Фронт офис

Маркетинг продукта и оформление стройки, рекламная активность во всех ее проявлениях создают поток входящих обращений к девелоперу. Этот поток напрямую или через кол-центр поступает в отдел продаж.

В данной книге мы не рассматриваем вариант, при котором непосредственные продажи делегированы одному или нескольким агентствам недвижимости (мы считаем, что продажи — это ключевая компетенция и ее нельзя отдавать сторонним компаниям) .

Отдел продаж — это святая святых. Вы можете сколь угодно рекламировать ваш замечательный проект, но если входящий поток не обрабатывается на должном уровне и ваш офис продаж идет вразрез с тем, что вы демонстрируете в рекламе, то все маркетинговые усилия тщетны. И даже отличный продукт столкнется с проблемами в случае неналаженных бизнес-процессов в отделе продаж.

Как можно быстро (за пару минут) понять, хорошо ли работает отдел продаж и каков его потенциал? Наша методология проста и сводится к первичному анализу воронки продаж (см . в таблице на следующей странице) .

Если ваша конверсия более чем 1/4 (одна сделка на четыре первичных целевых звонка), то рекомендуем внимательно прочитать эту главу

Как построена система прохождения сделки в типичной российской строительной компании? Каждый менеджер занимается всем — и продает, и оформляет ипотеку, и встречает, и даже выдает ключи. Или такой вариант: менеджер консультирует, но не продает, а продает другой менеджер, который вот-вот подойдет. Мы уверены, что в основе эффективного отдела продаж лежат продуманные бизнес-процессы и четкое распределение должностных обязанностей. Готовы поделиться своими наблюдениями, опытом и поговорить о главном.

Первое, что нужно сделать, — это провести разделение на фронт-офис и бэк-офис.

Фронт-офис

Фронт-офис — это место, где находятся менеджеры . Здесь заключаются сделки, то есть вы зарабатываете . Классическая структура эффективного отдела продаж должна выглядеть так (см рисунок).

Функции сотрудников отдела продаж могут меняться в зависимости от специфики компании, ее размера, задач и рынка, но обычно они заключаются в следующем.

Директор по продажам (и маркетингу)

Эффективно, если слова «и маркетингу» мы исключаем из скобок . Маркетинг призван продавать . Эти два понятия неотделимы . Поэтому человек, отвечающий за результат продаж, должен отвечать и за маркетинг, который готовит этот результат. В основе обязанностей ДПиМ (директора по продажам и маркетингу) лежит согласованное планирование. Планирование продаж по всем показателям — сделкам, сумме заключенных договоров, поступлениям, стоимости квадратного метра, площади проданных объектов . А также согласование этих планов с вышестоящим руководством . Затем данные планы превращаются в задачи для руководителей сектора продаж и маркетинга . А уже эти люди думают, при помощи каких мероприятий они будут выполнять планы Важно, чтобы планы продаж были реальными. Постоянное завышение планов и их неизменное невыполнение может демотивировать любой отдел продаж уже через три месяца Поэтому главная обязанность директора — регулярно корректировать эти планы . Но так, чтобы не срывать результат по итогам года . ДПиМ наделен еще одной важной функцией — он устанавливает отношения с ключевыми банками и агентствами недвижимости и поддерживает их на высшем уровне Также он является медийным лицом, поэтому досконально должен знать продукт и идеологию компании .

Мы не затронули огромный пласт работы ДПиМ, касающийся маркетинга продукта. Но это отдельный разговор. Для нас директор по продажам и маркетингу — это человек, который прежде всего поверит в задачу собственника (совета директоров, правления). Затем он ее раскладывает на блоки — продукт, цена, сбыт, продвижение. И транслирует ниже. Он верит в идею, способен прочувствовать и воспроизвести ее на любом уровне.

Руководитель сектора продаж

Это представитель директора по продажам и маркетингу в отделе продаж . Если ДПиМ не находится в офисе продаж постоянно, то руководителя сектора продаж можно видеть там круглосуточно. Он занимается оперативным планированием, получением немедленного результата. Распределяет план по менеджерам, следит за его исполнением, проводит встречи и вникает в каждую трудную сделку. Этот человек следит за всеми бизнес-процессами в офисе продаж. Он помнит все текущие цифры, информацию обо всех ключевых партнерах. Если в структуре отдела продаж не выделен отдельный менеджер по работе с дебиторской задолженностью, то и эту функцию выполняет руководитель

Хороший руководитель сектора продаж — это хороший проводник поставленных задач. Он способен донести до любого менеджера указания руководства и сделать так, чтобы каждый менеджер поверил в реалистичность планов и цены, преимущества продукта, эффективность продвижения.

Менеджер по продажам

Это наше все. Его главная задача — услышать от посетителя: «Где касса?» или «Где поставить подпись?» Главный вопрос в том, сколько должно быть таких менеджеров. Как правило, один менеджер может заключить 25 договоров в месяц. Это максимум. Такой результат показывают высокопрофессиональные, хорошо обученные менеджеры, которые находятся в комфортной среде.

У них есть сервисная служба, их ценят и кормят на работе, их мотивацией активно занимаются . Ниже мы поговорим о мотивации и обучении менеджеров .

Строительство — доверительный бизнес. И доверие должно быть на всех уровнях. Верит менеджер — значит, верит покупатель. Менеджер должен понимать поставленные перед ним задачи, принимать систему, в которой работает. Любить продукт, жить в ваших квартирах. только тогда он способен продавать «от всего сердца».

До начала 2015 года менеджеры жили и работали в парадигме входящего потока . После того как входящий поток значительно снизился, а планы продаж остались на прежнем уровне, нужно было принимать решение, как работать дальше. Наш партнер решил заниматься прямыми продажами. Сделать выбор ему помог бизнес-тренер Станислав Кузавов — настоящий профессионал в своем деле. Согласно избранному методу каждый менеджер звонит покупателям, которым продал квартиру два-три года или пять лет назад . Они, как правило, самые лояльные . Менеджер договаривается с агентствами недвижимости о том, что будет обзванивать их потенциальных клиентов, а при совершении сделки засчитывать риелтору агентское вознаграждение . Менеджер берет у банков базу клиентов, которые получили отказ по решению о выдаче ипотеки . Активный менеджер может совершить десяток звонков в день . Результат появится через три-четыре недели после начала использования нового метода . Таким образом, модель кардинально поменялась. Теперь менеджер не только обрабатывал входящий поток, но и сам его инициировал. Так, «благодаря» санкциям, кризису и дешевой нефти мы научились искать эффективные точки роста .

Менеджер (или менеджеры) по работе с агентствами недвижимости

Это человек, который знает всех риелторов и руководителей агентств недвижимости в городе! Более того, он поддерживает неформальные отношения с ключевыми риелторами . Задача менеджера по работе с агентствами — устанавливать договорные отношения, анализировать эффективность агентств, постоянно поддерживать личные контакты, проводить презентации проекта за чашкой чая. В общем, менеджер — это адвокат агентов в офисе продаж . Он всегда на их стороне, если решается вопрос спорных сделок . А в другое время легко может кинуть клич и продать столько квартир, сколько нужно для выполнения плана, или заполнить ваш лонг- лист по предпродажам. Но без постоянной работы с агентствами это нереально Риелторы работают за деньги, они должны знать, какую сумму и когда получат. Хотим отметить, что на эту позицию не стоит брать людей, привыкших работать строго в рамках регламента . Думаем, это понятно .

Что значит «неформальные отношения»? Ваш менеджер знает, когда у кого день рождения, как чьих детей зовут и какие у кого планы на лето. Он может позвонить риелтору, поинтересоваться, родились ли у его любимой собаки щенята, а затем совершить сделку.

Менеджер по работе с банками, или ипотечный брокер

Это как раз та позиция, где нужны люди, которые умеют и любят работать строго по регламенту. Банки — это отлаженные процессы, цифры и сроки . Поэтому здесь нужен пунктуальный, внимательный и ответственный человек. Менеджер по работе с банками находится в офисе продаж прежде всего для того, чтобы консультировать клиентов по вопросам ипотеки . Он должен знать условия ее выдачи во всех банках и уметь провести все нужные расчеты . Уходя от него, посетитель знает, где наверняка сможет взять ипотеку и во сколько она ему обойдется. Во вторую очередь менеджер обеспечивает процесс согласования заявки на получение ипотеки с банками, способствует последующему оформлению документов Если сделка проходит с привлечением ипотечного займа, то этот менеджер играет ключевую роль в том, чтобы она была завершена в нужный вам срок. Также он поддерживает отношения с сотрудниками ипотечных центров, презентует ваш проект и вашу компанию банковским специалистам. Чаще всего люди сначала приходят за одобрением, а потом выбирают квартиру И они нередко прислушиваются к рекомендациям специалистов ипотечных центров в банках И ваш менеджер должен сделать все возможное, чтобы грамотно отрекомендовали вашу компанию Он обеспечивает ипотечные центры раздаточным материалом о ваших проектах, а сидящих там специалистов — подарками и цветами. Как правило, количество банков, которые регулярно выдают ипотеку, невелико. Поэтому обеспечить регулярную доставку цветов в ипотечные центры несложно.

Другой вариант работы в этом направлении — размещение в офисе продаж ипотечного центра, то есть представителей ключевых банков, чтобы покупатели могли обратиться к ним напрямую. Так вы максимально обеспечиваете себе продажи в случае, если человек выбирает вас и ищет способ покупки. Более того, присутствие представителей ведущих банков в вашем офисе говорит о статусе вашей компании, ее надежности и клиентоориентированности.

* Первичный целевой звонок — звонок в офис продаж (демоофис), в котором сформирован четкий интерес к покупке квартиры. Все последующие уточняющие звонки являются вторичными и не учитываются.

Сергей Разуваев, Ольга Донская. До последнего квадратного метра. Инструкция по продажам и маркетингу в девелопменте.

Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно — что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.

Что это такое?

Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.

В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках — консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис — это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.

В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.

Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.

Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.

Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.

Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе

Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его менеджеры постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».

Мидл офис определяется такими базовыми ролями:

  • Контроль качества продукции;
  • Юридический отдел;
  • Казначейство;
  • Управление рисками.

Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.

Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:

  • Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
  • Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
  • Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
  • Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.

Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.

Смотреть что такое «Фронт-офис» в других словарях:

  • фронт-офис — Операционное подразделение фирмы и другие ее структурные единицы, ответственные за развитие и управление взаимоотношениями с контрагентами. См. бэк офис. [Глоссарий терминов, используемых в платежных и расчетных системах. Комитет по платежным и… … Справочник технического переводчика

  • ФРОНТ-ОФИС — Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, органанизационно штатных подразделений, обеспечивающих со стороны предприятия взаимодействие с клиентом (в том числе внутренним):… … Словарь бизнес-терминов

  • фронт-офис — все, что не жалко показать в компании чужим людям и клиентам (особ.: в банке) … Словарь бизнес-сленга

  • ФРОНТ-ОФИС — (англ. front office) – термин, используемый для описания внешних интерфейсов (средств и правил взаимодействия автоматизированной банковской системы с пользователями и вычислит. сетями) в отделах банка или др. финансово кредитного учреждения, где… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • Фронт-офис — – торговые подразделения брокерской компании, со­трудники которого заключают сделки с ценными бумагами по поруче­нию клиентов … Рынок ценных бумаг. Словарь основных терминов и понятий

  • Фронт-офис (Архитектура предприятия) — Фронт офис в бизнес архитектуре Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, органанизационно штатных подразделений, обеспечивающих со стороны предприятия взаимодействие с клиентом (в … Википедия

  • Фронт народной борьбы — (Jabhat al Kifah al Sha’bi; Popular Struggle Front) ФНБ. Радикальная просирийская палестинская террористическая группировка, которая возглавляется доктором Замиром Гоше и Бахиатом Абу Гарбиахом. Первоначально штаб ФНБ находился в Иордании, откуда … Терроризм и террористы. Исторический справочник

  • Бэк-офис (Архитектура предприятия) — Бэк офис в бизнес архитектуре Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, организационно штатных подразделений, реализующих журнальный (регистровый) учет операций, совершенных… … Википедия

  • Мидл-офис (Архитектура предприятия) — Мидл офис в бизнес архитектуре Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, органанизационно штатных подразделений, обеспечивающих подготовку и принятие решений. Примеры подразделений … Википедия

  • бэк-офис — Часть фирмы, ответственная за деятельность, касающуюся совершенных сделок. В зависимости от организационной структуры фирмы бэк офис может быть одним департаментом либо состоять из множества структурных подразделений (таких, как: связанные с… … Справочник технического переводчика

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *