Личное дело работника

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Учебно-методический комплекс специальности: 032001. 65 «Документоведение и доу» Рекомендовано кафедрой: протокол №

4. Необходимость оформление личных дел работников регламентирована

1) ОКУД

2) Основными правилами работы архивов организаций

3) Правилами внутреннего трудового распорядка

4) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

5. Трудовые пенсии устанавливаются и выплачиваются в соответствии

1) ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в РФ»

2) ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ»

3) ФЗ «О ветеранах»

4) ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»

6. Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек регламентирован

1) Трудовым Кодексом РФ

2) Уголовным кодексом РФ

3) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

4) Инструкцией по кадровому делопроизводству организации

7. Документы, предъявляемые при приеме на работу

1) трудовая книжка, документ, удостоверяющий личность

2) трудовая книжка, документ, удостоверяющий личность, документы воинского учета, документ об образовании, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

3) трудовая книжка, документ, удостоверяющий личность, ИНН, справку о состоянии здоровья

4) трудовая книжка, паспорт, документы воинского учета, характеристика

8. При оформлении трудовых правоотношений обязательным документом, регламентирующим обязательства сторон, является:

1) заявление о приеме на работу

2) коллективный договор

3) трудовое соглашение

4) трудовой договор

9. Структура кадровой документации включает в себя

1) приказы по основной деятельности

2) приказы по административно-хозяйственной деятельности

3) переписку с вышестоящей организацией

4) приказы по личному составу

10. Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, называется

1) трудовым договором

2) перечнем конфиденциальной информации

3) Положением о защите персональных данных

4) Положением о персонале

11.Документ, оформляющий движение персонала, это…

1) автобиография

2) профессиограмма

3) личный листок по учету кадров

4) приказ

12. Должностная инструкция предназначается для…

1) определения обязанностей работника

2) установления режима отдыха в структурном подразделении

3) рассмотрения индивидуальных трудовых конфликтов работника

4) проведения аттестации сотрудника

13. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись со дня фактического начала работы в срок

1) трехдневный

2) недельный

3) десятидневный

4) двухнедельный

14. Дополнительным условием трудового договора являются:

1) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя физического лица

2) об испытании

3) включение в трудовой договор каких-либо прав и обязанностей сторон, вытекающих из трудового законодательства

4) условия об обязательном социальном страховании

15. Заключение трудовых правоотношений на основании прохождения конкурсного отбора регламентировано:

1) Положением о службе управления персоналом

2) Коллективным договором

3) Уставом организации

4) Уставом организации, Положением о конкурсном отборе работников

16. Работник, на которого оформляется личное дело, представляет собственноручно заполненную

1) просьбу о приеме на работу

2) выписку из приказа о приеме на работу

3) биографию

4) анкету или личный листок по учету кадров

17. Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам при ненормированном рабочем дне устанавливается:

1) Трудовым Кодексом РФ

2) Правительством РФ

3) органами местного самоуправления

4) Коллективным договором организации, Правилами внутреннего трудового распорядка

18. Краткая трудовая биография кандидата является:

1) профессиограммой

2) карьерограммой

3) анкетой сотрудника

4) рекламным объявлением

19. Допускается оформление распорядительных документов по личному составу не по унифицированной форме

1) об объявлении дисциплинарного взыскания, изменении биографических данных, о прохождении конкурсного отбора, об изменении существенных условий труда, направлении на профессиональную подготовку

2) о заключении трудового договора с испытательным сроком

3) при расторжении трудового договора

4) о предоставлении отпуска

20. Визы, каких должностных лиц, включает в себя реквизит «Согласовано» при заключении трудового договора при приеме на работу

1) руководителя структурного подразделения, юриста, специалистов отдела кадров

2) виз не нужно

3) руководителя структурного подразделения

4) юриста

21.Какие документы, регламентируют управление персоналом организации?

1) приказы по личному составу

2) трудовые книжки сотрудников

3) личные дела сотрудников

4) организационно- правовые документы организации

22. Какой документ, регламентирует порядок организации и проведения аттестации персонала?

1) Положение о персонале

2) Положение об аттестации персонала

3) график проведения аттестации

4)Устав предприятия

23. Учетным кадровым документом является…

1) письмо-приглашение на работу к другому работодателю

2) извещение с просьбой явиться для ознакомления с приказом

3) личное дело сотрудника

4) представление о поощрении

ИТОГОВЫЕ ПИСЬМЕННЫЕ ЗАДАНИЯ

ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ И ИНДИВИДУАЛЬНОЙ РАБОТЫ

(для студентов очного отделения)

  1. Чем регулируются трудовые отношения в организациях, независимо от формы собственности?

  2. Где определен порядок оформления документации трудовых отношений?

  3. Перечислите документацию по кадрам, установленную соответствующим нормативно-правовым актом, укажите статьи.

  4. Перечислите документы, сопровождающие процесс приема на работу.

  5. Выявите и изобразите в виде схемы классификационную структуру документов службы кадров и виды документов, регламентирующих ее деятельность или функционирующих в ней.

  6. Перечислите, какие виды движения кадров можно наблюдать в организации; составьте таблицу, в которой укажите все виды документов, сопровождающие тот или иной процесс движения кадров.

  7. Укажите:

    1. В чем отличие приказов по личному составу от приказов по основной деятельности?

    2. В чем различие простых и сводных приказов по личному составу?

  8. Какими документами регламентируется ведение и оформление трудовых книжек работников?

  9. Поясните:

  10. Кто ведет трудовые книжки в организации?

  11. Какие разделы имеет трудовая книжка?

  12. На основании чего вносятся в нее записи?

  13. Как и когда заверяются записи в трудовой книжке?

  14. Кто несет ответственность за правильное ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации?

  15. Как переоформляется трудовая книжка при смене фамилии и на основании каких документов?

  16. Что делать, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе»?

  17. Объясните, с какой целью в организациях ведется учет персонала, и какие учетные документы могут заводиться при этом?

  18. Дайте определения понятия «Личное дело» и укажите:

  19. Каков срок хранения этих дел?

  20. Какие документы и в какой последовательности входят в личные дела?

  21. Зачем в личное дело входит личный листок по учету кадров? Как он заполняется и на основании каких документов?

  22. Как заполняется опись документов личного дела? Как нумеруются ее листы?

  23. Как заполняется обложка личного дела?

Конспекты лекций

Раздел I. История развития кадровой документации в России

1.1. Документирование трудовой дея­тельности в дореволюционный период

Документы, сопровождавшие

трудовую деятельность

остальных категорий работников

Документы, сопровождавшие

трудовую деятельность чиновников

Документирование трудовых правоотношений в дореволюционной России

— прошение об определении на службу (на имя царя, по принятой форме)

— свидетельство из метрической книги о дате рождения, крещения

— копия протокола дворянского собрания о признании дворянского происхождения (для дворян)

— послужной список отца с разрешением поступить на гражданскую службу (для детей чиновников с чином, дающим право на потомственное или личное дворянство)

— свидетельство о выходе из купеческих обществ (для детей купцов)

I. Прием на службу:

18 век:

— договор (документ, по которому работники (кроме крепостных крестьян) могли наниматься на работу)

II. Прохождение

государственной службы:

2.1. Продвижение чиновника по служебной лестнице:

— прошение о перемещении

— представление со стороны руководителя

— присяжной лист

— послужной список

2.2. Поощрение чиновников в виде производства в чины:

— представление

— послужной список

— присяжной лист

— патент на чин

2.3. Поощрения и награды о царя:

— список

2.4. Предоставление отпусков:

— прошение об отпуске

— представление со руководителя

— паспорт с указанием отпуска

2.5. Назначение пенсии:

— прошение о пенсии

— послужной список

— третная ведомость

III. Увольнение чиновника

— прошение об увольнении

— представление руководителя

— расписка о сданных делах

— представление о награждении

— учетная записка об имуществе и деньгах чиновника

— аттестат

С 1835 г. по указу «Об отношениях между хозяевами фабричных заведений и рабочими людьми»:

— расчетные листы (фиксировали:

— условия найма

— количество задельной

месячной

или поденной платы)

С середины 19 века:

— контракты при найме помещичьих крестьян

2 вида:

— на наем помещичьих крестьян на

земельные и другие черные

работы

— на отдачу помещикам крепостных

крестьян на земельные и другие

работы

С 1860 г. (переход заводов и фабрик на вольнонаемный труд):

— книжки (для мастеров и подмастерьев после прохождения полугодичного испытательного срока)

С 1861 г. по Временным правилам о найме рабочих:

— контракты (для найма артелей)

— расчетные книжки (для найма крестьян и лиц прочих сословий поодиночке)

1.2. Документирование трудовой деятельности в советский период

Документирование трудовых правоотношений

в советской России

в довоенный период

1917 – 1925 гг.

1933 – 1941 гг.

1926 – 1932 гг.

Характеристика этапа: документирование всей информации о работниках; стабильность системы кадровых документов; тщательная проверка всех сведений о работниках.

Документы, введенные в данное время:

— анкета

— анкетный лист

— опросный лист

— заявления

— записки

— приказы о приеме и перемещении работников

— дневные записки (информация о заболевших и

командированных)

— приказы об отпусках

— удостоверение на работника (при назначении

отпуска)

— карточки-формуляры

Документы, введенные в данное время:

— трудовые списки (состояли из двух разделов: общие сведения и изменения служебной деятельности работника)

— личные листки по учету кадров (для государственных служащих; разработаны ОРГСТРОЕМ)

— анкетные листки (разработаны ОРГСТРОЕМ)

Документы, введенные в данное время:

— характеристика

— автобиография

— трудовая книжка

Характеристика этапа: осуществление коллективизации, индустриализации и культурной революции; рационализация структуры и управления кадрами; совершенствование кадровой документации

Характеристика этапа: завершение формирования системы кадровой документации, которая далее существовала весь советский период

Раздел II. Организация и докумен­тирование деятельности

по управ­лению персоналом в современной России

2.1. Современная правовая и нормативно-методическая база

кадро­вого делопроизводства

Нормативное регулирование видов кадровых документов

по основным направлениям трудового процесса

№ п/п

Документируемый процесс

Наименование

документа

Нормативно-правовой акт

Прием

на работу

Заявление о приеме

на работу

Ст. 15 Трудового кодекса РФ

Трудовой договор с каждым сотрудником

Ст. 16, 56, 67

Трудового кодекса РФ

Приказ о приеме

на работу

Ст. 68 Трудового кодекса РФ

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Личная карточка

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Трудовая книжка

Ст. 66 Трудового кодекса РФ

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

«О трудовых книжках»

Постановление Минтруда РФ

от 10.10.2003 № 69

«Инструкция по заполнению

трудовых книжек»

Лицевой счет

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказ о материально ответственном лице

Глава 39 Трудового кодекса РФ

Договоры о полной

материальной

ответственности

Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85

Перевод на

другую работу

Приказ о переводе

работника на другую работу

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Письменное согласие работника

Ст. 72 Трудового кодекса РФ

Приказ о назначении на новую должность

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Отпуск

Приказ о

предоставлении отпуска

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Уведомление работодателя о времени начала отпуска (за 2 недели до начала)

Ст. 123 Трудового кодекса РФ

Записка-расчет о

предоставлении отпуска работнику

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения

зарплаты

Ст. 128 Трудового кодекса РФ

Прекращение трудового

договора

Заявление работника

Ст. 80 Трудового кодекса РФ

Приказ о прекращении трудового договора с работником

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения

определенной работы

Командировка

Приказ о направлении работника

в командировку

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Командировочное удостоверение

Служебное задание для направления

в командировку и отчет о его выполнении

Учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени и расчета

оплаты труда

Ст. 91 Трудового кодекса РФ

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Оплата труда

Расчетно-платежная ведомость

Ст. 136 Трудового кодекса РФ

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Расчетный листок

Ст. 136 Трудового кодекса

Форма утвержденная работодателем

Журнал регистрации платежных ведомостей

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Заявление о выдаче заработной платы в иной форме (переводе на кредитную карту, товарами, услугами и т.п.)

Ст. 131 Трудового кодекса РФ

График сменности (при сменной работе)

Ст. 103 Трудового кодекса РФ

Приказ о поощрении работника

Постановление Госкомстата РФ

от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Привлечение к работе в выходные дни

Приказ руководителя

Ст. 113 Трудового кодекса РФ

Письменное согласие работника

Ст. 113 Трудового кодекса РФ

Дисциплинарные взыскания

Письменное объяснение работника

Ст. 193 Трудового кодекса РФ

Приказ работодателя о дисциплинарном

взыскании

Ст. 193 Трудового кодекса РФ

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

1

21.01.2017

4

Трудовой договор

1-4

Оригинал

2

21.01.2017

4-К

Приказ о приеме на работу

5

Копия

3

21.01.2017

3-М

Соглашение о материальной ответственности

6-7

Оригинал

4

15.05.2017

4-КД

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

8

Оригинал

5

25.08.2017

7вх

Заявление о предоставлении очередного отпуска

9

Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *