Содержание
Новое в бюджетном учете в 2019 году для казенных учреждений
В 2019 году были скорректированы практически все действующие инструкции по бюджетному учету. Чиновники опубликовали новый порядок формирования кодов бюджетной классификации для отражения доходных и расходных операций — Приказ №132н. Общая структура КБК сохранена, однако изменения есть, и их довольно много.
Также нововведения коснулись и действующего порядка формирования КОСГУ. С января 2019 применяется Приказ № 209н. Новыми положениями добавлены новые бухгалтерские коды, названия некоторых старых изменены, а некоторые вовсе исключены.
Обратите внимание, что изменения коснулись и Единого плана счетов — инструкция № 162н. Например, чиновники закрепили на законодательном уровне, какими бухгалтерскими операциями следует отражать движение ОС при передаче активов в аренду, доверительное управление или безвозмездное пользование.
Подробно об этих нововведениях читайте в статьях «Изменения по КБК с 2019 года: что важно знать бюджетникам и НКО» и «Работаем правильно: все инструкции по бюджетному учету».
Помимо скорректированных инструкций, чиновники утвердили еще пять новых федеральных стандартов к действующим пяти, которые детализировали порядок ведения бухучета в госучреждениях бюджетного сектора. Планируется ввести еще 20 стандартов, однако нововведения будут поэтапными и завершатся до 2020 года.
Напомним, что первые пять ФСБУ 2018 года определили, что учет основных средств в казенных учреждениях в 2019 году будет осуществляться по-новому. Изменены счета учета, добавлены новые методы начисления амортизации, также увеличены стоимостные пределы для исчисления амортизации. Подробнее об этих изменениях читайте в статье «Разбираемся в новых стандартах бухучета».
ФСБУ 2019 года скорректировали совершенно новые направления бухучета. Так, чиновники:
- утвердили новые требования к учетной политике,
- утвердили отчет о движении денежных средств,
- утвердили порядок определения событий после отчетной даты,
- охарактеризовали объект учета — доходы,
- обозначили влияние изменения курсов иностранных валют.
Учитывая данные изменения, КУ пришлось скорректировать локальные документы, регламентирующие способы и методы ведения БУ, то есть обновить учетную политику. Утвердить данные изменения нужно было еще в декабре 2018 года. Проверить учетную политику на 2019 год для казенных учреждений, новшества — все ли изменения учтены в главном документе, можно в статье «Учетная политика: как составлять по новым требованиям».
Также обратите внимание на статью о том, как правильно вести бухучет банковских гарантий.
Санкционирование расходов в бюджетном учете
Отличительной особенностью учета в казенных учреждениях является обязательное санкционирование произведенных расходов. Такие операции отражаются на специальных счетах ПСБУ — 0 500 00 000. Так, для отражения обязательств текущего периода и плановых лет используется сч. 0 502 00 000 «Обязательства». Отметим, что регистрировать операции необходимо только на основании документов, подтверждающих факт принятия конкретного обязательства. Перечень такой документации, которую будет применять организация в своей деятельности, следует закрепить в учетной политике.
Проводки по санкционированию расходов казенного учреждения в 2019 году следует отражать в разрезе кредиторов, договоров и соглашений и прочих аналитических показателей, которые установлены для субъекта учета в его учетной политике. Объединение и обобщение информации в обход организации достоверного аналитического учета недопустимо. Остатки по принятым обязательствам на конец отчетного года подлежат обязательной перерегистрации в следующем периоде.
Документы, регулирующие бухучет в казенных учреждениях
Для начала дадим краткую характеристику казенным учреждениям (КУ). Она зафиксирована в ст. 6 БК РФ.
КУ — это один из видов государственных (муниципальных) учреждений наряду с автономными и бюджетными. КУ может оказывать госуслуги, а также выполнять госфункции. Деятельность КУ обеспечивается за счет средств бюджета, бюджетная смета является основой для выплат. Также КУ имеет право участвовать в коммерческой деятельности, если это не запрещено учредительным документом, но все доходы перечисляются в бюджет. Всё имущество принадлежит учредителю (РФ, субъекту РФ или муниципалитету) и используется на праве оперативного управления. Согласие учредителя необходимо для распоряжения любым имуществом КУ. При нехватке средств КУ учредитель отвечает по его обязательствам. В целом КУ больше всего ограничены в свободе действий и зависимы от учредителя по сравнению с прочими госучреждениями.
Нормативным актом, регулирующим бухгалтерский учет в казенных учреждениях, является закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В нем прописаны базовые требования и правила ведения бухучета в Российской Федерации. Кроме того, есть единый план счетов и инструкция, утвержденные приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н. Они применяются всеми госучреждениями, а также госорганами. Также для КУ действует план счетов бюджетного учета с инструкция к нему (приказ Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н).
Организация документооборота в государственных учреждениях
Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах.
В составе входящей и исходящей документации выделяются следующие группы документов:
документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других органов государственной власти;
документы, поступившие из органов местного самоуправления;
документы территориальных федеральных органов исполнительной власти;
обращения граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов областного Собрания депутатов и органов местного самоуправления;
документы из подведомственных организаций;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных исполнительным органам;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;
другие группы документов.
Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и следующие операции с документами:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение;
распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
регистрация поступающих документов;
рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;
передача документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);
организация обработки и передачи отправляемых документов;
регистрация и прохождение внутренних документов;
учет и анализ объемов документооборота.
К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях:
пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, открытки, рекламные извещения, плакаты;
планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
учебные планы, программы; статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры, информационные сводки и прогнозы, сводки и информации, присланные для сведения; документы по бухгалтерскому учету, коммерческие предложения;
материально-техническому обеспечению, плановые финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
прейскуранты, каталоги, проспекты с научно-технической информацией;
печатные издания (периодические), книги, техническая литература;
корреспонденция с пометкой «лично», адресованная работникам;
документы без подписи.
Организация документооборота должна основываться на следующих принципах:
централизация операций по приему и отправке документов;
организация предварительного рассмотрения поступивших документов;
исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;
однократность регистрации поступивших и отправляемых документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование;
регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.
Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся: прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и организаций.
Совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению составляет систру документации.
С унифицированной системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата.
Основными принципами и основаниями для разработки унифицированной системой документации являются:
- 1) создание общей модели построения документов — заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
- 2) единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления — обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, выработки терминологии и условных сокращений;
- 3) комплексность унификации — унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения, учитывать психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- 4) информативность — включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.;
- 5) сокращение числа видов документов — достигается за счет совершенствования методов управления, например, в исключении многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
- 6) стабильность требований к документам — достигается за счет установления государственных и отраслевых стандартов для использования форм документов в течение длительного времени;
- 7) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации — составляются и в надлежащем порядке утверждаются классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, т.е. стандартизированы;
- 8) экономичность — достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.
В деятельности государственных учреждений создается комплекс организационно-распорядительных документов: распоряжения, приказы, решения коллегии, протоколы, акты, докладные, объяснительные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства государственных учреждений с контрагентами и регулирование обязательств оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственных учреждений создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, справки, отчеты и другие виды.
В установленных законодательством случаях государственными учреждениями издаваться акты совместно с органами власти и другими государственными учреждениями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение).
В самом конце 2014 года, 25 декабря, постановлением Правительства РФ были утверждены «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»2.
Эти Правила, появившиеся по инициативе Минкомсвязи России, являются очередным шагом реализации принятого в сентябре 2012 г. постановления Правительства № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (последние изменения в это постановление вносились 21 июля 2014 г.).
Правила устанавливают порядок обмена электронными документами между государственными структурами (федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и др.). Данные Правила не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных или муниципальных услуг.
Правила дают определение документа в электронном виде. Если ГОСТ определяет электронный документ как «документ, информация которого представлена в электронной форме»3, то в Правилах дается более четкое определение. Под документом в электронном виде в Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись.
Таким образом мы имеем требования, приближающие электронный документ к традиционному официальному, юридически значимому документу — наличие установленного набора реквизитов, наличие регистрационных данных, наличие подписи. Причем Правила предусматривают использование именно усиленной квалифицированной электронной подписи, т.е. того вида подписи, при использовании которой документ «признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью»4.
Установлено, что перечень видов документов, обмен которыми производится в электронном виде, устанавливается отдельно Правительством России.
Интересно, что в Правилах используется не понятие «электронный документ», а более общее понятие документа в электронном виде, под которым обычно понимают как собственно электронный документ, так и электронный образ (скан) бумажного документа, заверенного электронной подписью.
Возможно именно благодаря усилиям документоведов, постоянно разъясняющих разницу между понятиями «делопроизводство» и «документооборот», в Правилах говорится именно о системах автоматизации делопроизводства, хотя в скобках все-таки упоминаются системы электронного документооборота.
Документы в электронной форме создаются организациями (участниками информационного взаимодействия) в системах СЭД в соответствии с требованиями законодательства России, а также внутренних нормативных правовых актов, «устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов». Порядок документирования и организации работы с документами в целом традиционно устанавливается Инструкциями по делопроизводству конкретной организации, вводимыми в действие приказом руководителя организации. Таким образом Инструкция по делопроизводству должна детально регламентировать все делопроизводственные процессы применительно как к традиционным документам на бумажном носителе, так и к документам в электронной форме.
Правила вводят понятие «транспортной шины», то есть коммуникационной системы, обеспечивающей передачу данных. В качестве транспортной шины может выступать специализированная защищенная информационно-телекоммуникационная инфраструктура, существующая на сегодня в виде Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),5 либо сеть общего пользования (Интернет) при условии соблюдения требований законодательства в области информационной безопасности.
При отсутствии возможности передать документ по сети допускается передача документов на съемном носителе, т.е. например на компакт-диске или флешке.
Правила вводят понятие транспортного контейнера, содержавшего передаваемый документ в электронной форме. Понятие контейнера появилось недавно и использовалось при описании технологии выгрузки архивного документа в электронной форме для целей архивного хранения. «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» определяют контейнер электронного документа как «упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».
Правила определяют следующие компоненты транспортного контейнера:
а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины;
б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций;
Такие требования были утверждены распоряжением Правительства РФ сразу после принятия Положения о МЭДО 2 октября 2009 г. 6
в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла;
Тут надо отметить общую тенденцию – если раньше файл электронной подписи обычно внедрялся в файл подписываемого документа, то сегодня почти повсеместно используется обособленный файл электронной подписи, который хранится отдельно от файла (или файлов, если документ состоит из нескольких файлов) документа.
г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.
Правила пошагово описывают процедуры обмена электронными документами:
а) формирование в системе автоматизированного делопроизводства (СЭД) отправителя документа в виде транспортного контейнера.
При этом формат транспортного контейнера определяется в соответствии с установленными требованиями;
б) перенос транспортного контейнера из СЭД отправителя электронного документа на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае, если система электронного документооборота отправителя электронного документа непосредственно не сопряжена с транспортной шиной).
В большинстве случаев ведомственные СЭД имеют модули (программные коннекторы) для взаимодействия с системой МЭДО или для отправки документов в электронном виде по каналам Интернет непосредственно из СЭД. Пункт б) написан на случай, если по каким-то причинам, например по соображениям безопасности, СЭД не подключена к сети Интернет, то передача документа осуществляется через специализированное рабочее место.
в) направление транспортного контейнера в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде через транспортную шину;
г) получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;
Другими словами, полученное сообщение обязательно проверяется антивирусной программой, проверяется можно ли открыть (распаковать) полученное сообщение, читаются ли вложенные в сообщение (контейнер) файлы.
д) перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде (в случае если система электронного документооборота получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной);
е) извлечение содержимого из транспортного контейнера в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации.
В соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 различают два типа технологических сообщений (уведомлений).
- уведомление о доставке и приеме сообщения
- уведомление о регистрации документа в СЭД получателя.
Если документ поступил не по адресу, без приложений, контейнер не распаковывается, какой-то файл не читается, в служебной части сообщения отсутствует или неправильно заполнен какой-то атрибут, то отправителю отсылается уведомление об отказе в регистрации с кодом, соответствующим той или оной ошибке.
Такое оперативно полученное уведомление позволяет отправителю оперативно исправить ошибку и выслать документ повторно.
Каждая организация – участник обмена электронными документами, должна самостоятельно обеспечивать информационную безопасность своих систем СЭД и информационного обмена в рамках своих полномочий, то есть использовать антивирусные программы, обеспечивать защиту СЭД и каналов связи от несанкционированного доступа, реализовывать необходимые мероприятия в области информационной безопасности.
Более детально технология обмена электронными сообщениями описана в ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению..
По сути, Правила содержат всего несколько существенных моментов:
- все государственные структуры с центре и на местах могут и должны обмениваться документами в электронном виде;
- документы могут передаваться как по системе МЭДО, так и по открытым каналам и даже на съемных носителях;
- отправлять и принимать документы можно как непосредственно из СЭД, так и с отдельного специально выделенного и подключенного к каналам связи компьютера;
- документы передаются в виде транспортного контейнера установленного формата;
- получение документа или отказ в его регистрации обязательно подтверждаются технологическими сообщениями (уведомлениями);
- порядок работы с документами в электронной форме должен быть регламентирован в нормативных документах организации, например в инструкции по делопроизводству.
Более детально процесс обмена электронными документами расписан в вышеупомянутом ГОСТ Р 53898-2010. Стандарт детализирует процедуру и форматы обмена электронными документами.
Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего передачу документов между СЭД организаций всех форм собственности.
Электронное сообщение представляет собой XML-документ определенной структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов и набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.
Стандарт также предусматривает возможность подписания документа электронной подписью. Так как стандарт был принят раньше, чем Федеральный закон «Об электронной подписи», в нем везде говорится об использовании «электронной цифровой подписи». При применении стандарта следует, в соответствии с текущими требованиями законодательства, ориентироваться на использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
Каждое сообщение (транспортный контейнер) в соответствии с требованиями стандарта, представляет собой XML-документ.
Документ состоит из набора компонентов (зон). Ключевой компонент, обязательный для любого сообщения – это заголовок.
Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии. В сообщении не может быть двух зон одного типа.
Сообщение может иметь следующие зоны:
1. Заголовок. Эта зона содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом. Не надо путать эту зону с традиционным реквизитом «заголовок к тексту», предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003.7
2. Основная зона, документ. Содержит как информацию о передаваемом документе (сведения из регистрационно-контрольной карточки на документ: дата документа, его номер, автор, вид документа, наименование документа и др.), так и сам документ в электронном виде (в виде файла, набора файлов).
Стандарт предусматривает следующие основные реквизиты (элементы) зоны «Документ»:
- Адрес – почтовый адрес организации
- Адресат, вид адресата – физическое или юридическое лицо
- Автор, вид автора документа — физическое или юридическое лицо
- Характеристика ограничения доступа к документу (гриф документа).
- Наименование вида документа (приказ, распоряжение и т.д.)
- Тип (исходящий, входящий, внутренний) и вид документа (служебная переписка, письма граждан, распорядительный документ: приказ, распоряжение и т.д.). Здесь же указывается наименование (аннотация), т.е. заголовок к тексту документа, количество листов документа,
- Контакты. В этом поле указываются рабочие и мобильные телефоны, номер факса, адреса электронной почты и web-сайта организации.
- Фамилия, имя, отчество автора документа
- Структурное подразделение и должность автора документа. Название подразделения может быть указано в виде цепочки: управление / департамент / отдел.
- Дополнительный элемент (поле) «OfficialPerson» позволяет указать дополнительные элементы описания должностного лица. При этом такие дополнительные сведения как ученая степень, воинское звание, духовное имя и т.п. указываются в отдельном элементе «Rank».
- Описание организации. Этот элемент содержит как полное, mfr и сокращенное наименование организации, а также аббревиатуру, отражающую организационно-правовую форму (ЗАО, ООО, ГУП), ОГРН и ИНН организации.
- Описание физического лица. В случае, если автор документа – физическое лицо, предусмотрено внесение (передача) слудующих сведений:
- Индивидуальный номер налогоплательщика
- Вид документа, идентифицирующего физическое лицо (например, паспорт)
- Номер документа, идентифицирующего физическое лицо
- Название организации, выдавшей документ, идентифицирующий физическое лицо
- Дата выдачи документа, идентифицирующего физическое лицо
- Элемент «Исходящий регистрационный номер документа»
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа (или задания, поручения)
- Отдельный элемент содержит историю регистрации документа. В этом поле указываются все ранее присвоенные документу регистрационные номера. Это поле актуально, если документ несколько раз пересылается из одной организации в другую, что не редкость в деятельности государственных органов. Предусмотрено, что это поле может содержать уникальный идентификационный номер документа в СЭД организации, что позволяет однозначно определить документ по его номеру.
- Регистрационный номер и дата регистрации документа. Используется при отправке уведомления о получении документа.
- Дата подписания документа.
- Номер и дата поручения по документу
- Информация о согласовании (утверждении) документа. Этот элемент может иметь несколько значений? Согласовано, Утверждено, Согласовано с замечаниями, Отклонено.
- Информация об исполнителе (составителе) документа
3. Зона «Задания». Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) – как в виде сведений (полей) из регистрационно-контрольной карточки (РКД), так и, возможно, в виде вложенного файла или набора файлов.
4. Зона «Дополнительные материалы». Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.).
5. Зона «Расширение». Эта зона служит для передачи сведений, не регламентированных стандартом. Разработчики конкретной СЭД или группа разработчиков нескольких СЭД, могут использовать эту зону для того, чтобы передавать дополнительные специфические сведения, которые могут потребоваться в рамках обмена документами между группой учреждений.
При отсылке уведомления о получении, регистрации документа или отказе в регистрации, используется отдельная зона – «Уведомление». Эта зона содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. Обычно эта зона передается только с обязательной зоной «заголовок» и, при необходимости, с зоной «расширение».
Стандарт не регламентирует такие чисто делопроизводственные вопросы, какие документы передаются в зоне «документ», какие – в зоне «задание» или «дополнительные материалы», куда относить сопроводительное письмо, поручение руководителя и т.п. На практике эти вопросы должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству конкретной организации, что может вызвать определенные сложности при автоматизированной регистрации поступающих документов.
Порядок обмена документами в электронной форме приводится в таблице 1.
Номер сообщения по порядку |
Вид сообщения из системы управления документами 1 – отправителя документа |
Вид сообщения из системы управления документами 2 – получателя документа |
Примечания |
Основной документ |
Документ и относящиеся к нему задания и дополнительные материалы направляются на исполнение (обработку). |
||
Уведомление |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. |
||
Дополнения к основному документу |
К ранее направленному документу направляются дополнительные задания (или изменения ранее выданных заданий) и дополнительные материалы |
||
Уведомление |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к основному документу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. |
||
Документ-ответ |
В виде самостоятельного документа направляется ответ на переданный документ (или отчет о его исполнении). |
||
Уведомление |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего документ-ответ, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа-ответа и др. |
||
Дополнения к Документу-ответу |
К ранее направленному документу-ответу направляются дополнительные материалы. |
||
Уведомление |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к документу-ответу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. |
Стандарт дает техническое описание XML-формата, которое позволяет IT-специалистам настроить выгрузку и загрузку документов СЭД в соответствии со стандартом. Схема сообщения, обеспечивающая его автоматизированную проверку на соответствие стандарту, дана в приложении А к стандарту.
В чем значение ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению?
Десятки компаний-разработчиков СЭД предлагают свои решения, а многие организации используют специфические, разработанные на заказ решения в сфере автоматизации делопроизводства и работы с документами. Все эти решения до недавнего времени были несовместимы друг с другом, проектировались как «вещь в себе», и только с началом внедрения системы МЭДО в конце 2009 года встал вопрос об организации их взаимодействия в едином формате. И только с появлением в конце 2010 года ГОСТ Р 53898-2010 мы получили единые требования к электронному сообщению и теперь любая СЭД, умеющая отправлять и получать документы в соответствии с этим стандартом, может взаимодействовать с любой другой СЭД, также соответствующей данному стандарту.
Но ГОСТ – это рекомендательный документ, он не является обязательным к применению, вот почему так важно появление новых Правил, которые делают обязательным организацию обмена документами в электронной форме для государственных структур как федерального уровня, так и в субъектах Российской Федерации.
Новые Правила – это еще один шаг вперед в деле организации работы с документами в электронной форме, повышения эффективности и оперативности работы государственного аппарата в целом.
- С автором можно связаться по адресу: kouznets@yandex.ru
- Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 28.06.2014), ст. 6.
- Создана в соответствии с постановлением Правительства РФ от 22.09.2009.№ 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. 06.04.2013)
- Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
- См. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Реквизит 18.