Как провести тендер

Содержание

Как провести бесплатно тендер?

Когда люди задаются вопросом «Как правильно проводить тендер?», то они беспокоятся, прежде всего, об итоговом результате. Дело в том, что проведение тендера – это сложный многоступенчатый процесс, включающий в себя немало этапов.
Среди них ключевыми являются:

  • Постановка задачи. Очень важно сразу же конкретизировать цели мероприятия. Следует определить, что должно быть сделано, каким образом и в какие сроки. Также нужно рассчитать максимально возможный бюджет проекта.
  • Формирование требований к участникам тендера. Чем больше деталей будет указано, тем большим будет процент подходящих кандидатов. Вполне целесообразно потратить 10 минут своего времени и сформировать список условий для потенциальных исполнителей. Проект от этого только выиграет.
  • Проведение тендера. Когда вся информация о предмете тендера собрана, а требования к участникам мероприятия сформированы, следует зайти на бесплатную тендерную площадку Мойтендер.РФ и заполнить форму на соответствующей странице. Далее остается лишь ждать наплыва исполнителей, а после – выбрать того из них, чьи условия окажутся наиболее выгодными.

Следует отметить, что техническое задание для тендера не только позволяет оценить объем запланированных работ, но и формирует мнение о заказчике среди многочисленных исполнителей. Поэтому составляйте задачи максимально грамотно, тем более что их формулировка много времени не занимает. К тому же на сайте имеется немало подсказок, как провести тендер и что нужно указать в процессе формирования проекта. Достаточно заполнить требуемые поля на вышеупомянутой странице, а все остальное будет выполнено с помощью функционала сайта.
Также, при возникновении дополнительных вопросов касательно того, как провести бесплатно тендер, всегда можно обратиться за помощью к онлайн консультантам. Представители портала Мойтендер.РФ находятся на связи с раннего утра до поздней ночи, с одной лишь целью – помочь пользователям интернет ресурса в решении интересующих их вопросов. Потому, если возникнет непонимание, как провести тендер на услуги, где посмотреть результаты тендеров и т.д., то можно смело обращаться к администрации. Помощь будет оказана предельно качественно, а главное – оперативно.
Мойтендер.РФ – отличное решение для всех организаторов тендеров, и тысячи людей с этим утверждением уже согласились. Не станете исключением и Вы!
Присоединяйтесь и получайте профессиональное выполнение поставленных задач на установленных Вами условиях!

Сложности проведения коммерческого тендера

В отличие от государственных закупок, для проведения которых установлены достаточно жесткие условия, коммерческие тендеры проводятся более свободно. Но в этом и заключаются основные сложности.

Для проведения частных торгов существует очень много ЭТП, кроме того, крупные компании предпочитают проводить закупки на своих сайтах, организуя что-то наподобие частной торговой площадки. Поэтому участникам достаточно сложно сориентироваться в большом количестве предложений и не пропустить стоящего конкурса.

Чем пользоваться для облегчения выбора:

  • специальными поисковыми системами, которые мониторят большинство частных ЭТП и сайты крупных компаний;
  • воспользоваться услугами агентов, которые будут выполнять по заказу регулярный поиск и отбор соответствующих определенному бизнес-направлению конкурсов;
  • самостоятельно мониторить отраслевые частные ЭТП и сайты крупных корпораций.

Сложностью для заказчика является то, что, в соответствии с законодательством, участие в тендерах должно быть бесплатным. Но для того, чтобы разместить свой заказ на одной из частных ЭТП, потребуется заплатить за эти услуги. Это означает, что заказчики несут дополнительные расходы, которые по закону не могут переложить на участников. Некоторые исхитряются переложить свои расходы на участников, нарушая тем существующее законодательство.

Документальная база для коммерческого тендера

Проведение коммерческих тендеров не регламентируется специальными законодательными актами, поэтому такие торги проводятся в соответствии с нормами закона о госзакупках № 2462-VI. Данным законодательным актом установлены правовые основы, принципы и основные положения проведения закупок юридическими лицами. Соблюдение выполнения норм закона контролируется антимонопольными службами.

Участникам необходимо предоставить заказчику, кроме заполненной заявки на участие, еще следующий пакет документов, которые предоставляются в виде отсканированных оригиналов или надлежащим образом заверенных копий документов:

  • свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой;
  • ведения об учредителях (участниках или акционерах) и устав;
  • лицензионная и разрешительная документация;
  • сведения об оплаченном в полном объеме уставном капитале;
  • формы финансовой и бухгалтерской отчетности (баланс и финансовые результаты);
  • документ, подтверждающий полномочия директора или уполномоченного лица;
  • выписка из ЕДРПОУ и справка из налоговой об отсутствии задолженности.

Выше перечислен стандартный набор документов. Однако с целью сужения числа участников заказчик может предусмотреть условия по предоставлению дополнительного набора документов. К таким могут относиться сведения о квалификации сотрудников, сведения о договорах по аналогичным сделкам за последние несколько лет, информация о руководителях, справки аудиторов и другие.

Этап 2 «Тендер или диктатура заказчика»

Первый шаг «Формирование тендерной документации и технического задания».

Самый первый этап является наиболее важным, он по сути определяет, насколько будет успешен тендер. При составлении конкурсной документации и технического задания лучше руководствоваться принципами максимальной детальности, однозначной трактовки формулировок, полноты требований, предъявляемых для потенциальных участников тендера.

Положения технического задания не должны быть «взаимно исключающими» и «совместно исчерпывающими».

В нем должно быть все, что необходимо знать потенциальным претендентам для формирования своего ценового предложениям, при этом нужно следить, чтобы требования конкурсной документации не были двусмысленными.

Для составления конкурсной документации необходим юрист и экономист, а для разработки технического задания не обойтись без руководителя проекта и профильных технических специалистов, в зависимости от особенностей видов и типов работ. Очень частой ошибкой является то, что техническую часть поручают делать тем же юристам и экономистам, которые готовят конкурсную документацию. В итоге получается хорошая конкурсная документация и очень поверхностное техническое задание, строительство в соответствии с которым невозможно без постоянных изменений, влияющих на конечную стоимость объекта, а это является самым главным риском реализации любого проекта.

Первым разделом конкурсной документации как правило является перечень общих характеристик объекта. Его наименование, назначение, расположение, размер, сроки реализации, сведения о заказчике и инвесторе строительства, краткая пояснительная записка об имеющемся комплекте исходно-разрешительной документации, в соответствии с которой должно будет производиться строительство.

Далее необходимо указать сроки проведения тендера, даты начала и окончания подачи тендерных предложений, точный адрес и время подачи предложений, порядок получения дополнительных пояснений в случае возникновения таковых у претендентов, а также порядок отмены тендера.

Важным аспектом является юридическое позиционирование тендера, будет ли он публичной офертой в соответствии с нормами гражданского кодекса, то есть будет обязательным для заключения на указанных условиях со стороны заказчика, или нет.

Оферта проводится как правило в отношении закупки однородного товара, где качественные характеристики строго определены и единственным критерием является цена приобретаемой продукции. При приобретении же услуг тендер носит информативный характер, условия которого могут меняться на усмотрение заказчика и заключение договора хотя бы с одним претендентом на объявленных условиях не является обязательным.

Одним из главных разделов конкурсной документации содержит требования к квалификации потенциальных участников. Здесь нужно очень подробно описать требования к претенденту в части его:

• Опыта: сколько должно быть законченных или строящихся объектов схожего типа и назначения; в каких регионах и в какие сроки они должны быть реализованы; размер и стоимость построенных объектов;

• Персонала: сколько сотрудников и какой квалификации они должны быть, профиль их образования, наличие дипломов, стажа работы, наличие необходимых допусков, аттестатов, разрешений на проведение тех или иных видов работ, повышения квалификации и т.д.;

• Оборудования и материально-технической базы: вид и количество необходимой техники, наличие производственных и складских помещений, договоров на поставку необходимых материалов, наличие сервисных договоров на обслуживание имеющегося оборудования;

• Лицензии и допуски: допуски СРО на проектирование и строительно-монтажные работы, при необходимости лицензии для проведения работ на объектах культурного значения или особо охраняемых объектах, где необходима лицензия ФСБ.

Также в конкурсной документации необходимо прописать количественные и качественные критерии оценки заявки.

Такими критериями в большинстве случаев являются цена, качество, сроки оказания услуги, а также размер и длительность гарантийных обязательств.

В зависимости от предпочтений Заказчика, на фактор стоимости может приходиться от 30 до 70 процентов общей оценки каждого предложения. Оставшиеся проценты могут быть распределены между качественными критериями, сроками и гарантией. Например 100% общей оценки предложений могут быть распределены в следующей пропорции — 50%/20%/20%/10%.

Далее, каждая из заявок оценивается в соответствии с заданными критериями. Допустим, заявка с лучшей, то есть наименьшей, ценой в указанной выше формуле, получит максимальное количество баллов по этому критерию, т.е. 100 баллов, что, соответственно, позволит ей набрать максимальные 50% от общей оценки.

Затем заявка также будет оцениваться по каждому из остальных критериев, среди которых — максимальный опыт (реализованные проекты, персонал, оборудование), минимальные сроки поставки, максимальные гарантийные обязательства. Заявки могут оцениваться относительно друг друга или относительно максимальных/минимальных требований, заданных Заказчиком. Путем суммирования баллов по каждому из критериев, определяется общая оценка заявки.

Одним из главных разделов конкурсной документации является проект договора на оказание строительно-монтажных работ, но об этом мы будем говорить более подробно в следующей статье «Этап 3. Договор или юридический щит заказчика».

В разделе, относящемся к техническому заданию обязательно должны быть:

• Непосредственно само технические задание, максимально детальное и подробное. Технико-экономическое обоснование, проектная документация, получившая положительное заключение экспертизы, разрешение на строительство, рабочая документация. Чем больше заказчик продвинулся в подготовке документов, необходимых для строительства, тем более точно можно задать критерии для отбора претендентов на производство строительно-монтажных работ;

• Подробный график производства работ, разбитый на отдельные виды и этапы выполнения работ;

• Сводная ведомость объемов работ, определяющая виды и объемы строительства.

Второй шаг «Оповещение потенциальных участников о тендере и первичная оценка предложений».

Заказчик может проводить открытый тендер для максимально открытого круга участников или закрытый тендер, для тех компаний, которые ранее прошли аккредитацию или просто были выбраны заказчиком, исходя из предварительной оценки претендентов.

В любом случае, важно максимально широко оповестить всех о проведении тендерной процедуры путем направления приглашений или размещения информации о проведении тендера на одной из открытых электронных площадок («B2B-center», «Фабрикант», «ГПБ»).

Чем больше придёт участников, тем более конкурентным будет тендер, и, соответственно, тем более выгодные условия сможет получить заказчик от поставщиков.

После того, как все заявки от претендентов собраны, их необходимо первично оценить, для того, чтобы сузить круг потенциальных претендентов. Нужно «отсеять» те заявки, которые явно не соответствуют количественным и качественным критериям и оставить 3-4 наиболее адекватных заявки по соотношению цена/качество/сроки.

С такими заявками необходимо работать уже более серьезно.

На бумаге можно нарисовать что угодно. Даже нотариально заверенные документы не дают никакой гарантии того, что предоставленная контрагентами информация соответствует действительности.

Третий шаг «Реальная оценка тендерных предложений». Формальная оценка каждого из критериев необходима, но гораздо более важной является аналитическая работа, которую нужно провести, чтобы выбрать лучшего подрядчика для выполнения работ.

Оценивая опыт, важно обратить внимание на следующие аспекты:

• Есть ли у претендента успешный опыт завершения и сдачи объектов, имеющих схожие характеристики с тем, что планирует построить заказчик. Не нужно никому давать возможность на Вас учиться, это будет стоить вам очень дорого. Несколько законченных ранее объектов существенно повышают шансы подрядчика уложиться в бюджета строительства, выдержать качество и закончить работы в срок;

• Важным является наличие построенных объектов именно в том регионе, где собираетесь строить вы. Строительная отрасль сильно зарегулирована, для оперативного решения возникающих проблем подрядчику нужно постоянно общаться с местными надзорными органами и лучше, если все эти связи были уже выстроены им ранее — варягов нигде не любят;

• Обязательно необходимо сделать выездную проверку на ранее реализованные подрядчиком объекты, увидеть их своими глазами, поговорить с его бывшими заказчиками, услышать их отзывы о подрядчике;

• Отдельно стоит поинтересоваться тем, как идет эксплуатация ранее сданных объектов, какое количество гарантийных случаев выявлено за первые 1-2 года эксплуатации и насколько добросовестно и оперативно подрядчик выполнял свои гарантийные обязательства;

• Не лишним будет получить рекомендации по конкретным руководителям проекта, инженерам и прорабам подрядчика. В любой компании бывают ответственные и безответственные сотрудники; важно, чтобы с Вами со стороны подрядчика работали именно профессионалы со стороны подрядчика.

То же самое относится к проверке материально-технической базы. «Нарисовать» наличие требуемых людей, техники, оборудования, лицензий может любая компания. Необходимо убедиться, что все это реально существует.

• Нужно выехать в офис к подрядчику, посмотреть его производственную базу, посетить складские помещения.

• По технике и оборудованию нужно проверить документы, подтверждающие их приобретение, оригиналы паспортов технических средств и свидетельств о регистрации. Если техника и оборудование были куплены в кредит, то необходимо пообщаться с банком или лизинговой компанией, чтобы узнать о том, насколько своевременно выполняются кредитные обязательства со стороны подрядчика.

• По сотрудникам лучше своими глазами увидеть копии дипломов, необходимых допусков, аттестатов, документов о повышении квалификации.

• По лицензиям и допускам: необходимо сделать запросы в органы и учреждения, выдавшие такие документы, для того, чтобы получить подтверждение их подлинности и срока действия.

Следующим важным этапом является проведение всесторонней проверки юридической и финансовой добросовестности поставщика. Для этого важно:

• Проверить наличие судебных споров на сайте арбитражного суда, а также наличие исполнительных производств по контрагенту на сайте службы судебных приставов. Само наличие текущих судебных процессов не является «черной меткой» для подрядчика, но получить от него разъяснения и оценить потенциальные последствия того или иного исхода судебного процесса для вашего проекта необходимо. Такую же проверку необходимо провести в отношении генерального директора и учредителей подрядчика. Это поможет найти «скелеты в шкафу» ваших будущих контрагентов, если они там есть, конечно, и избежать огромных финансовых потерь, вызванных недобросовестностью контрагентов. В нашей практике был случай, когда проект с бюджетом в 250 млн. руб. был сорван, подрядчик просто пропал, а потом выяснилось, что в отношении генерального директора подрядчика судебными приставами было открыто уже 8 исполнительных производств, на общую сумму свыше 15 млн. руб. за неуплату налогов и иных платежей в бюджет. Такие факты лучше знать заранее.

• Проверить финансовое состояние и взаимоотношения с налоговыми органами. Вовремя ли сдается бухгалтерская и налоговая отчетность? Не находится ли контрагент в стадии реорганизации или ликвидации? Есть ли задолженность по оплате налогов и сборов? Есть ли у контрагента кредиты, лизинговые обязательства, просроченная дебиторская или кредиторская задолженность? Вся эта информация сейчас открыта и доступна на сайтах ФНС, Госкомстата, Арбитражного суда, ФССП. При необходимости можно провести дополнительную проверку с помощью платных ресурсов, таких, как «СКБ-Контур» или «СПАРКС».

• Отличительной особенностью строительных компаний в России является «латание» финансовых дыр прошлых проектов за счет авансов, полученных по новым проектам. Подрядчик может так жить годами, перекладывая ресурсы из одной корзины в другую, при условии, конечно, что у него есть достаточные поступления от новых проектов, перекрывающие просчеты и ошибки прошлых. Если же новых заказов нет в достаточном количестве, а прошлые проекты приносили убытки, то подрядчик скорее всего станет банкротом, потратив при этом авансы, полученные от вас. Такие ситуации в настоящее время происходят одна за другой даже с самыми крупными компаниями («Mirax», НПО «Мостовик», «Космос», «СУ-155» и т.д.), имевшими доступ к прямому банковскому финансированию, что же говорить о средних и мелких компаниях? Поэтому важно тщательно проанализировать текущее финансовое положение контрагента, оценить рентабельность его прошлых проектов и достаточность оборотных средств для выполнения обязательств перед вами. Не менее важно ежемесячно анализировать, тратит ли подрядчик деньги, полученные от Вас, только на реализацию Вашего проекта, не «затыкает» ли он за счет Вас финансовые дыры в других проектах.

• И последним, но одним из самых важных, является желание подрядчика работать и уделять должное внимание вашему проекту. Выиграть тендер и построить объект – не одно и то же. Важно оценить загруженность подрядчика и долю вашего проекта в портфеле его заказов. Если это будет небольшой подрядчик и ваш заказ будет составлять более половины его выручки или даже всю, то велик риск того, что подрядчик просто не справится или будет расценивать вас как единственный шанс заработать деньги, со всеми печальными для вас последствиями. Если же это будет очень крупный подрядчик, у которого доля вашего проекта будет меньше 10% в его портфеле заказов, то дождаться от него должного внимания, оперативного реагирования на ваши вопросы и замечания, реакции на ваши требования заменить тех или иных людей на проекте, будет крайне тяжело. Еще хуже, если это крупный подрядчик, у которого опустел портфель заказов, в этом случае можно ждать только беды. Мы считаем оптимальной работу со средним подрядчиком, таким, у которого ваш проект будет одним из 3-4 приоритетных для него; тогда Вы получите и профессионализм, и должное внимание к Вам и Вашим деньгам. С одной строны, подрядчик будет дорожить вами как клиентом, а с другой стороны — у него будет достаточный опыт и ресурсы, чтобы реализовать Ваш проект без срывов сроков, соблюдая необходимый уровень качества.

В завершение хотим отметить, что выбор подрядчика — это всегда поиск наиболее подходящей комбинации из таких факторов, как цена, качество, сроки. В строительстве можно максимизировать результат только по двум факторам одновременно. Строить быстро и качественно можно, но только дорого, при дешевом и быстром строительстве Вы непременно потеряете в качестве.

Поэтому самый недорогой подрядчик не всегда является самым лучшим выбором: проблемы с ним могут гораздо сильнее влиять на реализацию проекта, чем начальная экономия в цене.

Ошибки при выборе подрядчика могут привести к тому, что проект будет реализован и плохо, и медленно, и дорого. Для того, чтобы этого не случилось, заказчикам важно научиться эффективно проводить тендеры и выбирать подрядчиков. Не менее важным является подписание такого договора с подрядчиком, который будет защищать ваши интересы в период строительства как щит в бою. Об этом и пойдет речь в завершающей статье из этого цикла – «Этап 3. Договор, или юридический щит заказчика».

Избегайте бюрократии

Пример: Генеральный директор крупного торгового холдинга принял решение закупать продукцию через тендеры. Насмотревшись на коллег из госкорпораций, где организация этой процедуры требует подготовки большого количества документов, он вводит такие же. В том числе просит закупщика формировать письмо-извещение, аналитическую записку и сводную таблицу персонально для каждого потенциального поставщика и согласовать все этапы закупки с финансовым и юридическим отделами.

Что не так: У закупщика нет никакого желания проводить тендер. Ему проще позвонить одному из текущих поставщиков и договориться о подходящей цене. А когда придёт время объяснять, почему торги не проводятся, он обязательно что-то придумает. Например, скажет что товар на складе заканчивался, сообщили об этом поздно, а купить нужно было срочно.

Как правильно: Чтобы этого избежать, генеральный директор должен определить, для чего именно компания проводит тендеры. Если для снижения цены, то большое количество документов вовсе необязательно. Важно фиксировать в них всего три пункта: условия поставки, полученные заявки и критерии выбора победителя.

Новости и лучшие статьи «Секрета фирмы» — в нашем Telegram-канале: @businesssecrets. Подписывайтесь!

>
Как провести тендер среди поставщиков Евгений Гриханов

Как провести тендер среди поставщиков

Евгений Гриханов | Генеральный директор. Компания I.Q. Property Management
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Начиная с каких сумм закупок следует проводить тендер
Какова роль тендерной комиссии и Генерального Директора в организации тендера
Какие шаги следует предпринять, чтобы выбрать лучшего партнера
Также Вы прочитаете
В каких случаях Генеральный Директор компании «Комус» участвует в тендерах
Что включает тендерное задание производственной фирмы «3М Россия»
Почему компания «Миэль-Недвижимость» предпочитает проводить закрытые тендеры
Цель тендера — выбрать такого поставщика товаров (услуг), который сможет удовлетворить все Ваши требования (по стоимости, срокам поставки, количеству товара и др.). При этом нужно иметь в виду следующее:
Проведение серьезного тендера занимает не менее месяца, и, возможно, промедление сыграет важную роль в Вашем бизнесе. Так, не купив оборудование или не обратившись за услугой вовремя, Вы через месяц можете потерять клиента, а с ним и доход.
Организовывать тендер надо лишь при существенных закупках. По моему опыту, сумма должна быть не менее 10 тыс. долл. США. Если речь идет о меньших суммах, Ваши подчиненные должны самостоятельно находить более дешевые варианты, общаясь с будущими или нынешними партнерами.
Рассказывает практик
Компания «Комус» создана в 1990 году. Работает на рынках канцелярских и офисных товаров. Ассортимент насчитывает более 15 тыс. наименований продукции. «Комус» располагает широкой розничной сетью — 60 фирменных магазинов в Москве и представительства в 16 крупнейших регионах России. Численность сотрудников — 4 тыс. человек. Оборот «Комуса» в 2006 году составил 591 млн долл. США.
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
В нашей компании проводят тендеры при контрактах от 10 тыс. долл. США. В основном это касается поставок оборудования и сырья для производства, транспортно-складской инфраструктуры, закупок торгового оборудования, а также проведения рекламных кампаний. На мой взгляд, не нужно организовывать тендеры в случае долгосрочных контрактов с поставщиками либо специфичности рынка или проекта. Например, вряд ли стоит проводить тендер на поставки офисной бумаги, если заключен выгодный контракт с непосредственным ее производителем.
Рассказывает практик
Компания «3М»»3М Россия» — многопрофильная международная производственная корпорация, основана в 1902 году. Штаб-квартира находится в Сент-Поле (штат Миннесота, США). В 1991 году была образована компания . Сегодня компания занимается шестью бизнес-направлениями. Среди них: производство материалов для промышленности(клейкие ленты, абразивные материалы, фильтрующие системы), системы безопасности дорожного движения и средства индивидуальной защиты, телекоммуникационное оборудование, товары для дома и офиса, материалы для дизайна и рекламы. Клиенты — более 3000 предприятий, в том числе ОАО «РЖД», «Норильский никель», «Русал», «Северсталь», «ТНК-ВР», «АвтоВАЗ».
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
Тендер нужно проводить, если стоимость закупки (одноразовой или за год) превышает некоторую фиксированную сумму. Ее каждая компания устанавливает исходя из своих интересов и рисков при закупке. В нашей компании на тендерной основе закупаются сырье для производства, компьютерное оборудование, офисная техника и мебель, машины для автопарка, а также выбираются компании, оказывающие услуги (в сфере подбора персонала, PR и др.).
Оптимальный срок проведения тендера у нас не определен. В зависимости от сложности и суммы закупки тендер длится от двух недель до двух месяцев. Чем сложнее тендер, чем большее количество поставщиков в него вовлечено, тем больше времени уходит на анализ предложений и принятие окончательного решения. Но если тендер затягивается, то это сигнал о том, что в процессе его организации что-то было сделано неправильно.
Оцените ситуацию и, если Вы располагаете временем на проведение тендера, воспользуйтесь этой формой выбора партнера. Чтобы эффективно организовать тендер и достичь поставленной цели, необходимо сделать несколько шагов (см. также: Какой тендер можно провести).
Шаг 1. Организация тендерной комиссии
Тендерную комиссию Вы можете создать на временной основе или на постоянной (если тендеры Вы проводите регулярно). Состоять она должна из экспертов и представителя отдела, которому необходим данный товар. Роль председателя комиссии желательно взять на себя Генеральному Директору компании-заказчика. В качестве экспертов могут выступать как специалисты Вашей компании, так и Ваши знакомые или консультанты. Главное, чтобы они хорошо разбирались в той сфере деятельности, в которой Вы проводите тендер.
Советы Генеральному Директору:
1. Старайтесь больше общаться со своими директорами. Еще до начала тендера сформулируйте вместе с ними четкие требования, в соответствии с которыми будет проводиться выбор.
2. Создавать постоянную комиссию не всегда эффективно, так как приглашенные эксперты не могут разбираться во всех сферах. Лучше корректировать состав комиссии в зависимости от целей и области, где проводится тендер.
3. Ваша задача — обеспечить такие условия работы комиссии, чтобы быть уверенным: закупка соответствует потребностям Вашего бизнеса. Постарайтесь создать здоровый конфликт интересов между комиссией и поставщиками, участвующими в тендере.
Говорит Генеральный Директор
Международное консалтинговое бюро Brandflight — сетевое агентство корпоративного и персонального брендинга (российское представительство —»Brandflight Россия»). Деятельность бюро базируется на принципах, описанных в книге Томаса Гэда «4D Брендинг». В основе процесса — 24-часовая рабочая сессия с командой топ-менеджеров (сессии предшествует подготовительный этап), а также наблюдение за результатами в дальнейшем. Бюро сотрудничает с ведущими экспертами в разных областях бизнеса в Скандинавии, Великобритании, Франции, Германии и США. Имеет офисы в Стокгольме, Лондоне и Москве. Среди клиентов — компании Virgin, Gameland, Velle и другие.
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
Наша компания небольшая, поэтому проведением тендеров занимаемся мы с финансовым директором. В мои функции входит решение стратегических и тактических вопросов, таких как поиск партнера и общение с ним. А финансовый директор осуществляет финансовый контроль, заключает договоры, предоставляет мне всю необходимую финансовую информацию.
Рассказывает практик
Проект Chаteau le Grand Vostock (Шато ле Гран Восток) — уникальный российско-французский проект по производству в России вин европейского стандарта качества. Включает полный производственный цикл: выращивание винограда, закладка, старение вина во французских бочках, розлив в бутылки, а также дистрибуцию.
Елена Денисова | Финансовый директор проекта Chateau le Grand Vostock, Краснодарский край
Генеральным Директорам небольших компаний я рекомендую лично контролировать весь процесс (от создания тендерной комиссии до принятия решения). К примеру, наше предприятие проводило тендер, чтобы выбрать генподрядчика на строительство завода в Краснодарском крае. Я участвовала в подготовке тендерного задания, выборе партнеров и принятии окончательного решения.
По своему опыту могу сказать: если Генеральный Директор является руководителем проекта и председателем тендерной комиссии, именно он должен ежедневно контролировать проведение тендера.
Генеральный Директор, у которого в подчинении есть заместители по экономике и финансам, маркетингу, по стратегическому развитию и др., проведение тендера может передать подчиненным. В этом случае Вам отведена роль главного эксперта, который, получив информацию об участниках, может вынести окончательное решение. При необходимости Вы можете встретиться с понравившимися кандидатами.
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
Тендерная комиссия включает в себя руководителей подразделений или менеджеров — в зависимости от объема и характера тендера, степени вовлеченности подразделений в тендерный процесс.Наш Генеральный Директор не участвует в работе тендерных комиссий, но контролирует ее. Если тендер проводится на суммы от одного миллиона долларов США, он обязательно знакомится с заявками и результатом, если же речь идет о меньших суммах — по своему усмотрению.
Рассказывает практик
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
В нашей компании в тендерную комиссию всегда входят минимум три сотрудника: заказчик, его руководитель и менеджер по закупкам. К участию в тендере приглашаются не меньше трех работающих с компанией и потенциальных поставщиков продукции (услуг).
Поскольку один из принципов управления нашей компанией — делегирование полномочий от высшего звена к исполнителю, то Генеральный Директор участвует в работе тендерной комиссии лишь при закупках свыше определенных сумм или при выборе поставщика наиболее существенных для компании услуг (продукции). Чаще всего участие Генерального Директора минимально — на уровне эксперта.
Шаг 2. Разработка тендерного задания
В тендерном задании члены комиссии должны перечислить все требования к приобретаемой продукции (услуге). Этот документ позволит Вашим партнерам подготовить более полную информацию, а Вам — сравнить показатели поставщиков.
Документы для скачивания
44KB Образец тендерного задания
Советы Генеральному Директору:
1. Если стратегия развития Вашей компании позволяет определиться с объемами рассматриваемой сделки на два-три года вперед, то обязательно укажите это в тендерном задании.
2. Постарайтесь максимально точно сформулировать технические требования к приобретаемому товару (услуге) и необходимые характеристики. Это позволит Вам быстрее сравнить поступившие предложения, а следовательно, сократит время на проведение тендера.
3. Не указывайте в задании ненужные детали. Помните: излишняя детализация может затянуть тендер.
Рассказывает практик
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
Тендерное задание состоит у нас из следующих пунктов: письмо, приглашающее к участию в тендере, спецификация продукции или услуги, критерии оценки и вес каждого критерия, состав комиссии, сроки проведения тендера, требования к тендерной документации.
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
В нашей компании тендерное задание (бриф) включает следующие параметры: сроки проведения, формат принимаемой заявки от участников, условия определения победителей, задачи проекта и ожидаемый результат, бюджет проекта, прочие условия (механизмы финансирования, замера результатов и др.)
Шаг 3. Выбор партнеров
Комиссия должна разослать тендерное задание Вашим потенциальным партнерам. Так она, во-первых, пригласит их участвовать в тендере, во-вторых, сможет провести мониторинг цен на рынке: Вы поймете, кто завышает маржу, а кто — нет. Например, я стараюсь привлечь не более трех — шести компаний. Причем в этот список входят как крупные предприятия, так и небольшие. Парадокс заключается в том, что иногда последние имеют большее влияние на производителя оборудования и обладают самым главным качеством — гибкостью (в отличие от крупных компаний). Именно поэтому у лидеров рынка цены зачастую выше.
Когда у тендерной комиссии появились первые результаты, их надо проанализировать и попытаться понять, кто хочет заработать на Вашей компании, а кто — действительно стать Вашим партнером. Не стесняйтесь задавать любые вопросы. Изучая презентации, делайте пометки — они Вам очень пригодятся при коллективном обсуждении тендерной документации.
Советы Генеральному Директору:
1. Постарайтесь установить личный контакт с поставщиком. Встретьтесь с ним, расскажите о своих планах по закупкам. Это позволит выяснить, кто из партнеров действительно готов бороться за Вашу компанию и предложить наилучшие условия, кто из них более тесно общается с производителем. В итоге Вы сможете получить не только скидку от продавца, но и дополнительный бонус от производителя.
2. Если в России нет представительства интересующей Вас компании-поставщика, поручите подчиненным отправить письма с предложением о сотрудничестве в европейское представительство компании или в центральный офис. Как правило, это приводит к положительному результату.
Говорит Генеральный Директор
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
В процессе поиска потенциальных участников тендера стоит обращать внимание и на небольшие компании, которые готовы взяться за Ваш проект или предложить необходимую услугу (товар). Не говорите сразу «нет», сначала узнайте, кто именно там работает. Часто из крупных компаний уходят высококлассные профессионалы и организуют свой бизнес; сотрудничество с ними принесет хорошие плоды и, что немаловажно, обойдется дешевле.
Шаг 4. Переговоры с поставщиком, получение скидок
После анализа предложений и выбора потенциальных претендентов тендерная комиссия должна начать активную работу с ними по снижению стоимости. Генеральному Директору полезно знать следующие моменты в работе комиссии:
Рычаг воздействия на претендентов для получения скидок — тендерные предложения от других поставщиков.
Комиссии необходимо конструктивно подходить к общению с продавцом и производителем. Ищите недостатки у поставщика и в его решениях, а также риски, которые могут повлиять на дальнейшее общение с продавцом и производителем.
Комиссии еще до окончания тендера следует изучить стандартные условия договора. Затем, абстрагируясь от договора, члены комиссии должны плавно подвести поставщика к тем условиям, которые удовлетворят обе стороны.
Совет Генеральному Директору. Вы лично должны контролировать ход переговоров. Если видите, что без Вашей помощи дополнительного витка взаимоотношений не получится, включайтесь в переговоры. Тем самым Вы подчеркнете интерес к партнеру, который будет вынужден сделать ответный шаг. Но замечу, что таким образом подтолкнуть переговоры обычно удается лишь один раз.
Говорит Генеральный Директор
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
Бывает, что решение Ваших задач лежит на стыке предложений двух участников тендера. Это усложняет задачу. Но тендер для того и проводится, чтобы найти оптимальное решение. Порой использовать в проекте двух партнеров — гораздо эффективнее. К примеру, в рекламном и коммуникационном бизнесе это случается достаточно часто.
Шаг 5. Проверка партнеров
Перед окончательным выбором партнера нужно убедиться, что обещания будут им выполнены. Существует несколько способов проверки контрагентов: публичный, закрытый и сарафанное радио.
Публичный способ. Проверка заключается в поиске информации в Интернете и прессе. К сожалению, таким образом Вы не всегда получите стоящие сведения, но кое-что, безусловно, понять можно. Так, любая уважающая себя современная компания заботится о своем «лице» в Интернете. Обратите внимание на корпоративный веб-сайт, качество его оформления. Уровень сайта будет говорить о том, как именно компания позиционирует себя на рынке. Однако я не раз сталкивался с профессиональными компаниями, совершенно не занимающимися самопиаром. По их словам, хороший товар в рекламе не нуждается.
Закрытый способ. Попросите у предполагаемого партнера информацию о его реализованных проектах, а также перечень клиентов (можно и без контактных данных). Например, я самостоятельно ищу контактных лиц в компаниях, представленных партнером, и получаю отзывы. На мой взгляд, это самый объективный способ проверки.
Сарафанное радио. Позвоните знакомым и партнерам, узнайте их мнение о Ваших будущих поставщиках. Как правило, это не более чем слухи. Однако порой и среди слухов встречается правдивая полезная информация (о том, как проверить партнеров, читайте также в статье «Как разработать систему налоговой защиты»).
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
Подводя итоги тендера, мы проверяем новых партнеров, рассматриваем их кредитную историю, место и репутацию на рынке, собираем рекомендации. Представление итогов своих работ для других заказчиков, их координат и рекомендаций обычно включается в условия участия в тендере.
Шаг 6. Принятие решения
Итак, основные шаги сделаны. Теперь на основании полученной информации тендерная комиссия должна принять окончательное решение.
Советы Генеральному Директору:
1. Обязательно присутствуйте на итоговом заседании тендерной комиссии.
2. Дайте возможность высказаться каждому члену комиссии.
3. Постарайтесь подвести комиссию к самостоятельному решению и единому мнению. В противном случае Вы должны быть готовы к тому, что окончательное решение придется принимать Вам.
Говорит Генеральный Директор
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
Будучи не только организатором, но и участником тендера, советую не затягивать с принятием окончательного решения о выборе партнера. Подготовка тендера, составление тендерного задания и приглашение участников могут занимать столько времени, сколько Вы сочтете нужным. Однако, отсеяв неподходящих и оставив двух-трех лучших, постарайтесь сообщить им о Вашем решении в кратчайшие сроки. Если Ваши раздумья продолжатся месяц, а то и два, участники тендера просто могут отказаться с Вами сотрудничать.
Рассказывает практик
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
Мы принимаем окончательное решение на основе анализа предложений, качества презентаций, оценки переговоров с поставщиками и рекомендаций от существующих клиентов. Также для проверки выбранного нами поставщика можем провести тестовые закупки.
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
Если тендер закрытый, то отбираются заранее несколько участников — до пяти компаний. Если открытый, то число участников ограничивается только утвержденными сроками подачи заявок.
С победителем тендера идет дальнейшая работа по уточнению его предложения. Главное условие переговоров: такие моменты, как цена услуг, объем работ, результат, пересмотру подрядчиком не подлежат, за исключением тех случаев, когда условия меняем мы.
Бывает, что в процессе уточнения появляются новые неприемлемые для нас условия со стороны подрядчика. Тогда мы обращаемся к другим устраивающим нас заявителям либо проводим новый тендер.
Кто первый назвал цену, тот проиграл
Риелторская компания «Миэль-Недвижимость» основана в 1990 году, обладает развитой информационной базой и передовыми технологиями. В настоящее время в Москве и Подмосковье открыто 37 отделений компании. «Миэль-Недвижимость» оказывает полный спектр профессиональных услуг на рынке недвижимости.
Григорий Куликов | Председатель совета директоров компании «Миэль-Недвижимость», Москва
На мой взгляд, открытые тендеры малоэффективны, они отнимают больше времени и сил. Мы проводим закрытые тендеры, поскольку знаем, кто и что нам может предложить. Тендеры в нашей компании делятся на две категории:
1. Выбор партнера-аутсорсера (для выполнения работ, связанных с нашим производством) — архитектурной мастерской, генерального подрядчика и т. д.
2. Выбор обслуживающей компании: тендер по выбору фирмы для обновления нашего корпоративного сайта, разработки креативной концепции, IT-системы.
Какой тендер можно провести
Открытый тендер — это публичная акция, в ее ходе Ваша компания достаточно широко освещает свои ближайшие рыночные намерения. Вы формулируете задачу, описываете рыночную ситуацию и условия, которым должно соответствовать решение задачи. После этого информация о тендере распространяется в открытых источниках.
Открытый тендер я рекомендую проводить, если сумма заказа очень велика (например, речь идет о строительстве здания). Открытый тендер обеспечит максимальную прозрачность для акционеров при выборе партнера и принятии решения, значительно снизит вероятность того, что на итоги повлияет материальная заинтересованность Ваших подчиненных (проще говоря — будет получен откат).
Закрытый тендер предполагает, что Вы или тендерная комиссия проводите предварительный отбор участников (как правило, не более пяти-шести компаний), знакомитесь с их представителями, рассказываете о своих планах.
Объявления о проведении закрытых тендеров не публикуются, приглашения направляются в индивидуальном порядке. Обычно в закрытых торгах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы.
Такой тендер лучше проводить, если Вы ограничены во времени и знаете рынок профессиональных компаний в рассматриваемой области. В противном случае (при открытом тендере) Вам придется потратить время на изучение опыта и уровня компаний, оценить риски взаимодействия с потенциальными партнерами, которые желают участвовать в тендере. Все это приводит к увеличению сроков.
По материалам, предоставленным автором статьи
Мы обязательно создаем тендерную комиссию — как правило, не более чем из семи человек. Этого вполне достаточно, чтобы получить объективное мнение о поставщиках. Председателем комиссии обычно назначаем руководителя курирующего бизнес-подразделения. Так, если речь идет о строительстве поселка, председателем комиссии будет директор управления загородной недвижимости, когда же проводится тендер по выбору креативной концепции — директор управления маркетинга. Обычно я выступаю экспертом тендерной комиссии, иногда — председателем. При принятии окончательного решения о выборе партнера мой голос является «одним из». Никаких привилегий у меня, так же как у остальных членов комиссии, нет.
По моему опыту, участвовать в тендере должно не больше пяти — семи компаний. Большее количество сложно оценивать. Но, чтобы пригласить достойных участников, важно правильно составить тендерное задание. Наши требования к нему — структурированность, наличие ключевых параметров, по которым участник тендера сможет высказать свое мнение: «в состоянии выполнить или нет», «устраивают условия или нет».
Необходимо, чтобы после изучения тендерного задания потенциальные партнеры могли сделать нам предложения, которые затем мы смогли бы сравнить. К примеру, тендерное задание по выбору архитектурной мастерской содержит следующие пункты:
Другой вариант — просто ограничиться территориальными характеристиками проекта и отдать все остальные параметры на откуп архитекторам. Однако в этом случае тендер может затянуться надолго.
Совет! Важный момент, о котором я рекомендую не забывать, — это стоимость проекта. Существует аксиома продавца: «Кто первый назвал цену, тот проиграл». Когда Вы составляете и рассылаете тендерное задание, общаетесь с участниками и даже уже видите будущего партнера, ни в коем случае не говорите ни слова о цене проекта. Участники сами должны калькулировать и оценивать, сколько стоит их работа. Ваша роль — сказать, что Вы хотите, слушать и сравнивать.
Окончательное решение надо принимать поэтапно: сначала проверьте качество, затем сравните цены, дальше договаривайтесь о сроках. Вполне вероятно, Вам удастся получить скидку. Но не ставьте это главной целью проведения тендера.
ПОЛЕЗНЫЕ ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
Статья П. Круковского «Откуда берутся честные цены?». Общаясь с директорами компаний, занимающихся строительством, проектированием и монтажом инженерных систем зданий, автор пришел к выводу: сложившаяся в России практика проведения «бездумных» тендеров приводит к тому, что профессионально работающие компании, обеспечивающие высокое качество работ (услуг), лишаются заказов, которые передают шабашникам. Даны общие правила проведения тендеров, детально рассмотрены тендеры в сфере систем безопасности и телекоммуникаций.

Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

2. Отобранным агентствам разослать приглашение к участию в тендере и бриф. Пригласить на встречу. Если бриф достаточно детализирован, можно попросить сделать предварительную оценку проекта с достоверностью +/- 30%, тем самым определив, кто из компаний вам подходит, поскольку стоимость может отличаться в несколько раз. Вы должны понимать, что на данном этапе, стоимость является приблизительной (только если вы не даете детализированное ТЗ), и окончательная смета может быть сформирована только после первого этапа проекта –написания ТЗ или построения прототипа со спецификацией.

3. На встрече следует обращать внимание на следующие нюансы:

  1. Понимание агентством последних трендов в дизайне, технологиях;
  2. Понимание задач, которые стоят перед создаваемым продуктом;
  3. Готовность объяснить/отстоять свою точку зрения перед клиентом;
  4. Четко объяснить заказчику этапы проекта и правила управления им, управления объемом проекта и бюджетом.
  5. В качестве дополнительной опции вы можете попросить агентство подобрать примеры уже существующих в мире сайтов, можно из других товарных категорий, которые они использовали для вдохновения при работе с вашим проектом как с точки зрения дизайна, так и с точки зрения навигации. Здесь вы поймете, насколько одинаково вы смотрите на мир.

На данном этапе важны такие нюансами соблюдения процедуры:

  1. Все участники должны получить одинаковый бриф
  2. Вопросы, задаваемые участникам, должны быть одинаковыми
  3. Состав участников встреч со стороны заказчика не должен меняться

В принципе, на данном этапе тендер может быть закончен. Вы увидите компании, которые соответствуют вашим ценовым ожиданиям, а при проведении презентаций сможете выбрать компанию, с которой вы просто мечтаете работать.

Этап 2. Креативный/дизайнерский тендер

Если по каким-либо причинам вам необходимо в рамках тендера увидеть результаты работы компаний именно над вашим продуктом, то проводится вторая часть тендера, в рамках которого вы ставите задачу агентствам по созданию дизайнерского продукта.

К данному этапу рекомендуется приглашать не более трех компаний.

Разработка предложений требует от агентства существенных материальных и временных затрат. Данный этап рекомендуется делать оплачиваемым, либо объявить компаниям рамки будущего бюджета, чтобы участники тендера были мотивированы к участию в нем. Это подтверждает серьезность намерений рекламодателя и позволяет агентствам привлекать больше ресурсов для разработки предложения.

На данном этапе можно предложить агентствам:

  1. Создать UI-дизайн главной и одной внутренней страницы
  2. Создать дизайн главной и одной внутренней станицы

Для оценки предложений компаний-участников рекомендуется сделать внутреннюю таблицу «экспертных оценок», т.е. перечень критериев, по которым вы будете оценивать работы, вес каждого критерия и оценки, выставляемые участниками тендерной комиссии.

В эту таблицу можно перенести оценку стоимости со своим весом из первого этапа тендера. Пример таблицы для проведения тендера с использованием метода экспертных оценок:

Участник

Участник 1

Участник 2

Участник 3

Участник ….

УчастникN

Критерий

Вес критерия

Цена

1 … 10

Понимание маркетинговой задачи

1 … 10

Уровень портфолио

1 … 10

Уровень предложенного UI-решения

1 … 10

Уровень предложенного дизайнерского решения

1 … 10

Уровень экспертизы участника в …

1 … 10

Другие критерии

Данная таблица заполняется каждым экспертом (участником тендерного комитета), после чего делается сводная таблица по всем экспертам и участникам.

Особенности проведения данного этапа тендера:

  1. Всем участникам должна быть поставлена одинаковая задача
  2. Все участники должны знать критерии оценки и вес каждой оценки
  3. Все участники должны иметь одинаковое время на выполнение задачи
  4. Со всеми участниками должен быть заключен договор о конфиденциальности и о соблюдении авторских прав
  5. В оценке результатов должны участвовать должностные лица, принимающие окончательное решение
  6. Всем участникам должна быть предоставлена равная возможность презентовать свои решения
  7. Список участников должен быть им известен. Это не должно быть тайной

Рекомендации и идеи, использованные компаниями при подготовке презентации, являются их собственностью, и защищены авторским правом. Заказчик не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер компаний. С другой стороны, компания, которой сообщили фундаментальные составляющие технической, маркетинговой и коммерческой стратегий компании-заказчика, должна считать их строго конфиденциальными и не использовать для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано заказчиком.

Чего не следует делать при проведении тендера

  1. В рамках одной итерации оценивать и креатив, и стоимость. Вы можете оказаться в ситуации, когда предложенное решение будущего продукта по стоимости не соответствует вашему бюджету.
  2. Если у вас сложный по функционалу сайт, не стоит присылать запрос в агентство на сайт конкурента или другой компании в отрасли с запросом: «А сколько такое стоит?» Компания-исполнитель не должна и, скорее всего, не будет заниматься аудитом чужого сайта для оценки его структуры, функционала и сложности для определения стоимости. Потрудитесь составить свой бриф. Приветствуется при составлении брифа давать ссылки на другие сайты для примеров особенностей работы отдельных модулей.

>
Новичку

Новичку: как поставщику начать участвовать в госзакупках

Участие в госзакупках приобретает всё большую популярность. Крупные компании, малый и средний бизнес, индивидуальные предприниматели, физические лица становятся поставщиками госзакупок. В госзакупках участвуют заказчик и поставщики. Заказчиком является федеральное и муниципальное учреждение, которое приобретает для своих нужд товары, работы или услуги на средства, выделяемые из госбюджета. Поставщиком можно стать, выиграв тендер. Тендер – это электронная процедура выбора поставщика товара (услуги) либо исполнителя работы. Из допущенных к процедуре выбора поставщиков побеждает тот, кто предложит наименьшую цену.

Тендеры пришли в российскую практику госзакупок и муниципальных закупок из мировой торговли, где были разработаны чёткие правила и процедуры. Как конкурсные процедуры, тендеры удобны государству для контроля бюджетных средств. Они позволяют чиновникам отчитаться перед государством, почему был выбран тот или иной поставщик товаров или услуг. Система тендеров была задумана для того, чтобы исключить сговор заказчика и поставщика и обеспечить конкурентную среду — основу рыночных отношений.

Какие выгоды получает поставщик? Победитель тендера приобретает заказ с гарантированным размером оплаты. Победить в тендере – значит стать лидером в своём сегменте рынка, обеспечить устойчивый рост компании. Участие и победа в тендере для производителей и поставщиков – это импульс к дальнейшему развитию бизнеса, ведь компания получает внушительный заказ на свою продукцию, который может исчисляться несколькими миллионами рублей.

Государственные закупки проводятся в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ. Государственные корпорации, субъекты естественных монополий, хозяйственные общества, с государственным участием в размере более 50%, а также некоторые другие организации, обязаны производить закупки в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ. Эти закупки тоже причисляют к разряду государственных, иногда их называют корпоративными закупками.

Все закупки в соответствии с законами 44-ФЗ и 223-ФЗ публикуются в открытой Единой информационной системе (ЕИС).

>Инструкция для поставщика

Как подготовиться

Пакет документов на участие в госзакупках формируется приблизительно в течение 20 дней. Срок, отведенный для подачи участниками заявок бывает и того меньше. Для подготовки лучше заранее разработать план мероприятий для участия компании в закупках, установить сроки их проведения и круг ответственных лиц. Разобраться в вопросе поможет изучение документации нескольких интересующих закупок, публикуемых в открытой Единой информационной системе (ЕИС).

ШАГ 1. Изучение 44-ФЗ

Скажем сразу — 44-ФЗ легким для изучения законом не назовешь, и все же необходимо приложить усилия и внимательно изучить прописанную 44-ФЗ процедуру выбора поставщика — это своеобразный алгоритм того, что, в какие сроки и каким образом необходимо делать участнику госзакупок.

ШАГ 2. Выбор электронной площадки

Необходимо выбрать электронную площадку для участия в электронном аукционе из 8 электронных торговых площадок, отобранных правительством РФ для проведения электронных аукционов. К шести работающим на сегодняшний день операторов электронных площадок добавятся с 1 октября 2018 г. электронные площадки «ТЭК – Торг» и «Электронная торговая площадка ГПБ». В перечень электронных площадок входят следующие:

1.АО «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан»;
2.АО «Единая электронная торговая площадка»;
3.АО «Российский аукционный дом»;
4.АО «ТЭК — Торг»;
5.АО «Электронные торговые системы»;
6.ЗАО «Сбербанк — Автоматизированная система торгов»;
7.ООО «РТС — тендер»; ООО «Электронная торговая площадка ГПБ»;
8.ЗАО «Автоматизированная система торгов государственного оборонного заказа» — специальная площадка для госзаказа.

ШАГ 3. Получение электронно-цифровой подписи

Электронная цифровая подпись позволяет присвоить электронному документу юридический статус, равноценный юридическому статусу обычного документа, на котором стоит подпись уполномоченного лица и печать организации.

Процедура получения электронно-цифровой подписи (ЭЦП) осуществляется в одном из Авторизованных удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия выбранной площадки. Она занимает от 2 до 5 рабочих дней. Список удостоверяющих центров можно узнать на сайте выбранной электронной площадки. В офисе удостоверяющего центра необходимо будет получать сертификат, поэтому выбор должен быть сделан в пользу близлежащего удостоверяющего центра.

Сертификаты ЭП, полученные в Авторизованных удостоверяющих центрах, подходят для использования на всех Электронных торговых площадках, отобранных в целях проведения электронных аукционов для государственных и муниципальных нужд, а также на площадках, работающих в рамках закона № 223 ФЗ о закупках государственных корпораций и естественных монополий.

Вы можете связаться с call-центом Ассоциации электронных торговых площадок для поиска ближайшей точки выдачи ЭЦП.

Для этого Вам необходимо заполнить регистрационную карту или позвонить по федеральному многоканальному телефону 8-800-2000-100.

ШАГ 4. Подготовка документов

Участник направляет оператору ЭТП информацию, указанную в ч. 2 ст. 61 44-ФЗ, а именно:

Для физических лиц: заявление, которое формируется в электронном виде; 1-20 страницы паспорта (только для физлиц); адрес электронной почты.

Индивидуальные предприниматели дополнительно к этому предоставляют: копию выписки из Единого государственного реестра (она должна быть получена не ранее чем за 6 месяцев до момента подачи запроса); ИНН; доверенность на получение регистрации и осуществление действий, если от имени участника закупки действует иное лицо.

Для юридического лица дополнительно ко всем предыдущим пунктам: копии учредительных документов (устав или договор, в зависимости от организационно-правовой формы); копии документов, подтверждающих полномочия лица (решение о назначении руководителя на должность); решение об одобрении и совершении сделок с указанием ее максимальной суммы.

Необходимые документы должны быть переведены в электронный формат (отсканированы). К ним площадки устанавливают определенные требования: объем до 12 мегабайт; допустимые форматы —.doc,.docx,.pdf,.txt,.rtf,.zip,.rar, xls, xlsx, xps, jpeg,.jpg,.gif,.png.

ШАГ 5. Установка необходимого программного обеспечения

Установка может быть выполнена как своими силами, так и силами специалистов удостоверяющего центра.

Для успешного прохождения процедуры регистрации необходимо настроить персональный компьютер. Алгоритм настройки прост:
1.Установить браузер Internet Explorer 11 или выше.
2.Скачать и запустить Программу для настройки корректной работы на ЭТП.
3. Установить любой из криптопровайдеров: Крипто-Про 3.6 или выше, LISSI 1.3.6, Сигнал-КОМ.
4.Установить сертификат электронной подписи, который вам выдал удостоверяющий центр при получении ЭЦП.
5. Настроить ЭЦП.

ШАГ 6. Аккредитация на ЭТП

Процесс аккредитации на ЭТП бесплатный при наличии сертификата ЭЦП, полученного в аккредитованном удостоверяющем центре. Если поставщик серьезно намерен зарабатывать на госконтрактах, то целесообразно аккредитоваться на всех ЭТП. Это связано с тем, что закупки не дублируются. Аукцион может быть проведен только на какой-то одной площадке. Чтобы подавать заявки на участие в закупке, нужно получить допуск именно к той ЭТП, на которой она проводится.

Срок рассмотрения заявления на аккредитацию составляет не более чем пять рабочих дней. При принятии оператором электронной площадки решения об отказе в аккредитации – участник размещения заказа, после устранения указанных замечаний, вправе вновь направить заявление на аккредитацию. Аккредитация предоставляется на три года.

ШАГ 7. Поиск торгов и подача заявки

Закупки по № 44-ФЗ размещены на нашем сайте. При помощи сервиса «Расширенный поиск» можно найти интересующие тендеры по таким критериям, как регион поставки, диапазон начальной цены заявки, наименование заказчика. Важно внимательно изучить требования закупочной документации и корректно подать заявку.

ШАГ 8. Внесение обеспечения

Внесение обеспечения Закон о контрактной системе (ст.44 № 44-ФЗ) обязывает заказчика устанавливать размер обеспечения заявок при проведении аукционов. Эти средства подтверждают серьезность намерения участвовать в процедуре и заключить контракт. Участник перечисляет их на свой лицевой счёт, который открывает одновременно с аккредитацией на электронной торговой площадке (ЭТП).

Обеспечение заявок стало меньше. А в закупке до 1 млн руб. его может совсем не быть. В закупках дороже обеспечение заявки будет таким:

• от 0,5 до 1 %, если НМЦ от 1 млн до 20 млн руб.,
• от 0,5 до 5 %, если НМЦ от 20 млн руб.,
• 2%, если НМЦ от 20 млн и действуют преференции для УИС и организаций инвалидов.

Таким образом, для участия в торгах необходимо иметь нужную сумму на площадке. В момент отправки предложения сумма обеспечения блокируется. Однако это не означает, что вы можете участвовать только в одной процедуре. Участник сам решает, сколько средств находится у него на счету. И только их общий объем ограничивает число аукционов, на которые можно подать предложения. Главное, чтобы денег хватило на обеспечение по каждому. Обращаем внимание, что сумма блокируется, но не тратится. Возможность пользоваться заблокированными деньгами возобновляется при отзыве предложения, отказе в допуске к участию в закупке, после подведения итогов.

Выдавать гарантии для госзакупок могут только 173 банка. На сайте Минфина опубликован обновленный перечень банков, которые вправе выдавать банковские гарантии для обеспечения заявок и исполнения контрактов по 44-ФЗ.

ШАГ 9. Процедура электронных торгов

Длительность этого этапа может продолжаться от нескольких минут до 48 часов. Каждый участник должен заранее предусмотреть примерную стоимость своих услуг или товаров, до которой он готов торговаться.

ШАГ 10. Подписание контракта

Победителем торгов становится участник, подавший предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и предложивший лучшие условия.

ШАГ 11. Приёмка исполнения контракта

Приемка исполнения контракта по 44-ФЗ осуществляется согласно правилам и срокам, указанным в контракте (п. 13 ст. 34 44-ФЗ). Теперь заказчики обязаны привлекать внешних экспертов к приемке товаров или работ по контракту, заключенному в соответствии с п. 25.1-25.3 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Если вы стали победителем такой закупки, будьте внимательны и соблюдайте все условия контракта. К мелочам, на которые заказчик может не обратить внимание, чтобы быстрее принять нужный товар, внешняя комиссия может выразить свой отказ. По результатам подписывается акт приемки либо составляется мотивированный отказ.

Условия проведения тендера

Говоря о правилах проведения, нельзя не упомянуть о том, кто может выступать организатором торгов. Это бюджетные учреждения, казенные учреждения, унитарные предприятия, коммерческие организации и другие виды юрлиц. Исполнителями контрактов могут быть как физлица, так и ИП, а также юридические лица. К госзакупкам не допускают офшорные компании и тех, кто включен в реестр недобросовестных поставщиков.

О том, как провести тендер, говорится в законе. Сначала заказчик создает контрактную службу или назначает контрактного управляющего. Далее он планирует процедуры на год. В соответствии с объемом бюджетных средств заказчик закупает товары, работы и услуги, выбирая исполнителя контракта путем проведения торгов. Также на начальном этапе нужно зарегистрироваться в ЕИС и получить электронную цифровую подпись.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Способы проведения тендеров

Все используемые в госзакупках виды тендеров указаны в 44-ФЗ. Они делятся на конкурентные и неконкурентные, бумажные и электронные, с ограничениями и без. Способы определения поставщика бывают открытыми и закрытыми, «бумажными» и электронными, с ограничениями для отдельных лиц и без них, конкурентными и неконкурентными. К конкурентным относят конкурс, аукцион, запрос предложений, запрос котировок, а к неконкурентным закупку у единственного поставщика. Преимущественным способом является конкурс. А вот закупку у единственного поставщика можно провести в крайне ограниченном количестве случаев.

Возможность проводить электронные тендеры появилась с 2018 года, а с 2019 года процедуры стали электронными по умолчанию. Бумажными остались только некоторые виды. Например, торги за рубежом.

Также выделяют один неконкурентный способ определения исполнителя контракта. Это закупка у единственного поставщика. Полный список случаев, когда можно проводить эту процедуру, содержится в ст. 93 Закона о контрактной системе. Заказчики, работающие по 223-ФЗ, должны включать такой перечень в свои положения о закупках.

Смотрите в Системе Госзаказ решения для каждого способа электронных закупок. Провести процедуры помогут пошаговые инструкции, схемы и шаблоны документов для скачивания с подсказками на полях, а также примеры из практики ФАС за последние полгода.

Правила участия в тендерах

Существует регламент не только для заказчиков, но и для поставщиков. Во-первых, на начальном этапе поставщику необходимо получить электронную цифровую подпись, зарегистрироваться в ЕИС и аккредитоваться на торговых площадках, где проводятся госзакупки. Не лишним будет пройти базовое обучение по участию в тендерах.

К закупкам не допускают лиц с долгами по налогам и обязательным сборам, зарегистрированных в офшорной зоне, банкротов и тех, чья работа приостановлена судом, а также имеющих судимость за экономические преступления. Сложно стать поставщиком тому, информация о ком внесена в реестр недобросовестных поставщиков, а также нарушившим порядок закупки (например, тем, кто не предоставил обеспечение заявки).

Чтобы принять участие в тендере, сперва необходимо получить электронную цифровую подпись, зарегистрироваться в ЕИС, получить аккредитацию на ЭТП. Рекомендуем сделать все это заранее, а не перед самой закупкой, поскольку на подачу заявок дается ограниченный срок.

Следующий шаг — выбор процедуры и подача заявки. Содержание заявки зависит от вида тендера. К ней прикладываются обязательные документы. Их список смотрите в документации. Для участия в тендере обычно нужны учредительные бумаги, выписки из реестра юрлиц или ИП, декларации о принадлежности к СМП или СОНКО, о соответствии требованиям закона, а также документы о соответствии дополнительным требованиям заказчика.

Тендерные продажи строятся не только на разовой продаже, выполняя контракты качественно, без нареканий со стороны заказчиков, вы формируете свою положительную репутацию в госсекторе, расширяете свой бизнес и увеличиваете прибыль. Как раз на этапе увеличения тендерных продаж, поставщики начинают допускать досадные ошибки в ведении бизнеса, не свойственные новичкам. Редакция журнала «Поставщик. Всё для тендеров» собрала эти ошибки в статье, чтобы вы проанализировали и нашли свои слабые места. А пошаговый алгоритм поможет оптимизировать работу по участию в тендере на каждом его этапе. Итак, смотрите, на чем спотыкаются даже опытные поставщики.

Процедура тендера

Проведение тендеров на закупку подразумевает несколько этапов. На первом заказчик готовит документацию, в назначенный день он публикует ее в ЕИС. Участникам дается срок на подачу заявок. После его истечения заявки не принимаются. Когда все предложения поданы, начинается их оценка. Процедура зависит от типа тендера. Например, в запросе котировок у заявки одна часть, а в электронных конкурсах и аукционах их две, поэтому рассматривают их по порядку.

Закупочная комиссия проверяет заявки на соответствие требованиям и отклоняет предложения, которые не отвечают условиям документации и положениям закона. Победителя выбирают по заранее установленным критериям. В конкурсе им становится тот, кто предложил наилучшие условия исполнения контракта, а в аукционе — автор заявки с самой низкой ценой.

Зачастую поставщиков волнует вопрос, как выиграть торги. Это зависит от массы факторов. Среди них соответствие компании и ее продукции требованиям заказчика, наличие конкурентов и качество их предложений и т.д. Не рекомендуем на начальном этапе выбирать закупки с миллионными контрактами. Во-первых, придется отдать значительную сумму в качестве обеспечения заявки. Во-вторых, за любым нарушением последуют большие пени и штрафы. Не рассчитав свои силы, вы рискуете сорвать сроки и угодить в реестр недобросовестных поставщиков. Новичкам подойдут небольшие региональные закупки. Не рекомендуем также предлагать взятку за победу. Как, когда и за что заведут уголовное дело — ответим в одной статье

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *