Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ:

• компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
• возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

• степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260;
• интенсивность его использованияПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

• <или>приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяцпп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н;
• <или>установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…»; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающиеПисьмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@, так и запрещающие это делатьПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150;

3) документы учета служебных поездок:

• <если>вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатораПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354);
• <если>вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

• <или>из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега;
• <или>норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
• <или>норм Минтрансапп. 7.1, 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

СОВЕТ

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходовп. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98.

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

• принадлежность используемого автомобиля работнику;
• расчет компенсации;
• фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
• сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной формеп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нормподп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465:

• по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

• по мотоциклам — 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

• для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документып. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательноПостановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
• суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009);
• по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужноп. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87.

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностьюподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласен с этим и МинфинПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150.

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимникиподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисленияпп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницып. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Совет

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательствопп. 4, 7 ПБУ 18/02.

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма компенсации работнику	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»	51 «Расчетные счета»	5000
Сумма компенсации отражена в расходах	44 «Расходы на продажу»	73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»	5000
Отражено постоянное налоговое обязательство ((5000 руб. – 1200 руб.) х 20%)	99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство»	68, субсчет «Налог на прибыль»	760

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей — в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

“Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях — поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)”.

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Минфин России

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать”.

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьсяст. 188 ТК РФ.

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашениемПостановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213. Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

• данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
• размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

10 августа 2011 г.

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
— вести учет служебных поездок в путевых листах;
— представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

От работодателя Генеральный директор			Е.А. Романов
Работник:			А.В. Старостин

***

С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций. В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средстваподп. 2 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 646 ГК РФ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649. Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ). Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены. К тому же, все зависит от модели авто, марки, потребления бензина, мощности и иных характеристик. В данной статье мы рассказываем о том, на каких основаниях сотрудник может получить компенсацию за использование своей машины, кто имеет право требовать компенсацию, как она оформляется, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ, какие документы понадобятся для обоснования суммы компенсации.

Условия выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя

Важно! Если сотрудник самостоятельно решил, что будет пользоваться своей машиной во время работы, не оповестив об этом работодателя и не оформив соответствующие бумаги, наниматель не обязан возмещать расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр авто.

Претендовать на компенсацию по расходам, связанным с использованием транспортного средства во время работы, могут не все водители, трудоустроенные на предприятиях. Должны выполняться следующие условия:

1. У водителя в наличии должны быть документальные подтверждения того, что автомобиль действительно эксплуатируется в интересах предприятия (расчеты, документы).
2. Расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и т.д. подтверждены соответствующими платежными документами.
3. Работодатель дал свое согласие на использование машины в нуждах компании на возмездной основе – доказательством тому является договор с сотрудником или дополнительно соглашение к трудовому договору.
4. Величина компенсационных сумм или способ ее расчета должен быть оговорен в бумагах.
5. Работник управляет транспортным средством, будучи владельцем машины или обладателем доверенности от собственника авто.

Как оформляется выплата сотруднику компенсации за эксплуатацию личного автомобиля – выплата компенсации согласно платежным документам

Важно! Если работника не устраивают условия, на которых работодатель предлагает компенсироваться расходы за использование его машины в нуждах компании, сотрудник вправе отказаться от предоставления своего автомобиля – это не может служить поводом для увольнения.

Чаще всего, если подчиненный согласен предоставить свой автомобиль для использования его в нуждах предприятия, он же и будет являться водителем. И, как правило, сумма компенсации оговаривается заранее и прописывается в договоре. Обычно при расчетах бухгалтер опирается на технические характеристики автомобиля и его возраст. Способ выплаты компенсации на основании расчетов по фактическим расходам сотрудника имеет свои плюсы и минусы:

Преимущества	Недостатки
Если размер компенсации согласован с работником, заключать соглашение не требуется.	Налоговое законодательство позволяет не облагать налогом лишь малую часть компенсационной выплаты, которая сама по себе не может покрыть расходы водителя.
Величина компенсации легко регулируется при изменении цен на ГСМ и прочие статьи расходов.	Если работодатель выплачивает сотруднику компенсацию, по размеру больше максимально возможной суммы, установленной ФНС, он не может учесть убытки при расчете налога на прибыль.

Если решено было использовать данный метод компенсации расходов сотрудника на бензин, масло, дизельное топливо и т.д., необходимо действовать следующим образом:

1. Обговорить с работником детали возмещения затрат на автомобиль.
2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту, в котором оговаривались бы условия эксплуатации авто в интересах предприятия.
3. Издать приказ о выплате сотруднику компенсации за горюче-смазочные материалы (смотреть Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ).
4. Передать в бухгалтерию предприятия заявление сотрудника о выплате ему компенсации за использование личного транспорта (ежемесячную).

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за использование личного имущества сотрудника в служебных целях в 2019 году”.

Оформление выплаты компенсации за использование личной машины в интересах работодателя путем составления договора аренды

Заключение договора аренды транспортного средства, принадлежащего сотруднику фирмы, считается оптимальным вариантом для выплаты ему компенсации. Поскольку работник является владельцем автомобиля, составить договор найма машины с экипажем не получится (получилось бы, что договор работник заключает сам с собой). Такой подход также имеет свои плюсы и минусы:

Преимущества	Недостатки
Работодатель имеет право учитывать убытки, связанные с оплатой найма автомобиля сотрудника, при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.	Сумма арендной платы должна облагаться налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13%.
Предприятие может по договору взять на себя обязательство по погашению всех издержек, связанных с использованием транспорта, а затем учесть расходы при вычислении суммы взносов в бюджет.	Необходимо заключать с сотрудником договор.

Подобный метод эксплуатации автомобиля сотрудника компанией позволяет учитывать особенности таких взаимоотношений, а именно:

• величину платы за найм транспортного средства;
• компенсацию владельцу машины затрат на уплату налога на транспорт и оплату страховки;
• кто (наниматель или владелец авто) будет оплачивать ГСМ и ремонт.

Заключение договора по аренде транспортного средства работника предполагает прохождение следующих этапов:

1. Обсуждение вопроса эксплуатации личного автомобиля работника в интересах предприятия, согласование всех основных моментов.
2. Определение оптимального для обеих сторон сделки способа компенсации расходов по эксплуатации автомобиля.
3. Заключение договора аренды машины.
4. Обращение в страховую компанию за повторным оформлением полиса ОСАГО, связанным с изменившимся количеством лиц, имеющих доверенность на управление ТС.
5. Подписание документов о передаче машины предприятию на конкретный срок.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

• Возмещение за пользование и естественный износ машины;
• Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

• Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
• Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
• Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

• Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
• Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Расчет компенсации за использование автомобиля

Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

• не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
• более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.

Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.

Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).

Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы (Письмо Минфина от 23.10.2017 N 03-15-06/69146).

Расчет компенсации за автомобиль: пример

Пред. / След.

Талалаева Ю.Н.
Опубликовано в номере: Консультант бухгалтера №3 / 2004

Многие организации в ходе осуществления своей деятельности используют личный автотранспорт своих работников . Отношения между организацией и работником — владельцем автомобиля могут строиться по одному из трех возможных вариантов:

1) работник для выполнения своих служебных обязанностей использует личный автомобиль , а организация компенсирует ему соответствующие расходы (на бензин, запчасти и т.д.);

2) организация заключает с работником договор аренды транспортного средства (с экипажем или без);

3) организация заключает с работником договор безвозмездного пользования транспортным средством.

Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта

В соответствии о статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Выплачиваемая работнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях включается в состав расходов по обычным видам деятельности, что отражается проводкой:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на сумму начисленной компенсации.

Для целей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в порядке, установленном статьей 264 НК РФ. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК указанные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов , в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92.

Указанным постановлением установлены следующие нормы возмещения расходов:

• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц ;
• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1 500 руб. в месяц ;
• мотоциклы — 600 руб. в месяц .

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных Правительством Российской Федерации, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

В аналогичном порядке суммы компенсации учитываются при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации).

Как разъяснил в письме от 28 апреля 2003 г. № 04-04-06/71 Минфин РФ, в организациях, не состоящих на бюджетном финансировании, налогом на доходы физических лиц не облагаются компенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебных поездок в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92, а в бюджетных организациях — в соответствии с приказом Минфина РФ от 4 февраля 2000 г. № 16н (см. также письмо Минфина РФ от 20 октября 2003 г. № 14-04-12/5).

Что касается единого социального налога , то он не начисляется на сумму компенсации вне зависимости от ее размера. Сумма компенсации в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ, согласно которому не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации). Сверхнормативная компенсация не подлежит налогообложению единым социальным налогом на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Согласно указанной норме выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, не признаются объектом налогообложения, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций, а, как мы уже выяснили ранее, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей сверх установленных норм налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Пример 1. Работник организации использует для служебных целей личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя менее 2000 куб. см. По распоряжению руководителя организации в отчетном периоде работнику была выплачена компенсация в размере 3000 руб. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 норма расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц.

Поскольку фактически выплаченная работнику сумма превышает установленную норму, в расходы, принимаемые при определении объекта налогообложения по налогу на прибыль, включается сумма 1200 руб.

Сверхнормативные расходы — 1800 руб. (3000 руб. — 1200 руб.) увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль и подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

В учете организации будут оформлены проводки:

дебет счета 26 (44) кредит счета 73 — на сумму начисленной компенсации — 3 000 руб.;

дебет счета 73 кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму удержанного налога на доходы физических лиц — 234 руб. (1800 Ѕ 13%);

дебет счета 73 кредит счета 50 — на сумму компенсации, выплаченной работнику из касса организации — 2766 руб. (3000 руб. — 234 руб.).

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, учитывают расходы на компенсацию за использование для служебных целей личных автомашин работников в том же порядке. На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения и выбравший в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшает полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 при применении упрощенной системы налогообложения установленные этим постановлением нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Заключение договора аренды

Договор аренды транспортного средства должен заключаться организацией с физическим лицом в строгом соответствии с нормами и правилами гражданского законодательства. Правовые основы арендных отношений установлены главой 34 ГК РФ, в которой аренде транспортных средств посвящен отдельный параграф.

Параграфом 3 «Аренда транспортных средств» главы 34 «Аренда» ГК РФ предусмотрены два вида аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.

В соответствии со статьей 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Если иное не предусмотрено договором аренды, при аренде транспортного средства с экипажем юридическое лицо — арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (статья 636 ГК РФ). Поддержание надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (статья 634 ГК РФ), а также его страхование (статья 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.

Согласно статье 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

При аренде транспортного средства без экипажа арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства (включая осуществление текущего и капитального ремонта), его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статьи 644 и 646 ГК РФ).

Еще раз отметим, что распределяя обязанности по оплате расходов по содержанию и эксплуатации транспортного средства таким образом, ГК РФ допускает установление иного порядка их оплаты по соглашению сторон.

В общем случае при аренде транспортного средства у работника организация несет расходы, связанные с выплатой работнику арендной платы и эксплуатацией транспортного средства (приобретение горюче-смазочных материалов и запчастей, техническое обслуживание).

В том случае, когда арендованный транспорт используется для осуществления деятельности организации — арендатора, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы по оплате аренды учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99.

Для целей налогообложения арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией арендованного автотранспорта, включаются организацией в состав расходов по обычным видам деятельности (при условии, конечно, что арендованный автотранспорт используется для нужд производства и управления) и учитываются при определении налогооблагаемой прибыли на основании пункта 1 статьи 253 НК РФ в составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Пример 2. Организация арендовала у физического лица сроком на десять месяцев транспортное средство для осуществления производственной деятельности (договор аренды без экипажа).

Стоимость транспортного средства согласно договору составляет 34 000 руб. Договором определено, что арендная плата вносится организацией в виде ежемесячных платежей в размере 3400 руб. В течение отчетного периода в отношении арендованного транспортного средства были осуществлены следующие расходы:

• начислена арендная плата в сумме 3400 руб.;
• израсходованы горюче-смазочные материалы на сумму 1650 руб.;
• осуществлен текущий ремонт транспортного средства (заменены запчасти) на сумму 400 руб.

В учете организации будут оформлены проводки (налоги опущены):

дебет счета 001 «Арендованные основные средства» — на сумму стоимости арендованного транспортного средства согласно договору с арендодателем — физическим лицом — 34 000 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованных горюче — смазочных материалов 1650 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10, субсчет 5 «Запасные части» — на сумму стоимости использованных запасных частей — 400 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 76 — на сумму начисленной арендной платы —3400 руб.

Арендная плата, выплачиваемая организацией арендодателю — физическому лицу, признается его налогооблагаемым доходом в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Согласно пункту 1 статьи 224 НК РФ в отношении этого вида дохода применяется налоговая ставка в размере 13 процентов.

Пример 3. Для условий примера 2 удержание налога на доходы физических лиц и выплата арендной платы работнику отразится в учете организации проводками:

дебет счета 76 кредит счета 68 — на сумму начисленного налога на доходы физических лиц — 442 руб. (3400 руб. Ѕ 13%);

дебет счета 76 кредит счета 50 — на сумму выплаченной через кассу организации арендной платы — 2958 руб. (3400 руб. — 442 руб.).

Поскольку арендная плата, выплачиваемая организацией — арендатором физическому лицу, признается доходом последнего, возникает вопрос и о начислении с выплачиваемой суммы единого социального налога.

Согласно пункту 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения по единому социальному налогу (взносу) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

В соответствии с пунктом 2.1 Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты единого социального налога, утвержденных приказом МНС РФ от 5 июля 2002 г. № БГ-3-05/344, не являются объектом налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

К таким договорам, в частности, относятся договоры аренды (за исключением договора аренды транспортного средства с экипажем).

В отношении договора аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем необходимо иметь в виду следующее.

По указанному договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (статья 632 ГК РФ).

Таким образом, по договору аренды транспортного средства с экипажем начисление и уплата налога производится с выплат в пользу членов экипажа (в нашем случае — с работника-арендодателя).

Заключение договора безвозмездного пользования

Работник может передать личный автотранспорт в безвозмездное пользование организации.

В этом случае отношения между работодателем и работником регулируются главой 36 ГК РФ «Безвозмездное пользование».

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

При этом следует иметь в виду , что согласно пункту 1 статьи 690 ГК РФ передать вещь в безвозмездное пользование может только ее собственник или лицо, управомоченное на это собственником или законом. То есть работник вправе передать в безвозмездное пользование автомобиль только в том случае, если он является его собственником, либо имеет право распоряжаться им на основании доверенности, выданной собственником.

На основании статьи 695 ГК РФ ссудополучатель (в нашем случае — организация) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.

При использовании автомобиля для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы на содержание автомобиля учитываются для целей налогообложения на основании пункта 1 статьи 253 НК РФ.

Следует иметь в виду, что при заключении такого договора налоговые органы могут потребовать доначисления налога на прибыль исходя из рыночной стоимости оказанной физическим лицом услуги на основании подпункта 8 статьи 250 НК РФ, согласно которому внереализационными доходами, подлежащими налогообложению налогом на прибыль, признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг).

Как подписаться >>>