Компенсация за разъездной характер работы

Содержание

Если работодателем для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках, предусмотрены компенсационные выплаты, то как следует их оформлять и отражать в учете, а также будут ли облагаться такие надбавки НДФЛ и страховыми взносами? Объясняют эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Мельникова и Ольга Шпилевая.

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы водителей, производит выплату фиксированных надбавок. Как может быть оформлена данная выплата? Каков порядок отражения данной компенсационной выплаты в бухгалтерском учете организации? Следует ли облагать её страховыми взносами, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и НДФЛ?

Статья 129 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) устанавливает, что заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации. Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора.

Таким образом, работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

— надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);

— компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

В постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11 судьи пришли к выводу, что доплата за разъездной характер работы, по своей сути, является элементом оплаты труда, получаемой в рамках трудовых отношений между работником и работодателем. Поэтому данная доплата подлежит включению в расчётную базу для начисления страховых взносов. Аналогичная точка зрения нашла отражение в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Соответственно, указанные суммы также облагаются и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

На такие доплаты также не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ. Значит, они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ (письма Минфина РФ от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Иными словами, контролирующие органы не рассматривают выплату фиксированных надбавок за разъездной (подвижной) характер труда в качестве компенсационных, указывая, что ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты РФ не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Поэтому надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ. Они повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, нормы п. 3 ст. 217 НК РФ на такие доплаты не распространяются и они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

В то же время в отношении выплат, связанных с разъездным характером труда (прямо поименованных в ст. 168.1), они отмечают, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. Положения последнего абзаца п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения в пределах 700 рублей сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).

Учитывая изложенное, полагаем, что выплата фиксированных надбавок к зарплате, предусмотренных договором с работником, является элементом оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ и включению в базу для начисления страховых взносов в общеустановленном порядке.

В то же время, если организация будет возмещать работнику понесенные расходы за разъездной (подвижной характер) труда (в том числе суточные), оформив соответствующие документы, подтверждающие, что работа сотрудников имела место вне постоянного места жительства, полагаем, что в этом случае выплаты, в том числе и в виде суточных, установленных в процентах от должностного оклада, можно признать компенсационными и организация вправе воспользоваться вышеуказанной льготой при исчислении НДФЛ и страховых взносов.

Так, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 05.08.2011 N Ф01-3067/11 по делу N А31-4556/2010 суд поддержал налогоплательщика, который установил нормы возмещения расходов работникам, имеющим разъездной характер работы (водителям и экспедиторам была предусмотрена оплата ночных в пути (без предъявления документов) в фиксированном размере 600 рублей). При этом факты выплаты работникам данной суммы за нахождение в пути ночью, участие работников в служебных поездках и их надлежащее документальное оформление были подтверждены приказами о направлении работников в служебные поездки, командировочными удостоверениями, отчетами о выполненных заданиях, документами, подтверждающими понесенные работниками расходы (смотрите также постановление ФАС Московского округа от 12.03.2012 N Ф05-1110/12 по делу N А40-47608/2011).

Мы полагаем, что если документально подтвержден факт нахождения работника «в разъезде», то суточные, установленные в фиксированном размере, будут носить характер компенсационной выплаты. При этом еще раз обращаем внимание на формулировку самой нормы ст. 168.1 ТК РФ — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), то есть должен быть подтвержден именно факт проживания сотрудника вне места постоянного жительства.

Аналогично, по нашему мнению, решается и вопрос с налогообложением компенсационных выплат при работе «в пути». Так, из ряда писем финансового ведомства (смотрите, например, письма Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230) косвенно следует подобный вывод. В своих разъяснениях работники Минфина отмечают, что если работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких работников, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бухгалтерский учет

Компенсационные выплаты для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках

На основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Но при этом мы полагаем, что если организация не выдает денежные средства под отчет, а компенсирует понесенные сотрудником расходы, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является некорректным.

Таким образом, полагаем, что в учете организации в данной ситуации будут сделаны следующие записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

— приняты к учету расходы в виде компенсации стоимости понесенных затрат после подтверждения их служебного характера;

Дебет 73 Кредит 50

— выплачена компенсация сотруднику.

Надбавка при разъездной работе

Нормы ТК РФ, в частности статьи 146–148, 152–154, предусматривают обязанность организаций начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Выделяют доплаты за труд:

  • сверхурочно;
  • в выходные дни;
  • ночью;
  • на вредных производствах;
  • в особых климатических условиях и т. д.

К отличным от нормальных условиям необходимо отнести и разъездную работу, так как большую часть рабочего времени в этом случае сотрудник проводит в дороге, что само по себе представляет дополнительную нагрузку. Особенность регулирования разъездных работ состоит в том, что в отличие от вышеперечисленных ситуаций (работы сверхурочно, в особых климатических условиях и т. д.) специальных доплат или надбавок именно за разъездную работу ТК РФ не предусматривает. Статья 168.1 ТК лишь указывает на то, что администрация организации обязана возместить расходы работника (на транспорт, проживание, питание и т. д.), производить же почасовую доплату, как, например, за труд в ночное время, работодатель не обязан.

В тоже время практика материального стимулирования работников, проводящих большую часть времени в разъездах, достаточно распространена. Ведь выплата надбавок за разъездной характер работы — совершенно разумное решение, направленное на удержание сотрудников в должности и стимулирование добросовестного отношения к работе.

Ввиду того, что нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа», на практике возникает масса вопросов по поводу отнесения той или иной профессии/должности к категории разъездной. Соответственно, возникает сложность и с начислением надбавок. Не меньше неясностей возникает при разграничении разъездной работы и командировок, работы вахтовым методом и иных подобных случаев.

Разграничение командировки и разъездной работы

Согласно статье 166 ТК РФ, время работы в пути либо разъездная работа не является командировкой. Следовательно, на практике возникает необходимость в их четком разграничении. Стоит отметить, что нормы статьи 166 ТК РФ не указывают точных признаков, которые позволили бы отделить разъездную работу от командировки. На практике обычно руководствуются постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления…» от 13.10.2008 № 749.

Анализ норм данного постановления позволяет выделить следующие признаки командировки, отличающие ее от разъездной работы:

  1. Согласно пункту 3 постановления № 749, работник направляется в командировку исключительно на основании распоряжения администрации организации. Данное распоряжение должно быть оформлено документально и определять точные временные рамки командировки.
  2. Согласно пункту 7 постановления № 749, фактически время нахождения в командировке определяется по сведениям, указанным в билетах или иных документах, подтверждающих нахождение в пути, при их отсутствии — документами о найме жилого помещения (номера гостиницы) либо на основании служебной записки сотрудника.
  3. Статья 166 ТК РФ четко связывает понятия «командировка» и «рабочее место». То есть при командировке имеет место направление работника в пункт, расположенный вне места основной работы. Данный момент уточнен в пункте 2 постановления, которое подчеркивает, что постоянное место работы командированного работника находится в месте расположения организации (филиала). Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.

Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Оплата труда при разъездной работе

Разграничение командировок, вахтовой работы и работы разъездного характера преследует практическую цель, так как порядок оплаты во всех случаях различен. Так, при направлении работника в командировку за ним, согласно статье 167 ТК РФ, должен быть сохранен средний заработок. При работе вахтовым методом надбавку, согласно статье 302, необходимо платить в обязательном порядке. При разъездной же работе сотруднику должна быть выплачена заработная плата, которая предусмотрена системой оплаты труда, внутренними документами организации и соглашением, заключенным с ним. Как видите, каких-либо особенностей в части выплат по тарифной ставке при разъездной работе ТК РФ не предусмотрено.

Еще один момент, на который следует обратить внимание администрации организации, — это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, которая обязывает в соглашении с работником указывать режим его работы. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой.

К таковым относятся:

  • расходы на проезд (приобретение автобусных, железнодорожных и иных билетов, оплата прочих транспортных расходов);
  • расходы на наем жилья, если сотрудник направляется в другой населенный пункт (оплата гостиницы, съемного жилья, предоставление иного жилья за счет организации);
  • затраты, обусловленные проживанием вне места жительства (суточные), и т. д.

Важно отметить, что ТК РФ не устанавливает ни размеров, ни порядка расчета/выплаты подобного возмещения. Все эти вопросы администрации организации необходимо расписывать в своих внутренних документах либо трудовом договоре, если в нем говорится о разъездном характере работы.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Особенность разъездной работы состоит также в том, что нормами ТК РФ и другими законодательными актами не определен точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным. Часть 2 статьи 168.1 относит данный вопрос к компетенции администрации организации, наделяя ее правом в своих внутренних документах самостоятельно определить, работа каких сотрудников является разъездной.

На практике чаще всего принято к разъездной работе относить деятельность сотрудников, не имеющих рабочего места как такового в пределах организации либо большую часть рабочего времени проводящих в дороге.

К таковым профессиям можно отнести, к примеру:

  • проводников и стюардов;
  • экспедиторов;
  • работников сферы снабжения, обслуживания, логистики, деятельность которых основана на регулярных перемещениях вне пределов компании.

Что касается бюджетных организаций, то классическими примерами разъездной работы являются:

  • деятельность врачей скорой помощи;
  • сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, занятых на обслуживании конкретной территории);
  • сотрудников патрульно-постовой службы МВД.

Подобный характер работы сотрудников чрезвычайных служб часто закрепляется и в ведомственных документах. Например, на разъездной характер работы сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, обслуживающих закрепленную за ними территорию) указывает примечание к пункту 2 приказа МЧС РФ «Об организации служебных…» от 10.01.2008 № 3. На разъездной характер работы водителей (работу в пути) указывает пункт 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15, согласно которому время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) являются его рабочим временем.

Порядок стимулирования при разъездной работе

Отдельное стимулирование работника, выполняющего разъездную работу, нормами ТК РФ также не предусмотрено. При желании же стимулировать своих сотрудников, находящихся в разъездах, администрации организации, согласно требованиям статей 57 и 168.1 ТК, необходимо соблюсти следующий порядок:

  1. Во внутренних документах организации необходимо указать перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и размеры выплаты им соответствующих надбавок.
  2. Указание на разъездной характер деятельности должно содержаться в трудовом договоре с таким сотрудником.

При соблюдении приведенных условий работодатель вправе выплачивать соответствующие надбавки.

Конкретные размеры выплат определяются также администрацией организаций. Наиболее практичным вариантом представляется начисление процентной надбавки пропорционально отработанному времени. Например, для разных категорий разъездных работников (с учетом напряженности труда) может быть установлена надбавка в пределах от 5 до 15 процентов оклада (почасового, сменного или месячного).

Что касается налогообложения такой надбавки, то согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 208 НК РФ вознаграждение, полученное за выполнение трудовых обязанностей, включается в налогооблагаемую базу. Кроме того, на надбавки при разъездной работе, согласно пункту 1 статьи 421 НК, необходимо также уплачивать страховые взносы.

Как видите, большую часть вопросов статья 168.1 ТК РФ оставляет на усмотрение администрации организации, предоставляя ей широкое поле для финансового маневра и возможность начисления надбавки именно тем сотрудникам, чья работа предполагает дополнительную нагрузку, связанную с частыми перемещениями.

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы

Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ). Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре. Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

— большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах;

— передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности;

— не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей;

— тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте. Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках. Размер надбавки — 10% от оклада».

— советские нормативные акты. Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579. Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте. Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней;

— отраслевые и региональные соглашения. Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то он вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

Например, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс. Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%.

В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел.

Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800. Итого зарплата: ₽ 15 660 ₽ 1800 = ₽ 17 460.Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды.

Работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы. Их перечень устанавливается в локальном акте

Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда. Для этого нужно закрепить надбавку в коллективном, трудовом договоре.

В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика. Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку. Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию. Аргументация в этом случае следующая.

Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда. С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы. С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Ежемесячную фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсацию в рамках ст. 168.1 ТК РФ. Ведь работодатель не возмещает работнику фактически понесенные расходы. Размер выплаты не зависит от его реальных затрат.

Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы.

Однако в конце 2015 года Верховный суд РФ вдруг занял сторону работодателя (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). В этом обзоре указано, что , для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст. 164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей. Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада.

Таким образом, в ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей. Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ. Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации. Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет вышеизложенная позиция ВС РФ.

Разъездной характер подразумевает, что работодатель помимо зарплаты будет компенсировать расходы в поездках. То есть, работнику нужно вернуть деньги, которые он потратит в процессе выполнения своих обязанностей. Так, для курьера основные траты — это билеты на метро или другой вид транспорта и разговоры по телефону.

Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. В нем нужно определить, какой категории работников устанавливается надбавка, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте необходимо прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО). Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов. Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

Похожих статей пока нет.

Компенсация расходов сотрудника

Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:

  • на транспорт;
  • на мобильную связь;
  • на проживание в гостинице или съемном жилье;
  • на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.

Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.

В данном случае работодатель возмещает работнику расходы по факту. То есть работнику выплачивается ровно столько, сколько он потратил в поездках. Данный вариант чаще всего используют организации, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. Основная проблема работодателя в таких случаях в вопросе : нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую работодатель заплатил работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте.

На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 ФЗт 24.07.2009 № 212-ФЗ .

— компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;

— она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;

— такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Таким образом, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.Работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы. Никаких нормативов законе не устанавливаеь. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.

Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Работодателю целесообразней составить отдельный перечень документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.

— проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;

— путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы .

Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.

Многие работники ездят не далеко и ежедневно возвращаются домой. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории . Для таких работников работодатель должен определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.

Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, работодатель должен завести и используют журнал учета служебных поездок. Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника .

Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».

Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие руководитель должен издать приказ.

Размер суточных

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте . При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п. Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы. Размер надбавки определяется с учетом наличия отраслевого соглашения.

Работнику компенсируется:— стоимость билетов на транспорт— арендная плата за жилье— мелкий или внеплановый ремонт автомобиля— услуги мобильной связи.

Оплата труда водителей грузовых и обычных автомобилей

Как уже было отмечено, стимулирующие выплаты могут осуще­ствляться в виде доплат, надбавок и компенсаций. Доплаты призваны обеспечить возмещение дополнительных затрат труда, вызванных объективными различиями в условиях и тяжести труда. Надбавки сти­мулируют добросовестное отношение к труду, повышение квалифи­кации, интенсивности труда, выполнение трудовых обязанностей в определенных условиях, а также проявление инициативы при выполнении поручений и заданий. Компенсации дают возможность частич­но компенсировать потери в заработке, вызванные причинами, не зави­сящими от предприятия (например, рост цен на товары, коммуналь­ные услуги и т.п.).
При изготовлении продукции, признанной бракованной не по вине рабочего, вся бракованная продукция оплачивается как годная. Брак, допущенный рабочим, оплате не подлежит. Доплаты и надбавки второй группы можно разделить следующим образом. Доплаты и надбавки, носящие стимулирующий характер: ■ за совмещение профессий (должностей) и исполнение обязан­ностей временно отсутствующего работника; ■ за расширение зон обслуживания или увеличение объема работ; ■ рабочим за профессиональное мастерство; ■ специалистам за высокие достижения в труде, сложность и напря­женность труда; ■ бригадирам, не освобожденным от основной работы.
Приложением 1 к постановлению Министерства труда Республики Беларусь от 21.01.2000 N 6 «УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА, ОБЩИЕ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ИЗ БЮДЖЕТА И ПОЛЬЗУЮЩИХСЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ДОТАЦИЯМИ (ЕСЛИ ИНОЕ НЕ ПРЕДУСМОТРЕНО ОТРАСЛЕВЫМИ УСЛОВИЯМИ ОПЛАТЫ ТРУДА)» установлено:…1.7. водителям грузовых и легковых автомобилей, автобусов выплачиваются ежемесячные надбавки за классность: водителям 2-го класса в размере 10 процентов и водителям 1-го класса — 25 процентов установленного тарифного оклада за отработанное время в качестве водителя;1.8. водителям служебных легковых автомобилей за особый характер работы устанавливается доплата в размере до 25 процентов тарифного оклада за отработанное время;(в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 06.02.2006 N 15)1.9.

Выделяют доплаты за труд: Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал

  • сверхурочно;
  • в выходные дни;
  • ночью;
  • на вредных производствах;
  • в особых климатических условиях и т. д.

К отличным от нормальных условиям необходимо отнести и разъездную работу, так как большую часть рабочего времени в этом случае сотрудник проводит в дороге, что само по себе представляет дополнительную нагрузку. Особенность регулирования разъездных работ состоит в том, что в отличие от вышеперечисленных ситуаций (работы сверхурочно, в особых климатических условиях и т. д.) специальных доплат или надбавок именно за разъездную работу ТК РФ не предусматривает. Статья 168.1 ТК лишь указывает на то, что администрация организации обязана возместить расходы работника (на транспорт, проживание, питание и т.

В отличие от комфортного пребывания в офисе, разъездная работа предполагает дополнительную нагрузку, налагаемую на сотрудника. Поскольку не каждый соискатель или подчиненный на нее согласится, компании обычно более высоко оплачивают такой труд. Но не все знают, что надбавка и компенсация за разъездной характер работы – понятия разные. И если компенсировать расходы сотрудника работодатель обязан по закону, то платить или не платить надбавку за регулярные разъезды организация решает по собственному усмотрению.

Надбавка за разъездную работу

Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ). Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре. Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:

  • на транспорт;
  • на мобильную связь;
  • на проживание в гостинице или съемном жилье;
  • на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.

Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.

Работник в разъездах: как платить ему и государству

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 ноября 2011 г.

Содержание журнала № 22 за 2011 г.На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

«Разъездному» работнику работодатель обязан возместитьст. 168.1 ТК РФ:

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути.

Условно их можно разграничить по следующим признакам.

При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя. Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени. Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.

Подвижной характерст. 57 ТК РФ работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т. п.

ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характераст. 168.1 ТК РФ.

Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.

Однако независимо от вида поездки, расходы возмещаются по одинаковым правиламст. 168.1 ТК РФ:

  • суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома;
  • расходы на проезд и проживание — при их наличии.

Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодательст. 168.1 ТК РФ.

Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужност. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ:

  • указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер;
  • определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре;
  • документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.

Теперь переходим непосредственно к ответам на ваши вопросы.

Как установить суточные при разъездной работе

С.И. Грень, г. Воронеж

В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?

: Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой. Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте.

Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 5—6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе”.

Таким образом, вам нужно самостоятельно определить порядок выплаты работникам суточных и их размерст. 168.1 ТК РФ. В частности, вы можете установить, что суточные выплачиваются, только если объект, на котором занят работник, расположен на значительном удалении от места его жительства. Также можно установить различный размер суточных в зависимости от того, сколько времени работник добирается на объект. Например, если объект находится на расстоянии от 100 до 150 км, то размер суточных составляет 5% месячной тарифной ставки, от 150 до 200 км — 15% месячной тарифной ставки.

Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, не облагаются НДФЛ и страховыми взносамип. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131. Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взносыподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» (далее — Закон № 212-ФЗ); подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Выплачивать надбавку за разъездной характер работы необязательно

И.К. Звекова, бухгалтер, г. Москва

У нас предприятие связи. Мы выплачиваем работникам с разъездным характером работы суточные и компенсируем расходы на проезд. Должны ли мы установить надбавку за разъездной характер работы?

: Можете, но не должны. Ведь обязаны вы только возмещать им расходы, связанные с разъездамист. 168.1 ТК РФ, а доплачивать — нет.

Надбавка — это составная часть заработной платы. И ТК РФ не предусматривает такую обязательную выплату. Поэтому ее установление — ваше право, а не обязанность.

Кроме того, выплата надбавки может быть предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным и (или) трудовым договором или локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда).

«Разъездная» надбавка учитывается в расходах, но облагается НДФЛ и взносами

О.А. Ковалева, г. Самара

В соответствии с отраслевым соглашением мы выплачиваем работникам надбавку за разъездной характер работы. Можно ли учесть ее в расходах? Нужно ли удерживать с нее НДФЛ и облагать страховыми взносами?

: Эту надбавку нужно отличать от возмещаемых работникам расходов. Надбавка — это часть зарплатыст. 129 ТК РФ. Поэтому вы должны начислять на нее НДФЛп. 1 ст. 210 НК РФ и страховые взносыч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1. Закона № 125-ФЗ, а также можете учесть ее в расходах на оплату трудаст. 255 НК РФ.

При разовых поездках работа не является разъездной

О.Н. Жукова, г. Тольятти

Юрисконсульт нашей организации раз в неделю по производственной необходимости ездит на несколько часов в различные госорганы и организации. Кроме того, у нас работает мастер по ремонту бытовой техники, который в основном выполняет работу в сервисном центре и только время от времени выезжает к клиентам. Можно ли установить им разъездной характер работы, чтобы компенсировать расходы на проезд?

: Работа ваших сотрудников не является разъездной.

Чтобы вы могли компенсировать юрисконсульту и мастеру по ремонту бытовой техники расходы на проезд, совсем не обязательно называть их работу разъездной. Достаточно того, чтобы они представили в бухгалтерию проездные документы.

Вместе с тем перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельност. 168.1 ТК РФ. Поэтому можете включить в него не только сотрудников, которые перемещаются на отдаленные объекты (зачастую расположенные в другом населенном пункте), но и тех, кто по роду своей работы перемещается в пределах одного населенного пункта. Например, курьеров, страховых агентов, торговых представителей и т. п. И даже если вы включите в него работников, которые время от времени выезжают из офиса, это не будет нарушение, но и не увеличит возмещаемые работникам расходы. Ведь суточные им не положены, и вы можете компенсировать им только расходы на проезд.

«Разъездного» работника можно направить в командировку

И.Н. Зуева, г. Тверь

У сотрудника разъездная работа. У нас возникла необходимость снять его с объекта, на котором он сейчас занят, и направить на неделю к одному из наших контрагентов в другой город для выполнения конкретного задания. Нужно ли для этого оформлять ему командировку?

: Да, нужно. Вы направляете работника на определенный срок для выполнения конкретного поручения в населенный пункт за пределами той территории, где он обычно работает. То есть в командировкуст. 166 ТК РФ. А разъездная работа не является командировкой.

Поездки на работу в другой город не относятся к разъездной работе

С.И. Иванова, г. Москва

У нас две «родственные» организации: одна — в Москве, другая — в Орле. Генеральный директор и главный бухгалтер московской организации работают по совместительству в Орле. Можем ли мы установить им разъездной характер работы, оплачивать проезд, проживание и выплачивать суточные?

: Поездки руководителя и главного бухгалтера в вашем случае никак не связаны с выполнением ими работы для вашей организации. Ведь они ездят в Орел на работу к другому работодателю. Поэтому такие поездки нельзя рассматривать как связанные с разъездным характером работы.

Если же трудовым договором о работе по совместительству в Орле будет предусмотрено возмещение им расходов на проезд до места работы, то у вас вряд ли получится учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли.

Суточные ≠ компенсация

М.Н. Кораблева, г. Рязань

Наши специалисты выполняют работы, перемещаясь по определенному маршруту из одного населенного пункта в другой. В каждом населенном пункте они работают от 15 до 30 дней. При этом они проживают в специально оборудованных передвижных вагончиках. Мы выплачиваем им за каждый рабочий день компенсацию в размере 700 руб. Можем ли мы не облагать ее НДФЛ и взносами?

: Вы правильно доплачиваете работникам деньги. Но неверно назвали и оформили эту выплату. Из-за разъездного характера работы ваши сотрудники не имеют возможности возвращаться домой ежедневно. А значит, это суточныест. 168.1 ТК РФ. Поэтому их нужно выплачивать за календарные дни (то есть не только за рабочие дни, но и за выходные тоже), которые ваши работники вынуждены проводить вне дома.

Как известно, суточные при разъездной работе не облагаются НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131 и страховыми взносамиподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Поэтому, чтобы проверяющие не расценили эту выплату как надбавку к зарплате, связанную с характером работы, и не начислили на нее НДФЛ и страховые взносы, вам нужно утвердить положение о разъездном характере работ и установить в нем размер и порядок выплаты суточных «разъездным» работникам.

К тому же если вы не пропишете данную выплату в положении как суточные, то и работники могут потребовать выплачивать им наряду с компенсацией еще и суточные.

У сотрудника разъездной характер работы. Установление компенсационных выплат за разъездной характер работы -это право или обязанность работодателя?

Ответ на вопрос:

Трудовым кодексом РФ предусмотрены:

— надбавка к окладу работника с разъездным (подвижным) характером работы (ст. 129, 149);

— возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной (подвижной) характер (ст. 168.1).

Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет выплаты компенсационного характера, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 ТК РФ является элементом оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей (см. Письмо Минфина от 18.08.2008 N 03-03-05/87). Позднее ФНС рекомендовала довести данное Письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков (Письмо ФНС от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Необходимость правильно определить характер производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.

Итак, с учетом вышеприведенных норм надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы не признаются компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, являясь частью заработной платы.

При этом следует иметь в виду, что в силу ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Т.е. система оплаты труда устанавливается работодателем самостоятельно.

Поэтому установление надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы – это право, а не обязанность работодателя.

Вместе с тем, следует учитывать, что если отраслевым соглашением предусмотрены определенные правила выплаты надбавки за разъездной характер работы, то организации, присоединившиеся к такому соглашению, должны руководствоваться соответствующими правилами, т.е. выплачивать такую надбавку.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Данная норма носит императивный (обязательный) характер.

Таким образом, под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства. Их размер организация устанавливает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в Положении о командировках.

Также отметим, что согласно Письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 (текст документа см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/99/499071119/?step=9) следует, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги:

№4Апрель 2016

Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп»

Специфика

Гарантии и компенсации

Компенсация за разъездной характер работы. Что лучше — выплачивать надбавку или возмещать расходы по чекам и билетам

1. Какой документ подойдет для учета ежедневных поездок

2. Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию за поездки

3. Как определить размер надбавки для возмещения расходов работника

Если у работника разъездной характер работы, то в поездках он тратит деньги на билеты, телефонные разговоры и жилье. Задача работодателя — компенсировать такие расходы. Это можно сделать двумя способами. Во-первых, рассчитываться по чекам. Во-вторых, платить работнику фиксированную надбавку.

Многие работодатели компенсируют работнику расходы на поездки на основании авансового отчета, чеков и билетов. Но, как показывает судебная практика, это не единственный способ возместить работнику его расходы. Компании, которые хотят упростить документооборот, выплачивают работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Ее размер устанавливают в локальном акте. Впрочем, контролеры не стремятся признавать надбавки компенсацией в смысле ст. 168.1 ТК РФ. Без документов, которые подтверждают расходы работника, работодателя могут обязать доначислить взносы. Отстаивать свою позицию придется в суде. Помощь в этом окажет позиция Верховного суда РФ, которую он обозначил в Обзоре от 21.10.2015. Там разъяснено, что для налогообложения важно не название выплаты, а ее назначение.

Способ первый: работодатель возмещает работнику расходы на поездки по документам

Часть работодателей возмещает работнику расходы по факту. То есть работодатель возвращает работнику ровно столько, сколько он потратил в поездках. Данный вариант чаще всего используют в компаниях, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Поскольку они тратят деньги на проезд и проживание, работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. При этом возникают вопросы по налогообложению.

удерживать НДФЛ со всей суммы суточных не нужно

Основная проблема работодателя — определить, нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Налог на прибыль.Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подобную позицию высказал Минфин России в письмах от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 25.10.2013 № 03-04-06/45182, от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131.

НДФЛ. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую вы заплатили работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте. Этот вывод подтверждают письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 30.07.2014 № 03-04-06/37488, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@.

Напомним, что если работник ездил в командировку, то в доход, который подлежит налогообложению, работодатель может не включать определенную сумму (₽ 700 за день командировки по России и ₽ 2500 за день нахождения за границей). Но служебные поездки работников с разъездным характером работы командировками не признаются. Поэтому на них не распространяются ограничения из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. Основное условие: установите размер суточных в локальном акте, трудовом договоре (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25956).

Страховые взносы. На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), письма Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и Минтруда от 23.01.2015 № 17-3/В-26.

Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы. При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы.

Решения ПФР и ФСС России можно оспорить. Судебная практика по данному вопросу на стороне работодателя. Пример такого решения — определение ВАС РФ от 09.07.2014 по делу № А65-12595/2013. Суд привел такие аргументы:

— компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;

— она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;

— такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Аналогично завершились и другие споры (постановления АС Волго-Вятского округа от 15.02.2016 по делу № А28-5150/2015, Уральского округа от 17.08.2015 № Ф09-5178/15).

Итак, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.

Проживание в гостинице подтвердит кассовый чек

К слову сказать:

работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Нормативов в законе нет. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.

Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Причем целесообразно сделать отдельные перечни документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.

Расходы работника на транспорт подтвердят:

— проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;

— путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы (абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Ранее гостиницы выдавали квитанцию (талон) или иной документ. При этом закон не предъявлял требования к бланку (абз. 2 п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490).

Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.

Не всем работникам приходится ездить далеко. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории и ежедневно возвращаться домой. Но и для них работодатель вправе определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.

Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, используют журнал учета служебных поездок. Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника (например, на ресепшн).

Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».

Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие, издайте приказ.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Обязательно ли платить одинаковые суточные всем работникам?

Нет, не обязательно. Работодатель вправе ранжировать размер суточных, например, от дальности поездки.

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Формулировка локального акта может быть такой: «К профессиям и должностям работников, имеющих разъездной характер работы, отнесены водители. При поездках на расстояние более 50 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за каждый день поездки; размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки: ₽ 300 — при поездках на расстояние от 50 до 100 км; ₽ 500 — при поездках от 100 км и дальше. Основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист».

Способ второй: работники получают надбавку за разъездной характер работы

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п. Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.

Размер надбавки определяйте с учетом отраслевого соглашения

Что нужно компенсировать работнику

1. Стоимость билетов на транспорт

2. Арендную плату за жилье

3. Мелкий или внеплановый ремонт автомобиля

4. Услуги мобильной связи.

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы — второй способ компенсировать расходы работника в поездках. Его применяют, если работник:

— большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах;

— передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности;

— не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей;

— тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки.

Развернуть

Характерные черты компенсаций

Параметры сравнения/ Вид компенсации Компенсация документально подтвержденных
расходов
Фиксированная надбавка
Налог на прибыль Учитывается в прочих расходах (письмо Минфи-на от 18.08.2008 № 03-03-05/87) Учитывается в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ)
НДФЛ Не облагается (письма Минтруда от 30.09.2014№ 17-4/В-462, Минфина от 22.01.2015№ 03-04-06/1626) Первоначальная позиция — облагается (письма
Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76)
Новая позиция — не облагается, если цель — компенсировать затраты работника (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015)
Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС
Документы, подтверждающие расходы Служебные записки о поездках, билеты, чеки,
табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени

Пример
В курьерской компании трудится 30 человек. Они развозят по заказчикам лекарства в пределах г. Москвы. Передвигаются курьеры на метро и наземном транспорте, включая маршрутное такси. Чтобы не заниматься сбором билетов и упростить работникам отчет за траты, работодатель установил каждому из них надбавку в размере ₽ 1600.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте. Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках. Размер надбавки — 10% от оклада».

Размер компенсационной надбавки работодатель определяет сам. Это может быть конкретная сумма или проценты от оклада, ставки работника. При этом нужно учесть:

— советские нормативные акты. Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579. Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте. Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней;

— отраслевые и региональные соглашения. Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то он вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как рассчитать надбавку за разъездной характер работы работнику с окладом?

Нужно учесть рабочие дни, в которые работник ездил по рабочим вопросам.

Предположим, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс. Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%.

В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел.

Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800. Итого зарплата: ₽ 15 660 + ₽ 1800 = ₽ 17 460.

Контролеры доначислят взносы на сумму надбавки

Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды.

На заметку:

работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы. Их перечень устанавливается в локальном акте

Налог на прибыль. Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда. Основание — п. 3 ст. 255 НК РФ. Для этого закрепите надбавку в коллективном, трудовом договорах (абз. 1 ст. 255 НК РФ, абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). И зафиксируйте в договоре, что у работника разъездной характер работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ).

НДФЛ и страховые взносы. В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика. Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку. Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию (абз. 7 письма письма Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19). Аргументы такие.

Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда. С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы. С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Ежемесячную фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсацию в рамках ст. 168.1 ТК РФ. Ведь работодатель не возмещает работнику фактически понесенные расходы. Размер выплаты не зависит от его реальных затрат.

Так, в одном деле суд обязал работодателя уплатить страховые взносы и перечислить НДФЛ. Работодатель ежемесячно перечислял работникам с разъездным характером работы дополнительные выплаты. Их размер зависел от должности и фактически отработанного времени в течение месяца. Работодатель рассчитывал выплату пропорционально отработанному времени. По этим признакам суд признал выплату составной частью зарплаты (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2013 по делу № А43-23164/2012). Из-за схожих обстоятельств работодатель проиграл и в другом деле (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

По вопросу НДФЛ Минфин поддерживал суды. Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы (письмо от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Но в конце 2015 года Верховный суд РФ занял сторону работодателя (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). По его мнению, для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст. 164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей. Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада.

В ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей. Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ. Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации. Без документов с выплат нужно уплачивать взносы (письма от 30.09.2014 № 17-4/В-462, от 28.12.2015 № 17-3/В-641). Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет мнение Верховного суда РФ.

интересный вопрос

Можно ли части работников компенсировать расходы по документам, а части — платить надбавку?

Да, можно. Закон не запрещает комбинировать виды компенсаций. Главное — возмещать расходы работника.

Разъездной характер подразумевает, что работодатель помимо зарплаты будет компенсировать расходы в поездках. Иными словами, работнику нужно вернуть деньги, которые он потратит в процессе выполнения своих обязанностей. Так, для курьера основные траты — это билеты на метро или другой вид транспорта и разговоры по телефону.

Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. Определите в нем, какой категории работников вы устанавливаете надбавку, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте важно прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО). Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов. Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *