Датой документа является

Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это – основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и хранения первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  • подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

  • кассовые документы;
  • платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
  • унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
  • транспортная накладная;
  • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

Назначение первичных документов

Нормативно-правовой акт

Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Учет кассовых операций

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88;
Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55;

Указание Банка России от 30 июля 2014 года N 3352-У

Учет расчетов с применением ККТ

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

Расчетные (платежные) документы

Положение о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П в ред. от 29.04.2014)

Учет торговых операций и операций в общепите

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100

Учет работ в автомобильном транспорте

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

Учет работы строительных машин и механизмов

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

Учет основных средств и НМА

Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7

Учет малоценных предметов

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

Учет продукции и товарно-материальных ценностей

Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66

Учет материалов

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

Учет результатов инвентаризации

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов по кадрам и по кассовым операциям.

Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

В статье «БСО: каким должен быть бланк строгой отчетности?» вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

  • арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
  • разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
  • неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
  • суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

  • оформление первичного документа;
  • передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
  • текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

  • приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
  • документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
  • авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
  • листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Первичные учетные документы

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами,

на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены

по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,

а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать

следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения

операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее

окончания. Своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных

и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Реквизит 11 – Дата документа

Дата документа — это реквизит, указывающий на момент его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Необходимо рассмотреть два вопроса:

1) какая из упомянутых в документе дат является датой документа;

2) как правильно оформить дату документа.

Датой документа является:

– для распорядительных документов (приказов, распоряжений) и писем – это дата подписания документа;

– для протокола, акта – это дата события, зафиксированного в документе;

– для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

В любом случае дата документа – это дата принятия управленческого решения.

В ГОСТе Р 6.30-200 сказано: «Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату».

Дату составления документа должен проставить тот, кто подписывает документ, а дату утверждения – тот, кто его утверждает. Дата проставляется в момент подписания или утверждения документа. Для этого при подготовке проекта документа можно заранее напечатать обозначение года, а для числа и месяца оставить место, либо, если есть уверенность, что документ будет подписан или утвержден в текущем месяце, можно заранее напечатать и название месяца. На практике зачастую на проекте документа печатают сразу и число. Этого лучше не делать, либо делать в исключительных случаях, когда уже абсолютно точно известно, что документ будет подписан или утвержден именно в этот день. Самым оптимальным вариантом является оформление всех элементов даты одновременно от руки.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата оформляется на документе при его подготовке и может быть напечатана, а не оформлена от руки.

На справках с места работы дата проставляется при регистрации документа работником, ответственным за регистрацию.


Анализ ГОСТа позволяет выделить следующие способы оформления даты на ОРД:

1) цифровой: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 05.06.2003;

2) словесно-цифровой: 05 июня 2003 г.;

3) «обратный» цифровой: 2003.06.05

Способ написания даты зависит от характера документа. В практике делопроизводства сложилось, что на большинстве ОРД используют цифровой способ. Словесно-цифровой способ чаще используют при оформлении нормативных документов, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера. В особо значимых юридических документах (например, нотариальных) может использоваться исключительно словесный способ оформления даты во избежание подделок.

В конце оформления даты точку не ставят, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Проставлять ноль в обозначении дня месяца и месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно – и при цифровом, и при словесно-цифровом способе указания даты. Это защищает документ от подделки.

В документе указывают и другие даты: составления, поступления, резолюции, согласования и др. При оформлении этих дат рекомендуется соблюдать те же правила, что и при оформлении даты документа.

2.Что представляет собой отметка о заверении копии, где она помещается на документе и как оформляется?

Отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса.1

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.3

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).4

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).5

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).6

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров

Личная подпись

Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3. Как оформляется реквизит 08 «Наименование организации»?

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Дата составления первичного документа

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Таким образом, нормативные документы по бухгалтерскому учету предусматривают составление первичного документа именно в момент совершения операции. А выражение «или сразу после ее окончания» можно трактовать и так, что первичный учетный документ можно составить и позднее. Однако в этом случае следует учитывать допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

В п. 3.11 Постановления Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст «По поводу принятия и введении в действие государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что датой документа является: дата его подписания (для распорядительных документов, писем); дата события, зафиксированного в документе (для протоколов, актов); дата его утверждения (для планов, инструкций, положений, отчетов). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Таким образом, поскольку события (выполнение работ, оказание услуг) совершены в данном отчетном периоде, то и первичный документ должен быть датирован именно в этом отчетном периоде.

Это относится к выполнению работ из давальческого сырья, оказанию транспортных услуг, строительно-монтажных, строительных работ др.

Что касается заполнения унифицированные формы при поступлении объектов основных средств, то Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 в рекомендациях по заполнению формы N ОС-1 указано, что оформлять объекты, не требующие монтажа, нужно в момент их приобретения. Другими словами, указанная в товарной накладной при приобретении объектов основных средств, должна соответствовать дате ввода в эксплуатацию этих объектов.

Однако ни ГК РФ, ни НК РФ не требуют наличия акта приемки услуг в качестве обязательного документа, подтверждающего выполнение поручения посредником. В ходе исполнения посреднического договора посредник обязан представлять комитенту, принципалу, доверителю отчеты в порядке и в сроки, предусмотренные договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются посредником по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Если договором не предусмотрено иное, то к отчету посредника должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных посредником за счет комитента, принципала, доверителя.

Налоговые органы требуют, чтобы к отчету посредника в обязательном порядке были приложены документы, подтверждающие его расходы, т.е. оправдательные документы — все копии первичных документов, относящихся к проводимым в рамках таких сделок операциям. Эти оправдательные документы и будут первичными для отражения операций в бухгалтерском учете комитента, принципала, доверителя. Отчета посредника недостаточно (см. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 11.04.2003 N 24-11/19980). Вопрос о документировании посреднических операций для подтверждения права комитента на признание расходов разъясняется также Письмом Управления ФНС России по Москве от 08.12.2004 N 24-11/79072.

Таким образом, отчет посредника не может служить первичным учетным документом для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете доверителя. Он является неким сводным документом, составленным на основании первичных учетных документов. Если к отчету не приложены первичные документы (их копии), то он может быть не признан доказательством исполнения посреднического договора (см. п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 N 85 «Обзор практики разрешения споров по договору комиссии»). Соответственно в договоре следует предусмотреть представление копий заключенных договоров с исполнителями и их первичных документов (счетов, счетов-фактур, платежных документов и пр.).

Унифицированной или типовой формы отчета агента нет. Она может быть разработана сторонами договора и утверждена в качестве приложения к нему во избежание разногласий с учетом обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в п. 9 Закона N 129-ФЗ. Отчет агента может содержать следующие реквизиты: название документа; дату составления документа; название фирмы-агента; содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.); измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами; сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить; сумму комиссионного вознаграждения; наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Отметим, что законом не установлен срок представления отчета агента (комиссионера, поверенного). Единственное упоминание о том, что такой отчет должен быть представлен «в течение трех дней с момента окончания отчетного периода», содержится в ст. 316 НК РФ, и то это касается лишь случая реализации имущества посредником.

По нашему мнению, отчет необходимо составлять не позднее последней даты отчетного месяца. Счет-фактура должен составляться не позднее пяти дней с даты выполнения работ, оказания услуг. В книге продаж продавец (посредник) делает запись в том периоде, когда возникает обязанность начислить налог, т.е. в том отчетном периоде, когда произошли события хозяйственной деятельности независимо от даты составления счета-фактуры. А вот покупатель (комитент, принципал, доверитель) может принять к вычету сумму НДС не ранее даты, указанной в счете-фактуре.

В Письме ФНС России от 28.02.2006 N ММ-6-03/202@ указано, что для определения налоговой базы по НДС в 2006 г. применяется дата отгрузки. Под датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на их покупателя (заказчика), перевозчика (организацию связи).

На основании изложенного первичные документы должны быть оформлены не позднее даты фактического совершения хозяйственной операции. Составление первичных документов более поздней датой будет считаться нарушением ведения бухгалтерского учета и налоговые органы вправе привлечь должностных лиц к штрафным санкциям по ст. 120 НК РФ. А несвоевременное исчисление налоговой базы по НДС может привести к штрафным санкциям по ст. 122 НК РФ и начислению пени.

Т.Веселова

ООО «ГРОСС-АУДИТ»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *