Заверение копии документа

Содержание

за буквой закона 2014

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Тимошкина Ю. В.,
главный государственный инспектор ИФНС РФ № 5 по г. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом.

Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее.

В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д. Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Существует два способа заверения копий документов: нотариальное и самостоятельное заверение организацией.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации. Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено (например, требованиями закона).

В остальных случаях копия документа может быть заверена организацией самостоятельно.

В настоящее время действуют следующие документы, регламентирующие порядок заверения организацией копий документов:

НПА
Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» Требования к порядку заверения копий документов, приведенные в данном приказе, действуют до сих пор и носят обязательный характер. Кроме того, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 49 ГК РФ юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой (например, постановление ФАС Центрального округа от 20.07.2004 № А68-АП-122/Я-04)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст), а также Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 Требования ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299). При этом требования указанного стандарта носят рекомендательный характер

Является ли незаверенная копия паспорта документом, удостоверяющим личность?

Действующее законодательство не предусматривает возможность установления личности граждан на основании предъявленных ими нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность. Нотариально заверенная копия паспорта не признана судебной практикой документом, заменяющим паспорт (определение Московского городского суда от 22.04.2011 № 33-8846).

Кроме того, в п. 9 постановления № 828 указано, что третья страница паспорта гражданина РФ защищена ламинационной пленкой с голографическим изображением. В правом верхнем углу расположен элемент, имеющий форму окружности, с буквами «РФ». В зависимости от угла зрения элемент меняет свой цвет с пурпурного на зеленый. Названные защитные механизмы не могут быть воспроизведены при копировании данной страницы.

Таким образом, удостоверение нотариусом копии паспорта гражданина РФ может свидетельствовать только о том, что данная копия тождественна по содержанию тексту в подлинном документе, предъявленном для ксерокопирования, но заменить оригинал документа такой копией нельзя.

Копии документов, связанных с работой

Статьей 62 ТК РФ установлена обязанность компании не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с выполняемой им работой (копии приказа о приеме, переводах и увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы в данной компании и другое).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Статья 85 ТК РФ

Выдаваемые копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно. При этом, в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Положениями п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовано при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставлять заверительную надпись:

«Верно» директор ___И в а н о в___ /Иванов В. В./
01.08.2014

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются руководителем, кадровыми работниками или сотрудниками бухгалтерии. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (например, печатью отдела кадров организации).

При выдаче копий документов, связанных с выполняемой сотрудником работой, в организации необходимо обратить внимание на то, что, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина персональные данные сотрудника охраняются государством и подлежат защите.

Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами).

Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах.

ПОЗИЦИЯ ВАС

При представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ.

Копии документов как доказательства в суде

Согласно положениям ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в судебном деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается на основании своих требований и возражений. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

ПОЗИЦИЯ ФАС

Если копии документов не заверены надлежащим образом, то они не могут рассматриваться арбитражным судом в качестве надлежащих доказательств.

Частью 8 ст. 75 АПК РФ установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В качестве документов, регламентирующих надлежащий порядок заверения копий, арбитражные суды рассматривают вышеупомянутые документы (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003). При этом стоит напомнить, что требования первого документа носят обязательный характер. В определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 ВАС РФ отметил, что к надлежащим образом заверенным копиям относятся только те, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ.

Следует также указать, что, в соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой или невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (определение ВАС РФ от 26.12.2012 № ВАС-17927/12).

ПОЗИЦИЯ ФНС

Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы должны расценивать как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.ст. 126 или 129.1 НК РФ.

Иные копии документов

Заверять копии документов организации может потребоваться не только для своих работников или суда, но и в иных случаях. Например, они понадобятся для представления в налоговый орган (в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы), для участия в конкурсе на заключение контракта и т. д.

Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ представление документов по требованию налогового органа на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В письме от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 ФНС РФ отмечает, что НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов. Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов компании, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. д. и т. п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто, какие документы и какой печатью может заверять. Работодатель – индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

В то же время Минфин РФ в письме от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 высказал противоположную точку зрения, согласно которой, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка. Указанная позиция нашла свое отражение и в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Также нежелательно представлять копии истребуемых налоговым органом документов на черновиках. В письме от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35 Минфин РФ указал, что, согласно ст. 31 НК РФ, ФНС вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля. Пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Арбитражный суд Республики Бурятия

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение копий документов с 1 июля 2019 гоал по новому ГОСТ

В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.

Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Например:

— при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;

— номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

— допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

— предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;

— абзацный отступ текста документа — 1,25 см;

— текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

— текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;

— нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;

— нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:

наименование должности лица — автора документа (реквизит 07);

гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);

отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).

Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой, если она хранится в сейфе? Ответ из Роструда

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес. Выглядеть такая запись может, например, так:

Верно. Подлинник документа хранится в ООО “Весна” по адресу: город Санкт-Петербург, Невский проспект., дом 7, оф. 77 в деле № 333 за 2017 год.
Инспектор по кадрам подпись Сергеева /Сергеева Н.И./
12.05.2018

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Хотя официально новый ГОСТ вступает в силу через месяц с небольшим, многие кадровики уже начали использовать новые правила в работе. А Роструд даже уже выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Скорректирован состав реквизитов документа

Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
  • отметка об электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Общие требования к созданию документов

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ. Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Кроме этого, в ГОСТе указано, что документы можно создавать на обеих сторонах листа (на лицевой и на оборотной). В таком случае ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

  • Надпись «Верно».
  • Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
  • Дата заверения.
  • Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в документах школы и детского сада

В рекомендации – образцы и контрольные точки, чтобы понять, правильные или устаревшие бумаги вам принесли на подпись.

Как оформлять новые реквизиты

С 1 июля проставляйте на документах четыре новых реквизита:

  • наименование структурного подразделения – автора документа;
  • наименование должности лица – автора документа;
  • гриф ограничения доступа к документу;
  • отметку об электронной подписи.

Внимание: новый стандарт применяют бюджетные, автономные и казенные организации, государственные органы и коммерческие компании. Исключений нет.

Наименование структурного подразделения и наименование должности лица. Эти реквизиты используйте, если вводите новые виды бланков в школе и детском саду – бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Оба реквизита указывайте под наименованием организации.

Новый реквизит «Наименование структурного подразделения – автора документа»

Новый реквизит «Наименование должности лица – автора документа»

Внимание: наименование структурного подразделения должно соответствовать локальному акту, например положению о структурном подразделении, а наименование должности – приказу о назначении на должность.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит указывайте на документах с информацией, доступ к которой ограничен законом. Отметку о конфиденциальности проставляйте, например, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников. Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа. В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п.

Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Совет: виды грифов ограничения доступа к документам закрепите в локальных актах школы и детского сада, а виды конфиденциальной информации – в соответствующих перечнях.

Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать электронную подпись (ЭП) на электронном документе. Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП. Если у вас есть СЭД, обратитесь к разработчикам, чтобы реализовать эту функцию.

Новый реквизит «Отметка об электронной подписи»

Как по-новому оформлять старые реквизиты

Что изменить в оформлении реквизитов с 1 июля

Дата документа. Если проставляете дату словесно-цифровым способом, дни с 1-го по 9-е пишите без нуля: 1 июля 2018 г. Ранее в цифрах до 10 впереди добавляли ноль. Оформление даты цифровым способом осталось прежним: 01.07.2018.

Адресат. Если направляете письмо руководителю другой организации, укажите наименование его должности в дательном падеже, а затем фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед фамилией.

Ситуация: где ставить инициалы – до или после фамилии

Гриф утверждения, гриф согласования. Если документ утверждает коллегиальный орган, сначала укажите наименование этого органа, а затем в скобках дату и номер протокола. Старый ГОСТ не требовал добавлять реквизиты протокола. Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».

Отметка о приложении. Правила написания слова «Приложение» ужесточились. Если раньше была возможность импровизировать, то теперь все строго. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу укажите: «Приложение 1» или «Приложение № 1».

В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).

Совет: если приложение – электронный носитель, например, диск или флешка, оформите приложение так: «Приложение: CD в 1 экз.». На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Подпись. С 1 июля в реквизите «Подпись» нужно указывать ту должность, которую должностное лицо занимает в соответствии с приказом о замещении. До сих пор это нигде не было написано.

Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности директора. «, то подпись будет выглядеть так:

Подпись исполняющего обязанности на документе

Если же в приказе указано, что на время замещения заместитель останется на своей должности, то и в реквизит «Подпись» войдет его официальная должность, например: заместитель директора по учебно-воспитательной работе.

Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на документе. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.

Отметка о заверении копии. Если копию документа представляете в другую организацию, дополните реквизит отметкой о месте нахождения подлинника: укажите наименование организации, индекс дела по номенклатуре, год. Старый ГОСТ этого не требовал.

Отметка об исполнителе. Теперь указывают не только фамилию и телефон исполнителя, но и его полные имя и отчество и по желанию – должность, структурное подразделение, электронный адрес.

Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом. Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года. Не забывайте проставлять должность того, кто оформил отметку, а не только подпись и дату. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 разрешает дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.

Остальные реквизиты оформляйте по-прежнему, новый ГОСТ их не изменил.

Как по новым правилам печатать текст

Вы можете печатать текст на лицевой и оборотной сторонах листа.

Печатайте текст через один–полтора межстрочных интервала, а многострочные реквизиты – через один межстрочный интервал.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельные фрагменты текста можете выделить полужирным шрифтом. При этом нужно руководствоваться инструкцией по делопроизводству вашей организации.

Выравнивайте текст документа по ширине листа – по границам левого и правого полей документа. Для абзацев используйте отступ 1,25 см.

Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты, размеры № 12, 13, 14. Если составляете таблицы, шрифт можете уменьшить.

Вторую и последующие страницы документа нумеруйте. Ставьте номер страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Обязательные реквизиты приказа по новому ГОСТу

Внимание: не укажете место создания или забудете поставить дату – документ признают недействительным. Такие же последствия будут, если работники не поставят визу ознакомления.

В соответствии с новыми требованиями Институт новых технологий в образовании разработал ряд программ, которые помогут сотрудникам образовательных учреждений изучить новые правила оформления документов.

С полным списком программ профессиональной подготовки и повышения квалификации можно ознакомиться здесь.

Обучение в июле может стать не только полезным, но и приятным, так как действует акция «Летний марафон цен», предусматривающий скидки 50% на программы ПП и ПК

Для руководителей образовательных организаций разработаны пакетные предложения. Обучите ваш персонал дистанционно прямо во время летнего отдыха. На сайте ИнТехнО вы можете самостоятельно выбрать любые программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации и включить их в выбранный вами пакет.

  • Пакет «Профессиональный» — это 10 программ профессиональной переподготовки и 5 программ повышения квалификации на ваш выбор.
  • Пакет «Профстандарт» — это 5 программ профессиональной переподготовки и 10 программ повышения квалификации на ваш выбор.
  • «Бизнес-пакет» — это 2 программы профессиональной переподготовки и 20 программ повышения квалификации на ваш выбор.

На коллективные заявки на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации предоставляются скидки до 30% на стоимость обучения:

  • 10 человек — скидка 10% каждому обучающемуся;
  • 20 человек — скидка 20% каждому обучающемуся;
  • 30 человек и более — скидка 30% .

По программам повышения квалификации можно пройти Экспресс-обучение за 3 дня, 7 дней или 10 дней (практические семинары, факультативы, удобная форма обучения, индивидуальные сроки обучения и экспресс-доставка диплома сразу после окончания обучения).

Желающие могут пополнить свою методическую копилку универсальными электронными уроками по всем школьным предметам с 1 по 11 класс, тренажёрам и по ВПР, ОГЭ и ЕГЭ, уроками по иностранным языкам, дополнительному образованию, курсами развивающих занятий. Обучаться в дистанционном ЧПОУ «СРШ (колледж) Анны Муратовой» можно в любое время и в любом месте, без дополнительных затрат и не отказываясь от запланированных дел или отдыха.

Источник: информационный портал «Менеджер оьразования»

В чем разница между дубликатом и копией документа

В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие — наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие — на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального штампа с надписью: «Дубликат». Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия — нет.

Копия — это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.

Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.

Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).

Порядок работы с дубликатами

Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт, в котором излагаются причины утраты. Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт.

Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе «Примечания» должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.

Создание комиссии и составление акта — это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.

Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.

Оформление дублирующего документа осуществляется на том же бланке, что и оригинал. С помощью оттиска специального штампа или от руки в правом верхнем углу дублирующей бумаги делается специальная отметка. В дальнейшем именно она будет отличать ее от копии.

В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки

Проиллюстрируем вышеизложенное примером оформления дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 документ, дублирующий трудовую книжку, подтверждает факт трудовой деятельности работника и дает информацию о его трудовом стаже аналогично оригиналу и имеет такую же юридическую силу. В этом заключается главное отличие дублирующего документа от копии. Даже заверенная надлежащим образом копия не может служить подтверждениям трудового стажа, если в наличии не имеется оригинал.

В дублирующий документ включают только те сведения, которые содержались в оригинале. Если какая-либо информация не имеет документального подтверждения, то работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не имеет права ее вносить.

Справка

Случаи, в которых возможно или необходимо оформление дубликата трудовой книжки, регламентированы п. 33, 34 упомянутых выше Правил:

  1. оригинал был физически испорчен: порван, обгорел или иным образом приведен в состояние, не допускающее его дальнейшее использование;
  2. оригинал был утерян или уничтожен;
  3. на предприятии в силу каких-либо обстоятельств произошла массовая утрата трудовых книжек;
  4. в документ была внесена признанная впоследствии недействительной запись об увольнении сотрудника или переводе его на другую работу.

Кто вправе выдать дубликат

Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по последнему месту работы сотрудника. Это может быть как действующий, так и бывший сотрудник. Он обращается к руководству с письменным заявлением о выдаче дубликата. Согласно закону работодатель должен оказать помощь в восстановлении утраченных документов. Закон не дает конкретных указаний, в каком виде эта помощь должна быть предоставлена.

Сотрудник может самостоятельно осуществлять сбор информации о своем трудовом стаже или руководство фирмы может оказать ему содействие в рассылке писем-запросов по образцу, который представлен ниже. По данным запросам работник должен получить документы двух видов:

с данными, которые подтверждают его стаж до регистрации в Пенсионном фонде;

с данными, которые подтверждают его стаж после регистрации в Пенсионном фонде;

Какие документы подтвердят стаж работы

Справка

В дублирующий документ вносятся сведения, взятые из документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности или стаж сотрудника:

  1. трудовые соглашения, заключенные на предыдущих местах работы;
  2. заверенные надлежащим образом копии приказов или выписок;
  3. справки, которые подтверждают факт осуществления трудовой деятельности на предыдущих местах работы, а также справки из архива;
  4. решения судебных органов, устанавливающие трудовой стаж.

В случае необходимости подтверждения факта осуществления трудовой деятельности и ее продолжительности (стажа) в организации, которая была ликвидирована, запрос направляется в архивное учреждение.

В случае отсутствия необходимой информации в архиве, сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании.

Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.

Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово «Верно», должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

Как оформляют дубликат

После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.

Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.

Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа «Дубликат». На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе «Сведения о работе» сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы. Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.

Справка

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов

Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными.

Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии. Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон.

Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).

Приказ о праве заверения копий документов образец

  • Нотариус
  • Удостоверение сделок
  • Удостоверение доверенностей
  • Доверенность на получение документов

Доверенности на получение документов широко используются как физическими лицами, так и организациями. Законодательство не определяет для них единого стандарта оформления, но некоторые реквизиты являются обязательными:

  • дата составления;
  • место выдачи;
  • данные доверителя и доверенного лица;
  • перечень документов, которые вправе получать представитель;
  • срок действия;
  • подпись доверителя (доверенности юр.
    лиц заверяются подписью директора и печатью).

Чтобы в процессе выполнения порученных действий представитель не столкнулся с проблемами, необходимо соблюдать четко перечисленные требования. Так, доверенность на право получения документов, в которой не указана дата оформления, не имеет юридической силы.

Кадровику срочно нужен приказ о возложении обязанностей. Работник организации обратился с просьбой заверить ему копию трудовой книжки.

Он оформляет ипотеку и без этого документа не обойтись. До этого сотрудники с аналогичными просьбами в отдел кадров не обращались, и ответственное лицо руководителем не назначено.

Внимание Кто может заверять копии документов? Как подготовить кадровый приказ о заверении копии документов ответственным сотрудником? Давайте, разбираться. Компания-работодатель должна выдать работнику заверенную копию трудовой книжки или иного документа, связанного с работой.
Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней с момента обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ).Копия должна быть заверена в установленном законе порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

Приказ на право заверения копий документов образец скачать

Инсайдерская информация Банка России 3 октября 2017 г. Перечень некредитных финансовых организаций, не представивших отчетность по форме 0420001 «Информация о видах и суммах операций с денежными средствами некредитных финансовых организаций» 3 октября 2017 г.

Доклад для общественных консультаций «Предложения по развитию медицинского страхования в Российской Федерации» 3 октября 2017 г. Опубликованы условия проведения депозитных операций по фиксированным процентным ставкам 3 октября 2017 г.

Медицинское страхование: новые подходы 3 октября 2017 г.Страхование жизни: фокус на развитие 3 октября 2017 г. Награждены победители Первого Всероссийского конкурса социально значимых проектов МФО 3 октября 2017 г.О расчете и публикации индикативной взвешенной рублевой депозитной ставки «овернайт» российского межбанковского рынка RUONIA 3 октября 2017 г.

Срок действия доверенности может составлять не больше трех лет, в тех случаях, когда он не указан, она действительна один год с момента выдачи. Данные о доверителе и представителе должны быть максимально полными. Содержание:

  • Как правильно заверить копию документа
  • Бухучет инфо
  • Доверенность на получение документов
  • Документы для открытия счета
  • Часто задаваемые вопросы
  • Совет 1: как оформить выписку из документа
  • Документы
  • Суделко

Как правильно заверить копию документа Первые два вида подлежат удостоверению у нотариуса. Доверенности юридических лиц могут быть оформлены в обычной письменной форме, при этом они должны заверяться печатью и подписью директора. В определенных случаях организациям также необходимо оформить нотариальную доверенность на получение документов.

>Приказ на заверение копии документов в организации

Заверение копий документов: правила и рекомендации

Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией? Читайте также: По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя. Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п.

35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

В иных случаях работодатель обязан выдавать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил). Ответственность за сохранность трудовой книжки (даже в том случае, если она выдана работнику) лежит на специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0).

При обращении в органы Пенсионного фонда РФ (далее – ПФР) за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2–4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее – Перечень)

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Кроме того, в ст.

89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч.

8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению? Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч.

1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Могу ли я перед тем, как поставить подпись об ознакомлении, требовать копию приказа должным образом заверенную?

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

И еще, виза об ознакомлении должна содержать название приказа или может быть только номер приказа?

Работодатель не обязан работнику делать 2-ую копию приказа.

Но попросить можно. А вообще попросите работодателя сделать копию трудовой книжки и заверить ее печатью организации, если запись в трудовой сделана, значит вас оформили. Копию обязаны предоставить по требованию работника. По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему все документы, касающиеся его трудовой деятельности в трехдневный срок. Трудовой договор делается в двух экземплярах-по оригиналу для каждой из сторон,а вот приказ один,поэтому по требованию работника все документы связанные с работой, копии этих документов он вправе получить,по ТК РФ Как правило копия приказа о приёме хранится в личном деле работника.

А зачем вам нужен этот ворох бумаг.

Согласна с Инспектором. По заявлению работника заверенная копия приказа должна быть предоставлена в трехдневный срок.

Требовать то вы можете. Лучше- попросить.

Обязательно ли копии приказов заверять печатью?

На вопрос о том, обязательно ли заверять копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и в подведомственные организации, печатью, может быть только один ответ: да, копии приказов должны быть заверены печатью. Только в этом случае копия будет иметь статус документа.

Не заверяются печатью копии документов только в том случае, если копии помещаются в дела того подразделения, где они изготовлены. Все о вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. В делопроизводстве различаются понятия «копия» и «заверенная копия», и только заверенная копия является юридически значимым документом.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет эти понятия следующим образом:

  • копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
  • заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Для заверения копий используется реквизит «Отметка о заверении копии»: Должность Подпись Инициалы, фамилия Дата Печать Копии документов заверяются печатью организации.

Это положение установлено Указом Президиума Верховного Совета СССР

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

от 04.08.1983 № 9779-Х, где, в частности, говорится следующее: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на того должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

Поскольку печать, по норме указа, ставится на подпись руководителя, то это может быть только печать организации. Право заверять копии документов руководитель может делегировать другому должностному лицу. Для этого издается приказ, которым руководитель предоставляет право заверять копии, например, руководителю службы ДОУ или руководителю службы персонала.

На подписи должностных лиц, которым делегировано право заверять копии документов, также ставится печать организации.

— 22.03.2017, 22:14 Содержание Кадровику срочно нужен приказ о возложении обязанностей. Работник организации обратился с просьбой заверить ему копию трудовой книжки.

Он оформляет ипотеку и без этого документа не обойтись.

До этого сотрудники с аналогичными просьбами в отдел кадров не обращались, и ответственное лицо руководителем не назначено.

Кто может заверять копии документов?

Как подготовить кадровый приказ о заверении копии документов ответственным сотрудником? Давайте, разбираться. Компания-работодатель должна выдать работнику заверенную копию трудовой книжки или иного документа, связанного с работой.

Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней с момента обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Копия должна быть заверена в установленном законе порядке (п.

3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). В частности, на ней должна стоять подпись лица, ответственного за заверение, его должность и ФИО.

По умолчанию заверять копии может директор организации, ведь именно он действует от ее имени на основании Устава. Но как быть, если у директора нет на это времени? Выход один, назначить ответственного.

Сделать это можно, выпустив приказ о заверении копии документов. Образец такого приказа поможет кадровику решить возникшую задачу. Намного легче подготовить приказ на право заверения копий документов, образец которого находится перед глазами.

Не нужно изобретать велосипед, достаточно просто переработать образец под свои нужды. При составлении кадровых приказов необходимо придерживаться правил, установленных для оформления первичных документов. Главное, чтобы были в наличии все обязательные реквизиты (ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • название приказа;
  • дата составления приказа;
  • название организации, которая составила приказ;
  • описание операции;
  • название должности ответственного лица, его подпись и расшифровка подписи.

На практике приказы выпускают на фирменном бланке организации, где содержится полная информация о ней, включая местонахождение (пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ).

Если такого бланка у организации нет, то место составления документа следует указать непосредственно в самом приказе, руководствуясь принципами административно-территориального деления. Без обязательных реквизитов приказ считается не соответствующим нормам, установленным для первичных учетных документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: Комментарии Читать также: 7.03.2017 20.03.2017 20.03.2017 3.04.2017

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *