Кадровый аудит своими силами

Содержание

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

Члены комиссии:

(подпись) /Иванов А. А./

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

***

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста. Как правильно осуществлять аудит кадровой документации

Написать эксперту! Татьяна Давиденко 10 января 2017 hr-эксперт. Написать эксперту!

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита организации.

Кадровый аудит организации или аудит кадровой документации, аудит документооборота – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.
  • Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
  • В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
    После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

График отпусков

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

ст. 57 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

ст. 91, 99 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ » О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Трудовой договор

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовая книжка

ст. 65, 66 ТК РФ

Личная карточка

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

Заявления работников

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Должностные инструкции

Если есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

График сменности

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Коллективный договор

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Штатное расписание

График отпусков

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
  • при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства организации;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

Узнайте о карточке т 2

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы приказов по кадрам. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы
Обязательные документы
Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами
Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности
Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю Ведутся обязательно с использованием установленных образцов
Документы, которые могут стать обязательными
Перечень документов Условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностные инструкции Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)
Положение об оплате труда и материальном стимулировании Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем Если в организации есть такой режим работы
График сменности Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации, адаптации и т. д.).

II. Проведение сверки документов

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку – что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в таблицу:

ТАБЛИЦА СВЕРКИ ДОКУМЕНТОВ
Документ отсутствует Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается
Положение о защите персональных данных работников Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись) Штатное расписание
Инструкции по охране труда Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме) График отпусков

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

  • издать новую редакцию ПВТР;
  • создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта.

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

Совет

Обязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов, даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов. Получить подтверждение можно, например, в такой форме:

«С Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2007, ознакомлен.

Сидорчук О.Д. Сидорчук
02.04.2007″

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

IV. Оформление отчетов по кадровому аудиту

В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры – аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт.

Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др. Более подробно о том, какими документами необходимо руководствоваться в работе кадровой службы, читайте в № 12, 2005 на стр. 32 и на сайте www.kdelo.ru в разделе «Правовая база».

Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, см. в таблице.

Более подробно о том, почему необходимо вести кадровую документацию по унифицированным формам, читайте в № 6, 2006.

Более подробно о том, что нужно сделать, чтобы утвердить документ, см. № 3, 2006.

Представительный орган работников может подать жалобу (заявление) в Государственную инспекцию труда или суд с требованием отмены этого локального акта. Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание (обязательное для исполнения) об отмене этого локального нормативного акта.

Более подробно о формировании дел читайте в № 8, 2006.

Более подробно о номенклатуре дел читайте в № 3–4, 2006.

Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Проводим внутренний кадровый аудит

Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу. Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке? В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  1. дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  2. перевести на другую работу;
  3. направить работника кадровой службы на учебу;
  4. расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью).

Отчет об кадровом аудите образец

Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника.

В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Таким образом, на основании данных, полученных в ходе проверки, учитывая специфику деятельности организации, наличие работников с различными условиями труда рекомендуется разработать и принять Положение об оплате труда, регулирующее все вопросы по оплате труда работников с учетом действующего законодательства РФ и коллективного договора.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК: Перечень документов трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним; трудовые книжки; штатное расписание; книга или журнал учёта движения трудовых книжек; график отпусков; табель учёта рабочего времени; личные карточки; приказы о приёме на работу; приказы о переводах, увольнении; приказы по дисциплине, о командировках, отпусках; приказы по основной деятельности (касающиеся ОК); личные дела; заявления работников (могут подшиваться к приказам); правила внутреннего распорядка; положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных; инструкции по охране труда; журналы ознакомления с ЛНА; колдоговор (при наличии); должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности); перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем; графики сменности; договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Какие сведения включаются в отчет по кадровому аудиту?

12.10.2016 г.

Проведение кадрового аудита всегда заканчивается составлением отчета.

Этот документ отражает все выявленные аудиторами недочеты и ошибки в кадровой политике предприятия и содержит рекомендации по их устранению.

Отчет по кадровому аудиту составляется в письменном виде в свободной форме.

В этом документе всегда присутствуют два основных блока:

  • Результаты проверки обязательной кадровой документации предприятия. Этот блок содержит информацию о наличии у проверяемой организации полного комплекта кадровых документов, которых требует трудовое законодательство, и правильности их оформления. К ним относятся локальные акты, приказы, штатное расписание, графики отпусков и т. д. Полный перечень обязательной кадровой документации смотрите здесь: .
  • Результаты проверки документов по отдельным сотрудникам предприятия. Этот блок включает информацию о наличии и правильности оформления документов по каждому сотруднику. На всех специалистов, работающих на предприятии, должны быть заведены трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка. Сотрудники должны быть ознакомлены с нормативными трудовыми актами.

Для каждого найденного недочета в сфере кадрового делопроизводства компании составляются рекомендации по устранению. Например, выявив отсутствие обязательного документа, аудиторы дают инструкции по его разработке, а при обнаружении недочетов и ошибок в оформлении или содержании документа предлагают меры по их исправлению.

Не стоит путать отчет по кадровому аудиту с экспертным заключением. Если в первом документе описывается текущее состояние кадрового делопроизводства предприятия и даются рекомендации по устранению ошибок, то во втором даются прогнозы по будущим рискам и проблемам, с которыми может столкнуться организация, приводятся пути оптимизации кадровой политики. Получите подробный отчет по с эффективными рекомендациями по устранению выявленных ошибок, обратившись к услугам компании «Гранит-Консалтинг». За детальной информацией об условиях проведения кадровых проверок обращайтесь к менеджерам по телефонам: 8 800 775-56-60, 8 495 664-28-06 и 8 495 911-00-12.

Читайте также: 08.05.2017 г. 24.04.2017 г. 18.04.2017 г. 11.04.2017 г. 04.04.2017 г.

© 2010-2019 Консалтинговая группа «Гранит-Консалтинг» Все права защищены! Копирование материалов сайта возможно только с письменного согласия владельца! ОГРН: 1157746410425 | ИНН:7743099641 м.

Маяковская ул. 2-ая Брестская, д. 5 Как к вам обращаться * Название вашей компании Укажите ваш город Электронная почта * Телефон * Услуги, которые вас интересуют Отправляя сообщение, я принимаю и подтверждаю, что ознакомлен и согласен с данного сайта Как к вам обращаться * Телефон * Отправляя сообщение, я принимаю и подтверждаю, что ознакомлен и согласен с данного сайта Закрыть Как к вам обращаться * Телефон * Электронная почта * Отправляя сообщение, я принимаю и подтверждаю, что ознакомлен и согласен с данного сайта

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *