Общие положения работы с поставщиками топлива

При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества. Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны. Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).

Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте. То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом. Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.

Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.

Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива. Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре). В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.

С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки. В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью. В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.

Правила получения и учета топливных карт

После заключения договора поставки топлива организацией ответственный работник бюджетного учреждения (материально ответственное лицо) получает топливную карту у поставщика нефтепродуктов на основании выписанной на него доверенности. За изготовление топливной карты продавец может потребовать уплаты ее стоимости, либо стоимость топливной карты может быть включена в стоимость топлива.

Передача топливной карты оформляется актом приема-передачи. Организация, занимающаяся сбытом нефтепродуктов, является коммерческой организаций, и ей в силу норм ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) разрешено самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов. Поэтому для оформления акта приема-передачи топливной карты (топливных карт) можно не использовать унифицированную форму, но в самостоятельно разработанной форме должны содержаться все обязательные для первичного документа реквизиты, перечисленные в ст. 9 вышеназванного Закона и п. 7 Инструкции N 157н <1>.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Примечание. Формы первичных учетных документов коммерческих организаций устанавливает их руководитель. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора определяются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

При утере топливной карты покупатель — бюджетное учреждение сообщает об этом продавцу. Карта блокируется, а покупателю изготавливается новая топливная карта. Изготовление новой топливной карты взамен утерянной продавец оплачивает отдельно по стоимости, указанной в договоре поставки.

Перечисленные покупателем товара — бюджетным учреждением денежные средства в счет оплаты топлива отражаются на «карточном» счете, открытом к топливной карте. Стоимость заправки по топливной карте списывается со счета покупателя в момент обработки трансакции обслуживания, полученной при инкассации с терминала.

Топливные карты в большинстве своем программируются по двум схемам:

• суточный лимит в литрах — на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который не представляется возможным. То есть каждые сутки (с 00.00.00 по 23.59.59) держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита независимо от того, заправляется он каждый день или несколько раз в месяц;
• электронный кошелек в рублях — на топливную карту программируется электронный кошелек, работающий аналогично дебетовым банковским картам. В результате каждая карта имеет свой собственный лицевой счет (электронный кошелек), остаток денежных средств на котором можно всегда узнать.

Также на топливную карту может быть установлен месячный лимит потребления топлива в рублях.

Выбор схемы программирования топливной карты производится покупателем топлива — бюджетным учреждением. В ходе использования топливной карты возможны смена одной схемы другой или изменение размера суточного лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива — держателя топливной карты.

Бухгалтерский учет

В этом разделе статьи, руководствуясь нормами Инструкций N N 157н и 174н <2>, рассмотрим, как на счетах бухгалтерского учета отражается приобретение топлива с использованием топливных карт.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Зачастую некоторые бухгалтеры думают, что топливные карты — это денежный документ и их следует учитывать на счете 0 201 35 000. Согласно нормам п. 169 Инструкции N 157н счет 0 201 35 000 «Денежные документы» предназначен для учета различных денежных документов: оплаченных талонов на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченных путевок в дома отдыха, санатории, турбазы, полученных извещений на почтовые переводы, почтовых марок, конвертов с марками и марок государственной пошлины и т.п. Исходя из приведенного перечня можно сделать вывод о том, что топливные карты не являются денежными документами. В подтверждение нашей позиции можно привести Письмо Минфина России от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611, из которого следует, что приобретенные карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), рассматриваются в целях ведения бухгалтерского учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Карты ГСМ, по мнению Минфина, следует учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Учет топлива ведется на счете 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения».

Пример 1. Бюджетное учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого учет отпуска топлива на АЗС производится посредством топливных карт. Первоначальная топливная карта изготавливается бесплатно. Повторное изготовление топливной карты в случае ее утраты стоит 420 руб. Учреждение выбрало схему работы топливной карты «электронный кошелек» и перечислило на счет продавца 3840 руб., что соответствует 120 л бензина. По итогам месяца водитель составил и представил в бухгалтерию учреждения авансовый отчет, к которому приложил терминальные чеки (документ, выдаваемый оператором АЗС держателю топливной карты при заправке топливом). Стоимость одного литра бензина Аи95 — 32 руб. Водитель, воспользовавшись топливной картой, заправил автомобиль топливом в течение месяца на 110 л. Операции по приобретению топлива производятся в рамках приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете операции по приобретению топлива отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Принята к учету изготовленная топливная карта (отражена на материально ответственном лице)
Передана топливная карта водителю
Перечислен аванс поставщику топлива	2 206 34 560	2 201 11 610
Принят к учету отпущенный в течение месяца продавцом бензин. Операция совершается на основании предъявленного водителем бухгалтеру авансового отчета, к которому приложены терминальные чеки, подтверждающие заправку автомобиля топливом, с указанием в них времени, даты, количества заправленных литров. На основании терминальных чеков, которые сверяются с распечаткой продавца топлива, отражающей количество отпущенного в течение месяца бензина, бухгалтер совершает операции по приобретению бензина учреждением (110 л x 32 руб.)	2 208 34 560	2 302 34 730
2 302 34 830	2 206 34 660
2 105 33 340	2 208 34 660

Для справки. Согласно нормам п. 337 Инструкции N 157н бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке (один бланк — один рубль), а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики, — по стоимости приобретения бланков. Таким образом, топливная карта может учитываться в учреждении по следующей условной стоимости: одна топливная карта — один рубль.

Пример 2. Продолжим условия примера и предположим, что в конце месяца водитель представил в бухгалтерию учреждения путевые листы, подтверждающие, что им было израсходовано 100 л бензина. Проверив путевые листы, бухгалтер произвел операцию по списанию 100 л бензина на сумму 3200 руб.

В бухгалтерском учете операции по списанию бензина будут отражены следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списано израсходованное количество топлива (100 л x 32 руб.)	2 109 xx 340	2 105 33 440

Пример 3. Водитель учреждения потерял топливную карту. Стоимость изготовления новой топливной карты составила 420 руб.

В бухгалтерском учете расходы на изготовление новой топливной карты будут отражаться следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс продавцу топлива на изготовление топливной карты	2 206 26 560	2 201 11 610
Принята к учету изготовленная топливная карта (отражена на материально ответственном лице)
Отражены в учете расходы по изготовлению топливной карты	2 401 20 226 2 109 xx 226	2 302 26 730
Произведен зачет аванса	2 302 26 830	2 206 26 660
Передана топливная карта водителю
Списана потерянная водителем карта с учета

Учреждение, заключая договор на приобретение топлива посредством топливных карт, может договориться об оплате отгруженного топлива по итогам месяца, установив в топливной карте месячный лимит списания топлива.

Пример 4. Установленный месячный лимит расхода топлива по топливной карте составляет 200 л. Согласно выставленному продавцом топлива счету-фактуре и терминальным чекам, представленным водителем, автомобиль учреждения был заправлен в течение месяца 180 л топлива на 5760 руб. Оплата топлива была произведена в конце месяца.

В бухгалтерском учете учреждения операции по приобретению топлива будут отражены следующим образом:

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Чтобы купить топливную карту нужно подать заявку и подписать договор с процессинговым центром на доставку ГСМ (центральным пунктом сбора сведений обо всех карточных терминалах заправочных станций). К соглашению будет приложен перечень всех АЗС, обслуживающих по карте. При передаче карточки оформляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Читайте также статью: → “Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ”

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:

• о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
• о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
• о способе постановки карт на баланс;
• об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
• о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
• о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.

1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:

• ГСМ, израсходованным сверх нормы.
• ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
• Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).

1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:

• даты выдачи карты водителю;
• инициалы водителя и его личная подпись;
• дата возвращения карты в бухгалтерию;
• марки заправляемого автомобиля;
• гос. регистрационного номера авто.

1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте. Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты:

• счет-фактуру,
• товарную накладную,
• акт сверки взаимных расчетов,
• ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка	60.2	51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной	10.3	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры	19	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок	68	19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов	60.1	60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов	20, 26, 44	10.3

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → “Акцизы на бензин”

Операция	Сумма (руб.)	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Выдана предоплата топливной компании за бензин	11 800 (за 1 тыс. л.)	60-2	51
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка)	118	60-1	51
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ)	–	10-3	60
Учтен НДС (по счету-фактуре)	18	19	60
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок)	18	68	19
На последний день месяца
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС)	9900 (990 л * (11,8 – 1,8))	10-3	60-1
Учтен НДС от затрат на бензин	1782	19	60-1
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика)	11682	60-1	60-2
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре)	1782	68	19
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу)	9700	20 (23, 26, 29, 44)	10-3

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных организациях

Введение……………………………………………………………………………3

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных организациях…………….4

Особенности учета автомобильного бензина и дизельного топлива

для заправки транспорта……………………………………………………….8

Особенности учета недостач автомобильного топлива………………………22

Заключение………………………………………………………………………27

Список использованных источников…………………………………………..28

Введение

Горюче смазочные материалы — это группа веществ, к которой относят автомобильный бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, применяющийся в качестве топлива, а также различные масла для карбюраторных и дизельных двигателей внутреннего сгорания. Большинство из представленных ГСМ являются продуктами нефтепереработки.

Смазочные вещества участвуют во всех процессах, связанных с движением. Они играют громадную роль в развитии техники. Без смазки не могло вращаться колесо древних колесниц, без нее не могут работать сложнейшие современные машины. Качество смазочных веществ определяет работоспособность машин и их живучесть.

Даже в небольшой организации есть собственный автотранспорт. А уж что говорить о заводе или холдинге! Здесь могут насчитываться десятки различных автомобилей: транспорт руководства, грузовые машины, автобусы, фургоны, оборудование и др. Поэтому расходы на содержание автотранспорта, в частности, на покупку ГСМ, весьма значительны.

В связи с этим актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных материалов.

Задачи: 1) раскрыть сущность учета горюче-смазочных материалов;

2) рассмотреть способы приобретения ГСМ;

3) выявить особенности учета недостач автомобильного бензина и дизельного топлива в бюджетных организациях.

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных организациях

В бюджетных учреждениях для учета горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) предусмотрено открытие обособленного счета 10503 000 «Горюче-смазочные материалы». Именно на этом счете учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д.

В учреждениях, использующих различные виды горюче-смазочных материалов, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от направлений использования (для нужд транспортного обеспечения, для обеспечения работы машин и механизмов, для отопления и т.п.).

Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Состав затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 49 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н (далее — Инструкция № 25н). Фактическая стоимость приобретенных ГСМ формируется непосредственно на счете аналитического учета 10503 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов», если договор заключен с одним поставщиком. В случае если фактическая стоимость материальных запасов сформирована при их приобретении в рамках нескольких договоров, ее сумма формируется в дебете счета 10604 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)». Это записано в п. 57 Инструкции № 25н.

Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую стоимость, а отражаются отдельно только в случаях, если они оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход.

На счете 10503 000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются не только горюче-смазочные материалы, используемые при эксплуатации транспортных средств, но и другие виды топлива. Из этого следует, что при формировании фактической себестоимости отдельных групп ГСМ состав затрат (включаемых в эту себестоимость) может различаться весьма существенно.

Безвозмездное поступление материальных запасов от учреждений, подведомственных разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета (а также от государственных и муниципальных организаций), между учреждениями разных уровней бюджетов, а также между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета осуществляется по фактической стоимости, а также с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Тот же принцип определения фактической себестоимости следует использовать и при безвозмездном получении ГСМ.

Пунктом 53 Инструкции № 25н урегулирован вопрос оценки материальных запасов, не принадлежащих учреждению, но находящихся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора. Такие запасы принимаются к учету в размере стоимости, предусмотренной в договоре.

В общем случае запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении, учитываются на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с их собственником. Такие материалы не подлежат использованию, кроме как для целей, определенных собственником.

Если материалы передаются учреждению для выполнения работ за счет средств целевого назначения, они учитываются на балансовых счетах бюджетного учета и подлежат использованию в установленных целях. При этом учреждение должно обеспечить раздельный учет подобных материалов и материалов, используемых в основной деятельности.

Чаще всего порядок учета материальных запасов, не принадлежащих учреждению (в части ГСМ), применяется к автомобильному бензину и дизельному топливу — в случаях, когда емкости для хранения ГСМ, принадлежащие учреждению, используются для нужд других учреждений (расположенных в той же местности, но не располагающих необходимым оборудованием).

Списание материальных запасов (включая ГСМ), израсходованных на цели учреждения, не связанные с выпуском продукции, выполнением работ или оказанием услуг, отражается по дебету счета 1 40101 272, 2 40101 272 и кредиту соответствующего счета аналитического учета, открытого к счету 10500 000.

Например: на сумму стоимости израсходованных ГСМ

Дебет | 1 40101 272 |»Расходование материальных запасов»

Кредит | 1 10503 440 |»Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»

Аналогичным порядком в бюджетном учете списывается недостача материальных запасов в пределах норм естественной убыли.

Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, должна быть списана на счет учета доходов от реализации активов для последующего возмещения за счет виновных лиц либо для списания за счет установленных источников (доходов от реализации активов) — при наличии соответствующих оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о подобном списании. Такой же порядок применяется в отношении ГСМ, которые подлежат списанию на расходы с активами только в пределах установленных норм.

При передаче материальных запасов в переработку (при выпуске продукции, выполнении работ, оказании услуг или изготовлении нефинансовых активов собственными силам) дебетуется соответствующий счет, открытый к счету 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы», и кредитуется соответствующий счет учета материальных запасов.

Например: на сумму ГСМ, использованных при составлении авиационных смесей

Дебет | 1 10604 340 |»Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит | 1 10503 440 |»Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»

При реализации излишних и неиспользуемых ГСМ делаются следующие бухгалтерские записи:

— на сумму балансовой стоимости проданных ГСМ, приобретенных за счет бюджетных средств

Дебет | 1 40101 172 |»Доходы от реализации активов»

Кредит | 1 10503 440 |»Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»

— на сумму договорной стоимости проданных ГСМ

Дебет | 1 20509 560 |»Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»

Кредит | 1 40101 172 |»Доходы от реализации активов»

Стоимость недостающих материалов также списывается в дебет счета 40101 172 «Доходы от реализации активов» аналогично вышеприведенному примеру.

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). При этом по дебету счета 10503 310 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» отражается стоимость фактически поступивших ГСМ, а разница (если производилась предварительная оплата) остается на счете учета расчетов по выданным авансам. Если предварительная оплата не производилась, в составе кредиторской задолженности отражается только сумма стоимости фактически полученных материалов, которая и подлежит оплате. Разногласия по сумме поставки разрешаются посредством мероприятий, проводимых в рамках претензионной работы.

Особенности учета автомобильного бензина и дизельного топлива для заправки транспорта

Основными особенностями, которые следует учитывать при организации и ведении бюджетного учета автомобильного бензина и дизельного топлива являются следующие:

• особый порядок формирования фактической себестоимости данных видов ГСМ при их приобретении;
• малый объем приобретения ГСМ за наличный расчет;
• использование иных (помимо безналичной оплаты и наличных расчетов) способов оплаты приобретенных бензина и дизтоплива в частности, посредством приобретения топливных карт.

При формировании фактической себестоимости поступивших в учреждение бензина и дизтоплива, как правило, учитывается только договорная цена приобретенных ГСМ. Такие (весьма распространенные при приобретении других видов ГСМ) группы расходов, как расходы по доставке ГСМ собственными автоцистернами (топливозаправщиками), расходы по содержанию складского подразделения учреждения, в фактическую себестоимость бензина и дизтоплива не включаются, а отражаются в составе соответствующей группы расходов:

— на счете 1 40101 272 «Расходование материальных запасов» — для заправки автомобильной, специальной и иной техники, используемой при осуществлении основной деятельности учреждения;

— на счете 2 10604 340 «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)» — при использовании ГСМ для заправки транспорта, используемого в предпринимательской деятельности (например, изготовлении готовой продукции).

В то же время, если у учреждения нет собственного специализированного транспорта для доставки ГСМ от места приобретения (хранения в сторонней организации) или оно арендует емкости для их хранения в сторонних организациях, то такие расходы включаются в фактическую стоимость ГСМ.

Пример 1. Учреждению по централизованным поставкам поступило 120 т дизтоплива по цене 9 руб.

— Произведена следующая бухгалтерская запись на сумму 1080 000 руб.

Дебет | 1 10604 340 |»Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит | 1 30404 340 |»Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов»

— оприходовано 120 т дизтоплива на сумму 1080 000 руб.:

Дебет | 1 10503 340 |»Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит | 1 10604 440 |»Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Собственное топливохранилище вмещает 20 т дизтоплива. Заключен договор на 6 месяцев с крупным автотранспортным предприятием о хранении у него 120 т топлива на сумму 60 000 руб. с условием его оплаты ежемесячно равными долями. Кроме того, заключен второй договор о доставке дизтоплива бензовозами этого автотранспортного предприятия по цене 5000 руб. за каждую доставку.

Бюджетный учет ГСМ

Почти все спортивные бюджетные учреждения имеют на балансе или в аренде транспортные средства. При их эксплуатации используются бензин, керосин, мазут, автол, масла, тормозные и другие специальные жидкости (ГСМ).

В случае проверки финансово-хозяйственной деятельности такого учреждения приобретение и расход ГСМ являются объектом пристального внимания контролирующих органов. В данной статье мы рассмотрим бухгалтерский учет операций, связанных с приобретением и списанием ГСМ.

Приобретение ГСМ может производиться бюджетным учреждением как за наличный расчет, так и в безналичной форме. Если масла, специальные жидкости приобретаются, как правило, за наличные средства, то бензин:

• за наличный расчет;
• путем приобретения талонов на заправку ГСМ;
• путем приобретения ГСМ с использованием пластиковой карточки.

Особенности этих способов мы рассмотрим на примерах ниже.

Учет ГСМ ведется в соответствии с Инструкцией N 25н <1> на счете 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы». Принятие к бюджетному учету производится по фактической стоимости с учетом предъявленных поставщиком сумм НДС (при приобретении за счет бюджетных средств) и без учета НДС (при оплате за счет средств от приносящей доход деятельности, если доход последней подлежит обложению НДС). Аналитический учет ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Материально ответственные лица должны вести учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству. Оприходование топлива и масел отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, кассовых чеков).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Приобретение ГСМ оформляется следующими проводками:

1. При приобретении ГСМ от поставщика:

Дебет счета 105 03 340 «Увеличение стоимости ГСМ»

Кредит счета 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

2. При приобретении ГСМ через подотчетное лицо:

Дебет счета 105 03 340 «Увеличение стоимости ГСМ»

Кредит счета 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов».

В случае если имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004) (Приложение N 2 к Инструкции N 25н). Данная форма утверждена Постановлением N 71а <2>. Он составляется также в случаях: расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; при приемке материалов, поступивших без документов. Акт составляется членами приемной комиссии в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр отдается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, второй — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

<2> Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Основным документом, на основании которого списывается стоимости топлива, является путевой лист с оправдательными документами <3>. Списание (отпуск) ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости. Выбор метода списания рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения. Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуск).

Списание оформляется проводкой на основании оправдательных документов:

Дебет счета 401 01 272 «Расходование материальных запасов»

Кредит счета 105 03 440 «Уменьшение стоимости ГСМ».

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Порядок отражения в бюджетном учете операций, в зависимости от способа приобретения, различен. Рассмотрим эти варианты.

Приобретение за наличный расчет

При приобретении ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях учреждению следует учитывать, что право на получение денежных средств под отчет, срок составления авансовых отчетов должны быть утверждены приказом руководителя и отражены в учетной политике. Наличные деньги на приобретение ГСМ должны выдаваться под отчет в размере, обусловленном производственной необходимостью учреждения. Обычно в спортивных учреждениях денежные средства на приобретение выдаются под отчет в начале месяца на срок неделю или месяц. Соответственно, по истечении этого срока водитель представляет авансовый отчет с приложенными к нему чеками и путевые листы в бухгалтерию. ГСМ приходуется и списывается на основании этих документов.

Приобретая ГСМ на АЗС за наличные денежные средства, водители должны требовать контрольно-кассовые чеки, проверять наличие в них необходимых реквизитов для представления их с авансовым отчетом в бухгалтерию.

При получении авансового отчета от подотчетного лица бухгалтер должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении в разрезе конкретных марок ГСМ.

Рассмотрим на примерах отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению, оприходованию и списанию ГСМ за счет как бюджетных средств, так и средств от приносящей доход деятельности.

Пример 1. Спортивная школа выдала в соответствии с нормами списания водителю 01.08.2006 за счет бюджетных средств под отчет денежные средства на приобретение бензина в сумме 2500 руб. сроком на одну неделю. 07.08.2006 водитель представил авансовый отчет на сумму 2301 руб. Остаток подотчетное лицо вернуло в кассу учреждения в тот же день.

В учете операции будут отражены следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы денежные средства водителю под отчет на приобретение бензина	1 208 22 560	1 201 04 610
Оприходован на основании авансового отчета бензин в количестве 130 л по цене 17,70 руб. за 1 л	1 105 03 340	1 208 22 660
Сдан остаток денежных средств водителем в кассу учреждения	1 201 04 510	1 208 22 660
Списан бензин в количестве 130 л по цене 17,70 руб. за 1 л на основании путевых листов	1 401 01 272	1 105 03 440

Теперь рассмотрим особенности приобретения ГСМ за счет наличных денежных средств от приносящей доход деятельности.

Пример 2. Спортивное учреждение приобрело две канистры масла по цене 564 руб. за штуку (в том числе НДС 18% — 86 руб.) за счет предпринимательской деятельности, которая подлежит обложению НДС. По договору предусмотрен аванс в размере 100%. В течение месяца масло было израсходовано и списано. Согласно учетной политике списание производится по фактической стоимости каждой единицы.

Операции по приобретению будут отражены следующими проводками:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс поставщику за 2 канистры	2 206 22 560	2 201 01 610
Оприходованы 2 канистры масла по накладной	2 105 03 340	2 302 22 730
Зачтен аванс на основании счета-фактуры	2 302 22 730	2 206 22 560
Выделен НДС со стоимости масла	2 210 01 560	2 302 22 730
Зачтен НДС	2 303 04 830	2 210 01 660
Списано израсходованное масло	2 401 01 272	2 105 03 440

Приобретения талонов на заправку ГСМ

Способ приобретения талонов на заправку ГСМ теряет свою актуальность, но все же некоторые бюджетные учреждения его используют.

Талоны у топливной компании получает материально ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, на основании доверенности. Прием талонов в кассу производится по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Водителю талоны выдаются под отчет по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

В соответствии с п. 96 Инструкции N 25н учет талонов на бензин и масла ведется на счете 201 05 000 «Денежные документы».

Прием и расход ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 031003).

Талоны на получение топлива выдаются водителям по предъявлении ими путевого листа, на котором лицом, уполномоченным руководителем, в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию. Получение (заправка) ГСМ подтверждается счетом-фактурой и накладной.

Рассмотрим на примере приобретение, оприходование, списание ГСМ при способе приобретения талонов.

Пример 3. Спортивное учреждение за счет бюджетных средств через подотчетное лицо И. Иванова приобрело 20 талонов на бензин и оприходовало их в кассу. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина, стоимость 1 л — 16,50 руб. Выдано под отчет водителю А. Сидорову 7 талонов на неделю. В конце недели представлен отчет водителя с путевыми листами и корешками от талонов. На их основании ГСМ списано на нужды учреждения.

В учете будут сделаны проводки:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы денежные средства из кассы под отчет И. Иванову на приобретение 20 шт. талонов	1 208 22 560	1 201 04 610
Сданы талоны в кассу подотчетным лицом в количестве 20 шт.	1 201 05 510	1 208 22 660
Выданы 7 талонов на бензин водителю А. Сидорову под отчет	1 208 22 560	1 201 05 610
Приняты к учету ГСМ при проверке авансового отчета от водителя	1 105 03 340	1 208 22 660
Списаны ГСМ на нужды учреждения	1 401 01 272	1 105 03 440

Приобретение ГСМ с использованием пластиковой карточки

Бюджетные учреждения могут осуществлять расчеты с поставщиками ГСМ посредством применения пластиковых карт, которые в настоящее время являются одной из наиболее перспективных форм расчетов.

Для получения пластиковых карт учреждение перечисляет специализированной организации денежные средства авансом. В соответствии с п. 37 Постановления N 101 <4> бюджетным учреждениям, финансируемым из федерального бюджета, при приобретении ГСМ разрешено выплачивать авансом 100% суммы договора. Учреждениям, финансируемым из бюджета субъектов РФ, местных бюджетов, утверждается меньший размер аванса. Например, в Нижегородской области согласно Закону Нижегородской области N 210-З <5> аванс при приобретении ГСМ составляет 30%. После его оплаты водитель получает от поставщика ГСМ карточку по доверенности.

<4> Постановление Правительства РФ от 22.02.2006 N 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год».
<5> Закон Нижегородской области от 29.12.2005 N 210-З «Об областном бюджете на 2006 год».

По истечении, как правило, месяца поставщик представляет учреждению отчет с детализацией по государственным номерам заправленных автомобилей по количеству, номенклатуре и стоимости отпущенного топлива. Кроме того, при отпуске ГСМ работники АЗС обязаны предоставить водителю документ, подтверждающий оплату топлива (контрольно-кассовый чек).

Отчет, полученный от водителя, необходимо сверять с отчетом специализированной организации — поставщика ГСМ.

Пример 4. Спортивное учреждение заключило договор с компанией на заправку ГСМ автомобиля по пластиковой карте. В договоре отражено, что учреждение ежемесячно потребляет бензин на сумму 10 000 руб., но оплата производится в начале месяца авансом в размере 30% от 10 000 руб., а далее — по факту.

За счет средств бюджета учреждение перечислило 3000 руб. В конце месяца получен счет-фактура, подтвердивший заправку в течение месяца на сумму 10 000 руб. Произведена оплата разницы суммы аванса и фактически израсходованного горючего. По путевым листам подтвержден расход на сумму 10 000 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом:

Выбор способа

В отношении выбора порядка учета (списания) моторного топлива для транспорта наиболее правильным представляется организация учета с усреднением цены по каждой единице транспорта отдельно без разбивки бензина по сортам.

В отношении автотранспорта, кроме моторного топлива, в составе счета 0 10533 000 также подлежат учету смазочные материалы. По назначению смазочные материалы разделяются на:

• моторное масло, заливаемое в двигатель;

• трансмиссионное масло, заливаемое в коробку передач;

• специальные масла (например, для гидравлической системы);

• пластичные смазки.

Для каждой марки автомобилей производителями устанавливается ряд параметров, определяющих периодичность и необходимое количество масла для замены. Этими параметрами являются:

• заправочные объемы;

• периодичность проведения технического обслуживания (ТО) и состав проводимых работ;

• норма угара масла (сколько масла может расходоваться на долив в межсервисный период).

Пример №1

Для автомобиля ВАЗ-2110 производителем установлены следующие параметры.

Заправочные объемы:

• система смазки двигателя, включая масляный фильтр, – 3,5 л моторного масла;

• коробка передач – 3,3 л трансмиссионного масла;

• система охлаждения двигателя, включая отопитель, – 7, 8 л охлаждающей жидкости (тосол, антифриз).

Периодичность работ по техническому обслуживанию: плановое техническое обслуживание – каждые 15 тыс. км до 120 тыс. км, далее не регламентировано, но не реже чем через 10 тыс. км (периодичность ТО следует установить распоряжением руководителя). Замена моторного масла производится при каждом ТО. Замена масла в коробке передач и охлаждающей жидкости – при каждом пятом ТО.

Знание перечисленных параметров позволит бухгалтеру проконтролировать обоснованность списания смазочных материалов:

• разовый расход жидкостей при выполнении ТО не должен превышать заправочного объема. Так, исходя из параметров, приведенных в примере, неоправданно расходовать пятилитровую канистру моторного масла на ТО автомобиля ВАЗ-2110, потому что заправочный объем составляет всего 3,5 л, залить 5 л просто некуда;

• если замена масел (и других жидкостей) производится чаще, чем регламентировано, это может свидетельствовать либо о недостоверности документов, либо о неисправности автомобиля. Непринятие мер к устранению неисправности может быть квалифицировано как предумышленное причинение ущерба имуществу учреждения;

• если замена масел (и других жидкостей) производится реже, чем регламентировано, речь идет не об экономии, а о нарушении правил эксплуатации, что также может быть расценено как предумышленное причинение ущерба имуществу учреждения.

Для обеспечения полноценного контроля за приобретением и расходованием масел следует:

• отражать в учете масла с указанием типа (моторное, трансмиссионное), сорта (минеральное, полусинтетическое, синтетическое), торговой марки и цифровых индексов – от этих характеристик зависит цена, их отсутствие в документах поставщика может свидетельствовать о недостоверности документов;

• сопоставлять расход масел при плановом техническом обслуживании с объемом, указанным в технической документации автомобиля;

• сопоставлять расход масел в период между плановыми техническими обслуживаниями с пробегом и нормами;

• иметь в виду, что при замене моторного масла всегда выполняется замена масляного фильтра. Списание моторного масла в объеме полной замены без соответствующего списания фильтра может свидетельствовать о недостоверности документов списания.

Казенные учреждения

Нередко встречаются ситуации, когда в рамках одного ведомства одно казенное учреждение производит операции перевозки для другого учреждения с последую­ щей компенсацией расходов на топливо.

Пример №1.

В число подведомственных учреждений районного отдела культуры входят районная библиотека и районный Дом культуры, получающие финансовое обеспечение в форме бюджетных ассигнований по разным кодам бюджетной классификации. В библиотеке есть автобус, а в Доме культуры – автомобиль «Волга». Периодически библиотека предоставляет свой автобус Дому культуры либо использует принадлежащий Дому культуры легковой автомобиль, в зависимости от того, какому учреждению сколько человек необходимо перевезти.

Правильное документальное оформление и отражение в учете таких операций вызывает у бухгалтеров проблемы.

Общий принцип здесь должен быть такой:

1) учреждение, которому требуется воспользоваться автомобилем другого учреждения, составляет заявку в письмен- ном виде;

2) учреждение, предоставляющее автомобиль, оформляет отдельный путевой лист. Рекомендуется заправить полный бак, чтобы потом определить точный фактический расход методом «заправки до полного»;

3) после поездки учреждение, предоставлявшее транспорт, передает копию путевого листа учреждению, использовавшему автомобиль;

4) учреждение, использовавшее автомобиль, производит его заправку за счет своих средств в объеме в соответствии с путевым листом;

5) в учете операция отражается как внутриведомственная передача топлива через счет 1 30404 340 с использованием кода КБК учреждения, которое эксплуатировало автомобиль и произвело дозаправку за счет своих средств. При этом произойдет некоторое несогласование по времени операций – по датам документов списание топлива на основании путевого листа пройдет раньше, чем его поступление на основании извещения. Учреждению, предоставлявшему автомобиль, важно в своем учете операцию по поступлению и списанию топлива отразить по коду КБК учреждения, использовавшего автомобиль, что необходимо для четкого про- ведения консолидации отчетности главным распорядителем бюджетных средств:

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерская запись
		дебет счета	кредит счета
	Приобретение топлива уч­ реждением, использовавшим автомобиль	КБК1 10533 340	КБК1 30234 730
	Передача топлива по извеще­ нию учреждению, предостав­ лявшему автомобиль	КБК1 30404 340	КБК1 10533 440
	Отражение поступления то­ плива в учете учреждения, предоставлявшего транспорт	КБК1 10533 340	КБК1 30404 340
	Отражение списания топлива в учете учреждения, предо­ ставлявшего транспорт	КБК1 40120 272	КБК1 10533 440

Обоим учреждениям впоследствии необходимо предоставить главному распоряди­ телю бюджетных средств соответствующие Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) по счету 0 30404 000.

Типичной ошибкой при осуществлении таких операций является списание топлива непосредственно в учете учреждения, использовавшего автотранспорт. В этом слу­ чае возникают две проблемы:

• в учете учреждения, использовавшего автомобиль, будет отражено списание материальных запасов на основании первичного документа, оформленного другим учреждением (путевой лист выписан другим учреждением на автомобиль другого учреждения);

• в учете учреждения, предоставлявшего автомобиль, один путевой лист выпадет из общей последовательности.

Списывают ГСМ, на основание путевых листов, который соответственно предоставляет водитель. Всю норму которую должно расходовать транспортное средство, устанавливает руководитель предприятия, руководствуясь официальными нормами и прочими инструкциями для руководителя. АВТОР СТАТЬИ: Ярова Нина Валерьевна Год рождения: 1984Страна/Город: Россия / ТулаОбразование: Высшее экономическоеи высшее филологическоеВУЗ: ТулГУМесто работы: Сервис «Правовед»Должность: Бухгалтер-консультантСемейное положение: замужемО себе: Имею опыт работы в государственных и коммерческих структурах. В настоящее время работаю на дому: пишу статьи, консультирую людей по телефону. Работа на дому позволила мне наконец-то заняться написанием своей кандидатской диссертации.

Как учитывать топливные карты в бюджете и отчетах предприятий

Топливные карты данному требованию также не отвечают. Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива, то есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним.

ВажноПодобный порядок учета предложен, в частности, в Отраслевых особенностях бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденных Минздравсоцразвития РФ. В то же время Минфин России предлагает отражать стоимость топливных карт в порядке, который установлен для документов строгой отчетности .
То есть их учет ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Стоимость изготовления карты отражают в текущих расходах учреждения и оплачивают за счет статьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Конкретный порядок учета топливных карт может быть определен в качестве элемента учетной политики учреждения.

В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:

1. Карточку заблокировали.
2. Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.

Оформляем документы правильно Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком.

В документах указывают:

1. Название приобретаемого топлива и его цену.
2. Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
3. Разновидность карточек.
4. Условия сотрудничества.
5. Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности». Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТСапетина Ирина Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТМиллиард Мария 1 июня 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. *(1) Форма Путевого листа приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н не утверждена. Учреждение вправе применять прежние формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам.Как в таком случае ведется бухгалтерский учет поступления и списания ГСМ? Должны ли как-то учитываться сами топливные карты? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Обоснование вывода:1. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и п.

Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам.
Как в таком случае ведется бухгалтерский учет поступления и списания ГСМ? Должны ли как-то учитываться сами топливные карты?

24 июня 2016

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

Обоснование вывода:
1. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и п. 7 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
По общему правилу операции по принятию к учету материальных запасов должны признаваться в учете по мере их поступления в госучреждение на основании документов, оформляемых поставщиками.
Топливная карта — техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС), представляющее собой носитель информации, подтверждающий право на получение определенного количества (объема) топлива в торговых точках (АЗС).
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольно-кассовой техники, в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (смотрите, в частности, п.п. 1.7, 2.2, 35 «Технических требований…» (Приложение N 3), утвержденных решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол N 14 от 10 ноября 1994 г.); п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных приказом Минэнерго России от 01.08.2001 N 229; письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514, от 13.02.2004 N 29-12/9543).
Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени и оформляет единую накладную (счет-фактуру, лимитно-заборную карту и т.д.). В то же время для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления оправдательных документов, подтверждающих получение ими нефтепродуктов.
Такой порядок документооборота позволит оперативно отражать в учете госучреждения полную и достоверную информацию по поступлению топлива. При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (материальных ценностей) (форма 0504220).
Списание всех видов топлива при эксплуатации автомобильного транспорта должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке*(1).
С учетом положений п.п. 23, 26, 80 Инструкции N 162н в бюджетном учете казенного учреждения в рассматриваемой ситуации могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:
1) Дебет КРБ 1 206 34 560 Кредит КРБ 1 304 05 340
— перечислен аванс поставщику топлива;
2) Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 302 34 730
— на основании отчета водителя оприходовано топливо, отпущенное на АЗС;
3) Дебет КРБ 1 401 20 272 Кредит КРБ 1 105 33 440
— на основании путевых листов списано израсходованное топливо;
4) Дебет КРБ 1 302 34 830 Кредит КРБ 1 206 34 660
— произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса за топливо;
5) Дебет КРБ 1 302 34 830 Кредит КРБ 1 304 05 340
— по итогам периода, предусмотренного контрактом, произведен окончательный расчет с поставщиком топлива.
2. Из содержания п. 169 Инструкции N 157н, по сути, следует, что топливная карта может учитываться в составе денежных документов — в качестве стоимости денежного документа в данном случае может рассматриваться денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте. Однако специфика использования таких карт (в том числе и возможность их многоразового применения) делает их учет на счете 201 35 «Денежные документы» громоздким и неэффективным. Поэтому наиболее оправданным представляется организация их учета с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Подобный порядок организации учета топливных карт согласуется с мнением специалистов Минфина России (смотрите, например, письмо Минфина России от 12.10.2012 N 02-06-10/424).
Напомним, что перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 337 Инструкции N 157н, письмо Минфина России от 27.11.2014 N 02-07-10/60399).
Учетной политикой госучреждения может быть предусмотрено требование об учете топливных карт по стоимости их приобретения (изготовления) (п. 337 Инструкции N 157н). Учет таких карт может быть организован в разрезе лиц, ответственных за их использование. При этом обособленно должны учитываться карты, хранящиеся в кассе учреждения. Кроме того, в качестве дополнительного аналитического показателя для учета топливных карт может быть предусмотрено денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет в госучреждении операций при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
— Энциклопедия решений. Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
— Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности».

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

1 июня 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Форма Путевого листа приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н не утверждена. Учреждение вправе применять прежние формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152.