Отказ от товара

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

  • в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
  • в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Последствия непредставления документов от контрагента

Вы можете через суд обязать контрагента предоставить документы.

Взыскать ущерб, вызванный налоговыми последствиями непредставления документов от контрагента, можно только, если в договоре есть соответствующие условие.

Условие может быть сформулировано примерно следующим образом:

«Поставщик обязуется возместить Покупателю убытки в виде расходов, которые Покупатель произведет или должен будет произвести в случае признания налоговыми органами неправомерным учета расходов на приобретение Продукции в рамках Договора и применения налоговых вычетов в отношении сумм НДС, предъявленных Поставщиком в рамках Договора по следующим мотивам (основаниям):

• неправильное (т.е. с нарушением установленного порядка) или несвоевременное оформление счетов-фактур, товарных накладных, товарно-транспортных накладных;

• нарушение налоговых обязанностей по отражению в качестве дохода сумм, полученных от Покупателя по Договору, а равно по исчислению и перечислению в бюджет НДС;

• привлечение Поставщиком в качестве Субпоставщиков организаций, не исполняющих налоговые обязанности.

В состав убытков подлежащих возмещению согласно п. ….. Договора включаются:

• сумма доначисленного по указанным выше основаниям налога (НДС и налог на прибыль);

• начисленные пени на сумму, указанную в предыдущем абзаце;

• сумма налоговых санкций за нарушения, приведенные в настоящем пункте Договора.

Стороны договорились о том, что документом, подтверждающим возникновение оснований для возмещения Поставщиком Покупателю сумм убытков, указанных в настоящем пункте, является вступившее в силу решение налогового органа о доначислении налога, пени и штрафа, приведенных выше.

В случае обжалования Покупателем названного решения налогового органа в судебном порядке документом, подтверждающим возникновение оснований для возмещения Поставщиком убытков, является вступившее в силу решение суда. В этом случае дополнительно и независимо от решения, принятого судом, Поставщик обязуется компенсировать судебные расходы в части, не покрытой судебным актом».

При этом в договоре необходимо прописать порядок выставления документов (счет-фактур, актов и тп.).

Возможность взыскания ущерба в судебном порядке зависит от факторов:

— в договоре необходимо предусмотреть обязанность контрагента исполнить определенные действия по предоставлению документов;

— контрагент как покупатель должен погасить всю задолженность перед поставщиком в полном объеме (цену товара плюс НДС);

— между сторонами не должно быть спора по существенным условиям договора, т.е. договор должен быть заключенным (Постановление ФАС ВВО от 09.06.2008 № А17-4226/13-2007);

— контрагент добросовестен, т.е. предпринять попытки истребовать документы в досудебном порядке. Лучше это делать письменно, чтобы потом можно было это доказать. В таком случае отсутствие вины будет доказывать другая сторона (п. 2 ст. 401 ГК РФ).

При соблюдении всего вышеизложенного Вы вправе обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании убытков, причиненных ненадлежащим исполнением обязательств контрагентом. Обоснование требования — ст. ст. 15 и 393 ГК РФ, предусматривающие возмещение убытков как меру ответственности за ненадлежащее исполнение обязательства.

В Постановлении ФАС ПО от 26.08.2009 № А65-25888/2008 суд пришел к выводу, что по своей природе требуемая сумма неполученных налоговых вычетов является убытком. Аналогичное мнение выражено в Постановлении 13 ААС от 16.08.2010 № А56-9879/2010.

Если же Вашим договором не предусмотрено подобное условие, то взыскать убытки не удастся, так как невыполнение требований законодательства (а не условий договора) суд не рассматривает в качестве оснований возникновения убытков.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС ПО от 26.08.2009 № А65-25888/2008

«В силу статьи 309 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

В соответствии с пунктом 1 статьи 393 ГК РФ должник обязан возместить кредитору убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства.

На основании исследования и оценки представленных в материалы дела доказательств по правилам статьи 71 АПК РФ суды пришли к правомерному выводу о том, что неисполнение ответчиком обязательств по выставлению счетов-фактур в адрес истца повлекло возникновение у последнего убытков в виде невозможности возмещения НДС в порядке статьи 176 НК РФ*.

При этом суды исходили из того, что право на налоговый вычет возникает у налогоплательщика на основании соответствующих первичных документов, а в силу пункта 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.

Доводы заявителя кассационной жалобы об отсутствии у истца убытков в связи с направлением в его адрес счетов-фактур судебная коллегия находит несостоятельными, поскольку данные счета-фактуры были направлены ответчиком только 17.03.20009, то есть после принятия 16.02.2009 решения по настоящему делу.

При таких обстоятельствах, суд кассационной инстанции не находит оснований для отмены судебных актов, основанных на материалах дела при правильном применении норм материального и процессуального права».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *