Содержание
- Общий порядок оформления кассовых операций
- Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году
- Правила ведения
- Проверка кассовой дисциплины
- Как упростить ведение кассы при помощи кассовой дисциплины
- На что нельзя тратить наличную выручку
- Порядок ведения кассовой дисциплины
- Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
- Каковы основные функции процедуры?
- Кто проверяет наличные денежные средства?
- Что собой представляет эта процедура?
- Порядок проведения ревизии кассы
- Что делать, если выявлено нарушение?
- 5.2. Основные этапы проверки кассы и кассовых операций
Общий порядок оформления кассовых операций
Отечественные компании вправе использовать в процессе своей деятельности наличные деньги и наличные расчеты. Наличные расчеты возможны при реализации товаров или услуг населению за наличные или же в случае выплаты зарплаты из кассы компании. Также наличность может передаваться подотчетным лицам или получаться компанией в банке. Российские компании могут использовать наличные деньги и в иных случаях, перечень которых не является исчерпывающим.
Надо помнить, что порядок реализации товаров или услуг за наличные деньги не идентичен и существенно отличается от порядка оформления кассовых операций компаниями.
Все отечественные компании, осуществляющие прием или выдачу наличности, обязаны иметь кассу. В данном случае под кассой имеются в виду не ККТ, а помещение и организация работы.
Российские компании, использующие наличные расчеты, самостоятельно устанавливают лимит наличных денег на конец дня в кассе. Это правило прямо следует из содержания п. 2 Указания Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Лимиты берутся не произвольно, а рассчитываются согласно указаниям Центробанка РФ. Важно помнить, что вся наличность, превышающая соответствующий лимит, должна сдаваться в банк.
Пунктом 4.6 Указания Центробанка РФ прямо предусмотрено, что наличные, поступающие в кассу или выдаваемые из кассы, обязательно отражаются в кассовой книге. Безошибочное ведение кассовой книги является непременным условием для соблюдения кассовой дисциплины.
Записи в указанную книгу вносятся на основании кассовых документов, которыми являются приходный и расходный кассовые ордера. Такие ордера подписываются бухгалтером и кассиром. Если такие операции ведет руководитель, то и кассовые документы подписывает руководитель.
В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в кассовой книге и кассовых документах и в этой же книге указывает остаток денег, который заверяется подписью кассира. Соответственно, заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок.
Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году
Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.
Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.
Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере, или иным машинописным способом.
В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки подписей лиц, вносящих исправления в книгу.
Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство в содержание книги.
Независимо от способа ведения кассовой книги в 2017 году обеспечить ее хранение обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.
Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.
При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а также порядок ведения кассовой книги.
В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.
Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в организации.
При заполнении листов кассовой книги следует помнить и неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».
Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения соответствующих записей в книгу является расходный или приходный кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями отечественных законодательных актов.
В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна быть прошита и пронумерована.
В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге, названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании. Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с обязательной расшифровкой таких подписей.
Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.
Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.
Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п. 4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.
Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в компании нет главного бухгалтера.
В заключение следует отметить, что ненадлежащее ведение кассовой книги является нарушением порядка ведения кассовых операций и согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за такое нарушение компания может быть оштрафована на сумму от 40000 до 50000 рублей.
Правила ведения
Основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Мы уже упоминали, что ИП сам вправе выбрать, в каком именно виде вести КК – вручную или в электронном.
Для первого варианта ее необходимо распечатать, скрепить и пронумеровать странички. Подшивать и заверять документ главбухом и руководителем обязательно. Должен быть титульный лист. На титульном листе указываются реквизиты предприятия – название. Также титульный бланк содержит данные о годе, в котором заведена книга, и коды ОКПО.
Существуют следующие правила, согласно которым происходит оформление КК:
- При допущенных ошибках в книге бумажного образца их можно исправлять. Для этого достаточно перечеркнуть аккуратно тоненькой линией неточность и сверху написать правильные данные. Исправления в кассовой книге затираниями или подчищениями строго запрещаются! Все исправления в кассовой книге должны быть заверены и кассиром, и главбухом, по ним составляется отчет.
- Ведение электронной КК ничем не отличается от бумажной. При закрытии книги ежедневно данные сверяются с документами, после чего странички распечатывают и заверяют у ответственных лиц. Распечаткой занимается кассир, после чего листики вместе с приходниками и расходниками относит главбуху на сверку.
- Распечатанные листы из электронной КК остаются для хранения у кассира, в конце года сшиваются в единую книгу, по которой делается отчет. После этого ее необходимо заверить при помощи печати и всех необходимых подписей. При этом уполномоченные сотрудники подсчитывают и указывают, сколько страниц. В новом году заводится и новая книга, подшивать – обязательно.
- Заверить электронный вариант можно при помощи электронной подписи. Так распечатки становятся необязательными, достаточно хранения электронной книги на компьютере и распечатать ее, когда закончится период, за который составляется отчет.
Порядок ведения кассовой книги предусматривает контроль всех финсредств организации. В обязательном порядке руководитель или главбух сверяют все данные с имеющейся документацией. Каждый приходный и расходный ордер обязательно отображается в КК. Кроме того, обязательно отображаются выплаты з/п, компенсации. Пример: при расчете компенсации за неиспользованный отпуск сумма начисляется в задолженность сотруднику по з/п и все это отображается лист кассовой книги.
Проверка кассовой дисциплины
Кассовая дисциплина — выполнение предприятиями, предпринимателями правил совершения приходных и расходных операций с наличными деньгами, обеспечение расходования денег из выручки в разрешенных пределах, согласованных с учреждениями банка, установленных лимитов остатков касс, сроков сдачи выручки в учреждения банка или эксплуатационным предприятиям Министерства связи и информатизации Республики Беларусь .
В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Комиссия проверяет наличие денег и других ценностей путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе. Полученный результат сопоставляется с данными отчетности .
По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей по установленной форме.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.
Проверки соблюдения правил ведения кассовых операций и порядка расчетов наличными деньгами в РБ субъектами хозяйствования осуществляются банками по месту открытия счета. Проверка кассовой дисциплины должна проводиться не реже 1 раза в 2 года, а при возникновении сомнений у банка и чаще.
Для осуществления проверки в банке выбираются данные по счету предприятия о произведенных в проверяемом периоде кассовых операциях .
Результаты проверки оформляются актом, в котором полностью отражаются следующие вопросы:
- — Полнота оприходования наличных денег, полученных из кассы банка.
- — Полнота сдачи наличных денег в кассу банка.
- — Целевое использование наличных денег, полученных из касс банков.
- — Соблюдение согласованных с банком условий расходования на месте предприятием наличных денег.
- — Соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными деньгами между предприятиями.
- — Соблюдение предприятием установленного банком лимита остатка кассы.
- — Ведение кассовой книги и других кассовых документов.
- — Соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет.
- — Соблюдение сроков и порядка проведения внезапных ревизий кассы предприятия.
- — Устранение недостатков, выявленных предыдущими проверками, произведенными банком и контролирующими органами Республики Беларусь .
По результатам проверки проверяющий делает выводы и вносит предложения руководству предприятия по устранению имеющихся нарушений правил ведения кассовых операций.
Акт по результатам проверки составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка (проверяющим) .
При установлении фактов нарушений проверяющий в акте указывает отдельно по каждому виду нарушений санкции, применяемые в соответствии с законодательством РБ, производит расчет суммы штрафа, подлежащей уплате предприятием .
НБРБ осуществляет проверки коммерческих банков по организации наличного денежного оборота и соблюдения порядка работы с денежной наличностью с целью проверить работу банков по исполнению законодательства РБ, регулирующего организацию наличного денежного обращения, а также принять предупредительные меры и выработать рекомендации по устранению выявленных нарушений. В ходе проверки рассматривается организация банком работы по обеспечению рационального движения потоков наличных денег, своевременного удовлетворения обоснованной потребности в наличных деньгах юридических и физических лиц за счет текущих поступлений наличных денег в кассы банка, своевременного и полного сбора банком выручки по обслуживаемым клиентам, а также организация предварительного и последующего контроля за выдачей наличных денег из касс банка .
Материалы проведенных специалистами структурных подразделений НБ проверок банков оформляются актом (справкой) произвольной формы в трех экземплярах, Один экземпляр акта проверки банка передается руководителю банка. Результаты проверок в трехдневный срок рассматриваются начальником соответствующего управления, при необходимости соответствующие предложения вносятся на рассмотрение руководства структурных подразделений Национального банка. Копия акта с информацией о принятых мерах направляется в Национальный банк .
Как упростить ведение кассы при помощи кассовой дисциплины
Для некоторых категорий предпринимателей законом предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовой отчетности.
Согласно постановлению ЦБ РФ, вышедшего в марте 2014 года, бизнесмены, которые владеют предприятиями, относящимися к категории малого или микробизнеса, а также владельцы ИП могут не устанавливать лимит кассы.
Индивидуальные предприниматели ко всему прочему могут не оформлять ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), а также имеют возможность отказаться от кассовой книги.
Однако данные привилегии не отменяют обязанности создания платежных ведомостей при выплате заработной платы и денежных вознаграждений сотрудникам.
Скачать постановление ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций
Скачать образец приказа об установлении лимита остатка наличных средств в кассе
Скачать государственный реестр онлайн-касс
Скачать заявление на регистрацию онлайн-кассы
К категории малого бизнеса можно отнести организации, попадающие под условия закона №209-ФЗ (п.1 Указания №3210-У). Кратко их можно изложить следующим образом:
- Организация отнесена к разряду потребительских кооперативов или организаций, приравненных к коммерческим (кроме муниципальных и федеральных государственных унитарных предприятий);
- Численность подобного предприятия должна варьироваться в пределах от 16 до 100 сотрудников;
- Доход за год не должен превышать суммы в 400 млн. рублей.
- Если на предприятии работает до 15 человек включительно, а выручка за предыдущий год, согласно отчетности, не превысила 60 млн. рублей, данное предприятие будет отнесено к разряду микробизнеса.
Важно! Доля государственной собственности в подобных предприятиях не должна превышать 25%. Несмотря на очевидные удобства, бизнесмен должен понимать, что, если приход денежных средств не подтверждается приходным кассовым ордером, наличные деньги могут попросту не дойти до кассы предприятия, оставшись у недобросовестного сотрудника.
В связи с чем можно сделать вывод, что упрощенное ведение кассовой дисциплины в первую очередь будет удобно предпринимателям, в штате которых отсутствуют наёмные сотрудники.
На что нельзя тратить наличную выручку
Для начала рассмотрим, на что предприниматель имеет право тратить наличную выручку:
- Выплата заработной платы сотрудникам;
- Расходы на выплаты стипендий;
- Выдача командировочных расходов подотчетным лицам;
- Любые другие выплаты лицам, являющимся подотчетными;
- Расходы на товары или же услуги (за исключением оплаты ценных бумаг);
- Страховые выплаты;
- Оплата возвращенного товара;
- Выдача денежных средств за неоказанные услуги/работы;
- Выдача денежных средств на потребительские нужды владельца организации, в случае, если данные нужды относятся к категории личных;
- Выплаты платежному агенту при осуществлении банковских операций.
Список статей расходов, на которые предприниматель не может тратить наличные денежные средства из кассы предприятия, включает в себя гораздо меньше пунктов, однако их соблюдение является строго обязательным:
- Арендная плата;
- Проценты по займам, а также выдача или же возврат самих займов;
- Любые манипуляции с ценными бумагами;
- Затраты на организацию игр из категории азартных.
Если предпринимателю необходимо осуществить одну из вышеуказанных выплат, денежные средства необходимо будет снять с расчетного счета организации.
Порядок ведения кассовой дисциплины
Лимит денежных средств в кассе
Его организация определяет для себя самостоятельно. При расчете во внимание принимается сфера деятельности фирмы, примерная сумма ежедневной выручки и т.д. Вся наличность сверх установленного лимита должна быть инкассирована в банк.
Подробнее о расчете лимита денежных средств в кассе
Лимит расчетов наличными
Максимально допустимый лимит расчетов наличными между организациями или же индивидуальными предпринимателями не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем данный лимит будет действовать и после истечения срока действия договора.
Например, между ИП «Волга» и ИП «Беркут» был заключен договор аренды. У ИП «Беркут» после истечения срока договора осталась задолженность перед ИП «Волга» в размере 300 тыс. руб. Из общей суммы долга ИП «Беркут» только 100 тыс. руб. сможет выплатить наличными.
Прием наличных
В случае, если организация не относится к категории малого или микробизнеса, прием наличных средств производится посредством приходного кассового ордера (ПКО). Работник, принимающий документ, должен проверить наличие в нем:
- подписи бухгалтера или же руководителя;
- указания суммы в соответствии с фактически переданной суммой наличности;
- наличие подтверждающих документов, в случае указания таковых в ПКО.
Пересчет наличных денежных средств производится поштучно в присутствии передающего их лица. В случае, если сумма, заявленная в ПКО, совпадает с фактической суммой наличных денег, кассовый работник ставит печать и подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру, после чего передаёт её лицу, от которого денежные средства были получены.
Выдача наличных денег
При выдаче наличности из кассы кассир должен проверить расходный кассовый ордер (РКО) на наличие:
- подписи бухгалтера или же руководителя;
- соответствия суммы, указанной прописью, с суммой, указанной в документе цифрами.
Для того, чтобы осуществить выдачу кассир должен идентифицировать личность получателя по удостоверяющему документу (паспорту). Получатель в свою очередь должен расписаться в РКО, подтвердив тем самым факт получения денежных средств.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
Ответственность за соблюдение установленных норм лежит на всех сотрудниках, которых в обязательном порядке необходимо ознакомить со всеми нормативными документами, приказами и инструкциями при приеме на работу.
Случается, что данный этап игнорируется владельцами бизнеса, и подпись нового сотрудника ставится скорее для галочки. Подобное отношение в будущем может сыграть злую шутку с самим предпринимателем, ведь за ошибки своих подчиненных он будет нести ответственность.
Административное наказание предусмотрено в случае следующих нарушений ведения кассовой дисциплины:
- Превышение лимита в 100 тыс. руб. по одному контракту;
- Не оприходованная наличность;
- Наличные деньги хранятся не в установленном виде (вне сейфа или денежного ящика);
- Наличность в кассе превышает допустимый лимит;
- Трата выручки на неразрешенные цели.
В случае, если нарушения были зафиксированы в момент проверки ИП, штраф составит от 4 до 5 тыс. руб., если же нарушение допустила организация, штраф возрастет в 10 раз и составит уже от 40 до 50 тыс. руб.
Каковы основные функции процедуры?
Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:
- Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
- Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
- Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
- Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
- Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
- Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
- Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учета наличных денег, поступающих в кассу.
- Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.
Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.
Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.
В какие сроки проводят плановую – периодичность
Плановая ревизия наличных денег кассы предприятия выполняется в ситуациях, предусмотренных общеобязательными нормативными документами.
Сроки осуществления такой проверки, порядок её проведения заранее регламентируются учетной политикой и иными распорядительными актами хозяйствующего субъекта.
Периодичность инвентаризации кассы предопределяется причинами её выполнения. Как правило, такая проверка осуществляется на предприятии не реже одного раза в месяц.
Ревизия наличных денежных средств и ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, обязательно проводится в следующих ситуациях:
- Активы организации передаются в аренду, реализуются, выкупаются.
- Составляется финансовая (бухгалтерская) отчетность за год.
- При смене материально-ответственного лица (на момент приема-передачи кассы).
- Установлены факты совершения злонамеренных действий (порча, растрата, хищение, ограбление) в отношении кассы организации.
- Катастрофы, стихийные бедствия, иные форс-мажоры и чрезвычайные ситуации, которые могли привести к ущербу для кассы.
- Хозяйствующий субъект реорганизуется или ликвидируется, что обуславливает необходимость формирования разделительного/ликвидационного баланса.
- Прочие основания, предусмотренные отечественным законодательством (например, указаниями и инструкциями Минфина РФ).
Когда часто должна производиться внеплановая обязательная проверка?
Внеплановая проверка кассовой наличности обычно выполняется в организации по принципу внезапности, то есть неожиданно для самого сотрудника, лично отвечающего за ведение кассы.
Основная цель подобной ревизии – контроль профессиональной компетентности и добропорядочности кассира.
Когда внеплановые инвентаризации обязательны для проведения:
- выяснение причин выявленного нарушения, допущенного при ведении кассы;
- реагирование на законные требования контрольно-надзорных, следственных, ревизионных органов;
- ужесточение системы кассового контроля внутри организации.
Периодичность и сроки выполнения внеплановых проверок кассы на предприятии четко не определены общеобязательными нормами действующего законодательства.
Соответственно, руководство хозяйствующего субъекта самостоятельно решает, когда их целесообразно проводить. Осуществление внеплановой ревизии оформляется приказом работодателя.
В данном распорядительном акте обязательно указывается причина (основание) для реализации такого контрольного мероприятия.
Кто проверяет наличные денежные средства?
Любая проверка кассы предприятия осуществляется его внутренней структурой – специальной инвентаризационной комиссией. Как правило, такая комиссия действует в организации на постоянной основе.
Состав комиссии и ее полномочия утверждаются особым распорядительным актом руководства организации.
Кроме того, законодательством предусматривается возможность создания на предприятии, так называемых, рабочих ревизионных комиссий, осуществляющих значительный объем работ по одновременной проверке активов и обязательств компании.
Деятельность рабочей ревизионной комиссии хозяйствующего субъекта также регламентируется соответствующим приказом руководителя.
В комиссию по инвентаризации денежных средств кассы предприятия обычно включаются следующие лица:
- представители руководства;
- сотрудники бухгалтерии;
- работники подразделения организации, осуществляющего финансовый контроль и внутренний аудит;
- независимые аудиторы (специалисты компаний, предоставляющих услуги аудита), если существует необходимость (целесообразность) их привлечения;
- работники отдела безопасности предприятия;
- специалисты иных подразделений организации (по необходимости).
Если конкретный состав такой комиссии утвержден приказом руководства, то отсутствие одного участника является основанием для отклонения результатов её работы.
Что изучается?
Проверка кассы предусматривает контроль следующих аспектов соблюдения кассовой дисциплины:
- Правильность бухгалтерского учета кассовых транзакций, корректность формирования корреспонденции счетов.
- Легальность совершаемых транзакций в рамках одной сделки.
- Хранится ли чековая книжка за пределами кассы.
- Присутствуют ли подписи главного бухгалтера и руководителя на чеках, которые пока еще не были заполнены.
- Своевременность и правильность оформления кассовых бумаг.
- Своевременность и полнота возврата (депонирования) остатка невыплаченной зарплаты на банковский счет.
- Обоснованность и документальное подтверждение произведенных кассовых записей.
- Соответствует ли дата совершения сделки по данным расходного ордера и кассы.
- Использовалась ли израсходованная наличность по целевому назначению.
- Соблюдение лимита по остатку наличных денежных средств.
- Прочие моменты, имеющие существенное значение.
Порядок проведения
Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.
Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.
Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.
Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.
Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.
Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.
Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:
- Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
- Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
- Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
- Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии.
Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.
По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи.
Информация о проведенной ревизии направляется главному бухгалтеру, а также руководителю, который принимает нужные решения.
Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.
Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.
Документальное оформление
Проверка кассы хозяйствующего субъекта сопровождается оформлением ряда обязательных документов.
Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:
- Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
- Опись денежных бумаг кассы и БСО.
- Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
- Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
- Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15).
Что собой представляет эта процедура?
Ревизия кассы, являясь инструментом контроля, представляет собой комплекс мероприятий по проверке соответствия законодательству, правильности и своевременности осуществления операций с денежными средствами и их эквивалентами, находящимися в кассе субъекта, подлежащего проверке, их документального оформления и принятия к учету.
Инвентаризация кассы может проводиться, как обособленная проверка именно кассовой наличности или быть одним из этапов комплексной документальной ревизии, осуществляемой органами ведомственного или государственного контроля.
Проверка осуществляется в два этапа:
- собственно пересчет кассовой наличности и сопоставление сведений, полученных из документальных источников с фактическим наличием денег в кассе;
- контроль соблюдения кассовой дисциплины.
Проведение ревизии кассы и анализ полученных сведений достоверно информирует об использовании финансовых ресурсов компании, преимуществах и негативных моментах ее деятельности. Нельзя переоценить значение этой процедуры. Её предназначение заключается в анализе положительного опыта хозяйствования, а также профилактике допущенных злоупотреблений и правонарушений.
Как любая контрольная операция, ревизия осуществляется с применением специальных методов контроля, обеспечивая системность ее проведения для достижения установленной цели.
индивидуальный предприниматель обязан делать отчисления в различные фонды . Читайте, какие предусмотрены страховые взносы для ИП в 2019 году.
Письмо о расторжении договора не обязательно, но очень рекомендуют направлять контрагенту перед разрывом договорных отношений. Образец найдёте
Цель
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины имеют целью установление достоверной информации предоставленных данных бухгалтерского учета, основываясь на сведениях о фактическом наличии денежных средств и их эквивалентов в кассе компании.
Не менее важной задачей является также пресечение нарушений, связанных с использованием денежных средств, и их устранение.
Анализ, полученной после проведенной ревизии информации, позволит аудитору или ревизору сформировать мнение о достоверности финансовой отчетности компании, поддерживая или опровергая его деловую репутацию.
Законодательные основания
Согласно закону контролировать соблюдение дисциплины в расчётно-кассовых операциях могут:
- представители органов внутреннего контроля – полномочные сотрудники компании;
- работники органов Росфиннадзора;
- инспекторы налоговых служб.
Кроме того, инициировать проверку в любом объеме может и руководитель компании, заключив договор с независимой аудиторской фирмой или частным аудитором, имеющим аккредитацию.
До 2012 года периодически осуществлять проверки кассовых документов могли банки, в сегодняшнем законодательстве такие проверки не предусмотрены.
В рамках внутреннего аудита срок, периодичность и объект проверки устанавливается распоряжением руководителя компании. Порядок ревизии кассы разрабатывается и утверждается локальными регламентами (например, Положением о внутреннем финансовой контроле), действующими на предприятии.
Оно определяет следующие моменты:
- создание ревизионной комиссии;
- перечень объектов проверки;
- периодичность проведения снятия денежной наличности;
- правила оформления актов.
Задачами ревизии кассы инспекторами ИФНС является осуществление контроля полноты оприходования и учета выручки от основной и подсобной деятельности компании.
Опираясь на Административный регламент № 133н от 17.10.2011, налоговые инспекции вправе проверять любую организацию, ведущую свою деятельность:
- осуществляя наличные расчеты с применением ККМ;
- не применяя ККМ а используя платежные карты с правом выдачи приходного документа, оформленного на бланке строгого учета, соответствующего кассовому чеку.
Субъекты
Любое предприятие любой формы собственности время от времени может быть подвергнуто проверке выполняемой деятельности с обязательной инвентаризацией наличности в кассе со стороны налоговой инспекции.
В соответствии с п. 5.14.1 Положения от 15.06.2004 № 278 финансовый контроль, осуществляемый органами Росфиннадзора, направлен, в основном, на организации:
- получающие средства из государственных источников — финансовую помощь, гарантии Правительства, бюджетные ссуды, кредиты, инвестиции из федерального бюджета или внебюджетных государственных фондов;
- пользующиеся имуществом и ТМЦ, находящимися в федеральной собственности.
Периодичность
Ревизия денежной наличности в кассах предприятий внутренним аудитом производится:
- не реже раза в квартал или полугодие, а также на первое число года, следующего за отчетным;
- при передаче полномочий кассира или сотрудника, выполняющего его функции и отвечающего за сохранность ценностей под ответственность другому сотруднику;
- в других случаях на усмотрение руководителя организации и в соответствии с финансовой политикой, определяющей закономерность его требований.
Компании с крупными оборотами, обычно, практикуют проведение ревизий кассы ежемесячно на первое или последнее число месяца.
Внезапная проверка
Ревизия кассы может быть плановой или внеплановой. Осуществляя принцип внезапности, руководство компании вправе инициировать проверку кассовой наличности тогда, когда посчитает эту процедуру необходимой. Такая ревизия квалифицируется, как внезапная.
Отличается она от плановой проверки только тем, что действительно обеспечивает внезапность. Так как в компаниях обычно установлены сроки проведения кассовых инвентаризаций (в конце или начале месяца) и этот принцип не работает. В некоторых случаях ее проведение обусловлено настороженностью руководства или прямыми подозрениями в злоупотреблении сотрудников, отвечающих за неукоснительное соблюдение кассовой дисциплины.
Как правило, проверки инспекторов ИФНС или Росфиннадзора всегда осуществляются внезапно, без предупреждений.
Принятым Указанием о порядке ведения кассовых операций с 01.07.2014 термин «внезапная проверка» не рассматривается, тем не менее, обеспечение внезапности и неразглашение этапов подготовки ревизии – одно из основных требований к квалифицированному ревизору.
Обязательные условия
Любая ревизия, инициированная на предприятии, должна быть подтверждена распоряжением:
- руководителя компании – если это внутренняя проверка;
- руководителя (его заместителя) органов ИФНС или Росфиннадзора о проведении ревизии с указанием ее сроков и подтверждением полномочий ревизионной группы.
Кроме того, ревизор (или группа проверяющих) должен удостоверить собственную личность, предъявив соответствующий документ. Только после этой необходимой процедуры компания может представить финансовые документы, многие из которых квалифицируются, как конфиденциальные, и денежную наличность к проверке. Грамотный ревизор, приступая к проведению ревизии, руководствуется основными правилами.
Он должен обеспечить:
- внезапность;
- компетентность и обоснованность. К сожалению, не всегда эти качества можно встретить у проверяющих. Следует помнить о профессионализме в любых проявлениях. Необъективность ведет к повторным проверкам, затягиванию процесса выяснения обстоятельств произошедших нарушений, зачастую вводя в заблуждение вышестоящее руководство или следственные органы;
- непрерывность. Прерывать ревизию нельзя. Все действия, начатые в ходе проверки, должны быть закончены, отвлечения из проверяемой организации крайне нежелательны;
- гласность. Обсуждение даже промежуточных результатов ревизии должно обязательно проводиться с руководством проверяемой компании. Это способствует устранению ошибок, допущенных ревизорами, и значительно экономит время, ориентируя проверяющих на объективность в оценке ситуации.
Порядок проведения ревизии кассы
Итак, приход внутреннего или внешнего ревизора обязательно сопровождается представлением распоряжения, являющегося основанием для проведения ревизии. Инвентаризация наличных средств в кассе должна проводиться комиссионно: помимо ревизора необходимо присутствие кассира, главного бухгалтера и незаинтересованного лица.
Приказ
Для плановой ревизии кассы должно быть основание, которым обычно выступает приказ руководителя.
Распоряжение руководства компании на проведение проверки включает все моменты осуществления ревизии кассы:
- определяет круг лиц, входящих в комиссию;
- устанавливает сроки проведения проверки и сдачи ее результата.
Уведомление о проведении ревизии проверяющими надзорных органов также содержит сведения о составе ревизионной комиссии и сроках проведения проверки.
Смотрите также видео о нарушениях в кассовых операциях
Методология
Алгоритм проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:
- Подготовка к проведению ревизии:
- кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;
- председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.
- Снятие остатков денег в кассе:
- проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;
- проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков с журналами регистрации;
- оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.
- Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:
- наличие сейфов с исправными замками;
- организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;
- изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;
- анализ периодичности проводимых ревизий.
- Определение и анализ фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.
- Проверка соблюдения кассовой дисциплины:
- проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;
- проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;
- соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;
- проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;
- сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;
- контроль своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.
- Проверка целевого использования полученных средств.
- Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.
Размеры налогов должен знать каждый бизнесмен. Читайте, какова ставка налога на прибыль в 2019 году.
Что такое ОГРН и зачем он нужен? Узнайте сейчас.
Нормы выдачи спецодежды не могут быть уменьшены. Подробнее читайте в статье.
Акт
Результаты проведенной ревизии кассы оформляются актом формы № ИНВ-15. В нем указываются сведения:
- о наличии денежных средств по документам, представленным к проверке;
- о фактическом наличии денег, находящихся в кассе;
- производится сопоставление данных позиций;
- выводится результат от их сравнения. Позиции могут быть одинаковы, что означает благополучное состояние дел в кассе. Если размер денежных средств по документам превышает фактическое наличие – налицо недостача, а противоположный вариант свидетельствует об образовании излишков.
Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.
Сроки
Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств. Проверки исполнения кассовой дисциплины налоговыми органами ограничены до 20 рабочих дней.
Что делать, если выявлено нарушение?
Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.
Если ревизором выявлены факты нарушений действующего законодательства, возможна даже передача материалов проверки в следственные органы или возбуждение производства по административному правонарушению, грозящее значительными штрафами, но, конечно, это происходит при грубейших, неоднократных нарушениях или неприкрытых злоупотреблениях.
Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.
5.2. Основные этапы проверки кассы и кассовых операций
Начальным этапом аудита кассовых операций является проведение инвентаризации ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация кассовой наличности проводится внезапно, т.е. сразу же после прибытия аудитора в организацию. Эта проверка осуществляется комиссией, в состав которой включаются аудитор, главный бухгалтер организации и кассир, являющийся материально ответственным лицом. Результаты пересчета кассовой наличности оформляются специальным актом. Согласно Мето- дическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, при подсчете фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые и гербовые марки, авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории и др.).
Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности, начиная с высшего номинала. Результаты проверки отражаются в акте, который составляется и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. В акте предусмотрена расписка кассира в принятии им денежных средств на ответственное хранение. Акт составляется по унифицированной форме № ИНВ-15, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Акт инвентаризации составляется в трех экземплярах, один из которых остается у аудитора в качестве аудиторского доказательства и прикладывается к отчету аудитора.
Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются. Аудитор фиксирует показания счетчиков кассового аппарата на момент начала проверки и сверяет их с данными на начало рабочего дня. Таким образом определяется выручка кассира за текущий день. На эту сумму выписывается приходный кассовый ордер, который прикладывается к отчету кассира.
До начала проверки фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе комиссия получает от кассира последние приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Одним из таких документов может быть ведомость на выплату заработной платы. Если срок выплаты заработной платы истек, то ведомость закрывают и включают в отчет кассира. Если срок оплаты не истек, то посту-пают по одному из следующих вариантов:
если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету, не выплаченные по ведомости суммы депонируют и заносят в книгу регистрации депонентов;
если выплата заработной платы по ведомости только начата, то на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями все члены комиссии. Сумму, выданную по ведомости, подсчитывают и указывают в акте. На эту сумму увеличивают остаток наличных денег в кассе. На ведомости делается отметка «До инвентаризации по настоящей ведомости выдано…» и указывается сумма.
Материально ответственное лицо дает расписку, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.
Кассовый отчет проверяется и визируется аудитором вместе с приложенными к нему документами. Номера приходных и расходных кассовых ордеров, включенных в последний кассовый отчет, сверяются по журналу регистрации. Затем кассовый отчет передается в бухгалтерию для определения бухгалтерских данных об остатке денежных средств в кассе. Полученный в результате составления кассового отчета остаток денежных средств заносят в акт инвентаризации и сравнивают его с фактическим остатком денежных средств, выявленным комиссией в результате пересчета денежной наличности. Сумму недостачи денежных средств или их излишка заносят в акт инвентаризации.
Кроме денежных средств, инвентаризации подлежат также денежные документы (ценные бумаги и бланки строгой отчетности). Ценные бумаги пересчитываются и заносятся в специальную опись, в которой указываются их наименование, номер, серия, номинальная стоимость и другие признаки. Сведения о бланках строгой отчетности отражаются в отдельной ведомости, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду.
Данные инвентаризации денежных документов сравниваются с данными бухгалтерского учета по субсчету 50-3 «Денежные документы» и забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности». Результаты проверки денежных документов, хранящихся в кассе, также заносятся в акт инвентаризации.
Если в результате инвентаризации средств в кассе образовалась недостача, то на сумму недостачи составляется расходный кассовый ордер. В бухгалтерии на основе этого документа составляется бухгалтерская запись:
Д-т. сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т сч. 50 «Касса».
На основе заключенного договора о материальной ответственности сумма недостачи подлежит взысканию с кассира, поэтому одновременно делается бухгалтерская запись:
Д-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Выявленные излишки денежных средств подлежат зачислению в доход организации. Данная операция отражается в бухгалтерском учете:
Д-т сч. 50 «Касса»
К-тсч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы».
Следующим этапом аудита кассы является проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств и документов. Каждой организации необходимо содержать кассу в специально оборудованном и изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом проверяются наличие сигнализации и охраны кассового помещения, безопасность доставки денег при сдаче их в банк и денег, получаемых из банка.
Аудитором проверяется соблюдение правил приема кассира на работу. В соответствии с положениями гл. 39 Трудового кодекса РФ, принятого Государственной Думой 21.12.01, кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа о принятии кассира на работу руководитель организации в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации обязан заключить с ним договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах, один из которых должен храниться в личном деле кассира.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.
Наиболее сложным этапом является аудит кассовых операций, который начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете и журнале-ордере № 1 на начало проверяемого периода с данными Главной книги и баланса организации.
Данная информация проверяется на 1 -е число каждого месяца проверяемого периода. Результаты проверки фиксируются в рабочих документах аудитора. Если имеет место несоответствие данных в проверяемых бухгалтерских документах или регистрах, то аудитору необходимо выяснить причины и получить объяснение у бухгалтера.
Далее аудитор знакомится с порядком ведения кассовой книги. Кассовая книга применяется для контроля за поступлением и расходованием денежных средств. Несмотря на то, что в организации могут осуществляться операции в иностранной валюте, кассовая книга ведется только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписями руководителя организации и главного бухгалтера, скреплена сургучной или мастичной печатью. Записи в кассовую книгу должны осуществляться сразу же после совершения кассовой операции или в конце рабочего дня. Исправления в кассовой книге возможны только корректурным способом. Листы кассовой книги должны быть подписаны кассиром после проверки бухгалтером.
В настоящее время при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов разрешается вести кассовую книгу автоматизированным способом, печатая «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней создают «Отчет кассира». Оба названных регистра должны создаваться к началу следующего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, в том числе подписи кассира и бухгалтера. В последнем за каждый месяц «Вкладном листе кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов книги за месяц, а в последнем за календарный год — общее количество листов книги за год.
При проверке кассовой книги аудитор удостоверяется в правильности арифметических подсчетов, тождественности кассовых остатков на конец прошедшего дня и начало следующего дня, а также в соответствии кассовых остатков установленным лимитам. Все обнаруженные нарушения фиксируются в рабочих документах аудитора с приложением аудиторских доказательств — ксерокопий документов, в которых обнаружены нарушения, актов, справок и др.
В торговых организациях аудит кассовых операций должен проводиться сплошным методом. Однако это не значит, что проверяются все кассовые операции и документы за отчетный период. Программа проверки должна включать выборочное исследование. Правильно организованная выборочная проверка не толь- ко обеспечивает необходимую обоснованность выводов, но и повышает ее за счет более глубокого контроля за минимально допустимым объемом информации. Аудиторская выборка — это выполнение проверки на соответствие хозяйственных операций по существу, но не при 100%-ном охвате операций, а по выборке, произведенной по определенным критериям, из общего объема однородных хозяйственных операций. Критерии выборки и ее объем определяются и согласовываются с руководством перед началом проверки. При аудите кассы в выборку, как правило, включаются по одному месяцу из каждого квартала или какой- либо квартал целиком. Кассовые отчеты со всеми приложенными к ним документами, вошедшие в выборочное обследование, проверяются сплошным методом. Особое внимание обращается на оформление кассовых документов, сущность отраженных в них хозяйственных операций, корреспонденцию счетов.
Кассовые документы должны быть заполнены четко, ясно, без помарок. Незаполнение отдельных реквизитов не допускается. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию и выписываться в бухгалтерии в момент совершения операции. Для их регистрации в бухгалтерии организации ведется специальный журнал. Нумерация ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Журнал регистрации кассовых документов обеспечивает систематический контроль за своевременностью оприходования денежных средств и их целевым расходованием.
При проведении аудита в торговых организациях и предприятиях общественного питания следует особое внимание обратить на полноту и своевременность отражения выручки от реализации товаров и услуг, особенно в конце месяца или квартала. Такая проверка осуществляется путем сопоставления суммы выручки в приходном кассовом ордере с показателями контрольных счетчиков в кассовом отчете и журнале кассира-операциониста. Своевременность и полноту отражения выручки также проверяют путем проведения встречных проверок. При этом данные кассового отчета о размере выручки сверяют с данными товарных отчетов, в которых указывается ежедневный объем товарооборота каждой секции или структурного звена, рассчитанный на основе полученных кассовых чеков в обмен на проданные товары. В процессе проведения аудиторской проверки правильности отражения выручки придается особое внимание, так как выручка является важным показателем при исчислении налогов. Неполное
отражение в учете выручки ведет к недоначислению налогов в бюджет, а значит, к различным штрафам и пени со стороны налоговых служб.
В расходной части кассового отчета, как правило, самая крупная сумма — это сумма выручки, сданная в банк. В процессе аудита необходимо проверить полноту зачисления выручки на расчетный счет организации. С этой целью следует сравнить суммы, отраженные в журнале-ордере № 1 по кредиту счета «Касса» и по дебету счета 51 «Расчетные счета» в ведомости журнала-ордера № 2 «Расчетный счет». При их расхождении необходимо получить объяснение главного бухгалтера и приложить в качестве доказательства в рабочие документы.
При контроле за правильностью выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным способом установить, все ли внесенные в расчетно-платежную ведомость лица фактически работали в организации. При этом проверяют табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и приказы по учету кадрового состава.
Необходимо также проверить итоги в платежных ведомостях, так как возможны факты умышленного завышения итогов. Разница между суммой всех начислений и суммой всех удержаний по платежной ведомости должна соответствовать итоговой сумме к выплате. К этой же сумме следует подойти путем построчного сложения всех сумм в графе «К выдаче на руки».
Проверяя расходные кассовые документы, следует установить их законность и хозяйственную целесообразность. Особенно тщательно следует проверять обоснованность кассовых операций по расходу наличных денег, списываемых на дебет счета 44 «Расходы на продажу», так как эти расходы участвуют в формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Неправомерное отнесение расходов на этот счет может уменьшить сумму налога на прибыль и других налогов, что приводит к финансовым санкциям со стороны налоговых служб.
65
5″4120
Проверяя расход денежных средств, следует обратить внимание на расчеты наличными денежными средствами с различными поставщиками и другими партнерами по бизнесу. Указанием Банка России от 14.11.01 № 1050-У расчеты между юридическими лицами, осуществляемые наличным платежом, по одной сделке не могут превышать 60 тыс. руб. Согласно статье 15.1 КОАП РФ нарушение данной нормы влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц — от 400 до 500 МРОТ.
Проводя аудит кассовых операций, следует проверить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осущес-твляется по всем кассовым операциям на основе данных журнала-ордера № 1 «Касса» и отчетов кассира с приложенными к нему оправдательными документами. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации.
В процессе работы с кассовыми документами аудитор должен составить мнение о том, соблюдаются ли требования ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете», сколько времени хранятся в организации кассовые документы, кто отвечает за их сохранность и какие меры принимаются в организации для сохранности кассовых документов. Если сроки или условия хранения документов не соответствуют требованиям нормативных актов, то эти нарушения вместе с другими обнаруженными в процессе аудиторской проверки необходимо отразить в рабочих документах аудитора.