непосредственно ведомость лучше сдавать не в последний отчетный день, так как есть риск его попросту не отдать. Если руководитель организации или предприниматель не смогут сдать отчет лично, нужно обязательно оформлять доверенности на представителя.

Сдача отчетности по почте

Сдача отчетности посредством почтового отправления является неплохим альтернативным вариантом:

• Отчетность можно отправить с любого почтового отделения.
• Даже если в налоговой очередь на сдачу в отчетов и вы не успеваете отстоять ее, то оправить можно даже в последний день.
• Нет абонентской платы за электронную цифровую подпись или иные специальные программы, необходимые для электронной сдачи отчетности.

Отправить декларацию по почте тоже могут только предприятия с малой численностью работников. Отчет в количестве одного экземпляра нужно положить в конверт, при этом дополнительно прикладывать носитель с его электронной формой не надо. Обязательно нужно будет оформить опись вложения.

Данный отчет контролирующим органом будет принят, даже если в нем допущена ошибка. В связи с этим в дальнейшем потребуется его корректировка и уточнение. Но об этом компания или ИП узнают позже. Если налоговая декларация по почте передается не директором или предпринимателем, доверенность потребуется только на регистрируемые отправления.

Внимание! Для крупных компаний с численностью персонала – более 25 человек, ведомость по почте в налоговую отправлять нельзя, так как законодательство предусматривает, что должна происходить сдача отчетности через интернет.

Сдача отчетности через интернет

Сегодня сдать отчет в налоговую через интернет является самым популярным способом отправки. При этом это будет более выгодная альтернатива почте, если приходится сдавать много отчетов. В этом случае декларация передается только в электронной форме. Этот способ доступен каждому предприятию или ИП, но при условии что у них есть электронная цифровая подпись ЭЦП.

Отчет может быть отправлен самостоятельно при наличии специальной программы, или же через посредника. Даже если отчет содержит ошибку и отклонен налоговой, то у субъекта еще есть определенный период (5 дней), чтобы исправить декларацию и отправить ее заново.

Каким письмом отправлять отчетность в налоговую?

Субъект сам может выбрать как отправить отчетность в налоговую по почте. Обязательным условием является лишь тот факт, что письмо с отчетностью должно иметь опись вложения.

Таким образом для налогоплательщика доступны варианты:

• Обычное отправление – самое дешевое почтовой. Заплатить нужно будет только за конверт и его вес. Опись вложения составляется самостоятельно на фирменном бланке, но обычно почтовый работник отказывается поставить на ней штемпель. Из-за того, что письмо не регистрируется, при его утере невозможно будет доказать сам факт отправки.
• Заказное отправление — дешевый вариант регистрируемого отправления. Работнику при его подаче выдается квитанция о приеме конверта к пересылке, что будет доказательством сдачи отчета при утере письма. Но опись бухгалтер должен составить самостоятельно, и почтовый работник ее не штампует. Таким образом, факт отправки и дату можно будет доказать при помощи квитанции. Если она утеряна, то дату и факт отправления подтвердить будет проблематично. К письму можно прикрепить уведомление о вручении.
• Ценное письмо с описью вложения— также является регистрируемым отправлением. Однако отправитель может назначить ему «цену», которая будет выплачена в случае утери. В связи с этим почта составляет опись вложения на собственном бланке и ставит на нем штемпель. При этом типе отправления опись может служить подтверждением даты и факта отправки декларации в налоговую. При необходимости, здесь также можно использовать уведомление о вручении.

Важно! При отправлении отчетность в налоговую через почту лучше всего делать это ценным письмом с описью вложения! В противном случае письмо может просто потеряться. При этом опись со штампом почты описывает содержимое конверта.

Как правильно составить опись вложения?

Согласно НК, если налогоплательщик отправляет отчетность при помощи почты, то он также в обязательном порядке должен положить опись вложения. При этом если для доставки документа было выбрано заказное письмо, то работник почты опись самостоятельно не оформляет — бухгалтеру нужно сделать это самому.

Однако очень часто почтовый сотрудник отказывается поставить на такой описи штамп, аргументируя это тем, что не отвечает за содержимое отправления. Это значит, что подтверждать, что была отправлена именно декларация можно будет только подписями руководителя и главного бухгалтера. Кроме этого, если будет потеряна квитанция об отправлении, подтвердить дату передачи конверта на почту уже не удастся.

Рассмотрим, как составить опись, если же все-таки принято решение отправлять декларацию заказным письмом. Это лучше делать на фирменном бланке. На нем в верхней части листа указываются полное название компании, коды ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты.

Далее посередине страницы проставляется название документа – «Опись вложения».

Затем в виде нумерованного списка идет перечень деклараций, которые вкладываются в конверт в формате: «Налоговая декларация (название) за (период) на (количество страниц цифрами и прописью) листах — 1 экземпляр».

После списка деклараций ставит свою подпись с расшифровкой сначала руководитель фирмы, а потом главный бухгалтер.

Внимание! Помимо данного варианта описи вложения вы можете применять стандартные бланки по форме 107. Его можно получить в отделении почты бесплатно или скачать по ссылке выше.

Что является подтверждением сдачи отчетности?

При отправке отчетности при помощи ценного почтового отправления обязательно необходимо составлять опись вложения на бланке почты. В ней подробно расписываются: какие бумаги положены в конверт, а значит только с ее помощью можно будет подтвердить, что отправлена была именно декларация. Из простой квитанции такую информацию получить нельзя.

Кроме этого, опись, согласно правилам оказания почтовых услуг, является также фактом заключения с почтовым оператором соглашения на получение услуг.

Также, перед тем как положить второй экземпляр описи в конверт, работник почты проверяет идентичность обеих копий, сравнивает с содержимым конверта, и ставит на каждую опись оттиск почтового штемпеля. Оставшаяся копия описи со штемпелем может служить подтверждением своевременного отправления отчета даже в том случае, если была потеряна почтовая квитанция. Однако, некоторые арбитражные суды с этим несогласны, и считают что таким подтверждением может служить только квитанция.

Если письмо по какой-либо причине не дошло до налоговой службы и в результате этого был заблокирован расчетный счет, необходимо предъявить в инспекцию:

• Копию сданной декларации;
• Опись вложения с оттиском печати;
• Почтовую квитанция с отчетом о доставке письма.

Метки: Почта