Учет движения товаров в аптеке

2. Общая схема движения информации в аптечной сети

Аптечная сеть включает в себя:

  • центральный офис;
  • периферийные точки (аптеки и аптечные пункты).

Обмен информации происходит между базами данных (БД) центрального офиса и каждой аптеки, а также между базами данных аптек через БД центрального офиса.

В центральном офисе хранится сводная информация о движении товаров (заказы, приходы, продажи и т. д.) со всех аптек. На каждой аптеке хранится вся справочная информация и документы, относящиеся только к данной аптеке. Основные справочники (медикаменты, поставщики) вводятся централизованно. Документы, отражающие движение товаров, могут вводиться как в центре и поступать на аптеку по каналам связи (например, приходы товаров), так и в аптеке и поступать в центр (например, продажи). Ценообразование может происходить как централизованно, так и независимо на каждой аптеке. Полномочия по заказу медикаментов также могут распределяться между центральным офисом и аптеками. Ниже рассмотрена схема с централизованным ценообразованием и централизованной схемой заказа.

Обмен данными происходит автоматически. Объекты сети (центральный офис и каждая аптека) должны иметь подключение к сети Интернет.

  • 4. Заказ товара и анализ товарной потребности

    Заявка товаров формируется автоматически по требованию менеджера центрального офиса на основании статистических данных о товарообороте за определенный период. Основная цель автоматической генерации заказов — оптимизация складских остатков, т.е. поддержание их на минимально возможном уровне при отсутствии дефицита. Статистический анализ товарооборота производится системой автоматически (по настраиваемому расписанию) за определенный период (который настраивается — например, за неделю, месяц, квартал, год и т.д.). Статистический анализ включает в себя расчет средних показателей товарооборота в натуральном и денежном выражении, анализ отклонений и вариабельности (среднеквадратичное отклонение, коэффициент вариации), ABC-анализ, XYZ-анализ и анализ скорости товарооборота.

    Общий принцип автоматического формирования заказов основан на вычислении точки заказа и заказываемого количества с учетом среднесуточных продаж и страхового запаса, расчет которого основан на анализе вариабельности продаж.

    После расчета заказа менеджеру офиса будет предложен список товаров, которые необходимо заказать для данной точки. В список товаров для заказа не попадает товар, принудительно исключенный из товарной потребности для данной точки. В списке заказанных товаров доступна информация об основных статистических показателях реализации товара за выбранный период, рекомендуемое системой количество к заказу и конечное количество заказа. Менеджер может откорректировать количество заказа по своему усмотрению, отказаться от заказа товара в данный момент времени либо запретить товар к автоматическому заказу на данной точке.

    Определение поставщиков для каждого товара при анализе товарной потребности может происходить следующим образом:

    • автоматически (на основании анализа цен поставщиков и условий поставки);
    • с помощью сторонних программных систем (ЛИКИС, МОРИОН и т.д.);
    • вручную.

    Поставщик определяется исходя из минимальной цены в прайс-листах поставщиков на дату заказа для каждой конкретной точки. Для товаров, у которых принудительно указан поставщик в карточке товара (эксклюзивная поставка товара), поставщик из прайс-листов не выбирается. Менеджер может вручную поменять поставщика для данного товара. После полной проверки документа товарной потребности система по запросу менеджера формирует отдельные заявки на каждого поставщика. Все сформированные заявки могут быть выгружены в файлы и отправлены поставщикам.

    В случае использования для заказа сторонних систем (ЛИКИС, МОРИОН) алгоритм работы следующий:

    • из системы «IBS Аптека» в ЛИКИС или МОРИОН выгружается информация об общем заказываемом количестве для каждой точки;
    • разбивка заказов между поставщиками и отправка поставщикам производится средствами сторонней системы (ЛИКИС, МОРИОН).
  • 5. Поставка товара и оформление приходных накладных

    Приход товара вводится менеджером центрального офиса для одного из объектов. Существует три основных способа ввода приходной накладной в систему:

    • импорт из файла формата MMO, разработанного Ассоциацией Независимых Разработчиков;
    • создание прихода путем копирования документа предварительной заявки товара с его корректировкой в соответствии с накладной поставщика;
    • ввод приходной накладной вручную.

    Независимо от способа введения накладной, приход может быть введен на основе ранее отправленной заявки либо без таковой. При импорте накладной поставщика из MMO-файла система сопоставляет товарные позиции в соответствии с внутренней таблицей соответствия для данного поставщика. Если обнаруживаются позиции, которые не были сопоставлены, то менеджеру предлагается провести ручное сопоставление таких строк. При этом менеджер может как выбрать уже существующую позицию, так и создать новую товарную позицию в Справочнике товаров. Менеджер не может пропустить не сопоставленные позиции либо сопоставить не все товарные позиции.

    После импорта или ввода приходной накладной менеджер сверяет количество позиций и общую сумму документа. Если обнаружены расхождения в документе с документом поставщика, менеджер вносит коррективы. Если поставка товара осуществлялась на основании предварительного заказа, то менеджер обязан указать номер заказа, на основании которого поставлен товар. Допускается формирование нескольких приходных накладных на основании одного заказа.

    После полной проверки документа менеджер подтверждает приемку документа, устанавливая соответствующий признак. После установки признака изменение документа не допускается. После подтверждения приемки документа менеджером, происходит наценка документа согласно установленным в системе правилам (см. раздел «Ценообразование и ценовая политика»).

    Введенная приходная накладная вместе с новыми ценами реализации автоматически передается в аптеку по каналам связи. Для улучшения контроля заведующей аптеки за товарными остатками остаток в торговом зале автоматически не изменяется. Вместо этого переданная приходная накладная увеличивает остаток на складе приемки данной аптеки.

    После того, как аптека физически получает товар, заведующая либо уполномоченное ей лицо распечатывает приемный акт из электронного документа в учетной системе. После этого производится проверка поступившего товара. Проверке подлежит:

    • номенклатура поставленных товаров и штрих-коды (при необходимости);
    • количество товаров;
    • серии товаров;
    • сроки реализации товаров.

    При обнаружении расхождения между электронной накладной и фактически пришедшим товаром заведующая вносит изменения в электронный документ. После проверки и устранения расхождений заведующая подтверждает выдачу товаров в торговый зал. В этот момент увеличивается остаток в торговом зале, изменяются цены реализации и устанавливается соответствующий признак в приходном документе. Изменение документа, выданного в зал, не допускается.

    Заведующая распечатывает из системы комплект внутренних документов на поставку товаров:

    • приемный акт;
    • протокол расхождений между заказом и приходом по номенклатуре, количеству и цене;
    • ценники;
    • внутренние штрих-коды (при необходимости).
  • 6. Ценообразование и ценовая политика

    Управление ценами централизованное. При этом для каждой аптеки или аптечного пункта существует собственный прайс-лист. Весь товар, доступный к реализации на точке, имеет одну цену реализации (цена ценника) и реализовывается только согласно прайс-листу. Наценка товара производится в центральном офисе автоматически, на основании разработанных процентов наценки для групп товаров для каждой конкретной розничной точки. Существует возможность указания фиксированной (установленной государством) наценки для товара. Контроль наценки может происходить как от цены закупки, так и от таможенной цены товара.

    После ввода приходной накладной в систему и проверки цен поставки, система автоматически применяет указанный процент наценки и формирует новую цену реализации. Если новая цена реализации удовлетворяет разрешенному диапазону (разбросу) процента наценки, то цена реализации не меняется. В противном случае товару присваивается новая цена реализации для данной точки. Возможно ручное изменение наценок и цен продажи менеджером.

    Окончательное изменение цены в прайс-листе аптеки происходит после приемки товаров в аптеке, их проверки заведующей аптеки и выдачи в зал. Заведующей и прочим сотрудникам аптеки запрещено самостоятельно менять цены реализации на товар. Если возникает необходимость провести переоценку какого-либо товара в аптеке, то переоценку готовят менеджеры центрального офиса и передают ее в аптеку. Заведующая только подтверждает полученную переоценку.

    Отдельно от основной схемы наценки существует цена для страховых компаний. Цена для страховых компаний формируется автоматически как максимальная цена закупки товара, присутствующего на остатке аптеки, с определенным процентом наценки. Из всех цен, имеющихся на остатке аптеки, выбирается максимальная, для предотвращения возможного убытка при следующей закупке товара.

  • 7. Реализация товаров

    Схема работы первостольника (кассира) ориентирована на использование заводских штрих-кодов производителей товаров (лекарственных средств), указанных на упаковках, для их идентификации и добавления в чек. При необходимости (отсутствие заводского штрих-кода, его плохая читаемость, отдельное штрих-кодирование разных видов упаковки товара, сплошное штрих-кодирование каждой серии) могут использоваться внутренние штрих-коды, распечатанные на стикеры и наклеенные на товар.

    Для добавления требуемого товара в текущий открытый чек кассир берет один экземпляр (упаковку) товара и производит его сканирование при помощи сканера штрих-кодов.

    Также допускается реализация товара по внутреннему коду (номеру) , присвоенному при добавлении товара в справочник. Для этого вместо выполнения сканирования кассир вводит в поле штрих-кода внутренний код товара.

    Если товар не удалось определить или по данному товару отсутствует остаток, система выводит на экран соответствующее сообщение об ошибке. В этом случае в системе фиксируется факт отсутствия товара в аптеке (дефектура). В системе формируется общий список дефектуры по аптеке за каждый день.

    Если товар был найден и есть на остатке, он автоматически добавляется в чек. Цена товара определяется в соответствии с действующим прайс-листом и не доступна для изменения кассиром.

    В случае необходимости кассир может выполнить поиск товара. Допускается поиск по следующим критериям:

    • торговое название препарата;
    • действующее вещество или международное название;
    • производитель;
    • группа медикаментов.

    В результате поиска первостольник получает список товаров. В списке для каждого отражается следующая информация:

    • код и наименование товара;
    • единица измерения;
    • цена реализации;
    • остаток товара в торговом зале и на складе приемки (неразобранный товар);
    • остатки товара в других аптеках сети;
    • худший конечный срок реализации товара из остатка аптеки;
    • зона хранения товара в аптеке (номер материальной, стеллаж, полка, ящик и т. д.);
    • действующее вещество;
    • текстовая аннотация (инструкция по применению).

    Кроме этого, система может предложить первостольнику подсказку для активного предложения покупателю сопутствующих товаров (например, к инфузионному раствору предложить систему, к медикаментам в ампулах — шприцы, к антибиотикам — препараты для нормализации микрофлоры кишечника и т.д.)

    Первостольник может добавить найденный товар в текущий чек, либо выполнить поиск аналогов какого-либо медикамента.

    Если разрешена реализация медикамента в нескольких видах упаковки (упаковка, блистер, ампула), первостольник может выбрать вид упаковки и указать его количество (например, количество блистеров). Это избавляет первостольников от необходимости работать с дробными количествами, упрощает учет и уменьшает число ошибок. Решение о возможности деления товара (реализации в разных видах упаковки) принимается менеджером в центральном офисе.

    После добавления всех требуемых товаров в чек кассир вызывает диалог закрытия чека и осуществляет расчет клиента. Оплата может производиться;

    • наличными;
    • безналичным расчетом;
    • за счет страховой компании;
    • с помощью подарочного сертификата;
    • комбинированно несколькими формами оплаты.

    При закрытии чека дополнительно могут использоваться:

    • накопительные или ненакопительные дисконтные или бонусные карты;
    • рецепты с нанесенными на них штрих-кодами врачей;
    • подарочные сертификаты.

    В закрытом чеке фиксируется вся информация о примененных скидках, дисконтных и бонусных картах, именных рецептах врачей, а также структура оплаты чека (наличными, безналичный расчет, страховая компания и т. д.). Это позволяет затем производить анализ продаж в указанных разрезах (клиенты, врачи, страховые компании, скидки и т. д.).

    Закрываемый чек может распечатываться на фискальный регистратор либо на нефискальный принтер (для частных предпринимателей). Возможна также комбинированная печать чека на фискальный регистратор и термопринтер в случае, если часть товара аптеки принадлежит частному предпринимателю, а часть — юридическому лицу.

    Кассиру разрешается выполнять все необходимые действия с фискальным регистратором: служебный внос и вынос денег, печать Х и Z отчета, печать периодического отчета. Также разрешается оформлять возвратные чеки по наличной форме оплаты.

    Рабочее место первостольника должно быть оборудовано следующим торговым оборудованием:

    • персональный компьютер;
    • сканер штрих-кодов;
    • фискальный регистратор и (или) нефискальный принтер;
    • денежный ящик;
    • УФ-лампа — детектор банкнот.
  • 9. Списание медикаментов и возврат поставщику

    Изъятие товара из оборота аптеки для выполнения его списания или возврата поставщику производится заведующей аптеки с перемещением его из торгового зала на транзитный склад списания и возврата. Так как из оборота изымается товар с конкретными сериями и сроками годности, то факт снятия такого товара с реализации может быть отражен только на аптеке.

    По умолчанию в перемещение подставляются партии, имеющиеся на остатке в торговом зале, в соответствии с установленным в системе методом списания. В случае несовпадения партии либо серии с требуемой по факту, заведующая аптекой имеет возможность вручную выбрать необходимую партию или серию из существующего остатка. После оформления перемещения остаток в торговом зале уменьшается, но товар продолжает числиться на аптеке (на транзитном складе). Такая схема позволяет отследить весь товар, изъятый из оборота, но не списанный и не возращенный поставщику.

    Непосредственно сам акт списания или возврата оформляется на центральном офисе ответственным лицом (менеджером).

    В случае списания обязательно указывается причина списания (соответствующая статья затрат).

  • 10. Инвентаризация товаров в аптеке

    Может производиться как сплошная (полная) инвентаризация аптеки, так и выборочная (по группе товаров, зоне хранения и т. д.). Инвентаризация производится в определенном порядке.

    1. Необходимо ограничить доступ покупателей к инвентаризируемой группе товаров и прекратить отражение в системе любых первичных документов, влияющих на остатки товаров инвентаризируемой группы (групп). При сплошной инвентаризации — закрыть аптеку.
    2. Произвести подсчет фактического количества товаров. Подсчет фактического количества может производиться следующими способами:
      • подсчет с отражением фактического количества в инвентаризационной описи на бумаге, которая затем вручную вносится в информационно-аналитическую систему в документ «Инвентаризация»;
      • подсчет с помощью сканирования штрих-кодов товаров терминалами сбора данных (карманными компьютерами со встроенным сканером штрих-кодов), информация из которых затем импортируется в документ «Инвентаризация» учетно-аналитической системы;
      • подсчет с помощью сканирования штрих-кодов товаров обычными сканерами, установленными на компьютеры первостольников и заведующей аптеки.

      В результате подсчета фактического количества товаров в учетно-аналитической системе должны быть созданы один или несколько документов «Инвентаризация» с совпадающей датой инвентаризации, отражающих фактически выявленные остатки товаров на эту дату.

    3. С помощью встроенных механизмов учетно-аналитической системы произвести расчет учетного (планового) количества товаров на дату инвентаризации, а также дополнение инвентаризации товарами, которые не были посчитаны фактически, но присутствуют в учетных (плановых) остатках.
    4. Произвести сравнение планируемого количества с фактическим, при необходимости — пересчитать фактическое количество по проблемным позициям и внести вручную соответствующие корректировки в существующие документы «Инвентаризация».

      При сравнении планируемого количества с фактическим производится сравнение:

      • по количеству;
      • по сумме в учетных ценах (цены прихода или себестоимость);
      • по сумме в ценах материальной ответственности.

      В качестве цены материальной ответственности может использоваться текущая цена продажи из какого-либо прайс-листа, учетная цена товара (цена прихода или себестоимость), а также цена прихода либо себестоимость последней партии товара. Конкретный режим определения цены материальной ответственности для инвентаризации определяется настройками учетно-аналитической системы.

      Если в процессе проверок возникла необходимость корректировки каких-либо документов, влияющих на остатки инвентаризируемых товаров и имеющих дату, меньшую даты инвентаризации («задним числом»), то после проведения такой корректировки обязательно производится повторный расчет учетного (планового) количества товаров по всем документам «Инвентаризация», относящимся к текущей инвентаризации.

    5. С помощью встроенных механизмов учетно-аналитической системы произвести оприходование излишков и списание недостачи по каждому документу «Инвентаризация». В результате на основании документов «Инвентаризация» будут созданы документы «Расход товаров в учетных ценах» для списания недостачи и «Приход товаров» для оприходования излишков.

      При выполнении оприходования излишков и списания недостачи задается ряд дополнительных настроек, в частности, виды и центры учета финансовых результатов для излишков и недостачи.

  • Учет расхода товара в аптеке

    Лекция 4 курс (8 семестр) — БУ . Учет расхода товаров в аптеке.

    Основной вид расхода товара в аптеке — это реализация товаров ме­дицинского назначения.

    По ГК РФ и НК РФ реализация – это продажа товаров ( продукции), возмездное выполнение работы, оказание услуги.

    Значение показателя реализации для аптечных организаций:

    1. Завершает оборот хозяйственных средств организации.

    2. Позволяет выполнить обязательства перед бюджетом, банками ( по кредитам) работниками и поставщиками.

    3. Дает возможность возместить расходы на продажу ( издержки обращения — ИО).

    Невыполнениеплана реализации вызывает :

    1. Замедление оборачиваемости товаров.

    2. Задержку платежей

    3. Штрафы за не выполнение договорных обязательств

    4. Ухудшения финансового положения а/ организации.

    Согласно ГОСТ «Торговля. Термины и определения» объем реализа­ции (продажи) товаров (оказания услуг) населению для личного, семейно­го, домашнего использования называется розничным товарооборотом.

    В состав розничного товарооборота также включается продажа товаров организациям (больницам, санаториям), через которые осущест­вляется совместное потребление товаров. Такая продажа может осущест­вляться за наличный и безналичный расчет. В соответствии с типом покупателя и разного первичного документального учета продаж, связанного со способом оплаты, розничный товарооборот аптеки можно разделить:

    1. Реализация населению ( условно «розничный» товарооборот), в т.ч.

    · Реализация ЛС по рецеп­там врачей (оборот по амбулаторной экстемпоральной рецептуре и по

    готовым лекарственным формам, в т.ч. по бесплатному и льготному отпуску).

    · Реализация товаров аптечного ассортимента без рецеп­тов (оборот по безрецептурному отпуску).

    · Реализация товаров через мелкорозничную сеть (киоски, аптечные пункты).

    2. Реализация товаров ЛПУ и другим организация (условно » оптовый» товарооборот).

    Реализация товаров аптечного ассортимента населению по рецептам врачей

    По рецептам врачей аптека отпускает лекарственные средства (ЛС), изготовленные в заводских условиях (готовые ЛС) и лекарственные сред­ства, изготовленные по индивидуальным прописям в аптеке (экстемпоральная рецептура — оказание услуг по изготовлению лекарств по рецептам врачей, внутриаптечной заго­товки и фасовки, изготовление воды очищенной (глава 21, ст. 149, п. 2, п.п. 24 НК РФ).

    Все затраты на оказание услуг должны возмещаться и приносить оп­ределенный доход. В аптеках для этого взимают­ся тарифы, которые определяют сумму произведенных затрат на единицу продукции (лек.форму) -затраты, связанные с этими работами и услугами, а также плановая рентабельность.

    Если реализация продукции собственного изготовления производится че­рез розничную торговую сеть в собственных помещениях, то такая реализация подлежит обложению ЕНВД. ( особый режим налогообложения)

    Для учета стоимости экстемпоральной рецептуры, используется:

    · Ре­цептурный журнал (АП-65) или квитанции на заказанное лекарство (АП-59)- в натуральных и денежных измерителях.

    При таксировке экстемпоральных рецептов требуется выделить стои­мость медикаментов, очищенной воды, тарифа за изготовление. Стоимость тарифа при таксировке, показывается от­дельной строкой.

    · Учитывается тариф по итогам за месяц и переносится в справку » О дооценке и уценке» ( ф. АП-12).

    · Все эти показатели отражаются в журнале учета рецептуры (АП-71) с выделением количества и сумм лекарственные средства (ЛС), отпущенные бесплатно и со скидкой 50%.

    · Для обобщения данных по льготному и бесплатному отпуску составляется «Сводный реестр рецептов на льготный отпуск ЛС» (ф. № АП-9).

    Другой вид производственной деятельности — лабораторные и фасо­вочные работы.

    Их учет ведется:

    · в «Журнале учета лабораторно- фасовочных работ» (ф. № АП-11)- в натуральных и денежных измерителях.

    · В результате округления цен, при их таксировке может произойти уценка либо дооценка. Она отра­жается в специальных графах этого журнала По итогам за месяц этого журнала составляется «Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасоночным работам, реализации работ и услуг» (ф. № АП-12). Данные справки отражаются в товарном отчете отдела.

    К услугам можно отнести изготовление очищенной воды, которая используется для изготовления лекарств населению и лечебным учрежде­ниям.

    · Ее стоимость отражается отдельной строкой в Рецептурном журнале по индивидуальным рецептам и в «Журнале учета опто­вого отпуска и расчетов с покупателями» (ф. № АП-22), в котором отража­ется стоимость очищенной воды, отпущенной лечебным учреждениям.

    Стоимость воды очищенной, при использовании ее в технологиче­ском процессе изготовления лекарств берется из норматива затрат на ее из­готовление.

    Параллельно оборот по экстемпоральному амбулаторному отпуску отражается в кассовых документах в составе выручки РПО.

    Учет готовых ЛС (заводского изготовления) отпущенных по рецептам врачей ведется только по стоимости :

    · на основании кассовых чеков в «Журнале учета рецептуры» (ф. № АП-71) и сводной ведомости ( журнале) «Регистрация розничных оборотов».

    · Все расчеты по продаже товаров населению проводятся с использо­ванием контрольно-кассовой техники (Закон РФ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении налич­ных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Поэтому основными документами, подтверждающими факт реализации товаров населению, являются кассовые документы.

    Ежедневно из «Журнала учета рецептуры» (ф. № АП-71) в сводную ведомость «Регистрация розничных оборотов» переносятся полученные данные:

    Ø Количество экстемпоральных рецептов

    Ø Сумма оборота по экстемпоральным рецептам

    Ø Сумма оборота по рецептам на ГЛС

    Ø Сумма тарифов

    Ø Сумма воды очищенной ( в составе экстемпоральной рецептуры)

    Оборот по безрецептурному отпуску в аптеке и мелкорозничной сети

    Реализация ЛС без рецептов, ИМН, МТ и парафармацевтических товаров учитывается только в денежном измерителе и определяется как сумма выручки по данным кассы.

    При отпуске готовых лекарств без рецептов, первичным документом является кассовый чек. Основанием для учета розничного товарооборота за день служат показания Z-отчета (суммирующий отчет) кассового аппа­рата, где в разрезе отделов показана сумма реализации.

    При сдаче денег от реализации в кассу аптеки выписывается приход­ный кассовый ордер, он и служит основанием для учета.

    Итоговые данные о реализации за день отражаются в сводной ведо­мости «Регистрация розничных оборотов», по итоговым данным этой ве­домости за месяц делаются записи в товарном отчете.

    Такой же порядок учета выручки принят и в мелкорозничной сети ( в а/пунктах возможен оборот по рецептурному и безрецептурному отпуску).

    Таким образом, каждая составная часть реализации товаров населению в течение месяца отражается :

    · В сводной ведо­мости «Регистрация розничных оборотов»,

    · Итоговая сумма всех зарегистрированных оборотов ( за минусом тарифов) списывается в Товарном отчете МОЛ ( расходной части отражена)

    · Сумма воды очищенной будет оприходована ( отражена в приходной части товарного отчета МОЛ)

    Учет товаров, отпущенных в ЛПУ и другим организациям

    Взаимоотношения между аптекой и ЛПУ (как двумя хозяйствующи­ми субъектами) оформляются договором, который составляется в соответ­ствии с требованиями Гражданского Кодекса. Пунктом 1 статьи 492 ГК РФ установлено, что если товар продается покупателю для личного, семейно­го, домашнего или иного использования не связанного с предприниматель­ской деятельностью, такой договор является договором розничной купли-продажи. Учреждения здравоохранения приобретают ЛС не для перепро­дажи, значит с ними должен быть заключен договор розничной купли-продажи.

    Первичными документами для отпуска товаров являются:

    · требования (требование-накладная АП-16), которые выписывает ЛПУ. Они должны быть подписа­ны руководителем и скреплены печатью лечебного учреждения.

    · Согласно условиям оплаты, оговоренным в договоре, аптека выпи­сывает ЛПУ счет, и товарную накладную (ф. Торг-12). Счет-фактура не выписывается, т.к. аптека не является плательщиком НДС ( находится на особом режиме налогообложения- ЕНВД).

    Учет ведется :

    · в «Реестр выписанных покупателям счетов» (ф.№АП-28)- регистрируются выписанные на оплату счета.

    · В «Журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями» — ведомственная форма №АП-22 — .для учета взаиморасчетов с покупателями .( на каждого постоянного покупателя отводится от­дельная страница (лицевой счет).

    Реализация товара разовым покупателям, отражается отдельной строкой в общем лицевом счете в хронологическом порядке по мере от­пуска товара. В этом журнале отражается: дата и номер требования, сумма оплаты, номер и дача платежного документа и товарной накладной. Из об­щей суммы пало выделить стоимость очищенной воды, сумму тарифа и товара. По оборотам за месяц в этой книге подводятся итоги,.

    · в «Оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей» (ф. № АП-23). Эта ведомость служит для учета взаиморасчетов с покупателями, в ней отражается остаток задолженности на начало месяца, на какую сумму отпущено товара и сумма, фактически оплаченная за товары. На основании этих данных определяется дебиторская либо кредиторская задолженность по итогам за месяц

    · Сумма реализации товаров всем организациям отра­жается в расходной части товарного отчета.

    В процессе хозяйственной деятельности товары могут не только продаваться, но использоваться для хозяйственных и других нужд аптеки. Документальное оформление этих расходов дано в следующей таблице.

    Деятельность аптечных организаций, обслуживающих лечебно-профилактические учреждения

    Аптечные организации, обслуживающие лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), являются учреждениями здравоохранения и могут быть как государственной, так и частной формы собственности, осуществляющими свою деятельность на основании лицензии на фармацевтическую деятельность, выданной в установленном порядке (в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности», определяющим порядок лицензирования).

    Оборот наркотических средств и психотропных веществ (приобретение, хранение, отпуск, реализация и др.), подлежащих контролю в Российской Федерации, должен осуществляться только при наличии лицензии на соответствующие виды деятельности.

    Аптеки, обслуживающие ЛПУ, в своей работе должны руководствоваться определенными требованиями, установленными государственными стандартами и другими нормативными документами, по изготовлению и реализации лекарственных средств и изделий медицинского назначения, правилами охраны труда и техники безопасности, а также санитарными и противопожарными правилами.

    Аптечные организации, обслуживающие лечебно-профилактические учреждения, могут быть представлены:

    — межбольничной;

    — больничной;

    — аптекой учреждения здравоохранения.

    Межбольничная аптека является самостоятельным юридическим лицом, имеющим собственные оборотные средства, и организуется для обеспечения лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения лечебно-профилактических учреждений различных форм собственности, имеющих соответствующие лицензии, а также для оказания фармацевтических услуг населению.

    Больничная аптека является структурным подразделением стационара и организуется для обеспечения лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения всех отделений данного учреждения. Больничная аптека непосредственно не производит отпуска лекарственных средств и изделий медицинского назначения населению.

    Аптека учреждения здравоохранения организуется для обеспечения лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения таких лечебно-профилактических учреждений, как поликлиники, диспансеры, диагностические центры и др.

    Деятельность аптечных организаций, обслуживающих лечебно-профилактические учреждения, осуществляется путем предоставления фармацевтических услуг. Под фармацевтическими услугами следует понимать совокупность мероприятий по обеспечению лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения отделений и кабинетов лечебно-профилактических учреждений.

    Аптечные организации, обслуживающие лечебно-профилактические учреждения, могут осуществлять следующие функции (виды услуг):

    — обеспечение лечебно-профилактических учреждений готовыми лекарственными средствами, в том числе и наркотическими средствами и психотропными веществами, предметами санитарии, гигиены и ухода за больными, перевязочными материалами, дезинфицирующими средствами и другими изделиями медицинского назначения;

    — изготовление, контроль качества и отпуск лекарственных препаратов по требованиям учреждений здравоохранения, изготовление внутриаптечной заготовки в соответствии с утвержденными прописями, контроль их качества, фасовка готовых лекарственных средств и лекарственного растительного сырья с последующим отпуском лечебно-профилактическим учреждениям различного профиля;

    — предоставление медицинским работникам лечебно-профилактических учреждений необходимой информации о лекарственных средствах и изделиях медицинского назначения, зарегистрированных и представленных на фармацевтическом рынке Российской Федерации;

    — контроль за соблюдением порядка учета, расходования и хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения в отделениях и кабинетах лечебно-профилактических учреждений.

    Лечебно-профилактическое учреждение как самостоятельное юридическое лицо имеет право организовывать, помимо больничных аптек, аптечные пункты (киоски), осуществляющие реализацию лекарственных средств и изделий медицинского назначения в соответствии с требованиями ОСТа 91500.05.0005-2003 «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения».

    Аптеки, обслуживающие лечебно-профилактические учреждения, отпускают готовые лекарственные средства отечественные и импортные, зарегистрированные в установленном порядке или изготовленные в аптеке по унифицированным прописям и по требованиям отделений (кабинетов) учреждения здравоохранения.

    Не допускается реализация лекарственных средств и других изделий медицинского назначения, пришедших в негодность, с истекшим сроком годности, незаконных копий лекарственных препаратов.

    Аптеки, обслуживающие лечебно-профилактические учреждения, должны располагать необходимыми помещениями, оборудованием и инвентарем, обеспечивающими в соответствии с требованиями стандартов сохранность качества и безопасности лекарственных средств и изделий медицинского назначения при их изготовлении, контроле качества, хранении, реализации.

    Аптечные организации, обслуживающие лечебно-профилактические учреждения, могут быть базой для проведения научных исследований, а также производственной практики учащихся средних и высших фармацевтических учебных заведений.

    В больничной аптеке и аптеке, обслуживающей лечебно-профилактическое учреждение, в доступных местах должна быть размещена следующая информация:

    — копии лицензий на фармацевтическую деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

    — информация о телефонах и адресах органов управления здравоохранением и фармацевтической деятельностью региона;

    — график, режим приема требований и отпуска лекарственных средств и изделий медицинского назначения отделениям лечебно-профилактического учреждения;

    — информация о мероприятиях, проводимых администрацией больничной аптеки (санитарные дни, техучеба и т.п.);

    — информация о сроках хранения лекарственных препаратов, изготовленных в аптеке.

    В межбольничной аптеке в доступных местах должна быть размещена следующая информация:

    — копии лицензий на фармацевтическую деятельность и другие виды деятельности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

    — информация о телефонах и адресах органов управления здравоохранением и фармацевтической деятельностью региона;

    — книга отзывов и предложений;

    — о группах населения, имеющих право на бесплатное и льготное обеспечение, внеочередное обслуживание;

    — о лице, ответственном за льготное лекарственное обеспечение;

    — о дежурном администраторе;

    — информация о номерах телефонов и режиме работы региональной фармацевтической службы;

    — информация о наименованиях отделов или зон отпуска соответствующих групп товаров;

    — информация о сроках хранения лекарственных препаратов, изготовленных в аптеке;

    — копия или выписка из Федерального закона «О защите прав потребителей»;

    — копия или выписка из Правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации, утвержденных в установленном порядке.

    В процессе своей деятельности специалисты аптеки, обслуживающей лечебно-профилактическое учреждение, обязаны соблюдать нормы фармацевтической деонтологии и этики.

    Рекомендуемые страницы:

    Главная | О нас | Обратная связь

    3. Аптечная организация.Классификация аптечных организаций.Функции аптеки

    Аптечная организация-это организация,структурное подразделение медицинской организации,осуществляющая розничную торговлю лекарственными препаратами,хранение,изготовление и отпуск ЛП для медицинского применения

    Любая аптечная организация должна иметь лицензию,работать в аптечной организации должны только специалисты.Руководство может осуществлять провизор,имеющий сертификат по специальности провизор-организатор и стаж работы 3 года.

    По характеру деятельности аптеки подразделяются на 2 группы:

    1 Осуществляющие реализацию готовых лекарственных препаратов по рецепту,без рецепта учреждениям здравоохранения-аптечный пункт,аптечный киоск

    2 Осуществляющие все функции,а также изготовление и продажу-аптеки с призводственным отделом и с правом изготовления

    Классификация.

    По форме собственности:

    -частные

    -государственные

    -муниципальные

    По организационно-правовой форме:

    -АО-открытые и закрытые

    -ООО

    ОДО(общество с дополнительной ответственностью)

    -унитарные предприятия

    По организационному типу:

    Виды аптек:

    -аптека готовых лекарственных форм

    -производственная аптека

    -производственная с правом изготовления асептических форм

    -больничная

    -межбольничная

    -аптечные учреждения здравоохранения

    -гомеопатическая

    -центральная, районная, городская

    Аптечный пункт

    Аптечный киоск

    Аптечный магазин

    По обслуживаемому контингенту:

    -обслуживающие население и ЛПУ

    -больничная аптека

    -межбольничная

    -аптека учреждения здравоохранения

    -центральная районная аптека

    -ведомственные аптеки

    По характеру товарного ассортимента:

    -универсальные

    -специализированные

    -прфильные

    По наличию производственной функции:

    -производственная

    -непроизводственная

    По режиму работы:

    -обычный режим

    -дежурные аптеки

    -круглосуточные

    Функции аптеки

    1 Производственная-изготовление,фасофка,получение воды,контроль качества

    2 Логистическая-управление товарными запасами

    3 Сбытовая-продажа населению,ЛПУ,отпуск бесплатно или льготно

    4 Информационно-консультационная

    5 Финансовая функция

    6 Маркетинговая-исследование фарм рынка с целью определения ассортиментной и ценовой политики предприятия

    7 Контрольная

    8 Медицинская

    9 Учебная

    4. Организационная структура аптек. Помещения и оборудование аптечных организаций. Квалификационные группы должностей аптечных работников.

    Учитывают район обслуживания,функции,объем работы,состав потребителей,численность персонала,площадь аптеки и т.д.

    В крупных аптеках пять отделов:

    1. Отдел запасов:заявки,хранение,отпуск

    2. Рецептурно-производственный:прием рецептов,заготовка,фасофка,контроль качества

    3. Отдел безрецептурного отпуска

    4. Отдел готовых лекарственных форм

    5. Отдел бесплатного льготного отпуска

    Помещения и оборудование аптеки.

    Все помещения должны быть расположены в здании и объединены в один блок. Допускается вход и выход через помещения других организаций.Обязательно наличие пандусов. На площадях аптечных организаций не должны быть учреждения,не указанные в лицензии.Аптечная организация должна иметь центральные системы водоснабжения,отопления,вентиляции и противопожарную сигнализацию. Аптека должна иметь вывеску(вид организации,организационно-правовая форма,форма собственности,фирменное название,место нахождения,режим работы,адреса и телефоны близлежащих аптек)

    Помещения аптеки делят на:

    1. Производственные:помещения для приемки и распаковки товара; торговый зал; помещения для приготовления нестерильных лекарств; помещения для приготовления лекарств в асептических условиях; контрольно-маркировочная

    2. Административно-хозяйственные: рабочее место руководителя, бухгалтера, гардеробная, помещение персонала, архив

    3. Санитарно-бытовые помещения: уборная со шлюзом, место хранения инвентаря, душевые

    Квалификационные группы должностей.

    Учреждены приказом № 526

    1. МЕДИЦИНСКИЙ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИЙ ПЕРСОНАЛ 1ГО УРОВНЯ(санитарка)

    2. Специальный медицинский фармацевтический персонал(младший фармацевт,старший,заведующий аптеки ЛПУ)

    3. Врачи и провизоры(провизор-интерн,провизор стажор,провизор-технолог,провизор-аналитик,старший провизор)

    4. Руководители структурных подразделений(заведующий структурным подразделением,начальник)

    5. СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ АПТЕЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ПРИЕМА РЕЦЕПТОВ,ИЗГОТОВЛЕНИЯ ЛЕКАРСТВ,КОНТРОЛЯ ИХ КАЧЕСТВА И ОТПУСКА. ТЕХНОЛОГИЯ ОТПУСКА РЕЦЕПТУРНЫХ ЛЕКАРСТВЕННЫХ ПРЕПАРАТОВ. ФАРМАЦЕВТИЧЕСКАЯ ЭКСПЕРТИЗА РЕЦЕПТА.

    В аптечной организации возможны два вида отпуска товаров-рецептурный и безрецептурный.Для приема рецептов на готовые и эктемпоральные лекарственные формы,изготовления лекарств,контроля их качества,отпуска рецептурных и безрецептурных товаров в аптеках выделяют следующие структурные единицы:

    -отдел готовых лекарственных форм,основными функциями которого являются прием рецептов и отпуск по ним готовых лп

    -рецептурно-производственный отдел,в функции которого входит прием рецептов на экстемпоральные формы,изготовление,оформление лекарств и контроль их качества,отпуск.

    -отдел безрецептурного отпуска,организуемый для отпуска ЛС без рецепта врача,а также других товаров аптечного ассортимента

    Технология отпуска рецептурных ЛП включает следующие процедуры:

    -фармацевтическая экспертиза рецепта

    -таксирование рецептов,оформление заказа на изготовление,оформление и контроль изготовленного лекарства

    -отпуск лекарства после оплаты

    Рецепт(ФЗ№61) это письменное назначение лекарственного препарата по установленной форме,выданное медицинским или ветеринарным работником,имеющим на это право в целях отпуска ЛП или его изготовления и отпуска.

    Фармацевтическая экспертиза рецепта-оценка соответствия поступивших в аптеку рецептов действующим реламентам по правилам выписывания рецептов и отпуску лекарств по ним. Проводится по следующим этапам:

    1 Определение правомощности

    2 Соответствие формы бланка

    3 Наличие основных реквизитов: штамп ЛПУ,дата выписки,фамилия и возраст больного,фамилия врача,наименование ЛС,количество,способ применения,подпись и личная печать врача

    4 Дополнительные реквизиты: печать ЛПУ для рецептов,круглая печать ЛПУ,серия и номер рецепта,номер медицинской карты больного,адрес больного,подпись главного врача ЛПУ

    5 Срок действия рецепта

    6 Соответствие порядку отпуска: предельно допустимые нормы отпуска,совместимость ингредиентов,соответствие доз возрасту больного,отпуск по иногороднему рецепту,отпуск по ветеринарному рецепту

    Таксировка рецепта-определение стоимости лекарственного средства,которая складывается из стоимости ингредиентов,воды,посуды и тарифа за изготовление. В тариф входит электроэнергия,аренда помещения,в котором готовят,коммунальные услуги,заработная плата рабочих.

    Регистрация рецепта:

    1 Квитанционный способ

    2 Журнальный метод

    3 Жетонная форма

    4 Чековая форма

    Отпуск

    Берут рецепт,сверяют фамилию,номер квитанции или жетона,визуально проверяют внешний вид ЛС

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *