Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

При оказании платных услуг населению учреждение может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Используйте БСО, только если форма бланка утверждена именно для того вида деятельности, который осуществляет учреждение. Перечень документов, утверждающих бланки строгой отчетности, приведен в таблице.

Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001

Да, нужно.

Протокол ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 на сегодняшний день не отменен. Поэтому его можно применять в части, не противоречащей Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Руководитель учреждения должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. С этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Поступившие БСО оформите в тот же день актом приемки бланков строгой отчетности. Акт должен быть утвержден руководителем учреждения и подписан членами комиссии по поступлению и выбытию активов. В состав комиссии могут входить главный бухгалтер, материально-ответственные лица и другие сотрудники, назначенные руководителем.

Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

О поступлении бланков сделайте отметку в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Листы этой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем, главным бухгалтером и скреплены печатью. Такие правила устанавливает пункт 338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункт 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

При формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом учреждение должно соблюдать следующие требования:

автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет; при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия этого бланка.

Об этом говорится в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Поступление бланков строгой отчетности отразите в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». БСО за балансом учитывайте в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета). Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аналитический учет по забалансовому счету 03 ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045):

по видам, сериям и номерам БСО; по местам их хранения (подразделениям, ответственным лицам).

Такой порядок установлен пунктом 338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Списание израсходованных или испорченных бланков строгой отчетности производите на основании акта о списании бланков строгой отчетности по форме № 0504816 (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете поступлений и выбытия бланков строгой отчетности зависит от типа государственного (муниципального) учреждения.

В учете казенных учреждений

Расходы на приобретение бланков строгой отчетности отражайте по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н).

Приобретение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет КРБ.0.401.20.226 (КРБ.0.109.61.226, КРБ.0.109.71.226…) Кредит КРБ.0.302.26.730
– отражены расходы по приобретению бланков строгой отчетности;

Дебет 03
– оприходованы бланки строгой отчетности в условной оценке (по стоимости приобретения).

Движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 03 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 03 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 03 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

Такой порядок установлен пунктом 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (забалансовый счет 03).

В учете бюджетных учреждений

Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств поступление и выбытие бланков строгой отчетности отражают в учете в порядке, установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н).

В учете бюджетного учреждения, которое получает субсидии из бюджета (в соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), расходы на приобретение бланков строгой отчетности отражайте по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н).

Приобретение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226, 0.109.80.226…) Кредит 0.302.26.730
– отражены расходы по приобретению бланков строгой отчетности;

Дебет 03
– оприходованы бланки строгой отчетности в условной оценке (по стоимости приобретения).

Движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 03 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 03 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 03 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

Такой порядок установлен пунктом 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (забалансовый счет 03).

В учете автономных учреждений

Принятие обязательств по оплате расходов на приобретение бланков строгой отчетности отражайте на счете 0.302.26.000 «Расчеты по услугам связи» (п. 138 Инструкции № 183н).

Приобретение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226, 0.109.80.226…) Кредит 0.302.26.000
– отражены расходы по приобретению бланков строгой отчетности;

Дебет 03
– оприходованы бланки строгой отчетности в условной оценке (по стоимости приобретения).

Движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 03 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 03 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 03 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3, 138 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (забалансовый счет 03).

Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на забалансовом счете 03 учитывайте:

квитанционные книжки; аттестаты; дипломы; трудовые книжки; голограммы; другие аналогичные бланки.

Об этом сказано в пункте 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Ситуация: нужно ли включать в состав бланков строгой отчетности (БСО) студенческие билеты и зачетные книжки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому поводу нет.

По общему правилу к бланкам строгой отчетности (БСО) относятся бланки при одновременном соблюдении следующих условий:

форма бланка утверждена нормативно-правовым актом; бланк содержит учетные серию и номер, степень защиты (например, бланки дипломов, аттестатов); органами государственной власти установлен особый порядок учета и хранения бланка (например, порядок учета и хранения бланков трудовых книжек установлен разделом VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Об этом сказано в пункте 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Студенческие билеты и зачетные книжки (установленного образца) выдаются студентам высших и средних профессиональных учебных заведений (п. 1 ст. 16 Закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ, п. 38 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18 июля 2008 г. № 543). Формы зачетной книжки и студенческого билета утверждены приказами Минобразования России (например, для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования формы утверждены приказами от 24 декабря 2002 г. № 4571 и от 18 ноября 1996 г. № 339). Однако такие бланки не содержат учетные серию и номер, кроме того, для них не установлен особый порядок учета и хранения. Поэтому студенческие билеты и зачетные книжки включать в состав бланков строгой отчетности не нужно. Учитывайте их как обычную бланочную продукцию.

Порядок отражения затрат на приобретение бланков строгой отчетности при уплате налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет учреждение.

Учреждение применяет общую систему налогообложения

НДС по приобретенным бланкам строгой отчетности примите к вычету при соблюдении следующих условий:

налог предъявлен поставщиком; бланки строгой отчетности приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС; бланки строгой отчетности приняты на учет; по ним имеется счет-фактура.

Такой порядок установлен в статье 171 Налогового кодекса РФ.

Подробнее об этом см. Когда «входной» НДС можно принять к вычету.

Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

учреждение пользуется освобождением от уплаты НДС; учреждение выполняет не облагаемые НДС операции.

В этих случаях «входной» НДС учитывайте в стоимости бланков строгой отчетности. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков строгой отчетности. Бланки приобретены и используются в рамках деятельности, приносящей доход

Порядок налогового учета бланков строгой отчетности в законодательстве четко не установлен.

С одной стороны, затраты на приобретение бланков строгой отчетности можно отнести к материальным расходам на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Объясняется это тем, что данные расходы связаны с расчетами за оказанные услуги, то есть приобретенные бланки используются для производственных нужд. Подробнее см. Как учесть при расчете налога на прибыль материальные расходы.

С другой стороны, эти затраты можно учесть в составе канцелярских и отнести на прочие расходы (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичную точку зрения высказывает Минфин России в письме, адресованном организациям, применяющим упрощенку (письмо от 17 мая 2005 г. № 03-03-02-04/1/123). Выводы финансового ведомства можно распространить и на государственные (муниципальные) учреждения, применяющие общую систему налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Подробнее о том, как учесть расходы на канцелярские товары при расчете налога на прибыль, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении канцтовары.

Таким образом, учреждение должно самостоятельно принять решение – относить такие расходы к материальным или к прочим (п. 4 ст. 252 НК РФ). Сделанный выбор закрепите в учетной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).

О том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков строгой отчетности, если они используются как в деятельности, приносящей доход, так и в деятельности, связанной с выполнением государственного (муниципального) задания, см. Как вести раздельный учет по налогу на прибыль, если учреждение получает целевое финансирование (целевые поступления).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности. Учреждение учитывает бланки строгой отчетности в условной оценке (1 руб. за один бланк)

Бюджетное учреждение «Альфа» в рамках деятельности, приносящей доход, проводит курсы повышения квалификации (не облагается НДС) и использует бланки строгой отчетности.

23 августа «Альфа» приобрела 10 бланков строгой отчетности (свидетельства о повышении квалификации), общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. 24 августа было выдано восемь бланков. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.

Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти затраты учитываются в составе канцелярских, а расходы включаются в состав прочих расходов.

Приобретение бланков бухгалтер отразил в учете следующими проводками:

Дебет 2.109.60.226 Кредит 2.302.26.730
– 236 руб. – отражены расходы на приобретение бланков строгой отчетности;

Дебет 03 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– 10 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности;

Дебет 03 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 03 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– 8 руб. – переданы бланки строгой отчетности в подразделения;

Кредит 03 субсчет «БСО в подразделении»
– 8 руб. – списаны бланки строгой отчетности, выданные участникам курсов повышения квалификации.

В налоговом учете стоимость восьми выданных бланков (236 руб./шт. : 10 шт. × 8 шт. = 188,80 руб.) была учтена в расходах в III квартале.

Учреждение платит ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на приобретение бланков строгой отчетности не влияют.

Учреждение применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Бланки строгой отчетности могут использоваться как в деятельности учреждения, облагаемой ЕНВД, так и в деятельности на общей системе налогообложения. Как правило, известно, к какому виду деятельности относятся расчеты, по которым оформлен бланк строгой отчетности, применяемый вместо ККТ. Соответственно, расходы на приобретение бланков и сумму НДС, уплаченную при этом, можно определить на основании прямого расчета. Такой порядок следует из пункта 4 статьи 149, пункта 9 статьи 274 и пункта 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

В некоторых случаях невозможно определить, в каком виде деятельности использованы БСО. Поэтому прямым счетом расходы на их приобретение распределить нельзя. В таком случае распределите их пропорционально доле доходов от каждого вида деятельности (п. 9 ст. 274 НК РФ).

НДС, который можно принять к вычету по распределяемым расходам на БСО, рассчитайте по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как принять к вычету «входной» НДС по имуществу (работам, услугам), которое будет использоваться как в облагаемых, так и в необлагаемых операциях.

К полученной доле расходов по деятельности учреждения, облагаемой ЕНВД, прибавьте сумму НДС, которую нельзя принять к вычету (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Автономное учреждение применяет упрощенку

Если автономное учреждение на упрощенке платит единый налог с доходов, то расходы на приобретение бланков строгой отчетности не влияют на налоговую базу. Такие учреждения не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: как автономному учреждению на упрощенке учесть расходы на приобретение бланков строгой отчетности. Учреждение платит единый налог с разницы между доходами и расходами

По бланкам строгой отчетности, применяемым вместо ККТ, порядок налогового учета в законодательстве четко не установлен.

С одной стороны, расходы на приобретение бланков строгой отчетности можно отнести к материальным расходам (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Объясняется это тем, что данные расходы связаны с расчетами за оказанные услуги, то есть приобретенные бланки используются для производственных нужд.

С другой стороны, эти расходы можно отнести к канцелярским (подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичную точку зрения высказывает и Минфин России в письме от 17 мая 2005 г. № 03-03-02-04/1/123. Подробнее см. Как отразить в бухучете и при налогообложении канцтовары.

Если автономное учреждение платит единый налог с разницы между доходами и расходами, «входной» НДС, предъявленный поставщиком при приобретении бланков строгой отчетности, включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»

Журнал учета приема, выдачи и списания денежных документов

_______________________________________________________________ (наименование, место нахождения организации)

Утверждаю ______________________
(Ф.И.О., должность руководителя)

от «___»___________ ___ г.
N ____________

————————————————————————— ¦ ¦ ¦ Почтовые марки ¦ ¦Подпись ¦ ¦ ¦ +——————————————-+ ¦ответ- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ствен- ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦лица ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ N ¦ Дата ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦п/п¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Марки госуд¦рственной пошлины ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Вексельные марки ¦ ¦ ¦ +—+———+——————————————-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Оплаченные ¦авиа, ж/д и т.п. билеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Другие денежные документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+———+————+——+———+——+———+——-+———

Примечания.

1. Каждый вид денежных документов учитывается отдельно.

2. Журнал ведется до полного использования в установленном порядке.

3. Журнал должен быть прошит, пронумерован, опечатан.

4. Подпись ответственного лица — напротив каждой записи.

Источник — Кабанов О.М.

Журнал учета приема и выдачи денежных документов

Инструкция №94н:
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. …
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Денежные документы хранятся в кассе предприятия до тех пор, пока не будут выданы в подотчет. Расход (использование) денежных документов подтверждается оправдательными документами, на основании которых оформляется авансовый отчет. Пример: талоны на бензин выдаются из кассы по распоряжению руководителя, расход талонов подтверждается кассовыми чеками. И билеты командировочнику, буде они куплены заранее у перевозчика, по выставленному счету, с накладными и пр. (а не просто подотчетник по факту командировки отчитался), обязаны быть оприходованы как денежные документы, в кассу предприятия. А если у вас в организации талоны на бензин приходуют как матзапасы или при централизованной покупке билетов оплату поставщиук проводят как выдачу денег в подотчет — ну что же, значит, вам до сих пор везло.
У бюджетников действительно порядок оформления движения денежных документов устроен грамотнее: еще со времен царя Гороха им вменено для этого использовать обычные КО-1 и КО-2, на которых ставится отметка (фондовый), и никаких проблем с «самостоятельной разработкой форм первичных документов», что в 129-ФЗ прописана.
или
Согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В данном случае первичным документом, на основании которого учитывается поступление авиабилетов в кассу и их расход, может быть указанный журнал учета приема и выдачи денежных документов.
В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона N 129-ФЗ первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Следовательно, журнал учета приема и выдачи денежных документов, форма которого устанавливается организацией, должен содержать вышеуказанные реквизиты.
В соответствии с п.22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Обращаем внимание, что кассовая книга заполняется на основании данных приходных и расходных кассовых документов (п.24 Порядка), которые являются первичными документами для отражения хозяйственных операций на субсчете 50-1.
При этом первичные документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи на субсчете 50-3, не отражаются в кассовой книге.
Как Вы ведете учет -вручную- значит произвольный формат типового журнала, а если в программе — то она автоматически формирует , посмотрите.