Рабочий день руководителя

Содержание

Рабочее время руководителя

Итак, как же управлять коллективом? Руководитель должен начинать с себя. Самая большая ошибка – делать все за подчиненных. В таком случае не было смысла добиваться руководящей должности. Вы погрязнете в рутине и постоянно будете испытывать недостаток времени. Видимо, следует по-новому, с точки зрения своей руководящей должности, в первую очередь организовать свое время и определить рабочие задачи.

Проблема организации рабочего дня для руководителя стоит очень остро. Руководитель любого уровня ощущает дефицит времени постоянно. Спешка мешает работе, не дает продумывать нужные вопросы с должной тщательностью. Не говоря уже о том, что иногда обилие срочных вопросов превращает не только работу, но и жизнь в подобие карусели. Эффективность руководства в условиях нехватки времени заметно снижается. Так где же его взять, это время?

Сутки невозможно растянуть больше, чем на 24 часа. Выход заключается в оптимизации времени и организации труда.

Первое, что следует сделать руководителю, это распределить проблемы по степени важности. Руководитель не должен стремиться забить собственноручно каждый гвоздь. Если же он этого не понимает, то ему не нужно иметь подчиненных.

Переутомление и обилие мелких и неотложных дел мешает работать над главным – принятием решений и руководством.

Постоянная нехватка времени приводит к нарушению планов, дезориентации подчиненных, которые перестают понимать свои задачи в ситуации, когда от них срочно требуется то одно, то второе, и все в процессе аврала. Такое руководство не предполагает ни производительности труда, ни должной дисциплины и понимания своих задач сотрудниками, что в конечном итоге очень сильно вредит делу.

Руководитель должен ценить свое время. Для тех, кто ощущает его нехватку, можно предложить подойти к проблеме с научной точки зрения и подвергнуть анализу свой рабочий день.

Некоторые начинающие руководители считают, что их памяти, интеллекта и энергии хватит, чтобы держать на контроле ситуацию, даже если приходится бегать сломя голову с утра до ночи и постоянно решать проблемы, которые возникают на каждом шагу. Но наступает день, когда Вы наконец замечаете, что бегать, звонить, ругать и затыкать дыры авралами приходится все чаще. Уже невозможно составить какой-то план даже на завтра, а тем более, на более длительное время.

Никто на работе не знает, где Вы и что делаете. Иногда и Вы сами этого не знаете – то догоняете, то ждете.

Бумаг в Вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и Вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться с ними. Но это не помогает, и Вы все чаще получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справляетесь с поручениями, хотя времени на их исполнение Вам дается достаточно.

Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.

Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.

Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.

Типичные ошибки и методы их устранения.

Если Вы пришли к выводу, что в течение дня Вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься о том, что у Вас не продумана система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, или Вы неправильно распределили эти обязанности между своими подчиненными.

Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать эти части работы для исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель выполняет эту часть работы. Когда такое происходит систематически, это означает, что работа распределена плохо.

В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае, следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить в обязанность эти вопросы кому-то конкретно. Может случиться даже так, что Вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа, и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае, простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием вполне можно работника кадровой службы.

Возможно также, что Ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию пыли на компьютере. Секретарь должен как минимум участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через Вашу приемную. Совет – купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где Вы и что собираетесь делать. Возможно, нормальный секретарь сам решит многие вопросы и освободит Вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не тонуть во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на предыдущий, чтобы напомнить о подготовке. Если Вы знаете за собой некоторую забывчивость и беспечность, попросите организовать это своего секретаря. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит об этом.

Следует подумать и о том, насколько часто Вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит создавать ситуацию, когда подчиненные будут целый день сновать в Ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство из таких проблем, может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. А в случае большой срочности секретарь вполне может решить, что это тот самый исключительный момент, когда можно побеспокоить Вас в неурочное время.

Очень много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистами. Рекомендуется оставлять 40-60-% рабочего времени свободными, для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день, с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так:

Не нужно, встав с постели, сломя голову, бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно прийти на работу.

Начинать рабочий день следует с того, что изучить ежедневник и скорректировать планы. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь следует приступить к главным задачам.

В течение дня следует придерживаться по возможности намеченного, избегать внезапных проблем, то есть не бросаться на прорыв, а найти время хотя бы на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня следует проконтролировать, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое Вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде, и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, что это значит, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать еще массу информации. Иногда очень устаешь от этого.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, и иногда отвечать на письма.

Анализ документов станет легче, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволит Вашему секретарю и Вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые Вы ставите.

То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план, и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять всем участникам совещания. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.

И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются в виде четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.

Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи, очень облегчают жизнь.

Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе – чистая экономия времени и средств.

И, наконец, если своими силами решить проблему времени Вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями такого плана, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, Вам просто нужен исполнительный директор?

Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать этот вариант, потому что, не обладая этими качествами, нечего и думать о карьере руководителя.

Выводы этой главы.

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ – ЭТО ЦЕННОСТЬ.

ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ОНО НЕ ПРОПАДАЛО ЗРЯ, НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТО

РУКОВОДИТЕЛЬ НЕ ДОЛЖЕН ЗАНИМАТЬСЯ МЕЛОЧАМИ.

ОН ДОЛЖЕН ПЛАНИРОВАТЬ И АНАЛИЗИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ.

УМЕТЬ ВЫДЕЛИТЬ ГЛАВНОЕ И РАЗДЕЛИТЬ РАБОТУ МЕЖДУ ПЛОДЧИНЕННЫМИ.

ХОРОШИЙ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ – ЭТО ОЧЕНЬ ЦЕННЫЙ ПОМОЩНИК.

ЕЩЕ ОДИН ПОМОЩНИК – ЭТО КАДРОВИК.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Первые шаги руководителя на новом месте

Период адаптации начальника многократно описан в статьях на многих управленческих порталах. Среди них есть примеры рекомендаций от:

  • HR-ов
  • психологов и коучей
  • со стороны действующих предпринимателей и руководителей

Какие из них принять во внимание? Каждая сторона проповедует собственный подход. Клиентский опыт показывает, что каждый имеет место быть. Однако есть несколько особенностей, которые вам нужно обязательно учесть.

Во-первых, любая информация полезна в контексте. Если вы руководили одним предприятием последние 20 лет и перешли в другое, или если вы впервые на должности — стратегия будет в корне отличаться.

Во-вторых, чтобы у вас как руководителя получился по-настоящему эффективный план, нужно отчетливо понимать цели, которые вы ставите (или перед вами ставят собственники). Мы видели несколько довольно странных случаев, когда новый руководитель очень понравился подчиненным, блестяще презентовал план действий предприятия но год, но при этом уже через 3 месяца стало понятно, что реальные показатели и даже дисциплина ухудшились. То есть человек красиво всем «продал себя и свой план», а смысловой нагрузки за ним как бы и не было.

Запланированное не должно быть локальным

В Харькове с 1990-х годов работает предприятие по производству минеральных удобрений. После начала военных действий в восточных областях Украины (и соответственного уменьшения спроса в этих регионах) собственники приняли решение нанять нового руководителя направления продаж.

Мы участвовали в процессе подбора персонала. Трудность была в том, что кандидаты предлагали разного рода планы развития отдела продаж, лоббировали найм знакомых тренеров по продажам итд. Большинство из них были вполне логичными, но по опыту наших консультантов, скорее всего подобные нововведения вызывали бы резкое отторжение у рядовых сотрудников отдела. То есть дополнительно пришлось бы бороться с ними, как часто бывает.

Мы разработали опросник, состоящий из блоков для собственников, сотрудников, а также 2-х ключевых клиентов (с которыми были установлены личные взаимоотношения). В итоге на голой статистике смогли выбрать руководителя по плану, который был в меру амбициозным, агрессивным, и в меру учитывающим видения изнутри.

Суть в том, что ваш план должен лавировать между интересами всех сторон. Тогда шансы успешного внедрения значительно возрастут.

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Из статьи вы узнаете:

Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицита

Описание проблемы

Неоправданная спешка

Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, «для виду»

Усталость

Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению

Большое скопление неоконченных дел

Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы

Суета

Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию

Демотивация

Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда

Отсутствие плана

Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании

Завершение работы дома

Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Диверсификация целей

Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.

Справка

Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:

  1. Конкретной;
  2. Измеримой;
  3. Достижимой;
  4. Реалистичной и
  5. Ограниченной во времени

Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету — это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.

Технология разработки плана работы

Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц является четкое соблюдений единых принципов их составления.

Справка

Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:

  1. Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
  2. Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
  3. Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
  4. Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
  5. Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
  6. Практикуйте эффективное использование рабочего времени.

Последовательность действий по планированию

Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня — три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.

Справка

Далее его действия должны иметь следующую последовательность:

  1. Разработка стандартного распорядка дня;
  2. Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
  3. Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
  4. Присваивание каждому делу приоритета важности;
  5. Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
  6. Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
  7. Часть клеток в расписании оставлять пустыми — для резерва;
  8. Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.

Примеры планирования рабочего дня

Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:

День недели

Список дел

Понедельник

Встреча с деловым партнером

Вторник

Командировка, проверка работы филиала

Среда

Работа над проектом А. Изучение плана проекта

Четверг

Работа на проектом В. Изучение отчета по проекту, подготовка к сдаче

Пятница

Доклады, обзоры, совещание с подчиненными.

Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:

  • 9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
  • 9.30-10.00 – работа с почтой;
  • 10.00-11.00 – работа с документами;
  • 11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
  • 12.00-13.00 – персональное время;
  • 13.00-14.00 – перерыв на обед;
  • 14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
  • 15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
  • 8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.

Справка

Практические советы

Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.

Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.

В заключение приведем рекомендации по максимально эффективному расходованию рабочего времени руководителем:

  • Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
  • Тщательно изучайте перечень дел;
  • Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
  • Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.

30. Примерный график (распорядок) рабочего дня руководителя предприятия

  • •Эумк Управление в апк
  • •Вопросы к экзамену по дисциплине «Управление в апк» для студентов заочного (сокращенного) обучения специальности 080502.65 «Экономика и управление на предприятиях апк»
  • •Лекционный материал
  • •2 Предмет и задачи науки управления, методы ее познания
  • •1 Становление и развитие науки управления
  • •2 Современные школы управления
  • •3 Российский опыт развития науки управления
  • •1 Понятие и значение функций управления
  • •2 Общие (основные) функции управления
  • •3 Конкретные функции управления сельскохозяйственным предприятием
  • •4 Регламентация функций управления
  • •1 Сущность системы управления
  • •2 Формирование систем управления предприятиями
  • •3 Функционирование систем управления
  • •1 Понятие структуры управления
  • •2 Требования к структуре управления и определяющие ее факторы
  • •3 Основные типы структур управления
  • •4 Типы структур управления по характеру взаимодействия с внешней средой
  • •Тема 1.2 Организация управления в агропромышленных формированиях
  • •Лекция 7 Структура и функции органов управления апк
  • •1 Сущность и взаимосвязь функций и структуры управления
  • •2 Федеральный уровень государственного управления
  • •3 Региональный уровень государственного управления
  • •4 Районный уровень государственного управления
  • •Лекция 8 Общие основы управления организационно-правовыми формами хозяйствования в апк
  • •Лекция 9 Управление в государственных унитарных предприятиях
  • •Лекция 10 Управление в хозяйственных товариществах и обществах
  • •2 Управление в хозяйственных обществах
  • •Лекция 11 Управление в производственных кооперативах
  • •Лекция 12 Управление крестьянскими (фермерскими) хозяйствами и их ассоциациями
  • •Тема 1.3 Хозяйственный механизм управления. Формы и методы.
  • •1.3.4 Социально-психологические методы управления Лекция 13 Механизм управления на макроуровне
  • •Лекция 14 Организационно-распорядительные (административные) методы управления
  • •2 Формы оперативно-распорядительного воздействия
  • •Лекция 15 Экономические методы управления
  • •Лекция 16 Социально-психологические методы управления
  • •2 Типология личности
  • •3 Личность и коллектив
  • •4 Методы делового общения
  • •5 Стили управления
  • •6 Конфликты в коллективе и пути их преодоления
  • •Модуль 2.
  • •2 Уровень информационного обеспечения и внутренняя система информации
  • •Лекция 18 документационное обеспечение системы управления План:
  • •1 Понятие и нормативная база делопроизводства
  • •2 Системы управленческой документации
  • •Лекция 19 управленческие решения План:
  • •1 Сущность и классификация управленческих решений
  • •2 Процесс принятия управленческих решений
  • •3 Факторы, влияющие на принятие управленческих решений
  • •4 Методы принятия решений
  • •Лекция 20 управление маркетингом План:
  • •1. Сущность и принципы управления маркетингом
  • •2 Функции управления маркетингом
  • •3 Механизм управления маркетингом в апк
  • •Лекция 21 управление качеством труда и продукции План:
  • •1 Сущность и функции управления качеством
  • •2 Методы управления качеством
  • •Лекция 22 управление нововведениями План:
  • •1 Понятие инновационной деятельности
  • •2 Возникновение и разработка нововведений
  • •3 Стратегии реализации нововведений
  • •4 Особенности нововведений в апк
  • •Лекция 23 управление финансами План:
  • •1 Сущность управления финансами
  • •2. Органы управления финансами, их функции
  • •3 Финансовый механизм
  • •4 Финансовая политика
  • •Лекция 23 управление финансами План:
  • •1 Сущность управления финансами
  • •2. Органы управления финансами, их функции
  • •3 Финансовый механизм
  • •4 Финансовая политика
  • •Лекция 25 управление научно-техническим прогрессом План:
  • •4. Экономическая оценка эффективности управления научно-техническим прогрессом в апк
  • •1 Роль научно-технического прогресса в развитии апк
  • •2 Управление научно-техническим прогрессом в апк россии
  • •3 Управление освоением достижений науки и техники
  • •4 Экономическая оценка эффективности управления научно-техническим прогрессом в апк
  • •Лекция 26 управление природопользованием в апк
  • •1 Проблемы рационального природопользования
  • •2 Методы управления охраной окружающей среды
  • •Лекция 27 управление внешнеэкономической деятельностью План:
  • •1 Основы управления внешнеэкономической деятельностью
  • •2 Прогнозирование и планирование в управлении внешнеэкономической деятельностью
  • •3 Организационная структура управления внешнеэкономическими связями
  • •Экономические методы управления внешнеэкономическими связями
  • •Обеспечивающие подсистемы управления внешнеэкономическими связями
  • •Государственное регулирование внешнеэкономических связей
  • •Лекция 28 Кадры управления и их роль План:
  • •1 Функции работников аппарата управления
  • •13. Функции, выполняемые руководителем
  • •14. Функции руководителей на различных уровнях управления
  • •2 Требования к профессиональным и личным качествам руководителя
  • •3 Пути совершенствования мастерства руководителя
  • •Лекция 29 организация управленческого труда План:
  • •1 Научная организация управленческого труда
  • •2 Планирование работы аппарата управления
  • •3 Проведение служебных совещаний, собраний, бесед
  • •4 Условия труда работников аппарата управления
  • •Глава 30 нормирование, мотивация и оплата управленческого труда
  • •§ 1 Нормирование управленческого труда
  • •§ 2 Мотивация управленческого труда
  • •§ 3 Оплата управленческого труда
  • •Лекция 31 автоматизированные системы управления План:
  • •1 Типы автоматизированных систем управления
  • •2 Общие принципы и требования к созданию автоматизированных систем управления
  • •3 Основы сетевой технологии обработки данных в автоматизированных системах управления
  • •4 Техника управления
  • •Лекция 32 оперативное управление и диспетчеризация План:
  • •1 Суть оперативного управления и пути его совершенствования
  • •2 Организация диспетчерской службы и ее функции
  • •3 Технические средства диспетчерской службы
  • •Лекция 33 эффективность управления сельскохозяйственным производством План:
  • •1 Сущность эффективности управления
  • •Факторы, влияющие на оценку эффективности управления
  • •Требования и подходы к оценке эффективности управления
  • •4 Методика оценки эффективности управления сельскохозяйственным производством
  • •Материал для практических занятий
  • •Цели и стратегия управления
  • •Анализ факторов, влияющих на организационную структуру сельского хозяйства
  • •Построение схемы организационной структуры предприятия
  • •Этапы совершенствования организационной структуры сельскохозяйственных предприятий
  • •Проектирование усовершенствования организационной структуры предприятия
  • •Размещение структурных подразделений в хозяйстве
  • •Размер производства в хозяйстве
  • •К нормативным
  • •4. Отношение фактических размеров ферм к нормативным
  • •5. Размеры вторичных производственных подразделений основного производства
  • •6. Размещение и характер производственных связей основных и вспомогательных внутрихозяйственных подразделений
  • •7. Размеры и структура основных средств вспомогательных производств
  • •2. Проектирование усовершенствованной организационной структуры сельскохозяйственного предприятия
  • •8. Объем ремонтов техники
  • •9. Объем транспортных перевозок
  • •10. Вспомогательная таблица для проектирования организационной структуры предприятия
  • •1.6.1. Практическое занятие «методика анализа и проектирования структуры управления сельскохозяйственным предприятием»
  • •1. Методика анализа структуры управления сельскохозяйствен­ным предприятием
  • •11. Формы соподчинения в управленческом аппарате хозяйства
  • •2. Проектирование усовершенствованной структуры управления сельскохозяйственным предприятием
  • •12. Вспомогательная таблица по расчету условной уборочной площади для определения численности работников агрономической службы
  • •13. Вспомогательная таблица по расчету условного поголовья скота для определения численности зоотехников
  • •14. Число машин с силовыми двигателями
  • •15. Характеристика трудоемкости управленческого труда
  • •16. Расчет числа работников аппарата управления
  • •17. Эффективность совершенствования структуры аппарата управления сельскохозяйственным предприятием
  • •Регламентация функций управления в положениях о подразделениях (звеньях) управления и должностных инструкциях работников управления
  • •1.7. Практическое занятие «разработка положения о подразделении (звене) управления»
  • •Общие положения (характеристика подразделения, звена)
  • •1.7.2. Практическое занятие «разработка должностной инструкции для работников планово-экономической и бухгалтерской служб хозяйства»
  • •18. Вспомогательная таблица для разработки должностных инструкций работников планово-экономической и бухгалтерской служб хозяйства
  • •2. Функции
  • •Развитие отечественной и зарубежной управленческой мысли
  • •1.8. Семинар «развитие управленческой мысли»
  • •План семинара
  • •Контрольные вопросы и задания по теме семинара
  • •Литература
  • •Организация управления на предприятиях апк
  • •2.2. Семинар «организация управления на предприятиях апк различных организационно-правовых форм»
  • •План семинара
  • •2.2.1. Практическое занятие «разработка типовых структур управления предприятиями апк основных организационно-правовых форм»
  • •2.2.2. Тест для контроля знаний по теме «организация управления на предприятиях апк»
  • •Система методов управления. Экономические методы управления
  • •2.3. Семинар «экономические методы в системе методов управления»
  • •План семинара
  • •Организационно-распорядительные (административные) методы управления
  • •2.4. Семинар «организационно-распорядительные методы управления»
  • •2.4.1. Практическое занятие «методика разработки организационно-правовых норм и нормативов»
  • •2.4.2. Практическое занятие «правовое регулирование управленческой деятельности»
  • •1. Дисциплинарные методы воздействия
  • •3. Материальная ответственность
  • •2.4.3 Практическое занятие «управление конфликтами»
  • •23. Контрольная карточка по теме «Управление конфликтами»
  • •24. Контрольная карточка по теме «Руководитель и коллектив»
  • •Опросник для определения стиля работы руководителя (главного специалиста)
  • •Опросник для определения стиля руководства
  • •Литература
  • •Управление персоналом
  • •2.5 Семинар «кадровая политика организации»
  • •2.5.1. Практическое занятие «оптимизация штатной численности аппарата управления»
  • •2.5.2. Практическое занятие «управление продвижением по службе»
  • •Литература
  • •Организация управленческого труда
  • •2.6 Практическое занятие «методика анализа и планирования затрат рабочего времени на выполнение управленческих работ»
  • •28. Расчет структуры затрат рабочего времени на выполнение функций управления
  • •2.6.1. Практическое занятие «разработка графика (распорядка) рабочего дня и рабочей недели)»
  • •30. Примерный график (распорядок) рабочего дня руководителя предприятия
  • •Литература
  • •Процессы и технология управления
  • •2.7. Практическое занятие по теме методика подготовки и проведения производственного совещания (деловая игра»)
  • •2.7.1. Практическое занятие «сетевые графики в управлении производством»
  • •»Использование графиков в управлении производством»
  • •2.7.2. Практическое занятие «методика апестации руководителей»
  • •2.7.3. Практическое занятие «методика оценки кадров управления»
  • •Управленческие решения и организация их выполнения
  • •3.1. Практическое занятие «методика разработки и принятия управленческих решений»
  • •36. Этапы и процедуры принятия управленческого решения
  • •3.1.2. Практическое занятие «организация контроля выполнения управленческого решения»
  • •Информационное обеспечение и делопроизводство в управлении предприятием апк
  • •3.2. Семинар «информационное обеспечение и делопроизводство в управлении предприятием апк»
  • •План семинара
  • •3.2.1. Практическое занятие «методика разработки управленческих документов»
  • •Порядок и методика выполнения задания.
  • •1. Составление документов
  • •2. Регистрация документов
  • •3. Подготовка документов для сдачи в архив
  • •Литература
  • •Управление качеством труда и продукции
  • •3.3. Семинар «организация управления качеством труда и продукции»
  • •План семинара
  • •3.3.1. Практическое занятие «управление качеством сельскохозяйственной продукции»
  • •40- Планируемые показатели качества продукции растениеводства
  • •41. Планируемые показатели качества продукции животноводства
  • •42. Причины, влияющие на качество молока
  • •43. Оценка уровня подготовленности организации к выпуску качественной
  • •44. Характеристика молока
  • •Литература
  • •Управление внешнеэкономической деятельностью
  • •3.4. Семинар «управление внешнеэкономической деятельностью»
  • •План семинара
  • •Внешнеэкономические операции предприятия
  • •3.4.1. Практическое занятие «методика составления внешнеэкономических контрактов»
  • •46. Варианты базисных условий, применяемые при различных способах транспортировки товаров
  • •Контракт № на поставку оборудования
  • •1. Предмет контракта
  • •2. Сумма контракта
  • •3. Сроки и условия исполнения контракта и его оплаты
  • •4. Срок поставки
  • •5. Приемка и качество товара
  • •6. Упаковка, маркировка, отгрузка
  • •8. Ответственность сторон
  • •10. Прочие условия
  • •Литература
  • •Управление финансовой деятельностью на предприятиях апк
  • •47. Абсолютные показатели финансово-хозяйственной деятельности спк «Нива»*
  • •3.5.2. Тест для контроля знаний по теме «управление финансовой деятельностью на предприятиях апк»
  • •Литература
  • •Управление природопользованием в апк
  • •3.7. Семинар «управление охраной окружающей среды в апк»
  • •Литература
  • •Календарный модуль 2 (км2) управление инфраструктурой апк
  • •4.1. Семинар «принципы и основы управления инфраструктурой апк»
  • •4.1.1. Практическое занятие «определение местонахождения склада»
  • •4.1.2. Практическое занятие «управление персональной инфраструктурой в сельскохозяйственных организациях»
  • •58. Нормативы на снятие одной копии трудовой книжки
  • •59. Нормативы на составление одного отчета о численности работников по полу и возрасту и рабочих по образованию
  • •60. Нормативы на составление одного отчета о численности и составе специалистов, имеющих высшее образование.
  • •61. Нормативы на составление одного отчета о численности и составе специалистов, имеющих среднее профессиональное образование
  • •62. Нормативы на составление одного отчета о численности, составе,
  • •64. Норматив на составление одного расчета среднесписочной численности работников организации
  • •Тест для проверки знаний по теме «управление инфраструктурой апк»
  • •Литература
  • •Управление маркетингом
  • •4.2. Семинар «основы управления маркетингом в апк»
  • •План семинара
  • •4.3. Семинар «управление международным маркетингом в апк»
  • •План семинара
  • •4.3.1. Деловая игра «переход к маркетинговой концепции управления организацией»
  • •66. Концепции управления организацией
  • •67. Функции управления при переходе к маркетинговой концепции
  • •4.3.2. Практическое занятие «управление маркетинговыми исследованиями»
  • •4.3.3. Практическое занятие «самооценка конкурентоспособности организации»
  • •68. Результаты мониторинга
  • •4.3.3. Разбор хозяйственной ситуации «проектирование системы управления маркетингом овощей»
  • •4.3.4. Разбор хозяйственной ситуации «стратегия маркетинга в условиях реструктуризации»
  • •4.4. Ролевой разбор ситуации «стимулирование спроса»
  • •4.4.1 Тест для контроля знаний по теме «управление маркетингом»
  • •Литература
  • •Оперативное управление и диспетчеризация
  • •4.5. Семинар. Сущность и значение оперативного управления»
  • •69. Функции оперативного управления
  • •4.5.1. Практическое занятие «методика разработки оперативного плана на отдельные периоды сельскохозяйственных работ.
  • •Литература
  • •Эффективность управления производством на предприятиях апк
  • •4.6. Семинар «эффективность управления производством на предприятиях апк»
  • •Мероприятия по совершенствованию управления на сельскохозяйственных предприятиях
  • •4.7. Практическое занятие «методика оценки эффективности управления на предприятии апк»
  • •Глоссарий
  • •Диагностические средства контроля Вопросы к зачету
  • •Вопросы к экзамену
  • •»Красноярский государственный аграрный университет»
  • •»Красноярский государственный аграрный университет»
  • •»Красноярский государственный аграрный университет»
  • •»Красноярский государственный аграрный университет»
  • •»Красноярский государственный аграрный университет»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *