Когда расчет наличными – обычное дело

Согласно п. 6 Указания, за наличный расчет можно проводить без ограничения суммы такие операции, как оплата труда и социальные взносы, – для юридических лиц.

Расходовать наличные денежные средства можно под любые не запрещенные законом цели, кроме бизнеса, – для индивидуальных предпринимателей.

По специфике бизнеса для юридического лица бывает неизбежно взаимодействие с физическими лицами (в любом розничном магазине, например). В этом случае естественно провести расчет наличными денежными средствами, и закон не прописывает лимит суммы на такие расчеты (п. 5 Указания).

Часто бывает, что в начале образования юридического лица, помимо стартового капитала компании, необходимы дополнительные средства на развитие. Тогда одним из выходов является денежный заем у учредителя или иного физического лица. Поскольку в данном случае совершается сделка между юридическим и физическим лицами, на наличные расчеты по таким займам не предусмотрено ограничение по сумме.

Иногда бывает необходимость сделать небольшую закупку, скажем, канцелярии. Для того чтобы сформировать заказ у вашего обычного поставщика по привычной цене, нужно набрать номенклатуру от 30 позиций и на минимальную сумму, например, 8 000 рублей. Но бумага у вас есть, картриджи для принтера недавно заправляли, папками бухгалтерия запаслась на год вперед. А нужно только 10 шариковых ручек. Как поступить? Логично отправить сотрудника в ближайший профильный магазин конкретно за ручками. В данном случае вы даете ему из кассы деньги под отчет. На выдачу подотчетных из кассы ограничений не установлено.

Законодательные ограничения по наличному расчету

Поскольку наличные средства обладают абсолютной ликвидностью, продажа товаров и услуг за наличные выгодна юридическим лицам. А государство, в свою очередь, выполняет задачу строгого регулирования и контроля процесса обращения наличных денег.

В связи с этим, упомянутым выше Указанием ЦБ РФ введен предельный размер суммы, которую может оплатить одно юрлицо другому в рамках одного договора наличными деньгами.

Согласно Указанию, ограничены между юридическими лицами расчеты за наличные по следующим операциям:

• Расчеты за товар (работы/услуги), в том числе и возвраты по рекламациям или в случае непоставки или брака товара.
• Расчеты по займам и % по ним.

В 2017 году максимальная сумма операции за наличные между юридическими лицами в рамках одного договора составляет 100 000 рублей. Если оплата производилась валютой, отличной от валюты РФ, то ограничение будет наложено на эквивалентную сумму в рублях на день расчетов. Данный лимит установлен в 2013 году, в 2017 году изменения не ожидаются.

Кроме как величина оплаты, п. 4 Указания накладывает еще одно ограничение: если сделки между юрлицами были связаны с арендой недвижимости, расчетами по займам и процентами по ним, деятельностью, имеющей отношение к азартным играм, то наличные средства нельзя брать прямо из выручки (из кассы) – для начала их необходимо поместить на расчетный счет, а затем снять оттуда.

Внимание! Ограничение установлено на один договор. То есть в случае, когда необходимо осуществление расчета с тем же контрагентом наличными на сумму более 100 000 рублей, необходимо заключить несколько договоров.

Упомянутые выше ограничения касаются и индивидуальных предпринимателей, но за ними сохраняется право снимать наличные средства с расчетного счета в любом количестве на личные цели.

Документальное оформление наличных расчетов

Первое, что вам стоит учесть, если вы намереваетесь продавать товар за наличные средства, – это необходимость наличия в таком случае кассового аппарата. И не важно, идет речь о продаже товара физическим или юридическим лицам. Осуществляя продажу за наличные, без этого не обойтись.

Чтобы закрыть сделку с оплатой наличными между юрлицами, кроме стандартного договора, накладных и актов выполненных работ, требуются расчетные документы. Покупатель должен получить свой кассовый / товарный чек / БСО. Также важно, что факт продажи фиксируется в механизме ККТ. Помимо этого, на продажу необходимо выписать расчетно-кассовый ордер (скачать бланк).

Если вы допустили нарушение при работе с расчетно-кассовой техникой, предъявить вам обвинение фискальные органы могут только в течение двух месяцев. После этого срок давности таких нарушений заканчивается.

Проводить расчеты безналичным путем достаточно удобно и сравнительно быстро. Это не требует дополнительных затрат времени по подготовке купюр, их оформлению и других особенностях работы с наличными деньгами. Но в процессе работы небольших предпринимателей, ИП, очень часто возникают ситуации, когда невыгодно перечислять средства по безналу. Это связано, как с суммами операций, так и с контрагентами, которым проводится оплата. Поэтому в таких случаях лучше выбрать для ИП расчет наличными. 2019 год не стал исключением, что касается проведения данного типа взаимоотношений. Каждый ИП, который планирует проводить такого типа расчеты должен ориентироваться в лимитах, которые установлены нормативными актами РФ, а также правилами их проведения, в том числе и снятие со счетов.

Основы расчетов наличными

Законодательство РФ не запрещает проведение расчетов ИП с юридическими или физическими лицами наличными средствами. Данная норма представлена ст.861 Гражданского Кодекса РФ. Кроме этого все расчеты наличными средствами между ИП и ООО либо другими юридическими лицами регулируются Центральным банком России, который выдал Указ № 3073-У под названием, которое свидетельствует о его сути, «О провидении наличных расчетов» 07.10.2013. Его нормы действуют и в 2019 году. Он включает в себя несколько пунктов, которые определяют отношения между ИП, ООО, а также другими физическими лицами, в процессе проведения расчетов наличными средствами.

Но есть исключения, которые не подпадают под контроль Центробанка, а именно:

• расчеты, одной из сторон которых является сам Центробанк;
• когда проводятся расчеты для обеспечения банковских операций;
• во время оплаты таможенных платежей;
• проведения выплат заработной платы, а также других выплат социального характера;
• выдача денежных средств работникам ИП под отчет;
• снятие наличных предпринимателем со своего счета на личные цели, которые не касаются проведения предпринимательской деятельности.

Любые расчеты, которые проводит ИП с физическими лицами, не подпадают под контроль. Но в то же время оплаты между предпринимателем и ООО не могут превышать суммы 100 тыс. рублей по одному договору. Эта норма действует уже на протяжении нескольких лет и продолжит быть актуальной и ныне.

Ограничения по расчетам наличными

То есть Указ, который контролирует данную сферу расчетов, вводит систему ограничений использования наличных во время расчетов между бизнесменами:

• по сумме;
• по назначению оплаты.

Лимит по сумме

Если говорить о сумме, то уже было сказано, что в данном варианте ИП может проводить любые расчеты между ООО либо другими формами юридических лиц, не превышая 100-тысячный порог по одному договору.

Есть несколько особенностей данного лимита:

• срок действия ограничения не определяется четким периодом действия договора, а имеет постоянную силу в отношении конкретного договора;
• придерживаться лимита должны все стороны отношений, а именно договора, по которому устанавливается этот предел расчетов;
• внимательным необходимо быть во время подписания договора аренды, а также указания условий оплаты в нем. Нередко бывает, что недвижимость сдается в пользование на длительный период. Такая ситуация приводит к тому, что общая сумма платежа довольно большая. Некоторые арендодатели требуют оплаты за весь период аренды. Но в данном случае лимиты Центробанка также должны выполняться. Поэтому, если ИП необходимо использовать недвижимость на протяжении длительного периода, то подписывать придется несколько договоров, в которых сумма расчета наличными не будет превышать 100 тыс.рублей;
• не стоит путать лимит по сумме на один договор с ежедневным лимитом. На протяжении дня ИП может рассчитываться с десятков разных партнеров, в том числе наличкой, на любые суммы в общем. Главное, чтобы по одному договору, оплата прошла всего 100 тыс.рублей.
• если сумма договора уже установлена на максимуме лимита, установленного для оплаты наличными в договоре между ИП и ООО, то расчет по дополнительным обязательствам, таким как, штраф за неустойку, пеня или другие, не может быть оплачен. Для этого придется составлять еще один договор между ними либо учитывать такую возможность изначально.

В случае несоблюдения лимита расчета наличными между ИП и ООО либо другими юридическими лицам на них при выявлении этого факта будет наложен штраф в размере от 4 до 5 тыс. рублей. Данная норма указана в ст. 15.1 КоАП России.

Лимит по назначению оплаты

ИП при проведении расчетов наличными средствами в 2019 году также должен помнить о том, что цели, куда будут направлены деньги, также должны быть в рамках нормативных актов:

• выплаты нанятым работникам, которые предусмотрены Трудовым Кодексом РФ;
• подотчетные деньги, которые предусмотрены на оплату услуги сотрудника;
• расчеты по страховым возмещениям;
• личные затраты ИП, которые находятся вне бизнеса;
• расчет между подрядчиками за товары либо оказанные им услуги;
• moneyback – возмещение денег клиентам за товары, которые не соответствуют заявленному качеству;
• проведение банковских операций.

Кроме этого Указ выделяет перечень видов деятельности ИП, которые могут быть оплачены только после внесения наличных средств в кассу, снятие которых было проведено с банковского счета:

• все платежи, связанные с оформлением или погашением кредита;
• внутриорганизационная работа;
• азартные игры.

Такое правило приводит к потере некоторой суммы комиссии в банке, что установлена тарифами за обналичивание со счета, но позволит сэкономить тысячи на штрафах за невыполнения Указа Центробанка.

Видео о лимитировании: мнение бухгалтера

Как ИП проводят расчеты наличными

Все операции, которые связаны с расчетами наличными между ИП, а также ООО или другими юридическими лицами в любом случае должны подпадать под учет и проводиться согласно норм законодательства РФ.

Есть несколько методов, как можно проводить расчеты наличными:

• с использованием ККТ, контрольно-кассовой техники.
• с использованием БСО, бланков строгой отчетности, которые применяют вместо кассовых чеков. Но их выдача допускается только теми ИП, которые оказывают услуги населению. Сами БСО не имеют строгой формы, а лишь перечень реквизитов, которые должны быть указаны в нем. Предприниматель самостоятельно создает свой бланк строгой отчетности для применения в своем бизнесе. Стоит отметить, что они должны быть разработаны исключительно в специализированных программах и отпечатаны типографским способом. В стандартных приложениях запрещено создавать БСО.
• без использования ККТ и любых документов, что позволяется в исключительных случаях, для ИП согласно списку п.2 ст.2 54-ФЗ. Это предприниматели, которые имеют особую специфику деятельности, а также находятся в практически недоступных местах.
• без использования ККТ, что позволяется ИП, которые находятся на ЕНВД либо патентной системе налогообложения. Им разрешено выдавать своим клиентам при расчетах наличными квитанции со всеми реквизитами предпринимателя.

Именно эти способы имеют право применять ИП для принятия наличных при расчетах со своими клиентами.

Лимиты по договорам

Стоит отметить, что для ИП, которые вписываются в лимит 100 тыс. рублей по договорам с ИП, ООО и другими юридическими лицами, то они могут не открывать счет в банке. Но все же, если у предпринимателя ежедневно есть расчеты по нескольким договорам на значительные суммы, то лучше использовать безналичный расчет.

Особенности лимитов по расчетам наличными в 2019 году в разрезе договоров:

• по дополнительному соглашению – данный документ является дополнением основного договора, то есть вариант с тем, чтобы заключить дополнительные соглашения на всю сумму не допускаются. Такие действия будут сопровождаться наложением административного штрафа.
• по однотипным договорам, что предполагает открытие нескольких одинаковых договоров под операции, которые требуют расчета более чем на 100 тыс. рублей, то есть дробление суммы. В таком случае органы контроля также имеют право наложить штраф. Но есть выход, который предполагает оформление нескольких договоров по одному направлению, но с указанием различных характеристик. К примеру, количества, объема, сроков поставок и других. К тому же, если есть необходимость оформления таких договоров, то лучше расчеты по каждому из них проводить в разные периоды, чтобы не вызвать подозрения и не привести такими действиями сотрудников органов контроля к необходимости проверки.
• без заключения договора, что предполагает работу ИП, а также расчеты наличными по накладным и после реальной отгрузки товара. Законодательство РФ в таком варианте предполагает лимит в размере 100 тыс. рублей на каждую накладную.
• По долгосрочным договорам – несмотря на срок действия документа лимит устанавливается в размере, указанном нормами Указа Центробанка. То есть, даже, если договор подписан на несколько лет, его сумма не может превышать 100 тыс.рублей.

Обойти систему довольно трудно, поэтому действительно, когда есть необходимость частых расчетов с контрагентами, общая сумма которых превышает 100 тыс. руб., то открыть счет в банке и через него проводить средства будет намного проще и надежней.

В любом случае проведение всех видов операций должно быть подкреплено документом, поэтому в случае большого количества договоров под наличные расчеты придется тратить много времени на оформление бумаг, которые при безналичном расчете автоматизируются.

К тому же, некоторые расчеты наличными средствами требуют обязательного зачисления на счет в банковском учреждении, чтобы позже провести их снятие и оплату. Такая ситуация еще раз подтверждает, что наличными необходимо пользоваться только в рамках лимитов. Если предприниматель крупный, то даже с комиссией за снятие ему будет более выгодно открыть счет и работать по безналу.

Расчеты наличными могут быть применены и не ко всем операциям. Поэтому придется открывать счет в банке.

Во всех случаях нарушения ИП выступает как ответственное лицо, на которого возлагается ответственность, а также штраф в размере от 4 до 5 тыс. рублей. Причем он не зависит от суммы перечисления. Рамки штрафов в 2019 году четко указаны. Их шаг не столь большой, поэтому тем, кто будет проводить небольшие операции с наличкой, не придерживаясь норм лимита, будет очень неприятно заплатить данную сумму в бюджет страны из-за небольших сумм договоров.

Наличные расчеты с организациями: проблемы документального оформления

Консультируют специалисты по бухгалтерскому учету и налогообложению
ЗАО «Консалтинговая группа «ЗЕРКАЛО»
тел. 771–28– 98 (28-60) И.В. Перелетова, генеральный директор ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»
И.П. Комиссарова, консультант ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»

Каждая организация в процессе своей деятельности помимо безналичных денежных средств получает и расходует наличные деньги. В статье рассмотрены наиболее актуальные вопросы документального оформления, возникающие при осуществлении этих операций.

Все операции с наличными деньгами организации обязаны вести по правилам, которые изложены в Порядке ведения кассовых операций (далее — Порядок). Он утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Помимо этого организации должны соблюдать нормы Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ).

Одновременное применение указанных нормативных актов в основном и создает проблемы, связанные с документальным оформлением, которые появляются у бухгалтеров при работе с денежной наличностью. Причем они возникают, когда организация выступает как в роли продавца, так и покупателя. Рассмотрим эти проблемы.

Приход денег в кассу

Как известно, приход наличных денег одной организации от другой оформляется следующим образом. На сумму полученных наличных денег организации пробивают кассовый чек и, кроме того, обязательно выписывают приходный кассовый ордер.

Такой порядок применяется по требованию налоговых органов. Они исходят из того, что организации, получая наличные деньги, обязаны пробивать кассовый чек на основании Закона № 54-ФЗ. Напомним, что в этом законе говорится, что наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). При этом покупателям независимо от того, гражданин это или организация, надо выдавать кассовые чеки.

Приходный кассовый ордер продавцы должны выписывать, руководствуясь пунктом 13 Порядка, который после принятия Закона № 54-ФЗ по-прежнему продолжает действовать. В этом пункте предусмотрено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия.

Таким образом, при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег обязательно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Но, соблюдая эти правила, организации, по сути, должны отражать поступившие наличные деньги в кассовой книге два раза.

Первый раз они записывают полученную сумму в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а второй — после снятия Z-отчета с ККТ.

Чтобы избежать двойного отражения поступивших сумм, вести учет в кассовой книге надо следующим образом. После снятия Z-отчета с ККТ выручку в кассовой книге нужно отражать за минусом сумм, на которые уже выписан приходный кассовый ордер и которые в ней уже записаны. Именно такой выход предлагают в своих письмах налоговые органы.

Нарушать этот порядок, то есть оформлять приход денег одним из названных выше документов, по ряду причин нельзя. Так, если бухгалтер заполнит приходный кассовый ордер, но не выдаст кассовый чек, то в этом случае он нарушит законодательство о применении ККТ. Статьей 14.5 КоАП РФ за такое деяние предусмотрен административный штраф. Его размер составляет от 3000 до 4000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 40 000 руб. для организаций.

А если бухгалтер, напротив, выдаст кассовый чек, но не заполнит приходный кассовый ордер? Тогда банк, обслуживающий эту организацию, может расценить отсутствие этого документа как неоприходование в кассу денежной наличности. Дело в том, что действующий порядок требует проверять соблюдение правил работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. При проверке банки руководствуются пунктом 13 Порядка. В нем установлено, что принимать деньги в кассу организации должны по приходному кассовому ордеру.

Штрафовать организацию за это нарушение будет не банк. На основании полученных из банка сведений штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимают налоговые органы. Согласно статье 15.1 КоАП РФ они имеют право оштрафовать организацию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а ее должностных лиц на сумму от 4000 руб. до 5000 руб. Организациям же в этом случае придется доказывать, что на самом деле нарушения нет. Поэтому, чтобы не допускать нареканий со стороны контролирующих органов, принимая наличные деньги от организации, надо выдать ей и приходный кассовый ордер, и чек.

Расход денег из кассы

Другая проблема, как сказано выше, появляется у организаций, когда наличными деньгами они расплачиваются за купленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Такая оплата, как правило, производится через подотчетных лиц организации.

Выдача наличных денег подотчетным лицам осуществляется по правилам, которые изложены в пунктах 11 и 14 Порядка. Так, организация не имеет права выдавать подотчетные суммы работнику, если он не отчитался перед ней по ранее выданному авансу. Наличные деньги из кассы выдаются по расходному кассовому ордеру или другому надлежаще оформленному документу, например по заявлению на выдачу денег. На заявлении обязательно должен быть штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо уполномоченные на это лица. Если на прилагаемых к расходным ордерам документах (например, заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг) должно быть подтверждено соответствующими документами. Вид этих документов зависит от двух факторов.

Во-первых, от имени кого работник, получивший деньги под отчет, выступает во время оплаты товаров (работ, услуг)? А именно: действует он от своего имени, то есть как физическое лицо, или от имени организации как ее представитель. Частным лицом он является, если у него нет доверенности от организации. При наличии довереннности он уже выступает как представитель организации.

Во-вторых, как он оплачивает товар (работы, услуги): через кассира- операциониста (например, в организации розничной торговли), через приемщика заказов (например, в организации бытового обслуживания населения) или непосредственно в кассу организации?

Рассмотрим эти варианты оплаты.

Работник как частное лицо

Если работник выступает как частное лицо и при этом оплачивает товары (работы, услуги) через кассира-операциониста (приемщика заказов), то организация вправе выдать покупателю только кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату. Например, бланк строгой отчетности. Приходные кассовые ордера и счета-фактуры при такой оплате организации выписывать не обязаны. Поэтому квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру работнику не выдадут.

Объясняется это следующим. Согласно пункту 13 Порядка приходные кассовые ордера оформляются при поступлении денег в кассу предприятия. В пункте 29 этого документа сказано, что кассой является изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Такое помещение должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно должно закрываться на две двери: внешнюю и внутреннюю. В кассе должно быть специальное окошко для выдачи и получения денег. Помимо этого помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Понятно, что место, где принимают деньги кассир-операционист и приемщик заказов, под это определение не подходит. А значит, оно не является кассой организации и приходный кассовый ордер в этом случае не оформляется. Кроме того, кассир-операционист и приемщик заказов в своей работе руководствуются не Порядком, а Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Данный документ утвержден письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Согласно этим правилам оприходование денег и отражение их в кассовой книге в обязанности кассира-операциониста и приемщика заказов не входит. Эту работу, как правило, выполняет старший (главный) кассир, состоящий в штате организации.

Что касается счетов-фактур, то они в рассматриваемом случае не выписываются на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ. В нем говорится, что требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Речь идет об организациях, которые реализуют товары за наличный расчет, выполняют работы и оказывают платные услуги непосредственно населению.

Несколько иначе оформляются расчеты, если работник, не имея доверенности, вносит деньги за товары (работы, услуги) прямо в кассу организации-продавца. Счет-фактура в этом случае также не выписывается. Однако помимо кассового чека организация-продавец должна выдать работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру. Таким образом, документами, подтверждающими оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг), в рассматриваемой ситуации являются кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, которые выдала организация-продавец.

Поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо, в отношении него действуют нормы Налогового кодекса, касающиеся физических лиц, а именно пункта 6 статьи 168. Этим пунктом установлено следующее. При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.

Это означает, что, даже если НДС будет выделен отдельной строкой в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры у организации-покупателя нет права на вычет НДС. Ведь согласно статье 172 НК РФ счет-фактура является одним из документов, который необходим для предъявления уплаченного НДС к вычету.

Работник как представитель организации

Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность. Выдача доверенности регулируется статьей 185 Гражданского кодекса. В этой статье сказано, что доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации должна выдаваться за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Она заверяется печатью организации. Доверенность, выдаваемая государственным и муниципальным предприятием, должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Сегодня используются формы доверенности № М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер.

Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале. В доверенности должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Она должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана. Как правило, доверенность выдается на 15 дней. Однако в ряде случаев она может быть выдана на месяц. Такая доверенность используется для получения материальных ценностей, оплаченных в порядке плановых платежей.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, организация-продавец выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Давайте посмотрим, какие документы должны быть выданы подотчетному лицу, оплачивающему товары (работы, услуги) от имени организации-покупателя по доверенности.

В подтверждение получения денег от подотчетного лица организация-поставщик товаров (или организация — исполнитель работ, услуг) обязана выписать приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера организации-продавца (организации-исполнителя) или лица, на это уполномоченного, и кассира, с печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается подотчетному лицу — представителю организации.

Кроме того, ему должен быть выдан кассовый чек. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ поставщик товара (исполнитель работ, услуг) обязан выписать подотчетному лицу, действующему по доверенности, счет-фактуру.

Обратите внимание: наличие у организации всех перечисленных документов дает ей право сумму НДС, уплаченную в стоимости товаров (работ, услуг), предъявить к вычету из бюджета.

Если среди названных документов по каким-либо причинам не окажется кассового чека, применить вычет по НДС организация не сможет. Такую позиция высказал Минфин России в письме от 17.06.2004 № 03-03-11/100. Как считает главное финансовое ведомство, кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товаров. Если чека нет, то не соблюдаются условия, указанные в пункте 2 статьи 171 НК РФ, которые необходимы для получения налогового вычета.

Подотчетное лицо, купившее товар для организации или оплатившее выполненные работы и услуги, обязано отчитаться перед бухгалтерией организации об израсходованных суммах. Причем сделать это нужно не позднее трех дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги. Отчет составляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В отчете отражается остаток или перерасход выданных денежных средств. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет бухгалтерия принимает к учету. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу организации. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход наличных денег подотчетным лицом.

Предельный размер расчетов наличными

В заключение обратим внимание еще на один важный момент, касающийся наличных денежных расчетов.

Как известно, в расчетах наличными деньгами между собой организации должны соблюдать предельный размер, который составляет 60 000 руб. по одной сделке. Так определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». В совместном письме ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 000 руб.

За несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в письме ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95.

Источник материала: «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР» №17

Общие моменты

С 2019 года действует Указание Центробанка №3073-У. Оно закрепляет лимитный размер при расчетах наличными деньгами для юридических лиц по одному исполняемому договору.

Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами, не могут превышать ста тысяч рублей. Некоторые операции могут проводиться лишь в случае снятия денег с банковского счета и внесения их в кассу организации.

В документе перечислены цели, на которые можно потратить наличность из кассы. Ограничения по лимиту не распространяются на:

• выдачу заработной плату и перечисление социальных выплат;
• выписка денежных наличных средств под отчет;
• оплату отдельных услуг, товаров и прочее.

В случае нарушения порядка денежных расчетов ст.15.1 КоАП предусматривает штраф – до пятидесяти тысяч для организаций и до пяти тысяч для ответственных лиц.

Определения

Наличный расчет это передача денежных средств в формате бумажных денег (купюр). Реализация наличных расчетов происходит без участия банковских учреждений.

В обязательном порядке при принятии денежной наличности предприниматели должны использовать ККМ или другой способ подтверждения и учета оплаты. Лимит по наличным расчетам предполагает ограничение по сумме передаваемых наличных средств.

Причем действителен этот аспект в рамках лишь одного договорного соглашения. Что значит, что по одному договору юрлицо может передать/принять не больше ста тысяч рублей.

При расчетах с физическими лицами юрлицо обязано выдать кассовый или товарный чек, БСО или иной подтверждающий проплату документ. Примечательно, что сумма, получаемая от физлица, законодательно не ограничена.

При взаимодействии юридических лиц в наличных расчетах должен соблюдаться лимит. Но также важно и правильное оформление такого расчета. Точно также должен выдаваться кассовый чек или другой похожий документ.

Назначение платежа

И организации и частные предприниматели вполне могут тратить свободные денежные средства на основные обязательства.

То есть оплачивать зарплату работникам и перечислять страховые суммы, рассчитываться за поставленные товары и предоставленные услуги с другими организациями.

Но при этом ИП не вправе истратить деньги на личные нужды без должного оформления в виде налогооблагаемого дохода. Исключением является деятельность по ЕНВД, когда размер выручки значения не имеет.

Если говорить непосредственно о возможном назначении наличного платежа, то законом не определено четких стандартов по этому поводу.

Юридическое лицо вправе распоряжаться своими средствами по своему усмотрению, соблюдая при этом учрежденный лимит расчетов.

Например, юрлицо заключило договор с иным юридическим лицом о сделке, по которой требуется оплатить сумму в несколько сотен тысяч рублей.

Причем суть договора не столь важна, главное, чтобы она не противоречила нормам действующего законодательства. При оплате по договору разрешено оплатить наличкой сумму в сто тысяч рублей, оставшаяся часть должна быть оплачена по безналу.

Законные основания

Порядок реализации наличных расчетов при взаимодействии юридических лиц регулируют:

Федеральный закон №54 от 22.05.2003	«О применении ККТ …»
Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014	«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами …»
Указание Центрального Банка России №3073-У от 7.10.2013	«Об осуществлении наличных расчетов»

В соответствии с положениями этих нормативов юрлица при взаимодействии могут использовать наличность при расчетах. Но при этом они обязаны соблюдать установленный лимит по одному соглашению, равный ста тысячам рублей.

Как производятся расчета наличными деньгами смотрите в статье: наличные расчеты.

Как составить приказ об отмене лимита кассы, .

Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами осуществляются с оформлением надлежащим образом, то есть с выдачей подтверждающего оплату документа и отображением в бухгалтерском учете.

Как произвести расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами

При исполнении меж юрлицами расчетов наличностью соблюдать учрежденный лимитный предел надобно независимо от того, переданы средства или получены.

То есть, если возникла необходимость рассчитаться с контрагентом в сумме превосходящей размер, то имеет смысл провести безналичный расчет или заключить несколько договоров с суммой по каждому не более лимита.

Но несколько договоров, обладающих общим предметом и аналогичными условиями, могут стать причиной претензий со стороны проверяющих органов.

ФНС может посчитать, что свершение сделок с наличными потребовалось для сокрытия завышенных сумм.

И хотя закон не воспрещает заключать несколько договоров в один день, суд может признать формальность идентичных договоров. В итоге будет признано фактическое осуществление одной сделки с превышением установленного лимита.

Другим важным аспектом при реализации наличных расчетов между юрлицами становится пользование ККТ. Законодательными нормами определено, что применять кассовую технику при сделках с наличностью надлежит любым экономическим субъектам.

Причем законом не делается разделения на юридические и физические лица. Пользование ККМ не зависимо от целевого назначения приобретаемых товаров.

Порядок действий

Чтобы расплаты наличностью меж юрлицами были оформлены верно, требуется:

Организации, являющейся продавцом	Надлежит при каждых торговых операциях использовать ККТ и выдавать всенепременно кассовые чеки либо документы их заменяющие любым покупателям, в том числе и юрлицам
Организация, получающая наличку в качестве расчета через кассу	Обязана оформить зачисление денежной суммы приходными кассовыми ордерами с заполнением кассовой книги

То есть, получая деньги в наличной форме от юрлица, организация должна выдать выбитый кассовый чек, а затем подготовить приходный кассовый ордер на указанную в чеке сумму.

Таковой принцип подтвержден Письмом УФНС по г.Москва №22-12/44690 от 22.06.2005.

Идентификация покупателя как лица юридического происходит по предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени юрлица.

Если организацией-продавцом исполняется реализация за наличный расчет с употреблением ККМ в помещении, которое не является оснащенной кассой, и получаются деньги продавцами или кассирами, то не требуется готовить приходные ордера на всякое поступление денег.

В подобной ситуации приходные ордера создаются на совокупность вырученных сумм, сдаваемых каждым сотрудником по завершении трудовой смены.

В ситуации, когда в кассу выручка попадает сразу и от кассиров или продавцов и от покупателей-юрлиц, то приходные ордера должно готовиться отдельно на любой вид операции:

На внесенный продавцами/кассирами объем вырученных средств	По завершении смены при передаче денег в общую кассу
На выручку, обретенную от любого юридического лица	На пору приобретения средств. При этом в расчетах с любым из юридических лиц должно выбивать кассовый чек по ККМ, поставленной в кассе организации

Когда предприятием реализовываются расчеты и с юрлицами, и с населением непосредственно через кассу, то поступление наличности организуется таким образом:

Всякое поступление наличности от юрлиц оформляется приходным ордером с использованием ККМ	При этом продавец выдаст покупателю квитанцию к приходному кассовому ордеру и надлежащий кассовый чек
Поступление денег от населения оформляется по окончании смены одним приходным ордером на совокупную вырученную сумму	ККМ используется при расчетах с любым покупателем и кассовый чек выдается каждому отдельному покупателю. Совместный объем выручки от населения устанавливается как разница вырученной суммы, указанной в Z-отчете и суммы выручки, зачислившейся от юрлиц
В конце рабочего дня на основе приходных кассовых ордеров заполняется кассовая книга	Общая величина выручки, полученной от населения и юрлиц, должна равняться сумме выручки, показанной в Z-отчете. Данный отчет служит основанием для выписанных приходных кассовых ордеров

Заключение соглашений

Согласно гражданскому законодательству, документальное соглашение двух и более сторон считается договором, который направлен на определение, завершение либо видоизменение обязательств и прав.

При составлении договоров меж лицами юридическими, предполагающих наличный денежный расчет между юрлицами, следует соблюдать следующие нормы:

Если организации заключают несколько договоров, то по всякому из них должен соблюдаться лимит наличной оплаты	При этом во избежание недоразумений с налоговыми органами желательно, чтобы договора отличались условиями и общим предметом
Заключение нескольких договоров в один день законно	Если по каждому из них не нарушается лимит расчетов. Но оплачиваться каждый договор должен отдельно
При заключении организацией договора	На сумму, превосходящую установленный предел расчета наличностью, погасить наличными средствами допустимо лишь сто тысяч рублей, остальная часть должна быть выплачена по безналу

Отсутствие необходимости соблюдения лимита расчетов возникает только, если одна из сторон договора представлена физическим лицом. Принимать наличность от физлиц организация может в любом объеме, ограничений в этом плане не предусмотрено.

Отражение в учете

Объем выручки, полученный организацией в продолжение дня, должен приходоваться кассиром посредством кассового приходного ордера и внесением надлежащей записи в кассовую книгу.

Порядок расчета лимита кассы узнайте из статьи: расчет лимита кассы.

Как определить лимит денежных средств в кассе, .

Образец заполнения заявления о снятии ККМ с учета, .

Причем сумма вырученных средств должна быть аналогичной значениям в контрольной ленте ККМ и показателям денежных суммирующих счетчиков.

Порядок учета денежной наличности, получаемой от юридических лиц, должен быть закреплен в учетной политике организации.

При этом нужно учитывать мнение ФНС, сформулированное Письмом №22-3-11/1115 «О применении ККТ» — при получении суммы предоплаты за будущие поставки необходимо использовать ККТ, так как имеет место связь с продажей товаров или услуг.

Организации, взаимодействующие с юрлицами без ККМ, имеют все шансы столкнуться с весьма значительными взысканиями. Штрафные санкции предусмотрены и за отказ организации выдать контрагенту кассовый чек при наличной оплате.

В отдельных случаях ФНС может ограничиться предупреждением, но чаще выписывается штраф в размере до сорока тысяч рублей.

Предыдущая статья: Образец приказа на лимит кассы Следующая статья: Наличные расчеты между юридическим и физическим лицом