Постановка управленческого учета на предприятии

Содержание

Для чего нужен управленческий учет?

Управленческий учет жизненно необходим для каждой организации. Его главной целью является – обеспечение руководителей и менеджеров необходимой информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Качественно поставленный управленческий учет дает возможность получать актуальную, реальную информацию об истинной стоимости компании, позволяет оценить финансовую устойчивость компании, определить точку безубыточности и другие важнейшие показатели необходимые для своевременного и правильного принятия управленческих решений. В наше нестабильное время это очень актуально и является конкурентным преимуществом компании.

Управленческий учет должен отвечать двум основным требованиям:

  1. Максимально оперативно предоставлять необходимую информацию, отражать ситуацию в бизнесе в режиме «здесь и сейчас». Это особенно важно в условиях кризиса.
  2. Иметь набор удобных инструментов для анализа. Учет должен давать ответы на вопросы: «что произошло?», «почему это произошло?» В каком направлении двигаться дальше – это уже будет Ваше дальнейшее управленческое решение.

>Пользователи управленческого учета

  1. Собственники
  2. Генеральный директор
  3. Топ-менеджмент компании

Этапы постановки (доработки) управленческого учета

Разработка, внедрение и автоматизация управленческого учета проводится в несколько этапов. В каждой конкретной компании программа составляется индивидуально. Приведем «примерный» план работ.

1 этап.

Подготовительный

На данном этапе проводится

Анализ деятельности предприятия, включающий в себя:

  • Анализ бизнес-процессов, протекающий в компании;
  • Диагностика и выявление всех ключевых моментов, формирующих данные по управленческому учету.
  • Мы собираем информацию и согласовываем с клиентом задачи, которые он хочет решить с помощью управленческого учета.
2 этап.

Разработка системы управленческого учета:

  • Разработка методологии бюджетирования, бюджетного классификатора и основных универсальных форм управленческой отчетности;
  • Описание должностных обязанностей сотрудников, ответственных за занесение данных в отчетные формы;
  • Согласование с клиентом разработанной системы;
  • Инструкции по составлению всех форм отчетности, анализ, план-факт.
3 этап.

Автоматизация системы управленческого учета с применением программного обеспечения:

  • Написание технического задания программисту;
  • Написание отчетов программистом и внедрение готового решения (без учета стоимости программиста);

Настройка учетной программы ведется совместно с Вашим или предложенным нами программистом, выполнявшим ранее подобные задания.

4 этап.

Консультирование при внедрении системы управленческого учета.

1. Что такое управленческий учет

Первостепенная задача управленческого учета — это обрисовать для руководства реальную картину состояния предприятия, помочь распределить резервы и повысить эффективность.

Цель управленческого учета — предоставить руководству компании и специалистам отделов запланированные показатели, фактические цифры и прогнозную информацию, касающуюся деятельности предприятия.

Насколько корректны эти данные, настолько эффективными и обоснованными станут управленческие решения.

Дадим определение понятию.

Управленческий учет — это методика подготовки и оценки сведений о работе организации. Она показывает результаты экономической деятельности предприятия и используется для целей управления.

На каких принципах основывается управленческий учет:

  • обособленность — и предприятие в целом, и его отделы рассматриваются независимо от других;
  • непрерывность — сведения для учета должны поступать регулярно, а не беспорядочно;
  • полнота — информация должна быть как можно более полной;
  • своевременность — данные обязательно должны предоставляться в момент необходимости;
  • сопоставимость — идентичные параметры за разные временные промежутки должны формироваться по одним и тем же принципам;
  • понятность — данные должны оформляться в понятной для адресата форме;
  • периодичность — внешнюю и внутреннюю отчетность нужно обязательно формировать в предписанные сроки;
  • экономичность — затраты на работу системы учета должны окупаться выгодой от её использования.

Чтобы внедренный управленческий учет оправдывал себя, необходимы три условия: хорошие специалисты, активное участие руководства и выделение специальных ресурсов.

Как это выглядит? В небольших компаниях управленческий учет представляет собой набор электронных таблиц. При больших объемах информации целесообразно выбрать специальный программный продукт.

С управленческим учетом тесно связаны бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств (БДР и БДДС).

2. Какие существуют методы управленческого учета — 7 основных методов

Поскольку по закону не существует четких требований к ведению управленческого учета, допускается варьировать и выбирать методы и способы, удобные для конкретного учреждения.

Задача управленческого учета — это оценка себестоимости и контроль расходов. Мы выделили наиболее распространенные подходы к организации этого процесса.

Метод 1. Определение точки безубыточности

Этим термином, также называемым критической точкой, обозначается объем выпускаемой продукции и ее сбыта, при котором организация начинает получать прибыль от реализации своего товара. То есть доходы начинают перекрывать расходы.

Точка безубыточности обозначается в единицах продукции либо в финансовом выражении.

Метод 2. Бюджетирование

Определение говорит само за себя. Этот метод управленческого учета помогает максимально эффективно распределять ресурсы предприятия за счет тщательного планирования и последующего контроля и анализа отклонений от плана.

Бюджетирование помогает экономить и слаженно взаимодействовать

В основе бюджетирования лежит использование данных об экономике предприятия. Поэтому важнейшая функция программы бюджетного управления — способствовать объективному анализу и принятию решений.

Метод 3. Процессный расчет затрат

Так называемый процессный метод актуален при серийном производстве однотипной продукции или когда процесс производства невозможно прерывать по экономическим причинам или по причинам безопасности.

В процессном расчете составляется соотношение расходов с продукцией, выпущенной за конкретно взятый период.

Метод 4. Проектный расчет затрат

Используется в случаях, когда изготавливается изделие по спецзаказу.

В каждом проекте или партии выпущенной продукции производится расчет затрат:

  • на материалы;
  • оплату работникам;
  • прочие расходы.

Этот метод также называют позаказным.

Метод 5. Передельный расчет затрат

Попередельный метод нужен в массовом производстве. Здесь определяющий процесс — это последовательный переход сырья в конечный продукт.

Группы процессов производства образуют переделы. Каждый такой передел либо выпускает промежуточный продукт (полуфабрикат), либо завершает весь процесс и выдает продукт в конечном варианте.

Метод 6. Нормативный расчет затрат

Этот метод представляет учет отклонений реальной себестоимости от запланированной. Расчет нормативной себестоимости ведется по каждому виду выпускаемой продукции.

По итогам завершения периода проводится учет отклонений:

  • отрицательных — излишний расход сырья;
  • положительных — рациональный расход материалов.

Отдельным пунктом стоит учет условных отклонений. Они появляются из-за расхождений в составлении калькуляций, поэтому бывают и отрицательными, и положительными.

Метод 7. Директ-костинг

Фактически это контроль затрат. Основная цель директ-костинга — разделить их на постоянные и переменные.

Чтобы проще было различить суть этих понятий, составим таблицу.

Постоянные и переменные затраты:

Постоянные Переменные
1 Стоят обособленно от объемов производства Прослеживается их прямая зависимость от количества выпускаемой продукции
2 Учитываются в рамках определенных сроков Временной период — необязательный фактор
3 Не распределяются на категории продукции и входят в общую статью расходов предприятия Включают сумму выпущенного товара и еще не завершенного производства

Наиболее существенная особенность директ-костинга — это возможность видеть взаимосвязи между объемами продукции, затратами и прибылью.

3. Как происходит постановка управленческого учета — 5 основных этапов

Теперь распишем детально, как организовать управленческий учет.

Для наглядности я составила поэтапный алгоритм действий.

Этап 1. Определение основных потребителей данных управленческого учета

Основные заказчики и получатели сведений управленческого учета — руководители компании и члены совета директоров, менеджеры разных уровней, поскольку они принимают главные бизнес-решения.

Если необходимо изложить людям, принимающим решения суть проблемы или какой-либо план действий, то лучший способ — подготовить презентацию чтобы наглядно и структурировано преподнести информацию.

Этап 2. Формирование перечня необходимой отчетности

Далее необходимо сформировать и согласовать со всеми заинтересованными лицами перечень документов управленческой отчетности — то есть непосредственно отчетов, которые предстоит оформлять. Для каждого отчета определяется, в какой срок и с какой периодичностью он будет сдаваться — делается четкое и подробное описание.

Этап 3. Подготовка эскиза методологии

Составлением системы управленческого учета занимаются специалисты, вникающие во все тонкости деятельности компании. Иначе есть риск, что система управленческой отчетности не оправдает своих целей внедрения и не принесет желаемых результатов.

Что необходимо сделать на данном этапе:

  • определить блоки отчетности и сферы учета;
  • разработать документы промежуточных отчетов и методы расчетов;
  • определить методы внесения в систему и обработки информации;
  • обеспечить эффективный контроль данных;
  • распределить обязанности между специалистами, которые выполняют подготовку данных;
  • подготовить тестовую версию методологии и сделать пробные расчеты;
  • оценить целесообразность разработанного проекта методологии.

Затем подготовленная модель утверждается руководством компании.

Этап 4. Внедрение методологии управленческого учета

Если все предыдущие мероприятия увенчались успехом, систему управленческого учета запускают в действие.

Внедрение проекта управленческого учета выявит недоработки, допущенные при составлении методологии. Возможно это окажется неоднородный подход различных подразделений к обработке данных, либо противоречивость информации, пересекающейся в разных отчетах, либо несовершенное программное обеспечение и т. д.

Могут случаться и другие накладки при взаимодействии подразделений.

Пример

На предприятии «ЧелябинскСтройМотаж» возникли проблемы с достоверностью информации о реализации товара.

В ходе проверки выяснилось, что бухгалтерия несвоевременно внесла в базу сведения о поступивших средствах. Из-за этого затянулось закрытие бухгалтерского баланса по учреждению.

Этап 5. Организация контроля за внедрением системы управленческого учета

Принципиальная часть контроля — оценить, насколько экономически эффективна выбранная система управленческого учета. Но сначала необходимо убедиться что все исполнители обучены, цели понятны, в методологии отсутствуют ошибки.

В продолжение темы предлагаем несколько дельных советов от эксперта.

4. Профессиональная помощь в постановке управленческого учета — обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Ниже я представляю список компаний, которые профессионально занимаются постановкой управленческого учета в разных организациях.

Стоит обратиться за помощью к ним, если есть есть понимание необходимости вывести процесс управления предприятием на принципиально новый уровень.

1) ПланФакт

Сервис управления финансами предлагает финансово-управленческий учет для малого бизнеса. Полная автоматизация функций учета доходов и расходов, планирования финансов и контроля всех денег помогут вам вынести бизнес на новый уровень развития.

Программу не нужно устанавливать, работать с сервисом можно сразу, зайдя на главную страницу. Сайт разработан для максимального удобства — введя данные в систему, вы будете наглядно видеть результаты и планы и полностью контролировать свой бизнес.

Работа с сервисом значительно сэкономит средства, которые вы тратили раньше на корректировку недоработок финансовой службы.

2) GBCS

Эта консалтинговая компания разработала уникальную бизнес-модель управленческого учета для различных учреждений. Благодаря ей, вы максимально повысите продуктивность управленческих решений в вашей фирме.

Система управленческого учета, созданная высококвалифицированными специалистами GBCS, даст вам возможность иметь реальное представление об активах и собирать информацию, касающуюся финансовой обстановки предприятия.

Помимо проекта управленческого учета, вам дополнительно предоставят другие услуги: составление отчетов о прибылях и убытках, о движении денежных средств и управленческий баланс. Актуальность решений, предлагаемых GBCS, — несомненное преимущество этой консалтинговой компании.

3) БитФинанс

Фирма имеет крупнейшую региональную сеть — 49 городов России, Казахстана, Украины, ОАЭ и Канады. Здесь предлагают современные программы для учета и управления и создают возможности для успешного развития бизнеса любой отрасли и масштабов.

«БитФинанс» поможет вам в управлении казначейством и бюджетированием на предприятии, управлении в договорной сфере, составлении финотчетов и отчетности МСФО.

18-летний опыт и профессиональная помощь в достижении результатов — самые сильные стороны компании «БитФинанс», позволившие ей завершить уже более 2500 успешных проектов.

5. Чем отличается управленческий учет от финансового — 5 главных отличий

В этом разделе я расскажу о том, в чем состоит отличие управленческого и финансового видов учета.

Отличие 1. Управленческий учет не обязателен для предприятия

Финансовая отчетность ограничена четкими законодательными требованиями. Она оформляется и сдается в соответствующие инстанции, и независимо от того, считает ли руководство предприятия это целесообразным.

Управленческий учет составляется по усмотрению администрации фирмы. Обычно делается это тогда, когда польза от имеющихся в отчете данных оправдывает расходы на их подготовку, обработку и оформление самого отчета.

Отличие 2. Степень открытости информации

Финансовая отчетность представляет собой более открытую информацию для ряда компаний. Например, федеральный закон предписывает публиковать сведения бухгалтерской отчетности для публичных компаний, чтобы все заинтересованные лица могли с ними ознакомиться.

Информация управленческого учета, напротив, совершенно закрыта и для сторонних органов, и даже внутри компании не все имеют к ней доступ.

Отличие 3. Финансовый учет должен быть максимально точным

Финансовая отчетность — дело серьезное. От сведений, которые содержатся в финотчетах, зависит благополучие всей компании. Поэтому для финансового учета обязательна конкретика, точность и недопустима расплывчатость.

Иногда для быстрого принятия управленческих решений (если того потребовала ситуация) необходимо, чтобы данные предоставлялись быстро, а времени на их полный сбор, детализацию и выверку нет. Поэтому в управленческом учете допускаются погрешности в цифрах.

Когда речь идет о скорости принятия решений, даже приблизительных данных вполне достаточно, так как незначительные отклонения все равно не меняют самого решения.

Отличие 4. Периодичность и сроки предоставления отчетности

Для сдачи финансовых отчетов существуют обязательные сроки. Обычно это месячный, квартальный или годовой отчетные периоды. Отклонение от сроков грозит штрафными санкциями.

Не пропустите срок сдачи отчета

Сведения управленческого учета используются в зависимости от специфики конкретного предприятия. То есть они могут запрашиваться раз в неделю, ежедневно и даже через каждый час.

Отличие 5. Финансовый учет должен осуществляться в соответствии с нормативными документами

Финансовая отчетность оформляется по конкретно предписанным нормам учета, установленным законодательством на федеральном либо региональном уровне.

Управленческая отчетность предоставляется руководству в соответствии с разработанными внутренними регламентами предоставления отчетов. Здесь предприятие вольно использовать правила и способы обработки данных и оформления отчета, которые наиболее удобны для оценки и последующего принятия решений.

Построение эффективных бизнес-систем. Глава 1: Введение

Готовя очередную Служебную записку своему руководителю, я немного перестарался. Служебка вышла на 30 страниц с таблицами, схемами и графиками. Озаглавлен этот документ «Как создать в компании эффективную систему». Кому-то это может показаться банальным и неинтересным, но многие, мне кажется, смогут найти в этом что-то полезное для себя или своего бизнеса.
Предлагаемый документ затрагивает как фундаментальные, общеизвестные термины и понятия, так и размытые, нечёткие определения, смысл которых разнится в зависимости от контекста и читателя. Для того чтобы минимизировать разночтения, каждый раздел снабжается словарём. При этом есть важные вещи, общие для всего документа, о которых я бы хотел договориться, прежде чем двигаться дальше.
Совет: прежде чем начинать читать новый раздел, просмотрите его словарь. Не обязательно его прочитывать, важно хотя бы ознакомиться. Это позволит вам в случаях, когда вы встретите в тексте формулировку, вызывающую вопросы, вспомнить, что автор позаботился расшифровать её в словаре.

Цель бизнеса

Прежде всего, предлагаю определиться, для чего нам всё это? Какова цель создания и функционирования нашей компании? Я считаю, что любой бизнес создаётся только с одной целью:
Прибыль сегодня и в долгосрочной перспективе.
Простая и понятная цель, любое отклонение от которой является заблуждением. Наиболее часто встречаемый вариант этого заблуждения – подмена первой части «прибыль сегодня» на что-то эфемерное, социальное и т.д. Я настаиваю: компания НЕ МОЖЕТ нести красоту в мир, создавать рабочие места, дарить счастье и радость, если в компании не организован достаточный денежный поток!
Второй класс заблуждений касается долгосрочных перспектив: очень часто можно встретить желание собственника сократить цель до сиюминутной выгоды. В этом случае возможны два варианта – либо перед нами не бизнес, а одна из популярных в 90-е годы прошлого века «схемочек», призванных сорвать денег и убежать, либо нет чёткого понимания системы бизнеса, в котором «миграция» по рынкам – часть стратегии.

Структура бизнеса

Бизнес – это система. Компания – это взаимосвязанные части одного большого механизма, каждая из которых решает конкретную задачу на пути к достижению цели (см. выше). И как в любом сложном механизме, некорректная работа одного, пускай даже самого малого, узла приводит к нестабильной работе всей системы. (Желающие убедиться могут подойти к своему автомобилю и срезать ремень ГРМ).
Восприятие бизнеса, как механизма, даёт нам понимание нескольких базовых принципов, которые очевидны, но ускользают от нас каждый раз, когда мы смотрим на нашу компанию. Итак, мы договорились, что
Компания – это сложный механизм (система) для зарабатывания денег сегодня и в будущем.
На основе одной только этой предпосылки можно сделать несколько выводов. Некоторые из них покажутся очевидными, некоторые совершенно нелепыми. Но, как помните, мы договариваемся о базовых понятиях:
Вывод 1: Существуют общие законы существования и развития систем, независимые от окружения: техника, общество, биология и т.д. И бизнес-система этим законам тоже подчиняется.

В качестве примера вспомним уже сломанный нами ГРМ. В форме закона это можно было бы сформулировать так: «Вывод из строя элемента, участвующего в выполнении ключевой функции системы, делает неработоспособной всю систему независимо от количества остальных элементов».
Вывод 2: Система создаётся для реализации одной главной функции, и это достигается путём выполнения конечного набора последовательных операций (подфункций). Качество и скорость реализации главной функции зависит от верно выбранной последовательности и качества выполнения подфункций.
Сдвинуть автомобиль = забрать порцию топлива -> взорвать топливо -> передать энергию
Вывод 3: Связи между элементами системы так же важны, как и сами элементы.
Я уверен, в ваших автомобилях стоят неплохие двигатели. Весьма вероятно, вы используете хорошие шины. Но если их не связать в единое целое, то, как бы хороши они не были, автомобиль никуда не тронется.
Вывод 4: В общей массе подфункций существует критичная цепь, обеспечивающая основную функцию и неограниченное количество побочных цепей, улучшающих, мешающих или не влияющих на основную.
Основная функция моего автомобиля – перевозить меня. Подфункция «амортизировать неровности дороги» улучшает основную, «хранить вещи в багажнике» — ухудшает, «воспроизводить музыку» — никак не влияет на ходовые качества и скорость передвижения. Обратите внимание, что если бы основная функция была «демонстрировать мой статус», то влияние подфункций значительно бы изменилось.

Управление бизнесом

Очевидно, что сложная система должна как-то регулироваться. Понимая, что минимальной структурной единицей компании является конкретный работник, разумно предположить, что и управлять (реализовывать функцию управления) будет тоже человек. При этом для всех очевидно, что задача уборщицы – содержать офис в чистоте. Её функция – «чистить офис». Так и у любого управленца есть своя функция.
Задача предпринимателя состоит в том, чтобы построить и поддерживать систему, способную максимально эффективно выполнять свои функции, потребляя при этом минимально необходимое количество ресурсов.
При этом любая компания имеет структурные подразделения, во главе которых стоит управленец. Задача и функция управления проходит через всю оргструктуру компании: генеральный директор организует работу отделов, руководители отделов организуют работу рядовых сотрудников, рядовые сотрудники организуют работу своих инструментов. Чем эффективней реализуется функция управления на каждом уровне, тем лучше работает компания в целом и тем меньше потребляет ресурсов.
Важное замечание: эффективная работа – не означает загруженность на 100%!

Структура этого документа

Если не считать данного раздела и заключения, то документ разбит на четыре части, описывающие компанию с разных сторон, а именно:

  • Бизнес-процессы;
  • Финансы;
  • Люди;
  • Рынок;

Важно понимать, что разнесение в разные разделы не означает, что эти составляющие изолированы друг от друга и могут рассматриваться раздельно. Такое деление весьма условно и продиктовано разницей в подходах к описанию, но не более.

Раздел «Бизнес-процессы» является самым значимым в документе, поскольку процессный подход имеет обширнейший инструментарий для построения и описания эффективных организаций. При этом я абсолютно уверен, что построение структуры процессов первично при рассмотрении любой системы. Сначала необходимо понять, ЧТО делает система, а потом уже при помощи КАКИХ ресурсов.
«Финансы» следуют сразу же за бизнес-процессами, поскольку, как мы отмечали ранее, являются необходимым условием жизнеспособности компании. Помимо этого описание финансовых потоков очень близко к процессному подходу и во многом перекликается с ним.
Следующим шагом представляется разумным скоординировать людей, составляющих нашу организацию, поскольку без них два предыдущих пункта являются не более чем красивой теорией.
И финальный этап – «рынок», поскольку мы можем производить самый лучший продукт, за самые маленькие деньги усилиями самых талантливых людей, но если он не нужен на рынке, то всё вышеописанное не имеет смысла.
Ещё раз акцентирую внимание, что расположение разделов в этом порядке не означает, что мы сначала делаем одно, потом второе и т.д. Любое наше решение мы ОБЯЗАНЫ рассматривать с этих четырёх точек зрения ОДНОВРЕМЕННО. Представленный порядок – не более чем способ повествования.
Построение эффективных бизнес-систем. Глава 2.1 Бизнес-процессы: Словарь. Поточный подход. Бизнес и трубопроводы

Одним из лучших способов сэкономить время в любой деятельности является создание системы для нее. Ее преимущество в том, что автоматизировав и оптимизировав работу, вы становитесь более продуктивным и получаете больше времени на другие важные для вас задачи.

Система — это метод, процедура или рутинный процесс, который создается для выполнения повторяющейся деятельности при помощи стратегии. Системы позволяют управлять своей работой и жизнью более эффективно.

Вот несколько сфер жизни, для которых можно создать собственную систему:

  • Систематизация финансов.
  • Систематизация здорового питания.
  • Систематизация задач для ведения блога.
  • Систематизация уборки дома.
  • Систематизация утренней и вечерней рутины.
  • Систематизация обработки электронной почты.
  • Систематизация рабочих задач.

Следующие пять шагов позволят вам создать собственную систему почти для любой деятельности.

1

Проведите инвентаризацию

Начните с определения действий, которые вы регулярно предпринимаете, как дома, так и на работе. Проанализируйте свой день и взгляните на все дела, которые составляют ваше ежедневное расписание. Например: утренняя подготовка к работе/учебе, подготовка детей к школе, поездка на работу, ответы на электронные письма и телефонные звонки, написание отчетов, вечерняя пробежка, приготовление ужина, написание поста в блоге, маркетинг вашей книги и т.п.

Перейдите к списку конкретных дел для выбранного пункта и спросите себя следующее:

  • Как вы делаете это сейчас?
  • Считаете ли вы, что делаете это максимально эффективно?
  • Где вы теряете много времени?
  • Где вы теряете деньги?
  • Какие действия вас больше всего расстраивают?
  • Что не делается в настоящее время так быстро, как может?
  • Что нужно оптимизировать?

На основе своей инвентаризации, выберите одну деятельность для систематизации.

2

Проанализируйте, чем на данный момент занимаетесь

Выполняйте действия, которые вы хотите систематизировать, используя обычную процедуру (то есть ведите себя, как обычно). Документируйте процесс, записав все из следующих действий:

  • Какие шаги вы предпринимаете?
  • Какие инструменты вы используете?
  • Где «узкие» места (где теряется время, постоянно происходят проволочки, что-то идет не так)?
  • Что вас разочаровывает?
  • Сколько времени требуется для завершения этой деятельности?
  • Сколько это стоит?
  • Какие результаты вы получаете?

После этого просмотрите полученный документ и изучите его.

3

Спланируйте новый процесс

Система, как мы указали ранее — это процесс, который вы создаете для оптимизации задач и повышения эффективности. Взгляните на свой документ и деятельность, которую хотите оптимизировать, и задайте себе следующие вопросы:

  • Какого результата вы хотите достичь, занимаясь этой деятельностью? Какой цели вы пытаетесь достичь? Каков идеальный результат?
  • Все ли шаги, которые вы предпринимаете, являются необходимыми? Можно ли некоторые из них устранить?
  • Вы выполняете шаги в наиболее эффективной последовательности? Получились бы иные результаты, если бы вы изменили порядок шагов?
  • Как это все можно сделать быстрее?
  • Можете ли вы создать чек-лист, диаграмму, ментальную карту или сценарий для этой деятельности?
  • Можно ли автоматизировать некоторые шаги или весь процесс? Есть ли программа, которую можно для этого использовать?
  • Можно ли делегировать некоторые шаги или весь процесс?
  • Нужно ли обновить инструменты, которыми вы пользуетесь?

Теперь запишите свою новую систему, подробно перечислив каждый шаг.

4

Выполняйте план

Когда у вас будет план, его тут же нужно приводить в действие. Возможно, вам предварительно понадобится помощь других людей, нужно будет приобрести программное обеспечение или обновить инструменты.

Настало время запустить процесс и протестировать его работу. Проведите его и обратите внимание на полученные результаты. Задайте себе следующие вопросы:

  • Получили ли вы желаемые результаты?
  • Что работает?
  • Что не работает?
  • Сколько времени вы сэкономили?
  • Сколько все это стоит? Учитывая результаты, эффективна ли система?
  • Вы достигаете своей цели самым простым способом?
  • Есть ли пробелы в процессе?
  • Можно ли еще оптимизировать процесс?

Внесите необходимые корректировки и изменения. Обновляйте свою систему, пока не получите желаемые результаты.

5

Непрерывно совершенствуйте систему

Следить за своей системой стоит постоянно, потому что в мире, который быстро меняется, она может так же быстро устаревать. Всегда спрашивайте себе, нужны ли улучшения.

  • Система работает так, как должна?
  • Можете ли вы снизить стоимость системы?
  • Можете ли вы сделать систему еще более эффективной?
  • Можете ли вы упростить систему, чтобы получать лучшие результаты?

Настройка системы всегда требует инвестиций времени. Но изначально потратив его больше, чем тратите привычно, вы в конечном итоге значительно его сэкономите. И минимизируете влияние операционного стресса.

Желаем вам удачи!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *