Подготовка отчетности онлайн бесплатно

1. Выбор вида делового отчета.

Какими должны быть бизнес — отчеты?

Отчеты в бизнесе возможны любых форм и любого объема:

  • Письменные и устные

  • Официальные и неформальные

  • Традиционные и оригинальные

  • Одностраничные и многотомные

  • Сделанные своими силами или с привлечением внешних консультантов.

Основные принципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчет в форме служебной записки.

Об особенностях различных форм деловых отчетов мы подробно расскажем в соответствующих разделах данной главы. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят прежде всего от того, с какой целью готовится отчет. Никогда не прикасайтесь к бумаге или клавиатуре компьютера, не зная простого и точного ответа на вопрос: зачем Вы это пишете?

Помимо кажущихся очевидными целей, существует множество причин, по которым появление данного отчета необходимо. Отчет редко предназначен только для записи информации. Как правило, он должен:

  • Информировать и/или объяснять;

  • Рекомендовать;

  • Мотивировать;

  • Запрашивать или быть частью дебатов;

  • Убеждать;

  • Усиливать (предшествующее обсуждение/сообщение);

  • Инструктировать.

Разумеется, все эти цели не исключают друг друга. Можно ставить несколько целей, но все они должны быть ясны, и иметь свои приоритеты. Цели определяют не только то, что Вы хотите сказать, но и то, чего Вы хотите достичь сказанным; они являются желаемыми результатами. Они должны помочь выбрать точнее длину, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.

Помните, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и определенной во времени.

Написание хорошего отчета — очень тонкий процесс. Говоря другими словами, слишком легко размыть точный смысл того, к чему Вы стремитесь. Одно предложение, фраза или даже неправильно подобранное слово может уменьшить ясность и/или силу воздействия написанного. И наоборот, незначительные нюансы могут улучшить качество отчета. Одна особенно удачно выбранная фраза способна превратить целый раздел или параграф в нечто поразительное или запоминающееся.

Качество документа, естественно, зависит от комбинации различных факторов. Если его тема не изучена, а сам он написан в спешке, плохо проверен, лишен структуры, наполнен жаргоном и пустыми напыщенными официальными словами, лишен стиля, изложен неправильным языком и слишком длинен — он может произвести разрушительный эффект.

Почему же хороший документ — явление редкое? Причины могут быть различными: они пишутся в спешке, моделируются по устаревшей форме, слишком стандартизованы. Кроме того, в них часто встречаются ошибки, заведомо затрудняющие чтение. В них отсутствует структура и логика. В них десять слов используется для того, что можно выразить тремя. Такие документы трудно понять, они могут дезинформировать читателя и поэтому не выполняют своего назначения.

Все бизнес — отчеты, как короткие, так и длинные, могут быть классифицированы по степени вклада, который они вносят в процесс принятия решений. Информационный отчет, который представляет данные без какого-либо их пояснения, является очень важным документом и используется постоянно. Однако он редко применяется в процессе принятия решений. Примером такого отчета является отчет о неявках на работу по неуважительной причине, в котором лишь констатируется, кто отсутствовал, когда, а также общее количество отсутствующих на определенную дату.

Ступенью выше информационного отчета стоит интерпретационный отчет, в котором кроме данных содержится толкование того, что они означают. Данные, содержащиеся в информационном отчете, уже проверены кем-то, а выводы сделаны. Если бы в отчет о неявках на работу без уважительной причины был добавлен анализ ситуации, содержащий, к примеру, описание этого явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых эти показатели выше, а также причин неявок на работу и т.д., тогда информационный отчет превратился бы в интерпретационный.

Третьей ступенью отчетов, наиболее часто использующихся при принятии решений, является проект решения проблемы. В таком отчете не только представлены данные и разъяснена их суть, но также произведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации, поэтому такой отчет часто называют аналитическим. Если приведенный ранее в качестве примера отчет будет содержать, скажем, рекомендацию начальникам проинтервьюировать двух рабочих с целью выяснения причин их частых прогулов, то тогда он переходит в категорию аналитических или проблемно-ориентированных отчетов.

Аналитический отчет является наиболее сложным, и написать его труднее всего. По сути, он содержит в себе два других типа отчетов. Тот, кто сможет написать хороший отчет о решении проблемы, наверняка может справиться и с другими типами отчетов.

Когда Вы в последний раз читали чей-нибудь отчет? Понравился ли он Вам или, по крайней мере, легко ли было его читать? Какое впечатление произвели на Вас его тема и автор? Призывал ли он Вас к согласию с чем-то или к каким-нибудь действиям? Возможно, нет. Слишком часто отчеты написаны плохо. Плохой отчет в лучшем случае вызывает раздражение, а в худшем — враждебные чувства.

Способность писать не является врожденной, а приобретенная техника и привычки письма не являются неизменными. Тренировка, посещение курсов, изучение книг и применение новых подходов достаточно быстро дают положительные результаты. Размышление над процессом письма позволяет достаточно быстро приобрести разнообразные полезные привычки.

Привычка в данном случае очень существенна. Многое пишется «на автопилоте»; приемы и стиль, снижающие качество написанного, продолжают действовать, когда мы прекращаем думать о том, что делаем.

Сервисы бесплатной подготовки отчетности

Наступила пора сдачи отчетности, много вопросов и задач стоит перед бухгалтерами и предпринимателями. Расскажем сегодня, как можно подготовить отчетность за квартал и год с помощью бесплатного сервиса в Интернете.

Наверняка многие из вас уже слышали название «Бухсофт», встречали упоминания о программах для бухгалтеров или пользовались ими. Так вот, теперь компания разработала новый сервис «Бухсофт Онлайн», который позволяет вести учет и готовить отчетность прямо в Интернете, бесплатно, не скачивая никакие программы, не тратя время на регистрацию. Можно просто зайти на страницу с необходимой формой отчетности, заполнить ее, вывести на печать, сформировать файл отчетности и проверить правильность заполнения.

Как заполнять формы? Просто заходите на сайт Бухсофт.ру, находите нужную форму, по ссылке соответствующей формы отчетности проходите и заполняете ее. Ваш отчет готов! Самое важное, что он актуальный, соответствует действующим требованиям. Тут же вы можете протестировать созданный файл отчетности. А за 2938 руб. в год вы можете отправлять эту отчетность через Интернет. Любой регион РФ. Отправлять можно с любого компьютера, даже из-за границы.

Дополнительные модули

Торговля и услуги.

Онлайн-модуль для автоматизации складского и оперативного учета, работы сбытовой службы организации или ИП. Интегрирован с «Бухгалтерией». Возможность формирования всей необходимой первичной документации (накладные, акты, заказы, счета, счета-фактуры, складские документы).

Бухгалтерия.

Учитывает любой режим налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД). Прост для ИП и содержит все необходимое для профессионального бухгалтера. В программе содержатся такие уникальные для SaaS-решений возможности, как автоматическое формирование проводок, учет в производстве, закрытие счетов, развернутый учет основных средств и многое другое.

Зарплата и кадры.

Онлайн-модуль автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты для любых организаций и ИП. Автоматический расчет зарплаты, отпускных, больничных, налогов с любых начислений, формирование приказов, ведомостей и расчетных листов, налоговых карточек и справок о доходах и т.д. На основании введенных учетных данных возможно автоматическое формирование всей предусмотренной законодательством отчетности по зарплате (включая персучет и 2-НДФЛ).

Подготовка отчетности.

Онлайн-модуль подготовки отчетности на основании самостоятельно вносимых данных или автоматически загружаемых из модулей «Бухгалтерия» и «Зарплата». Включает формирование электронных файлов отчетности, тестирование и печать отчетов. Предусмотрена возможность загрузить данные из имеющегося файла отчетности.

Тестирование отчетности.

Онлайн-сервис для тестирования отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (отчеты в ИФНС, ПФР и ФСС).

Отправка отчетности.

Позволяет подключить к системе отправки электронной отчетности организацию из любого региона. Пользователь может подписывать своей ЭЦП и отправлять отчетность во все органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат). Технология не требует установки криптосредств. Цена — 2938 руб. в год.

Планировщик задач.

Онлайн-модуль, позволяющий ставить напоминания и задачи, контролировать ход их выполнения, анализировать эффективность использования рабочего времени исполнителями. Пользователь имеет возможность привлекать к выполнению задач как собственных сотрудников, так и внешних исполнителей с различными правами доступа.

Финансовый анализ.

Онлайн-модуль, позволяющий получить развернутый отчет о финансовом состоянии компании с рекомендациями, оценить платежеспособность и кредитоспособность предприятия, повысить эффективность взаимодействия с банками при получении кредита, оценить ликвидность, рентабельность деятельности, узнать о динамике оборачиваемости активов и многое другое. При этом получение финансового анализа осуществляется одним кликом мыши из модуля «Подготовка отчетности».

В гостевом режиме (без регистрации) «Бухсофт Онлайн» предлагает все свои возможности с единственным ограничением: ваши данные хранятся 24 часа.

М.Захарова

Редактор-эксперт

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *