Методы внутреннего контроля

Содержание

Формы и способы осуществления ВФК.

ВФК проводится по линии административного и осуществление внутреннего финансового контроля. Административный контроль состоит в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными БУ полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций. Финансовый контроль учреждения состоит в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с нормативными и локальными актами и адекватного отражения этих операций в учете и отчетности.

Административный и финансовый контроль осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядке.

Предварительный контроль направлен на предотвращение возможных нарушений и потому проводится до момента совершения финансовых операций. К его мероприятиям относятся формирование планов финансово-хозяйственной деятельности, проверки обоснованности закупок, согласование условий договоров. Кроме службы ВФК в предварительном контроле участвуют плановые, экономические, юридические службы БУ.

Текущий контроль выполняется на стадии совершения операции и призван обеспечить проведение финансовых операций уполномоченными лицами в порядке, установленном локальными актами БУ. Кроме службы ВФК данный контроль осуществляет бухгалтерия БУ.

Последующий контроль производится по результатам финансово-хозяйственной деятельности БУ за определенный период. Этот тип контроля, как правило, является исключительной компетенцией службы ВФК. Формами последующего контроля являются камеральная проверка (по месту работы службы ВФК, а не проверяемого подразделения), выездная проверка (по месту нахождения объекта проверки).

При проведении контрольных мероприятий используются сплошной и выборочный способы. При сплошном способе контрольные действия осуществляются в отношении каждой проведенной операции. При выборочном способе – в отношении отдельных операций и действий.

Контрольные действия делятся на визуальные, автоматические и смешанные. Первые выполняются без использования прикладных программных средств автоматизации, вторые – с использованием таких средств без участия должностных лиц, третьи – с использованием таких средств с участием должностных лиц. Ниже в табличном виде указано, какие контрольные действия могут быть взяты на вооружение службой ВФК и для какой формы контрольного мероприятия они наиболее предпочтительны.

Организация внутреннего финансового контроля.

Создание полноценной системы ВФК в БУ предусматривает следующие действия:

  • распределение полномочий по ВФК между органами управления, подразделениями и сотрудниками, в том числе оценка целесообразности формирования службы ВФК;
  • принятие локальных актов по ВФК;
  • разработка контрольных мероприятий и форм отчетности по ВФК;
  • доведение до сведения заинтересованных сторон информации об уровне ВФК БУ путем отражения необходимых данных в пояснительной записке к балансу учреждения.

В число локальных актов по ВФК рекомендуется включить:

  • положение о ВФК, фиксирующее его цели и задачи, порядок организации ВФК, его кадровое обеспечение;
  • положение о службе ВФК с указанием прав и обязанностей ее сотрудников, обязанностей сотрудников БУ по взаимодействию с сотрудниками службы ВФК;
  • приложения к положению по ВФК (положение по управлению рисками, включая систему лимитов; план действий в чрезвычайных ситуациях);
  • посвященный ВФК раздел учетной политики.

В мероприятия по организации текущей работы в рамках ВФК входят:

  • подготовка к осуществлению ВФК;
  • осуществление ВФК;
  • оформление результатов ВФК;
  • принятие решений по его результатам;
  • составление отчетности службы ВФК.

В порядке текущей работы службы ВФК руководитель БУ утверждает график и план проверок, программу проверки. Результаты текущей работы должны фиксироваться документально, подтверждая, что ВФК БУ носит регулярный характер. Поэтому даже если он организован в минимально допустимом объеме, в штате учреждения должен быть сотрудник, обязанный следить за полнотой и актуальностью документации.

Кадровое обеспечение ВФК.

В зависимости от размера БУ и его финансовых возможностей выполнять функцию ВФК могут служба ВФК, сотрудник по ВФК, комиссия по ВФК. Отметим, что руководители любого уровня выполняют контрольные функции, в этом их отличие от рядового персонала. Поэтому если у БУ нет возможности вменить осуществление ВФК в исключительном порядке отдельным лицам (подразумевается, что сотрудник или служба ничем, кроме контроля, не занимаются), то в локальных актах по ВФК следует особо прописать роль руководителей структурных подразделений во ВФК. У ряда подразделений БУ есть четко выраженные контрольные функции, что способствует более легкому их встраиванию в систему ВФК. Например, юридический и кадровый отделы на этапе заключения договоров проводят предварительный контроль, а бухгалтерия осуществляет текущий контроль на основании расчетных документов.

Служба ВФК в отличие от других структурных подразделений БУ осуществляет контроль за контролем, то есть проверяет, как работают контрольные механизмы, а если они отсутствуют или недостаточны, то налаживает их. Служба ВФК осуществляет контроль без выполнения иных, исполнительских функций, что обеспечивает ее независимость.

Риски как объект внутреннего финансового контроля.

В конечном итоге вся деятельность в рамках ВФК сводится к управлению рисками, принимаемыми учреждением. Под риском подразумевается вероятность наступления из-за невыполнения обязательных требований событий, влекущих потенциальные негативные последствия различной степени тяжести.

Управление рисками представляет собой комплекс методических, информационно-аналитических, организационных и технологических мероприятий по выявлению, минимизации и предотвращению рисков, оценке эффективности указанных мероприятий, а также по организации работы по непрерывному совершенствованию процедур управления рисками и обновлению информации, на основании которой оцениваются риски.

Система управления рисками включает в себя: 1) идентификацию рисков; 2) анализ рисков; 3) минимизацию рисков; 4) мониторинг.

Изначально система управления рисками появилась в финансовом секторе, который в отличие от прочих областей хозяйства регулярно принимает на себя риски с целью получения вознаграждения. Подобная специфика деятельности интересует банки, страховщиков, инвестиционные фонды не столько в целях исключения, минимизации рисков, сколько в целях управления и измерения этих рисков для установления адекватных цен на свои финансовые продуты (такие как ставки по кредитам, стоимость ценных бумаг, размер страховых премий).

Для государственного сектора понятие риска относительно ново. Риск связан с неопределенностью, а бюджетная деятельность, напротив, является достаточно предсказуемой и высоко регулируемой. Тем не менее, вопрос управления рисками становится ключевым в системе реформирования финансового менеджмента бюджетной сферы России. Основным риском в госсекторе считается бюджетный, под которым понимается возможность возникновения событий, негативно влияющих на выполнение процедур составления и исполнения бюджета, ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности, в том числе коррупционных проявлений.

Риск-ориентированный подход во внутреннем финансовом контроле.

Внедрение понятия риска в государственное управление сместило акценты и в методах государственного контроля (надзора): на смену традиционному подходу приходит риск-ориентированный. БУ также может использовать модель риск-ориентированного подхода для повышения эффективности собственной службы ВФК.

Риск-ориентированный подход представляет собой метод организации и осуществления ВФК, при котором выбор интенсивности (формы, продолжительности, периодичности) проведения мероприятий по контролю, а также превентивных мероприятий определяется отнесением объекта проверки к определенной категории риска либо определенному классу (категории) опасности.

Риск-ориентированный подход во ВФК идентифицирует риски, производит их классификацию, оценку, а также устанавливает влияние этих рисков на конечные цели учреждения. Основные усилия службы ВФК смещаются с задачи выявления уже причиненного вреда и наказания виновных лиц на предотвращение причинения вреда, повышение информированности и компетентности сотрудников БУ. При этом меняется характер проверок: их периодичность и объем зависят исключительно от размеров рисков, что оборачивается усиленным контролем по отношению к потенциальным нарушителям и пониженным (вплоть до отсутствия контроля) – к добросовестным работникам.

Например, риск-ориентированный подход весьма эффективен при управлении учреждением с разветвленной филиальной сетью. Традиционный метод предполагает, что подразделения и филиалы будут проверены друг за другом в порядке очередности. Нерегулярность проверок трудно обосновать в рамках обычной модели контроля, в результате повышенный контроль проявляется уже по факту происшествия (например, авария, кража, санкция от надзорного органа). Риск-ориентированный подход позволяет сформировать критерии частоты и глубины проверки, обнародовать их для нижестоящих инстанций и осуществлять контроль преимущественно по отношению к неблагополучным филиалам, меньше затрагивая образцовые подразделения и не вызывая при этом обвинений в предвзятости.

При составлении плана проверки филиалов (подразделений) в качестве потенциальных угроз могут выступать размер финансовых потоков, численность персонала, парк оборудования, степень опасности оборудования, число происшествий за предыдущий период и пр. В число превентивных мер могут быть включены надлежащий профессионализм персонала, высокий уровень техники безопасности, наличие страховки, малая изношенность оборудования. Пересечение угроз и предупредительных мер отразит уровень риска каждого филиала. Так, если у учреждения есть крупный филиал с низким качеством менеджмента, то он будет включен в зону особого контроля, а маленький благополучный филиал – в зону низкого контроля.

* * *

В зависимости от того, в одной или разных системах находятся субъект и объект, контроль подразделяют на внешний и внутренний. При внешнем контроле, то есть проведении контрольных мероприятий со стороны органов государственной власти, учреждение является объектом проверки. При организации ВФК учреждение выступает субъектом. Руководителей БУ интересуют оба варианта, поскольку желательно, чтобы система ВФК способствовала успешному прохождению проверок, проводимых вышестоящими органами. Внешние контролеры обращают пристальное внимание на организацию ВФК проверяемого учреждения. Если уровень контроля оценивается ими как высокий, это (особенно в условиях риск-ориентированного подхода) проявляется в

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Единый план счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н.

Мероприятия приведены на основании Стандарта внутреннего контроля Федерального казначейства, утв. Приказом Федерального казначейства от 16.12.2016 № 475.

Пункт 6 Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового аудита, утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2016 № 822.

Статья 8.1 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; Постановление Правительства РФ от 17.08.2016 № 806 «О применении риск-ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»; законопроект № 332053-7 «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».

Руководитель бюджетной организации, №1, 2019 год

Внутренний контроль в бюджетных учреждениях

В соответствии с п. 2 Инструкции N 157н <1> бюджетные учреждения должны осуществлять бухгалтерский учет согласно требованиям Бюджетного кодекса, Закона о бухгалтерском учете <2>, Инструкции N 157н и иных нормативно-правовых актов РФ, регулирующих бухгалтерский учет. В силу норм ст. 19 Закона о бухгалтерском учете учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Напомним, что под фактами хозяйственной жизни подразумеваются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение учреждения, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. О том, как организовать и осуществлять внутренний контроль, мы поговорим в статье.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что такое внутренний контроль?

Под внутренним контролем понимается процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

  • эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
  • достоверность и своевременность бухгалтерской отчетности;
  • соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Система внутреннего контроля включает в себя совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством бюджетного учреждения в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного учреждения и его силами надзор и проверку:

  • соблюдения требований законодательства;
  • точности и полноты документации бухгалтерского учета;
  • своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
  • предотвращения ошибок и искажений;
  • исполнения приказов и распоряжений;
  • обеспечения сохранности имущества учреждения.

Задачами системы внутреннего контроля являются:

  • установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бухгалтерском учете и отчетности требованиям нормативных правовых актов;
  • определение соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
  • соблюдение предусмотренных технологических процессов и операций при осуществлении функциональной деятельности. С этой целью учреждение должно разработать и утвердить положение о внутреннем финансовом контроле. Указанное положение может быть как самостоятельным нормативным актом учреждения, так и составной частью его учетной политики.

Система внутреннего контроля может включать в себя следующие элементы:

  1. Контрольная среда включает позицию, осведомленность и действия руководства относительно системы внутреннего контроля учреждения, а также понимание значения такой системы для деятельности учреждения. Контрольная среда оказывает влияние на сознательность сотрудников в отношении контроля. Она является основой для эффективной системы внутреннего контроля, обеспечивающей поддержание дисциплины и порядка.

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности учреждения, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю на уровне учреждения в целом. Она отражает культуру управления экономическим субъектом и создает надлежащее отношение персонала к организации и осуществлению внутреннего контроля.

  1. Оценка рисков представляет собой процесс выявления и (по возможности) устранения рисков хозяйственной деятельности, а также их вероятных последствий. Для целей финансовой (бухгалтерской) отчетности важно, каким образом в процессе оценки рисков руководство выявляет риски, имеющие отношение к финансовой (бухгалтерской) отчетности, определяет их значение, оценивает вероятность их возникновения и принимает решение относительно того, как ими управлять.
  2. Контрольные действия включают политику и процедуры, которые помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются. Указанные действия могут осуществляться вручную или с применением информационных систем, имеют различные цели и применяются на различных организационных и функциональных уровнях. Учреждением могут использоваться следующие процедуры внутреннего контроля:
  • документальное оформление. Например, записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок. Существенные оценочные значения, включенные в бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должны основываться на расчетах;
  • подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям. Например, при принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям законодательства. К данным процедурам внутреннего контроля относятся также процедуры контроля связанных операций, в частности соотнесение перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей;
  • санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, которое подтверждает правомочность совершения операции и, как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем инициатор операции. Например, авансовый отчет сотрудника должен быть утвержден руководителем;
  • сверка данных. Например, для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженностей учреждения должна проводиться сверка его расчетов с поставщиками и покупателями; остатки по счетам учета наличных денежных средств должны сверяться с остатками денежных средств по данным кассовой книги;
  • разграничение полномочий и ротация обязанностей. С целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений полномочия по подготовке первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) хозяйственной операции и отражению результатов хозяйственных операций в бухгалтерском учете, как правило, должны возлагаться на разных лиц на ограниченный период;
  • физический контроль, в том числе охрана, ограничение доступа, инвентаризация объектов;
  • надзор. Данные процедуры внутреннего контроля предполагают оценку достижения поставленных целей или показателей. Например, оценка правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, точности составления бюджетных смет (планов финансово-хозяйственной деятельности), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской отчетности;
  • процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, среди которых, как правило, выделяют процедуры общего компьютерного контроля и процедуры контроля уровня приложений. Процедуры общего компьютерного контроля включают правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем. Процедуры контроля уровня приложений включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности заполнения полей документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках, др.).
  1. Качественная и своевременная информация обеспечивает функционирование внутреннего контроля и возможность достижения им поставленных целей. Основным источником информации для принятия решений являются информационные системы учреждения. Качество хранимой и обрабатываемой в них информации может существенно влиять на управленческие решения учреждения, эффективность внутреннего контроля.

Система информирования персонала может принимать такие формы, как внутренние регламенты деятельности, руководства по составлению финансовой (бухгалтерской) отчетности, инструкции и указания. Доведение информации до сведения сотрудников может осуществляться с использованием средств электронной связи, устно и посредством распоряжений руководства.

  1. Одними из важных обязанностей руководителя учреждения являются создание и поддержание системы внутреннего контроля в режиме непрерывной работы. Оценка внутреннего контроля осуществляется в отношении всех остальных иных элементов внутреннего контроля с целью определения их эффективности и результативности, а также необходимости изменения их. Оценка внутреннего контроля должна проводиться не реже одного раза в год.

Как организовать внутренний контроль в учреждении?

Внутренний контроль, осуществляемый учреждением, может включать в себя следующие виды:

  • финансовый — проверка проведения операций в соответствии с действующими законодательными и иными нормативными актами и их правильного отражения в бухгалтерском учете и отчетности;
  • административный — проверка проведения операций уполномоченными лицами в строгом соответствии с их полномочиями, определенными должностными инструкциями.

Внутренний финансовый контроль в учреждении может проводиться в следующих формах:

  • предварительного контроля — осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Так, например, контрольным мероприятием, относящимся к предварительному контролю, является анализ соответствия заключаемых договоров утвержденному плану финансово-хозяйственной деятельности;
  • текущего контроля — проведение повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета, осуществление мониторингов целевого расходования денежных средств подведомственными учреждениями, оценка эффективности и результативности расходования бюджетных средств для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями управления, подведомственными учреждениями;
  • последующего контроля — проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения инвентаризаций и иных необходимых процедур. Последующий контроль проводится путем осуществления как плановых, так и внеплановых проверок. Плановые проверки осуществляются с определенной периодичностью: в соответствии с утвержденным планом либо в сроки, установленные бюджетным (бухгалтерским) законодательством (например, перед составлением годовой бюджетной отчетности).

Основными объектами плановой проверки являются:

  • соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского учета и соблюдения норм учетной политики;
  • правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бюджетном учете;
  • полнота и правильность документального оформления операций;
  • своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
  • достоверность отчетности.

В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.

Проводимые контрольные мероприятия могут носить либо сплошной, либо выборочный характер. Сплошной проверке обычно подвергаются кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами, персоналом по оплате труда, расчеты с поставщиками и другие операции, указанные в программе проверки. В случае выборочного характера работ используется систематический метод выборки. Он заключается в том, что отбор элементов осуществляется через постоянный интервал, начиная со случайно выбранного числа. Интервал строится на числе элементов совокупности (счета-фактуры, регистры бухгалтерского учета и т.д.), при этом соблюдается принцип репрезентативности, означающий отбор элементов, которые обладают характеристиками, типичными для всей их совокупности. Отбор предусматривает объективность контрольной группы (ревизора).

Процедуры проведения внутреннего финансового контроля включают в себя:

  • определение подлинности и правильности оформления документов, а также проверку отражения первичных документов в бюджетном учете;
  • арифметическую проверку, заключающуюся в оценке арифметической точности данных, отраженных в первичных документах и в бюджетном учете;
  • сопоставление документов, то есть сверку документов с документами, оформленными другими структурными подразделениями, для проверки достоверности операций и выявления нарушений и ошибок;
  • анализ и оценку соответствия бухгалтерского учета и отчетности;
  • проверку соответствия совершаемых операций действующему законодательству, нормативным документам, внутренним документам.

Процедуры внутреннего контроля выполняются:

  • самим работником (самоконтроль);
  • сотрудником, старшим по должности (взаимоконтроль), — непосредственно после завершения операции;
  • начальником структурного подразделения — при визировании всех документов, исходящих от подразделения.

Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

Для организации внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть решен вопрос о том, кто будет его осуществлять:

  1. в учреждении создается отдельное структурное подразделение — отдел внутреннего финансового контроля с подчинением руководителю учреждения (либо вводится отдельная должность ревизора);
  2. контрольными функциями наделяются все подразделения и службы учреждения.

Выбор варианта построения контроля зависит от предполагаемого объема работ, структурных особенностей учреждения, компетентности специалистов и т.д.

Цель работы отдела внутреннего финансового контроля определяется руководством организации и направлена на поддержание эффективного контроля за работой различных звеньев управления. В зависимости от внешних условий деятельности учреждения, его размеров, организационной структуры и видов деятельности, месторасположения его обособленных подразделений различаются принципы организации внутреннего контроля.

Деятельность отдела внутреннего контроля (ревизора) ведется в соответствии с положением об отделе внутреннего контроля. Данный документ утверждается приказом руководителя учреждения и является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы отдела внутреннего контроля (ревизора).

Если же в учреждении отсутствует отдельное структурное подразделение — отдел внутреннего финансового контроля, то необходимо создать комиссию по внутреннему контролю. В данном случае в систему субъектов внутреннего контроля входят:

  • руководитель учреждения и его заместители;
  • комиссия по внутреннему контролю;
  • руководители и работники учреждения на всех уровнях.

Структурные подразделения учреждения организуют внутренний финансовый контроль на следующих уровнях:

  • сотрудника — исполнение контрольных функций в рамках должностных обязанностей в соответствии с принципами системности, непрерывности, оперативности и массовости;
  • структурного подразделения — проведение регулярных операций и процедур внутреннего финансового контроля, осуществляемых сотрудниками отдела, сотрудниками, старшими по должности, и начальниками отделов;
  • комиссии — проведение контрольных мероприятий по внутреннему контролю в соответствии с планом работы комиссии и на основании поручений руководителя учреждения.

Система контроля состояния бухгалтерского учета включает в себя надзор и проверку:

  • соблюдения требований законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
  • точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
  • предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
  • исполнения приказов и распоряжений руководства;
  • контроля за сохранностью финансовых и нефинансовых активов учреждения.

Как документально оформить внутренний контроль?

Собственно, саму процедуру документального оформления внутреннего контроля можно разделить на следующие этапы.

Планирование. Планирование мероприятий внутреннего контроля является наиважнейшим этапом проведения такого контроля. Планирование контрольной деятельности осуществляется путем составления и утверждения плана контрольной деятельности на календарный год.

В плане контрольной деятельности по каждому контрольному мероприятию устанавливаются проверяемый период, форма контрольного мероприятия, срок проведения контрольного мероприятия, ответственные исполнители. Разработанный план следует утвердить у руководителя учреждения.

Проведению контрольного мероприятия (в рамках осуществления последующего контроля) должен предшествовать этап составления программы проверки. В программу могут быть включены следующие вопросы:

  • сохранность денежных средств и бланков строгой отчетности: полнота и своевременность оприходования наличных денег в кассу, правомерность списания денежных средств, оформление приходных и расходных денежных документов, соблюдение порядка ведения кассовых операций, установленного лимита остатка наличных денег в кассе;
  • проверка правомерности банковских операций;
  • правомерность образования и использования фонда оплаты труда, в том числе на премирование и материальную помощь;
  • соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет;
  • обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей: полнота учета материальных ценностей, наличие письменных договоров с ответственными лицами о полной материальной ответственности, правильность ведения учета и оформления документов по приемке и выдаче материальных ценностей материально ответственными лицами, соответствие этих данных данным бухгалтерского учета, правомерность списания материальных ценностей (в том числе основных средств, ГСМ, строительных материалов, запасных частей и других материальных запасов), своевременность проведения инвентаризации, качество оформления результатов и принятие мер;
  • состояние дебиторской и кредиторской задолженностей на отчетные даты: правомерность расчетов по взаимным обязательствам, реальность кредиторской и дебиторской задолженностей по срокам и характеру ее возникновения, наличие актов сверок;
  • достоверность ведения бухгалтерского учета и отчетности: соответствие данных синтетического и аналитического учета, данных бухгалтерской отчетности и данных учета.

Оформление результатов контроля. Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, к которым могут прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок. В том случае, если в учреждении не создается отдельный отдел внутреннего контроля, а сам контроль осуществляется силами работников бухгалтерии, в положении о внутреннем контроле следует прописать, с какой периодичностью указанные работники должны представлять сведения о проведенных контрольных мероприятиях.

Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта, подписанного всеми членами комиссии, который направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:

  • программу проверки (утверждается руководителем учреждения);
  • характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
  • виды, методы и приемы, применяемые в процессе проведения контрольных мероприятий;
  • анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
  • выводы о результатах проведения контроля;
  • описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.

В положении о внутреннем контроле должны быть прописаны сроки передачи акта руководителю учреждения с рекомендациями по устранению выявленных нарушений.

Принятие решений по результатам проверок. Работники учреждения, допустившие искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

По результатам проведения проверки главным бухгалтером учреждения (или лицом, уполномоченным руководителем учреждения) разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с отражением сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.

По истечении установленного срока главный бухгалтер незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.

А.Павелин

Эксперт журнала

«Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Бюджетный контроль на предприятии

Для того, чтобы эффективно и правильно расходовать ресурсы каждое предприятие должно контролировать свой бюджет. Бюджет — это план доходов и расходов предприятия за определенный период времени. В результате его составления определяется какую прибыль получит предприятие при принятии того или иного решения. По расходам бюджета мы можем определить целесообразны ли наши затраты или же нужно пересмотреть то как мы распоряжаемся имеющимися у нас в наличии ресурсами .

Далее на рисунке 1 схематично рассмотрим виды бюджета:

Рисунок 1 Виды бюджета

Бюджетный контроль — это сравнение фактических показателей финансовой деятельности с плановыми, а также анализ причин отклонений с целью выработки предложений по корректировке бюджетов или финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Бюджетный контроль является действенным инструментом стимулирования повышения финансовой ответственности и производительности как отдельных работников, центров прибыльности, структурных подразделений, так и предприятия в целом . Бюджетный контроль напрямую связан с финансовым состоянием предприятия. Контролируя бюджет, предприятие тем самым контролирует свои финансовые результаты и финансовое состояние и в случае чего может эффективно распределить и использовать ресурсы и предотвратить дефицит средств. Также исходя из финансового состояния можно узнать как планировать бюджет: если предприятие в отчетном периоде понесло затраты от определенной хозяйственной операции, то нужно рассматривать то каким образом в следующем отчетном периоде спланировать и проконтролировать бюджет, чтобы получить прибыль .

Наиболее информативной формой для анализа и оценки финансового состояния предприятия является управленческий бухгалтерский баланс. Баланс отражает состояние имущества, собственного капитала и обязательств предприятия на определенную дату .

Техника проведения бюджетного контроля:

  1. Составляется бюджет продаж с учетом уровня спроса на продукцию предприятия, географии сбыта, категории покупателей, сезонных факторов и т.п. Это первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие бюджеты.
  2. Производится расчет коммерческих расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, виды реализации и т.п. Большую часть коммерческих расходов составляют затраты на продвижение товаров на рынки, рекламу, транспортировку и т.д.
  3. Составляется бюджет производства, в котором обязательно учитываются производственные мощности, увеличение или уменьшения производственных запасов, величина внешних закупок сырья и материала.
  4. Рассчитываются управленческие расходы. Бюджет управленческих расходов включает все расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью фирмы, т.е. затраты на содержание управленческих отделов, освещения, отопление офисов, услуги связи.
  5. Балансовый отчет (прогнозный) характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату и показывает финансовые средства предприятия, фирмы.
  6. Составление бюджета потока денежных средств является одним из самых важных и сложных шагов в бюджетировании, так как отдельно рассчитывается движение денежных средств по основной, инвестиционной и финансовой деятельности .

Результаты бюджетного контроля целесообразно оформлять в виде отчета (рапорта) об исполнении бюджетов. Анализ отклонений при этом визуализируется в форме диаграмм, графиков, рисунков.

Средства и методы внутреннего контроля

Теоретиками и практиками признаны девять основных принципов осуществления внутреннего контроля: четкое определение и понимание ответственности; контроль доступа к активам и информации; надлежащий уровень наблюдения за работой подчиненных; авторизация любых хозяйственных операций и руководящих указаний (приказов, распоряжений, актов, справок и проч.) на соответствующем уровне; своевременный и точный учет хозяйственных операций, фактов хозяйственной жизни, руководящих указаний; документирование политик, процедур, инструкций и контроль их исполнения; разграничение критических полномочий (функций); сверка физического наличия активов с данными их учета; достаточный уровень образования и профессиональной подготовки сотрудников. Четкое определение и понимание ответственности выражается в том, что каждый работник предприятия должен знать, за что он несет ответственность. Например, на предприятии ответственность за неиспользуемые компьютеры не была определена, поэтому никто не замечал их пропажи; ответственность за сверку результатов инвентаризации с данными учета не была определена, и разница между данными учета и фактическим наличием имущества накапливалась.
2; Контроль доступа к активам и информации необходим для избежания «утечки» информации. Например, работник предприятия получил доступ к формуле, скопировал ее на дискету и попытался продать конкурентам. Надлежащий уровень наблюдения за работой подчиненных подразумевает определение приоритетов и выборочный контроль. Например, менеджер не проверял правильность оформления документации товаров, в результате чего в конце года компания понесла убытки от списания этих товаров; служащие бензоколонки не доливали бензин в автомобили, присваивая себе недолитое топливо, а бензоколонка при этом теряла клиентов. Авторизация любых хозяйственных операций и руководящих указаний (приказов, распоряженийt актов, справок и проч.) на соответствующем уровне позволяет избежать таких случаев, как неавторизованное занесение в автоматизированную систему учета нового поставщика или неавторизованная оплата счетов поставщика. Своевременный и точный учет хозяйственных операций, ситуаций хозяйственной жизни, руководящих указаний позволяет не допустить, например, того, чтобы из-за несвоевременного отражения бюджет капитальных затрат оказался значительно перерасходован; средства, выданные под отчет сотрудникам, не учитывались должным образом и не были сотрудниками возмещены. Документирование политики, процедур, инструкций и контроль их исполнения подразумевает разработку стандартных операционных процедур, определяющих протекающие в организации хозяйственные процессы (снабжение, производство, сбыт), а также лиц, ответственных за конкретные действия. Например, в организации — профессиональном участнике рынка ценных бумаг не были установлены правила проведения сделок и лимиты на сделки с фьючерсными контрактами. В результате предприятие понесло большие потери. Разграничение критических полномочий (функций) состоит в том, что ключевые процессы не должны находиться под контролем одного человека. К таким ключевым процессам относятся принятие решения, совершение операции, санкционирование оплаты, хранение активов, отражение операций в учете и др. Например, руководителя строительства наделили полномочиями выбирать поставщиков и подписывать их счета, в результате чего он выбрал предприятие-поставщика, согласившегося на регулярную выплату ему высокого вознаграждения. Сверка физического наличия активов с данными их учета включает такие процедуры контроля, как регулярные инвентаризации активов и установление ответственности за недостачи активов. При пренебрежении такими средствами контроля предприятие, редко проводившее инвентаризации готовой продукции на складе, понесло значительные убытки, связанные с недостачей готовой продукции. Достаточный уровень образования и профессиональной подготовки сотрудников может быть обеспечен проведением профессиональных тренингов, а также тем, что каждый сотрудник четко знает свою роль в организации и то, как его работа влияет па другие функции. Например, из-за несвоевременной обработки табелей учета отработанного времени работникам предприятия была задержана выплата заработной платы; из-за недостаточной профессиональной подготовленности оператора компьютера на складе необходимые для учета данные заносились в автоматизированную систему с многочисленными ошибками.
Концепция внутреннего контроля включает в себя пять элементов: внутреннюю среду; оценку» рисков; осуществление контроля; передачу информации; мониторинг.
Под внутренней средой контроля понимаются философия и стиль менеджмента; делегирование полномочий и принятие ответственности; кадровая политика; компетентность сотрудников; отношение топ- менеджеров (руководителей высшего звена) к вопросам контроля.
Оценка рисков подразумевает выявление и оценку степени риска, ситуаций, могущих возникнуть на пути достижения организацией поставленных целей; определение методов снижения или управления этими рисками; определение рисков, связанных с нововведениями.
Осуществление контроля включает: одобрение хозяйственных операций или решений уполномоченными лицами; делегирование и принятие ответственности; разграничение полномочий (функций); контроль и оценку деятельности каждого служащего; определение и контроль прав доступа к активам и информации; проведение сверок и инвентаризаций; проведение оценки эффективности использования активов компании.
Передача информации означает, что соответствующая информация доступна тому, кто в ней нуждается в силу возложенных на него функций; существуют стандартные каналы распространения и передачи информации как снизу вверх, так и сверху вниз; передаваемая информация уместна, полезна и своевременна.
Мониторинг системы внутреннего контроля необходим для определения ее эффективности и может проводиться в рамках как самой системы контроля, так и независимых проверок.
К средствам и методам контроля относятся: организация процесса контроля; политика; процедуры; персонал; учет; бюджеты и отчетность.
Организация процесса контроля подразумевает: наличие простой организационной структуры, четких линий подчиненности, ответственности наряду с необходимыми полномочиями; разграничение полномочий в критических ситуациях; отчетность перед вышестоящими менеджерами; возможность изменения структуры при изменении целей, планов и политик.
Политика должна утверждаться на соответствующем уровне, ее положения должны быть изданы в письменном виде и систематически быть доведены до сведения сотрудников; она должна соответствовать целям и задачам предприятия и действующему законодательству; политика требует периодического пересмотра и обновления по мере необходимое ги.
Процедуры контроля должны обеспечивать надлежащее разграничение критических полномочий (функций); быть не слишком детализированными для немеханических операций; не противоречить и не дублировать друг друга; быть максимально простыми и понятными; периодически пересматриваться и обновляться по мере необходимости.
Персонал должен иметь четкое представление о своей роли и ответственности; за деятельностью сотрудников требуется надлежащий уровень наблюдения; следует оценивать личные качества (честность, надежность) кандидатов при приеме на работу; сотрудники должны проходить профессиональные тренинги и курсы повышения квалификации; их работа должна периодически оцениваться.
Учет является неотъемлемым средством контроля за деятельностью и активами компании; он должен быть организован по подразделениям компании; должен соответствовать запросам менеджмента доя принятия эффективных решений и выделять контролируемые и неконтролируемые издержки.
Бюджеты как средство контроля должны быть средством улучшения координации деятельности различных функций и структурных подразделений; бюджеты подразделений следует сводить в бюджет предприятия в целом; заданные в бюджете цели должны быть понятны и достижимы; ответственные за исполнения бюджетов должны участвовать в его разработке.
Для того чтобы отчетность также могла являться средством контроля, должны быть определены ответственные за се подготовку лица; менеджеры и структурные подразделения должны отчитываться только по тем вопросам, за которые они несут ответственность; стоимость получения информации должна быть соизмерима с ее полезностью; отчеты должны быть просты и последовательны; отчетность должна быть своевременной.
Внутренний контроль может быть предварительным, текущим (оперативным) и последующим.
Примерами предварительного контроля могут быть: оценка платежеспособности клиента на этапе ввода его заказа в автоматизированную систему учета заказов; проверка соответствия полученного и заказанного товара при приемке товара на склад; проверка баланса сотрудника перед выдачей ему очередного аванса на командировочные расходы; проведение интервью и тестирование кандидатов при приеме их на работу.
Примеры текущего контроля: периодический пересмотр лимита кредитования клиентов; проверка соответствия количества полученного и заказанного товара при оплате счета; проверка авансовых отчетов в течение трех дней после возвращения работников из командировки; постановка задач и ежедневный мониторинг деятельности сотрудников.
Примерами последующего контроля могут быть: ежемесячные сверки расчетов с клиентами и взыскание просроченной задолженности; ежемесячные сверки расчетов с поставщиками; ежемесячный мониторинг баланса сотрудника по средствам, выданным под отчет; ежемесячное обсуждение результатов работы сотрудников.
Однако в общем случае с точки зрения соотношения затрат и выгод наиболее эффективен предварительный контроль. Выгоды от эффективной системы внутреннего контроля должны соизмеряться с издержками создания и мониторинга этой системы.
Внутренний контроль может осуществляться в различных формах, выбор которых зависит or сложности организационной структуры, организационно-правовой формы предприятия, видов и масштабов его деятельности, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.

Понятие внутреннего контроля

Одной из основных функций бухгалтерского учёта является его защитная функция, заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путём создания базы для осуществления финансового контроля. Однако реализация защитной функции требует наличия средств по осуществлению контроля. В первую очередь, это — внутренний контроль.

Под внутренним контролем понимают систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих должностных обязанностей при совершении хозяйственных операций. При этом подразумевается не только и не столько функционирование контрольно-ревизионного подразделения организации, а создание системы всеобъемлющего контроля, когда он является делом не только ревизора, а всего аппарата управления предприятия.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля администрация предприятия ставит следующие цели:

  • обеспечение бизнеса надёжной информацией,
  • обеспечение сохранности активов,
  • обеспечение защиты информации,
  • обеспечение эффективности хозяйственной деятельности,
  • обеспечение соответствия учёта принятой учётной политике,
  • обеспечение соблюдения правил составления и представления бухгалтерской финансовой отчётности.

Внутренний контроль на предприятии состоит из трёх элементов:

  • контрольная среда,
  • учётная система,
  • контрольные процедуры.

Контрольная среда

Контрольная среда — это позиция, осведомлённость и практические действия собственников и руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.

Элементы контрольной среды:

  • Стиль и основные принципы управления предприятием.
  • Организационная структура предприятия.
  • Кадровая политика.
  • Распределение ответственности и полномочий.
  • Внутренний управленческий учёт и подготовка отчётности для внутренних целей.
  • Подготовка бухгалтерской отчётности для внешних пользователей.

Стиль работы руководства предприятия

  • Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля.
  • Добросовестное и честное отношение к делу должно воспитываться у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства.
  • Руководители предприятия должны разрабатывать фирменные «кодексы чести».
  • Руководители предприятия должны демонстрировать профессиональную компетентность.

Организационная структура

  • Чёткая система власти и подчинённости («единоначалие»). Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи.
  • Однозначная регламентация ответственности сотрудников. Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким критериям оцениваются результаты его деятельности.
  • Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных средств и полученных результатов. Каждый работник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт.
  • Анализ информационных потоков.

Кадровая политика

Кадровая политика осуществляется администрацией с целью формирования коллектива из необходимого числа сотрудников, обладающих:

  • честностью,
  • лояльностью,
  • квалификацией,
  • опытом,
  • потенциалом.

Элементы кадровой политики:

  • Источники новых кадров.
  • Требования и критерии при наборе кадров.
  • Оценка кандидатов при приёме на работу.
  • Адаптация нового сотрудника.
  • Установление испытательного срока.
  • Управление персоналом.
  • Консультирование.
  • Обучение и переподготовка кадров.
  • Оценка деятельности персонала.
  • Дисциплинарная система (система поощрений и взысканий).
  • Продвижение по службе.
  • Организация увольнения сотрудников.

Распределение ответственности и полномочий

Распределение ответственности и полномочий должно гарантировать правильное ведение хозяйственных операций и обеспечивать осуществление превентивной защитной функции бухгалтерского учёта. Для этого разрабатываются должностные инструкции. Для каждого сотрудника должностная инструкция определяет:

  • Кому подчинён работник.
  • Кем руководит работник.
  • Какую работу выполняет.
  • Какие решения полномочен принимать.
  • За что отвечает и каким образом несёт ответственность.
  • Какие документы исполняет и подписывает.
  • Чьи обязанности выполняет временно (при необходимости).

Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования, следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Например, с точки зрения управления активами между различными сотрудниками должны быть разделены следующие функции:

  • непосредственный доступ к активам,
  • разрешение на совершение операций с активами,
  • осуществление хозяйственных операций,
  • отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Внутренний управленческий учёт

Цель управленческого учёта состоит в обеспечении информацией внутрипроизводственного планирования, управления и контроля. В управленческом учёте основное внимание обращается на центры ответственности — структурные подразделения, возглавляемые руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. При этом в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он реально может оказывать воздействие. Основным оценочным показателем обычно принимают прибыль, при этом руководствуются следующими правилами:

  • рост прибыли подразделения не должен вести к снижению прибыли всего предприятия,
  • прибыль каждого подразделения должна быть подсчитана объективно, независимо от прибыли всего предприятия,
  • результаты деятельности одного менеджера не должны зависеть от решений других менеджеров.

Обеспечение соблюдения правил составления и представления внешней бухгалтерской отчётности

На предприятии должны быть установлены жёсткие сроки подготовки внешней бухгалтерской отчётности (в том числе налоговой). Она не должна составляться в последний день установленного срока её представления. Должно оставаться время на проверку этой отчётности, её утверждение и подписание руководством. Сроки представления бухгалтерской отчётности внешним пользователям устанавливаются учётной политикой предприятия.

Внутренний контроль системы бухгалтерского учёта

Элементы системы бухгалтерского учёта

  • Учётная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учёта.
  • Организационная структура бухгалтерии.
  • Распределение обязанностей между бухгалтерами.
  • Организация бухгалтерского документооборота, то есть подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции.
  • Порядок отражения хозяйственных операций в регистрах учёта и методы обобщения данных (форма бухгалтерского учёта).
  • Порядок подготовки бухгалтерской отчётности на основании данных регистров учёта.
  • Программное обеспечение, применяемое для ведения учёта и подготовки отчётности.
  • Внимание к критическим областям учёта, где риск возникновения ошибок особенно велик.

Эффективная система бухгалтерского учёта должна обеспечивать :

  • отражение в учёте всех без исключения фактов хозяйственной деятельности,
  • однозначную идентификацию хозяйственных операций в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании,
  • правильность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении,
  • отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которые они имели место; определение точного времени совершения хозяйственных операций.
  • своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчётности.

Организация документооборота

Одним из основных методов бухгалтерского учёта, обеспечивающим, в частности, реализацию его защитной функции, является «документация». Таким образом, неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии — правильная организация документооборота.

Основные требования к бухгалтерскому учётному документу:

  • должен быть составлен по определённой форме, регламентированной соответствующим нормативным актом,
  • должен содержать все предусмотренные реквизиты,
  • должен быть составлен своевременно (для первичных документов — в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после её окончания),
  • заполнение его должно обеспечивать полную сохранность информации в течение времени, установленного для хранения документа (требование к качеству бумаги, краски и т. п.).

Исправления в бухгалтерских учётных документах обязательно оговариваются и подписываются всеми теми же лицами, которые подписали документ. В ряде кассовых и банковских документов исправления (даже и оговорённые) не допускаются.

Для каждого типа документа в организации составляется и нормативно утверждается график документооборота, устанавливающий соответствие конкретных стадий цикла :

  • с ответственными лицами,
  • с установленными сроками обработки.

График документооборота, таким образом, должен быть увязан:

  • с должностными обязанностями сотрудников,
  • с учётной политикой предприятия.

Жизненный цикл документа :

  1. Составление документа. либо Поступление документа в организацию.
  2. Сортировка документов.
  3. Проверка правильности оформления документа.
  4. Визирование документа должностными лицами.
  5. Утверждение документа.
  6. Регистрация документа.
  7. Исполнение документа.
  8. Формирование бухгалтерской записи (при необходимости).
  9. Текущее хранение документа.
  10. Передача документа в архив организации. либо Уничтожение документа.
  11. Передача в государственный архив (при необходимости).

Процедуры внутреннего контроля

Внутренний бухгалтерский контроль

Внутренний бухгалтерский контроль — контроль, осуществляемый бухгалтерскими службами в процессе обработки и принятия к учёту хозяйственной информации.

Средства внутреннего бухгалтерского контроля:

  • Проверка первичных учётных документов при принятии к учёту.
  • Документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей.
  • Распределение обязанностей между различными лицами:
    • по подготовке первичного учётного документа.
    • по санкционированию хозяйственной операции,
    • по разноске операции по счетам учёта.
  • Контроль за взаимосвязанными операциями (например, перечисление средств и получение товара).
  • Проверка полноты бухгалтерских записей при внесении их в компьютер.
  • Регулярная сверка счетов с составлением пробного баланса.
  • Регулярная сверка взаиморасчётов с дебиторами и кредиторами.
  • Сверка данных учёта:
    • с выписками из счетов в банках,
    • с остатками, выведенными по кассовой книге.
  • Осуществление контроля за соблюдением смет расходов.
  • Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации:
    • контроль доступа к терминалам (автоматизированным рабочим местам) — пароли, ключи; каждый терминал имеет свой разрешённый круг доступа,
    • создание резервных копий банков данных, подлежащих автоматическому изменению,
    • дублируемое электропитание на случай сбоев в сети.
  • Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников:
    • разделение обязанностей,
    • ротация обязанностей,
    • предоставление регулярных ежегодных отпусков всем сотрудникам в соответствии с графиком.

Внутренний управленческий контроль

Под внутренним управленческим контролем подразумевают контроль, осуществляемый в ходе деятельности органов управления предприятием. Управленческий контроль проводится по направлениям стратегии развития хозяйствующего субъекта:

  • Снабженческо-сбытовая политика (поддержание сбытовой сети, реклама, послепродажное обслуживание).
  • Инновационная политика (минимизация издержек производства, создание новых видов продукции, повышение конкурентоспособности).
  • Ценовая политика (достижение наиболее выгодных объёмов продаж и максимального уровня прибыли).
  • Финансовая политика (планирование денежных потоков, привлечение внешних финансовых ресурсов, управление дебиторской и кредиторской задолженностью).
  • Инвестиционная политика (рациональное использование накоплений — внутреннее или внешнее).
  • Кадровая политика (привлечение, отбор и высвобождение работников, повышение их квалификации, система стимулирования труда).

Средства внутреннего управленческого контроля:

  • Создание эффективной системы внутренней отчётности.
  • Определение периодичности и сроков представления внутренней отчётности.
  • Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой управленческой информации.

Служба внутреннего контроля

Задачи службы внутреннего контроля

По решению и в интересах органов управления в организации могут создаваться специализированные подразделения внутреннего контроля. Такое подразделение (служба внутреннего контроля) может подчиняться:

  • руководителю предприятия,
  • собственнику предприятия — ревизионная комиссия.

Для ряда предприятий создание ревизионной комиссии, контролирующей работу аппарата управления и отчитывающейся перед собственником на ежегодном общем собрании, регламентировано законодательством:

  • общества с ограниченной ответственностью,
  • акционерные общества,
  • потребительские кооперативы,
  • некоммерческие объединения граждан (товарищества собственников жилья, дачно-строительные кооперативы и т. п.),
  • негосударственные пенсионные фонды.

Основные задачи, возлагаемые на службу внутреннего контроля (СВК) :

  • Обеспечение выполнения работниками требований законодательства.
  • Документальное определение и соблюдение процедур и полномочий при принятии решений.
  • Обеспечение сохранности активов.
  • Обеспечение эффективного управления рисками хозяйственной деятельности. ()
  • Взаимодействие с внешними аудиторами и органами государственного контроля.

Полномочия службы внутреннего контроля

Обязанности, возлагаемые на СВК

  • Обеспечение текущего анализа финансового положения.
  • Проведение регулярных проверок структурных подразделений.
  • Информирование руководства о всех выявленных случаях нарушений нормативных актов всех уровней (включая локальные).
  • Информирование руководства о вновь выявленных рисках.
  • Документирование проверок и оформление заключений по ним.
  • Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений и недостатков.
  • Осуществление контроля за выполнением этих рекомендаций.

Права работников СВК

(определяются Положением о внутренним контроле или уставом СВК)

  • Получать от работников проверяемых подразделений необходимые документы.
  • Требовать личного объяснения работника по поставленным вопросам, входящим в компетенцию СВК.
  • Снимать копии с документов и файлов.
  • Определять соответствие деятельности работников требованиям нормативных актов.
  • Выдавать временные предписания о прекращении и недопущении действий, имеющих состав нарушения.
  • Привлекать в целях внутреннего контроля работников других подразделений.

Принципы функционирования службы внутреннего контроля

  • Принцип ответственности — каждый контролёр (субъект контроля) несёт экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за надлежащее выполнение контрольных функций.
  • Принцип сбалансированности — субъекту контроля нельзя поручать выполнение контрольных функций, не обеспечив соответствующими организационными (приказами, инструкциями) и техническими (программами, счётными устройствами) средствами.
  • Принцип своевременности сообщения о выявленных отклонениях лицам, непосредственно принимающим решения.
  • Принцип интеграции — СВК является частью системы управления и должна методами контроля способствовать оптимизации её деятельности.
  • Принцип соответствия — степень сложности СВК организации должна соответствовать сложности бизнеса.
  • Принцип постоянства — все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению, мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно.
  • Принцип комплексности — при проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности проверяемого подразделения или работника.
  • Принцип распределения обязанностей — выполнение требований по формированию контрольной среды.
  • Принцип подконтрольности каждого субъекта — выполнение контрольных функций одним субъектом контроля подконтрольно на предмет качества другому субъекту контроля (внутреннего либо внешнего).
  • Принцип ущемления интересов — необходимо с помощью нормативных актов создавать условия, при которых любые деструктивные отклонения ставят в экономически невыгодное положение структурное подразделение или конкретного работника.
  • Принцип недопущения сосредоточения прав контроля в руках одного лица.
  • Принцип заинтересованности руководства организации в наиболее эффективном функционировании СВК.
  • Принцип неснижения эффективности работы контролируемых подразделений во время осуществления мероприятий контроля.
  • Принцип целесообразности — исключение излишних контрольных процедур с учётом уровня существенности выявляемых нарушений (стоимость мероприятий контроля не должна оказаться больше, чем ущерб от последствий нарушения).
  • Принцип расстановки приоритетов в соответствии с рисками. Тотальный контроль за стандартными текущими операциями нерационален, он только отвлекает силы специалистов от решения проблем, серьёзно влияющих на финансовое положение организации.
  • Принцип единичной ответственности — недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, что приведёт к безответственности, затрате излишних сил и средств.
  • Принцип замещения — временное или окончательное выбытие отдельных контролёров не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их совершение. необходимо добиваться, чтобы каждый контролёр владел рядом смежных функций .

Внутренний контроль и управление рисками

Контроль за основными видами рисков предпринимательской деятельности организуется службой внутреннего контроля на трёх уровнях.

На индивидуальном уровне

На индивидуальном уровне (уровне работника) актуальны следующие виды рисков:

  • риск хищения ценностей,
  • риск сделок, наносящих ущерб,
  • риск привлечения организации в коммерческие взаимоотношения с теневой экономикой.

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль наличия чётких критериев квалификационных и личностных характеристик работников, полномочных принимать финансовые решения,
    • контроль содержания трудовых договоров,
    • контроль наличия и содержания должностных инструкций.
  2. Текущий контроль
    • контроль объёмов ресурсов, выдаваемых, оплачиваемых или привлекаемых одним лицом,
    • контроль объёмов хозяйственных операций и сделок, превышающих по сумме определённый лимит.
  3. Последующий контроль
    • контроль правильности ведения работником первичной документации,
    • контроль проведения в полном объёме установленных процедур сверки, согласования и визирования платёжных документов,
    • контроль процедуры формирования на базе первичных документов учётных и отчётных данных.

На микроуровне

На микроуровне (уровне предприятия) актуальны следующие виды рисков:

  • риск неплатёжеспособности (снижения капитала),
  • рыночный риск (риск потери дохода),
  • риск потери ликвидности,
  • правовой риск,
  • риск потери репутации,

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль наличия качественных ограничений рисков на каждом уровне принятия решений,
    • контроль наличия в каждом подразделении документально установленных полномочий и ответственности,
    • контроль наличия в организации плана оперативных действий на случай временного кассового дефицита.
  2. Текущий контроль
    • контроль достоверности представляемой руководству информации о текущем состоянии показателей рынка,
    • контроль соблюдения подразделениями и должностными лицами обязательств, принятых организацией.
    • контроль практической реализации принципа коллегиальности решений (если такая коллегиальность предусмотрена уставом),
    • контроль соблюдения юридической правомерности и экономической целесообразности заключаемых сделок,
    • контроль соответствия данных финансовой отчётности регистрам синтетического и аналитического бухгалтерского учёта.
  3. Последующий контроль — анализ работы по управлению рисками.

На макроуровне

На макроуровне (уровне внешних событий) актуальны следующие виды рисков:

  • риск снижения доходности рынка,
  • риск изменения тенденций экономического развития,
  • риск неблагоприятной государственной экономической политики,
  • риск неблагоприятных условий предпринимательства,

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль информированности руководства о предложениях аналитических служб по текущей ситуации,
    • контроль информированности руководства о прогнозах развития ситуации на соответствующем сегменте рынка.
  2. Текущий контроль
    • контроль функционирования системы обеспечения конкурентоспособности по качеству и стоимости предлагаемых товаров (работ, услуг),
    • контроль реагирования функциональных подразделений на действия конкурентов, а также на изменения конъюнктуры рынка.
  3. Последующий контроль — сравнение соответствия выводов и рекомендаций аналитических служб реальному развитию ситуации .

Ограничения эффективности системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля, как бы хорошо она не была организована, не может безусловно предотвращать любые негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой системе контроля:

  • Возможность ошибки.
  • Возможность злоупотребления, в том числе сговора между контролируемыми и контролирующими лицами.
  • Ненадлежащее вмешательство руководства в работу системы внутреннего контроля. (например, в компьютерную программу встроено средство защиты, блокирующее введение суммы, превышающей определённую величину, и требующее специального подтверждения верности операции. Бухгалтер не понимает назначения блокировки, воспринимая её как сбой программы, приглашает программиста, который снимает блокировку).
  • Отсутствие адекватной реакции на информацию, представляемую системой внутреннего контроля. (например, в компьютерной программе предусмотрена функция подготовки специального отчёта об операциях, превышающих определённую сумму, или о необычных операциях; но руководство не интересуется этим вопросом или вообще не знает о такой возможности).

Типичные ошибки в организации внутреннего контроля:

  • Контроль «по случаю» — не постоянный и всеобъемлющий, а приуроченный к каким-либо событиям или (в худшем случае) по итогам уже возникшей критической ситуации.
  • Тотальный контроль — руководитель, решивший контролировать всё и вся, не повышает ответственность сотрудников, а освобождает от неё.
  • Скрытый контроль — неблагоприятное воздействие на морально-психологическую атмосферу в коллективе, задушение инициативы. (Позор, чувство вины — не то, на чём можно строить нормальные отношения в коллективе; скрытый контроль вызывает чувство досады, и это его единственный ощутимый результат).
  • Контроль любимого участка — чаще того, в делах которого руководитель чувствует себя специалистом.
  • Контроль-проформа — видимость контроля по причине безусловной презумпции добросовестности сотрудников.
  • Контроль-недоверие — оценка успешности контроля по количеству выявленных нарушений.
  • Контроль без обратной связи — придерживание результатов контроля для различных целей (например, при разговоре о повышении заработной платы).
  • Поверхностный контроль (например, контроль прихода и ухода с работы вместо контроля её результатов).

Примечания

  1. «Internal Control — Integrated Framework». Committee of Sponsoring Organizations (COSO).
  2. Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 93 — 97. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5.
  3. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 91. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
  4. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. — Москва: Финстатинформ, 2001. — 239 с. — ISBN 5-7866-0138-2.
  5. Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — Москва: Книжный мир, 2005. — С. 43 — 44. — 197 с. — ISBN 5-8041-0192-7.
  6. Бухгалтерское дело / Р.Б.Шахбанов. — Москва: Магистр, 2010. — С. 178 — 188. — 383 с. — ISBN 978-5-9776-0128-3.
  7. М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 60 — 81. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
  8. Соколов Б.Н., Рукин В.В. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика). — Москва: Экономика, 2007. — С. 16 — 19. — 442 с. — ISBN 978-5-282-02725-9.
  9. Фомичёв А.Н. Риск-менеджмент. — Москва: Дашков и К, 2009. — С. 226 — 238. — 374 с.
  10. Вересов Н.Н. Все схвачено: психологические аспекты и сущность управленческого контроля (недоступная ссылка) (2005). Дата обращения 16 сентября 2011. Архивировано 25 марта 2012 года.
  11. И. М. Малышевская. “Внутренний контроль в банке: проблемы и парадоксы”. Неизвестный параметр |source= (справка) (недоступная ссылка)

> См. также

  • Методы финансового контроля
  • Внутренний аудит
  • Комитет организаций — спонсоров Комиссии Тредвея (COSO)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *