Журналы регистрации кадровых документов

Содержание

Журнал регистрации приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок.

Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует. Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль.

Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • правила ведения журналов регистрации приказов;
  • обязательные графы журнала регистрации приказов;
  • что недопустимо в журналах регистрации приказов;
  • образцы журналов регистрации приказов.

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

Правила ведения журналов регистрации приказов

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании. Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.

Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью. Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» – если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках.

В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов. В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность. В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица.

Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании.

Обязательные графы журнала регистрации приказов

Утвержденной законом формы журнала регистрации нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно. Но несмотря на это, в журнале должны быть такие рекомендованные графы, как:

  • № п/п;
  • дата распоряжения;
  • номер приказа;
  • вид распоряжения;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • табельный номер;
  • основание.

К вспомогательным колонкам относят такие как:

  • кем подписан приказ,
  • кто является исполнителем распоряжения;
  • куда отправлено распоряжение;
  • расписка в получении;
  • отметка о направлении в дело;
  • должность, Ф.И.О. лица, зарегистрировавшего приказ;
  • примечание.

В некоторых случаях строки «Примечание» нет. Поэтому в случае исправлений делают отметку, как в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), а затем указывают новую информацию.

Что недопустимо в журналах регистрации приказов?

При заполнении журнала нельзя допускать штриховок и аналогичных корректировок, зачеркивать записи или исправлять их. Кроме того, недопустимо наличие страниц без нумерации.

Для заполнения используется сплошной текст, а вносимые данные должны иметь сплошную нумерацию.

Образцы журналов регистрации приказов

Рассмотрим на примере заполнение журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

  • Первый столбец – регистрационный номер. Указываем, например, 3-ЛС.
  • Второй столбец – дата регистрации. Указываем – 1 ноября 2016-го года.
  • Третий столбец – краткое содержание. Указываем – «о приеме на работу».
  • Четвертый столбец – исполнитель. Указываем – инспектор по кадрам Соловьева. А.Н.
  • Пятый столбец – куда передан приказ. Указываем – бухгалтерия.
  • Шестой столбец – расписка в получении (дата, подпись). Указываем – Васильев. Р.Г. 9.11.2016.

Оформление журнала регистрации приема на работу

Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура.

В частности, одним из обязательных документов, который требуется при проведении любой проверки, является и журнал регистрации приема на работу.

Что говорит закон?

На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями.

В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена.

Обязательно ли ведение документа?

В соответствии с номами закона, а именно п. 695 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, журнал регистрации приказов по личному составу является одним из обязательных документов, который следует вести в процессе кадрового делопроизводства.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Также в ФЗ №125 «Об архивном деле» установлен порядок ведения документооборота на предприятиях относящихся к разным формам собственности.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

Зачем требуется?

Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением.

В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.

Также оговоренный журнал нужен для придания распорядительным кадровым документам законности, ведь каждый приказ не только издается в той или иной ситуации в зависимости от обстоятельств, но и получает регистрационный номер.

Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.

Когда, кем составляется и запускается в работу?

Учитывая, что кадровой работой занимается, как правило, менеджер по персоналу либо тот же кадровый отдел, оформляется журнал именно работниками данного отдела на основании норм локальных актов, которые собственно форму журнала и утверждают.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Хотя во многих организациях используют и Типовые формы разработанные в общем для предприятий всех форм собственности.

Оговоренный журнал оформляется в соответствии с требованиями, установленными для подобного вида документов, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, учитывая, что журнал приказов по личному составу должен будет храниться на предприятии 75 лет, на основании норм закрепленных в ФЗ №125.

И учитывая, что на основании норм законодательства оговоренный документ заводится обязательно, первый выпуск соответственно оформляется с момента образования организации.

Но в соответствии с теми же нормами ФЗ №125 журнал ведется не до полного окончания, а только в течении календарного года, то есть с наступлением нового года журнал оформляется и ведется заново.

Оформление журнала регистрации приказа о приеме на работу и его ведение

Как было сказано выше, утвержденной на законодательном уровне формы журнала не предусмотрено, соответственно на предприятии используют форму, которая утверждена локальными актами, но с учетом требований закона, разработанных для данного типа кадровой документации.

Требования к документу

При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:

  • каждый лист журнала должен быть пронумерован;
  • журнал должен быть прошит внизу толстой двойной нитью, которая завязывается и заклеивается заверительной надписью, содержащей подпись лица, ответственного за оформление и ведение журнала и печать предприятия, а также количество прошитых и пронумерованных листов указанных не только арабскими цифрами, но и прописью;
  • журнал должен иметь твердую обложку, а также плотные листы для регистрации приказов, учитывая, что храниться сей документ будет долгие годы.

Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией.

Форма

Предъявляются некоторые требования и к оформлению самого журнала, в частности, к титульному листу, который должен содержать в обязательном порядке:

  • полное название организации;
  • название документа, то есть журнал регистрации приема на работу;
  • дату заведения журнала и дата его окончания;
  • номер оговоренного документа, который присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

На оборотной стороне титульного листа должны быть указаны данные об ответственном лице, то есть его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

Вышеуказанные правила являются обязательными при оформлении журнала, форма которого может быть различной, то есть формат журнала не утвержден, поэтому в качестве журнала могут использовать как тетрадь формата А4 с твердой обложкой, так и специальный журнал изготовленный в типографии по стандартам применимым к подобным документам.

Бумажная

При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.

К тому же, следует учитывать тот факт, что в журнал в бумажном варианте невозможно сфальсифицировать, ведь данные вносятся от руки и последовательно, следовательно внести лишний приказ задними числами вряд ли будет возможно.

Электронная

Хотя в настоящее время с развитием компьютерных технологий во многих организациях активно применяется и электронная форма регистрации приказов по личному составу, особенно если на предприятии применяется программа 1С, которая автоматически производит регистрацию приказов и присвоение соответствующего номера.

К тому же, с использованием электронного варианта журнала осуществить выборку приказов по отдельно взятому работнику, допустим, за 3-5 лет, будет намного легче.

Разделы и инструкция по их заполнению

Журнал должен содержать следующие разделы:

  • порядковый номер, который затем будет присваиваться приказу, прошедшему регистрацию;
  • дата регистрации, которая собственно и будет являться датой издания приказа;
  • вид приказа, то есть прием, перевод, увольнение;
  • данные о работнике (Ф.И.О., должность);
  • основания для издания приказа (рапорт, заявление, акт, и другие документы).

Журнал регистрации приказов заполняется следующим образом:

Основаниями для составления документа могут быть:

Примерная форма журнала будет выглядеть следующим образом (бланк):

Бланк журнала

Сроки хранения

В соответствии с ФЗ № 125 «Об архивном деле» личные дела работников, а также журнал регистрации приказов об их приеме хранится на предприятии на протяжении 75 лет.

Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет.

Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение.

Ответственные лица

Как правило, журнал регистрации приказов ведется кадровым работником, но не любым сотрудником, который относится к кадровому отделу, а именно тем, который в соответствии с приказом по предприятию назначен ответственным за ведение данного вида кадровой документации и чьи данные указаны на обороте титульного листа самого журнала.

Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.

Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести

Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Зачем регистрировать приказы

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.

Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример

В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.

Как оформить

Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома, если папка заполнена (максимум листов в деле – 250). Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно (что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой).

В структуре журнала всего 2 элемента:

  • титульная страница;
  • таблица.

На титульной странице должны быть указаны сведения:

  • название фирмы или ИП;
  • название структурного подразделения (в нашем случае «Отдел кадров»);
  • номер дела по номенклатуре;
  • номер тома;
  • название («Журнал регистрации приказов по…»);
  • дата открытия дела («Начат 01 сентября 2016г.»);
  • дата закрытия (прописывается вручную в день окончания);
  • количество листов (тоже пишется в день закрытия);
  • срок хранения (5 лет в отношении общих приказов, 75 — индивидуальных);
  • место оформления (город, посёлок и т.д.).

Таблица должна содержать столбцы:

  • порядковый номер;
  • число приказа;
  • номер приказа;
  • ФИО и должность сотрудника (если приказ по персоналу);
  • сущность приказа (если он по основной деятельности);
  • примечание.

Важно

Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей. Если в деле не может быть больше 250 листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества. Разделите 250 на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц.

Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов.

Как заполнять журнал регистрации приказов

При заполнении журнала нужно соблюдать условия:

  • порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
  • дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
  • в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
  • должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
  • при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.

Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине (пример заполнения скачать здесь).

Как вести журнал регистрации приказов

Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

  • в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
  • распечатываем и визируем приказ;
  • стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

Совет

Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем, а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде

Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой,ориентированной на кадры. Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования. В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать.

Однако не стоит пренебрегать и бумажным вариантом по причинам:

  • возможный сбой системы;
  • смена программы;
  • обновление версии.

Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации.

Нюансы

Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

  • распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;
  • переписать строки до нужного номера;
  • вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);
  • продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).

Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.

Совет

Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал.

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

13:00, 03 октября 2013 2 20 4553

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

  • локальные акты,
  • договоры,
  • приказы,
  • основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
  2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
  3. «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
  4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
  5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
  6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу?

Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска бумаг за прошедшие года. Приказы на предприятиях играют основную законодательную роль.

Именно они вводят в действия или отменяют принятые ранее решения руководителя. Все финансовые операции совершаются только на основании изданного и подписанного руководителем приказа. Данный факт дает основания для особого учета этого вида документа.

По установленным правилам, распоряжения директора регистрируются в книгах учета.

Журнал о регистрации приказов о приеме на работу

Регистрация приказов — это практика, которая применяется во всех юридических объектах.

В зависимости от размеров предприятия, разнообразия трудовой деятельности, количества работающих сотрудников, книги учета могут быть разграничены по областям распоряжений или совмещать в себе сразу несколько направлений.

Заполнение журнала направлено на регистрацию изданного распоряжения и систематизацию приказов о приеме на работу. В крупных организациях принято заводить отдельные журналы для учета приказов о приеме сотрудников на работу. Для регистрации трудовых договоров заводится отдельный журнал.

Скачать образец журнала

Обязательно ли ведение документа – законодательная база

Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет.

Обычно вопрос о ведении отдельной книги учета распоряжений о приеме на работу решается внутри конкретной организации.

Наличие книги учета распоряжений о приеме сотрудников упрощает работу организации, а также позволяет быстро сориентироваться в поиске документов за прошедшие годы.

Кто является ответственным за ведение журнала?

Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров.

Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников. Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела.

А как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Этот вопрос будет рассмотрен подробно ниже.

Какие требования к документу?

Требования к оформлению книги законодательно не установлены. Но есть нормы, которые определены для ведения иных книг учета. Целесообразно применять данные нормы и для указанного бланка.

В зависимости от желания руководства компании, бланк можно купить в готовом виде, либо сформировать самим, руководствуясь собственными нюансами ведения работы.

Вне зависимости от количества граф и их содержания, обязательным является правильное оформление титульного листа и последней страницы документа.

Форма журнала

Форма документа сохраняется вне зависимости от способа ведения — в электронном виде или бумажном. Обычно используют следующие графы:

  • Порядковый номер распоряжения.
  • Дата издания приказа о приеме на работу.
  • Номер изданного документа.
  • Вид распоряжения – о приеме, переводе, увольнении.
  • Ф.И.О. принятого работника.
  • Его табельный номер.
  • Основания для издания документа.

Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.

Скачать образец журнала

Как заполнять бумажную форму?

Ведение книги в бумажном виде накладывает определенные обязательства по оформлению документа. На титульном листе проставляется юридическое название организации и наименование самого бланка.

Внизу страницы обязательно пишется дата начала и конца ведения книги, которая нумеруется и шнуруется. Шнуровка закрепляется листом бумаги, сургучной печатью или голографической наклейкой.

Эта предосторожность направлена на предотвращение удаления или замены страниц.

Как вести электронный журнал?

Многие предприятия уже перешли на ведение книги учета в электронном виде. Это очень удобно, а в большинстве случаев и систематизировано, что облегчает труд сотрудника, отвечающего за своевременность введения данных.

Внесение новой информации можно осуществлять также вручную посредством программ Word или Excel.

Но такая форма ведения распоряжений обязывает ответственного периодически распечатывать данные и оформлять их по всем правилам делопроизводства, для дальнейшего хранения в архиве.

Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?

Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.

Скачать примерную форму журнала

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Для чего необходим журнал учета кадровых приказов?

Кадровый документооборот имеет специфику ведения, которая заключается:

  1. В длительности сроков хранения некоторых документов. Например, приказы по личному составу должны храниться 75 лет — п. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

    Скачать инструкцию по делопроизводству

  2. В регистрации и систематизации бумаг в соответствии с требованиями законодательства.

Как правило, каждая государственная структура утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, в которой содержатся правила ведения кадрового учета, образцы номенклатур, форм описей, иных документов (например, налоговая служба утвердила инструкцию приказом от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@).

В организации с наемными работниками должен иметься журнал по учету кадровых приказов. Обязанность по оформлению и последующему ведению этого документа возлагается на уполномоченного сотрудника, который отвечает не только за достоверность вносимой информации, но и за его хранение. Как правило, данная сфера деятельности должна быть прописана в должностной инструкции служащего и доведена до его сведения.

Так как законодатель не утверждает форму журнала, в котором регистрируются кадровые приказы, то работодатель вправе самостоятельно разработать ее и закрепить в локальном акте предприятия правила заполнения документа. Ниже мы рассмотрим общие моменты, на которые следует обратить внимание при оформлении журнала.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Как правильно заполнить журнал по учету кадровых приказов?

Журнал можно приобрести в типографии или специализированных магазинах канцелярских товаров. Документ начинается с титульного листа, на котором должны быть указаны сведения об организации, наименование документа, сроки хранения, дата начала и окончания его ведения.

На следующей странице необходимо указать данные лица, ответственного за ведение журнала, документы, на основании которых ему вменяется в обязанность заполнение журнала, и его подпись.

Внутри журнал представляет собой разлинованный на графы лист, включающий следующие столбцы:

Скачать форму журнала

  • порядковый номер;
  • дата издания приказа и его номер;
  • наименование приказа (краткое содержание документа);
  • Ф. И. О. работника, в отношении которого приказ составлен;
  • основание для издания приказа;
  • примечание.

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам документ — сшит и скреплен печатью организации. Это делается во избежание потери листов журнала или их намеренной порчи с целью сокрытия информации.

образец заполнения журнала учета кадровых приказов можно на нашем сайте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *