Учет почтовых марок

Нюансы почтовых расходов

Несмотря на многообразие современных видов связи, традиционный способ почтовой рассылки по-прежнему пользуется большой популярностью. Казалось бы, все очень просто — стоит только купить почтовые конверты и марки и оплатить почтовые услуги. Однако в некоторых ситуациях учет расходов на почтовые рассылки имеет свои особенности.

Основными предпосылками для принятия понесенных фирмой затрат в налоговые расходы являются их экономическая обоснованность, направленность на получение доходов и, конечно же, документальное подтверждение1. При выполнении данных условий расходы на почтовые и другие подобные услуги, связанные с производством и реализацией, принимаются для целей налогообложения в составе прочих расходов2. Об этом еще раз напомнили финансисты в своем недавнем письме3, касающемся затрат на оплату почтовых отправлений, направляемых в арбитражный суд.

Однако в отдельных случаях применяются другие подходы.

Рекламные рассылки

В настоящее время большое число компаний использует предварительную рассылку предложений по продажам, вкладывая в конверт рекламную информацию о товарах (например, в виде каталогов), бланки заказов и другие подобные материалы. К какому виду расходов в данной ситуации можно отнести почтовые затраты на распространение рекламных материалов? Согласно официальной позиции чиновников все будет зависеть от того, какой вид рассылки выберет компания. Если она воспользуется адресной рассылкой, то такие расходы рекламными считать нельзя. Логика контролеров такова4. Классифицировать расходы в качестве рекламных следует исходя из норм законодательства о рекламе5. Так как информация, распространяемая с помощью адресной рассылки, предназначена для конкретных лиц, то делается вывод, что этот вид рассылки не является рекламой. Кроме того, специалисты финансового и налогового ведомств настаивают6, что расходы, связанные с безвозмездной передачей каталогов и т. п., не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с пунктом 16 статьи 270 Налогового кодекса.

Заметим, что для компаний, торгующих товарами исключительно с помощью почтовых отправлений, московскими налоговиками были даны другие рекомендации7. Поскольку метод прямой почтовой рассылки (при условии, что она содержит все существенные условия договора) признается офертой8, расходы на изготовление и адресную рассылку каталогов потенциальным покупателям рекламой не являются. В этой ситуации они признаются расходами, связанными с производством и реализацией, и учитываются на основании подпунк та 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Аналогичные выводы делают и судьи арбитражных судов9.

Другое дело, когда почтовая доставка рекламных каталогов является безадресной. Например, сотрудники почты раскладывают рекламные материалы в почтовые ящики потенциальных потребителей продукции — организаций и граждан, которые расположены в районе обслуживания конкретного отделения связи. В таком случае информация предназначается для неопределенного круга лиц. Что под этим следует понимать? Федеральная антимонопольная служба России разъяснила10, что это означает отсутствие в рекламе указания о лицах, для которых реклама создана. То есть когда заранее невозможно определить всех лиц, до которых рекламная информация будет доведена. Следовательно, затраты на безадресную почтовую рассылку следует рассматривать как рекламные расходы11. Однако, поскольку они отсутствуют в перечне ненормируемых рекламных расходов, их можно учесть в размере, не превышающем одного процента от выручки от реализации.

И еще об одном моменте. Как правило, и для распространения рекламной информации, и просто для деловой переписки используются конверты с логотипом компании, которые заказывают в типографии. Официальная позиция Минфина России по вопросу учета расходов на изготовление и использование таких конвертов следующая. Если речь идет об адресной почтовой отправке партнерам, то такие конверты не признаются рекламными расходами12. Ведь их применение обусловлено обычаями делового оборота. Таким образом, в этом случае расходы на изготовление конвертов, бланков писем, независимо от наличия или отсутствия на них логотипа компании, в налоговом учете учитываются как почтовые расходы13.

Почтовые расходы, связанные с выплатой дивидендов

Акционерные общества нередко пользуются почтовыми переводами для отправки дивидендов своим акционерам. По поводу учета данного вида почтовых расходов в целях налогообложения прибыли существует 2 точки зрения. Одну из них поддерживают финансисты14. Расходы, связанные с выплатой дивидендов по почте, отдельно не поименованы в перечне принимаемых к уменьшению налога на прибыль. К тому же они не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Поскольку сами дивиденды выплачивают из чистой прибыли15, то, по мнению чиновников, за счет этого же источника должны покрываться и связанные с ними почтовые расходы.

Однако есть противоположная точка зрения, которую поддерживают суды16. По их заключению, расходы на почтовые и подобные услуги Налоговый кодекс относит к прочим расходам17, а эта норма не содержит каких-либо ограничений или исключений.

Затраты на почтовые услуги Налоговый кодекс относит к прочим расходам.

Предоставление информации акционерам

Издержки компании, связанные с предоставлением информации акционерам, включаются во внереализационные расходы при расчете налога на прибыль18. Возникает вопрос: можно ли учесть для целей налогообложения прибыли расходы на почтовую рассылку извещений акционерам о проведении общего собрания акционеров, цель которого — принятие решения о выплате дивидендов? Известна отрицательная позиция чиновников относительно принятия расходов, связанных как с выплатой дивидендов, так и с объявлением об их выплате19.

Однако акционерное общество обязано в установленные законодательством сроки информировать своих акционеров о проведении общего собрания20. Причем в Законе N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» прямо указано, что сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть направлено каждому лицу, имеющему право на участие в нем, заказным письмом (если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме). Следовательно, в тех случаях, когда сообщение отправляется по почте, компания несет экономически оп равданные расходы, связанные с покупкой конвертов, бумаги, услугами почты. И их можно учесть как внереализационные расходы.

Я.Я. Хомец,
советник государственной гражданской службы РФ II класса

Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи в случае их оплаты наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности. Положением о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) установлено, что организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, могут разрабатывать новые БСО самостоятельно. Причем это можно делать уже сейчас в том случае, если такие бланки ранее не были утверждены в установленном порядке. Что касается почтовых услуг, то для них в качестве БСО были разработаны квитанции: форма N1 «Квитанция о приеме почтовых отправлений» и форма N 5 «Квитанция о приеме разного рода платы» (утв. приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н). В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства РФ N 359 такие бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 года N 171, могут применяться до 1 декабря 2008 года. В дальнейшем почтовые отделения должны будут использовать разработанные ими и изготовленные типографским способом бланки строгой отчетности. При этом следует учитывать, что этот бланк должен содержать все обязательные реквизиты, указанные в пункте 3 положения. Утверждать такие БСО в федеральных органах исполнительной власти согласно положению не требуется.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость приобретенных для деловой переписки конвертов, бланков, марок, а также почтовых услуг учитывают как управленческие расходы (для торговой фирмы — издержки обращения). При этом списание на счета затрат (счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу») бухгалтер сделает только после использования конвертов и марок, то есть после подтверждения факта почтового отправления. Марки учитывают отдельно в качестве самостоятельных активов, только если компания приобретает их по отдельной накладной. В этом случае их следует до списания на расходы отражать на субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса». Если марки наклеивает почта, то фирма просто оплачивает услугу почты и отражает общую сумму почтовых расходов на счете 26 или 44.

Расходы на почтовую рассылку рекламных материалов включают в состав коммерческих расходов. Рассмотрим бухгалтерский учет этого вида почтовых расходов на примере.

Пример
Компания получила из типографии, оприходовала и оплатила заказанные ею каталоги, содержащие информацию рекламного характера о товарах, ценах и условиях их продажи. В том же месяце часть тиража в размере 30% фирма распространила путем адресной почтовой рассылки своим клиентам. А оставшиеся 70% — путем безадресной почтовой доставки. Стоимость услуг почты составила 3540 руб. (в т. ч. НДС — 540 руб.) для адресной рассылки и 5900 руб. (в т. ч. НДС — 900 руб.) — для безадресной. Выручка компании за этот месяц составила 1 020 000 руб. без НДС. Других рекламных расходов за этот период не было.
Как мы сказали выше, почтовые расходы на безадресную рассылку рекламных каталогов признаются нормируемыми рекламными расходами. Рассчитаем значение норматива:
1 020 000 руб. * 1% = 10 200 руб.
Величина норматива превышает затраты на безадресную рассылку, следовательно, их можно учесть в полном объеме:
5900 — 900 = 5000 руб.
Бухгалтер компании отразит почтовые расходы в учете так:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 9440 руб. (3540 + 5900) — оплачены услуги по рассылке каталога;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 1440 руб. (900 + 540) — отражен НДС, предъявленный отделением связи.
Проводки по безадресной рассылке.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
— 5000 руб. (5900 — 900) — стоимость почтовых услуг по безадресной рассылке каталогов отнесена на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 900 руб. — принят к вычету НДС по услугам почтовой связи.
Проводки по адресной рассылке.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
— 3000 руб. (3540 — 540) — стоимость почтовых услуг по адресной рассылке каталогов отнесена на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — списан НДС со стоимости почтовых услуг по адресной рассылке.
Поскольку компания приняла решение не принимать в налоговом учете расходы на распространение адресной почтовой рассылки рекламных материалов, то бухгалтер должен отразить постоянные налоговые обязательства в размере 24% от стоимости почтовых услуг (3000 руб. * 24% = 720 руб.), а также от суммы НДС (540 руб. * 24% = 129,60 руб).

Расходы на почтовую рассылку рекламных материалов включают в бухучете в состав коммерческих расходов

Земская почта

Сеть почтовых учреждений государственной службы в Российской империи в XIX веке была сравнительно слабо развита. Почтовое ведомство обязано было распределять корреспонденцию только на расстоянии в 15 верст от обеих сторон почтового тракта (преимущественно железной дороги и речного пути). Громадные пространства оставались лишенными почтового обслуживания.
После Земской реформы 1864 года местные органы начали решать эту проблему, создавая собственную регулярную почту. Организованная земскими управами почта доставляла корреспонденцию из государственных почтовых отделений по всему уезду, во все места за пределами 15-верстного пространства. Для земской почты правительством был установлен ряд ограничений. Например, ей запрещалось использовать дороги, по которым следовала государственная почта, и разрешалось их пересекать лишь с проселка на проселок. Вскоре уездные земства получили разрешение выпускать собственные марки. Обязательным условием их выпуска было отличие от государственных. Но мнимые минусы рождали явные плюсы. Земские выпуски выглядели привлекательнее в сравнении с монотонным однообразием марок государственной почты. Насколько важной была миссия этих марок, можно судить по тому, что территория их хождения превышала площадь всех европейских государств, вместе взятых. Полный набор земских марок, выпуск которых был прекращен в 1917 году, составлял более 3000 основных номеров с разновидностями.
В начале XX века деятельность земской почты пошла на убыль: к 1900 году она сократилась наполовину, а к 1914 году поддерживалась всего в 35 уездах. Земские почтовые службы, как и другие земские учреждения, были ликвидированы в начале 1918 года — после установления Советской власти.
Подготовила Ирина Калинина

Автор статьи:
Е.А. Аралова,
аудитор

1 ст. 252 НК РФ

2 подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ

3 письмо Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77

4 письмо ФНС России от 11.02.2005 N 02-1-08/24@

5 Федеральный закон от 18.07.1995 N 108-ФЗ (см. также Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ)

6 письма Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/390, от 18.01.2006 N 03-03-02/13, УФНС России по г. Москве от 16.03.2005 N 20-08/16391

7 письмо УФНС России по г. Москве от 18.08.2006 N 20-12/74671

8 ст. 435 ГК РФ

9 Пост. ФАС МО от 04.08.2005 N КА-А40/7346-05

10 письмо ФАС России от 05.04.2007 N АЦ/4624

11 п. 4 ст. 264 НК РФ

12 письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/801

13 письмо Минфина России от 02.11.2006 N 03-03-04/2/228

14 19 письмо Минфина России от 22.09.2005 N 03-03-04/1/222

15 п. 2 ст. 42 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ

Бухгалтерский учет почтовых расходов

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.

Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов

и иных почтовых бланков

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее — Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.

Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), а также:

  • Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н), — в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями — получателями бюджетных средств);
  • Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), если начиная с 2011 г. бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).

В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):

  • поступление марок в кассу учреждения:

Дебет счета 0 201 35 510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»;

  • выдача марок из кассы работнику канцелярии:

Дебет счета 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 0 201 35 610 «Выбытие денежных документов из кассы учреждения»;

  • отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество».

Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. п. 34, 36 Инструкции N 174н):

  • поступление немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит счета 0 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

  • списание израсходованных немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения».

Расходы по отправке корреспонденции с использованием

франкировальной машины

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29.09.2006 N 127 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин». Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:

  • полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
  • наименование модели (серии) франкировальной машины;
  • место установки франкировальной машины;
  • возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.

В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

  • расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ;
  • расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
  • расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
  • расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), — на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам и услугам».

Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами

Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода). Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:

  • контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
  • квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
  • опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. п. 84, 85 Инструкции N 174н):

  • выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»;

  • отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»;

  • неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:

Дебет счета 0 201 34 510 «Поступления средств из кассы учреждения»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

Абонентская плата за пользование

почтовыми абонентскими ящиками

Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:

  • почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
  • абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
  • абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
  • почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением — пользователем данного ящика.

Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 «Услуги связи». В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи».

Л.Ларцева

Эксперт журнала

«Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Ответ от 23.04.2015:

Конверты почтовые с литерой «А», то есть, с марками нанесенными типографским способом, являются средством оплаты за услуги почтовой связи, поэтому с полным основанием считаются денежными документами. Их следует приходовать в фондовую кассу по приходному фондовому ордеру, выдавать под отчет по расходному фондовому ордеру.

Дебет счета 1.20135.510 — Кредит счета 1.30221.730 — поступление конвертов в фондовую кассу от поставщика

Дебет счета 1.20135.510 — Кредит счета 1.20821.660 — поступление конвертов в фондовую кассу при приобретении через подотчетное лицо

Дебет счета 1.20821.560 — Кредит счета 1.20135.610 — выдача конвертов сотруднику под отчет

Предельный срок, на который конверты выдаются сотруднику под отчет, может быть установлен распоряжением руководителя, может быть оговорен в учетной политике в разделе, регламентирующем порядок документооборота. Также следует при выдаче конвертов под отчет под роспись уведомлять подотчетного сотрудника о сроке выдачи конвертов (указывать в расходном фондовом ордере срок выдачи), так как подотчетное лицо не обязано знать все распоряжения руководителя и учетную политику.

При определении предельного срока, на который будут выдаваться конверты под отчет, следует исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если например, у такого сотрудника, нет сейфа (иного защищенного от проникновения хранилища), неразумно выдавать ему конвертов больше, чем необходимо на день работы. Если же у сотрудника, есть возможность для их длительного хранения, следует в учетной политике предусмотреть возможность плановой и внезапной инвентаризации текущего остатка конвертов.

Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы. Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в п. 7 Инструкции № 157н. Форма первичного документа должна быть утверждена в учетной политике.

Приобретение конвертов и марок

В соответствии с Указаниями N 65н <1> расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ. На эту же подстатью относятся расходы на пересылку почтовых отправлений (например, оплата за пересылку заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма и т.д.).

<1> Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон о почтовой связи) почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, являются государственными знаками почтовой оплаты.

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и хранятся в кассе. Согласно п. 169 Инструкции N 157н <2> денежные документы учитываются на счете 0 201 35 000.

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Пример 1. Подотчетное лицо бюджетного учреждения приобрело маркированные конверты в количестве 50 шт. стоимостью 10 руб. каждый. 20 конвертов и денежные средства в сумме 700 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету приложены реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на сумму оплаты пересылки заказных писем — 660 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств — 40 руб. возвращен в кассу.

Все операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение маркированных конвертов и пересылку заказных писем отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом.

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы подотчетному лицу денежные средства для приобретения маркированных конвертов

(50 шт. x 100 руб.)

4 208 21 560

4 201 34 610

Приняты к учету приобретенные маркированные конверты <*>

4 201 35 510

4 208 21 660

Для отправки корреспонденции из кассы секретарю выданы

маркированные конверты <*>

4 208 21 560

4 201 35 610

денежные средства для оплаты пересылки заказных писем

4 208 21 560

4 201 35 610

Приняты к учету расходы в сумме

стоимости отправленных маркированных конвертов

4 109 80 221

4 208 21 660

оплаты пересылки заказных писем

4 109 80 221

4 208 21 660

Возвращен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы

4 201 34 510

4 208 21 660

<*> Прием в кассу и выдача из кассы маркированных конвертов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый». Такие ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами (п. 170 Инструкции N 157н).

Отметим, что реестр заказной почтовой корреспонденции (ф. 103) печатается сотрудниками почтовых отделений при отправке юридическими лицами заказных писем. В случае если письма отправляются адресатам простым способом, отражение расходов на их приобретение может осуществлять на основании отчета об израсходованных конвертах, составляемого, как правило, в конце месяца, лицо, ответственное за совершение почтовых отправлений. При этом такой документ должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Немаркированные конверты не признаются денежными документами и подлежат учету в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. п. 99, 118 Инструкции N 157н). В связи с этим согласно Указаниям N 65н расходы на приобретение таких конвертов следует отражать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Пример 2. Автономное учреждение культуры за безналичный расчет приобрело за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 100 немаркированных конвертов общей стоимостью 200 руб. и марок на сумму 700 руб. Поставщику средства были перечислены с лицевого счета, открытого в ОФК. Все они были выданы подотчетному лицу для осуществления почтовых отправлений. Списание израсходованных марок и конвертов осуществляется на основании составленного в конце месяца отчета об осуществлении почтовых отправлений. Расходы на приобретение марок и конвертов отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом.

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступили от поставщика

почтовые марки

2 201 35 000

2 302 21 000

немаркированные конверты

2 105 36 000

2 302 34 000

Произведена оплата поставщику за поставленные

почтовые марки

2 302 21000

2 201 11 000

конверты без марок

2 302 34 000

2 201 11 000

Выданы почтовые марки подотчетному лицу

2 208 21000

2 201 35 000

Списаны израсходованные

почтовые марки

2 109 80 221

2 208 21 000

конверты

2 109 80 272

2 105 36 000

Пересылка почтовой корреспонденции с использованием франкировальных машин

Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью уплаты почтового сбора наклейкой почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов, поскольку все это осуществляется машиной.

В соответствии со ст. 2 Закона о почтовой связи франкировальная машина — это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Иными словами, франкировальная машина — это аппарат, в который с одной стороны загружаются конверты с почтовым адресом получателя, далее вводится информация об отправлениях: вес, класс отправлений, а с другой стороны из аппарата выходит конверт с уже нанесенным знаком почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость в ручном написании обратного адреса или использовании фирменных конвертов.

Использование такой машины позволяет сэкономить значительное количество времени. Оформление корреспонденции сотрудником учреждения осуществляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).

Учреждения, желающие использовать франкировальные машины при оформлении письменной корреспонденции в соответствии с обязательными требованиями в области почтовой связи, должны получить разрешение на применение таких машин. Выдача таких разрешений осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 03.11.2011 N 296.

Плата за выдачу, переоформление, в том числе взамен утраченных или испорченных, аннулирование разрешений на применение франкировальных машин не взимается (п. 38 Административного регламента).

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

С помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

  • расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ;
  • расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
  • расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
  • расходы на техническое обслуживание франкировальной машины, обеспечивающее ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), — на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками

Согласно ст. 2 Закона о почтовой связи различают следующие виды почтовых ящиков (шкафов):

  • почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
  • абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
  • абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются на определенный срок адресатами для получения почтовых отправлений;
  • почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

В соответствии со ст. 31 Закона о почтовой связи абонентские почтовые шкафы устанавливаются строительными организациями на первых этажах многоэтажных жилых домов. Расходы на приобретение и установку абонентских почтовых шкафов включаются в смету строительства этих домов. Обслуживание, ремонт и замена абонентских почтовых шкафов возлагаются на собственников жилых домов или жилищно-эксплуатационные организации, которые обеспечивают сохранность жилых домов и надлежащее их использование, и осуществляются за счет собственников жилых домов.

В районах малоэтажной застройки пользователи услуг почтовой связи для получения почтовых отправлений устанавливают почтовые абонентские ящики за счет собственных средств.

Доставка почтовых отправлений организациям, размещающимся в многоэтажных зданиях, осуществляется через почтовые шкафы опорных пунктов, устанавливаемые этими организациями на первых этажах зданий. Установка и поддержание в исправном состоянии таких шкафов осуществляются адресатами.

Организации федеральной почтовой связи имеют право на безвозмездное размещение почтовых ящиков на стенах жилых и административных зданий, в других местах, удобных для сбора простых писем и почтовых карточек.

В некоторых случаях по договору с оператором почтовой связи адресаты заключают договоры о предоставлении почтовых ячеек в почтовых шкафах или абонентских почтовых ящиков для получения почтовых отправлений. За использование (абонирование) таких ячеек, ящиков с пользователей взимается абонентская плата.

По сути, использование абонентского ящика за плату является арендой такого ящика.

Для того чтобы арендовать абонентский ящик, учреждение может обратиться в любое почтовое отделение, наиболее удобное по расположению, легкому почтовому индексу или иным значимым факторам. В отделе доставки почтового отделения необходимо заполнить заявление на аренду абонентского ящика. При наличии свободного почтового ящика с отделением почтовой связи заключается договор. Как правило, номер договора совпадает с номером ячейки.

После подписания договора учреждение производит оплату. Плата за пользование абонентским ящиком обычно берется сразу за длительный промежуток времени. Этот срок определяется сторонами договора, но, как правило, составляет не менее года. Точная сумма абонентской платы за аренду ящика может изменяться.

После подписания договора и перечисления абонентской платы учреждению выдаются ключи от абонентской ячейки.

Согласно Указаниям N 65н абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками отражается по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (Письма Минфина России от 26.12.2014 N N 02-05-10/67888, 02-05-10/67890).

В бухгалтерском учете такие расходы учитываются либо на счете 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи» либо на соответствующих аналитических счетах счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (в части услуг связи).

Поскольку абонентская плата за пользование почтовым ящиком берется сразу за большой промежуток времени, следовательно, в бухгалтерском учете она будет отражена как предоплата. Принятие к учету расходов на абонирование почтового ящика осуществляется ежемесячно на основании акта оказанных услуг по предоставлению почтовым отделением абонентского почтового ящика.

Пример 3. Казенное учреждение заключило договор на абонирование почтовой ячейки в почтовом отделении на год. Годовая абонентская плата за пользование почтовой ячейкой составила 1200 руб. (100 руб. в месяц).

В бюджетном учете операции отразятся следующим образом.

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислена почтовому отделению годовая абонентская плата за пользование абонентской ячейкой

1 206 21 560

1 304 05 221

Отражены расходы на абонирование почтовой ячейки на основании полученного акта оказанных услуг (ежемесячно)

1 401 20 221

1302 21 730

Зачтена ранее перечисленная предоплата

1302 21 830

1 206 21 660

Стоит отметить, что расходы на приобретение и установку почтовых ящиков, осуществляемые за счет средств учреждения, не относятся к расходам на услуги связи, а являются затратами учреждения на приобретение и установку основного средства. В соответствии с ОКОФ <3> почтовые абонентские шкафы и ящики (код 16 3222305) включены в группу «Инвентарь производственный и хозяйственный».

<3> Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359.

Денежный почтовый перевод

Почтовый перевод денежных средств — услуга организаций федеральной почтовой связи по приему, обработке, перевозке (передаче), доставке (вручению) денежных средств с использованием сетей почтовой и электрической связи (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Одним из наиболее распространенных случаев почтовых денежных переводов, осуществляемых учреждениями, является перевод суммы алиментов, удерживаемых из заработной платы сотрудника на основании исполнительного листа.

Перевод алиментов может быть осуществлен либо на счет получателя, либо на его почтовый адрес.

За пересылку денежных средств почтовое отделение взимает плату (комиссию).

В соответствии с п. 3 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» перевод алиментов осуществляется за счет должника.

Таким образом, в данном случае расходы на уплату комиссии за почтовый перевод денежных средств оплачиваются по той статье (подстатье) КОСГУ, за счет которой осуществляется выплата заработной платы (иного вознаграждения) работника-должника. Иными словами, сумма удержанных алиментов увеличивается на сумму почтового сбора (комиссии).

Учреждение, в котором работает должник, обязано произвести перевод алиментов взыскателю в трехдневный срок со дня осуществления выплат должнику.

Пример 4. На основании исполнительного листа бюджетное учреждение ежемесячно удерживает из заработной платы сотрудника алименты в размере 25% от его заработной платы, которая составляет 17 000 руб. Алименты отправляются получателю почтовым переводом через кассира. Почтовый сбор составляет 1% от суммы алиментов. Сотрудник включен в основной персонал учреждения. Согласно трудовому договору, заключенному с ним, он занят непосредственно в деятельности учреждения по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом.

Выбор счета при учете почтовых расходов

Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов:

  • маркетинговые исследования – в дебет счета 26
  • в других случаях – в дебет счета 44
Торговля Независимо от того оптовая это компания или розничная, расходы по продаже относятся к издержкам обращения и не включаются в себестоимость товара. Их собирают на счете 44
Производственная деятельность Эти расходы относятся к управленческим или общехозяйственным, учитываются на счете 26 и их можно списать на финансовый результат

Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44

Непроизводственные компании, кроме торговых (брокерские, дилерские компании и т.д.) Информация о расходах относится к основной деятельности, поэтому используется счет 26
Торгово-производственная деятельность Выбор счета производится самостоятельно

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Читайте также статью ⇒ Суточные расходы в командировке.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет аренды ячейки на почте

Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:

  • по почтовому адресу
  • до востребования
  • с использованием ячеек абонементного почтового шкафа

Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.

Пример по учету расходов на абонементный ящик

ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2018 г. по 31 декабря 2018 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:

Операция Дебет Кредит Сумма, руб.
Выдана подотчетная сумма из кассы 71 50 10620
Внесена абонплата за пользование ячейкой 60 субсчет «Авансы выданные» 71 10620
Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой 26 (44) 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1000
Ежемесячно отражается НДС по абонплате 19 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 180
Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам 68 19 180
Зачтена частичная сумма предоплаты 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» 60 субсчет «Авансы выданные» 1180

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли отнести выполнение работ по доставке документов от контрагента посредством транспортно-экспедиционной компанией на почтовые расходы и на каком счете их следует учитывать?

Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.

Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?

Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.

Конверты — денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Помните о нюансах переходного периода

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.

Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).
Хранение денежных документов…

…в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Список названных работников определяет руководитель учреждения.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следую-щие данные:

— дата выдачи денежных документов;

— фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;

— количество выданных маркированных конвертов;

— стоимость выданных денежных документов;

— подпись в получении.
Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике.

Например, реестр может выглядеть так:

Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.
Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).
Аналитический учет

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.
Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:

Дебет Кредит
Оплачена безналичным расчетом стоимость маркированных конвертов до поставки (в рамках бюджетной деятельности)* 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи» 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи»
Оплачена безналичным расчетом стоимость маркированных конвертов до поставки (в рамках приносящей доход деятельности)* 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи» 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов»
Поступили в кассу учреждения маркированные конверты по накладной 201 05 510 «Поступления денежных документов» 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Зачтен ранее выданный аванс 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи» 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»
Выданы подотчетному лицу наличные денежные средства из кассы учреждения для приобретения маркированных конвертов 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи» 201 04 610 «Выбытия из кассы»
Поступили кассу учреждения маркированные конверты от подотчетного лица 201 05 510 «Поступления денежных документов» 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
Выданы подотчетному лицу маркированные конверты из кассы для использования 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи» 201 05 610 «Выбытия денежных документов»
Учтены почтовые расходы на основании авансового отчета подотчетного лица (в рамках бюджетной деятельности) 401 01 221 «Расходы по заработной плате» 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
Учтены почтовые расходы на основании авансового отчета подотчетного лица (в рамках приносящей доход деятельности) 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

* Согласно пункту 6 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2008 г. № 987, возможны авансовые платежи в размере 100 процентов по договорам об оказании услуг связи.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *