Контроль дебиторской задолженности

Как организовать контроль дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

  • контроль и учет договоров с покупателями,
  • контроль оформления документации,
  • установление характера дебиторской задолженности,
  • осуществление своевременного контроля и
  • принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

  • всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
  • порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
  • срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
  • форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
  • меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
  • выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:

На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.

В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:

  • проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
  • включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
  • установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
  • внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
  • установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
  • своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.

Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.

Источник: Пресс-центр АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», FD.ru

Елена Рослова, Директор Департамента аудита и МСФО АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», 26.04.2017

Елена Рослова

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100%. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда есть возможность перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, поставки) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик сделает ему отгрузку), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока уже не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой, это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных факторов.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

Однако плановый уровень дебиторской задолженности нужно время от времени пересматривать. Зачем? Объясняет Евгений Найденов, руководитель департамента налогового аудита ООО «Бизнес аудит»:

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Нормирование производственных запасов и дебиторской задолженности

Для бесперебойной работы энергетические компании должны создавать запасы ресурсов, используемых в производственном процессе.

Производственные запасы классифицируются:

  • • по видам материальных ресурсов: запасы топлива, запасы основных и вспомогательных материалов, запасы запасных частей;
  • • по функциональному назначению: текущий, страховой (гарантийный), подготовительный, транспортный, сезонный запас.

Для ТЭС важнейшим является запас топлива, включающий:

• текущий запас – запас топлива, обеспечивающий бесперебойную работу электростанции в период между двумя очередными плановыми поставками топлива:

где – норма текущего запаса топлива в сутках;

• страховой (гарантийный) запас создается на случай непредвиденной задержки в пути очередной поставки, срыва поставки, уменьшения размера поставки. Единый подход к определению нормы гарантийного запаса отсутствует и, поэтому устанавливается в пределах от 3 до 5 суток или в размере 50% нормы текущего запаса, если ресурс поставляется от иногородних поставщиков. Возможно использование статистического метода, согласно которому страховой запас определяется по формуле

где –фактический объем поставки; –фактический интервал поставки; – средний интервал поставки; n – число учитываемых поставок;

• подготовительный (технологический) запас – обеспечивает ТЭС топливом в период между началом приемки топлива на склад и подачей его в энергетический котел.

где – коэффициент технологичности топлива, устанавливаемый комиссией. Как правило, период времени между моментом поставки топлива на электростанцию и подачей его в котел составляет несколько часов, поэтому подготовительный запас может определяться:

где – часовой расход топлива котлом, – время на подготовку топлива (дробление, размол и проч.);

  • • сезонный запас создается для покрытия возрастающей потребности в топливе в осенне-зимний период в соответствии с графиком заполнения топливного склада, разрабатываемым самой компанией;
  • • транспортный запас создается при значительной удаленности электростанции от поставщика ресурса:

Норма транспортного запаса устанавливается исходя из продолжительности пробега груза от поставщика до потребителя () за вычетом времени документооборота, сут.:

где – время, необходимое поставщику для составления платежного требования и обработки документов в банке поставщика; – время почтового пробега платежного требования; – время на акцепт счета платежного требования; – время на обработку документов в банке покупателя;

• производственный запас топлива на станции включает:

На величину запаса влияют: выработка электроэнергии и отпуск тепла, режим эксплуатации, удельный нормативный расход топлива, вид топлива, емкость топливных складов, расстояние транспорта топлива;

Запас запасных частей. К моменту начала ремонта на площадке станции должен быть запас запчастей, определяемый регламентом проведения данного вида ремонта (капитального, среднего, текущего).

В общем случае обеспеченность компании определенным видом ресурса оценивается по коэффициенту обеспеченности:

Если – налицо излишний запас, если – дефицит запаса.

В энергетике подлежит нормированию дебиторская задолженность (ДЗ) – задолженность за потребленную энергию, не оплаченную потребителями по договору энергоснабжения за данный период платежа до окончания следующего за ним периода платежа.

По истечении второго срока платежа текущая задолженность переходит в ранг просроченной. Норма текущей ДЗ в сутках устанавливается для каждой категории потребителей и соответствует времени, необходимому для выписки платежных документов, отправки документов в банк и совершения банковских проводок. Норматив текущей ДЗ равен произведению среднесуточной задолженности на норму текущей задолженности в сутках.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *