Передача дел при смене директора

Содержание

2. Акт приема-передачи

Стороны подписывают двусторонний акт, в котором отражаются все значительные моменты, касающиеся деятельности Общества и его прежнего Генерального директора, а также описывается состояние дел, перечисляются по списку передаваемые документы и материальные ценности, такие как:

  • учредительные и иные идентифицирующие Общество документы;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность;
  • бухгалтерская и иная сопутствующая документация;
  • договорная база Общества, сопутствующие документы к ней;
  • лицензии, оформленные на Общество;
  • реестры доверенностей, дающие право совершать юридические и иные действия от имени и/или за счет Общества;
  • круглая печать Общества;
  • другие существенные документы, которые связаны с деятельностью Общества.

Важно! Несмотря на то, что данная процедура не является обязательной, на практике при возникновении спора (например, при утере каких-либо документов) будет иметься достаточное количество доказательств (подписанный акт приема-передачи с описью передаваемых документов), которые при необходимости можно будет предоставить в суд или иной орган.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

  • «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
  • «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

На сегодняшний день в качестве одной из наиболее распространенных причин увольнения российские соискатели называют смену руководства.

Непродуманные действия HR—директора могут оборачиваться для компании «кадровыми потерями». Ситуация может развиваться по нескольким сценариям:

  • Шеф уходит на новое место работы и уводит с собой свою команду. При этом происходит не только «утечка мозгов», но и зачастую — конфиденциальной информации, готовых наработок, потеря клиентов. Если бывший руководитель уходит обиженным, то возможность увести ключевых специалистов является способом отомстить. Это наиболее опасная ситуация для компании: очевидно, что для увольняющихся сотрудников данный руководитель является лидером, который значит для них больше чем сама компания, с ее продукцией, имиджем на рынке, корпоративной культурой. Практически это означает, что бизнес был завязан на одном человеке и его уход спровоцировал развал всего коллектива.
  • Шеф находит новую работу и постепенно начинает переманивать бывших коллег с целью создания своей команды. Эта ситуация менее опасна для компании — специалисты уходят не сразу и у службы персонала есть время, чтобы найти им замену.
  • Увольнение бывшего руководителя и уход его команды как акция протеста против неадекватного поведения нового шефа или его некомпетентности, стиля управления, а также несогласие с переменами, происходящими в компании, которые не устраивают большинство сотрудников.
  • Назначение нового руководителя приводит к увольнению ряда сотрудников. Это происходит тогда, когда на место прежнего руководителя приходит новый, чей стиль управления, методы ведения бизнеса, характер кардинально отличаются от прежнего шефа — отношения с ним у многих сотрудников просто не складываются. В этом случае одни сотрудники обращаются с просьбой о трудоустройстве к бывшему руководителю, а другие ищут новое место работы.
  • Приходит новый руководитель и начинает приводить своих людей — надежных, проверенных, которых он знает в работе. Возможность видеть знакомые лица, понимание и поддержка «своих» поможет ему быстрее адаптироваться на новом месте. В коллективе может возникнуть напряженная ситуация противостояния между двумя командами. чаще всего для представителей «старой» команды увольнение — это вопрос времени, и в течение года после смены руководства они все—равно уходят.

За счет заведения

Служба персонала может способствовать уменьшению риска ухода ключевых специалистов при смене руководства.

Прежде всего, необходимо выстроить структуру, в которой каждый руководитель и специалист не является незаменимым, а клиенты не завязаны на конкретного человека и работают в первую очередь с компанией. В крупных компаниях, где прописаны зоны ответственности, отлажены все бизнес— процессы, подготовлены заместители, уход группы специалистов отразится на бизнесе менее ощутимо. Во—вторых, менеджер по управлению персоналом должен чувствовать атмосферу в компании, настроения в коллективе — ведь часто люди уходят вовсе не из—за плохих условий работы, а из—за отсутствия понимания и участия со стороны руководства. В третьих, важны методы профилактики: это и своевременное выявление «якорей мотивации» сотрудников, и тщательный отбор специалистов, и правильно разработанные системы мотивации, и компенсационные пакеты, и проведение мероприятий, способствующих сплочению корпоративного духа, и такие превентивные меры как соглашение о неразглашении информации, непереманивании клиентов и бывших подчиненных, которое подписывает кандидат на вакансию при заключении трудового договора, и «выходное» интервью.

Если сотрудника все устраивает: у него интересная и перспективная работа, все процессы отлажены, выстроены деловые связи, его окружает высокопрофессиональный и дружный коллектив, а компенсационный пакет вполне конкурентоспособный, то велика вероятность, что в критической ситуации сработает эффект «старого халата». Такого специалиста будет удерживать привычная обстановка и переманить его даже предложением несколько более высокого уровня заработной платы будет непросто.

Корпоративный альянс

В компании — дистрибьюторе, осуществляющей контрактные поставки импортной продукции (FMCG) из Европы и существующей более 8—ми лет, происходит разделение собственников. Компания имеет разветвленную дистрибьюторскую сеть по всей России, постоянных клиентов: оптовые фирмы и розничные сети. Продукция вполне конкурентоспособна, уже достаточно хорошо известна и востребована на российском рынке— компания активно занимается продвижением данных торговых марок. Количество сотрудников компании за годы ее деятельности выросло в несколько раз— это высокопрофессиональные и успешные специалисты. Бизнес достаточно стабилен. объем продаж неуклонно растет. И вот на этом этапе компания переживает кризис: два учредителя. стоявших у истоков создания этого бизнеса, уходят из компании и создают конкурентную структуру. Один из них занимал должность исполнительного, а другой — коммерческого директора. Он создал коммерческую службу «с нуля» — участвовал в разработке бизнес—плана и стратегии развития компании, выбирал поставщиков, нарабатывал клиентскую базу, создавал команду менеджеров, планировал бюджет, разрабатывал стратегию вывода данной продукции на российский рынок, планировал мероприятия по ее продвижению. На нем завязаны основные деловые контакты с поставщиками и ключевыми клиентами. сотрудникам нравилось работать под его началом— это харизматический лидер, для которого характерен демократический стиль управления. Уходя из компании, бывшие учредители приглашают в новую структуру свою команду: весь отдел продаж во главе с руководителем отдела и менеджера по маркетингу и рекламе. Они рассчитывают продолжить работу с теми же самыми поставщиками и клиентами. После их ухода в компанию был приглашен новый коммерческий директор — высокопрофессиональный и успешный менеджер, но человек достаточно жесткий. Коллектив начинает «лихорадить» — перед сотрудниками возникает дилемма: уходить или оставаться? С одной стороны, они опасаются изменений, происходящих в компании, с другой — боятся потерять стабильность, устойчивый уровень доходов, налаженные деловые контакты. В компании вполне конкурентоспособный соцпакет: дотации на питание, проезд, мобильную связь, медицинское страхование. Здесь сложился дружный высокопрофессиональный коллектив, проводятся тренинги, корпоративные праздники. многие сотрудники работают в компании со дня ее основания. Разумеется, все это им терять не хочется. Однако, сработаются ли они с новым руководителем? большинство понимают, что, уходя, они ничего не выигрывают. Будет ли новый бизнес успешным? Не придется ли уходить уже с нового места работы? С другой стороны, какова будет политика нового руководства? Не приведет ли уход двух учредителей к потере ряда стратегических клиентов, уменьшению доли компании на рынке, нестабильности и, в конечном итоге, к снижению уровня доходов сотрудников? Лишь один человек не сомневается в правильности своего решения покинуть компанию— руководитель отдела продаж. Это довольно амбициозная женщина средних лет. Начинала она свою деятельность в компании с должности регионального менеджера. именно бывший коммерческий директор пригласил ее в компанию и способствовал карьерному росту. теперь он предложил ей должность комерческого директора и более высокий оклад в новой компании.

Служба спасения — HR

В сложившейся ситуации перед HR—директором компании были поставлены две задачи:

  • Первая — способствовать скорейшей адаптации нового коммерческого директора и завоеванию им доверия в коллективе;
  • Вторая — провести работу по удержанию ключевых специалистов компании и помочь им наладить взаимоотношения с новым руководителем.

Прежде всего, HR—директор составил и утвердил у руководства целый комплекс необходимых действий. Были запланированы:

  • Мероприятия по адаптации нового коммерческого директора;
  • Мероприятия по выявлению мотивации, обеспечению лояльности и удержанию ключевых сотрудников;
  • Мероприятия по профессиональному развитию сотрудников;
  • Корпоративные мероприятия, направленные на поддержание корпоративного духа.

Программа адаптации

В день прихода нового руководителя в офисе провели общее собрание, на котором он был представлен коллективу. Во внутренней корпоративной сети— интранете и корпоративной газете заранее была размещена информация о нем: краткая биография, сведения о профессиональных достижениях и наиболее интересных проектах, осущественных под его руководством. В итоге ни у кого не возникло сомнения в профессиональной компетентности нового коммерческого директора. его начали активно вводить в курс дела: были подготовлены отчеты, все необходимые документы, представлены планы развития по всем ключевым подразделениям. Все руководители подразделений (включая директоров филиалов) были приглашены на беседу с новым коммерческим директором для обсуждения достигнутых результатов и планов дальнейшего развития.

Выявляем мотивацию

Службой персонала были разработаны два вида анкет:

  • Специальные анонимные анкеты, с помощью которых рассчитывали выяснить настроения сотрудников, их опасения, отношение к новому руководителю и событиям, происходящим в компании;
  • Анкеты для выявления мотивирующих факторов каждого сотрудника, их пожеланий в плане дальнейшего профессионального и карьерного роста.

Согласно результатам анкетирования, около 70% сотрудников были довольны работой в компании и хотели бы остаться, но опасались перемен, происходящих в компании. Около 20% сотрудников считали, что разделение собственников приведет к потере ряда клиентов и уменьшению доли рынка. Около 10% сотрудников считали, что смена руководства приведет к необходимости смены работы, из них только половина рассматривала вариант трудоустройства в компанию бывших руководителей. Всего около 25% сотрудников были готовы рассматривать вакансии компаний— конкурентов. Около 75% сотрудников высказали пожелания о повышении квалификации, 20% сотрудников были заинтересованы в карьерном росте, 10% хотели расширить свой профессиональный опыт или работать на более интересных проектах и около 15% сотрудников были заинтересованы только в повышении уровня заработной платы.

Все полученные данные были обработаны и использованы для выработки дальнейшей стратегии: пересмотра схем мотивации различных групп сотрудников и схем оплаты труда, программы повышения квалификации, стажировок, ротации персонала, создания кадрового резерва для обучения с целью дальнейшего продвижения.

Службой персонала были составлены списки ключевых сотрудников, в которых компания была наиболее заинтересована: руководители подразделений, наиболее успешные менеджеры по продажам, самые квалифицированные специалисты. Отдельно были отмечены неформальные лидеры — именно они оказывали наибольшее влияние на коллектив. С каждым сотрудником из этого списка были проведены беседы, в которых принимали участие руководители компании и представители службы персонала для выявления настроений, проблем, карьерных и профессиональных интересов, личной заинтересованности в дальнейшем сотрудничестве, отношения к происходящему. Людям рассказывали о перспективах развития компании, новых проектах, возможностях профессионального и карьерного роста, новых интересных задачах, стоящих перед компанией, необходимости проводимых изменений. Это делалось, с одной стороны, ради достижения большего взаимопонимания, а с другой — ради вовлечения сотрудников в деятельность компании. В результате диалога каждый сотрудник почувствовал заинтересованность компании в нем и увидел для себя новые перспективы.

Профессиональное развитие сотрудников

Информация, полученная в результате этой работы, была использована для составления плана профессионального развития ключевых сотрудников: была создана группа кадрового резерва, ряд сотрудников были выдвинуты на обучение с целью дальнейшего повышения, была разработана схема ротации кадров. некоторые из специалистов получили возможность расширить свои профессиональные знания и опыт, другие — попробовать себя в качестве менеджеров новых проектов. Для отдела продаж были организованы дополнительные тренинги, ряд сотрудников получили возможность поехать на стажировку за рубеж, кроме того, в компании начали действовать корпоративные курсы английского языка. Все эти перемены были встречены очень положительно: открывшиеся новые возможности отражали к тому же пожелания самих сотрудников.

Была разработана и утверждена новая схема оплаты труда для коммерческого департамента: если раньше менеджеры по продажам получали фиксированный оклад и премию, зависящую от суммарного выполнения плана отделом, то теперь каждый из них, помимо оклада начал получать определенный процент, зависящий от личных продаж. Это повысило заинтересованность в достижении более высокого результат личных продаж. Ведущий менеджер отдела была назначена на должность руководитель отдела продаж и ее личный доход теперь состоял из должностного оклада, процента от личных продаж и бонуса за выполнение плана всем подразделением. Ей были переданы в работу ключевые клиенты. Если раньше она была неформальным лидером, то теперь получила статус руководителя отдела и реальные рычаги власти. Повышение личной заинтересованности менеджеров отдела продаж привело к усилению мотивации в достижении результата, а положительное влияние и личный пример нового руководителя — к стабилизации ситуации в отделе.

Корпоративный дух

В компании был проведен ряд корпоративных мероприятий: банкет по случаю Дня создания компании, веревочный тренинг, была заложена новая традиция по проведению общего собрания для вручения призов за достижение лучших результатов.

большинство сотрудников, делая выбор между компанией, имеющей прочное положение на рынке, налаженные деловые связи, технологии и бизнес — процессы и бывшим коммерческим директором, за которым стояли только личностный потенциал и амбиции, остались на старом месте работы. И они не пожалели об этом: вскоре стало известно, что дела у новой компании идут недостаточно хорошо. У партнеров не хватило оборотных средств, чтобы наладить контрактные поставки и провести рекламную акцию. Бывшему руководителю отдела продаж, а теперь — коммерческому директору новой структуры пришлось заниматься буквально всем: от поиска клиентов и закупок небольших партий товара «под заказ» до торговли непрофильными товарами. Через некоторое время компания прекратила свое существование: один из партнеров ушел в другую коммерческую структуру на руководящую должность, а второй — договорился о слиянии с более крупной фирмой, где занял должность коммерческого директора. Бывшему руководителю отдела продаж ни в той, .ни в другой компании подходящей должности не нашлось и ей снова пришлось искать работу. Опыт работы в качестве коммерческого директора у нее был совсем небольшой, поэтому получить аналогичную вакансию в более стабильной компании ей не удалось. И после нескольких месяцев поиска она вынуждена была согласиться на должность регионального менеджера.

Согласно статистике, большинство сотрудников, последовавших за своим руководителем, начинающим новый бизнес «с нуля» ничего не выигрывают: он может оказаться не в состоянии выполнить свои обещания по независящим от него причинам, а проект может не осуществиться.

Итоги

Таким образом, в результате продуманных и слаженных действий руководства и службы персонала, компании удалось решить поставленные задачи: сохранить не только команду, но и клиентов, а вместе с тем и свои позиции на рынке. Сотрудники, которые остались в компании, не только не потеряли работу, но и получили реальную возможность повысить свою квалификацию и уровень доходов, а корпоративная культура компании упрочилаь и получила дальнейшее развитие.

Опубликовано в журнале «Кадровый менеджмент» январь—февраль 2008 №1—2 (50)

Смена директора. Составляем акт приема передачи дел

Акт приема передачи дел при смене директора — документ, который оформляется после того, как подготовлен протокол общего собрания учредителей о смене директора либо издан приказ о смене генерального директора. а сведения о данном изменении переданы в налоговую инспекцию.

Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.

Акт приема передачи дел при смене директора оформляется секретарем, подписывается председателем общего собрания и обоими директорами. Документ состоит из трех частей: вводной, описательной и заключительной.

Во вводной части прописывают время и место проведения, название предприятия, ФИО председателя общего собрания либо единственного участника. В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому. В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.

Список документов в описательной части акта приема передачи дел обычно выглядит следующим образом:

  • учредительные документы предприятия, протоколы общих собраний и заседаний
  • свидетельства о присвоении номеров и кодов, постановке на учет, внесении записей в Гос. Реестр
  • договоры об обслуживании с банками, в которых открыты расчетные счета предприятия
  • кредитные договоры и дополнительные соглашения с банками и другими кредитными организациями
  • приказы и другие организационно-распорядительные документы (справки, распоряжения и т.д.)
  • приказы по сотрудникам (прием на работу, переводы, увольнения и т.д.), трудовые договора, заявления сотрудников, карточки Т 2, договора о материальной ответственности и т.д.
  • договора с контрагентами, подрядчиками, поставщиками и т.д.
  • договора с покупателями (клиентами) документация по учету основных средств предприятия
  • документация по реализации (журналы фактур, акты, счета-фактуры, накладные и т.д.)
  • документация по поставкам налоговые декларации
  • бухгалтерские отчеты и ведомости учетные регистры
  • кассовая документация (кассовые книги, журналы, платежные ведомости, РКО, ПКО и т.д.)
  • документация по учету НДФЛ документация по персонифицированному учету
  • документация по учету зарплаты
  • ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печати
  • документация по пожарной безопасности, технике безопасности и охране труда и т.д.
  • переписка с контролирующими органами, муниципальными и государственными органами власти
  • книга, в которой отражены движения трудовых книжек.
  • Одновременная смена директора учредителя

    В соответствии с действующим законодательством, Смена Директора производится на основании решения учредителей, а документы на внесение изменений подаются директором, поэтому одновременная смена учредителя и директора с точки зрения закона невозможна. Если требуется сменить и участника, и директора, поступают следующим образом:

  • Первый вариант — изменяют состав учредителей, а затем производят смену директора.
  • Второй вариант — старым составом участников назначают нового руководителя, а затем производят смену учредителя (или нескольких учредителей).
  • АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ

    Дата составления акта: «_»_____ __ г.

    Основание: решение общего собрания учредителей

    Составил:

    Присутствовали: (ФИО трех учредителей)

    Настоящий акт составлен:

    в связи с освобождением _________ от должности директора и назначением _________ на должность директора __________________________________

    первый сдал, а второй принял следующие документы:

    1. Учредительные документы

    2. Текущую документацию

    3. Документы ОК

    4. Печати и штампы

    5. Товарно-материальные ценности согласно акту инвентаризации на общую сумму ___ руб.

    6. Документы бухгалтерской отчетности согласно акта от «__»_____ __ г. за период с ___ г. по ___ г. включительно.

    К настоящему акту прилагаются:

    Процедура передачи дел при смене генерального директора

    18 Февраля 2013

    Смена директора — это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.

    Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе О банках и банковской деятельности № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».

    Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.

    Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.

    Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам инвентаризации.

    Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:

  • оригиналы учредительных документов
  • оригиналы банковских документов
  • оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры)
  • оригиналы лицензий
  • печать организации, штампы, факсимиле, бланки
  • ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов
  • техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя
  • контакты деловых партнеров и пр.
  • В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности условия хранения документов, ценных вещей.

    Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.

    Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.

    Генеральный директор ООО Мир Консалтинга

    Смена директора

    Свиток: Акт приемки-передачи дел

    АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

    Минский район, п. Колодищи » » ___________ 2010 года

    В связи с принятием учредителем ЧТУП «____» _________ решений об увольнении с должности директора предприятия _____________ и назначении на должность директора предприятия _______

    Комиссия в составе:

    Председатель комиссии – представитель учредителя _________

    Члены комиссии: главный бухгалтер ___________

    юрисконсульт ________________

    В присутствии:

    увольняемого директора предприятия ________________

    вновь назначенного директора предприятия ___________

    составила настоящий Акт о том, что _____________ передал, а __________ принял дела по должности «директор».

    1. При приеме-передаче дел установлено:

    ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

    2. ____________ передал, а ____________ приняла:

    № п/п Наименование Количество Примечания

    Акт при смене директора, акт передачи при смене директора, передача дел при смене директора, акт приема передачи смена директора

    Акт о приеме-сдаче дел при смене генерального директора

    УТВЕРЖДАЮ

    (председатель общего собрания либо иного

    органа, принявшего решение о смене директора

    собственник имущества организации)

    Подпись: ____________________________________

    М.П.

    г.Москва _________________2012 г.

    Присутствовали:

    (должности, инициалы, фамилии)

    Передаются:

    учредительные документы организации: _____________________________ (например, устав, учредительный договор организации) печати и штампы организации. Передаются документы, содержащие сведения:

    1. О расходах организации __________________________________________

    2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате

    налогов:_______________________

    3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _______________

    4. О банковских счетах организации: ________________________________

    13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического

    контроля, ПЭВМ: _________________________________________________________

    14. О состоянии и подготовке кадров: _______________________________

    15. О юридических лицах, учрежденных организацией: _________________

    16. О филиалах и представительствах организации: ___________________

    При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты:

    1. Недостача денежных средств в сумме ______________________________

    2. Отсутствие следующих документов _________________________________

    3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________

    4. Отсутствие следующих печатей и штампов __________________________

    5. Недостатки в следующих документах ______________________________

    Другие нарушения ___________________________________________________

    Я,_________________________________________________________________,

    (Ф.И.О. генерального директора, сдающего дела)

    не согласен со следующим положениями данного приемо-сдаточного акта: ____

    (подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия)

    Настоящий приемо-сдаточный акт составлен в двух экземплярах, один из

    Акт приема-передачи документов при смене директора

    Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.Отметим, что новый руководитель организации вправе провести осмотр помещений, документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации.
    Инвентаризация может быть проведена сплошным или выборочным методом. Как провести инвентаризацию в школе или другом бюджетном учреждении Рассмотрим поэтапно процесс проведения инвентаризации:

    • Формирование инвентаризационной комиссии.
    • Согласование сроков проведения и видов имущества для инвентаризации.
    • Подготовка приказа о проведении инвентаризации (форма, утвержденная Госкомстата России от 18 августа 1998 г № 88) Приказ утверждается руководителем учреждения.
    • Передача данных учета бухгалтерией председателю комиссии (инвентаризационные описи, сличительные ведомости).
    • Проверка фактического имущества и обязательств.
    • Сопоставление наличия имущества с данными отраженными в бухгалтерском учете.
    • Отражение результатов инвентаризации (излишки.

    Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения

    Описание действий проверяющих лиц Издание приказа о начале проверки По форме ИНВ-22, утвержденной Федеральной службой статистики РФ Подготовка к ревизии Собрание членов комиссии: руководитель с главным бухгалтером проводит инструктаж, проверяющим передаются последние приходно-расходные документы с отчетами, берутся расписки с ответственных лиц о передаче этих документов бухгалтерии и комиссии; опломбирование помещений, где имеются на хранении ценности и будет проходить инвентаризация, проверка приборов измерения на исправность Ревизия реального имущества, финансовых обязательств Ревизия осуществляется путем взвешивания, обмеривания, пересчета, описывания материальных ценностей; по результатам подготавливаются описи в 2 экземплярах, где принявший имущество руководитель расписывается о его получении, а сдавший — о его передаче; сопутствующие оформленные документы (акты обмеров, расчеты и т.
    ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации:- отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);- принятие уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора;- иные основания, предусмотренные трудовым договором.Если расторжение трудового договора происходит по инициативе работника — руководителя организации, то он, в соответствии со ст.

    Инвентаризация при смене руководителя казенного учреждения

    После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации. В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер). На подписи ставят печать предприятия. Образец: АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ при смене директора г.

    Козельск, Калужская область «25 » октября 2016года В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р., комиссия в составе: Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П. Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А. юрисконсульт Дубров П.Н.

    Начальник любой организации несет полную материальную ответственность. Потому инвентаризация при смене руководителя, которая проводится на дату передачи дел, – обязательный этап в процедуре передачи дел.

    Объекты инвентаризации

    Инвентаризация – проверка:

    • наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
    • их сохранности;
    • соответствия условий хранения;
    • обязательств перед кредиторами и банками;
    • прав требования денежных средств;
    • складского учета и хозяйства;
    • реальности данных.

    Ее периодичность определена Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 (ст. 27), это:

    • смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
    • грабеж, кража;
    • стихийное бедствие;
    • реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

    В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

    • на ответственное хранение;
    • в аренду;
    • на переработку.

    Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

    Этапы работ

    И замена генерального директора в ООО, и смена единственного учредителя в ООО пошаговая инструкция по инвентаризации будет единой в обоих случаях.

    Смена учредителя и смена директора всегда должна сопровождаться проверкой, проводимой поэтапно:

    1. составление и визирование приказа о проведении инвентаризации;
    2. проведение собрания членов инвентаризационной комиссии, в процессе которого необходимо:
    • определить объекты проверки;
    • распределить обязанности;
    • составить и утвердить индивидуальные планы работы;
    • провести инструктаж;
  • запрос у директора последних приходно-расходных документов, а также расписок о сдаче аналогичных бумаг в бухгалтерию или членам комиссии;
  • подготовка инвентаризационных описей с отражением численности имущества по данным учета;
  • опломбирование комнат, в которых будет работать комиссия;
  • проверка соответствия фактического наличия имущественных объектов данным учета и фиксация данного факта в инвентаризационных ведомостях;
  • далее силами бухгалтерии составляется сводная ведомость (рекомендованы формы № ИНВ-18 и № ИНВ-19), отражающая расхождения фактического и учтенного количества материальных ценностей и визируемая каждым членом инвентаризационной комиссии;
  • председатель инвентаризационной комиссии и главный бухгалтер организации готовят предложения по урегулированию вопросов с расхождением фактического и учтенного количества отдельных позиций;
  • корректировка выявленных грехов в бухгалтерском учете на основании принятого решения об урегулировании расхождений.
  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *