Управление рабочим временем

Цели и задачи управления рабочим временем

Служба управления персоналом в организации должна выполнять в данном случае три основные цели:

  1. Повысить производительность труда;
  2. Увеличить интенсивность труда;
  3. Улучшить использование рабочего времени.

Показатели для оценки использования рабочего времени приведены в статье Тайм менеджмент

Учитывая, что эффективность управления рабочим временем руководителей не может быть прямо выражено показателями производительности труда, следует применять коэффициенты для анализа рабочего времени.

Достижение указанных целей достигается за счет решения двух задач управления рабочим временем.

Задачи управления рабочим временем

Задача

Необходимо отслеживать возможные варианты и перспективные приемы повышения эффективности личного планирования рабочего времени всех руководящих работников в организации

Следует отметить обязательный характер применения методов планирования личной работы всеми руководящими работниками организации, чтобы соблюдать принципы системной ориентации на конечную эффективность и интенсивность управленческой деятельности.

Необходимо на регулярной основе производить повышение квалификации руководящих работников в сфере планирования личной работы и рационального использования рабочего времени.

Для этого не требуется прибегать к существенным затратам на образовательный процесс, с помощью внутриорганизационных тренингов, деловых игр и т.п. служба управления персоналом организации может объективно выявлять и ликвидировать проблемные места в процессе планирования использования рабочего времени как отдельными руководителями, так и аппаратом управления в целом.

Для более полной реализации этих функций службам управления персоналом следует выявлять и внедрять новые информационно емкие технологии для осуществления образовательного процесса в целях совершенствования планирования личной работы руководящими работниками организации. От этого будет зависеть не только их личная эффективность как профессионального управляющего, но и производительность труда в организации в целом, так как такой руководитель сможет добиться наибольшей отдачи и интенсивности труда от своих подчиненных.

Развитие навыков управления рабочим временем и планирования личной работы у руководителей позволят организации повысить эффективность своей основной деятельности вне зависимости от сферы или отрасли, в которой функционирует компания.

Также ознакомьтесь с публикацией – Как заставить себя работать

Дополнительной целью работы службы управления персоналом в сфере повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников выступает сокращение потерь рабочего времени по причине существования непроизводительных факторов, затрудняющих рабочие процессы.

Определение потерь рабочего времени руководящих работников в организации служба управления персоналом на регулярной основе должна осуществлять по трем основным направлениям:

  1. Нерациональное планирование задач, превышение реальных, объективных лимитов времени на выполнение.
  2. Выполнение малозначимых или не срочных задач вместо приоритетных и требующих немедленного решения вопросов.
  3. Дисбаланс в распределении рабочего времени, срывы сроков, хроническое выполнение задач в сверхурочное время.

В случае, если выявлено существование потерь рабочего времени по одной из указанных причин, служба управления персоналом организации обязана провести работу с руководящим работником, испытывающим трудности с планированием своего рабочего времени, чтобы ликвидировать все выявленные негативные факторы и помехи к выполнению его прямых обязанностей.

Экономическим эффектом от предпринимаемых службой управления персоналом мер, направленных на совершенствование планирования рабочего времени руководителей, для организации выступает улучшение коэффициентов эффективности использования рабочего времени. При этом ключевым показателем эффективности реализованных мероприятий в сфере планирования личной работы руководителя выступает снижение коэффициента потерь рабочего времени, которые зависят от менеджера, и коэффициента соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций.

Вывод

Научный подход к управлению рабочим временем в организации, основанный на принципах управления рабочим временем, позволяет организовать работу с наибольшей результативностью, чтобы все действовали в интересах организации и для достижения стоящих перед ней целей. В этой связи возрастает роль службы управления персоналом в повышении эффективности управления рабочим временем за счет ликвидации условий и факторов, способствующих его нерациональному использованию.

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени.

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.


Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

  • ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
  • ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
  • КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно , или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Тайминг – это понятие, отражающее точное расписание и планирование времени, подразумевающее указание дат и часов, а также сроков выполнения. Значение слова тайминг довольно обширно и может применяться относительно рабочей обстановки, где спланирована деятельность сотрудников, а также их перерывы, а также к торжествам личного характера или свободного времени. Помимо расписания сейчас существуют специальные приложения для мобильных, позволяющие осуществлять функции контроля и планирования времени, также называемые таймингами.

Что это такое

Являясь англоязычным термином, таймингу тяжело подобрать синоним в других языках, но данное понятие можно раскрыть через другие категории. Так он обязательно включает в себя сроки начала и длительности выполнения, а также предопределенность (спланированность) происходящего. Расписание – неотъемлемая часть тайминга, а соответственно подключается категория синхронизации задач с остальными действиями и планами жизни. Это категории практичной, материалистичной стороны, которую есть возможность измерить или зафиксировать, но кроме такого подхода тайминг включает и внутренние процессы.

С внутренней личностной позиции тайминг подразумевает сознательное управление временем для реализации своих возможностей, потенциалов и желаний. Например, тайминг свадебного дня поможет избежать неприятных моментов, получить массу эмоций и успеть реализовать насыщенную программу, не потеряв романтической нотки. Осознанное управление временем подразумевает принципы планирования, но при этом опирается на умение чувствовать настоящий момент. То есть самый лучший планировщик не тот, кто постоянно живет в мечтах о будущих свершениях, а тот, кто может замечать все мелочи настоящего момента.

Умение считывать потребности реальности формирует у человека помимо стратегического, ситуативное мышление, помогающее перестраивать свои планы и идеи.

Успешный тайминг не в скрупулезном следовании расписанию или списку задач, а в умении использовать благоприятные моменты. Например, если удается сидя ехать с работы, то в это время можно прочитать главу или ответить на несколько писем, а не ждать отведенного для этого времени дома.

Для того чтобы реализовывалась ситуативность, необходимо чувствование периодов динамики и статики, то есть тех моментов, когда бесполезно прилагать усилия или наоборот, когда можно одновременно жонглировать множеством проектов.

У всех бывают периоды, когда никакое прикладывание усилий, как бы они не были структурированы и вписаны в общий дневной порядок, не приносят усилий. Бесполезно сажать растения зимой, торопить размышления других или пытаться влиять не категории, не подвластные в силу своей специфики или сложившихся ситуационных моментов.

К таким факторам, останавливающим деятельность, относятся также и внутренние состояния личности, необходимость учета которых может являться первостепенной – апатии и депрессии делают любую деятельность непродуктивной, а значит, и нет смысла заставлять себя. В то же время существуют динамические периода подъема внутренней активности, совпадения многих факторов и удачных предложений – в эти моменты стоит двигаться динамичнее, выискивая новые лазейки, совершая управление на расстоянии, проводя совещания по скайпу из поезда и прочие вещи.

Важно понимать цикличность подобных проявлений и планировать запасные варианты, если вдруг одно состояние сменит другое неожиданно. Это может зависеть от сезонности выполняемых задач или личных биоритмов человека.

Тайминг подразумевает распределение психических ресурсов личности в логичном и экономном ключе. Так если человек уже приходит с работы уставший, а потом погружается в подобную деятельность (например, программист садится играть в приставку или психолог идет общаться с подругами), то происходит перерасход ресурсов и возникает ощущение нехватки времени. На самом деле времени ровно столько же в сутках и осталось, исчерпались силы, и отсутствует ощущение наполненности.

Тайминг рабочего времени

Несмотря на потребность в различных жизненных сферах, тайминг наиболее активно используется в профессиональной среде. Свое развитие, хобби и отдых, свободное время люди все больше привыкли отдавать хаосу, за что конечно имеют соответствующие результаты, а вот рабочее время принято планировать и регулировать.

Рабочий тайминг позволяет со временем провести анализ и выявить резервные временные пространства, которые можно успешно использовать для рационализации деятельности или развития новых навыков. За годы попыток людей организовать свое рабочее время, было выделено несколько успешных приемов, позволяющих сделать тайминг максимально эффективным.

Начинать нужно с составления плана, где события необходимо записывать не по мере того, как они приходят в голову, а по мере их важности, уделяя достаточные временные блоки важным и длительным делам. Мелочи не стоит оставлять без внимания, но их стоит распределять в маленькие промежутки, например, несколько телефонных звонков можно совершить в перерыв между встречами и нет необходимости вносить их в отдельный пункт и тратить пятнадцать минут в никуда.

Кроме того ищите, как можно оптимизировать выполнение – что можно сделать по пути, а что перепоручить, какие дела вполне можно решить удаленно, а для каких необходимо личное присутствие.

Второй вариант компоновки деятельности не по количеству требуемого времени, а по тематике выполнения – так в один блок можно сгруппировать звонки и ответы на корреспонденцию, в другой совещания и личные приемы, в третий деловые обеды и совещания. Однако помните, что некоторым людям тяжело длительное время выполнять одну и ту же деятельность, ведь отдых нервной системы заключается в смене активности.

Какой бы вариант не был выбран, всегда первоочередным должно выполняться наиболее важное дело. Часто бывает так, что пока вы решаете главную задачу, остальные отпадают сами собой, зато заниматься заправкой картриджей, поливом цветов и решением разногласий в коллективе можно вечно, пока не будут пройдены все сроки сдачи готового построенного проекта. Обязательно делегируйте часть своих задач, причем как своим подчиненным, так и людям, идущим мимо (занести по пути в архив журнал). Чтобы избежать отвлекающих соблазнов и вложиться в установленные сроки, стоит самые важные дела выполнять с утра, если конечно ситуация позволяет это сделать. Это не только гарантирует выполнение важного, но и зарядит мотивацией на оставшийся день.

Чтобы вторая половина дня не проходила впустую, всегда ставьте сроки выполнения запланированных дел. Когда задачи просто записаны списком, нет внутреннего таймера, отсчитывающего оставшиеся минуты, чем ускоряется работа.

Активно используйте платные услуги по экономии вашего времени и оплачивайте их – в итоге получите больше. Например, не обязательно самостоятельно привозить готовую продукцию, можно нанять курьера, как и нет необходимости следить за наличием воды, когда можно составить договор с компанией. Этот совет оптимален как для личного использования, так и на уровне компаний – не всегда целесообразно нанимать отдельного сотрудника для выполнения обязанностей или подключаться самому, когда существует множество предложений по реализации необходимой функции.

Обязательно обозначьте в графике «мертвые» часы, когда вы недоступны – это позволит сконцентрироваться на необходимых задачах. Так, когда врача постоянно дергают родственники пациентов, он не может сосредоточиться на разработке правильной схемы лечения, когда заказчики архитектора часто ему звонят, то отвлекают от проектирования и так далее за пару часов, пока вы вне зоны доступа мир не рухнет, а продуктивность повысится.

Весь план, как и часы своей недоступности необходимо составлять с учетом собственных особенностей и рабочей ситуации. Если человек сова по биоритмам, то нет смысла ставить задачи, требующие высокой концентрации на утро – лучше их перенести на обед. Так же бесполезно хирургу устанавливать жесткий график отдыха и работы, ведь длительность операции не всегда предсказуема. Индивидуальный учет является основным залогом успеха – человек в депрессивном состоянии может переструктурировать деятельность, отдав активную роль на время другому, а себе, взяв творческие и вдохновляющие задачи. Тому, у кого период активности наоборот рекомендуется участвовать во всех процессах, вносить новые идеи или заниматься саморазвитием – пользоваться ситуацией.

Управление рабочим временем сотрудников позволяет контролировать ход выполнения работ, поручений, проектов и, в целом, деятельность компании, вовремя принимать, если потребуется, корректирующие решения и адекватно оценить труд работников. В статье рассказано, как решить эти задачи, используя систему «1С:Документооборот».

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

  1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
  2. До какого числа кто и что должен был сделать?
  3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
  4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
  5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
  6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

  1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
  2. Есть несколько дел, с чего начать?
  3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
  4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

  1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
  2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
  3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

  • выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
  • выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *