Списание представительских расходов

Содержание

Для чего нужен приказ на представительские расходы?

Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит — 4% от расходов предприятия на оплату труда. Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:

  • удостоверить факт их совершения;
  • удостоверить факт их обоснованности.

Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807).

Данный приказ дополняется (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

  • отчетом по представительским расходам;
  • первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.

Рассматриваемый приказ также может дополняться:

  • актом по представительским расходам;
  • программой делового мероприятия;
  • сметой по данному мероприятию;
  • договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.

Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.

Приказ о представительских расходах: структура документа

Приказ может состоять из следующих информационных блоков:

1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.

2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).

3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.

4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю…»).

В данном блоке может отражаться:

  • перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
  • перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.

5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.

6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.

7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.

В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.

В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.

Скачать образец приказа о представительском мероприятии, который соответствует рассмотренной структуре, вы можете на нашем сайте.

Акт на списание представительских расходов

Что понимается под представительскими расходами? Определение таких затрат приведено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы организации на официальный прием и обслуживание представителей других организаций (которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества), а также участников организации (которые прибыли на заседания совета директоров или иного руководящего органа). Представительские расходы включают в себя следующие статьи:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В целях признания расходов представительскими не имеет значения место проведения указанных выше мероприятий. С другой стороны, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Для того, чтобы у проверяющих не возникло вопросов по поводу обоснованности признания представительских расходов, их необходимо подтвердить документально (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). В первую очередь, понадобится приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем указываются цель, место проведения мероприятия, а также лица, которые будут в нем участвовать. Помимо приказа руководитель утверждает смету представительских расходов. А подтверждением факта проведения представительского мероприятия будет являться отчет, который рассматривается финансовым ведомством также как один из необходимых документов (Письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). А нужен ли акт на списание представительских расходов?

Акт на списание расходов (образец для представительских затрат)

Мы приводили в нашей консультации образец заполнения отчета по представительским расходам. Если в этой форме приведен перечень понесенных расходов, отчет сможет заменить собой и акт на списание. Естественно, к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие такие расходы (акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные, чеки ККТ и т.д.).

С другой стороны, в отчете может не приводиться детализация представительских расходов, а указана лишь их общая сумма. В этом случае в отчете делается отсылка на акт списания представительских расходов, в котором будет приведен подробный перечень затрат. И уже к акту нужно будет приложить первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Акт обычно составляется комиссией в одном экземпляре и утверждается руководителем организации.

Сказанное означает, что акт не является обязательным документом и может составляться как дополняющий к отчету о представительском мероприятии.

Для примерной формы акта на списание представительских расходов образец скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Приведем для акта на списание представительских расходов образец заполнения.

Пред. / След.

Учет представительских расходов: все официально

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
  • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

  • оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
  • организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
  • сумма расходов на организацию мероприятия;
  • итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

  • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
  • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Образец сметы представительских расходов

Образец отчета о проведении представительского мероприятия

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

  • норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
  • норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
  • НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

  • норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
  • норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
  • НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета

Кредит счета

Представительские расходы: их виды и особенности налогового учета

Черевадская О.Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Итог хорошо проведенных переговоров — заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Для эффективности переговоров деловых партнеров, прибывших из других городов или стран, необходимо встретить, а по окончании мероприятия — достойно проводить, иначе все усилия пропадут даром. Поэтому у компании возникают представительские расходы. Можно ли их признать в налоговом учете?

При расчете налога на прибыль затраты организации на представительские цели включаются в состав прочих расходов на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако учесть можно лишь те затраты, которые соответствуют понятию представительских расходов 1, установленному в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Более того, для целей налогообложения прибыли представительские расходы подлежат нормированию. Они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, не превышающем 4% от суммы расходов организации на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период. Это ограничение установлено в абзаце 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ.

О принятии к вычету «входного» НДС по представительским и другим нормируемым расходам читайте в РНК, 2009, № 21. — Примеч. ред.

Понятие представительских расходов

К представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом место проведения представительского мероприятия не имеет значения.

Лицами, в отношении которых осуществляются представительские мероприятия, могут быть не только представители организаций, с которыми уже установлены деловые отношения, но и потенциальные партнеры

Перечень представительских расходов является закрытым. В него включены (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц и представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах);
  • транспортное обеспечение (доставка к месту проведения представительского мероприятия и обратно);
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительскими также признаются аналогичные расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров, наблюдательного совета, правления или иного руководящего органа организации-налогоплательщика.

Некоторые виды затрат ни при каких обстоятельствах не могут быть учтены в составе представительских расходов. Их перечень приведен в абзаце 2 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Это расходы на организацию развлечений и отдыха (например, стоимость билетов на концерты, в театры, музеи, кинотеатры), а также затраты на профилактику или лечение заболеваний.

Статус партнера

Большинство контрагентов организаций — это юридические лица. Официальными представителями компании-контрагента являются ее сотрудники, приехавшие на переговоры. Должности этих лиц для признания представительских расходов значения не имеют. Главное, чтобы у них были необходимые полномочия на представление интересов их компании, включая полномочия на заключение договоров.

Проще всего установить цель визита и полномочия партнера, если он приехал из другого города. Ведь в этом случае у гостя есть командировочное удостоверение 2, в котором указывается цель поездки. Другим документом, подтверждающим полномочия прибывшего на участие в переговорах, является доверенность. Наличие доверенности особенно важно, если в ходе переговоров или по их окончании предполагается подписание договора или иного двухстороннего документа.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, и заверяется печатью организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ)

Бланк командировочного удостоверения утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Напомним, что руководитель общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества (директор, генеральный директор, президент) имеет право действовать от имени организации без доверенности. Основание — пункт 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и пункт 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Допустим, среди клиентов организации (например, банка или агентства недвижимости) есть физические лица. С ними надо налаживать и поддерживать отношения, а значит, проводить переговоры. Причем трудностей при установлении контактов с клиентами — физическими лицами возникает не меньше, чем с юридическими лицами. Несмотря на то что в пункте 2 статьи 264 НК РФ речь идет о расходах на прием и обслуживание представителей других организаций, затраты на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами также можно включить в состав представительских расходов. Такова позиция Минфина России, высказанная в письмах от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 и от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351.

Результативность переговоров

Предсказать, чем закончатся переговоры, достаточно сложно. Возможно, стороны достигнут соглашения по всем существенным моментам и подпишут договор, а может, этого и не произойдет. В любом случае хорошо организованная встреча — это задел на будущее. Достойный прием способствует формированию у потенциальных партнеров благоприятного представления об организации, поэтому встреча может повториться и завершиться более успешно.

Действующее налоговое законодательство не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от эффективности проведенного мероприятия. Следовательно, при расчете налога на прибыль организация вправе учесть представительские расходы и в том случае, когда по итогам переговоров стороны не подписали ни договора (контракта), ни хотя бы протокола о намерениях.

Особенности налогового учета отдельных видов представительских расходов

Нередко у организаций возникает вопрос, можно ли те или иные затраты, понесенные в связи с подготовкой и проведением официального мероприятия, включить в состав представительских расходов. Ведь перечень затрат, которые относятся к представительским, хотя и является закрытым, подробно в Налоговом кодексе не детализирован.

Если встреча с представителями другой организации носит не официальный, а личный характер, то расходы на ее проведение не относятся к представительским и не учитываются при расчете налога на прибыль

Для признания представительских расходов в налоговом учете место проведения представительского мероприятия значения не имеет (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ)

Транспортные расходы

Приглашая деловых партнеров на переговоры, принимающая сторона, как правило, берет на себя все хлопоты по бронированию и приобретению железнодорожных или авиационных билетов. Если гости приезжают из-за границы, то расходы на их визовую поддержку обычно тоже оплачивает приглашающая компания. Но такое стремление максимально снизить расходы контрагентов может привести к увеличению собственного налогового бремени. Дело в том, что в абзаце 1 пункта 2 статьи 264 НК РФ указано следующее. При расчете налога на прибыль в составе представительских расходов можно признать расходы на доставку партнеров (членов совета директоров) только к месту проведения представительского мероприятия (заседания совета директоров) и обратно. Значит, стоимость проезда представителей другой организации или членов совета директоров до города (населенного пункта или иного места), в котором расположена принимающая компания, в целях налогообложения не учитывается 3.

Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@.

Кроме того, в состав представительских расходов не могут быть включены затраты на доставку гостей от аэропорта или вокзала до места их проживания (например, до гостиницы или специально арендованной квартиры). Но если приехавшие партнеры отправились из аэропорта или с вокзала сразу к месту проведения официальной встречи, расходы на их транспортное обслуживание отвечают понятию представительских расходов. При соответствующем документальном оформлении данные затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль принимающей организации.

Допустим, представители бизнес-партнера или члены совета директоров, прибывшие из другого города (страны), сначала поехали и разместились в гостинице и лишь затем (возможно, даже на следующий день) из гостиницы отправились на деловую встречу. В данной ситуации принимающая организация вправе признать в расходах лишь стоимость доставки указанных лиц от гостиницы до места проведения представительского мероприятия и обратно в гостиницу.

В аналогичном порядке отражаются расходы на проводы партнеров и членов совета директоров в аэропорт или на вокзал.

Расходы на проживание

Расходы принимающей стороны на оплату проживания иногородних или иностранных гостей также не являются представительскими. Ведь подобные расходы не указаны в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Такого же мнения придерживается Минфин России (письмо от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

Безусловно, приглашающая сторона может и должна оказать содействие в размещении своих партнеров или членов совета директоров (например, забронировать для них номера в гостинице или подыскать квартиру, сдаваемую в аренду в подходящем районе и на приемлемых условиях). Но признать в налоговом учете стоимость проживания указанных лиц она не сможет. Если проживание оплачивают сами контрагенты, то такие затраты (при наличии необходимых подтверждающих документов) они вправе учесть в составе собственных командировочных расходов 4.

Подробнее об особенностях налогового учета командировочных расходов читайте на c. 106 этого номера. — Примеч. ред

Расходы на аренду специального помещения

Не каждая организация располагает помещением для проведения на должном уровне деловых встреч или заседаний совета директоров. Зачастую площади переговорной комнаты бывает недостаточно для названного мероприятия. Более того, переговоры или заседания совета директоров нередко затягиваются. Но приезд контрагентов не должен нарушать привычного ритма работы организации. Поэтому выход один — арендовать специальное помещение для проведения официальной встречи. Можно ли при расчете налога на прибыль учесть арендные платежи за такое помещение? Минфин России в письме от 12.03.2003 № 04-02-03/29 отметил, что расходы на аренду помещения, в котором проводится официальный прием, не соответствуют понятию представительских расходов, так как не упоминаются в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Значит, арендную плату нельзя включить в состав представительских расходов. Но это еще не означает, что организация вообще не сможет признать подобные расходы в целях налогообложения прибыли. Указанные расходы она вправе учесть как арендные платежи на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Правда, при условии, что у самой организации нет помещения, подходящего для проведения представительского мероприятия.

Арбитражные суды нередко приходят к выводу, что плата за аренду помещения, используемого для проведения официального приема (деловых переговоров), может быть учтена в составе представительских расходов

Обратите внимание: порядок признания расходов на представительское мероприятие не зависит от места его проведения (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ). Иными словами, принимающая компания имеет право отразить представительские расходы (расходы на официальный обед, транспортное и буфетное обслуживание и др.) в налоговом учете, даже если само мероприятие проходило в помещении, специально арендованном для этих целей. Причем данное помещение может быть расположено в другом здании, районе города или вообще находиться в другом населенном пункте.

Отметим, что арендованное помещение не обязательно должно называться залом или комнатой для совещаний. Нередко переговоры (особенно с VIP-партнерами) проходят в ресторанах или кафе. Бывает, что сотрудник, направленный в служебную командировку в другой город для поиска клиентов, использует для переговоров гостиничный номер. Расходы на аренду указанных помещений тоже могут быть учтены в целях налогообложения. Для этого организация должна располагать документами 5, подтверждающими, что данные помещения использовались для проведения официальных встреч с партнерами.

О документальном подтверждении представительских расходов читайте на с. 41 этого номера. — Примеч. ред.

Не стоит проводить деловые встречи или заседания совета директоров в бильярдных клубах, боулингах и других аналогичных учреждениях. Дело в том, что затраты на проведение представительского мероприятия в указанных учреждениях могут быть квалифицированы как расходы на организацию развлечений и отдыха. Такие расходы не являются представительскими в соответствии с абзацем 2 пункта 2 статьи 264 НК РФ и в налоговом учете не признаются.

Расходы на питание и буфетное обслуживание

Организация буфетного обслуживания во время переговоров — обычная практика. Для этих целей приобретают минеральную воду, соки, чай, кофе, бутерброды, печенье, конфеты, кондитерские изделия, фрукты, а также одноразовую посуду (пластиковые или бумажные стаканчики, пластмассовые тарелки, ложки, вилки). Расходы на покупку продуктов питания и одноразовой посуды, израсходованных для буфетного обслуживания во время переговоров, являются одним из видов представительских расходов, так как указаны в абзаце 1 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Значит, они уменьшают налогооблагаемую прибыль 6.

Если организация заключила договор со специализированной (кетеринговой) компанией на буфетное обслуживание переговоров, оплату услуг данной компании она вправе учесть в составе представительских расходов

Такая же позиция приведена в письме Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136.

Расходы на буфетное обслуживание учитываются в течение всего времени проведения переговоров. Однако их нельзя признать в целях налогообложения прибыли, если речь идет о буфетном обслуживании на заседании совета директоров. Ведь в абзаце 1 пункта 2 статьи 264 НК РФ говорится лишь о буфетном обслуживании во время переговоров.

Кроме того, организация, принимающая деловых партнеров или проводящая заседание совета директоров, может включить в состав представительских расходы на проведение официального приема — делового завтрака, обеда, ужина или иного аналогичного мероприятия.

Расходы на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера (например, в гостинице), к представительским расходам не относятся и поэтому не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Такие затраты обычно оплачивают сами гости, прибывшие на переговоры, за счет собственных средств. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157.

Можно ли в налоговом учете признать расходы на приобретение спиртных напитков для проведения официального мероприятия или буфетного обслуживания во время переговоров? Минфин России неоднократно указывал в письмах 7, что подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения, но лишь при выполнении следующего условия. Размер потребленных спиртных напитков должен соответствовать обычаям делового оборота.

См. письма Минфина России от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49, от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30 и от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136.

Обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (п. 1 ст. 5 ГК РФ)

Расходы на сувениры

Во время проведения переговоров или по их завершении принято вручать сувениры участникам мероприятий — например, ручки, блокноты, записные книжки, ежедневники, папки и другие канцелярские принадлежности, зажигалки, брелоки

для ключей, закладки, календари. Как правило, на таких сувенирах бывает нанесен логотип или название принимающей организации, либо приведена контактная информация о ней (телефон, почтовый адрес, адрес сайта в Интернете), или сведения о выпускаемых (реализуемых, выполняемых, оказываемых) ею товарах (работах, услугах).

Стоимость подобной сувенирной продукции включается в состав представительских расходов. Ведь вручение сувениров или обмен ими соответствует обычаям делового оборота и, таким образом, способствует укреплению отношений между партнерами и поддержанию взаимного сотрудничества. Аналогичный вывод сделан в письме МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51.

Расходы на услуги переводчиков

При приеме зарубежных делегаций скорее всего потребуются услуги переводчика. Не каждая организация может позволить себе иметь в штате переводчиков, владеющих одним или несколькими иностранными языками. Ведь необходимость в услугах по переводу возникает лишь время от времени (если, конечно, среди контрагентов организации нет большого количества иностранных компаний). Для обеспечения перевода во время проведения представительских мероприятий организации обычно приглашают сторонних переводчиков или обращаются в специализированные компании. Расходы на услуги переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, относятся к представительским и уменьшают налогооблагаемую прибыль (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Предположим, российская организация, уже имеющая контакты с предпринимателями из Франции, Венгрии и Польши, принимает бизнес-партнеров из Германии. В штате компании есть переводчики, но ни один из них не владеет немецким языком. В подобной ситуации расходы на услуги переводчика с немецкого языка являются обоснованными и учитываются при расчете налога на прибыль.

Расходы на культурные и развлекательные мероприятия

Принимая деловых партнеров, приехавших на переговоры из другого города или из-за границы, приглашающая сторона обычно продумывает досуг гостей.

Например, она может заказать обзорную экскурсию по городу либо с учетом пожеланий партнеров организовать посещение того или иного музея, приобрести билеты в театр или на концерт, подготовить выезд на природу. Переговорный процесс можно разнообразить посещением аквапарка, боулинга или бильярдного клуба. Очевидно, что такая забота о контрагенте способствует формированию партнерских отношений и поддержанию сотрудничества. Однако принимающая организация не вправе признавать расходы на посещение указанных мероприятий в налоговом учете. Основание — абзац 2 пункта 2 статьи 264 НК РФ. В нем говорится, что расходы на организацию развлечений и отдыха не относятся к представительским расходам и поэтому не учитываются при расчете налога на прибыль.

Пример

ООО «Формат» (г. Москва), занимающееся производством технологического оборудования, наладило выпуск новой модификации станков. Для продвижения этой продукции организация пригласила на переговоры представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании. Официальный прием проходил 2—3 декабря 2009 года. В рамках подготовки и проведения официального приема ООО «Формат» осуществило следующие расходы:

  • оплатило услуги транспортной организации по доставке представителей ЗАО «Каркас» из аэропорта Домодедово до офиса ООО «Формат» и обратно в сумме 2500 руб. (без учета НДС);
  • приобрело продукты питания для буфетного обслуживания переговоров — 2200 руб.;
  • оплатило стоимость официального обеда в ресторане (на восемь персон) — 7600 руб. (без учета НДС);
  • приобрело четыре билета на спектакль в театре «Современник» (только для гостей) — 4800 руб.

Кроме того, принимающая сторона подготовила сувениры с логотипом и названием своей компании — ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей. Стоимость сувенирной продукции составила 600 руб. У ООО «Формат» имеются все необходимые первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, а также внутренние документы (рис. 1—5 на с. 43—47).

Из расходов, осуществленных ООО «Формат» в связи с официальным приемом представителей ЗАО «Каркас», к представительским не относятся только расходы на покупку билетов в театр в сумме 4800 руб. Остальные расходы на общую сумму 12 900 руб. (2500 руб. + 2200 руб. + 7600 руб. + 600 руб.) являются представительскими и могут быть учтены при расчете налога на прибыль в пределах норматива.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *